Los gastos de entretenimiento están incluidos. Gastos de representación. Falta de presupuesto para el evento.

Del correcto registro, confirmación y justificación de los gastos depende no sólo la reducción de la carga fiscal sobre la organización, sino también la minimización de los riesgos de reclamaciones de las inspecciones por subestimación injustificada de la base "rentable".

Solo se pueden evitar si se organiza adecuadamente un sistema de documentación de gastos y se redactan correctamente los documentos pertinentes.

Esencia fiscal de los gastos de entretenimiento.

Los gastos de entretenimiento son una de las categorías de gastos en los que las organizaciones deben incurrir necesariamente al realizar actividades comerciales. Estos incluyen los costos de recepción oficial y servicios a representantes de otras empresas que llevan a cabo negociaciones para establecer y mantener cooperación mutua y contactos comerciales, así como a los participantes que asisten a una reunión del consejo de administración (consejo de administración) u otro órgano de gobierno. el contribuyente (cláusula 2 del art. 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

El párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, a los efectos del cálculo del impuesto sobre la renta, clasifica como representativas las siguientes categorías de gastos:

• costos de celebración de una recepción oficial (desayuno, almuerzo u otro evento similar);
• costos de transporte, pero solo para la entrega al lugar del evento de entretenimiento;
• servicio de buffet durante las negociaciones;
• pago por los servicios de un traductor que no forma parte del personal de la organización durante el período del evento representativo.

Así, el legislador limita la lista de gastos de entretenimiento, haciéndola “cerrada”.

La realización de una recepción oficial puede requerir una serie de otros gastos que no se enumeran en el párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia:

• gastos de asistencia a eventos culturales y de entretenimiento;
• el costo del servicio de buffet durante un evento cultural y de entretenimiento;
• gastos de prevención y tratamiento de enfermedades, -organización de recreación;
• Costos de compra de ramos y obsequios para socios comerciales.

Dichos gastos, al ser representativos desde el punto de vista económico, no reducen la base del impuesto sobre la renta. Las empresas tienen derecho a realizar dichos gastos únicamente a expensas del beneficio neto. Según los párrafos 5 y 7 de PBU 10/99 "Gastos de organización", en la contabilidad de las empresas, los gastos de entretenimiento se relacionarán con las actividades ordinarias.

Ejemplo 1

La empresa incurrió en gastos para organizar un evento representativo por valor de 200.000 rublos. De estos, por la celebración de un evento oficial - 80.000 rublos, por el servicio de buffet durante un evento oficial - 20.000 rublos, por servicios de transporte - 15.000 rublos; por realizar un evento cultural: 15.000 rublos; para organizar una excursión: 5.000 rublos; por servicio de buffet durante un evento cultural: 25.000 rublos; para la compra de ramos, regalos y souvenirs: 40.000 rublos. De los costes totales, la empresa incluirá sólo 115.000 rublos gastados en la celebración de un evento oficial, así como los servicios de catering y transporte para los socios, como gastos que reducen la base imponible del impuesto sobre la renta. El importe restante de los gastos es de 85.000 rublos. se llevará a cabo únicamente a expensas del beneficio neto.

Sin embargo, varias organizaciones interpretan erróneamente el término "servicio" y la siguiente decisión del tribunal de arbitraje a su favor.

Práctica judicial y arbitral.

Según la resolución de la FAS ZSO de 01.03.2007 No. F04-9370/2006(30552-A81-27), el concepto de "servicio" en el sentido del párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia tiene un aspecto amplio, donde, de conformidad con el artículo 11 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, es posible incluir la provisión de vivienda como condición necesaria para la existencia de una persona que llega de otra localidad.

Las referencias a la resolución anterior de la FAS ZSO conllevan riesgos fiscales para la organización. Los inspectores pueden multar a una empresa por reducir ilegalmente la base del impuesto sobre la renta por los siguientes motivos.

En primer lugar, esta decisión sólo puede aplicarse en el territorio del Distrito de Arbitraje de Siberia Occidental.

En segundo lugar, al pagar a los socios comerciales para que se alojen en un hotel, la parte receptora no les hace ningún favor. El caso es que tendrá que calcular y pagar el IRPF por ellos, porque pagar el alojamiento en un hotel son ingresos recibidos en especie. Si se descubre un hecho de no cálculo y falta de pago del impuesto sobre la renta personal, los inspectores pueden presentar reclamaciones al receptor por incumplimiento de las funciones de agente fiscal. En carta del 18/04/2007 No. 04-1-02/306@, el Ministerio de Finanzas aclaró que los costos de pago de boletos aéreos, facturas de hotel y comidas en restaurantes para representantes invitados de organizaciones de terceros no son se consideran gastos de entretenimiento y están sujetos al impuesto sobre la renta personal a una tasa del 13 % para los residentes fiscales de la Federación de Rusia y a una tasa del 30 % para los no residentes fiscales de la Federación de Rusia.

En tercer lugar, la prestación de alojamiento en un hotel no entra en la categoría de "servicio". El mantenimiento implica la prestación de determinados servicios de forma reembolsable.

En cuarto lugar, aprovechando el hecho de que la FAS ZSO en realidad amplió arbitrariamente el término "servicio", muchas empresas comenzaron a incluir en los costos del servicio aquellos gastos que, según el párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, no se refieren en absoluto a gastos de representación. Por lo tanto, las organizaciones aumentan la probabilidad de que corran riesgos fiscales para ellas.

En cartas del Servicio Federal de Impuestos de Moscú de 12 de abril de 2007 No. 20-12/034115 y del Ministerio de Finanzas de 16 de abril de 2007 No. 03-03-06/1/235 se indica directamente que los costos de El alojamiento en hotel para socios comerciales que lleguen para negociaciones no está incluido en los gastos de entretenimiento. Además, este requisito se aplica tanto a los ciudadanos rusos como a los extranjeros. A pesar de la práctica positiva de arbitraje existente, las empresas no deben correr riesgos e incluir otro tipo de servicios en los gastos de entretenimiento. Los gastos de entretenimiento están claramente definidos en el Código Fiscal, por lo que será problemático hacer referencia a ambigüedades y discrepancias en su interpretación. Tenga en cuenta que los costos de alojamiento en hotel para los miembros de la Junta Directiva que asistieron a su reunión no se aplican a los gastos de representación (carta del Servicio Federal de Impuestos de Moscú del 6 de diciembre de 2007 No. 21-11/116748).

La única justificación posible para que el pago de las facturas de alojamiento del invitado esté incluido en los gastos de entretenimiento es una garantía escrita de la empresa de recibir y alojar a los socios comerciales por su propia cuenta. En este caso, dicha partida de gastos de entretenimiento debe estar prevista en las políticas contables de la organización y en la estimación de costos aprobada. Tenga en cuenta que la empresa debe realizar las funciones de agente fiscal para el cálculo y pago del IRPF. Sin embargo, las empresas que aprovechen esta oportunidad probablemente tendrán que demostrar su caso ante los tribunales. Aunque vale la pena señalar que los árbitros en este asunto a menudo apoyaron a los contribuyentes (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de 17 de mayo de 2004 No. A56-21571/03).

La categoría de gastos de representación no incluye los gastos de recepción de empleados de las sucursales y sucursales de la organización, así como eventos relacionados con la recepción de empleados de la matriz en las sucursales y sucursales.

Práctica judicial y arbitral.

Según resolución del Servicio Federal Antimonopolio VSO de 11 de agosto de 2006 No. A33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, los costos asociados con la recepción de representantes de las sucursales y empleados de la organización que llegaron para resolver problemas de producción no corresponden a los costos establecidos en el párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia y no están sujetos a inclusión en los gastos de entretenimiento.

Así, sólo se consideran gastos de entretenimiento aquellos que figuran en el Código Tributario y que se incurren con motivo de la recepción oficial de las delegaciones.

Cómo organizar el trabajo con gastos de hostelería

Los gastos de representación durante el período de declaración (impuesto) se incluyen en otros gastos en una cantidad que no exceda el 4% de los costos laborales de la organización en este período (párrafo 3, párrafo 2, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Es decir, el legislador fijó un límite superior claro a estos costos, estableciendo que los gastos de entretenimiento estén estandarizados. Los costos laborales incluyen no solo salarios y bonificaciones, sino también otros pagos (pago de vacaciones, beneficios, etc.). Hay tres formas de determinar el límite en el monto de los gastos de entretenimiento.

Primera forma: los gastos de entretenimiento se calculan al final del trimestre (al completar una declaración de impuestos sobre la renta), en función del fondo salarial para el período del informe. Este método lo utilizan organizaciones que utilizan el método de efectivo para determinar ingresos y gastos. Para las empresas que calculan el impuesto sobre la renta mediante el método de acumulación, el cálculo se basa en el monto acumulado de los costos laborales.

La ventaja de este método. es que dado que al calcular la base del impuesto sobre la renta los ingresos/gastos se calculan en base devengado, el monto de los costos laborales aumentará durante el período impositivo (año). Como resultado, al final del año, los gastos de entretenimiento normalizados incluirán aquellos gastos que se consideraban superiores a lo normal a principios de año.

Al mismo tiempo, este método tiene una serie de desventajas. El hecho es que cuando se utiliza en contabilidad, se forma un activo por impuestos diferidos. Además, este método sólo se puede utilizar de forma eficaz en organizaciones con una gran cantidad de personal, donde el estándar de gastos de entretenimiento aumentará significativamente.

Segunda forma: Al elaborar estimaciones y presupuesto para el próximo año calendario, la empresa asigna a los gastos de entretenimiento una cantidad equivalente al 4% de los salarios del año anterior. Esta cantidad se distribuye por trimestre.

Las ventajas de este método. Esto incluye la capacidad de planificar gastos de entretenimiento para el futuro. Además, con esta opción no existen excesos de costes (es decir, los que superan el límite legalmente establecido del 4%) como “fuera” de estimación.

La desventaja de este método. es la necesidad de ajustar al alza los límites trimestrales de gastos de entretenimiento, que pueden no cumplir con los requisitos de gestión de costos y ahorro en la organización.

Tercera vía: la empresa determina el círculo de funcionarios que tienen derecho a realizar eventos de entretenimiento y cubrir los gastos relacionados, y establece límites a las cantidades que estos empleados pueden gastar.

Las desventajas de este método. Se puede destacar el hecho de que los gastos de entretenimiento no están ligados a categorías impositivas, sino a un simple cálculo aritmético. Después de lo cual la organización debe, como en el primer caso, realizar cálculos de costos estándar y excedentes. Además, las personas autorizadas podrán gastar fondos para fines que no correspondan a fines representativos, lo que ocasionará dificultades con su inclusión en los gastos que forman la base del impuesto sobre la renta.

De los métodos enumerados anteriormente, el primero y el segundo son los más óptimos. La organización debe incluir los gastos de entretenimiento en los presupuestos y estimaciones (como se describe en la segunda opción), pero al mismo tiempo hacer ajustes al aumentar el límite de costos (de acuerdo con el primer método).

Prueba documental y justificación económica de los gastos de hostelería

Confirmación y documentación de gastos de entretenimiento.

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley Federal de 21 de noviembre de 1996 No. 129-FZ “Sobre Contabilidad”, todas las transacciones comerciales de una persona jurídica deben documentarse con documentos que confirmen la legalidad y justificación de los gastos incurridos. Y incurrir en gastos con fines de representación es precisamente una transacción comercial. Los documentos que confirman y justifican los gastos de entretenimiento se pueden dividir en interno Y externo documentación.

Desafortunadamente, la legislación no contiene formularios estándar para registrar los gastos de entretenimiento de las organizaciones. Por lo tanto, las empresas deben preparar y aprobar de forma independiente el procedimiento interno para realizar los gastos de entretenimiento y los formularios de los documentos necesarios.

Los documentos internos que confirman la implementación de los gastos de entretenimiento son:

• orden de gastos con fines de entretenimiento/-orden de celebración de un evento representativo;
• programa de entretenimiento;
• estimación de gastos de entretenimiento;
• informe sobre el evento de presentación;
• actuar sobre la cancelación de gastos de entretenimiento;
• documentos primarios, incluidos aquellos que confirman el hecho de la compra de cualquier bien con fines de representación;
• documentos primarios que confirmen el pago de servicios de organizaciones de terceros;
• contratos con terceros para la prestación de servicios.

Esta lista cumple con los requisitos del Ministerio de Hacienda establecidos en carta de 13 de noviembre de 2007 No. 03-03-06/1/807.

La orden para la realización de un evento representativo (para gastos con fines de entretenimiento) debe indicar la fecha y lugar del evento, el propósito del evento, el nombre de la organización contraparte, una lista de las personas responsables de realizar y garantizar este evento, y el empleado a quien se le confía el control. El pedido va acompañado de un programa del evento representativo, que refleja las principales etapas y fechas del evento oficial. El programa es aprobado por el director de la organización.

Muy a menudo, las organizaciones preparan estimaciones de gastos de entretenimiento no para cada evento, sino que se limitan a estimaciones para el período (trimestre, año). Para justificar la legalidad de clasificar los gastos de eventos de entretenimiento como gastos que reducen la base del impuesto sobre la renta, las estimaciones deben ser aprobadas por el titular de la organización. En las estimaciones de gastos de entretenimiento por evento, los gastos se describen detalladamente, pero no se dividen en aquellos que reducen o no reducen la base del impuesto a la renta.

Ejemplo 2

Una estimación aproximada del costo de los gastos de entretenimiento es la siguiente.

El título del documento indica el nombre completo de la organización de contraparte y el nombre del evento representativo (“Negociaciones sobre cooperación con OJSC... sobre la creación de un nuevo motor” o “Negociaciones con el Banco... con el objetivo de desarrollar un acuerdo sobre cofinanciación del proyecto”, etc.).
Cada partida de gasto se indica en rublos. Los siguientes tipos de costos podrán incluirse en el presupuesto:

• servicios de transporte para socios;
• servicio de bufé;
• organización de un evento oficial (especificar qué tipo de desayuno, almuerzo, recepción, etc. oficial);
• organización de ocio (indique el nombre del evento cultural: visita al teatro, lugar conmemorativo, etc.);
• gastos de compra de ramos (cantidad indicada);
• costos de productos de recuerdo (los detalles incluyen el nombre y la cantidad de productos de recuerdo comprados);
• otros elementos de costo si es necesario.

La estimación de los gastos de entretenimiento la firma el jefe de contabilidad o su adjunto y la aprueba el director de la organización.

El informe sobre el evento de entretenimiento debe incluir la siguiente información:

• fecha y lugar del evento;
• propósito del evento;
• nombre de la organización de contraparte;
• participantes del evento (todos los presentes, indicando su nombre completo y cargo);
• el resultado del evento;
• monto y dirección de los costos.

Es necesario que los temas discutidos en el evento representativo estén relacionados con las principales actividades productivas de la organización. El informe del evento es aprobado por el director de la empresa.

La ley para incluir los gastos de entretenimiento como gastos que reducen la base del impuesto sobre la renta deberá indicar los siguientes datos:

• nombre del artículo de costo;
• fecha y nombre del evento;
• monto real y máximo establecido de gastos según estimación;
• NOMBRE COMPLETO. y el cargo de la persona que realizó los gastos;
• una nota que indique si dichos gastos reducen o no la base del impuesto sobre la renta.

Esta ley debe contener información precisa sobre los montos de los gastos incurridos, no se permiten redondeos ni información aproximada. Los datos del acto deben corresponder a los importes de los documentos de pago. El acto es aprobado por el jefe de la organización y avalado por el jefe de contabilidad. La aprobación del acto por parte del jefe de la organización es un requisito necesario de las autoridades fiscales (carta del Servicio Federal de Impuestos de Moscú del 22 de diciembre de 2006 No. 21-11/113019@).

En el caso de la entrega de efectivo a un funcionario a cuenta después de la finalización del evento de entretenimiento, se elabora un informe anticipado, al que se adjuntan los documentos de efectivo y ventas. En este caso, todos los recibos de efectivo deben figurar en el reverso del informe de gastos. Además, el efectivo y los documentos de envío deben coincidir en cantidades, fechas y nombres, así como el número de personas que participarán en el evento. El día en que el jefe de la organización aprueba el informe anticipado es la fecha de reconocimiento de los gastos incurridos por la representación en la contabilidad fiscal (subcláusula 5, cláusula 7, artículo 272 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Otro error es adjuntar al informe de gastos cheques que coinciden sólo en importes, sin comprobar su contenido con los documentos de envío.

Ejemplo 3

La organización, representada por el director comercial y el jefe del departamento comercial, realizó un evento representativo con socios comerciales. En total participaron en el evento 4 personas de ambos bandos. El evento ejecutivo constó de un almuerzo de negocios con socios y servicio buffet. Los costes ascendieron a 4.000 rublos. Según el informe anticipado y los documentos adjuntos, los gastos se incluyeron en el cálculo de la base del impuesto sobre la renta. Sin embargo, durante la inspección, los inspectores consideraron que los costos incluidos en la reducción de la base imponible no eran razonables, exigieron un nuevo cálculo del impuesto y también impusieron una multa a la organización. El motivo de la aplicación de las sanciones fue la ejecución incorrecta de los documentos que acreditan los gastos. En particular, cuando en las negociaciones participaron 4 personas, la factura del restaurante se emitió para 6 personas y no había ningún menú certificado por la organización de catering.

Los fondos gastados en la compra de bienes para el servicio de buffet correspondían solo en montos, pero (como descubrió el Servicio de Impuestos Federales) los cheques adjuntos fueron emitidos por una ferretería.

Si los productos alimenticios se compraron para el servicio de buffet durante las negociaciones o para la recepción oficial por parte de personas responsables y se entregaron en el almacén, entonces su salida del almacén debe realizarse sobre la base de facturas (formulario No. TORG-12) y facturas de el movimiento interno de mercancías (formulario No. TORG-12) 13). La forma y contenido de las facturas deben cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto del Comité Estatal de Estadística del 25 de diciembre de 1998 No. 132.

Supongamos que durante un evento representativo, el anfitrión proporcionó servicios de transporte para los invitados de forma independiente, sin la participación de terceros. Estas operaciones serán confirmadas mediante documentos de compra de combustibles y lubricantes por parte del responsable con los recibos necesarios adjuntos y cartas de porte del vehículo con indicación clara de la ruta. Al pagar combustible y lubricantes en forma no monetaria, los documentos de respaldo serán facturas y facturas, así como los documentos de pago de la organización.

Los montos y finalidades de los gastos de entretenimiento deberán documentarse y confirmarse también con documentos primarios, los cuales deberán corresponder a las formas unificadas contenidas en los álbumes. Si los documentos no están redactados de acuerdo con el formulario estándar, deben contener los siguientes detalles: nombre y fecha de preparación del documento; nombre de la organización que compiló el documento; el contenido de una transacción comercial y su medición en términos monetarios y físicos; el nombre del funcionario responsable de la ejecución y ejecución de esta operación, y su firma.

Los recibos de efectivo que confirmen el hecho del pago deben adjuntarse a los documentos de envío primarios. Los recibos de efectivo deben contener detalles como el nombre y TIN de la organización; número de serie de KKM; número de serie del cheque; fecha y hora de venta de bienes/prestación de servicios; costo de compra/servicio; un signo del régimen fiscal (cláusula 4 del Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 30 de julio de 1993 No. 745 “Reglamento sobre el uso de cajas registradoras al realizar liquidaciones en efectivo con la población”).

El pago de eventos de entretenimiento también se puede realizar mediante tarjetas plásticas corporativas. Una organización puede utilizar tarjetas de plástico para pagar los gastos de entretenimiento en la Federación de Rusia y en el extranjero, así como recibir efectivo para pagar los gastos de entretenimiento (cláusula 2.5 del Reglamento del Banco Central de la Federación de Rusia de 24 de diciembre de 2004 No. 266 -P “Sobre la emisión de tarjetas plásticas y las transacciones realizadas con tarjetas de pago"). Un documento que confirme el pago de los gastos de entretenimiento mediante una tarjeta de plástico debe contener los siguientes datos obligatorios: identificador del dispositivo terminal; tipo y fecha de transacción; monto de la transacción y moneda; Código de Autorización; datos de la tarjeta de pago; firmas del titular de la tarjeta y del cajero que realizó la transacción.

Para procesar correctamente los gastos de entretenimiento utilizando una tarjeta plástica corporativa, una organización debe cumplir las siguientes condiciones:

• desarrollar documentos internos que regulen el procedimiento para trabajar con tarjetas plásticas corporativas, así como el círculo de funcionarios que tienen derecho a utilizarlas con fines representativos;
• asegurar el procedimiento de almacenamiento y registro de tarjetas plásticas corporativas;
• formalizar la emisión de tarjetas plásticas corporativas por orden de la organización.

Es igualmente importante redactar correctamente los contratos con organizaciones de terceros (para servicios de transporte, catering y recepción oficial, pago de servicios de traducción).

Los servicios de la empresa de catering para servicio de buffet y recepción oficial serán confirmados por:

• acto de realizar un trabajo (prestar servicios). La fecha y lugar del evento de entretenimiento, el número de participantes, el nombre de la empresa contraparte y el monto de los gastos indicados en el mismo deben coincidir con los datos del contrato y otros documentos que confirmen los gastos de entretenimiento;
• una factura y una factura de pedido en el formulario estándar No. OP-20 para pago en efectivo, y en el caso de dispensación de productos alimenticios mediante transferencia bancaria, un acto en el formulario No. OP-22;
• Menú certificado por la empresa de catering.

Si durante las negociaciones participaron traductores, los documentos de respaldo serán:

• un acuerdo redactado de acuerdo con los requisitos del derecho civil;
• una copia de la licencia que permite a una organización especializada prestar servicios de traducción de un idioma extranjero;
• Certificado de prestación de servicios de traducción, firmado por las partes. Debe indicar la fecha, lugar y hora del evento, información personal de los traductores y una lista de los servicios prestados por ellos.

A veces, las autoridades fiscales no reconocen los pagos por servicios de traducción como gastos de entretenimiento si la organización contaba con traductores a tiempo completo. Pero la empresa puede refutar tal decisión, citando el hecho de que el gerente decide de forma independiente en qué forma se desempeñarán determinadas responsabilidades funcionales. Además, podrá delegar algunas funciones en el organismo especializado correspondiente. Los árbitros en este asunto están del lado de los contribuyentes (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio de la Región de Moscú de 21 de julio de 2005 No. KA-A41/6715-05).

Ejemplo 4

Una gran empresa mantuvo negociaciones con un consorcio de organizaciones de crédito internacionales para realizar una oferta pública inicial (IPO) en bolsas de valores extranjeras. Se invitó a traductores de una organización externa a participar en el evento representativo. El pago por los servicios de traducción ascendió a 100.000 rublos. Pero la inspección fiscal no consideró que estos gastos redujeran la base imponible del impuesto sobre la renta, ya que la organización contaba con una agencia de traducción en su plantilla. Sin embargo, la organización de contribuyentes logró defender su posición, citando el hecho de que los empleados existentes se dedican a la traducción de textos técnicos y no tienen conocimientos suficientes en el campo de la traducción financiera y de inversiones.

Si con fines representativos la empresa utilizó los servicios de organizaciones de transporte especializadas, los documentos justificativos serán:

• un acuerdo redactado de conformidad con los requisitos del derecho civil. En los propios contratos o en su anexo, es necesario indicar la ruta y kilometraje del transporte;
• copia de la licencia para prestar servicios de transporte;
• factura de pago de servicios de transporte y factura;
• copias de las cartas de porte indicando la ruta y kilometraje del transporte, las cuales deben coincidir con los datos del contrato o sus anexos.

Consecuencias del gasto inadecuado

El uso de gastos de entretenimiento para otros fines (se llevan a cabo otras actividades bajo la apariencia de gastos de entretenimiento) o la adjuntación de documentos de respaldo que no corresponden a las metas y objetivos del evento de entretenimiento pueden tener graves consecuencias fiscales para la organización. El motivo de estas acciones por parte de las empresas es claro: la cantidad de fondos es limitada y se deben hacer algunos gastos. Pero los inspectores fiscales no se involucrarán y definitivamente se impondrán sanciones.

La forma más común de mal uso de los gastos de entretenimiento es la organización de vacaciones para sus empleados. Pero al mismo tiempo, las organizaciones se olvidan no solo de completar correctamente los documentos necesarios, sino incluso de simplemente calcular correctamente los gastos y elaborar un presupuesto.

Ejemplo 5

La organización decidió organizar una velada festiva para sus empleados. Al no haber ninguna partida en el presupuesto para este evento, se decidió formalizarlo como un evento representativo: mantener negociaciones con los contratistas para ampliar la cooperación. Según los documentos, en la reunión estuvieron presentes 16 personas. Los gastos del evento de entretenimiento ascendieron a 28.000 rublos. Sin embargo, durante la auditoría fiscal in situ se estableció que, según facturas, facturas y menús del restaurante, en la reunión participaron 32 personas (el tamaño del personal de esta organización). Además, el informe sobre el evento representativo no indicó los funcionarios de la organización asociada, y no se indicaron los objetivos y resultados del evento representativo en sí. Como resultado, la organización tuvo que presentar una declaración de impuestos actualizada a la autoridad fiscal y pagar multas.

Otro error común es la compra de productos alimenticios (té, café, azúcar, dulces, etc.) supuestamente para necesidades de entretenimiento, pero en realidad para la gestión de la organización. La mayoría de las veces, esto se hace en empresas donde a los gerentes se les asignan límites en el monto de los gastos de entretenimiento. Con estos fondos, compran comida antes del próximo evento de entretenimiento y luego adjuntan los documentos necesarios al informe anticipado. Al mismo tiempo, nadie piensa que la cantidad y variedad de té, café, dulces y azúcar comprados no se corresponden ni con el número de participantes en el evento de entretenimiento ni con su duración.

Ejemplo 6

La organización ha establecido un límite para los gastos de entretenimiento del director general de 40.000 rublos. en el año. Para las necesidades del servicio buffet, la dirección de esta empresa adquirió 5 latas de café, 7 paquetes de té, 3 kg de azúcar, 5 kg de confitería, 4 cajas de bombones. Los gastos de compra de productos ascendieron a 2.400 rublos. y fueron registrados como gastos de un evento de hospitalidad en el que participaron 5 personas. No se mencionó el servicio de buffet en el Informe del Evento ni en la Estimación de Costos. Los productos alimenticios recibidos no fueron recibidos en el almacén ni fueron emitidos desde el almacén. Como resultado, la organización tuvo que presentar una declaración de impuestos actualizada a la autoridad fiscal y pagar multas.

Esta negligencia era típica de la década de 1990, cuando prácticamente no se pagaban impuestos y las calificaciones de los inspectores no eran lo suficientemente altas. Pero hoy en día a los inspectores no les resultará difícil identificar infracciones y analizar documentos mal redactados. Los argumentos de que estos productos fueron consumidos no sólo por los empleados de la organización, sino también por terceros, no fueron confirmados en los documentos justificativos. Por lo tanto, de conformidad con el artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los gastos anteriores no pueden clasificarse como gastos representativos y deben realizarse bajo otras partidas de costos o con cargo a gastos no incluidos en la base del impuesto sobre la renta.

Viabilidad económica de los gastos de hostelería.

A efectos del impuesto sobre las ganancias, solo se reconocen como gastos los gastos económicamente justificados (cláusula 1 del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), es decir, aquellos que tienen como objetivo la generación de ingresos o están relacionados con la gestión de la organización. La validez de los gastos de representación se comprueba primero mediante informes sobre el evento.

Práctica judicial y arbitral.

Según la resolución del Servicio Federal Antimonopolio No. A57-1209/04-16 de 01.02.2005, al clasificar los gastos como gastos de representación, es necesario en primer lugar tener en cuenta el resultado de las reuniones celebradas.

La presencia en el informe de expresiones tan vagas como "se tomó una decisión sobre una mayor cooperación", "como resultado de las negociaciones se llegó a un acuerdo para abrir una cuenta", etc., arroja dudas sobre la naturaleza comercial y la legalidad de los costos. de las negociaciones.

Para reducir la base del impuesto sobre la renta por los costos de realización de un evento de hospitalidad, es necesario documentar que la contraparte realmente realizó las acciones especificadas como propósito del evento comercial.

Ejemplo 7

La entidad de crédito mantuvo negociaciones con un cliente potencial, cuyo objetivo era abrirle una cuenta corriente. Al informe sobre el evento de entretenimiento se adjuntaron un acuerdo de cuenta bancaria y documentos contables que indican el número y la fecha de apertura de la cuenta.

La organización celebró un evento representativo con una empresa industrial, cuyo tema fue un acuerdo sobre el suministro de materiales componentes. El contrato de suministro firmado por las partes confirma el objeto social y la validez de reducir la base imponible del impuesto sobre la renta por los gastos de organización del evento.

A menudo, las organizaciones, cuando realizan eventos de entretenimiento, perciben el informe como una respuesta formal formal. Sin embargo, es mediante este documento que los inspectores fiscales juzgarán si el hecho tuvo carácter representativo y si la base imponible del impuesto sobre la renta se redujo legalmente.

No olvide que si las negociaciones no lograron su objetivo, entonces los costos incurridos no pueden incluirse en los gastos que reducen la base imponible.

Situaciones difíciles encontradas al realizar y procesar gastos de entretenimiento.

A la hora de realizar y tramitar los gastos de representación suelen surgir situaciones complejas e incluso controvertidas respecto de la posibilidad de incluir en los propios gastos de representación los costes incurridos, que reducen la base imponible del impuesto sobre la renta.

flores y regalos

Según el Ministerio de Finanzas, si durante una recepción oficial se presentan productos de recuerdo con símbolos a los representantes de la contraparte que participan en las negociaciones con el fin de establecer o mantener la cooperación mutua, entonces su costo al calcular la base "rentable" se considera gastos de entretenimiento. y está sujeto a racionamiento en la orden establecida para esta categoría (carta de 30 de abril de 2008 No. 20-12/041966.2). Anteriormente, el Ministerio de Impuestos de la Federación de Rusia se adhirió a una posición similar (carta del 16 de agosto de 2004 No. 02-5-10/51). Para los empleados de este departamento, una condición obligatoria era la presencia de los símbolos de la empresa en el souvenir presentado.

Es cierto que también hay decisiones negativas, en particular, carta del Ministerio de Hacienda de 16 de agosto de 2006 No. 03-03-04/4/36. En él, los financistas indicaron que los costos de los souvenirs que se presentarán a la delegación extranjera no pueden tenerse en cuenta como gastos de entretenimiento, ya que no cumplen con los requisitos del párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Las disposiciones de esta letra son utilizadas por las autoridades tributarias al verificar la exactitud de la inclusión de los gastos de entretenimiento en la composición de los gastos que reducen la base del impuesto sobre la renta. No les molesta que en la carta se discuta la posibilidad de presentar obsequios memorables a los representantes extranjeros, es decir, extienden un caso concreto a todo el espectro del problema.

La práctica de arbitraje sobre este tema es ambigua. Así, algunos tribunales consideran que estos gastos están económicamente justificados y están incluidos en los gastos de representación (Resolución FAS PO N° A57-1209/04-16 de 01.02.2005), pero también hay quienes no están de acuerdo con ellos.

En esta situación, si "dar obsequios a socios comerciales" significa comprar recuerdos y obsequios memorables, colocarles los símbolos de la organización y luego presentarlos a los socios comerciales, entonces dichos costos (de acuerdo con las cartas anteriores del Ministerio de Finanzas y el Ministerio de Impuestos) se incluirán en los gastos de entretenimiento y reducirán la base del impuesto sobre la renta. Lo principal es que los obsequios o souvenirs entregados tengan el logo de la organización.

La situación con la presentación de ramos es más clara y no favorece a la organización. La compra y entrega de flores no está estipulada en los documentos reglamentarios en materia tributaria como uno de los elementos de los gastos de entretenimiento. Además, las flores no son un requisito previo para negociaciones o reuniones de negocios. Y si la presentación de souvenirs o regalos con símbolos de marca aún puede clasificarse como costumbre comercial en Rusia, entonces los ramos no se incluyen en esta categoría. Por lo tanto, para evitar conflictos con las autoridades fiscales, las flores deben comprarse utilizando el beneficio neto.

Productos alcohólicos

Una organización puede tener en cuenta los costos de compra de productos alcohólicos al gravar las ganancias como parte de los gastos de entretenimiento. Esta posición consta en carta del Ministerio de Hacienda de 16 de agosto de 2006 No. 03-03-04/4/136. También existe una práctica de arbitraje en este tema que es positiva para el contribuyente.

Práctica judicial y arbitral.

Según la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de 31 de mayo de 2004 No. A56-34683/03, los costos de compra de bebidas alcohólicas utilizadas para la organización de un banquete se clasifican legítimamente como gastos de entretenimiento, ya que el párrafo 2 de El artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia no define la lista de productos y bebidas que no pueden incluirse en dichos gastos.

FAS UO, en resolución de 12 de julio de 2005 No. F09-2878/05-S7, señaló que la lista de gastos de entretenimiento no es exhaustiva, pudiendo incluir también gastos de compra de bebidas alcohólicas.

Sin embargo, también hay una opinión bastante original, contenida en una carta del Ministerio de Finanzas de fecha 09/06/2004 No. 03-02-05/1/49. Así, los financieros creen que a la hora de clasificar los gastos de compra de bebidas alcohólicas como gastos de entretenimiento, es necesario que esto se haga en el marco de las costumbres comerciales. Pero al mismo tiempo, el Ministerio de Hacienda no aclaró cómo entiende el término “costumbres comerciales”: ¿cantidad, variedad o costo de los productos alcohólicos? Los documentos de otros departamentos tampoco revelan el concepto de "costumbres comerciales" en relación con los productos alcohólicos. Y la legislación fiscal no establece ninguna regulación del consumo de bebidas alcohólicas.

Por lo tanto, los gastos de la organización en productos alcohólicos pueden incluirse en el monto total de los gastos de entretenimiento, lo que reduce la base "rentable". Si la empresa todavía teme las reclamaciones de las autoridades fiscales relacionadas con contradicciones en la interpretación del término "costumbres comerciales", entonces necesita aprobar los estándares de costos para las bebidas alcohólicas para eventos de entretenimiento y contabilizar los costos de acuerdo con ellos. Asimismo, en el informe y en el acta del evento se deberá recordar indicar que durante la recepción oficial o servicio de buffet se sirvieron bebidas alcohólicas.

Té, café, azúcar y confitería.

En carta de 24 de noviembre de 2005 No. 03-03-04/2/119, el Ministerio de Hacienda explicó que los gastos por compra de té, café, dulces y galletas ofrecidos a los clientes no reducen la base imponible, ya que no se relacionan con gastos de entretenimiento. Sin embargo, esta carta no se corresponde exactamente con el tema de los gastos de hospitalidad.

Si se compran té, café y dulces para tratar a clientes y socios comerciales fuera de eventos comerciales, dichos gastos en realidad no reducen la base del impuesto sobre la renta. En este caso, su compra deberá pagarse con cargo al beneficio neto.

Sin embargo, el párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia menciona el "servicio de buffet durante las negociaciones". Puede ser realizado tanto por una organización especializada como por la propia empresa, que realiza un evento representativo. Para brindar el servicio de buffet es necesario adquirir productos alimenticios, para lo cual la empresa debe aprobar normas de consumo. La compra de productos debe tenerse en cuenta en el presupuesto del evento de entretenimiento, y si se compraron con anterioridad se debe reflejar su salida del almacén. El informe y el certificado del evento de entretenimiento deberán indicar que durante la recepción oficial se brindó servicio de buffet, cantidad y surtido de productos alimenticios.

¿Y qué más?

La legislación fiscal permite incluir otras categorías de gastos en los gastos de entretenimiento. En particular, los costos de compra de refrigeradores con agua potable, ya que cumplen con los requisitos del subpárrafo 22, párrafo 1 y párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Una condición necesaria para ello es la instalación de neveras portátiles en las salas de reuniones y en los locales en los que la empresa celebra eventos oficiales y representativos.

Si las reuniones y negociaciones se llevan a cabo en bares y restaurantes, los gastos pueden incluirse en los gastos de entretenimiento solo si la visita especificada fue de carácter oficial: fue planificada y reflejada en el programa del evento de entretenimiento.

Práctica judicial y arbitral.

Según la resolución del Servicio Federal Antimonopolio de Moscú de 12 de septiembre de 2005 No. KA-A40/8426-05, el costo de visitar restaurantes, cafeterías y bares puede incluirse en los gastos de entretenimiento, siempre que el evento sea de carácter oficial. naturaleza.

Si la comida en restaurantes, cafeterías y bares no era de carácter oficial, su costo no puede incluirse en los gastos de entretenimiento. Una posición similar se expresó en cartas del Ministerio de Finanzas de 5 de abril de 2005 No. 03-03-01-04/1/157 y del Servicio Federal de Impuestos de Moscú de 23 de diciembre de 2005 No. 20-12/95338.

No existe una definición de "" en las normas contables. La explicación se dio una vez en la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 6 de octubre de 1992 N 94: estos son los costos de la organización asociados con sus actividades comerciales, recepción y servicio:

• representantes de otras organizaciones (incluidas las extranjeras) que llegaron para negociar para establecer y mantener una cooperación mutuamente beneficiosa;
• participantes que asistieron a las reuniones del consejo (junta directiva) y de la comisión de auditoría de la organización.

El mismo documento aclaró su lista. Incluía costos asociados con:

• con recepción oficial (desayuno, almuerzo u otro evento similar) de representantes (participantes);
• apoyo de transporte para representantes (participantes) del evento;
• servicio de buffet durante las negociaciones;
• pago por los servicios de traductores que no forman parte del personal de la organización;
• Implementación de un programa cultural, incluida la visita a eventos culturales y de entretenimiento.

Esta definición se utilizó en todos los documentos posteriores que aclaran el monto de los gastos de entretenimiento que se tienen en cuenta en el costo de los productos (obras, servicios) a efectos fiscales (hasta la Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 15 de marzo de 2000 N 26n).

Contabilización de gastos de entretenimiento.

Según PBU 10/99 "Gastos de la organización" (aprobado por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 6 de mayo de 1999 N 33n), los gastos de entretenimiento asociados con la recepción de socios comerciales están incluidos en la composición.

Se propone reflejar los gastos de entretenimiento en la cuenta 44 “Gastos de ventas” (consulte las Instrucciones para la aplicación de actividades financieras y económicas de las organizaciones, aprobadas por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 31 de octubre de 2000 N 94n). Corresponde con las cuentas de gastos:

• 76 "Acuerdos con diversos deudores y acreedores";
• 71 "Acuerdos con responsables";
• 60 "Acuerdos con proveedores y contratistas" -

y por ejemplo:

Débito 44 Crédito 71 (76, 60)

• Los gastos de animación se toman en cuenta en función del responsable del evento (según la cuenta de la organización que atiende el evento oficial).

¿Se compran inventarios para eventos de entretenimiento? Luego los reflejamos inicialmente (según el método contable adoptado en la política contable) en el débito de las cuentas 10 "Materiales" o 15 "Adquisición y adquisición de activos materiales". Posteriormente, a medida que los inventarios se utilizan para estos fines, su costo se traslada a la cuenta 44.

El monto de los gastos incurridos por la organización relacionados con la venta de productos (bienes, obras y servicios), acumulados en el débito de la cuenta 44, se da de baja total o parcialmente al débito de la cuenta 90 “Ventas”.

Gastos comerciales contabilizados en la cuenta el 44 de mayo (cláusula 9 de PBU 10/99):

• estar incluido en el costo de productos, obras, servicios (debitado de la cuenta 44 al débito de la cuenta 20);
• tratar como condicionalmente constante directamente en el costo de ventas del período sobre el que se informa en el que surgieron (dados de baja de la cuenta 44 al débito de la cuenta 90, subcuenta 2):

Débito 20 (90-2) Crédito 44

• los gastos de entretenimiento están incluidos en el costo de bienes, obras y servicios (en el costo de ventas).

El procedimiento contable está determinado por la política contable de la organización.

En el primer caso, los gastos forman un indicador en la línea 2120 del informe de desempeño financiero (Apéndice 1 de la Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 02/07/2010 N 66n), y en el segundo, se muestran en la línea 2210. .

Los gastos de entretenimiento son gastos específicos, es recomendable aprobar su monto máximo para el año en el presupuesto del año de informe. En la estimación es necesario determinar el importe anual estimado, desglosado por partidas de gasto específicas y sus importes máximos.

Junto con el presupuesto, es recomendable emitir documentos organizativos y administrativos que definan:

• un círculo de personas (incluidos los responsables) que tienen derecho a participar en las negociaciones, así como a recibir fondos para gastos de entretenimiento a cuenta;
• el procedimiento para emitir montos contables por gastos de entretenimiento;
• el procedimiento para gastar fondos en gastos de entretenimiento;
• documentación de gastos de entretenimiento;
• el procedimiento para ejercer el control sobre los gastos y la cancelación de fondos para gastos de entretenimiento.

Los gastos por eventos de entretenimiento, así como los gastos por cualquier hecho de la vida económica, deben documentarse en documentos contables primarios (Cláusula 1, artículo 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 N 402-FZ “Sobre Contabilidad”, en adelante denominada como la Ley de Contabilidad). La normativa actual no contiene una lista específica de documentos que deben cumplimentarse para incluir los gastos de entretenimiento en los costes totales. Por lo tanto, la organización tiene derecho a determinar de forma independiente el procedimiento para gastar los fondos en virtud de este artículo, su documentación y control.

Para confirmar el hecho de los gastos de entretenimiento, puede utilizar los siguientes documentos:

• programa de reuniones de negocios;
• estimación de costos para la celebración de una reunión de negocios;
• actuar sobre la imputación de gastos a gastos de representación.

El programa y acto deberán indicar la fecha y lugar de la reunión de negocios (recepción), personas invitadas y participantes de la organización, el propósito específico de los gastos y su monto.

El programa de la reunión de negocios y la estimación de costos servirán como documentos contables sobre la base de los cuales se gastarán los fondos para la recepción (reunión) en efectivo y (o) en forma no monetaria.

En el acto de imputar gastos a gastos de entretenimiento, es necesario indicar el monto de los gastos incurridos con referencia a los documentos que confirmen los gastos incurridos. Al pagar los gastos de entretenimiento en efectivo a través de personas responsables, es necesario haber preparado informes anticipados con los documentos de respaldo primarios adjuntos. Son: recibos de caja y recibos de ventas con desglose detallado del tipo y cantidad de artículos del inventario, facturas de restaurantes, recibos de PKO, facturas, facturas, actos de comercio y compras, etc.

Estos documentos son elaborados por el responsable de los eventos de entretenimiento. Al mismo tiempo, no debemos olvidarnos de los requisitos para los documentos contables primarios establecidos por el mismo artículo 9 de la Ley de Contabilidad: la forma de los documentos contables primarios y sus detalles obligatorios (cláusulas 2, 4 del artículo 9).

Los gastos de entretenimiento se reconocen en el período sobre el que se informa en el que ocurrieron (cláusula 18 de PBU 10/99). La fecha de su reconocimiento podrán ser las siguientes fechas:

• aprobación por parte del responsable de la organización del informe anticipado del responsable de la realización de la reunión de negocios;
• aprobación de un informe sobre una recepción oficial u otro evento similar;
• firmar el acta de aceptación de los servicios prestados relacionados con el evento oficial.

Contabilidad tributaria

Al calcular el impuesto sobre la renta de las sociedades, los gastos de entretenimiento de conformidad con el subpárrafo 22 del párrafo 1 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia se incluyen en otros gastos asociados con la producción y las ventas. Al mismo tiempo, el párrafo 2 de dicho artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia define los gastos de representación a efectos fiscales y su composición.

En contabilidad fiscal, como gastos de entretenimiento, se pueden tener en cuenta los costes asociados a:

• reuniones del consejo de administración (consejo de supervisión, consejo) de la organización;
• negociaciones con representantes de otras entidades económicas (pueden ser tanto contrapartes que ya trabajan con la organización como contrapartes potenciales).

El legislador sólo menciona negociaciones con representantes de otras organizaciones. Sin embargo, los financieros consideran posible clasificar como gastos de entretenimiento los costos asociados con la realización de negociaciones con personas, tanto clientes reales como potenciales de la organización (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia del 05/06/2015 N 03-03-06/ 2/32859, de fecha 03/06/2013 N 03-03-06/2/20149).

No importa el lugar de los hechos. Los gastos del contribuyente por la recepción oficial y (o) servicio de representantes de otras organizaciones que participan en negociaciones con el fin de establecer y (o) mantener la cooperación mutua podrán reconocerse como gastos de representación, independientemente de si el contribuyente es la parte receptora o no ( resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Central de 27 de agosto de 2009 N A48-2871/08-18).

Una recepción oficial a los efectos del Capítulo 25 del Código Fiscal de la Federación de Rusia significa desayuno, almuerzo u otro evento similar para los representantes o participantes especificados, así como para los funcionarios de la organización de contribuyentes que participan en las negociaciones.

Los siguientes documentos pueden indicar el carácter oficial de la recepción:

• orden del gerente para realizar un evento representativo;
• un plan para un evento representativo aprobado por la dirección;
• estimación de costos para su implementación.

Si se prevé una recepción oficial durante un viaje de negocios, esto debe indicarse en el encargo oficial (otro documento administrativo sobre el envío del empleado a un viaje de negocios).

Los costos de mantenimiento incluyen:

• soporte de transporte para el traslado de estas personas al lugar del evento representativo y (o) reunión del órgano de gobierno y de regreso;
• servicio de buffet durante las negociaciones;
• pago por los servicios de traductores que no forman parte del personal del contribuyente para proporcionar traducción durante eventos de entretenimiento.

La lista de gastos de entretenimiento, según las autoridades fiscales, es cerrada y no está sujeta a interpretación ampliada (carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 18 de abril de 2007 N 04-1-02/306@). Los jueces están de acuerdo con las autoridades fiscales en este tema (ver, por ejemplo, la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 23 de mayo de 2011 N KA-A40/4584-11).

La composición específica de los gastos de una recepción oficial (desayuno, almuerzo u otro evento similar) no está regulada por las disposiciones del Código Fiscal de la Federación de Rusia (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 21 de octubre de 2014 N 03-03 -01/06/53004). Al mismo tiempo, los gastos de entretenimiento se pueden tener en cuenta al determinar el tamaño de la base del impuesto sobre la renta si cumplen con los requisitos establecidos en el párrafo 1 del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (justificación, prueba documental, orientación a la generación ingreso).

Los jueces también coinciden con los financistas: la legislación tributaria no detalla la lista de gastos que se relacionan con los gastos de entretenimiento, y tampoco define la lista de alimentos y bebidas que no pueden incluirse en los gastos de entretenimiento (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Central de 27 de agosto de 2009 N A48-2871 /08-18).

Las autoridades fiscales a menudo excluyen de los gastos de entretenimiento los gastos de compra de bebidas alcohólicas, por considerarlos irrazonables. Sin embargo, los jueces no son tan categóricos y señalan, en particular, que el artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia no contiene una lista de alimentos y bebidas que no pueden incluirse en los gastos de entretenimiento (resolución de la FAS Distrito Volga de enero 15, 2013 N A55-14189/2012, FAS del Distrito Ural de 10 de noviembre de 2010 N F09-7088/10-S2).

La posibilidad de tener en cuenta a efectos fiscales los gastos de compra de productos alimenticios, incluidas bebidas alcohólicas, al celebrar una reunión oficial con los clientes para discutir cuestiones relacionadas con la celebración de acuerdos, confirmó el Ministerio de Finanzas de Rusia en carta del 25 de marzo de 2010. N° 03-03-06/1/176.

Ya se ha dicho sobre la posibilidad de incluir en los gastos de entretenimiento los costos de transporte de representantes de otras entidades económicas que participan en las negociaciones al lugar del evento de entretenimiento. Pero esas personas pueden vivir en otras ciudades de Rusia y, a menudo, fuera del territorio de la Federación de Rusia. Por lo tanto, el costo de los boletos aéreos y ferroviarios, el pago de los viajes en cualquier otro medio de transporte de representantes extranjeros (excepto el apoyo al transporte para la entrega de estas personas al lugar del evento representativo), así como el apoyo a la obtención de visas para los empleados de un país extranjero. Las organizaciones a lo largo de la ruta desde otro estado hasta las fronteras de la Federación de Rusia y directamente a través de los territorios de la Federación de Rusia, según las autoridades fiscales de Moscú, no se tienen en cuenta a efectos fiscales y, en particular, no se relacionan con gastos de entretenimiento ( carta del Servicio Federal de Impuestos de Moscú del 14 de julio de 2006 N 28-11/62271).

Los gastos de emisión de entradas y visas para los participantes en eventos oficiales no pueden atribuirse a gastos de entretenimiento, ya que no están incluidos en la lista de gastos de entretenimiento especificada en el párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (Resolución del Antimonopolio Federal Servicio del Distrito de Moscú de 23 de mayo de 2011 N KA-A40/4584 -once). Pero los jueces aún apoyaron al contribuyente, ya que dichos gastos fueron calificados por él como otros gastos asociados con la producción y las ventas (inciso 49, párrafo 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Un evento representativo puede durar varios días y luego el anfitrión puede pagar el alojamiento de los invitados. Los gastos de alojamiento de las personas que participan en un evento oficial no reducen la base imponible del impuesto sobre la renta de las sociedades, ya que dichos gastos no están previstos en las disposiciones del párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (ver cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia de 1 de diciembre de 2011 N 03-03-06/ 1/796, de 16/04/2007 N 03-03-06/1/235).

Sin embargo, los jueces suelen apoyar a los contribuyentes en este asunto. Así, los jueces del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Occidental consideraron legítima la conclusión del tribunal arbitral de primera instancia de que el concepto de "servicio" en el sentido del párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia La Federación tiene una amplia gama. Esto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, incluye la provisión de vivienda como condición para la existencia normal de una persona que llega de otra localidad. El recurso de casación de las autoridades tributarias por parte de los jueces quedó insatisfecho (resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Occidental de 01.03.2007 N F04-9370/2006 (30552-A81-27, determinación del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 21.06.2007 N 7176/07 en transferencia al Presidium de la Corte Suprema de Arbitraje Caso de RF para su revisión mediante supervisión fue rechazado).

La inclusión por parte del contribuyente de los costos de alojamiento de las personas que participan en un evento oficial como gastos de entretenimiento no contradice las normas del subpárrafo 22, párrafo 1 y párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio de la Distrito de Moscú de 26 de abril de 2010 N KA-A40/3669-10).

Los jueces consideraron lícitas las acciones del contribuyente, quien, sobre la base del inciso 49 del párrafo 1 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, las tuvo en cuenta al determinar el tamaño de la base del impuesto sobre la renta como otras gastos asociados con la producción y ventas (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 23 de mayo de 2011 N KA-A40 /4584-11).

A menudo, en una recepción oficial, las personas recibidas reciben diversos recuerdos y diplomas. Al no encontrar en la lista del párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia los costos de adquisición de premios, expedición de diplomas y decoración de la sala, los financieros consideraron imposible tenerlos en cuenta como gastos de entretenimiento a efectos del impuesto sobre las ganancias ( carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 25 de marzo de 2010 N 03-03-06/1 /176).

Pero los jueces del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú apoyaron al contribuyente, que incluyó en los gastos de entretenimiento el monto de los costos asociados con el alquiler de la sala y el equipo al reunirse con los distribuidores. La organización, al celebrar una reunión con los concesionarios, persiguió el objetivo de generar ingresos, lo que se vio confirmado por el hecho de que el contribuyente tenía una relación contractual con todos los participantes en la reunión de concesionarios y aumentó el número de contratos celebrados. Los jueces consideraron que los costos de alquiler de la sala y el equipo para la celebración de un evento representativo estaban documentados, económicamente justificados y destinados a generar ingresos (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 29 de diciembre de 2010 N KA-A40/14430- 10).

Las autoridades fiscales, al estudiar documentos sobre gastos de entretenimiento, prestan atención al resultado de las negociaciones. Si no hay un resultado positivo, la inclusión de dichos gastos en el cálculo del impuesto sobre la renta se considera negativa.

El reconocimiento de los gastos de entretenimiento como justificados no puede depender de la existencia de resultados específicos de las negociaciones, la firma de acuerdos con base en los resultados de las reuniones (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Central de 27 de agosto de 2009 N A48-2871 /08-18).

Las asociaciones bien establecidas son importantes para cualquier empresa. No se volverán así por sí solos; trabajar en ellos es una parte importante de la estrategia de gestión de la empresa. Durante las negociaciones se llevan a cabo reuniones de representantes, reuniones y recepciones. Los costos de estas actividades constituyen una partida de gasto importante.

Las autoridades fiscales están muy atentas a comprobar este tipo de gastos, por lo que conviene vigilar atentamente su contabilidad y documentarlo correctamente.

Averigüemos qué gastos se pueden atribuir a este tipo de gastos y cuáles no se pueden cancelar en esta cuenta, qué documentos pueden servir como confirmación y cómo reflejar correctamente este elemento en la contabilidad y la contabilidad fiscal. Consideremos también los cambios legislativos actuales con respecto a los gastos de hospitalidad y las tendencias para el futuro cercano.

Gastos de entretenimiento: lo que dice la ley

Gastos de representación(PR) es un término del Código Tributario. Sus estándares se dan en párrafos. 22 inciso 1 y inciso 2 art. 264 Código Fiscal de la Federación de Rusia. La definición de gastos de entretenimiento se da con base en estos estándares. Representante Se considerarán los gastos de recepción oficial, escolta y servicios de personas autorizadas de otras empresas, así como aquellos que pretendan asistir a una reunión del directorio, directorio u otros órganos de gobierno.

Factores no relevantes para determinar OL

1. Ubicación. No importa dónde se organice exactamente la recepción: en las instalaciones de la empresa o en un bar o restaurante. Las excepciones son los establecimientos de entretenimiento de otros formatos; las relaciones públicas no se aplican a ellos.
2. Gasto de tiempo. Ya sea que se elija la fecha del evento en horario comercial, tarde o fin de semana, los gastos siguen siendo representativos.
3. Estado de los participantes. Los participantes de contraparte incluyen tanto individuos como funcionarios; pueden ser no solo representantes de la dirección de otras empresas, sino también clientes.
4. Resultado de la reunión. Tampoco importa el resultado del evento de entretenimiento. Ya sea que se haya tomado una decisión positiva sobre la cooperación, se hayan firmado contratos o los participantes se hayan quedado sin nada, los fondos para el evento se gastaron y pueden ser reconocidos.
5. Número de participantes Tampoco define gastos de entretenimiento. Este factor solo puede afectar el monto del gasto, pero si no excede la norma establecida, este indicador no importa.

Gastos que pueden y no pueden considerarse representativos

El Código Fiscal de la Federación de Rusia identifica categorías especiales de gastos que, desde el punto de vista fiscal, pueden considerarse legítimamente gastos representativos. Estos incluyen los siguientes gastos:

1. Pago por organización de un evento oficial para recibir invitados de otras empresas. Un evento de este tipo podría ser:
   • desayuno;
   • cena;
   • reunión fuera del sitio.

¡NOTA! Los costos de alimentos y alcohol también están incluidos en este grupo de costos.

2. Servicio de buffet acompañando a dicho acto de recepción.
3. Traslado de los participantes al lugar de recepción y regreso.
4. Remuneración por el trabajo de un traductor autónomo, si fue invitado a asistir al evento.

¡ATENCIÓN! Si la organización tiene su propio traductor, las autoridades fiscales pueden no considerar representativos los costes de un especialista invitado. Una empresa puede intentar demostrar su caso ante los tribunales convenciéndola de que las cualificaciones o especificaciones de los traductores internos no cumplen los objetivos del evento de entretenimiento.

Según el Servicio de Impuestos Federales, la lista de gastos de entretenimiento está cerrada y no se puede ampliar.

Es ilegal contar como gastos de entretenimiento:

• provisión de descanso y alimentación en sanatorios, pensiones y otros establecimientos de entretenimiento (excepto restaurantes y bares);
• fondos para un programa de entretenimiento para los participantes;
• costo de las excursiones;
• dinero para flores para invitados, recuerdos memorables, etc.;
• finanzas para decorar el salón para el evento;
• gastos médicos, si es necesario;
• viajes y alojamiento de invitados;
• pago de servicios de visa para participantes;
• gastos en eventos corporativos (Año Nuevo, 8 de marzo, aniversarios, etc.);
• cualquier interacción financiera con la dirección de divisiones estructurales y sucursales de su propia empresa (gastos de representación, por defecto sólo para "externos").

Criterios para clasificar gastos como gastos de entretenimiento

El concepto de “recepción y servicio oficial”, mediante el cual el Código Tributario define los gastos de entretenimiento, a su vez, no tiene una interpretación inequívoca en los documentos legislativos. Por tanto, pueden interpretarse con un significado expansivo. Debido a esto, a menudo surgen situaciones en las que, formalmente y de hecho, los gastos pueden resultar gastos representativos, pero en el sentido legislativo las autoridades fiscales piensan lo contrario.

Para evitar disputas con las autoridades fiscales, que solo pueden resolverse en un tribunal de arbitraje, se recomienda al determinar los gastos utilizar los criterios descritos en el Código Fiscal y los reglamentos del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia (en particular, la Orden del Ministerio Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 15 de marzo de 2000 No. 26n):

1. La recepción y el servicio deben organizarse con el fin de establecer o mantener una cooperación para el beneficio mutuo de las partes.
2. Los eventos deben ser estrictamente oficiales (por ejemplo, un banquete en un restaurante, aunque se celebre con socios, no se considerará oficial, a diferencia de un desayuno o almuerzo de empresa). La formalidad del evento puede ser confirmada por el programa de temas a tratar durante el evento.
3. Los costes deben estar justificados, es decir, justificados desde un punto de vista económico.
4. Cada partida de gasto debe tener evidencia documental.

En casos controvertidos, conviene recurrir a la práctica del arbitraje. En los tribunales se considerarán representativos los gastos que cumplan una de dos condiciones:

• nombrado directamente como tal en el párrafo correspondiente del Código Fiscal de la Federación de Rusia;
• se les permite incluirse en los representativos mediante reglamentos separados del servicio tributario o del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia.

Documentos para confirmar gastos de hospitalidad.

A pesar del requisito legal de presentar pruebas documentales de los gastos de entretenimiento, no se ha desarrollado ninguna norma o lista única de dichos documentos. Podemos decir que la presencia de documentos oficiales es obligatoria, pero su forma no está unificada. Este problema se resuelve mediante las políticas contables de la propia organización. Dichos actos pueden incluir:

• orden del director sobre la celebración de un evento representativo: asegúrese de indicar el propósito, la fecha, la hora y el lugar de la recepción, enumere las contrapartes que participan y también proporcione los nombres de las personas responsables y controladoras;
• programa de eventos futuros– no tendrá validez sin orden; en ella, las principales etapas de la reunión representativa deberán estar ligadas a fechas y horas específicas;
• estimación del evento– una lista de gastos para artículos específicos (transporte, comedor, etc.), es mejor crearla para cada etapa por separado, asegúrese de aprobarla con la dirección;
• informe del evento– redactado por la persona responsable especificada en el pedido, refleja todas las mismas posiciones que en el pedido, más el resultado específico logrado en cada etapa (especialmente si durante el evento se concluyeron acuerdos oficiales o se firmaron documentos);
• ley para cancelar este tipo de gasto– contiene información sobre el monto exacto de todo tipo de gastos de entretenimiento (este documento debe ser certificado no solo por el gerente, sino también por el jefe de contabilidad);
• documentos de pago que confirman los gastos: cheques, facturas, certificados de trabajos realizados, etc.

¡PARA INFORMACIÓN! En caso de que una disputa sea considerada en un tribunal de arbitraje, se dará prioridad a las organizaciones que se hayan ocupado tanto de los documentos de respaldo preliminares (orden, presupuesto, programa) como de los finales (informe, acta).

Racionamiento de los gastos de entretenimiento.

La ley no permite gastar cantidades no controladas con fines de entretenimiento y luego cancelarlas, reduciendo así la base del impuesto sobre la renta. Se ha establecido un límite estricto para este tipo de gasto. Está prohibido gastar más del 4% del monto para un período de informe determinado como fondos representativos (Cláusula 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

A medida que los costos laborales aumentan con el tiempo, el límite máximo de los gastos de hospitalidad también aumenta. Si, por ejemplo, en el primer trimestre no hubo eventos de entretenimiento o el dinero gastado en ellos fue menor de lo normal, entonces en los trimestres restantes será posible "congelar" y tener en cuenta más fondos para este artículo. Naturalmente, estamos hablando sólo de los resultados del año en curso.

Puede calcular la cantidad requerida de restricciones sobre gastos de entretenimiento de tres maneras.

Método 1: trimestralmente. Al completar una declaración de impuestos sobre la renta al final de cada trimestre, se tienen en cuenta los gastos de entretenimiento, teniendo en cuenta el fondo salarial de ese trimestre. Este método es más conveniente para empresas con un método de efectivo para determinar ingresos y gastos. Si los gastos de entretenimiento exceden una cuarta parte, se forma un pasivo por impuestos diferidos, que puede revertirse al final del año.

Método 2 – anual. Los presupuestos anuales de las empresas no suelen ser muy diferentes. Esto le permite, al planificar el próximo año, asignar inmediatamente aproximadamente el 4% del fondo salarial del año pasado a gastos de entretenimiento y luego dividir esta cantidad en trimestres. Con este método no habrá costos atípicos, pero deberá ajustar constantemente los indicadores planificados y reales.

Método 3 – oficial. La empresa establece qué funcionarios pueden encargarse de los eventos de entretenimiento y qué cantidades máximas pueden gastar en ello. Es importante que los gastos se realicen exclusivamente para los fines indicados. Será necesario realizar un control para garantizar el cumplimiento del límite del 4%.

El papel de los gastos de entretenimiento en la base del impuesto sobre la renta

Los gastos de entretenimiento se deducen de las cantidades que componen el beneficio neto de la empresa, reduciendo así la base imponible. En este caso también se deduce el IVA soportado. Si en períodos de declaración posteriores los gastos caen dentro del límite del 4 por ciento, también se puede deducir el IVA correspondiente.

Es por ello que “se rompen las lanzas” respecto del reconocimiento o no reconocimiento de diversos gastos como gastos de entretenimiento. Incluso si la organización del evento realmente requirió costos que no están incluidos en los gastos de entretenimiento según el Código Tributario, no pueden incluirse en estos costos para reducir la base imponible.

POR EJEMPLO. Kassandra LLC organizó una reunión con representantes de otras organizaciones para discutir las condiciones de cooperación. En este evento se gastaron 140 mil rublos. De estos fondos, 70 mil rublos se gastaron en la recepción y el almuerzo, 25 mil rublos en el servicio de buffet, 20 mil rublos en el transporte de los participantes al lugar del almuerzo y de regreso a la compañía, 10 mil rublos en la asistencia a una función en el teatro. . frotar., para un recorrido por lugares memorables de la ciudad - 15 mil rublos, para flores y recuerdos para los participantes - 45 mil rublos.

En este caso, solo se pueden deducir 115 mil rublos para gastos de entretenimiento, es decir, el monto de los gastos de recepción, restauración y transporte. Los fondos restantes ascienden a 25 mil rublos. debe pagarse con cargo a la ganancia neta después de calcular el monto del impuesto.

¡NOTA! Los gastos de entretenimiento son deducibles sólo para los contribuyentes que utilizan el sistema tributario general. En arte. 346.16 del Código Fiscal de la Federación de Rusia proporciona una lista de gastos mediante los cuales un pagador que trabaja bajo el sistema tributario simplificado puede reducir la base; los gastos de entretenimiento no están incluidos en esta lista. Los empresarios que dependen de sistemas fiscales preferenciales sólo pueden utilizar los fondos de las ganancias netas (la diferencia entre ingresos y gastos) para gastos de entretenimiento.

Gastos de representación y contabilidad.

Si bien la definición de la categoría "gastos de representación" es muy importante para la contabilidad fiscal, no se identifican por separado en la contabilidad. Se registran como gastos de actividades ordinarias, a saber:

• los costos de materiales;
• depreciación;
• relacionados con salarios y beneficios sociales;
• otros.

Lo más lógico es clasificar los gastos de entretenimiento en la categoría "otros". La cláusula 8 de PBU 10/99 dice que la propia organización tiene derecho a crear una lista de ellos a efectos contables. Dependiendo de las características específicas de las actividades de la empresa, estos gastos pueden reflejarse como gastos comerciales generales o gastos de ventas. En este caso, se puede realizar correspondencia con la cuenta para cálculos contables o valores financieros.

Publicaciones dichos gastos se realizarán en las cuentas 26 (principalmente para organizaciones industriales) o 44 (más utilizada por empresas comerciales):

• débito 26 “Gastos comerciales generales” o 44 “Gastos de ventas”, crédito 60 “Acuerdos con proveedores y contratistas” - se tienen en cuenta los servicios o trabajos relacionados con gastos de entretenimiento;
• Débito 26 "Gastos comerciales generales" o 44 "Gastos de ventas", crédito 10 "Materiales": los activos materiales para un evento de hospitalidad se cancelan (por ejemplo, alimentos, bebidas, alcohol).

POR EJEMPLO. Artabolena LLC paga pagos anticipados del impuesto sobre la renta todos los meses, contándolos según el hecho de la ganancia. Durante 11 meses de 2016, los costos laborales en Artabolena LLC ascendieron a 300 mil rublos. Los gastos de entretenimiento (sin IVA) durante estos 11 meses ascendieron a 13 mil rublos.

Al calcular el impuesto sobre la renta anual, Artabolena LLC puede tener en cuenta los gastos de entretenimiento por un monto de no más del 4% de 300.000 rublos, es decir, 12.000 rublos. Por lo tanto, se obtiene un exceso de mil rublos para gastos de entretenimiento. Desde una perspectiva fiscal, esta será una diferencia permanente, lo que dictará una obligación tributaria permanente.

El cableado se verá así:

• débito 99, subcuenta "Pasivos por impuestos fijos", crédito 68, subcuenta "Cálculos del impuesto sobre la renta" - 24% de 1000 rublos. – 240 frotar. – reflejo de una obligación tributaria permanente.

En el último mes de 2016, los costos laborales en Artabolena LLC ascendieron a 35 mil rublos, lo que significa que para el año ascenderán a 300.000 + 35.000 = 335.000 rublos. Este mes no hubo eventos de entretenimiento. Esto significa que el monto de los gastos relevantes se mantuvo sin cambios: 13.000 rublos. El Código Fiscal de la Federación de Rusia permite tener en cuenta los gastos de entretenimiento por un monto del 4% de 335 mil rublos, es decir, 13.400 rublos. Por lo tanto, a pesar del sobregasto durante el año, según sus resultados, Artabolena LLC cumplió con el estándar para gastos de entretenimiento. La contabilidad registrará:

• débito 99, subcuenta "Pasivos tributarios continuos", crédito 68, subcuenta "Cálculos del impuesto sobre la renta": el monto de la obligación tributaria acumulada previamente de 240 rublos. invertido.

Es necesario normalizar los gastos de representación en la contabilidad fiscal. La cantidad máxima que una organización puede reconocer al calcular las ganancias es el 4 por ciento del monto total de sus costos laborales para el período impositivo o de declaración correspondiente (párrafo 3, párrafo 2, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Los gastos de representación incluyen gastos (párrafo 1, párrafo 2, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia):

- realizar una recepción oficial: desayuno, almuerzo u otro evento similar para representantes de organizaciones y funcionarios de la empresa anfitriona que participan en las negociaciones;

— servicios de transporte para estas personas, es decir, para su entrega al lugar del evento de entretenimiento y de regreso;

— servicio de buffet durante las negociaciones;

— pago por los servicios de traductores que no forman parte del personal de la organización.

Además, se pueden tener en cuenta gastos similares para recibir y atender a los participantes que asistieron a las reuniones de la junta directiva, la junta directiva u otro órgano de gobierno de la organización (cláusula 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Consideremos cuándo la contabilidad fiscal de los gastos de entretenimiento genera disputas con los inspectores.

Realizar una reunión con un cliente - un individuo

Cancelar los costos de tal evento es arriesgado. A pesar de que esto no es un error, es posible que las autoridades fiscales excluyan estos gastos durante la auditoría. El hecho es que el párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia se ocupa de los costos de recibir y prestar servicios únicamente a representantes de otras organizaciones. En este párrafo no se mencionan socios que sean empresarios individuales ni clientes individuales. Formalmente, resulta que los costos de las negociaciones con estas personas no se pueden tener en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta.

Sin embargo, el Ministerio de Finanzas de Rusia ha indicado repetidamente que los gastos de representación también pueden incluir gastos de negociaciones con personas individuales, clientes de la organización (por ejemplo, cartas del 27.05.09 No. 03-03-06/1/351 y del 27.03. 09 No. 03-03- 2/06/64). Después de todo, también es necesario establecer y mantener relaciones comerciales con ellos, lo cual no es menos complicado que con las personas jurídicas.

Reunión de negocios con funcionarios de su propia sucursal.

Los tribunales señalan que los costos asociados con la recepción de empleados de sucursales y divisiones separadas de la organización, aunque llegaron a la oficina central para resolver problemas de producción, no son representativos. Después de todo, estos incluyen exclusivamente los gastos de recepción oficial o servicio de representantes de otras organizaciones o participantes que asistieron a las reuniones del consejo de administración, consejo u otro órgano de gobierno de la empresa (cláusula 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Federación).

En este sentido, los tribunales llegan a la conclusión de que los costos de las negociaciones con representantes de sus propias sucursales no se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Oriental de 11 de agosto de 2006 No. A33 -26560/04-S3-F02-3935/ 06-S1, A33-26560/04-S3-F02-4272/06-S1). Sin embargo, si existen documentos de respaldo y conexiones con las actividades de la organización destinadas a generar ingresos, parece posible reconocer los gastos en disputa en la contabilidad fiscal, por ejemplo, sobre la base del subpárrafo 49 del párrafo 1 del artículo 264 del Código Tributario de la Federación de Rusia como parte de otros gastos justificados.

Negociaciones con una posible contraparte si el contrato no se ha celebrado

Contabilizar los gastos en este caso no es un error. El Código Tributario establece que los gastos de representación incluyen los gastos de recepción y servicio oficial de los participantes en la negociación, cuyo propósito puede ser no solo mantener la cooperación mutua, sino también establecer contactos (inciso 22, inciso 1 y inciso 2, artículo 264 de el Código Fiscal de la Federación de Rusia). Al mismo tiempo, la posibilidad de contabilizar fiscalmente los gastos de entretenimiento en este caso no depende de los resultados de la reunión de negocios.

Los tribunales sostienen un punto de vista similar (resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Central de 27 de agosto de 2009 No. A48-2871/08-18). Los árbitros suelen señalar que los contratos o acuerdos firmados como resultado de negociaciones no se relacionan con documentos primarios y su presencia no es un requisito previo para confirmar los gastos reales de representación incurridos. Esto significa que las autoridades fiscales no tienen derecho a exigir dichos documentos como prueba de estos costes.

Entradas a un concierto, teatro o museo para las personas que participan en las negociaciones.

Los gastos de organización de entretenimiento y recreación, en particular el costo de las entradas a teatros, museos, cines, conciertos, excursiones y otros eventos de entretenimiento, no se aplican al entretenimiento (párrafo 2, párrafo 2, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). ).

Por tanto, dichos costos no reducen la ganancia imponible. El Ministerio de Finanzas de Rusia también señala que los gastos de recepción tipo buffet, actuaciones de artistas y organización de un viaje en barco como parte de un programa de entretenimiento organizado después de la parte oficial no se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta ().

Pago de hotel para socios comerciales fuera de la ciudad o extranjeros

Según el Ministerio de Finanzas de Rusia, los gastos de alojamiento de los invitados que asisten a una reunión oficial no se tienen en cuenta a la hora de calcular el impuesto sobre la renta. Después de todo, este tipo de gastos de entretenimiento no se menciona en el párrafo 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (carta del 01/12/11 No. 03-03-06/1/796). Las autoridades fiscales también comparten el mismo punto de vista (carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 18 de abril de 2007 No. 04-1-02/306@).

Sin embargo, los tribunales permiten el reconocimiento de estos gastos, y muchas veces como parte de los gastos de representación. El concepto de recepción y servicio oficial de socios comerciales no está especificado en el Código Tributario. Estos términos tienen un significado amplio y, en opinión de los jueces, pueden incluir servicios de hotel o la provisión de otras viviendas a una persona que llega de otra ciudad o del extranjero (resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Servicio Federal Antimonopolio de Siberia Occidental de marzo 1, 2007 No. Ф04-9370/2006 (30552-A81-27) y Distrito Noroeste de fecha 17.05.04 No. A56-21571/03).

Otra opción para contabilizar los gastos de manutención de socios comerciales no residentes o extranjeros, respaldada por tribunales de arbitraje, es incluirlos en otros gastos asociados con la producción o las ventas, con base en el inciso 49 del párrafo 1 del artículo 264 del Código Tributario de la Federación de Rusia (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio de Moscú de 23 de mayo de 2011 No. KA -A40/4584-11 y Distrito de los Urales de 8.11.05 No. Ф09-4994/05-С7).

Por lo tanto, si una organización está dispuesta a defender sus intereses ante los tribunales, puede reconocer los gastos de pago de alojamiento de socios comerciales extranjeros o no residentes al calcular el impuesto sobre la renta. Evidentemente, es más fácil catalogarlos como otros gastos justificados, ya que en este caso la empresa no tendrá que elaborar toda una serie de justificantes adicionales.

Falta de presupuesto para el evento.

Esto no es un error, pero la ausencia del documento especificado puede generar desacuerdos con las autoridades fiscales. El problema es que el Código Fiscal no establece una lista clara de documentos que confirmen los gastos de entretenimiento. Solo se puede encontrar una lista aproximada de ellos en las cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia, y en esta lista se menciona la estimación de los gastos de entretenimiento.

Los inspectores locales a menudo insisten en que el paquete de documentos de respaldo recomendado por el Ministerio de Finanzas ruso es obligatorio. En consecuencia, la ausencia de al menos uno de ellos implica la negativa a reconocer los gastos de representación (carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú del 22 de diciembre de 2006 No. 21-11/113019@). Además, las autoridades fiscales suelen exigir que se elabore una estimación para cada evento de entretenimiento por separado.

¿Qué documentos se requieren para confirmar los gastos de hospitalidad?

Según el Ministerio de Finanzas de Rusia, para confirmar los gastos de entretenimiento, la empresa necesitará (cartas del 11.01.10 No. 03-03-06/1/675, del 22.03.10 No. 03-03-06/ 26/4 y de fecha 13.11.07 No. 03-03-06/1/807):

— orden o instrucción del jefe de la organización para realizar un evento representativo;

— estimación de los gastos de representación;

— documentos primarios que confirman la compra de bienes y servicios de terceros utilizados con fines representativos (contratos, facturas, facturas, solicitudes, órdenes de trabajo, actos de trabajo o servicios, facturas, efectivo y recibos de ventas, otros documentos de pago);

— un informe sobre los gastos reales incurridos en eventos de entretenimiento. Refleja los objetivos y resultados de estas actividades y también indica el costo total de su implementación.

Los tribunales llegan a la conclusión de que no es necesaria una estimación para confirmar los gastos de entretenimiento. Después de todo, estos gastos pueden confirmarse mediante otros documentos, principalmente documentos primarios para la compra de bienes y servicios con fines de entretenimiento (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de los Urales de 23 de agosto de 2011 No. F09-4143/11).

La empresa canceló los gastos de entretenimiento que excedieron el estándar.

Supongamos que, considerando que el estándar al final del año será una cantidad grande, la organización ya reconoció el monto total de los gastos de entretenimiento incurridos en el primer trimestre, aunque superó el 4% del monto de los costos laborales de este trimestre. Bajo ninguna circunstancia debes hacer esto.

El monto máximo de gastos de entretenimiento que se puede tener en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta se determina en función de los resultados de cada período de informe (cláusula 2 del artículo 264 y cláusula 3 del artículo 318 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Es decir, se calcula en régimen de devengo desde el inicio del año hasta el final del primer trimestre, el primer semestre del año y los 9 meses del año. El valor final de la norma se determina al final del año calendario, es decir, el 31 de diciembre.

De hecho, los gastos de entretenimiento incurridos en el primer trimestre, pero no reconocidos en este período por exceder el límite, pueden posteriormente incluirse parcial o incluso totalmente en los gastos. Pero antes de que finalice la primera mitad del año, 9 meses o año calendario, no se puede decir con seguridad que esto sucederá.

En consecuencia, con base en los resultados de cada período de reporte, y luego del año, la organización debe calcular el estándar para gastos de entretenimiento y determinar el monto que tiene derecho a tener en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta para el período correspondiente. Es inaceptable el reconocimiento anticipado de los gastos de entretenimiento, por ejemplo, basándose en el fondo salarial del año anterior. Esto se deriva directamente de las normas del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Contabilización de los gastos de entretenimiento del año pasado.

El saldo de los gastos de representación no tenidos en cuenta en el año natural en que se incurrieron no se traspasa al año siguiente. Después de todo, esa posibilidad no está prevista en el Código Fiscal. Además, los gastos de entretenimiento del año en curso se reconocen únicamente para este año (párrafo 3, párrafo 2, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

El párrafo 42 del artículo 270 del Código Fiscal de la Federación de Rusia también establece que los gastos de entretenimiento que excedan su monto máximo para un año calendario no se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta. Esto significa que no hay fundamento legal para posponerlos al próximo año.

Deducción del IVA sobre gastos de hostelería

Es posible una situación en la que una organización haya aceptado para deducción el monto total del IVA relacionado con los gastos de entretenimiento, a pesar de que algunos de ellos no se tuvieron en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta debido al exceso de la norma. Esto sería un error.

Para deducir el IVA sobre gastos de entretenimiento, es necesario cumplir no solo los requisitos generales para el uso de las deducciones, sino también dos condiciones adicionales (cláusula 7 del artículo 171 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

En primer lugar, el IVA sólo se puede deducir de aquellos gastos de entretenimiento que se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta. Por ejemplo, los gastos de organización de entretenimiento, recreación, prevención o tratamiento de enfermedades no se consideran gastos de entretenimiento y no se tienen en cuenta a efectos fiscales. Esto significa que el IVA sobre dichos gastos no es deducible.

En segundo lugar, el IVA sobre los gastos normalizados al calcular el impuesto sobre la renta también está sujeto a deducción en el monto correspondiente a la norma (párrafo 2, párrafo 7, artículo 171 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Resulta que una organización tiene derecho a deducir todo el IVA reclamado sobre gastos de entretenimiento solo si el monto de estos gastos no excede el 4% del fondo salarial para el período del informe. Y solo con la condición de que se cumplan las restantes condiciones necesarias para la deducción del IVA (cláusula 2 del artículo 171 y cláusula 1 del artículo 172 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Si al calcular el impuesto sobre la renta la empresa reconoció solo una parte de los gastos de entretenimiento que no excede el estándar, deduce el IVA sobre ellos en la proporción correspondiente. Al final de los períodos de presentación de informes posteriores del mismo año, es posible que los gastos ya no sean excesivos. En el trimestre en que la organización los reconoce en la contabilidad fiscal, tiene derecho a deducir el IVA sobre los gastos de entretenimiento “adicionales”. El Ministerio de Finanzas de Rusia ahora está de acuerdo con esto (carta del 6 de noviembre de 2009 No. 03-07-11/285).

IVA sobre gastos excesivos de entretenimiento

Si incluye esta cantidad en otros gastos, entonces esto será una violación grave. Los gastos de entretenimiento que excedan el límite establecido del 4 por ciento del monto de los gastos de salario de la organización no se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta (cláusula 42 del artículo 270 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). En consecuencia, el IVA relacionado con ellos no puede incluirse en otros u otros gastos. Además, los importes del IVA indicados no cumplen con los criterios de gasto (cláusula 1 del artículo 252 y cláusula 49 del artículo 270 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). El Ministerio de Finanzas ruso comparte una opinión similar (

Gastos de representación- gastos de una empresa u organización por la celebración de recepciones oficiales de representantes extranjeros, por su asistencia a eventos culturales y de entretenimiento, por el servicio de buffet, por el pago de servicios de traducción.

Composición de los gastos de hospitalidad

A efectos del impuesto sobre las ganancias, los gastos asociados con la realización (cláusula 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) se pueden tener en cuenta como gastos de entretenimiento:

negociaciones con representantes de otras empresas y clientes - particulares. Pueden ser contrapartes que ya trabajan con su organización o contrapartes potenciales;

reuniones de la junta directiva (consejo de supervisión, junta) de su organización.

Dichos gastos incluyen, en particular, los costes de:

organizar una recepción oficial (desayuno, almuerzo, otro evento similar) o una reunión celebrada tanto en el territorio de su organización como fuera de ella, por ejemplo en un restaurante. Al mismo tiempo, también se incluye en los gastos el coste de las bebidas alcohólicas;

para el traslado de los participantes al lugar del evento de entretenimiento y de regreso;

para servicio de buffet durante el evento;

para servicios de traducción durante el evento.

Los gastos de entretenimiento no incluyen gastos de organización de entretenimiento, recreación, prevención o tratamiento de enfermedades.

Documentación de gastos de entretenimiento.

Para confirmar los gastos de entretenimiento, además de los habituales documentos primarios que acrediten los gastos (facturas, actas, etc.), es necesario elaborar un informe del evento, aprobado por el responsable de la organización.

Dicho informe debe indicar:

hora y lugar del evento;

programa de eventos;

composición de los participantes (invitados y anfitriones);

el monto de los gastos de organización del evento.

Si como resultado del evento se concluyeron acuerdos, esto también deberá reflejarse en el informe.

Este informe será prueba de que los gastos incurridos están directamente relacionados con el evento de entretenimiento.

Además del informe, es mejor tener dos documentos más:

orden del responsable de la organización para la realización de un evento representativo. Debe indicar el objeto del evento y los empleados de la organización que deben participar en el mismo;

estimación de costos del evento, aprobada por el responsable de la organización.

Gastos de entretenimiento y

Según párrafos. 22 inciso 1 art. 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, las organizaciones tienen derecho a incluir los gastos de entretenimiento como parte de otros gastos asociados con la producción y las ventas.

Racionamiento de los gastos de entretenimiento.

Los gastos de entretenimiento se tienen en cuenta en otros gastos dentro de la norma: 4% de los costos laborales para el período de declaración (impuesto) en el que se llevó a cabo el evento de entretenimiento (cláusula 2 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Por lo tanto, el tamaño del estándar aumenta durante el año junto con un aumento en los costos laborales.

Por lo tanto, por ejemplo, los costos de realización de un evento de hospitalidad que no están incluidos en los gastos según la norma para el primer trimestre pueden incluirse en los gastos en los siguientes períodos de informe para el impuesto sobre la renta del mismo año o en función de sus resultados. .

Contabilización de gastos de entretenimiento.

En contabilidad, a diferencia de la contabilidad fiscal, los gastos de entretenimiento no están sujetos a racionamiento y se aceptan en su totalidad.

Los costos de eventos de entretenimiento se reflejan como parte de los gastos generales del negocio o gastos de ventas, dependiendo de las particularidades de las actividades de la organización, en correspondencia con las cuentas de liquidaciones o activos materiales y se reflejan en los siguientes asientos:

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