Актом звіряння взаєморозрахунків називають спеціальний документ, у якому між контрагентами зазначено взаємні розрахунки за певний проміжок часу. У програмному продукті під назвою "1С 8.3" акт звіряння можна здійснити буквально за одну хвилину. І що дуже важливо, ця робота не вимагає рутинного збору інформації. А зараз, навівши приклад, розглянемо, як це можна буде здійснити.

У програмі «1С Бухгалтерії 3.0» робимо новий акт звірки

Наприклад, здійснимо звірку по 2014 року між нашим покупцем «Конфетпром» та підприємством «Сервіслог».

В інтерфейсі журнал актів звірки розташований на вкладках під назвою «Продажі» та «Покупки»:

З метою формування нової звірки в журналі потрібно натиснути клавішу «Створити». Після цього відкриється форма нового необхідного документа. Далі – заповнюємо основні реквізити:

Фірма - наша юрособа;

Контрагент – наш клієнт (покупець);

Договір - у разі потреби звірка за конкретною домовленістю (реквізит не обов'язково);

Період - за які саме дати здійснюється звіряння;

Звірка узгоджена - прапор, унеможливлює зміну документа.

Після заповнення головних полів, перегляньте вкладку з ім'ям «Рахунки обліку розрахунків», яка за замовчуванням заповнена необхідними значеннями.

Проте, якщо на підприємстві використовуються якісь інші рахунки обліку - обов'язково потрібно додати їх до списку:

Остання вкладка з налаштуваннями «Додатково» виглядає так:

Тут зазначаються такі параметри:

Представники контрагента та підприємства - особи, підписи яких будуть зазначені на друкованій формі акта звірки;

Розбити за укладеними домовленостями (договорами) - прапор, у друкованій формі «1С» дає можливість у розріз договорів побачити розбивку взаєморозрахунків;

Виводити повні назви кожного з документів – якщо галочка встановлена, то назва в акті звірки виглядатимуть «Надходження на розрахунковий рахунок». Якщо цього не встановлено, то просто «Оплата».

Як у «1С» заповнити акт?

А зараз переходимо до заповнення інформації про взаєморозрахунки. З цією метою в програмному продукті існує дві вкладки - "За даними контрагента" та "За даними організації" (наша облікова інформація).

Щоб заповнити інформацію нашого підприємства, є можливість скористатися клавішею з ім'ям «Заповнити за даними бухгалтерського обліку»:

Згідно з домовленістю з контрагентом, існує можливість заповнити вкладку під назвою «За даними контрагента» з нашої інформації, використовуючи аналогічну кнопку.

Після заповнення необхідних даних за допомогою клавіші «Записати» необхідно записати документ. Тепер цей документ існує можливість роздрукувати:

Після звіряння акта звіряння у свого контрагента потрібно правильно встановити галочку з ім'ям «Звірка узгоджено». Після його встановлення коригування документа здійснити неможливо.

КА 1.1

Акт звірки взаєморозрахунків часто потрібний як у бухгалтерському обліку, так і в управлінському. 1С врахувала цю потребу у своїх програмних продуктах.

У програмі можна створити документ Акт звіряння. Причому дані бухгалтерського та управлінського обліку можна звіряти в контрагентами незалежно. Дивимося докладно, як це зробити для УТ 10.3, УПП та Комплексної автоматизації 1.1. Повірте, тут також є свої хитрощі. І невелика історія з життя наприкінці.

Де знайти документ Акт звірки взаєморозрахунків.

Якщо ми дивимося з Повного інтерфейсу, то

• для УПП та Комплексної автоматизації: Документи - Управління продажами або Управління закупівлями - Акт звірки взаєморозрахунків,
• для Управління торгівлею акт звіряння в Повному інтерфейсі доступний тільки в меню Продажі: Документи - Продажі - Акт звіряння взаєморозрахунків. Зате він присутній в обох спеціалізованих інтерфейсах, Управління продажами та Управління закупівлями, у меню Взаєморозрахунки.

Налаштування відборів для заповнення Акту звіряння взаєморозрахунків

Створимо новий документ Акт звірки:

У мене за замовчуванням заповнилася Організація та Валюта з налаштувань користувача. Ці поля є обов'язковими для заповнення. Причому організація є обов'язковою навіть у випадку, коли ви плануєте робити звірку за даними управлінського обліку.

У цьому випадку значення за замовчуванням мене не влаштовують, і я їх поміняю:

Зверніть увагу на поля підсвічені червоним: Контрагент та Дата закінчення періоду звіряння. Ці поля є обов'язковими для заповнення:

А ось Договір – не обов'язковий. Можна проводити звірку в рамках одного договору, а можна загалом – за всіма договорами контрагента.

На жаль, немає можливості зробити звірку за списком договорів. Це часто буває потрібно у випадках, коли довідник договорів використовується нестандартним чином. Наприклад, потрібно окремо враховувати основний договір та додаткові угоди. А звіряння розрахунків потрібно зробити за всім договором.

Для УПП та Комплексної автоматизації 1.1 доступний додатковий відбір, який частково рятує у цій ситуації: закладка Рахунку обліку розрахунків. Ця закладка дозволяє відібрати рахунки обліку розрахунків, за якими проводиться звірка.

Тобто можна, наприклад, звіритися тільки за рахунком 62 - розрахунки з покупцями і виключити рахунок 76 - інші розрахунки.

ВАЖЛИВО! Валюта не заповнюється звично по валюті обраного договору, але є обов'язковим відбором. Вам доведеться формувати окремі акти звіряння, якщо договори з контрагентом у вас у різній валюті.

Якщо договір буде в іншій валюті, то дані щодо нього просто не будуть заповнені в табличній частині акта звірки.

Додаткові можливості

Початкову дату періоду звіряння вказуємо, якщо потрібно зробити звіряння за певний період. Наприклад, вже були звіряння з цим контрагентом і треба звірити розрахунки лише за минулий період.

А ще в шапці Акту звіряння є поле Угода - звіряння можна зробити в рамках окремого замовлення або рахунку. Це можна зробити, якщо взаєморозрахунки ведуться не за договором загалом, а відповідно на замовлення або рахунки. Якщо вибрати договір із веденням взаєморозрахунків "за договором в цілому", то поле Угода стане недоступним.

Заповнення табличної частини акта звірки

Переходимо до заповнення табличної частини документа. Це зручно зробити на кнопці Заповнити:

Тут є два варіанти заповнення

• за даними управлінського обліку
• за даними бухгалтерського обліку

Навіщо два варіанти заповнення? У чому різниця?

Найчастіше виникають ситуації, як у управлінському обліку може бути враховані якісь додаткові взаєморозрахунки які стосуються конкретної організації з погляду бухгалтерського обліку, але з управлінських позицій які стосуються відповідного договору чи угоді.

Я створила невеликий приклад:

1. Надходження товарів та послуг.

2. Часткова оплата за Надходження товарів та послуг.

3. Документ Надходження додаткових витрат тільки в управлінському обліку.

Дивимося заповнення з бухгалтерського обліку:

та варіант з управлінського обліку:

Щоб звірити дані свого обліку з контрагентом, необхідно перейти на закладку "За даними контрагента" та ввести дані обліку контрагента. Закладку можна заповнити за кнопкою:

У цьому випадку на цю закладку будуть перенесені дані із закладки. За даними організації. Якщо в акті звіряння з контрагентом зафіксовані розбіжності, дані контрагента можна відкоригувати. І так і кинути. Акт звіряння можна погодити з розбіжностями:

І останнє: після того, як дані будуть узгоджені з контрагентом, слід встановити прапор Звірка узгоджено. Ця ознака захищає дані документа від випадкової зміни.

Друк Акта звірки з 1С

Зверніть увагу, що при заповненні за даними бухгалтерського обліку реквізити документів для друку потрібно заповнювати вручну. Тому деякі бухгалтери використовують заповнення з управлінського обліку, особливо коли немає відмінностей, щоб не витрачати час на виправлення номерів документів.

Для заповнення підписувачів у друкованій формі акта можна скористатися закладкою "Додатково". Там є спеціально призначені для цього поля:

Друкована форма набуде вигляду:

Історія на хід ноги

Був випадок у Актом звірки. Справа в тому, що програма дуже несподівано поводиться при ордерній схемі складського обліку.

Мається на увазі, що фінансові документи та документи складського руху в цій схемі рознесені. Тобто, наприклад, Реалізація товарів та послуг – фінансовий документ. А Видатковий ордер на товари, начебто - суто управлінський. Реєструє, що товар фактично зменшився зі складу.

У самої схеми в 1С передбачено 2 варіанти: по одному Реалізація товарів та послуг у бухгалтерському обліку товар списує на

- Взаємна форма обміну інформацією між . Своєчасне формування документа дозволяє виявити помилки в обліку обох сторін, а також перевірити стан оплати за наданими послугами чи відвантаженими товарами.

Обробкою може скористатися будь-яка особа в організації, яка має відповідний доступ до робочої області. Виведення даних здійснює на основі первинних операцій, занесених до бази відповідальними особами.

Де знайти такий АС

Існує кілька способів виклику роботу обробки формування звірочного акта. За першим алгоритмом оператор (бухгалтер) облікової програми повинен пройти по меню 1С в «управлінням продажами», далі перед користувачем випадає реєстр вже сформованих в обліковій системі актів звірок, які пройшли реєстрацію та були надіслані на адресу контрагента. Роботу можна провести як у готовому документі, так і сформувати новий.

Залежно від версії бухгалтерської програми та типу господарюючого суб'єкта акт звірки може бути у вигляді окремої розробки у розділі «обробки». Нерідко в ліцензійному пакеті організації немає такого звіту, у зв'язку з чим його може розробити обслуговуюча організація під особливості та потреби підприємства. Обробка зберігатиметься в програмній папці системи, викликатиметься за пунктами меню. Якщо акти звіряння відсутні в стандартній ієрархії, можна викликати її через шлях її знаходження. Тиснуть «Файл», далі «відкрити» і звертаються до місця, де знаходиться обробка. Найчастіше розташування мережного файлу.

Як зробити акт звіряння в 1С

Варіантів тут чимало. Все залежить від того, які завдання стоять перед виконавцем. Практика суб'єктів господарювання зазвичай передбачає групову обробку, тобто задається створення квартальних нових документів за всіма контрагентами. Найчастіше груповим формуванням займається головний бухгалтер чи спеціаліст підтримки.

Необхідність створення акту звірки буває викликана запитом співробітників самої організації (повторне повідомлення) чи проханням контрагента створити документ із певними параметрами. Наприклад, це може бути рік або п'ять місяців поточного податкового періоду. Користувач програми задає необхідні параметри, такі як період, сторони угоди (у власній організації може бути кілька найменувань, якщо це фінансова група та споживач послуг), договір (якщо необхідна вибірка) та валюта розрахунків.

Версії 8.3 та 8.2

Основною відмінністю нової версії платформи є покращений інтерфейс програми. Якщо «дістатись» до акту звірки в 1С 8.2 можна було через пункт меню «продажу», то в 1С 8.3 користувач викликає цю опцію через поле розрахунки з контрагентами.

Після запуску обробки з'являються аналогічні табличні форми, які підлягають заповненню.

Акт звіряння взаєморозрахунків у 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 с зразком заповненняпоказаний у даному відео:

Версія 7.7

Для коректної роботи з обміну документами між суб'єктами господарювання необхідна наявність програмної компоненти з модулями оперативного обліку. Обробка, на відміну від оновлених версій, відрізняється простотою форми і тим, що до звіту потрапляють лише операції з рахунків 60 та 62 відповідно.

Для цілей управлінського обліку використовувати таку обробку не вдасться.

УТ 10.3

Версія програми «1С: Управління торгівлею» має розширену функціональність. Акти звіряння викликаються відповідною обробкою, налаштовуються користувачем перед виведенням на друк або автоматичною відправкою контрагентам через спеціальні модулі. Зовнішній вигляд звітів залежить від того, на якій платформі працює управлінська програма, 8.2, 8.3 тощо.

1С: Торгівля

У цій версії програмного забезпечення роботи з актами звірок необхідно знати деякі особливості модуля. Звіт формується з обробки, яка стандартно перебуває у директорії ExtForms. Викликати обробку можна за допомогою пункту меню «Відкрити». Після першого відкриття модуля шлях стає доступним у нижній частині списку команд.

Якщо правильно розпакувати акт звірки в каталог бази, виклик обробки стає доступним за меню «Сервіс», далі «Додаткові можливості». Перед формуванням користувач уточнює запит щодо полів: «фірма», «контрагент», «договір», «період».

Як викликати акт звірки

УТ

Простота та функціональність цієї програми дозволяє досить швидко орієнтуватися користувачам. У вікні запущеної програми необхідно натиснути на пункт меню «Додаткові звіти та обробки, далі «Звірка взаєморозрахунків». Кілька налаштувань користувача і форма готова до виведення на друк на основі актуальних даних.

Співробітники підрозділів бухгалтерського обліку мають традицію: щороку, станом на 31 грудня вони складають акти звірки розрахунків. Ця традиція обумовлена ​​обов'язком проведення щорічної інвентаризації активів та зобов'язань, у тому числі й інвентаризації розрахунків. ст. 203 ЦК України,його підписання перериває протягом строку позовної давності заборгованості.

*п. 27 Наказу Мінфіну Росії від 29.07.1998 N 34н (ред. Від 29.03.2017) «Про затвердження Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації»; Наказ Мінфіну РФ від 13.06.1995 N 49 (ред. Від 08.11.2010) «Про затвердження Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань».

Організація має право за власною ініціативою або відповідно до умов договору оформляти Акт звірки станом на будь-яку дату.

Щоб не витрачати час на ручне заповнення форм Актів звіряння (до речі, форма Акту звіряння не затверджена чинним законодавством та може бути розроблена організацією самостійно, що підтверджує Лист Мінфіну від 18 лютого 2005 р. N 07-05-04/2), розробники «1С:Бухгалтерія» 3.0 передбачили можливість автоматичного формування документа, що розглядається.

Як зробити акт звіряння в 1С?

Для створення Акту звіряння необхідно у розділі Продажіабо ПокупкиПерейти за посиланням Посилання з обох розділів звертаються до одного довідника.

У відкритому довіднику натиснути кнопку «Створити»:

Заповнення документа

У шапці документа необхідно заповнити такі поля:

• Організація;
• Контрагент;
• Валюта звірки (навіть якщо договір у валюті, але в даному полі проставити значення – «руб.», Акт звірки буде складено в рублях, а в кожному рядку, як довідка, буде вказана сума у ​​валюті договору);
• Договір (якщо залишити це поле порожнім, Акт звірки буде сформовано за всіма договорами з контрагентом);
• період.

Поля Номері Датазаповнюються автоматично під час запису документа, за потреби Датуможна ввести вручну.

Далі необхідно заповнити інформацію в закладці Рахунки обліку розрахунків. За замовчуванням у закладці заповнені основні рахунки розрахунків. За необхідності, використовуючи чек-бокс Бере участь у розрахункахабо Додавши/видавши рядки, можна сформувати власний список рахунків розрахунку.

Наступний етап: Закладка Додатково.Вибираємо Представників сторінз відповідних довідників (Представник організації – Довідник Фізичні особиа; Представник контрагента – Довідник Контактні особи).

Редагуємо вигляд Друкована форма,шляхом встановлення необхідних прапорців:

• Розбити за договорами(прапорець активний лише за наявності порожнього поля Договір) – у друкованій формі дані Акту звірки будуть розбиті за кожним договором з контрагентом. Якщо цей прапорець не встановлено, у друкованій формі інформацію буде виведено за всіма договорами у хронологічному порядку;
• Виводити повні назви документів– якщо прапорець не встановлений, до друкованої форми буде виведено назви операцій (оплата, продаж тощо), номер та дата документа. Якщо прапорець встановлений, у форму вийдуть повні назви документів (Надходження на розрахунковий рахунок, Реалізація (акти, накладні) тощо), номер та дата документа;
• Виводити рахунки-фактури– встановлення прапорця відобразить у друкованій формі, у графі Документ, інформацію про номер та дату рахунку-фактури.

Важливо!Встановлення або зняття будь-якого з трьох прапорців призведе до обов'язкового очищення табличних частин документа.

Після заповнення перерахованих вище розділів, необхідно перейти до розділу За даними організаціїта заповнити табличну частину.

Вибір заповнення За нашою організацією та контрагентомзаповнить дзеркально обидві частини Акту звіряння. Заповнення Тільки по нашій організаціїзалишить бік контрагента порожнім.

При необхідності, як у розділі За даними організації, так і в розділі За даними контрагента,можна внести зміни до табличної частини вручну (додати/видалити рядки, змінити суму дебету/кредиту). Після встановлення прапорця Звірка узгодженоу шапці документа блокується можливість редагування документа. Залишки на початок або кінець періоду редагування не підлягають.

Внизу документа розміщено поле для додавання коментаря – заповнення не обов'язкове.

У шапці документа розміщено кнопку Скріпка, за допомогою якої до документа можна приєднати файл, наприклад, скан підписаного Акту звірки.

Під визначенням «Акт звіряння» мається на увазі спеціально розроблений документ, В якому відображається стан взаєморозрахунків між безпосередніми контрагентами за вказаний проміжок часу.

Якщо ж пошук здійснюється з головного меню, то можна знайти:

1. Для УПП та Комплексної автоматизації пошук полягає в наступному: вибирається категорія «Документи», далі слід вибрати «Управління продажами» або «Управління закупівлями», а після «Акт звіряння взаєморозрахунків».
2. Для «Управління торгівлею» акт звіряння є відкритим виключно у головному меню «Продажі». Пошук здійснюється за принципом: потрібно зайти до «Документів», потім вибрати із запропонованого переліку «Продажі», а після «Акт звіряння взаєморозрахунків». Причому варто зазначити, що є в так званих спеціалізованих інтерфейсах «Управління продажами» та «Управління закупівлями», у підкатегорії меню «Взаєморозрахунки».

Додатково слід звертати увагу на те, що можна знайти і через вбудований універсальний пошук: необхідно натиснути «Операції», із запропонованого переліку вибрати «Документи», а потім натиснути на «Акт звіряння».

створення

Для можливості формування акту звірки у категорії «Покупки та продажі» розроблено спеціальне гіперпосилання під назвою «Акт звіряння розрахунків». Її можна знайти в підкатегорії «Здійснення розрахунків із контрагентами».

При її натисканні у журналі можна побачити всю необхідну документаціющодо цих цілей. Для можливості формування нової звірки слід натиснути на клавішу «Створити», яка розташована на панелі трохи вище за сам журнал. У верхній частині документації слід заповнити всі наявні реквізити.

Всі обов'язкові поля для заповнення підкреслені червоною рисою:

1. «Контрагент». Під цим мається на увазі вказівку компанії або індивідуального підприємця, з яким виникла необхідність звіряння. У разі йдеться про постачальників чи покупців.
2. «Договір». Реквізити підлягають вказівці за необхідності. Якщо графу залишити незаповненою, у друкований варіант форми перенесуться рухи щодо всіх існуючих угод із зазначеним контрагентом. Іншими словами, буде занесено всю інформацію без будь-яких фільтрів.
3. «Період». З назви нескладно здогадатися у необхідності вказівки тимчасового періоду, протягом якого здійснюється звірка.
4. Графи «Компанія»і «Валюта»схильні до автоматичного заповнення, що безпосередньо залежить від наявних налаштувань довідників. При необхідності дані довідники можна змінити без будь-яких складнощів.

Якщо користувач 1С поставить позначку у графі «Звірка узгоджено», надалі внести будь-які корективи буде неможливо. Позначку обов'язково слід ставити лише після узгодження кінцевих результатів із безпосередніми постачальниками чи покупцями.

Крім самої «шапки» для достовірного формування акта виникає необхідність зазначення деяких відомостей у підрозділах форми, а саме:

Власне на цьому передбачені стандартні можливості акта, що розглядається, в 1С Бухгалтерії завершуються. При необхідності в розробці чогось додатково рекомендується звертатися до відповідних фахівців, які за певну плату зроблять все як потрібно.

За великим рахунком, ці підрозділи можна залишити як є. Багато в чому це пов'язано з тим, що друкований варіант дозволяє формувати і без поділу за угодами, а виключно за вказаними рахунками з наявністю порожніх рядків у тих місцях, де мали відображатися ініціали законних представників обох компаній.

Однак у такому разі виникне необхідність у зазначенні цих відомостей кульковою ручкою, що тягне за собою додаткові тимчасові витрати.

Заповнення

У категорії «За даними компанії» слід натиснути клавішу «Заповнити», а потім вибрати «Заповнити на підставі відомостей з бухгалтерського обліку». Таким чином, система в автоматичному режимі сформує та вкаже необхідні відомості до таблиці рядків з відображенням первинної документації та відповідних сум.

Варто зазначити, що друкований варіант форми обов'язково включає відомості щодо взаєморозрахунків, сум, оборотів і кінцевих сальдо. Вона поділяється на кілька частин:

• за відомостями самої компанії(дана частина підлягає заповненню виключно довіреною особою організації, яка займається формуванням акта, що розглядається);
• за відомостями, наданими контрагентом(Варто пам'ятати, що ця частина підлягає заповненню безпосереднім постачальником чи покупцем).

Допускається можливість сформувати друкований варіант форми акта, що розглядається, шляхом натискання на відповідну кнопку, а можна і просто зберегти документ (досить натиснути на кнопку з відображенням дискети).

Для користувачів доступні такі формати, як:

• Microsoft Word та Excel;
• текстовий варіант документа;
• веб-сторінка і так далі.

Потрібно попередньо узгодити питання з безпосереднім постачальником чи покупцем (протилежною стороною) щодо того, у якому форматі потрібно зберегти документ. На сьогодні користується популярністю формат Excel, оскільки у ньому найкомфортніше працювати як представникам організації, і постачальникам чи покупцям.

Наприкінці залишається лише підписати документ і перенаправити постачальнику чи покупцю з подальшої перевірки.

Дозволяється можливість пересилання файлу у форматі Excel для того, щоб він зміг заповнити свою частину документації наявними відомостями. Це робиться з тією метою, що за наявності будь-яких розбіжностей немає потреби у роздрукуванні документа та повторному його підписанні.

Якщо всі зазначені відомості збіглися (як самої фірми, і постачальника чи покупця), причому документ підписаний без будь-яких неточностей, у верхній його частини потрібно поставити позначку на «Звірка узгоджена», потім обов'язково зберегти і упаковать.

У ситуації, коли в цьому акті є які-небудь неточності (розбіжності), в обов'язковому порядку спочатку слід знайти наявну помилкув обліку самої компанії або безпосереднього постачальника чи покупця та внести відповідні зміни.

На підставі внесених змін слід повторно відкрити документ у 1С Бухгалтерія, перейти до розділу «За даними контрагента», вказати все в точній відповідності до граф, а на етапі завершення роздрукувати акт і направити постачальнику або покупцю.

Після того як буде отримано підписану документацію, акт слід зберегти в 1С від можливого форматування шляхом проставлення відповідної позначки навпроти «Звірка узгоджено».

Друк

Необхідний акт вже повністю сформовано та підписано. Щоб роздрукувати сформований акт і подивитися на нього в роздрукованому вигляді, достатньо натиснути клавішу «Друк» у верхньому кутку форми.

Крім відомостей щодо функцій у меню, допускається можливість виведення з відповідним підписом та печаткою. Для цього достатньо буде натиснути на клавішу «Друк», але тільки вибрати з запропонованого переліку однойменний пункт.

Формування аналізованого акта практично займає багато вільного часу. Більше того, зрозумілий інтерфейс 1С Бухгалтерії дозволяє легко вказувати всі необхідні відомості і вносити в них будь-які корективи.

Детальна інструкція від Школи 1С представлена ​​нижче.