Lista de registros contábeis. Registros contábeis, seus tipos e classificação. Contabilidade de ativos fixos

As informações que devem ser refletidas nas contas contábeis, contidas nos documentos primários aceitos para contabilização, são necessariamente acumuladas e sistematizadas. As informações contábeis são registradas manualmente ou por meio de ferramentas de automação. Para tanto, são utilizados registros contábeis - tabelas de formato especial destinadas ao registro de transações comerciais, um dos meios mais importantes de contabilidade. O conteúdo dos documentos neles contidos é agrupado de acordo com características homogêneas no contexto dos indicadores contábeis estabelecidos. O registo das transações comerciais nos registos contabilísticos é utilizado para a gestão diária das atividades financeiras e económicas da organização e para a preparação das demonstrações financeiras.

Os formulários de registros contábeis são desenvolvidos e recomendados pelo Ministério das Finanças da Federação Russa, órgãos aos quais é concedido o direito de regular a contabilidade pela legislação federal, bem como organizações sujeitas à sua conformidade com os princípios metodológicos gerais de contabilidade.

As transações comerciais são refletidas nos registros contábeis em ordem cronológica. Eles são agrupados de acordo com as contas contábeis correspondentes. As pessoas que compilaram e assinaram os registros contábeis são responsáveis ​​pela exatidão dos dados refletidos. O conteúdo dos registros contábeis e dos relatórios contábeis internos é segredo comercial. Os auditores fiscalizadores e outras pessoas que receberam demonstrações financeiras ou outra documentação são obrigados a manter segredos comerciais.

A Lei “Sobre Contabilidade” estabelece uma lista de dados obrigatórios para registros contábeis:

1. registrar nome;
2. nome da entidade económica que elaborou o registo;
3. a data de início e término da manutenção do cadastro e (ou) o período para o qual o cadastro foi compilado;
4. agrupamento cronológico e (ou) sistemático de objetos contábeis;
5. a mensuração monetária dos objetos contábeis com indicação da unidade de medida;
6. nomes dos cargos das pessoas responsáveis ​​pela manutenção do cadastro;
7. assinaturas dos responsáveis ​​pela manutenção do registo, indicando os seus apelidos e iniciais ou outros dados necessários à identificação dessas pessoas.

O registo contabilístico é elaborado em papel e (ou) sob a forma de documento eletrónico assinado com assinatura eletrónica.

Os formulários dos registos contabilísticos devem ser aprovados pelo responsável da entidade económica por recomendação do responsável pela manutenção dos registos contabilísticos.

Não são permitidas correções no registro contábil que não sejam autorizadas pelos responsáveis ​​pela manutenção do registro especificado; qualquer correção deve conter a data da correção, bem como as assinaturas dos responsáveis ​​pela manutenção deste registro, indicando seus sobrenomes e nomes; iniciais.

Classificação dos registros contábeis

Os registros contábeis são classificados de acordo com sua aparência, natureza dos registros contábeis, conteúdo, forma de representação gráfica e métodos de preenchimento.

De acordo com sua aparência, os registros contábeis são divididos em livros, cartões e folhas livres.

Os livros contábeis são tabelas contábeis dobradas (folhas de papel) e, via de regra, são encadernados. Todas as páginas do livro são numeradas, e ao final é colocada a assinatura do contador-chefe e indicado o número total de páginas numeradas.

Se o livro for um registro cronológico, os lançamentos nele são feitos sequencialmente, sem pular páginas. Nos livros que funcionam como registros sistemáticos, é aberta uma página separada ou um determinado número de páginas para cada conta sintética ou analítica, dependendo do volume esperado de registros.

Esses livros devem ter um índice. Todas as organizações são obrigadas a manter registros detalhados das transações na conta “Dinheiro” no livro (dinheiro).

Às vezes, os livros são usados ​​​​para contabilização de ativos fixos objeto por objeto. As operações de conteúdo homogêneo são agrupadas em contas contábeis sintéticas. Por exemplo, o razão geral.

O uso de livros muitas vezes é inviável, pois dificulta o uso da tecnologia informática, por isso são utilizados cartões e folhas soltas.

Os cartões são folhas separadas, forradas para fins contábeis, feitas de papel ou papelão de tamanho padrão, o que permite armazená-los em caixas especiais trancadas. Uma coleção de cartões com a mesma finalidade é chamada de índice de cartões. Os cartões (conjunto de cartões) são divididos nas seções necessárias por meio de divisórias de papelão, às quais são fixados ponteiros de metal (indicadores).

cores e tamanhos diferentes indicando o código, nome da conta e outras designações necessárias, o que garante que o cartão desejado possa ser encontrado rapidamente no índice de cartões.

Cada arquivo de cartão é atribuído a um contador específico que é responsável pela segurança dos cartões e pela veracidade dos lançamentos neles feitos. Fora do horário comercial, o arquivo é trancado com chave. Cada cartão recém-preenchido é registrado em um cadastro especial, onde é atribuído um número de série, permitindo verificar a disponibilidade de todos os cartões a qualquer momento.

A utilização de cartões contribui para a introdução de ferramentas mecanizadas de contabilidade. Eles são muito convenientes para copiar registros e todos os tipos de agrupamentos de credenciais. A desvantagem dos registradores de cartões é que, se desejado, eles podem ser facilmente removidos do arquivo de cartões e substituídos por outros.

Os cartões também podem ser perdidos. A verificação sistemática dos cartões usando o registro permite detectar prontamente sua perda. Os mais comuns são três tipos de cartões: cartões contratuais (possuem colunas de débito e crédito); material (possuem colunas de recebimento, despesa e saldo de bens materiais indicando preço, quantidade e valor); multicoluna, composta por várias colunas.

Com base na natureza dos registros contábeis, os registros contábeis são divididos em cronológicos, sistemáticos e combinados.

Nos registros cronológicos, os documentos contábeis são registrados na ordem em que são recebidos, sem lançamento nas contas. O registo cronológico é efectuado em diários ou registos especiais e tem por objectivo garantir o controlo da segurança dos documentos recebidos pela contabilidade e a correcção dos lançamentos nos mesmos; Em certa medida, a finalidade do registo cronológico é cumprida pelo diário de aceitação de documentos e registo de números de controlo, que é mantido nas estações de contagem automática para registar os documentos recebidos para processamento. Este diário registra a data de recebimento dos documentos na estação de contagem da máquina, sua quantidade e o valor de um grupo (pacote) de documentos semelhantes. Contém o recebimento dos documentos pelo cliente após terem sido processados ​​na estação de contagem da máquina. O registro cronológico também é utilizado para fazer consultas (por exemplo, diário de registro, livro caixa, registro de mercadorias recebidas, registro de cartões de estoque para contabilização de ativos fixos).

Nos registros sistemáticos, as transações comerciais de conteúdo econômico homogêneo são agrupadas em contas sintéticas e analíticas. Um exemplo seriam registros para contabilidade de custos por objetos de cálculo, contabilidade objeto por objeto de ativos fixos, etc. O registro sistemático da contabilidade sintética é o razão geral, ou seja, o cadastro principal no qual se concentram os dados totais de todas as contas.

Os registros combinados combinam registros cronológicos e sistemáticos. Um exemplo é o livro de diário principal, bem como a maioria dos diários e extratos de pedidos.

São abertos registros contábeis sintéticos para manutenção de contas sintéticas (sem texto explicativo, indicando apenas a data, número e valor do lançamento contábil). Às vezes, é fornecido um breve texto explicativo (por exemplo, um registro de documentos contábeis, um razão geral e um diário geral). Os lançamentos nos registros contábeis sintéticos geralmente são feitos não de acordo com documentos individuais, mas de acordo com um conjunto de documentos homogêneos, previamente agrupados.

Nos registros analíticos, cada operação individual é registrada com a completude necessária, e em termos de valores materiais - em medidas naturais e monetárias. Ao contrário dos registros sintéticos, muitas vezes é fornecido aqui um texto explicativo, revelando o conteúdo das operações. Os registros contábeis analíticos levam ao desenvolvimento de algum tipo de conta sintética.

De acordo com sua estrutura, os registros analíticos são divididos em unidirecionais, bidirecionais, multigráficos, lineares e xadrez.

Os registros unidirecionais são vários cartões para registro de bens materiais, liquidações e outras operações. Eles combinam colunas separadas de entradas de débito e crédito. A contabilização é realizada em uma folha em dinheiro, em espécie ou simultaneamente em ambos os contadores. Os registros unilaterais são utilizados na contabilidade sintética e analítica e têm o seguinte formato:

Um exemplo de registro unidirecional é um livro caixa.

Os registros frente e verso são usados ​​​​principalmente para manter registros em livros. A conta é aberta em duas páginas desdobradas do livro (na página esquerda - débito, na direita - crédito). Os registros bidirecionais são usados ​​na contabilidade sintética e analítica somente quando feitos manualmente. Possuem espaço para registro do texto das transações. O registro bidirecional tem o seguinte formato:

Débito				Crédito
data	№	Texto da operação	Soma	data	№	Texto da operação	Soma

Os registros multigráficos são usados ​​para refletir indicadores adicionais na contabilidade analítica. Em particular, a contabilização da movimentação de materiais é refletida para a organização como um todo, bem como no contexto de pessoas financeiramente responsáveis ​​individuais, os custos são registrados para a organização, divisões e por itens de custo, etc.

Os registros lineares são um tipo de registros polígrafos. Aqui, cada conta analítica é refletida em apenas uma linha, tornando possível dividir a conta sintética em um número ilimitado de contas analíticas, o que é impossível com gráficos verticais. Por exemplo, no diário de ordem de crédito da conta 71, cada adiantamento emitido a uma pessoa responsável e todos os cálculos do adiantamento são refletidos em uma linha separada.

Registros de xadrez. Em registos deste tipo, pode limitar-se a registar apenas movimentos de crédito (ou apenas débito) com agrupamento por contas correspondentes, o que permite registar simultaneamente movimentos em contas de débito e crédito por dupla entrada numa única etapa de trabalho. Essa construção de registros contábeis é usada na forma de contabilidade de ordem de diário. Um exemplo seria um razão geral onde cada valor é registrado na intersecção de uma linha e uma coluna.

Requisitos para manutenção de registros contábeis

As transações comerciais devem ser refletidas nos registros contábeis em ordem cronológica e agrupadas de acordo com as respectivas contas. O correto reflexo das transações comerciais nos registros contábeis é assegurado pelas pessoas que os compilaram e assinaram.

Quando armazenados, os registros contábeis devem ser protegidos contra correções não autorizadas. O conteúdo dos registros contábeis e das demonstrações financeiras internas é segredo comercial e, nos casos previstos na legislação da Federação Russa, segredo de Estado. As pessoas que têm acesso às informações contidas nas demonstrações financeiras são obrigadas a manter segredos comerciais e de Estado. Pela sua divulgação, eles assumem a responsabilidade estabelecida pela legislação da Federação Russa.

Os lançamentos nos registros contábeis são feitos a tinta ou caneta esferográfica (nos casos em que seja necessário ter várias cópias, são feitas cópias, por exemplo, quando se utilizam máquinas de calcular e escrever, pois a utilização de tais meios facilita o trabalho dos contabilistas ). As inscrições devem ser concisas, claras, claras, legíveis, sem rasuras ou rasuras. Você não pode fazer entradas acima ou entre linhas. O método de registro nos registros contábeis pode ser linear-posicional ou tabuleiro de xadrez.

O método de registro posicional linear é usado para contabilizar liquidações com compradores, fornecedores e empreiteiros, com responsáveis, etc. Com este método, o giro de débito e crédito é refletido em uma posição (linha), o que permite identificar contas a receber ou a pagar. Por exemplo, um pedido de diário para a conta 71 “Acordos com pessoas responsáveis”.

No caso de um formulário de registro de xadrez, uma transação comercial é registrada simultaneamente no débito e no crédito das contas, uma vez. Por exemplo, no pedido de diário nº 1 para a conta 50 “Caixa”, tal lançamento permite determinar, controlar e analisar a transação comercial concluída através da correspondência de contas.

Após o registro das transações comerciais nos registros contábeis, ao final do mês, os resultados são somados para cada coluna. Os registos finais dos registos sintéticos e analíticos devem ser conciliados por comparação das folhas de rotatividade, ou de outra forma, e lançados no Razão.

Após aprovação do relatório anual, os registos contabilísticos são agrupados, encadernados e depositados no arquivo corrente da organização.

Maneiras de corrigir lançamentos contábeis errados

As regras de correção de erros e o procedimento de divulgação de informação sobre erros na contabilidade e reporte das organizações são regulados pelo Regulamento Contabilístico “Correcção de Erros na Contabilidade e Reporte” (PBU 22/2010), aprovado por Despacho do Ministério das Finanças de Rússia datada de 28 de junho de 2010, nº 6Zn. O Regulamento estabelece regras gerais para a correção de erros cometidos durante a contabilidade, dependendo do momento em que foram descobertos.

Um erro é uma não reflexão ou reflexão incorreta dos fatos da vida econômica, cujas razões são:

• cálculos incorretos;
• interpretação e aplicação incorretas das políticas contábeis da organização;
• avaliação ou classificação imprecisa dos fatos da atividade econômica;
• utilização incorreta de informações disponíveis na data de assinatura das declarações;
• aplicação incorreta de leis e regulamentos contábeis;
• ações desonestas de funcionários da empresa.

Um erro é considerado significativo se, individualmente ou em combinação com outros erros para o mesmo período de relato, puder afetar as decisões económicas dos utilizadores que estes tomam com base nas demonstrações financeiras.

Caso o erro não atenda aos critérios de materialidade estabelecidos pela organização, será considerado insignificante.

Os erros identificados e suas consequências estão sujeitos a correção obrigatória.

Erros podem ser cometidos no texto da transação e levarão a lançamentos contábeis incorretos e em números (os mais comuns). Muitas vezes um contador, tendo registrado um valor no débito de uma conta, esquece de registrá-lo como crédito em outra conta, ou, ao contrário, tendo registrado o valor no diário, esquece de lançá-lo nas contas. Às vezes, depois de preencher os registros contábeis sintéticos, o contador se esquece dos analíticos. Para corrigir erros identificados na contabilidade, vários métodos são utilizados: correção, estorno e lançamentos adicionais.

O método corretivo (do latim correctio - correção) consiste em riscar o texto ou valor incorreto e escrever acima o texto ou valor correto. Riscar é feito com uma linha para que o que foi riscado possa ser lido. Neste caso, deve-se riscar todo o valor, mesmo que haja erro em apenas um algarismo. Na correção de um erro, deverá ser indicada a data, confirmada pela assinatura de quem fez a correção. O conteúdo do erro corrigido pode ser especificado aproximadamente com a seguinte entrada: “Corrigido 210 (duzentos e dez) rublos. por 260 (duzentos e sessenta) rublos. Assinatura: contador Grigorieva T.I. 02/06/20 _." A reserva é dada nas margens do livro, cartão, pedido de diário, oposto à linha do lançamento corrigido. Não são permitidas correções não especificadas nos registros contábeis.

O método corretivo é utilizado para corrigir erros de digitação, cálculos incorretos de totais e também para registrar uma transação em um registro contábil diferente do indicado no lançamento contábil. Este método é aplicável se forem detectados erros nos registros do formulário de ordem de diário antes de os resultados serem lançados neles, bem como nos registros contábeis do formulário de ordem de memorial - antes da apresentação do balanço e se sua correção não requer alteração da ordem memorial. Após a transferência dos totais do registro para o razão geral, nenhuma correção é permitida. Neste caso, o departamento de contabilidade emite uma certidão do valor do erro, na qual, com referência ao documento primário, indica quando e qual o lançamento errado. Esse certificado é um documento contábil e é a base para corrigir um erro contábil. Esses certificados são lançados no razão geral como uma linha separada, onde são armazenados separadamente nos registros contábeis correspondentes.

O método corretivo também é utilizado para corrigir erros no livro caixa, bem como em outros registros de contabilidade analítica (por exemplo, em cartões de pagamento com devedores e credores diferentes) nos casos em que os lançamentos correspondentes na contabilidade sintética sejam feitos corretamente. As correções feitas por revisão no livro caixa são certificadas pelas assinaturas do caixa e do contador-chefe (sênior).

Depois de somados os registos contabilísticos e elaborado o balanço, não é permitido o método corretivo. O erro pode ser corrigido no próximo período de relatório, uma vez que os relatórios necessários já foram enviados para os endereços apropriados.

O método de lançamento adicional é utilizado quando o valor registrado nos registros é inferior ao valor real, e a correspondência das contas é indicada corretamente, mas em valor menor do que deveria. A correção é permitida por lançamento regular do valor da diferença, mediante elaboração de um segundo lançamento contábil com correspondência de contas semelhante.

Os lançamentos de reversão são lançamentos de correção usando o método “reversão vermelha” (do italiano storno - transferência de conta). Este método é usado:

1. ao corrigir erros na correspondência de faturas;
2. quando o lançamento contábil é elaborado corretamente, mas o valor registrado é maior do que o da transação comercial.

Um erro descoberto em um lançamento contábil é “revertido”, ou seja, o lançamento contábil efetuado anteriormente é repetido em vermelho, e é subtraído o valor anterior, já registrado, que após esta operação é igualado a zero. Depois disso, a correspondência correta das contas é feita por lançamento regular. Isto reconhece que a nova entrada corrigida é a entrada original. Pode ser refletido na contabilidade antes de somar os resultados nos registros contábeis e preparar relatórios.

O método “reversão vermelho” é utilizado quando a correspondência de contas é indicada corretamente, mas o valor está exagerado, é feito um lançamento corretivo em vermelho para a diferença de valores.

Para corrigir o erro, é feito o mesmo lançamento contábil, mas a diferença de valores está escrita em vermelho.

Formulários contábeis

A contabilidade é mantida em vários registros. Um formulário contábil é um registro contábil de dados de documentos primários em registros contábeis. Com diferentes formas de contabilidade, os registros contábeis, a sequência, os métodos contábeis e a organização do processo contábil são combinados de maneira diferente.

As características que distinguem uma forma de contabilidade de outra são:

• o número de registros utilizados, sua finalidade, conteúdo e aparência;
• a relação entre registros cronológicos e sistemáticos da contabilidade sintética e analítica;
• sequência e métodos de lançamento nos registros contábeis;
• o grau de utilização de ferramentas de mecanização e automação na contabilidade.

Atualmente, diversas formas de contabilidade são utilizadas:

1. Revista-casa.
2. Formulário de pedido de diário.
3. Formulário automatizado.

A forma principal de contabilidade do diário é mantida em organizações com pequeno volume de produção, em instituições individuais e em algumas autoridades financeiras. Uma característica deste formulário é que os registros para registro cronológico e sistemático das contas contábeis sintéticas são combinados em um livro combinado - o diário geral.

Nas três primeiras colunas do livro são registrados a data, o número, os artigos e o valor do faturamento. Esta parte é chamada de livro de registro cronológico de documentos. A segunda parte, ou seja as colunas subsequentes nas quais todas as contas contábeis sintéticas estão localizadas e onde as transações comerciais são registradas sistematicamente são chamadas de Razão Geral. Essa construção de registros deixa a contabilidade clara.

As transações no diário-livro principal são registradas diretamente a partir de documentos primários ou resumidos ou com base em despachos memoriais compilados com documentos a eles anexados. No início do mês, os saldos das contas sintéticas são transferidos para o diário principal. Em seguida, são registradas as transações, calculado o giro a débito e a crédito das contas e apresentado o saldo no final do mês.

Assim, as contas são encerradas após o registro do saldo no primeiro dia do mês seguinte. A contabilidade analítica é realizada em livros ou cartões. Para as contas analíticas, são compiladas folhas de rotatividade, que são verificadas com dados contábeis sintéticos no livro “diário principal”.

Uma forma simples de contabilidade é recomendada pelo Ministério das Finanças da Federação Russa e é usada em organizações de pequenas empresas. Ao utilizar este formulário, é mantido um registro denominado “Livro de Receitas e Despesas”. O livro deve ser registrado no serviço fiscal.

As organizações e empresários individuais que utilizam o regime de tributação simplificado mantêm o “Livro de Receitas e Despesas das Organizações e Empresários Individuais que Utilizam o Regime de Tributação Simplificado” (doravante designado por Livro de Receitas e Despesas). O livro reflete em ordem cronológica, com base em documentos primários, todas as transações comerciais do período de relatório (imposto). As organizações devem garantir a integralidade, continuidade e fiabilidade do registo dos seus indicadores de desempenho.

O livro de receitas e despesas pode ser mantido tanto em papel quanto em meio eletrônico. Ao manter o Livro de Receitas e Despesas em formato eletrónico, os contribuintes são obrigados a imprimi-lo em papel no final do período de reporte (imposto). Para cada período de reporte (fiscal), é aberto um novo Livro de Receitas e Despesas.

Na última página do Livro de Contabilidade de Receitas e Despesas numerado e atado, que era mantido eletronicamente e impresso em papel no final do período de tributação, é indicado o número de páginas nele contidas, o que é confirmado pela assinatura de o chefe da organização (empresário individual) e selado com o selo da organização (empresário individual - se disponível), sendo também certificado pela assinatura de um funcionário da autoridade fiscal e selado com o selo da autoridade fiscal.

A correção de erros no Livro de Contabilidade de Receitas e Despesas deve ser justificada e confirmada pela assinatura do responsável da organização (empresário individual) com indicação da data da correção e do selo da organização (empreendedor individual) - se disponível).

Nessas organizações, juntamente com o livro de receitas e despesas, é mantido um extrato no formulário nº B-8 para registrar os cálculos dos salários. Além disso, como regra geral, é mantido um livro caixa para registrar as transações em dinheiro.

Pequenas organizações que possuem ativos fixos em seu balanço, realizando a produção de produtos e obras, e um grande número de transações bancárias, podem utilizar uma forma simplificada de contabilidade usando uma série de registros:

B-1 - demonstrativo contábil do ativo imobilizado, depreciação acumulada;
B-2 - declaração de estoques e mercadorias, bem como imposto sobre valor agregado pago sobre objetos de valor, etc.;
B-9 - folha (xadrez).

Cada transação comercial é refletida em dois extratos: um no débito da conta indicando a conta de crédito correspondente, outro na conta de crédito indicando a conta de débito correspondente. Os saldos dos fundos de acordo com as demonstrações contábeis sintéticas são verificados com os dados do livro caixa e das demonstrações contábeis analíticas.

Os resultados das atividades financeiras e econômicas do mês são resumidos em uma planilha quadriculada. É a base para a elaboração de um balanço.

O formulário de pedido de diário recebeu o nome do registro principal utilizado nesta forma de contabilidade - o pedido de diário. É amplamente utilizado em organizações de diversas formas de propriedade. A base para a sua utilização é o princípio de acumulação de dados de documentos primários num contexto que fornece contabilidade sintética e analítica de fundos e transações comerciais em todas as seções da contabilidade. A acumulação e sistematização dos dados dos documentos primários é efectuada em registos contabilísticos, que permitem reflectir todos os fundos sujeitos a transacções contabilísticas e comerciais para a sua utilização no mês de referência. O registro cronológico e sistemático das transações comerciais é realizado simultaneamente. De acordo com isto, as folhas de rotatividade são elaboradas apenas de acordo com cálculos para os quais são mantidos cartões de contabilidade analítica.

O formulário de contabilidade de ordem de diário permite combinar contabilidade sintética e analítica no tempo. Cartões de contabilidade analítica podem ser criados para determinados tipos de cálculos; cartões de inventário, cartões de contabilidade de custos, etc.

Na forma de contabilidade de ordem de diário, são usados ​​​​principalmente dois tipos de registros.

Os diários de pedidos são registros contábeis construídos com base no princípio de um tabuleiro de xadrez. Neles são mantidos registros à medida que os documentos são recebidos ou como resultados, dependendo da natureza e do conteúdo da operação. Os diários de pedidos são usados ​​para refletir as transações de crédito em uma conta sintética. São declarações cumulativas. Eles refletem o giro do crédito de uma determinada conta para cada documento primário, ou com base nos resultados do dia, ou com base nos resultados de um período mais longo. Por exemplo, os lançamentos no diário de encomendas para crédito da conta 50 “Caixa” são efectuados no total do dia com base nos relatórios do caixa, confirmados pelos documentos a eles anexados. Com um pequeno número de documentos de caixa, é permitido registrar transações em registros (realizadas não diariamente, mas com 3 a 5 dias de antecedência) em geral de acordo com diversos relatórios do caixa. Neste caso, a coluna “Data” indica os números inicial e final para os quais os registros são feitos. Os resultados do dia (vários dias) no âmbito das contas correspondentes são apurados calculando os valores das transações homogêneas refletidas no relatório de caixa ou nos documentos a ele anexados, de acordo com a marcação contábil previamente inserida no relatório do caixa ou nos documentos .

A construção dos diários de encomendas baseia-se também no sinal de registo das transações comerciais: os dados dos documentos primários são registados apenas de acordo com o crédito das contas correspondentes em correspondência com as contas debitadas. Os extratos cumulativos de contas devedoras têm valor auxiliar. Eles são usados ​​para fornecer contabilidade analítica em conjunto com contabilidade sintética. A combinação da contabilidade sintética e analítica, por exemplo, na conta 60 “Acordos com fornecedores e empreiteiros”, é assegurada pelo facto de no diário de encomendas de cada ordem de pagamento serem registados os materiais ou mercadorias registados, e nas demonstrações sobre nas mesmas linhas, são feitos lançamentos sobre o pagamento desses pedidos. Isso permite que você não prepare giros e balanços para contas contábeis sintéticas.

Os dados totais dos diários de pedidos no final do mês são transferidos para o razão geral, que é usado para resumir os dados dos diários de pedidos, verificar mutuamente a exatidão dos lançamentos feitos para contas individuais e compilar o saldo do relatório . Mostra o saldo inicial de cada conta sintética. O giro do crédito da conta sintética é refletido em uma entrada, e o giro do débito é refletido na correspondência com as contas creditadas. A correcção dos lançamentos efectuados no razão geral é verificada através da contabilização do volume de negócios e dos saldos de todas as contas. Os valores das movimentações a débito e a crédito, bem como os saldos devedores e credores devem ser iguais, respectivamente.

O razão geral é aberto por um ano, com uma folha alocada para cada conta. Com base no razão geral e em partes de outros registros, são preenchidos um balanço e outros formulários de relatórios.

A vantagem do formulário de contabilidade por ordem de diário é que ele pode ser usado ao usar o novo Plano de Contas. Combina registros cronológicos e sistemáticos e, para muitos pedidos, é feito um lançamento único em contas contábeis sintéticas e analíticas. A utilização de diários de pedidos agiliza a elaboração dos relatórios necessários e garante o acompanhamento diário da regularidade das contas. A opção informática é preferível para qualquer organização, o que torna a contabilidade mais eficiente, confiável, completa e de alta qualidade.

Atualmente, uma das principais direções para o aprimoramento da contabilidade está relacionada à automatização do processamento da informação utilizando os mais modernos meios técnicos. Seu uso é o meio mais eficaz de processar rapidamente informações contábeis caracterizadas por massa, diversidade, ambiguidade e complexidade de composição. Isso se deve ao fato de os computadores serem caracterizados por alta velocidade operacional, controle de programas, grande capacidade de memória, percepção automática dos dados iniciais, rico conjunto de operações realizadas, etc.

Uma forma automatizada de contabilidade inclui o desempenho das funções de coleta, transmissão, processamento, acumulação, armazenamento, proteção e distribuição de informações.

Existem duas abordagens principais para os problemas de automação contábil. A primeira é a chamada automação “local”, quando o trabalho é automatizado em áreas específicas da contabilidade, por exemplo, cálculo de folha de pagamento, emissão de notas fiscais, documentos de pagamento, etc.

A segunda abordagem à automação é a automação abrangente das atividades financeiras e econômicas de uma empresa. Com esta abordagem, os departamentos de gestão, departamentos de contabilidade, trabalhadores de armazém e outros departamentos trabalham com uma única base de dados. A duplicação no trabalho dos diversos departamentos é totalmente eliminada e a gestão tem a oportunidade de receber rapidamente qualquer informação sobre as atividades da empresa. Esta forma de contabilidade pode ser implementada ao usar o programa 1C: Contabilidade do sistema 1C:Enterprise.

Os registros contábeis são necessários para controlar os fluxos financeiros da empresa. Com a ajuda deles, as informações sobre uma empresa são primeiro sistematizadas e classificadas, depois registradas e depois armazenadas por pelo menos 4 anos a partir do início do período fiscal. Ao mesmo tempo, a elaboração e o registo de demonstrações não é um capricho dos empresários russos, mas uma responsabilidade direta no exercício das atividades comerciais: pela falta de documentação contabilística, a empresa e os responsáveis ​​​​são multados, o que no futuro pode levar a consequências mais graves. Neste sentido, compreender o que são registos contabilísticos e porque são necessários é importante para os gestores de empresas e os seus contabilistas. Os detalhes estão neste artigo.

A atividade das empresas, especialmente as de grande porte, depende diretamente do competente controle dos fluxos financeiros, bem como do monitoramento do saldo final da empresa. É exactamente isto que a contabilidade faz: sem o seu trabalho, seria extremamente difícil o desenvolvimento de empresas de todas as dimensões.

Além disso, mesmo que o dirigente de uma empresa queira prescindir desse autocontrole financeiro, de acordo com a Lei Federal nº 402, de 6 de dezembro de 2011, as pessoas jurídicas são obrigadas a enviar dados de balanços, dívidas, etc. a Receita Federal. No seu conjunto, isto significa que é simplesmente impossível contornar a obrigação contabilística, mas também não se trata de uma burocratização desnecessária, porque o autocontrole contribui para o crescimento da empresa.

A resposta à questão principal - o que são registros contábeis em palavras simples - é a seguinte: este é um meio de sistematizar os dados contábeis. Parecem tabelas de contagem, construídas de tal forma que o balanço existente e as fontes de activos e passivos são claros.

Com a ajuda dos registos, são tidas em consideração a alienação de direitos sobre quaisquer bens da empresa, a movimentação de activos financeiros e outros processos. Em seguida, todos esses papéis são enviados para a Receita Federal (FTS). Assim, todos os dados sobre a empresa, seu balanço, depósitos e empréstimos abertos são registrados em órgãos governamentais.

Nota: os registos contabilísticos estão protegidos por segredos comerciais. Isto é fácil de compreender se considerarmos que os registos contabilísticos utilizados durante o registo são o código de todo o rendimento oficial da empresa, suas dívidas, destinatários das deduções, salários dos empregados, etc. Qualquer pessoa que tivesse adquirido esses dados antes da alteração da legislação russa poderia tê-los utilizado como meio de prejudicar empresas competitivas.

Os registros contábeis refletem todas as despesas e receitas do empreendimento, mas isso pode ser feito de diferentes maneiras dependendo da conveniência e dos objetivos perseguidos pelo contador. Portanto, existe uma classificação de cadastros que permite a cada empresário se adaptar à situação atual do negócio.

Classificação dos registros contábeis

Dependendo de como o departamento de contabilidade deseja estruturar os dados do empreendimento, os registros são divididos em:

• Sistemático. Este tipo de registo contabilístico destina-se ao registo numa conta contabilística ligada a uma empresa. Isso permite acompanhar o saldo da organização (o chamado balanço patrimonial), o saldo geral, etc. Um exemplo de registo sistemático é o razão geral de uma empresa;
• Cronológico. A diferença do tipo sistemático é que os dados são preenchidos de acordo com a medida de seu recebimento. Ou seja, todos os recebimentos e alterações de dados contábeis são registrados sem referência a uma conta, mas com indicação da data do evento. Exemplo - livro de registro, livro caixa, etc.;
• Sincronístico. Combinam as características dos dois grupos anteriores: os registros são mantidos com referência tanto à conta contábil quanto à data do evento. O documento mais comum com esse tipo de registro é o pedido de diário.

Além dos tipos de registros contábeis acima, a manutenção de uma lista de políticas contábeis também é classificada de acordo com o conteúdo e volume dos registros:

• Analítico. Registros deste tipo permitem sistematizar dados de acordo com qualquer característica (por exemplo, resumir dados sobre salários de funcionários). Como resultado, o gestor e o departamento de contabilidade da organização podem analisar um componente específico do negócio;
• Sintético. Neste caso, a sistematização ocorre de acordo com o princípio da homogeneidade documental: todos os documentos disponíveis na organização que pertencem a qualquer classe de documentos são acumulados num grupo separado. Eles geralmente têm um equivalente monetário. Um exemplo é o razão geral de uma organização;
• Complexo. Eles possuem características de registros analíticos e sintéticos e são utilizados na maioria dos casos no preenchimento de um pedido de diário.

Qual é o formato dos registros?

Eles são divididos não só pela aparência, mas também pela forma de construção.

A forma de construção é:

• Unilateral ou dupla face. Os dados são preenchidos no diário de acordo com o formulário selecionado (o mais comum é o formulário frente e verso);
• Xadrez. Nesse caso, os dados são divididos de acordo com algum critério - por exemplo, os ativos e passivos da organização - e preenchidos em células em ângulo entre si. Via de regra, os débitos e créditos existentes são considerados dados separativos. Os débitos são plotados horizontalmente no diário e os créditos são plotados verticalmente.

Além da ficha de construção, cada cadastro possui um documento especializado para sua utilização. Isso é chamado de forma externa do registro.

• Todos os tipos cartões. O contador preenche determinados dados em um formulário especial com tabela. A partir de 2019, é possível dividir cartões conta-corrente, multicolunas e de estoque - por exemplo, cartão para contabilidade analítica de despesas empresariais;
• Livros. Parecem registros gráficos e costurados, geralmente com mais de duzentos artigos. Cada página do livro é numerada e assinada pelo contador-chefe. Os livros mais famosos nesta área são o razão geral da organização, o livro de contabilidade de ativos fixos, o livro caixa e o diário de registro;
• Assim chamado "lençóis grátis". Cartões ampliados, cuja funcionalidade pouco difere dos formulários simples - uma planilha gratuita apenas dá um pouco mais de visão sobre o estado da empresa. Várias declarações são frequentemente impressas em folhas em branco;
• Máquinagramas. O mesmo que foi dito acima. A diferença é que esses documentos são compilados ou impressos em computadores. No momento, o número de documentos preenchidos com tecnologia está crescendo a um ritmo tão rápido que os machinogramas podem ser aprovados pelo Governo da Federação Russa como um tipo de registro desatualizado.

Como os cadastros são aprovados e preenchidos?

Até 2013, quando foram introduzidas alterações na legislação russa relativas à preparação de documentos contabilísticos, todas as empresas eram obrigadas a registar informações num formulário unificado. Agora é permitido utilizar qualquer documento adequado para registro; Você só precisa fornecer as seguintes informações:

• o nome do próprio documento;
• razão social da empresa de contabilidade;
• cobertura temporal do documento;
• forma de cadastro e ordem de classificação escolhida;
• indicação de todas as moedas e unidades de medida constantes do documento;
• Nome completo e cargo do responsável pela contabilidade.

O documento deve ser aprovado pelo responsável pela contabilidade (geralmente o contador-chefe): a documentação deve ser assinada e certificada com o selo da organização.

Observação: anteriormente era proibido fazer alterações no formulário unificado preenchido. Agora, a partir de 2013, correções cuidadosas na documentação tornaram-se aceitáveis.

Nuances de fazer edições

A pessoa que mantém os registros contábeis de uma empresa é diretamente responsável por relatar informações falsas, ocultar dados e distorcê-los. Disso decorrem simultaneamente dois pontos: por um lado, o desejo de corrigir um documento deve ser incentivado, por outro lado, deve ser punido, pois introduz confusão no controle da organização.

Portanto, a correção de erros é permitida, mas somente se as regras forem seguidas. Caso pelo menos um deles seja violado, e o formulário seja enviado junto com demais documentos à Receita Federal ou outras autoridades, a organização estará sujeita a penalidades.

• O primeiro método: você pode riscar as informações erradas com uma linha reta e escrever as informações corretas no topo, acima das informações erradas. As alterações deverão ser aqui certificadas com a assinatura do responsável pela contabilidade da empresa;
• O segundo método, o chamado “método de reversão”: sem riscar nada, é necessário escrever uma entrada adicional em tinta vermelha na janela onde o erro foi cometido. Neste caso, as alterações efetuadas também deverão ser certificadas por assinatura;
• Ao lado da correção deverá indicar a data em que as alterações foram efetuadas;
• Ao corrigir, use corretores, borrachas, lâmina, etc. É altamente desaconselhável: as autoridades governamentais, ao lerem o documento, deverão ver os dados originalmente escritos;
• Além de tudo o que foi dito acima, uma explicação breve e significativa de tais correções deve ser inscrita no registro onde o erro foi cometido. Por exemplo: " No preenchimento do documento, os dados do faturamento do negócio foram confundidos com os dados das despesas da empresa no último trimestre».

Ordem de armazenamento

Os documentos contábeis devem ser armazenados em locais secos e protegidos da luz solar direta; prateleiras fechadas, armários e cofres são ideais para isso.

Os períodos de armazenamento são regulados principalmente pelo art. 29 “Sobre contabilidade” e parágrafos. 8 cláusula 1 do artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa. O primeiro documento especifica um período de pelo menos 5 anos após o ano de referência, o segundo - por pelo menos quatro anos a partir da data do período fiscal.

Tais prazos de armazenamento são estabelecidos pelo Estado em função da necessidade em determinadas situações de acesso a documentos arquivísticos. Muitas vezes, documentos são solicitados no âmbito de algum tipo de litígio, e não necessariamente relacionado diretamente à empresa – pode ser uma ação judicial contra um de seus funcionários, por exemplo.

Deve-se lembrar que alguns registros precisam ser armazenados por mais tempo que os períodos indicados acima. Por exemplo, os registos salariais devem ser mantidos durante pelo menos 75 anos a partir da data do seu registo.

Exemplo de livro contábil

Um dos registros mais comuns é o balanço. Não só é fácil de preencher, mas também necessário para qualquer empresa comercial: na verdade, é esta declaração que reflete o balanço atual da empresa, bem como a sua capitalização total.

Portanto, o balanço pode ser usado como amostra. Parece bastante simples: o conteúdo é dividido em blocos semânticos “Quanto era antes da contabilização”, “Durante a contabilização” e “Até o final do período contábil”. É compilada uma tabela dividida em dois subblocos em cada coluna (os blocos “Débito” e “Crédito”, os principais da contabilidade).

Não é nada difícil para um contador experiente preencher tal tabela, especialmente em contabilidade. os balanços documentais são praticamente o tipo de registro mais simples. No entanto, dá uma boa compreensão inicial de como é um registo e porque é necessário, bem como de como preenchê-lo.

Vídeo sobre o tema

– são portadores de informação contabilística e económica obtida com base em documentos contabilísticos primários ou consolidados. Eles são projetados para sistematizar e acumular informações, para refleti-las nas contas e nos relatórios contábeis. Os registros contábeis são tabelas especiais de determinado formato, construídas de acordo com o agrupamento econômico dos dados sobre o patrimônio da organização, fontes de sua formação, etc.

Usando registros contábeis, eles realizam:

Acumulação e agrupamento de informações sobre objetos de contabilidade econômica;

Controle sobre a segurança dos documentos contábeis primários e consolidados;

Análise operacional da movimentação de bens e obrigações da organização.

Ao formar uma política contábil, a organização decide de forma independente quais registros contábeis são apropriados para uso. A sua escolha depende do volume do trabalho contabilístico, da dimensão da empresa, dos tipos de transações comerciais, bem como do nível de mecanização da contabilidade.

A classificação dos registros contábeis é realizada de acordo com os seguintes critérios:

1. Propósito;

4) método gráfico;

5) o método de enchimento, ou seja, os meios técnicos utilizados.

1. De acordo com a sua finalidade, os registos contabilísticos dividem-se em cronológicos, sistemáticos e combinados.

Cronológico são registos contabilísticos nos quais os factos da actividade económica são registados à medida que surgem e são realizados de forma sequencial, ou seja, por ordem cronológica. Estes incluem: um diário de registro de transações comerciais, vários diários de registro de documentos primários, livros de vendas e compras, registros, etc.

PARA sistemático Estes incluem registros projetados para refletir lançamentos no sistema de objetos contábeis - contas, pedidos, extratos, etc. Eles são usados ​​​​para fazer lançamentos e obter resultados para contas contábeis individuais. O registro contábil sistemático da contabilidade sintética é o Razão Geral.

Combinado são chamados de registros que combinam registros cronológicos e sistemáticos. Neles, as transações comerciais são registradas atempadamente e ao mesmo tempo sistematizadas por contas. Esses registros incluem, por exemplo, o diário de contabilidade, etc.

Sintético são chamados de registros destinados a resumir registros em contas contábeis sintéticas, por exemplo, diários de pedidos, ordens memoriais, etc. Nesses registros, os indicadores dos processos econômicos são formados em termos monetários.

Analítico os registros destinam-se a manter registros de subcontas e códigos de contabilidade analítica (produtos, fornecedores, clientes, etc.).

Universal são registros que permitem combinar dados contábeis analíticos e sintéticos em um documento.

3. De acordo com a sua forma, os registos contabilísticos dividem-se em livros, cartões e folhas em branco (declarações).

Livros- são folhas de papel costuradas com uma determinada gravura. Eles são usados ​​principalmente em técnicas manuais de contabilidade. Todas as páginas do livro devem ser numeradas. Se o volume do livro for grande e houver um número significativo de objetos considerados, um índice é compilado para facilitar o uso. Na capa do livro estão indicados: o nome do registro, o ano de utilização, o nome da empresa e demais dados necessários.

Cartões- São folhas grossas de papel de pequeno porte, grafadas de forma especial. Os cartões são convenientes para manter registros analíticos (por números de pessoal, números de itens de materiais e produtos acabados, etc.). Quando os cartões são abertos, eles são registrados em um cadastro especial, que garante o controle sobre sua segurança.

Três tipos de cartões são mais difundidos: contrato, material e multicolunas.

Os cartões de conta são usados ​​para contabilidade analítica de pagamentos. Podem ser acordos com bancos ou funcionários de empresas.

Os cartões de materiais são projetados para registrar bens materiais e produtos acabados em armazéns. São preenchidos por responsáveis ​​​​financeiros com base em documentos primários sobre movimentação de material de determinado tipo.

Os cartões multicolunas são usados ​​para contabilizar os custos de produção de produtos, execução de trabalhos e prestação de serviços.

Vedomosti– são folhas separadas e não encadernadas de um determinado material gráfico. São utilizados para registrar e acumular informações contábeis homogêneas, por exemplo, um extrato de folha de pagamento contém apenas informações relacionadas à remuneração dos funcionários.

Diferentes setores usam uma variedade de declarações que refletem transações comerciais específicas. Por exemplo, nas empresas agrícolas, são amplamente utilizadas uma folha de registro da movimentação de grãos e outros produtos (formulário SP-11), uma folha de registro da movimentação de leite (formulário SP-23), etc.

4. De acordo com o método gráfico, os registros de papel são divididos em posição única, duas posições, múltiplas posições, linear, tabuleiro de xadrez, etc.

Em posição única Registros (unilaterais), colunas para refletir transações comerciais, por exemplo, receitas e despesas, estão localizados em um lado. Os registros unidirecionais são vários cartões para registrar bens materiais.

Duas posições(frente e verso) são registros nos quais as colunas para refletir as transações comerciais estão localizadas em lados diferentes da planilha desdobrada, geralmente a parte do débito fica no lado esquerdo da planilha e a parte do crédito fica à direita.

Multiposição são chamados de registros nos quais um lado contém várias colunas, os dados são registrados de forma detalhada.

Registros de xadrez dispostos em quadrados que lembram um tabuleiro de xadrez. Os lançamentos são feitos na intersecção de colunas e linhas, portanto o lançamento é feito simultaneamente para débito e crédito.

Em registros lineares informações homogêneas são escritas em uma linha, ou seja, em uma linha.

5. De acordo com a forma de preenchimento, os registos contabilísticos dividem-se entre os preenchidos manualmente, com recurso a máquinas de escrever e com recurso a dispositivos de impressão informáticos.

Parte prática.

Preencha o diagrama.

2. Para que se destinam os registros de contabilidade analítica?

Como resultado do estudo do Capítulo 9, o aluno deverá

saber :

métodos de correção de erros em documentos primários e registros contábeis;

técnicas contábeis;

ser capaz de:

aplicar corretamente conhecimentos sobre registros contábeis, formulários e técnicas contábeis nas atividades práticas;

ter:

aparato conceitual para registros contábeis, formulários e técnicas contábeis.

Registros contábeis e seus tipos

Registros contábeis– são documentos para registrar e agrupar dados contábeis sobre a disponibilidade de fundos e transações com eles. São classificados (divididos) por aparência, por finalidade (natureza dos registros), pelo volume de conteúdo das operações e por estrutura (forma).

Pela aparência Os registros contábeis são divididos em livros, cartões e folhas livres.

Livros de contabilidade– tipos de registros contábeis de contabilidade sintética (razão geral, livro “Journal-Main”) e analítico (livros de contabilidade de ativos fixos, custos de produção, vendas de produtos, etc.). São folhas de papel encadernadas e numeradas, de formato único, certificadas pela assinatura do contador-chefe e com estrutura frente e verso: uma face para lançamentos de débito e outra para lançamentos de crédito.

Cartões – folhas separadas (formulários), alinhadas conforme as necessidades contábeis, feitas de papelão ou papel de determinado tamanho, que permitem organizar arquivos. Neste caso, os cartões são divididos em seções com ponteiros (indicadores) correspondentes por meio de separadores para garantir que o cartão necessário seja encontrado rapidamente no arquivo. Os registros analíticos geralmente são mantidos em cartões. Eles são muito úteis para copiar entradas e agrupar credenciais. Dependendo da forma e da finalidade do cartão, existem contratual(projetado para contabilizar tais objetos, cujos indicadores fornecem um valor total, por exemplo, a situação das contas a receber, liquidações com responsáveis ​​​​e outros cálculos), poligráfico(usado para contabilizar objetos onde são exigidos indicadores detalhados por débito ou crédito da conta, por exemplo, custos de produção por item, etc.), inventário(para contabilização de ativos fixos), contabilidade quantitativa e total(para contabilizar os itens de estoque por sua quantidade e valor; indicam: a data e número do lançamento contábil, o conteúdo do lançamento, recebimento, despesa e saldo por quantidade e valor) e contabilidade de armazém(para contabilidade quantitativa de itens de estoque em armazéns).

Planilhas grátis são usados ​​como registros contábeis para todos os tipos de contas e constituem a base da contabilidade moderna. Cada folha tem um nome correspondente (pedido de revista, extrato) e uma indicação do seu período de validade (mês, trimestre).

Pela natureza dos registros os registros contábeis são divididos em cronológicos, sistemáticos e combinados.

Registros cronológicos usado para registrar transações comerciais à medida que são concluídas e os documentos são recebidos pelo departamento de contabilidade sem um agrupamento específico por conta. Esses registros fornecem controle sobre a integridade dos registros contábeis e a segurança dos documentos recebidos. Exemplos de registros cronológicos: diário de registro, livro de transações comerciais, livro de compras e vendas.

Registros sistemáticos – cadastros nos quais os documentos são registrados em sistema específico (agrupamento); eles são usados ​​​​para refletir transações comerciais de conteúdo econômico homogêneo (por exemplo, um inventário de objetos de valor) e são divididos em registros sistemáticos de contabilidade sintética e registros sistemáticos de contabilidade analítica.

Registros combinados combinar registros cronológicos e sistemáticos. Por exemplo, em diários de pedidos, os lançamentos são mantidos no contexto de contas sintéticas em ordem cronológica.

Por volume de conteúdo de operações os registros contábeis são divididos em sintéticos e analíticos.

EM registros sintéticos os registros são mantidos apenas em termos monetários, indicando, além dos lançamentos contábeis, também a data, número do documento, mas sem texto explicativo. Isso inclui o Razão Geral e diários de pedidos.

Registros analíticos usado para lançamentos em contas analíticas. Indicam o número, a data do documento e um breve resumo da transação comercial. Ao mesmo tempo, medidores monetários e físicos são usados ​​para registrar o estoque. Os registros analíticos incluem cartões, livros e extratos.

Por estrutura os registros são divididos em unidirecionais, bidirecionais, multigráficos, lineares e tabuleiro de xadrez.

Registros unidirecionais- são registros com uma combinação de colunas separadas de lançamentos de débito e crédito (cartões para registro de liquidações, bens materiais e outras operações).

A contabilização é realizada em uma folha em dinheiro, em espécie ou simultaneamente em ambos os contadores. Os registros unilaterais são usados ​​na contabilidade sintética e analítica (Tabela 9.1).

Tabela 9.1

Cadastro unidirecional

Registros frente e verso – registros em que a conta é aberta em duas páginas desdobradas do livro (na página esquerda - débito, na direita - crédito). Eles são usados ​​apenas para contabilidade manual em contabilidade sintética e analítica. Os registros frente e verso são usados ​​​​principalmente para manter registros em livros. Neles está registrado o texto das operações (Tabela 9.2).

Tabela 9.2

Registro frente e verso

		operações				operações

Registros de polígrafo são usados ​​para refletir indicadores adicionais na contabilidade analítica. A contabilização da movimentação de materiais é refletida para a empresa como um todo, bem como no contexto de pessoas financeiramente responsáveis ​​individuais, os custos são registrados para a empresa, divisões e no contexto de itens de custo;

Registros lineares são um tipo de registros polígrafos. Cada conta analítica é refletida em apenas uma linha, o que permite dividir a conta sintética em um número ilimitado de contas analíticas.

Registros de xadrez são usados ​​​​para refletir simultaneamente o valor no débito de uma conta e no crédito de outra. Cada valor é escrito na interseção de uma linha e uma coluna. Exemplos: diários de pedidos nº 10, 10/1, 11, 13 e Razão Geral.

De acordo com a nova Lei de Contabilidade nº 402-FZ, a partir de 1º de janeiro de 2013, são fornecidos dados obrigatórios dos registros contábeis. Eles são:

• 1) nome do registro;
• 2) o nome da entidade econômica que elaborou o cadastro;
• 3) a data de início e término da manutenção do cadastro e (ou) o período para o qual o cadastro foi compilado;
• 4) agrupamento cronológico e (ou) sistemático dos objetos contábeis;
• 5) medição monetária dos objetos contábeis com indicação da unidade de medida;
• 6) nomes dos cargos dos responsáveis ​​pela manutenção do cadastro;
• 7) assinaturas dos responsáveis ​​pela manutenção do cadastro, indicando seus sobrenomes e iniciais ou outros dados necessários à identificação dessas pessoas.

Os formulários dos registos contabilísticos são aprovados pelo titular da entidade económica por recomendação do responsável pela manutenção dos registos contabilísticos. Os formulários de registros contábeis para organizações do setor público são estabelecidos de acordo com a legislação orçamentária da Federação Russa.

O registo contabilístico é elaborado em papel e (ou) sob a forma de documento eletrónico assinado com assinatura eletrónica.

Se a legislação da Federação Russa ou um acordo prever a apresentação do registro contábil a outra pessoa ou a um órgão governamental em papel, a entidade econômica é obrigada, a pedido de outra pessoa ou órgão governamental, a fazer por conta própria despesas com cópias em papel do registro contábil compilado na forma de documento eletrônico .

Não são permitidas correções no registro contábil que não sejam autorizadas pelos responsáveis ​​​​pela manutenção do registro especificado. A correcção do registo contabilístico deve conter a data da correcção, bem como as assinaturas dos responsáveis ​​​​pela manutenção deste registo, indicando os seus apelidos e iniciais ou outros dados necessários à identificação dessas pessoas.

A documentação é o princípio básico da contabilidade. Os documentos podem ser primários e contábeis, ou seja, aqueles que são elaborados pelo próprio contador e com base nos quais ele elabora as demonstrações financeiras. Os registros contábeis são exatamente esses documentos. Este material lhe dirá o que são, por quais leis e regulamentos são regulamentados e no que prestar atenção ao conduzi-los.

Contadores novatos são informados de que um indicador de documento em contabilidade é chamado de registro no primeiro ano de faculdade. Afinal, os documentos são o alfa e o ômega de qualquer departamento contábil. Todos os registros contábeis devem atender aos requisitos do artigo 10 da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ, bem como do Regulamento Contábil (PBU) e estar previstos nas políticas contábeis da organização. A lista de registros contábeis utilizados por uma empresa depende de quais contas contábeis ela utiliza e das atividades que realiza. Afinal, o procedimento de registro, sistematização e acumulação de dados está diretamente relacionado aos documentos primários envolvidos no processo da atividade econômica. Primeiramente, o departamento de contabilidade recebe os documentos primários, a partir dos dados deles são preenchidos os registros contábeis, que, por sua vez, permitem que as informações resumidas sejam refletidas nas contas. Em última análise, os dados obtidos são utilizados para preparar demonstrações financeiras.

Tipos de registros

Na verdade, os registros contábeis são diários de pedidos e diversos cartões, certificados e extratos, por exemplo, o mais importante é o balanço (“tabuleiro de xadrez”), a partir dos dados dos quais é compilado um balanço. Portanto, é lógico que os registros contábeis sejam divididos em:

• sistemático;
• cronológico;
• combinado (sincronístico).

Os primeiros são mantidos de acordo com determinadas contas contábeis e um exemplo deles pode ser chamado de balanço ou razão geral. Os documentos sistemáticos também incluem cartões nos quais o contador registra quaisquer acontecimentos da vida econômica. Os cronológicos são utilizados para registrar eventos da atividade econômica durante um determinado período de tempo, na maioria das vezes um mês. É assim que a maioria dos diários de pedidos é mantida. Esses dois tipos de registros contábeis se complementam; existe até a chamada regra de Mendes:

A soma dos giros nos registros cronológicos é igual aos giros no débito ou crédito dos registros sistemáticos.

Portanto, na prática, para conveniência dos contadores, são frequentemente utilizados documentos de registro do tipo combinado. Por exemplo, um diário é um livro razão comum em pequenas empresas.

De acordo com o grau de generalização da informação, distinguem-se os registos contabilísticos analíticos e sintéticos. Um exemplo notável de documentos contábeis sintéticos é o mesmo volume de negócios-mas-sal-do-vaya ve-do-most. Nele, o contador registra informações de cada conta syn de um determinado período sobre os saldos no início e no final do período, bem como sobre -ro-tah do período. Este documento se parece com isto:

O contador registra informações analíticas, ou seja, não apenas os detalhes da transação, mas também um resumo do seu conteúdo, em extratos ou cartões especiais. Por exemplo, pode ser a contabilização de materiais, bens, ativos fixos ou liquidações com contrapartes. Mostrará o que são registros contábeis, um exemplo de ficha analítica de inventário unificado de ativos fixos:

Formulários

Como os livros contábeis são usados ​​para registrar informações sobre todas as transações correntes, eles podem ser mantidos em papel ou em formato eletrônico. Documentos eletrônicos podem ser impressos conforme necessário. Para prepará-los, geralmente são utilizados programas de contabilidade especializados, que permitem automatizar o processo de lançamento de informações entre contas e, portanto, entre diários de pedidos e extratos diretamente do documento primário.

Atualmente, as organizações podem usar formas unificadas de quaisquer documentos contábeis e desenvolvê-las de forma independente. Não há restrições neste assunto. O principal é fixar a forma utilizada na política contábil. A lista de registros contábeis para políticas contábeis na aparência pode ser dividida em:

• livros – constituídos por diversas páginas costuradas entre si, que devem ser numeradas, lacradas e lacradas com a assinatura do responsável e o selo da organização, se for o caso;
• cartões - folhas separadas para os nomes das unidades contábeis (mercadorias, empreiteiros, responsáveis, ativos fixos, etc.), feitas em forma de tabela e contendo as informações mais completas sobre o objeto;
• revistas – semelhantes aos livros, mas contêm menos páginas e não precisam ser amarradas;
• folhas ou extratos - documentos avulsos elaborados tanto em forma de tabela quanto em forma de texto (certidão contábil, por exemplo);
• mídia eletrônica - quaisquer documentos criados por meio de programas de computador especiais em formato eletrônico. Podem ser certificados por assinaturas eletrônicas qualificadas de pessoas autorizadas, ou podem simplesmente estar prontos para impressão no final do período de reporte ou para verificação pela Receita Federal.

Ressalta-se que as planilhas individuais devem ser arquivadas em pastas, e seus dados devem ser inseridos em cadastros especiais. Uma regra semelhante se aplica aos cartões.

Detalhes e regras de conduta

Embora a legislação não preveja atualmente a utilização obrigatória de formulários unificados pelas entidades empresariais, existe uma lista de dados obrigatórios que a documentação contabilística deve conter:

• o nome do próprio documento;
• nome da organização que mantém os registros;
• período de manutenção de documentos;
• o procedimento de classificação dos objetos contábeis;
• moeda e unidades de medida;
• NOME COMPLETO. e a posição da pessoa responsável pela manutenção.

Todas as informações refletidas na documentação devem ser certificadas com a assinatura da pessoa autorizada que fez esses lançamentos. Ao contrário dos documentos primários, os registros contábeis permitem correções de erros e deficiências identificados. Para fazer isso, você precisa riscar as informações escritas incorretamente com uma linha, escrever as informações corretas acima e certificar a correção com uma assinatura. Além disso, você pode utilizar o método de reversão, ou seja, corrigir os dados fazendo outro lançamento em tinta vermelha. Não é recomendado usar corretor ou apagar erros.

Ordem de armazenamento

Os documentos contábeis devem ser armazenados em sala especialmente designada, em prateleiras ou armários. Os períodos de armazenamento são indicados em dois atos jurídicos principais:

1. Artigo 29.º “Sobre a Contabilidade” - armazenamento por períodos estabelecidos de acordo com as regras de organização dos arquivos do Estado, mas não inferior a 5 anos após o ano de referência.
2. Em parágrafos 8 pág. Artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa— os contribuintes são obrigados, durante quatro anos, a garantir a segurança dos registos contabilísticos e fiscais e de outros dados necessários ao cálculo e pagamento dos impostos, incluindo os registos contabilísticos que comprovem o recebimento de receitas, despesas, bem como o pagamento (retenção) de impostos, salvo disposição em contrário do Código Tributário da Federação Russa.

Neste caso, o período de 4 anos estabelecido pelo Código Tributário da Federação Russa começa após o período de relatório (imposto) em que a documentação foi usada pela última vez para preparar relatórios fiscais, calcular e pagar impostos, confirmar receitas recebidas e despesas incorridas. Além disso, poderá ser estabelecido um período de conservação mais longo para determinados tipos de registos. Por exemplo, os registros da folha de pagamento devem ser mantidos por 75 anos.

Assim, a organização é obrigada a garantir a segurança de alguns registos ao longo de todo o período de atividade, e posteriormente transferi-los para o arquivo para armazenamento.

Exemplos de formulários de registros contábeis - 2019 podem ser baixados abaixo.