Gjithçka rreth akordimit të makinave

Kryhet verifikimi i dokumenteve parësore të marra nga departamenti i kontabilitetit. Kontrollimi i dokumenteve kryesore. Teknologji për marrjen e dokumenteve hyrëse

Veprimtaritë e çdo ndërmarrje janë të lidhura ngushtë me mirëmbajtjen dhe përpunimin e dokumentacionit parësor. Është e nevojshme për raportimin, llogaritjen e pagesave tatimore dhe marrjen e vendimeve të menaxhimit. Në artikull do të shohim se çfarë është - dokumentacioni parësor në kontabilitet - dhe si përpunohet.

Konceptet Bazë

Dokumentacioni parësor në kontabilitet - çfarë është?? Quhet dëshmi e faktit të një komisioni të pasqyruar në letër. Aktualisht, shumë dokumente janë përpiluar në sistemin e automatizuar 1C. Përpunimi i dokumentacionit parësor përfshin regjistrimin dhe regjistrimin e informacionit për transaksionet e kryera të biznesit.

Kontabiliteti parësor është faza fillestare e regjistrimit të ngjarjeve që ndodhin në një ndërmarrje. Transaksionet e biznesit janë veprime që përfshijnë ndryshime në gjendjen e aseteve ose kapitalit të organizatës.

Përpunimi i dokumentacionit parësor në kontabilitet: shembull i një diagrami

Si rregull, në ndërmarrje koncepti i "punës me dokumentacion" nënkupton:

  • Marrja e të dhënave primare.
  • Përpunimi paraprak i informacionit.
  • Miratimi nga drejtuesit ose specialistët e autorizuar me urdhër të drejtorit.
  • Të përsëritura.
  • Kryerja e veprimeve të nevojshme për kryerjen e një transaksioni biznesi.

Klasifikimi

Ka një herë dhe kumulative dokumentet primare. Mjekimi Informacioni i përfshirë në dokumente të tilla ka një sërë veçorish.

Dokumentacioni një herë ka për qëllim të konfirmojë një ngjarje një herë. Prandaj, procedura për përpunimin e saj është thjeshtuar ndjeshëm. Dokumentacioni kumulativ përdoret për një kohë të caktuar. Si rregull, ai pasqyron një operacion të kryer disa herë. Në këtë rast, kur përpunimi i dokumentacionit parësor informacioni prej tij transferohet në regjistra të veçantë.

Kërkesat për mirëmbajtjen e dokumenteve

Dokumentacioni parësor hartohet gjatë transaksionit ose menjëherë pas përfundimit të tij.

Informacioni pasqyrohet në formularë të veçantë të unifikuar. Nëse nuk ka formularë të miratuar, ndërmarrja mund t'i zhvillojë ato në mënyrë të pavarur.

Fazat e përpunimit të dokumentacionit parësor të kontabilitetit

Çdo ndërmarrje ka një punonjës në stafin përgjegjës për të punuar me informacionin parësor. Ky specialist duhet të njohë rregullat, të respektojë rreptësisht kërkesat ligjore dhe sekuencën e veprimeve.

Në faza përpunimi i dokumentacionit parësor janë:

  • Tatimet. Ai përfaqëson një vlerësim të transaksionit të pasqyruar në letër, një tregues i shumave që lidhen me zbatimin e tij.
  • Grupimi. Në këtë fazë, dokumentet shpërndahen në varësi të veçorive të përbashkëta.
  • Caktimi i llogarisë. Ai përfshin përcaktimin e debitit dhe kredisë.
  • Duke shuar. Për të parandaluar ripagesën mbi dokumentet e kontabilitetit parësor p shënon "të paguar".

Gabimet në dokumente

Ato mund të ndodhin për arsye të ndryshme. Në thelb, pamja e tyre shkaktohet nga qëndrimi i pakujdesshëm i punonjësit ndaj punës që kryen, analfabetizmi i specialistit dhe mosfunksionimi i pajisjeve.

Korrigjimi i dokumenteve është shumë i dekurajuar. Sidoqoftë, në disa raste është e pamundur të bëhet pa korrigjimin e gabimeve. Bëri një gabim kontabilist mbi dokumentacionin parësor duhet të rregullohet si kjo:

  • Kaloni hyrjen e gabuar me një vijë të hollë në mënyrë që të jetë qartë e dukshme.
  • Shkruani informacionin e saktë mbi vijën e kryqëzuar.
  • Shënoni kutinë "E korrigjuar për të besuar".
  • Specifikoni datën e rregullimit.
  • Vendos një firmë.

Përdorimi i agjentëve korrigjues nuk lejohet.

Puna me dokumentet hyrëse

Procesi i përpunimit të letrave hyrëse përfshin:

  • Përcaktimi i llojit të dokumentit. Dokumentet e kontabilitetit gjithmonë përmbajnë informacion në lidhje me transaksionet e kryera të biznesit. Për shembull, këto përfshijnë një faturë, një urdhër për marrjen e fondeve, etj.
  • Kontrollimi i të dhënave të marrësit. Dokumenti duhet t'i drejtohet një ndërmarrje të caktuar ose punonjësit të saj. Në praktikë, ndodh që dokumentet për blerjen e materialeve i lëshohen në mënyrë specifike kompanisë, megjithëse nuk është lidhur asnjë marrëveshje me furnizuesin.
  • Kontrollimi i nënshkrimeve dhe mbresave të vulave. Personat që nënshkruajnë dokumentin duhet të kenë autoritetin për ta bërë këtë. Nëse miratimi i dokumenteve parësore nuk është në kompetencën e punonjësit, atëherë ato konsiderohen të pavlefshme. Sa i përket pullave, praktikisht gabime ndodhin shpesh në ato ndërmarrje që kanë disa pulla. Informacioni në shtyp duhet të korrespondojë me llojin e dokumentit në të cilin shfaqet.
  • Kontrollimi i statusit të dokumenteve. Nëse zbulohet dëmtim në letra ose mungon ndonjë fletë, është e nevojshme të hartohet një raport, një kopje e të cilit i dërgohet palës tjetër.
  • Kontrollimi i vlefshmërisë së ngjarjes së pasqyruar në dokument. Punonjësit e ndërmarrjes duhet të konfirmojnë informacionin në lidhje me faktin e transaksionit. Dokumentet për pranimin e sendeve me vlerë vërtetohen nga menaxheri i magazinës dhe kushtet e kontratës konfirmohen nga tregtari. Në praktikë, ka situata kur një furnizues merr një faturë për mallrat që kompania nuk i ka marrë.
  • Përcaktimi i periudhës me të cilën lidhet dokumenti. Kur përpunoni letrat primare, është e rëndësishme të mos merrni parasysh të njëjtin informacion dy herë.
  • Përkufizimi i seksionit të kontabilitetit. Gjatë marrjes së dokumentacionit parësor, është e nevojshme të përcaktohet se për çfarë qëllimesh do të përdoren vlerat e ofruara. Ato mund të veprojnë si aktive fikse, materiale, aktive jo-materiale, mallra.
  • Përcaktimi i regjistrit në të cilin do të jetë
  • Regjistrimi i letrës. Ajo kryhet pas të gjitha kontrolleve.

Puna me letrat dalëse

Procesi i përpunimit për këtë lloj dokumentacioni është disi i ndryshëm nga sa më sipër.

Para së gjithash, një punonjës i autorizuar i ndërmarrjes krijon një draft version të dokumentit në dalje. Bazuar në këtë, hartohet një draft dokument. I dërgohet menaxherit për miratim. Megjithatë, një punonjës tjetër që ka autoritetin e duhur mund të miratojë draft dokumentin.

Pas certifikimit, projekti hartohet sipas rregullave të përcaktuara dhe i dërgohet marrësit.

Planifikimi i rrjedhës së dokumenteve

Kjo fazë është e nevojshme për të siguruar marrjen, dërgimin dhe përpunimin e shpejtë të dokumentacionit. Për organizimin e duhur të rrjedhës së dokumenteve, ndërmarrja zhvillon orare të veçanta. Ato tregojnë:

  • Vendi dhe afati i fundit për përpunimin e letrave parësore.
  • Emri i plotë dhe pozicioni i personit që ka përpiluar dhe dorëzuar dokumentet.
  • Regjistrimet kontabël të bëra në bazë të letrave.
  • Koha dhe vendi i ruajtjes së dokumentacionit.

Regjistrat e kontabilitetit

Ato janë të nevojshme për regjistrimin e dokumentacionit parësor. Në të njëjtën kohë, një shenjë kontabël vendoset në letra. Është e nevojshme të parandalohet regjistrimi i përsëritur i dokumenteve.

Dokumentet kryesore mund të ruhen në regjistra elektronikë. Megjithatë, me kërkesë të agjencive qeveritare ose palëve, kompania duhet të sigurojë kopje në letër.

Karakteristikat e rikuperimit të dokumenteve

Aktualisht, rregulloret nuk përmbajnë një procedurë të qartë për restaurimin e letrave. Në praktikë, ky proces përfshin aktivitetet e mëposhtme:

  • Caktimi i një komisioni për të hetuar arsyet e humbjes ose shkatërrimit të dokumenteve. Nëse është e nevojshme, drejtuesi i ndërmarrjes mund të përfshijë agjencitë e zbatimit të ligjit në procedurë.
  • Kontaktimi i një organizate bankare ose palëve për kopje të dokumenteve kryesore.
  • Korrigjimi i deklaratës së tatimit mbi të ardhurat. Nevoja për të paraqitur një raport të përditësuar është për faktin se shpenzimet e padokumentuara nuk njihen si shpenzime për qëllime tatimore.

Në rast të humbjes së dokumentacionit parësor, Shërbimi Federal i Taksave do të llogarisë shumat e zbritjeve tatimore bazuar në dokumentet e disponueshme. Në këtë rast, ekziston mundësia që organi tatimor të aplikojë penalitete në formën e gjobës.

Gabime të zakonshme në procesin e përgatitjes së punimeve parësore

Si rregull, përgjegjësit për mbajtjen e dokumentacionit kryejnë shkeljet e mëposhtme:

  • Plotësoni formularë që nuk janë të unifikuar ose të miratuar nga drejtuesi i ndërmarrjes.
  • Ata nuk tregojnë detaje ose i shfaqin ato me gabime.
  • Ata nuk miratojnë dokumente me nënshkrimin e tyre ose nuk lejojnë punonjësit që nuk kanë autoritetin për të nënshkruar dokumente.

Dokumentacioni që konfirmon faktet e transaksioneve të biznesit është jashtëzakonisht i rëndësishëm për ndërmarrjen. Dizajni i tij duhet të trajtohet me shumë kujdes. Çdo gabim mund të çojë në pasoja negative.

Dokumentet primare të kontabilitetit janë të rëndësishme jo vetëm në çështjet e kontabilitetit, por edhe në lidhje me legjislacionin tatimor, në veçanti për përcaktimin e fushës së detyrimeve. Prandaj, është jashtëzakonisht e rëndësishme që ata që janë përgjegjës për hartimin e dokumentacionit parësor të njohin të gjitha nuancat e kontabilitetit, dhe përveç kësaj, të kuptojnë klasifikimin e tyre për të thjeshtuar punën.

Cilat janë dokumentet kryesore të kontabilitetit

Dokumentet parësore konsiderohen ato që regjistrojnë veprime të caktuara afariste që tashmë janë kryer. Ju mund të lini një hyrje në kontabilitet dhe ta futni atë në regjistër vetëm nëse keni dokumentacion parësor kontabël. Konsiderohet si pjesë përbërëse e sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes. Bazuar në këtë, mund të themi me siguri se dokumentet e kontabilitetit parësor janë evidencë dokumentare e transaksioneve të kryera në lidhje me aktivitetet ekonomike të njësisë ekonomike dhe që kanë sjellë njëfarë efekti ekonomik.

Klasifikimi

Të gjitha pikat që prekin çështjen në lidhje me lëndën parësore i nënshtrohen dispozitave dhe normave të 402-FZ. Rregulloret tregojnë se këto certifikata janë të nevojshme kur ndërveprojnë me autoritetet tatimore si konfirmim i saktësisë së llogaritjeve. Kjo do të thotë se organet tatimore nuk do të kenë asnjë ankesë në lidhje me procesin e përcaktimit të bazës tatimore.

Në përputhje me rregulloret aktuale, dokumentacioni parësor i nënshtrohet ruajtjes së detyrueshme për 4 vjet. Gjatë kësaj periudhe, organet tatimore mund të kërkojnë dokumente për studim dhe verifikim në çdo kohë. Përveç kësaj, dokumentacioni parësor shpesh vepron si provë në proceset gjyqësore.

Vlen të përmendet se forma specifike të dokumentacionit parësor nuk janë të fiksuara në nivel legjislativ. Për këtë çështje, një subjekt biznesi ka mundësinë të zgjedhë një opsion që do të kënaqë nevojat e tij dhe do të shërbejë si një ndihmë e mirë në punën e mëtejshme.

Dokumentet kryesore të kontabilitetit: lista

Si rregull, një listë e plotë e certifikatave që kryejnë funksione themelore mbetet e pandryshuar dhe miratohet në nivelin më të lartë. Aktualisht kjo kategori përfshin:

  1. Marrëveshja. Ato përcaktojnë kushtet specifike të transaksionit, përgjegjësitë e palëve dhe çështjet financiare. Në përgjithësi, të gjitha kushtet që në një mënyrë ose në një tjetër lidhen me transaksionin tregohen këtu. Ju lutemi vini re se për disa transaksione nuk kërkohet një kontratë me shkrim. Kështu, që nga momenti kur blerësi merr faturën e shitjes, transaksioni konsiderohet i përfunduar.
  2. Llogaritë. Me ndihmën e dokumenteve të këtij lloji, blerësi konfirmon gatishmërinë e tij për të paguar për mallrat (shërbimet) e shitësit. Përveç kësaj, faturat mund të përmbajnë kushte shtesë të transaksionit dhe të regjistrojnë çmime specifike që shitësi vendos për produktet dhe shërbimet e tij. Nëse për ndonjë arsye blerësi nuk është i kënaqur me produktin (shërbimin) e paraqitur atij, ai ka të drejtë të kërkojë rimbursim të fondeve të tij në bazë të faturës.
  3. Lista e paketimit. Ai shfaq një listë të plotë të të gjitha mallrave ose materialeve që transferohen. Fatura duhet të hartohet në disa versione në varësi të numrit të pjesëmarrësve në transaksion.
  4. Certifikata e transferimit dhe pranimit. Ai përpilohet në bazë të rezultateve të ofrimit të shërbimit si konfirmim se rezultati i punës plotëson kriteret e përcaktuara më parë dhe miratohet plotësisht nga pala marrëse.
  5. Fletëpagesat. Ato shfaqin të gjitha çështjet që lidhen me shlyerjet e listës së pagave me personelin e punësuar. Për më tepër, të gjitha informacionet në lidhje me bonuset, pagesat shtesë dhe mekanizmat e tjerë për stimujt financiarë për punonjësit duhet të shfaqen këtu.
  6. Certifikatat e pranimit dhe transferimit Nr. OS-1. Ky lloj dokumentacioni përdoret për të regjistruar çdo aktivitet që lidhet me hyrjen ose daljen e aseteve fikse.
  7. Dokumentet e parave të gatshme, të cilat përfshijnë urdhrat e parave hyrëse dhe dalëse, dhe përveç kësaj, librin e parave të gatshme. Ato përmbajnë informacion në lidhje me transaksionet financiare të kryera si pjesë e shitjes.

Klasifikimi

Llojet e dokumenteve parësore në kontabilitet janë mjaft të ndryshme dhe kryesisht varen nga qëllimi specifik i përdorimit të dokumentit në të ardhmen e parashikueshme. Sidoqoftë, tipari më i popullarizuar i klasifikimit është ndarja e dokumentacionit parësor në të brendshëm dhe të jashtëm.

Një dokument i brendshëm është pronë e kompanisë dhe lëshohet prej saj për të zgjidhur çështje të caktuara. Ai është hartuar nga specialistët e kompanisë dhe zbatohet ekskluzivisht në juridiksionin e kësaj kompanie. Pra, kjo kategori përbëhet nga ato dokumente që janë të nevojshme për zhvillimin efektiv të aktiviteteve të biznesit brenda një kompanie. Në të njëjtën kohë, nëse një dokument merret nga një kompani nga jashtë ose përpilohet nga specialistë të kompanisë dhe më pas transferohet te personat e tjerë juridikë (autoritetet tatimore, klientët, etj.), Atëherë ai do të njihet si i jashtëm.

Nga ana tjetër, dokumentet e brendshme kanë gjithashtu karakteristikat e tyre të klasifikimit, të cilat bëjnë të mundur grupimin e tyre në tre kategori:

  1. Administrative (organizative). Ato tregojnë informacione që duhet t'u komunikohen punonjësve të kompanisë, divizioneve strukturore dhe degëve dhe menaxherëve të tyre. Me ndihmën e tyre, kompania lëshon urdhra të caktuara që duhet të ndiqen me kujdes. Ky grup përfshin një sërë porosish, udhëzimesh dhe shumë më tepër.
  2. Ekzekutues (shfajësues), të cilat fillimisht shfaqin fakte që konfirmojnë kryerjen e veprimeve të caktuara afariste dhe përfundimin e tyre.
  3. Dokumentet e kontabilitetit. Kjo kategori është e përgjithshme dhe nevojitet për të sistemuar informacionin e përfshirë në punime të tjera dhe mbledhjen e tyre të mëtejshme në një dokument të vetëm.

Në rrethana të caktuara, dokumentacioni mund të kombinohet gjithashtu. Ky grup përfshin ato dokumente që mund të përmbajnë në të njëjtën kohë karakteristika kryesore të dokumentacionit organizativ dhe mbështetës. Shembujt më të mrekullueshëm këtu janë urdhra të ndryshëm në para, kërkesa, raportime paraprake dhe shumë më tepër.

Regjistrat kontabël dhe klasifikimi i tyre

Gjatë kryerjes së çdo transaksioni, përgatitet dokumentacioni parësor. Sapo të plotësohet plotësisht, të gjitha informacionet e specifikuara në të duhet të kopjohen në regjistrin përkatës kontabël. Dhe është një lloj transportuesi që grumbullon informacionin bazë për transaksionin. Bazuar në thelbin e regjistrit, mund të identifikohen disa kritere klasifikimi. Për shembull, në pamje, regjistrat u shfaqen përdoruesve në formën e librave, fletëve të thjeshta dhe kartave të indeksit.

Bazuar në mekanizmat për mbajtjen e regjistrit, mund të dallohen edhe 3 grupe të tjera:

  1. Kronologjike, në të cilën të gjitha ngjarjet që kanë ndodhur tregohen në përputhje të rreptë me kornizën kohore. Kjo do të thotë, së pari duhet të tregoni ato operacione që kanë ndodhur më herët dhe kështu me radhë. Regjistra të tillë janë më të ndërlikuarit, pasi ato përmbajnë një sasi të madhe informacioni, dhe mjaft shpesh disa veprime mund të lihen jashtë.
  2. Sistematike, në të cilin fillimisht të gjitha transaksionet futen në formën e treguesve ekonomikë. Kështu, regjistrat e këtij lloji pasqyrojnë efektin ekonomik të transaksioneve të kryera të biznesit dhe analizojnë treguesit e shpenzimeve dhe të të ardhurave. Shembulli më i mrekullueshëm i një regjistri sistematik është libri i arkës.
  3. Të kombinuara, të cilat kanë veçoritë themelore si të regjistrave sistematikë ashtu edhe kronologjikë.

Përmbajtja e dokumentacionit parësor

Shumë përdorues kanë një pyetje se çfarë përbëjnë dokumentet kryesore të kontabilitetit dhe cilat kërkesa zbatohen për to. Në nivel legjislativ, janë parashikuar disa dispozita që përcaktojnë se në dokumentet e çiftit parësor duhet të jenë të pranishme disa informacione. Në veçanti, në përputhje me paragrafin 2 të nenit 9 të Ligjit Federal-402, dokumentacioni parësor duhet të përmbajë informacionin e mëposhtëm:

  • Titulli i dokumentit;
  • Data e përgatitjes;
  • informacione për personin që përpiloi dokumentin e specifikuar (emri i plotë i ndërmarrjes);
  • thelbin e veprimtarisë ekonomike në lidhje me këtë dokument;
  • llogaritjet financiare në lidhje me transaksionin;
  • nënshkrimet e zyrtarëve përgjegjës për transaksionin dhe inicialet e tyre.

Shembull i dokumentit të kontabilitetit parësor

Rregullat për përgatitjen e dokumenteve

Ligjvënësi përcakton rregulla të caktuara për përgatitjen e dokumenteve të kontabilitetit parësor. Kështu, një nga kërkesat kryesore është saktësia dhe mungesa e gabimeve gramatikore dhe pikësimit dhe gabimeve shtypëse. Nëse shërbimi tatimor zbulon disa mangësi, shkelësi do të duhet të ribëjë dokumentin dhe nëse shkelja përsëritet, mund t'i nënshtroheni gjobave. Në përgjithësi, për këtë çështje duhet t'i kushtoni vëmendje rekomandimeve të mëposhtme:

  1. Lejohet përdorimi i stilolapsave dhe stilolapsave me bojë, pajisjeve të veçanta informatike dhe kompjuterëve.
  2. Përpilimi mund të fillojë kur planifikohet të kryhen transaksione të caktuara biznesi që duhet të shfaqen. Në të njëjtën kohë, në situata të jashtëzakonshme, është plotësisht e mundur të hartohet një dokument pas përfundimit të transaksionit.
  3. Të gjitha të dhënat e llogaritjes duhet të tregohen si në formë numerike ashtu edhe në formë të shkruar. Pra, duhet të ketë një titull pranë çdo numri.
  4. Është jashtëzakonisht e rëndësishme të plotësoni të gjitha detajet e treguara në formular. Nëse për ndonjë arsye nuk ka informacion, nuk mund të lini një rresht bosh. Një vizë duhet të shfaqet në të.

Nëse nuk i ndiqni këto rekomandime, mund të hasni vështirësi të mëdha. Kështu, nëse shërbimi tatimor e gjen dokumentin të pasaktë gjatë një kontrolli, do të lindin dyshime për korrektësinë e llogaritjeve të bëra dhe përcaktimin e bazës tatimore.

Nëse për ndonjë arsye është e nevojshme të bëni rregullime të caktuara, në asnjë rrethanë nuk duhet të përdorni korrigjues dhe hije, pasi ato janë të papranueshme. Korrigjimet mund të bëhen në mënyrat e mëposhtme:

  1. Korrigjimi i konturit. Nëse tregohet informacion i pasaktë, ai duhet të kryqëzohet me një vijë të hollë dhe pranë tij duhet të tregohet informacioni i saktë. Në të njëjtën kohë, në vend të secilit korrigjim të tillë duhet të ketë një fusnotë. "Besimi i korrigjuar" duke treguar datën e korrigjimit dhe nënshkrimin e zyrtarit që ka bërë korrigjimin. Megjithatë, vërejmë se në rastin e dokumenteve që tregojnë marrjen dhe shpenzimin e fondeve, kjo metodë do të jetë e papërshtatshme.
  2. Hyrja shtesë. Kjo metodë përdoret në situata kur vlerat totale të transaksioneve ekzekutohen me tregues të reduktuar ndjeshëm. Për të mos hartuar dokumentin në një mënyrë të re, mund të bëni regjistrime shtesë për shumat që mungojnë në periudhën aktuale ose atë të ardhshme.
  3. Përmbysja. Një hyrje e pasaktë korrigjohet duke përdorur vlera negative. Të gjitha informacionet e pasakta përsëriten me bojë të kuqe dhe shënimet e sakta tregohen pranë tij.

Raporti primar mund të përpilohet si në formë të shkruar ashtu edhe në formë elektronike. Kohët e fundit, shumë kompani kanë dyfishuar informacione dhe kanë përpiluar versione letre dhe elektronike. Të parat përdoren më pas për interesa të brendshme, por kopjet elektronike i dorëzohen për verifikim Shërbimit Federal të Taksave sipas kërkesës.

Mund të nxirren disa përfundime. Shteti nuk miraton asnjë formular të detyrueshëm për dokumentacionin parësor, i cili i jep të drejtën subjekteve afariste të përcaktojnë në mënyrë të pavarur formën e dokumentit që do të përdoret në praktikë në të ardhmen. Menjëherë pas regjistrimit të dokumentit, të gjitha të dhënat prej tij duhet të transferohen në regjistrin e kontabilitetit.

1.2. Kontrollimi i dokumenteve kryesore

1.2.1 Rregullat për kontrollimin e dokumenteve parësore

Verifikimi i dokumenteve parësore - kontrolli i kryer për të siguruar që dokumenti është në përputhje me rregullat e vendosura.

Dokumentet primare të marra nga departamenti i kontabilitetit i nënshtrohen verifikimit të detyrueshëm:

Sipas formularit (plotësia dhe korrektësia e dokumentit, plotësimi i të dhënave);

Aritmetikisht (numërimi i shumave);

Kur kontrolloni sipas formularit, është e nevojshme të siguroheni që të plotësohen detajet e kërkuara të dokumentit - një dokument i ekzekutuar në mënyrë të gabuar mund të zhvlerësohet nga inspektorati tatimor. Të gjitha detajet e parashikuara në formularin e dokumentit duhet të plotësohen duke marrë parasysh kërkesat për plotësimin e tyre, të përmbajnë nënshkrimet e nevojshme të personave përgjegjës për hartimin e dokumentit dhe transkriptet e tyre, si dhe vulën e organizatës, nëse parashikohet sipas formës dhe legjislacionit aktual. Është e nevojshme të kihet parasysh se për qëllime tatimore, dokumente parësore nuk janë vetëm faturat, faturat, urdhërpagesat, por edhe kontratat, certifikatat e pranimit, letrat e garancisë etj.

Pranimi dhe verifikimi i dokumenteve burimore individuale të përdorura në kontabilitet mund t'i besohet një instalimi kompjuterik. Për këtë qëllim, si pjesë e instalimit informatik, me urdhër të titullarit të ndërmarrjes ose institucionit, ndahen punonjës që pranojnë dhe kontrollojnë dokumentet parësore të përdorura në kontabilitet, nën kontrollin e llogaritarit kryesor.

1.2.2. Korrigjimi i gabimeve në dokumentet parësore

Gabimet e identifikuara si rezultat i kontrollit mund të ndahen në disa grupe:

Për arsye të shfaqjes - neglizhencë, analfabetizëm kontabël, punë të tepërt, mosfunksionim të pajisjeve kompjuterike, etj.;

Sipas vendit të origjinës - në tekst ose në numrat e dokumenteve parësore, kur postohen në regjistra;

Sipas kuptimit - gabime lokale (për shembull, në datë) dhe transit (duke shkaktuar gabime automatike në disa vende).

Nuk lejohet të bëhen korrigjime në kasat (urdhrat e arkës së marrjes dhe shpenzimit) dhe dokumenteve bankare. Korrigjimet mund të bëhen në dokumentet e tjera të kontabilitetit parësor vetëm me marrëveshjen e pjesëmarrësve në transaksionet e biznesit, të cilat duhet të konfirmohen me nënshkrimet e të njëjtëve persona që kanë nënshkruar dokumentet, duke treguar datën e korrigjimeve.

Gabimet në dokumentet parësore të krijuara me dorë (me përjashtim të parave të gatshme dhe dokumenteve bankare) korrigjohen si më poshtë:

Teksti ose shuma e pasaktë kryqëzohet me një vijë të hollë në mënyrë që teksti i korrigjuar të mund të lexohet;

Teksti ose shuma e korrigjuar shkruhet mbi vijën e kryqëzuar;

Në kufijtë e rreshtit përkatës, bëhet klauzola "Korrigjuar", e nënshkruar nga personat që kanë nënshkruar më parë dokumentin, ose e konfirmuar me nënshkrimin e personit që ka bërë korrigjimin, si dhe tregohet data e korrigjimit.

Në tekstin dhe të dhënat dixhitale të dokumenteve parësore dhe regjistrave kontabël nuk lejohen fshirje dhe korrigjime të papërcaktuara.

Nëse një dokument hartohet në disa kopje, atëherë korrigjimi bëhet në secilën kopje veç e veç.

Gabimet tipike kur punoni me dokumente parësore:

Përdorimi i formave të dokumenteve parësore të krijuara në ndërmarrje, por të pa miratuara në rendin e politikave kontabël;

Mungesa e detajeve të detyrueshme në dokumente që nuk janë të unifikuara ose të specializuara;

Mosplotësimi i të dhënave të kërkuara të dokumenteve parësore;

Prania e fshirjeve dhe njollave në dokumente;

Shkelje e rregullit për korrigjimin e gabimeve në dokumente;

Korrigjimet në dokumentet e parave të gatshme;

Shënime me laps;

Nuk ka viza në vijat e lira;

Mungesa e një vule ose shënimi "Paguar" që tregon datën (ditën, muajin, vitin) në dokumentet e bashkangjitura me faturat e parave të gatshme dhe urdhrat e debitit;

Gabime aritmetike gjatë taksimit të dokumenteve.

1.2.3. Procedura për konfiskimin e dokumenteve parësore nga një ndërmarrje

Dokumentet e kontabilitetit parësor mund të sekuestrohen vetëm nga organet e hetimit, hetimit paraprak dhe prokurorisë, gjykatat, inspektoriatet tatimore dhe policia tatimore në rastet që ata shqyrtojnë, në bazë të vendimeve të tyre në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse.

Sekuestrimi i dokumenteve kryhet në përputhje me kërkesat e përcaktuara në "Kodin Tatimor të Federatës Ruse (Pjesa e Parë)" e datës 31 korrik 1998 Nr. 146-FZ dhe në Udhëzimin e Ministrisë së Financave të RSFSR datë 26 korrik 1991 Nr. 16/176 “Për procedurën e sekuestros nga Inspektorati Shtetëror Tatimor zyrtar i dokumenteve që tregojnë fshehje (nëndeklarim) të fitimit (të ardhurave) ose fshehje të sendeve të tjera nga tatimi i ndërmarrjeve, institucioneve, organizatave dhe qytetarëve”.

Sekuestrimi i dokumenteve nga sipërmarrjet kryhet në bazë të një vendimi me shkrim të arsyetuar të një zyrtari të Inspektoratit Shtetëror Tatimor, i cili duhet të miratohet nga titullari (zëvendësi i tij) i organit tatimor.

Nëpunësi tatimor paraqet vendimin për sekuestrimin dhe u shpjegon të pranishmëve të drejtat dhe detyrimet e tyre. Sekuestrimi i dokumenteve kryhet në prani të dëshmitarëve dhe personave të cilëve u sekuestrohen dokumentet dhe, nëse është e nevojshme, ftohet një specialist.

Përfaqësuesi i organit tatimor fton personin të cilit i sekuestrohen dokumentet t'i dorëzojë vullnetarisht ato dhe në rast refuzimi kryen sekuestrimin me forcë.

Dokumentet dhe sendet që nuk kanë lidhje me objektin e kontrollit tatimor nuk janë objekt i sekuestrimit.

Kur dokumentet sekuestrohen, hartohet një protokoll në përputhje me kërkesat e nenit 99 të Kodit Tatimor.

Protokolli tregon:

Emri i saj; vendin dhe datën e ekzekutimit të një veprimi specifik; koha e fillimit dhe përfundimit të veprimit;

Pozicioni, mbiemri, emri, patronimi i personit që ka përpiluar protokollin; mbiemri, emri, patronimi i secilit person që mori pjesë në aksion ose ishte i pranishëm gjatë tij, dhe, nëse është e nevojshme, adresën e tij, shtetësinë, informacionin nëse ai flet rusisht;

Faktet dhe rrethanat e evidentuara gjatë ekzekutimit të veprimit që kanë rëndësi për rastin.

Dokumentet e sekuestruara renditen në protokoll ose në inventarin që i bashkëlidhet me shënim të saktë të emrit dhe sasisë.

Protokolli lexohet nga të gjithë personat që kanë marrë pjesë në zbatimin e tij ose kanë qenë të pranishëm në të. Këta persona kanë të drejtë të bëjnë komente që duhet të përfshihen në protokoll ose t'i bashkëngjiten shkresave të lëndës.

Protokolli nënshkruhet nga nëpunësi i organit tatimor që e ka përpiluar atë, si dhe nga të gjithë personat që kanë marrë pjesë në ekzekutimin e veprimit ose kanë qenë të pranishëm gjatë zbatimit të tij.

Në rastet kur sekuestrimi i kopjeve të dokumenteve të tatimpaguesve nuk mjafton për të kryer aktivitete kontrolli dhe organet tatimore kanë arsye të mjaftueshme për të besuar se dokumentet origjinale do të asgjësohen, fshihen, korrigjohen ose zëvendësohen, një zyrtar i organit tatimor ka të drejtë të sekuestroni dokumentet origjinale. Kur këto dokumente konfiskohen, bëhen kopje të tyre, të cilat vërtetohen nga një zyrtar i organit tatimor që tregon bazën dhe datën e konfiskimit dhe vendosen në vend të dokumentit origjinal të sekuestruar. Në rast se është e pamundur të bëhen ose të transferohen kopjet e bëra njëkohësisht me sekuestrimin e dokumenteve, organi tatimor ia kalon ato personit të cilit i janë sekuestruar dokumentet brenda pesë ditëve pas sekuestrimit.

Një kopje e aktit ose e protokollit me një inventar të dokumenteve të sekuestruara u dorëzohet zyrtarëve të ndërmarrjes kundrejt nënshkrimit.

Nuk lejohet konfiskimi i dokumenteve dhe sendeve gjatë natës.





Dhe problemi i teknologjisë së proceseve të dokumentacionit, pra, zë vendin e një lidhjeje kryesore në sistemin e menaxhimit të zyrës së ndërmarrjes. Ne do të analizojmë organizimin e rrjedhës së dokumenteve të kompanisë ZAO Group of Companys Capital Strehimi. Kapitulli 2 Organizimi i rrjedhës së dokumenteve në kompaninë Zhilishchny Capital CJSC 2.1 Dispozita të përgjithshme për organizimin e rrjedhës së dokumenteve në kompani Në çdo organizatë ekziston...

Operacione disa herë. 4 Arsyetimi i efikasitetit ekonomik të projektit Objektivi i projektit është të hartojë një sistem të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve për Departamentin për organizimin e aktiviteteve të oficerëve të policisë lokale të Departamentit të Punëve të Brendshme të Qarkut Leninsky. Rezultati i projektit është një reduktim i intensitetit të punës, një ulje në vëllimin e qarkullimit të dokumenteve, një rritje në besueshmërinë dhe cilësinë e hyrjes dhe ...

Para së gjithash, duhet të kontrolloni dokumentet për praninë e detajeve të detyrueshme.

Dokumentet parësore të ekzekutuara siç duhet janë gjysma e suksesit të çdo kontrolli tatimor. Një organizatë që nuk arrin të sigurojë që ka dokumentet e nevojshme të kontabilitetit do të përballet me gjoba të rënda tatimore.

Mungesa e një "primare" shpesh konsiderohet nga kontrollorët si një shkelje e rëndë nga një organizatë e rregullave për kontabilizimin e të ardhurave dhe (ose) shpenzimeve dhe (ose) artikujve të tatueshëm, gjë që sjell një gjobë prej 5,000 rubla. (neni 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Për më tepër, në këtë rrethanë, inspektorët kanë të drejtë të sjellin zyrtarë "të papërgjegjshëm" në përgjegjësi administrative dhe të marrin një gjobë në shumën prej 20 deri në 30 herë të pagës minimale (neni 15.11 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse).

Dokumentet primare të marra nga departamenti i kontabilitetit i nënshtrohen verifikimit të detyrueshëm:

  • sipas formularit (plotësia dhe korrektësia e dokumentit, plotësimi i detajeve);
  • sipas përmbajtjes (ligjshmëria e operacioneve të dokumentuara, lidhja logjike e treguesve individualë);
  • llogaritja e shumave (korrektësia e llogaritjeve të bëra).

Kur kontrolloni formularin, është e nevojshme të siguroheni që të plotësohen detajet e kërkuara të dokumentit - një dokument i ekzekutuar në mënyrë jo të duhur mund të zhvlerësohet nga zyra e taksave. Të gjitha detajet e parashikuara në formularin e dokumentit duhet të plotësohen duke marrë parasysh kërkesat për plotësimin e tyre, të përmbajnë nënshkrimet e nevojshme të personave përgjegjës për hartimin e dokumentit dhe transkriptet e tyre, si dhe vulën e organizatës, nëse parashikohet sipas formës dhe legjislacionit aktual. Është e nevojshme të kihet parasysh se për qëllime tatimore, dokumente parësore nuk janë vetëm faturat, faturat, urdhërpagesat, por edhe kontratat, certifikatat e pranimit, letrat e garancisë etj.

Gabimet e identifikuara si rezultat i kontrollit mund të ndahen në disa grupe:

  • për arsye të ndodhjes - pakujdesia, analfabetizmi kontabël, puna e tepërt, mosfunksionimi i pajisjeve kompjuterike etj.;
  • në vendin e origjinës - në tekst ose në numrat e dokumenteve parësore, kur postohen në regjistra;
  • sipas kuptimit - gabime lokale (për shembull, në datë) dhe transit (duke shkaktuar gabime automatike në disa vende).

Përveç disponueshmërisë së dokumenteve dhe korrektësisë së ekzekutimit të tyre, është e nevojshme të kontrollohet sistemi i kontabilitetit të dokumenteve: regjistrimi, sistemimi dhe kontabilizimi i tyre. Për ta bërë këtë, duhet t'i kushtoni vëmendje librave dhe revistave të ndryshme të kontabilitetit dhe regjistrimit, për shembull, një ditar të kontratave të punës, urdhra për personelin ose një ditar për lëshimin e certifikatave, certifikatave të udhëtimit, etj.

Sidoqoftë, kur kontrolloni dokumentet, mund të lindin çështje të diskutueshme.

Le të japim shembuj.

Çfarë duhet të bëni nëse dokumenti parësor nuk përmban transkripta nënshkrimesh, nuk ka vula ose dokumenti është nënshkruar nga një person i paautorizuar? Si të pranoni shpenzimet për dokumente të tilla?

Ka disa këndvështrime për këtë çështje.

Gjykata Federale e Arbitrazhit të Rrethit të Lindjes së Largët në Rezolutën e saj të datës 04.08.2006, 02.08.2006 N F03-A73/06-2/2540 në çështjen N A73-15382/2005-18 tregoi se dokumentet që konfirmojnë shpenzimet dhe nuk plotësojnë kërkesat të Artit. 9 i Ligjit të Kontabilitetit nuk mund të shërbejë si bazë për njohjen e shpenzimeve të tatimpaguesit të marra parasysh gjatë llogaritjes së tatimit mbi të ardhurat.

Në të njëjtën kohë, ekzistojnë vendime gjyqësore sipas të cilave deshifrimi i një nënshkrimi nuk është bazë për të pavlefshme një dokument. Për shembull, në Rezolutat e Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit të Moskës të datës 2 nëntor 2009 N KA-A40/11423-09 në çështjen N A40-77437/08-87-337, datë 27 shtator 2010 N KA-A40 /10957-10 në çështjen N A40-169401 /09-116-1035, gjykata tregoi se mungesa e një transkripti të nënshkrimit të personit që pranoi ngarkesën në fletëdorëzimin nuk mund të shërbejë si bazë për refuzimin e njohjes së shpenzimeve. .

Në këtë rast, dokumentet kryesore të kontabilitetit të organizatës nënshkruhen nga personat që janë përgjegjës për transaksionin. Lista e personave të tillë përcaktohet nga drejtuesi i organizatës në marrëveshje me llogaritarin kryesor.

Në praktikë, nuk është gjithmonë e mundur të kontrollohen kompetencat e personave që nënshkruajnë dokumentet kryesore të kontabilitetit në emër të palës tjetër. Për më tepër, një detyrim i tillë nuk parashikohet me ligj.

Nëse kërkohet një vulë në dokumentin kryesor të kontabilitetit apo jo, varet nëse detyrimi për të vërtetuar dokumentin me vulë rrjedh nga radha në të cilën është plotësuar dokumenti ose nga forma e tij. Kështu, shumica e formularëve të dhënë në albumet e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit përmbajnë shenjën "MP". Prandaj, duhet të vuloset.

Në të njëjtën kohë, siç theksohet në Rezolutën e Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit të Moskës, datë 19 qershor 2006 N KA-A40/5456-06, një gjurmë vule nuk është një nga detajet e detyrueshme të dokumentit parësor të kontabilitetit.

Kështu, nëse në formën e zhvilluar nga tatimpaguesi, sigurohet një vend për një vulë, prania e gjurmës së saj është e detyrueshme. Përndryshe, ju mund të bëni pa të.

Çfarë duhet të bëni nëse humbjet ende nuk janë shlyer plotësisht, por dokumentet tashmë janë shkatërruar (ose humbur)?

Të dhënat e kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor, si dhe dokumentet e tjera të nevojshme për llogaritjen dhe pagesën e taksave, përfshirë ato që konfirmojnë marrjen e të ardhurave, shpenzimeve, si dhe pagesën (mbajtjen në burim) të taksave, tatimpaguesi është i detyruar t'i ruajë për katër vjet në bazë të të paragrafëve. 8 pika 1 neni. 23 Kodi Tatimor i Federatës Ruse.

Tatimpaguesi duhet të mbajë dokumente që konfirmojnë shumën e humbjes për të gjithë periudhën e zvogëlimit të bazës tatimore të periudhës aktuale tatimore me shumat e humbjeve të marra më parë. Një detyrë e tillë e tatimpaguesit parashikohet në paragrafin 4 të Artit. 283 Kodi Tatimor i Federatës Ruse. Në këtë rast, tatimpaguesi ka të drejtë të bartë një humbje për 10 vjet pas periudhës tatimore në të cilën është marrë kjo humbje.

Ekzistojnë dy këndvështrime të ndryshme dhe arsyetime të ndryshme ligjore.

Ministria Ruse e Financave beson se shlyerja e humbjeve është e mundur vetëm nëse ka dokumente parësore që konfirmojnë rezultatin financiar të marrë (Letra të datës 23.04.2009 N 03-03-06/1/276 dhe datë 04/03/2007 N 03 -03-06/1/206) .

Megjithatë, praktika e arbitrazhit tregon se argumentet e mëposhtme mund të jenë të dobishme për tatimpaguesit:

- shuma e humbjes mund të konfirmohet jo vetëm nga dokumentet parësore, por edhe nga bilanci, pasqyra e fitimit dhe humbjes, bilancet, libri kryesor, shënimi shpjegues, pasqyrat analitike, regjistrat tatimor;

— shuma e humbjes konfirmohet nga një kontroll tatimor i kryer më parë;

- kontrollimi i të dhënave “primare” për ato vite që shkojnë përtej periudhës trevjeçare të auditimit është i paligjshëm.

Ishin këto argumente të organizatave që u morën parasysh nga gjykatat kur merrnin vendime në favor të taksapaguesve (Rezolutat e Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit të Vollgës, datë 18 nëntor 2008 në çështjen nr. A65-3230/2008-CA2- 41, Rrethi i Moskës datë 7 tetor 2008 Nr KA-A40/8215- 08, Rrethi Veriperëndimor i datës 26 qershor 2009 në çështjen nr. A56-14177/2007, etj.).

Megjithatë, në shumicën e rasteve, kur zbulohet një gabim, bëhen ndryshime në dokumente.

Sipas pikës 7 të nenit 9 të ligjit "Për Kontabilitetin", korrigjimet lejohen në dokumentin parësor të kontabilitetit, përveç nëse parashikohet ndryshe nga ligjet federale ose aktet ligjore rregullatore të organeve shtetërore rregullatore të kontabilitetit. Korrigjimi në dokumentin parësor të kontabilitetit duhet të përmbajë datën e korrigjimit, si dhe nënshkrimet e personave që kanë përpiluar dokumentin në të cilin është bërë korrigjimi, duke treguar mbiemrat dhe inicialet e tyre ose detaje të tjera të nevojshme për identifikimin e këtyre personave.

Ligji i ri “Për Kontabilitetin” nuk përmban një ndalim për të bërë korrigjime në cash dhe dokumente bankare. Kjo rrethanë nuk do të thotë se korrigjime të tilla lejohen nga 1 janari 2013. Fakti është se në Pjesën 7 të Artit. 9 i Ligjit Nr. 402-FZ përmban klauzolën "nëse nuk përcaktohet ndryshe nga ligjet federale ose aktet rregullatore ligjore të organeve shtetërore rregullatore të kontabilitetit". Në të njëjtën kohë, në përputhje me pikën 2.1 të Rregullores për procedurën e kryerjes së transaksioneve në para me kartëmonedha dhe monedha të Bankës së Rusisë në territorin e Federatës Ruse (miratuar nga Banka e Rusisë më 12 tetor 2011 N 373 -P) dhe klauzola 2.4 e Rregullores mbi rregullat për transferimin e fondeve (miratuar nga Banka Rusi 06/19/2012 N 383-P) nuk lejohet korrigjimi i parave të gatshme dhe dokumenteve bankare.

Kështu, nuk lejohen korrigjimet e parave të gatshme (urdhrat e arkës së arkëtimit dhe shpenzimit) dhe dokumentet bankare.

Korrigjimet mund të bëhen në dokumentet e tjera të kontabilitetit parësor vetëm me marrëveshjen e pjesëmarrësve në transaksionet e biznesit, të cilat duhet të konfirmohen me nënshkrimet e të njëjtëve persona që kanë nënshkruar dokumentet, duke treguar datën e korrigjimeve.

Gabimet në dokumentet parësore të krijuara me dorë (me përjashtim të parave të gatshme dhe dokumenteve bankare) korrigjohen si më poshtë:

  • teksti ose shuma e pasaktë kryqëzohet me një vijë të hollë në mënyrë që teksti i korrigjuar të mund të lexohet;
  • teksti ose shuma e korrigjuar shkruhet mbi vijën e kryqëzuar;
  • në kufijtë e rreshtit përkatës bëhet klauzola "I korrigjuar", e nënshkruar nga personat që kanë nënshkruar më parë dokumentin, ose e konfirmuar me nënshkrimin e personit që ka bërë korrigjimin, si dhe tregohet data e korrigjimit.

Le të shohim situatën duke përdorur një shembull.

Magazinieri i Negotsiant SH.PK pranoi në magazinë një grumbull këpucësh në vlerë prej 500 palësh nga Romashka sh.a. Shënimi i dorëzimit (Formulari N TORG-12) tregon çmimin e një palë - 983 rubla. Kostoja totale e mallrave, sipas faturës, ishte 491,500 rubla, plus TVSH - 98,300 rubla, gjithsej përfshirë TVSH - 589,800 rubla. Fletëdërgesa u transferua në departamentin e kontabilitetit në përputhje me procedurën e vendosur. Gjatë kontrollit të dokumentit parësor, llogaritari zbuloi se në faturë dhe faturë, si dhe në marrëveshjen e furnizimit me ZAO Romashka, kostoja e një palë ishte fiksuar në shumën prej 283 rubla. Në zbardhjen e rrethanave u konstatua se personi përgjegjës financiar i Romashka SSH.A. në faturë në vend të numrit “2” kishte treguar rastësisht numrin “9”.

Për të korrigjuar këtë gabim, Negotsiant LLC duhet të ndërmarrë veprimet e mëposhtme:

1. Kaloni me kujdes numrat “983”, “491 500”, “98 300” dhe “589 800”.

2. Mbi ta shkruani përkatësisht numrat “283”, “141 500”, “28 300” dhe “169 800”.

3. Fletëdërgesa është firmosur nga menaxheri dhe magazinierja e magazinës Romashka SH.A. dhe është vërtetuar me vulë. Prandaj, kur korrigjoni një gabim, është e nevojshme të vendosni mbishkrimin "I korrigjuar", nënshkrimet e menaxherit të magazinës dhe magazinierit (me transkriptet), si dhe vulën e furnizuesit.

4. Shkruani datën e korrigjimit.

5. Aplikoni nënshkrimin e magazinierit të Negotsiant LLC dhe një transkript të nënshkrimit.

Nëse këto korrigjime nuk bëhen, Negotsiant LLC mund të përballet me pasoja shumë negative. Në këtë situatë, dy opsione janë të mundshme.

Opsioni një. Mallrat në kontabilitet do të kapitalizohen me koston e treguar në faturë dhe faturë. Në këtë rast, kur hartoni një raport të mallit dhe inventarin e mëtejshëm të magazinës, do të ketë një mungesë prej 350,000 rubla. Mungesa e specifikuar do të duhet të mbulohet ose në kurriz të personit përgjegjës financiar (i cili, në përgjithësi, nuk është fajtor për asgjë), ose t'i atribuohet humbjeve të ndërmarrjes.

Opsioni dy. Mallrat në kontabilitet do të kapitalizohen me koston e treguar në faturë. Si rezultat, do të ketë një mbivlerësim të kostos së tyre dhe, me shitjen e tyre të mëtejshme, një nënvlerësim të bazës tatimore për tatimin mbi të ardhurat, taksat për përdoruesit e rrugëve dhe për mirëmbajtjen e stokut të banesave dhe objekteve sociale e kulturore.

Në tekstin dhe të dhënat dixhitale të dokumenteve parësore dhe regjistrave kontabël nuk lejohen fshirje dhe korrigjime të papërcaktuara.

Nëse një dokument hartohet në disa kopje, atëherë korrigjimi bëhet në secilën kopje veç e veç.

Gabimet tipike kur punoni me dokumente parësore:

  • përdorimi i formave të dokumenteve parësore të krijuara në ndërmarrje, por të pa miratuara në rendin e politikave kontabël;
  • mungesa e detajeve të detyrueshme në dokumente që nuk janë të unifikuara ose të specializuara;
  • mungesa e një liste të personave të autorizuar për të nënshkruar dokumentet parësore të miratuara nga drejtuesi i organizatës;
  • dështimi për të plotësuar detajet e kërkuara të dokumenteve parësore; prania e fshirjeve dhe njollave në dokumente; shkelje e rregullit për korrigjimin e gabimeve në dokumente;
  • korrigjimet në dokumentet e parave të gatshme;
  • shënime me laps;
  • pa viza në vija të lira;
  • mungesa e një vule ose shënimi "të paguar" që tregon datën (ditën, muajin, vitin) në dokumentet e bashkangjitura me faturat e parave të gatshme dhe urdhrat e debitit;
  • gabime aritmetike gjatë taksimit të dokumenteve.

Për të kontrolluar dhe thjeshtuar përpunimin e të dhënave për transaksionet e biznesit, dokumentet e konsoliduara të kontabilitetit përpilohen mbi bazën e dokumenteve të kontabilitetit parësor.

Pas pranimit, informacioni nga dokumenti parësor transferohet në regjistrat e kontabilitetit dhe bëhet një shenjë e veçantë në vetë dokumentin, duke përjashtuar mundësinë e ripërdorimit të tij.

Antonov D.N. Dokumentet primare: çfarë dhe si të përgatitemi për verifikim? // Kontabiliteti. 2011. N 9. F. 89 - 91.

Nevoja për të kontrolluar dokumentacionin parësor

Kontrolli është një nga funksionet më të rëndësishme të menaxhimit, i cili zbatohet edhe në fushën e kontabilitetit.

Kontrolli i dokumentacionit parësor është i nevojshëm për arsye objektive. Detyra e tij kryesore është të parandalojë gabimet e kontabilitetit që mund të lindin për arsye të ndryshme, për shembull, si rezultat i neglizhencës, kualifikimeve të pamjaftueshme të personelit të kontabilitetit, punës së tepërt, mosfunksionimit të kompjuterit etj.

Gabimet mund të ndodhin në tekstin e dokumenteve parësore ose në shuma, veçanërisht gjatë llogaritjes së totalit, ose ndodhin gjatë afishimit të dokumenteve në regjistrat kontabël.

Shënim 1

Sipas shkallës së ndikimit të tyre, gabimet mund të jenë lokale, domethënë të bëhen në një dokument dhe të mos prekin dokumentet e tjera (për shembull, një gabim në datën e një dokumenti), dhe transit, domethënë duke shkaktuar automatikisht një gabim në dokumente të tjera (për shembull, një gabim në sasinë e një dokumenti).

Meqenëse sistemi i korrigjimeve në dokumentet e kontabilitetit është i rregulluar rreptësisht dhe kërkon përfshirjen e të gjithë personave që kanë nënshkruar dokumentin me gabim (korrigjimet nuk lejohen fare në para dhe dokumente bankare), roli i kontrollit të dokumentacionit parësor është jashtëzakonisht i rëndësishëm.

Kontrolli i dokumentacionit parësor të kontabilitetit synon të sigurojë një cikël të plotë të kontrollit të cilësisë për pasqyrimin e dokumenteve parësore në llogaritë e kontabilitetit, dhe gjithashtu kryen funksionin e monitorimit të plotë të ekzekutimit të procedurave për korrigjimin ose zëvendësimin e dokumentacionit të përfunduar gabimisht me personifikimin e përgjegjësisë.

Procedura e përgjithshme për kontrollimin e dokumenteve parësore

Dokumentet primare të marra nga shërbimi i kontabilitetit i nënshtrohen verifikimit.

Procedura për kontrollimin e dokumenteve parësore mund të ndahet në tre faza:

Faza e parë. Verifikimi i dokumenteve parësore për meritat e tyre. Thelbi i kësaj faze është vlerësimi i ligjshmërisë së transaksioneve të biznesit të pasqyruara në dokumentacion, fizibiliteti i kryerjes së operacionit dhe ndërlidhja e treguesve individualë të dokumentit parësor.

Në rast se përmbajtja e dokumentit parësor bie ndesh me kërkesat e ligjit ose shkeljen e procedurës për pranimin, ruajtjen dhe shpenzimin e inventarit, parave të gatshme dhe pasurive të tjera, këto dokumente nuk pranohen për kontabilitet. Vendimi për dokumente të tilla merret nga llogaritari, i cili informon drejtuesin për paligjshmërinë e transaksioneve të pasqyruara në dokumentacionin parësor.

Praktika e kontabilitetit tregon se shpesh lindin mosmarrëveshje midis menaxherit dhe llogaritarit kryesor për çështjet e përcaktimit të ligjshmërisë së transaksioneve. Në këtë rast këshillohet që shefi i kontabilitetit të marrë një urdhër me shkrim nga menaxheri, që tregon se menaxheri e kupton përgjegjësinë që i është caktuar për regjistrimin e transaksionit në llogaritë e kontabilitetit.

Faza e dytë. Kontrollimi i dokumenteve parësore sipas formularit. Në këtë fazë, kontrollohet disponueshmëria e detajeve. Për më tepër, kontrolli përfshin vlerësimin e korrektësisë së aplikimit të formularit të dokumentit, si dhe praninë dhe plotësinë e plotësimit të detajeve të kërkuara, të cilat, në përputhje me kërkesat e Ligjit Federal "Për Kontabilitetin", përfshijnë: emrin , datën e përgatitjes, emrin e organizatës, përmbajtjen e faktit të veprimtarisë ekonomike, masën natyrore ose monetare të një fakti të caktuar, pozicionin dhe nënshkrimin e personave përgjegjës për hartimin e dokumentit).

Faza e tretë. Verifikimi gjithëpërfshirës i dokumenteve parësore, i cili përfshin teknikat e mëposhtme:

  • Grupimi i dokumenteve parësore - thelbi i kësaj procedure është vlerësimi i përmbajtjes së transaksionit dhe përfshirja e dokumentit në një grup dokumentesh parësore që janë të ngjashme në përmbajtje, gjë që përbën bazën për formimin e të dhënave të konsoliduara të kontabilitetit;
  • Taksimi - thelbi i kësaj procedure është që treguesit natyrorë dhe të punës përkthehen në një matës universal - kosto. Rezultatet e taksimit, të përcaktuara duke shumëzuar treguesit sasiorë dhe çmimin (normën) për njësi, pasqyrohen drejtpërdrejt në dokumentin parësor;
  • Detyrat e llogarisë - thelbi i kësaj procedure është futja e korrespondencës për çdo transaksion biznesi të krijuar nga dokumenti primar.

Shënim 2

Pas kalimit të të gjitha fazave të verifikimit, rekomandohet që dokumentet parësore të shënohen për të parandaluar ripërdorimin (data e hyrjes në regjistrat e kontabilitetit ose një vulë përkatëse mund të vendoset në dokument).

Dokumentet e parave të gatshme janë të shënuara me vulat "Marrë" ose "Paguar" dhe datën.

Llojet e kontrollit të dokumentacionit parësor

Dokumentet parësore të kontabilitetit përfaqësojnë një rrjedhë informacioni që përmban informacion në lidhje me aktivitetet financiare dhe ekonomike të një njësie ekonomike, si rezultat i të cilave ato përdoren gjerësisht në sistemin e menaxhimit për kontrollin paraprak, aktual dhe të mëvonshëm.

Thelbi i këtyre llojeve të kontrollit është si më poshtë:

  • Kontrolli paraprak është kontrolli që ushtrohet nga drejtuesit e organizatës (drejtues, kryekontabilist, kryeinxhinier, kryepunëtor, etj.) në momentin e nënshkrimit të dokumentacionit parësor, për faktin se gjatë nënshkrimit të dokumentit këta zyrtarë marrin përgjegjësi për veprimet e ndërmarra;
  • Kontrolli aktual është kontrolli i kryer në momentin e një transaksioni biznesi. Ai kryhet, si rregull, nga ekzekutuesit e urdhrave që përmbahen në dokument, ose nga personat përgjegjës për përpunimin e tij. Dokumenti kontrollohet për praninë e detajeve, në thelb, dhe vetëm pasi të ekzekutohet dhe përpunohet;
  • Kontrolli i mëpasshëm është kontrolli që kryhet nëpërmjet auditimeve dokumentare, auditimit të dokumenteve parësore pas përpunimit të dokumenteve, si dhe në formën e një kontrolli numërues në momentin e përpunimit të dokumenteve.