Gjithçka rreth akordimit të makinave

Kushtet dhe periudha e ruajtjes së dokumenteve parësore në departamentin e kontabilitetit. Periudhat e reja të ruajtjes së të dhënave parësore nga Ministria e Financave nuk përkojnë me ligjin për kontabilitetin Ministria e Financave ka ndryshuar periudhat e ruajtjes së të dhënave parësore

Çdo organizatë dhe sipërmarrës privat kërkohet të respektojë periudhën e ruajtjes së dokumenteve parësore që janë të nevojshme për qëllime të kontabilitetit tatimor. Kjo çështje nuk është e shkruar shumë qartë në legjislacion, kështu që Ministria e Financave erdhi në ndihmë. Në shpjegimet e tij të datës 19 korrik 2017 nr.03-07-11/45829, ai ka sqaruar se si duhet llogaritur saktë një periudhë e tillë.

Rregulli i përgjithshëm

Periudha e përgjithshme e ruajtjes së dokumenteve parësore në departamentin e kontabilitetit përcaktohet nga nënparagrafi 8 i paragrafit 1 të nenit 23 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse. Sipas tij, paguesit duhet të sigurojnë sigurinë e:

  • informacion kontabël;
  • informacion kontabël tatimor;
  • dokumente të tjera që janë të nevojshme për llogaritjen dhe transferimin e taksave.
  • marrja e të ardhurave;
  • përballimi i kostove (për kompanitë dhe tregtarët);
  • transferimi i pagesave të detyrueshme;
  • mbajtjen e tatimit në burim.

Ekziston gjithashtu një paralajmërim që rregulla paksa të ndryshme mund të përcaktohen drejtpërdrejt në dispozitat përkatëse të Kodit Tatimor të Federatës Ruse.

Bazuar në Art. 313 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, kontabiliteti tatimor është një sistem i përmbledhjes së informacionit për të vendosur bazën tatimore bazuar në informacionin nga dokumentet parësore, të cilat grupohen në përputhje me rrethanat. Kështu, të dhënat e kontabilitetit tatimor mund të konfirmojnë:

  • dokumentet kryesore të kontabilitetit (përfshirë certifikatën e kontabilistit);
  • regjistrat analitikë të kontabilitetit tatimor;
  • llogaritja e bazës tatimore.

Pikënisje

Problemi është se nën. 8 pika 1 neni. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse nuk shpjegon fare se nga cila pikë duhet të fillojë numërimi i periudhës 4-vjeçare. Duke folur relativisht, kjo është periudha minimale e ruajtjes për dokumentet parësore. Duke e konsideruar atë si maksimum është mjaft e rrezikshme. Nuk ka asnjë garanci që dokumentet e shkatërruara pas 4 vjetësh nuk do të nevojiten më.

Në letrën e datës 19 korrik 2017, nr. 03-07-11/45829, zyrtarët e Ministrisë së Financave janë përpjekur të plotësojnë këtë boshllëk në lidhje me të dhënat parësore të kërkuara:

  • për kontabilitetin tatimor;
  • llogaritja dhe transferimi i tatimit mbi të ardhurat;
  • llogaritja dhe pagesa e tatimit mbi vlerën e shtuar.

Kushtet e tjera

Pavarësisht se Ministria e Financave ka sqaruar afatet e ruajtjes së dokumenteve parësore, disa prej tyre nuk hyjnë në rregullin 4-vjeçar.

Pra, në bazë të Artit. 29 të Ligjit<Об бухучёте˃ в течение сроков, оговоренных в правилах организации государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного года, нужно хранить:

  • dokumentet kryesore të kontabilitetit;
  • regjistrat kontabël Kontabiliteti;
  • pasqyrat kontabël (financiare);
  • raportet e auditimit për të.

Kujtojmë se rregullat për organizimin e punëve arkivore shtetërore janë Urdhri nr.558 i Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010.

Duhet respektuar jetëgjatësia dokumentet primare. Dështimi për ta bërë këtë mund të rezultojë në detyrim tatimor.

Në veçanti, për shkelje të rëndë të rregullave të kontabilitetit, parashikohet përgjegjësi për:

Nëse shkelja nuk rezultoi në një nënvlerësim të bazës tatimore - një gjobë prej 10 mijë rubla nëse shkelja është kryer gjatë një periudhe tatimore, 30 mijë rubla nëse të njëjtat veprime janë kryer gjatë më shumë se një periudhe tatimore ( Art. 120 Kodi Tatimor i Federatës Ruse);

Nëse, si rezultat i mungesës së dokumenteve parësore të kontabilitetit, baza tatimore ishte nënvlerësuar, gjoba do të jetë 20% e shumës së tatimit të papaguar, por jo më pak se 40 mijë rubla. ( pika 3 neni. 120,klauzola 1 neni. 122, Art. 123 Kodi Tatimor i Federatës Ruse).

Për më tepër, dështimi i tatimpaguesit për të paraqitur dokumente pranë autoriteteve tatimore brenda periudhës së caktuar kërkon një gjobë prej 200 rubla. për çdo dokument që nuk është dorëzuar ( klauzola 1 neni. 126 Kodi Tatimor i Federatës Ruse).

Përveç detyrimit tatimor, subjekti afarist, si dhe zyrtarët e tij, mund të përballen me përgjegjësi administrative në bazë të:

- Art. 15.11 Kodi i kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse- për shkelje të rëndë të kërkesave të kontabilitetit, përfshirë raportimin e kontabilitetit (financiar), - gjobë për zyrtarët (DL) në shumën prej 5 mijë deri në 10 mijë rubla. dhe nga 10 mijë në 20 mijë rubla. në rast të shkeljes së përsëritur;

- Pjesa 6 Art. 15.25 Kodi i kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse- për mosrespektim të afateve të ruajtjes për dokumentet e kontabilitetit dhe raportimit të transaksioneve në monedhë - gjobë për personalitetet në shumën prej 4 mijë deri në 5 mijë rubla, për personat juridikë - nga 40 mijë deri në 50 mijë rubla;

- Pjesa 4 Art. 14.20 Kodi i kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse- për shkelje të periudhave të përcaktuara të ruajtjes për dokumentet kontabël për transaksionet ekonomike të huaja me mallra, informacione, punë, shërbime ose rezultate të veprimtarisë intelektuale për qëllime të kontrollit të eksportit - gjobë për DL në masën 1 mijë deri në 2 mijë lekë. rubla, për personat juridikë - nga 10 mijë deri në 20 mijë rubla;

- Pjesa 1 Art. 13.5 Kodi i kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse- për dështimin e një SHA (LLC) për të përmbushur detyrimin për të ruajtur dokumentet brenda afateve kohore të parashikuara nga legjislacioni aktual - një gjobë për DL në shumën prej 2,5 mijë deri në 5 mijë rubla, për personat juridikë - nga 200 mijë deri në 300 mijë rubla.

Sqarim i ri nga Ministria e Financave

Në shkresën nr. 03-07-11/45829, datë 19 korrik 2017, zyrtarë të Ministrisë së Financave kanë dhënë sqarime lidhur me periudhat e ruajtjes së dokumenteve kontabël parësore të nevojshme për mbajtjen e regjistrave tatimorë, llogaritjen dhe pagesën e tatimit mbi të ardhurat dhe TVSH-së. Megjithatë, sipas mendimit tonë, këto shpjegime vështirë se mund të quhen të detajuara.

Meqenëse, duke cituar kërkesën e përfshirë në paragrafë. 8 pika 1 neni. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse (mbi detyrimin për të siguruar sigurinë e të dhënave të kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor, si dhe dokumentet kryesore mbështetëse për katër vjet), autorët e letrës së komentuar shpjeguan vetëm se periudha e specifikuar fillon pas periudhës raportuese (tatimore) në të cilën dokumenti është përdorur për herë të fundit për përgatitjen e raportimit tatimor, llogaritjen dhe pagesën e taksave, në veçanti tatimin mbi të ardhurat e korporatave dhe tatimin mbi vlerën e shtuar, konfirmimin e të ardhurave të marra dhe shpenzimet e bëra. Me një fjalë, periudha e përmendur e ruajtjes së dokumenteve duhet të llogaritet jo nga data e përgatitjes së dokumentit, por nga 1 janari i vitit të ardhshëm.

Në fakt, financuesit nuk kanë thënë asgjë të re në shkresën nr.03-07-11/45829. Më parë, me shkresën nr. 03-11-11/104 të datës 30 mars 2012, ata kanë dhënë rekomandime të ngjashme.

Për informacionin tuaj

Sipas Ministrisë së Financave, periudha e përcaktuar në paragrafë. 8 pika 1 neni. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse duhet të respektohet gjithashtu kur përdorni sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve midis bankës dhe klientit (shih Letrën Nr. 03-11-11/104).

Ndërkohë, zgjidhja e problemit të evidentuar në letrën e komentuar është e kufizuar jo vetëm në katër vitet e treguara. Disa dokumente tatimore kanë periudha të veçanta ruajtjeje.

Raporti i humbjes parësore

Para së gjithash, kjo ka të bëjë me dokumentet parësore që konfirmojnë shumën e humbjes së marrë (në rast të transferimit të saj në periudhat e ardhshme) gjatë gjithë periudhës së shtyrë. Në fund të fundit, kur një tatimpagues deklaron humbje nga vitet e mëparshme në periudhën e audituar, ai është i detyruar të dokumentojë ligjshmërinë dhe vlefshmërinë e humbjeve të shkaktuara (shih. Vendimi i AS UO datë 07.09.2015 Nr. F09-5869/15 për lëndën nr. A60-54425/2014 ).

Për shkak të faktit se humbja që rezulton, sipas rregullave të kontabilitetit tatimor, mund të bartet për 10 vjet ( klauzola 2 neni. 283 Kodi Tatimor i Federatës Ruse), dhe dokumentet kryesore të vitit raportues ruhen për katër vjet ( fq. 8 pika 1 neni. 23 Kodi Tatimor i Federatës Ruse), rezulton se periudha maksimale e ruajtjes së dokumenteve "jofitimprurëse" është 14 vjet.

Shënim: Ministria e Financave beson se dokumentet "jofitimprurëse" duhet të ruhen edhe nëse saktësia e llogaritjes së shumës së humbjes është konfirmuar nga një kontroll tatimor në vend (shih, për shembull, Shkresa e datës 25 maj 2012 Nr. 03‑03‑06/1/278 ). Për më tepër, as Kodi Tatimor dhe as autoritetet zyrtare nuk specifikojnë se cilat dokumente duhet të ruhen. Ne besojmë se tatimpaguesit duhet të ruajnë të gjitha dokumentet parësore për vitin kalendarik pas të cilit është shkaktuar një humbje (faturat, faturat, deklaratat, paratë dhe faturat e shitjeve, certifikatat e punës së kryer (shërbimet e kryera), certifikatat e pranimit, etj.).

Në këtë çështje, duhet t'i kushtohet vëmendje Vendimi i Presidiumit të Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse, datë 24 korrik 2012 Nr. 3546/12 në rastin nr. A40-9620/11‑140‑41 . Në veçanti, ai përcakton pozicionin ligjor të mëposhtëm. Kur pasqyrohet një humbje në një deklaratë tatimore pa dokumente parësore përkatëse mbështetëse të bazuara në regjistrat e kontabilitetit tatimor dhe dokumentet e tjera analitike, procedura e përcaktuar klauzola 4 neni. 283 Kodi Tatimor i Federatës Ruse, nuk konsiderohet se është respektuar. Aftësia për të marrë parasysh shumën e humbjes është e një natyre deklarative .

Tatimpaguesi duhet vërtetojnë ligjshmërinë dhe vlefshmërinë e këtyre shumave. Ai mbart rrezik Pasojat e pafavorshme tatimore në mungesë të konfirmimit dokumentar të humbjes nga dokumentet përkatëse, përfshirë dokumentet e kontabilitetit parësor, gjatë gjithë periudhës kur zvogëlon bazën tatimore me shumat e humbjes së marrë më parë.

Në mungesë të dokumenteve të kontabilitetit parësor të tatimpaguesit që konfirmojnë shumën e humbjes së shkaktuar prej tij dhe periudhën e shfaqjes së saj, regjistrat tatimor, deklaratat tatimore dhe aktet e transferimit të këtij personi juridik nuk mund të konsiderohen prova të mjaftueshme për kryerjen e shpenzimeve të tilla që sjellin formimi i një humbjeje në shumën e deklaruar nga tatimpaguesi.

Pasqyrimi i një humbjeje në një deklaratë tatimore pa dokumente primare përkatëse mbështetëse bazuar në regjistrat e kontabilitetit tatimor dhe dokumentet e tjera analitike shkel procedurën e vendosur. klauzola 4 neni. 283 Kodi Tatimor i Federatës Ruse(cm. RezolucioniAS MO datë 22 korrik 2016 në çështjen Nr. A41-81431/2015 ).

Informacioni parësor në lidhje me koston fillestare të OS

E veçantë Gjithashtu janë përcaktuar rregulla për llogaritjen e periudhës së ruajtjes së dokumenteve parësore që konfirmojnë koston fillestare të aktiveve fikse.

Kjo periudhë duhet të llogaritet nga data e përfundimit të amortizimit në kontabilitetin tatimor. Kjo nuancë diskutohet në Letra e Ministrisë së Financave të Rusisë e datës 12 shkurt 2016 Nr. 03‑03‑06/1/7604 .

TVSH primare

Lidhur me periudhat e ruajtjes së dokumenteve të nevojshme për llogaritjen e TVSH-së, është e nevojshme t'i kushtohet vëmendje Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 19 gushtit 2017 Nr. 981 , i cili ndër të tjera ndryshoi, Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 26 dhjetorit 2011 Nr. 1137 . Veçanërisht, Rregullat për plotësimin e një faturë plotësuar me të reja klauzola 11, i cili ofron një listë të dokumenteve që duhet të ruhen për katër vjet, përkatësisht:

Dokumentet e përdorura në operacionet ndërmjetëse dhe operacionet e kryera nga transportuesi i mallrave, zhvilluesi (klienti që kryen funksionet e zhvilluesit);

Deklaratat doganore (ose kopjet e tyre), pagesa dhe dokumente të tjera që konfirmojnë pagesën e TVSH-së - në lidhje me mallrat e importuara në Federatën Ruse;

Aplikimet për importin e mallrave dhe pagesën e taksave indirekte (ose kopje të tyre) - në lidhje me mallrat e importuara nga territori i një shteti anëtar të Bashkimit Ekonomik Euroaziatik;

Të plotësuar formularët e rreptë të raportimit (kopjet e tyre) me shumën e TVSH-së të theksuar në një rresht të veçantë - kur blini shërbime për marrjen me qira të ambienteve të banimit gjatë periudhës së një udhëtimi pune të punonjësve dhe shërbime për transportimin e punonjësve në vendin e udhëtimit të punës dhe mbrapa; duke përfshirë shërbimet në trena për sigurimin e shtratit për përdorim;

Dokumentet që zyrtarizojnë transferimin e pasurisë, aktiveve jo-materiale, të drejtave pronësore dhe që tregojnë shumën e TVSH-së së rikuperuar nga aksionari (pjesëmarrësi, aksionari), ose kopjet e tyre të noterizuara;

Dokumentet primare për ndryshimet në drejtim të uljes së kostos së mallrave të blera (puna e kryer, shërbimet e kryera), të drejtat pronësore për qëllim të rivendosjes së TVSH-së;

Dokumentet parësore, dokumente të tjera që përmbajnë të dhëna përmbledhëse (përmbledhëse) për transaksionet e kryera gjatë muajit (tremujorit), objekt regjistrimi në librin e shitjeve, përfshirë ato të përpiluara nga tatimpaguesi - vërtetim kontabël-llogaritje për rikuperimin e TVSH-së.

shënim

Dokumentet e krijuara në aktivitetet e një organizate, përfshirë dokumentet parësore të kontabilitetit, mund të ruhen jo vetëm në letër, por edhe në formën e dokumenteve elektronike (shih. Letra e Ministrisë së Financave të Rusisë e datës 23 Mars 2016 Nr. 03‑02‑08/16273 ). Në të njëjtën kohë, Kodi Tatimor nuk parashikon detyrimin për të ruajtur në letër dokumentet e përpiluara në formë elektronike në formatet e përcaktuara nga organi ekzekutiv federal i autorizuar për kontroll dhe mbikëqyrje në fushën e taksave dhe tarifave (shih. Letra e Ministrisë së Financave të Rusisë e datës 22 gusht 2012 Nr. 03‑02‑07/1-202 ).

" № 9/2017

Komenti i letrës së Ministrisë së Financave të Federatës Ruse të datës 19 korrik 2017 Nr. 03-07-11/45829.

Dihet se subjektet afariste duhet të respektojnë periudhat e ruajtjes së dokumenteve parësore. Përndryshe, mungesa e tyre mund të rezultojë në detyrim tatimor. Në veçanti, për shkelje të rëndë të rregullave të kontabilitetit, parashikohet përgjegjësi për:

    nëse shkelja nuk rezultoi në një nënvlerësim të bazës tatimore - gjobë prej 10 mijë rubla, nëse vepra është kryer gjatë një periudhe tatimore, 30 mijë rubla, nëse të njëjtat veprime janë kryer gjatë më shumë se një periudhe tatimore (neni 120 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse);

    nëse, si rezultat i mungesës së dokumenteve parësore të kontabilitetit, baza tatimore ishte nënvlerësuar, gjoba do të jetë 20% e shumës së tatimit të papaguar, por jo më pak se 40 mijë rubla. (klauzola 3 e nenit 120, pika 1 e nenit 122, neni 123 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

Për më tepër, dështimi i tatimpaguesit për të paraqitur dokumente pranë autoriteteve tatimore brenda periudhës së caktuar, sjell një gjobë prej 200 rubla. për çdo dokument që nuk është dorëzuar (klauzola 1 e nenit 126 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

Përveç detyrimit tatimor, subjekti afarist, si dhe zyrtarët e tij, mund të përballen me përgjegjësi administrative në bazë të:

    Art. 15.11 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse - për shkelje të rëndë të kërkesave të kontabilitetit, përfshirë raportimin e kontabilitetit (financiar) - një gjobë për zyrtarët (DL) në shumën prej 5 mijë deri në 10 mijë rubla. dhe nga 10 mijë në 20 mijë rubla. në rast të shkeljes së përsëritur;

    Pjesa 6 Art. 15.25 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse - për mosrespektim të afateve të ruajtjes për kontabilitetin dhe raportimin e dokumenteve për transaksionet e monedhës - gjobë për individët në shumën prej 4 mijë deri në 5 mijë rubla, për personat juridikë - nga 40 mijë deri në 50 mijë rubla;

    Pjesa 4 Art. 14.20 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse - për shkelje të periudhave të përcaktuara të ruajtjes për dokumentet e kontabilitetit për transaksionet ekonomike të huaja me mallra, informacione, punë, shërbime ose rezultate të veprimtarisë intelektuale për qëllime të kontrollit të eksportit - gjobë për DP në shumën prej 1 mijë deri në 2 mijë rubla, për personat juridikë - nga 10 mijë deri në 20 mijë rubla;

    Pjesa 1 Art. 13.5 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse - për dështimin e një SHA (LLC) për të përmbushur detyrimin për të ruajtur dokumentet brenda afateve kohore të parashikuara nga legjislacioni aktual - një gjobë për DL në shumën prej 2.5 mijë deri 5 mijë rubla, për personat juridikë - nga 200 mijë në 300 mijë rubla.

Në shkresën nr. 03-07-11/45829 datë 19 korrik 2017, zyrtarë të Ministrisë së Financave kanë dhënë sqarime lidhur me periudhat e ruajtjes së dokumenteve kontabël parësore të nevojshme për mbajtjen e regjistrave tatimorë, llogaritjen dhe pagesën e tatimit mbi të ardhurat dhe TVSH-së. Megjithatë, sipas mendimit tonë, këto shpjegime vështirë se mund të quhen të detajuara. Meqenëse, duke cituar kërkesën e përfshirë në paragrafë. 8 pika 1 neni. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse (mbi detyrimin për të garantuar sigurinë e të dhënave të kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor, si dhe dokumentet kryesore mbështetëse, për katër vjet), autorët e letrës së komentuar shpjeguan vetëm se periudha e specifikuar fillon pas periudha e raportimit (tatimore) në të cilën dokumenti është përdorur për herë të fundit për përgatitjen e raportimit tatimor, llogaritjen dhe pagesën e taksave, në veçanti tatimin mbi të ardhurat e korporatave dhe tatimin mbi vlerën e shtuar, konfirmimin e të ardhurave të marra dhe shpenzimet e bëra. Me një fjalë, periudha e përmendur e ruajtjes së dokumenteve duhet të llogaritet jo nga data e përgatitjes së dokumentit, por nga 1 janari i vitit të ardhshëm.

Në fakt, financuesit nuk kanë thënë asgjë të re në shkresën nr.03-07-11/45829. Më parë, me shkresën nr. 03-11-11/104 të datës 30 mars 2012, ata kanë dhënë rekomandime të ngjashme.

Për informacionin tuaj:

Sipas Ministrisë së Financave, periudha e përcaktuar në paragrafë. 8 pika 1 neni. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse duhet të respektohet gjithashtu kur përdorni sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve midis bankës dhe klientit (shih Letrën Nr. 03-11-11/104).

Ndërkohë, zgjidhja e problemit të evidentuar në letrën e komentuar është e kufizuar jo vetëm në katër vitet e treguara. Disa dokumente tatimore kanë periudha të veçanta ruajtjeje.

Para së gjithash, kjo ka të bëjë me dokumentet parësore që konfirmojnë shumën e humbjes së marrë (në rast të transferimit të saj në periudhat e ardhshme) gjatë gjithë periudhës së shtyrë. Në fund të fundit, kur një tatimpagues deklaron humbje nga vitet e mëparshme në periudhën e kontrolluar, ai është i detyruar të dokumentojë ligjshmërinë dhe vlefshmërinë e humbjeve të shkaktuara (shih vendimin e AS UO datë 09/07/2015 Nr. F09-5869/15 në çështja nr.A60-54425/2014).

Për shkak të faktit se humbja që rezulton, sipas rregullave të kontabilitetit tatimor, mund të bartet në të ardhmen për 10 vjet (klauzola 2 e nenit 283 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse), dhe dokumentet kryesore të vitit raportues janë të ruajtura për katër vjet (klauzola 8 e pikës 1 të nenit 23 të Kodit Tatimor RF), rezulton se periudha maksimale e ruajtjes për dokumentet "jofitimprurëse" është 14 vjet.

Shënim: Ministria e Financave beson se dokumentet "humbëse" duhet të ruhen edhe nëse korrektësia e llogaritjes së shumës së humbjes është konfirmuar nga një kontroll tatimor në vend (shih, për shembull, Letrën e datës 25 maj 2012 nr 03-03-06/1/278). Për më tepër, as Kodi Tatimor dhe as autoritetet zyrtare nuk specifikojnë se cilat dokumente duhet të ruhen. Ne besojmë se tatimpaguesit duhet të ruajnë të gjitha dokumentet parësore për vitin kalendarik pas të cilit është shkaktuar një humbje (faturat, faturat, deklaratat, paratë dhe faturat e shitjeve, certifikatat e punës së kryer (shërbimet e kryera), certifikatat e pranimit, etj.).

Për këtë çështje duhet t'i kushtohet vëmendje Rezolutës së Presidiumit të Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse të datës 24 korrik 2012 Nr. 3546/12 në çështjen Nr. A40-9620/11-140-41. Në veçanti, ai përcakton pozicionin ligjor të mëposhtëm. Kur pasqyroni një humbje në një deklaratë tatimore pa dokumente primare përkatëse mbështetëse në bazë të regjistrave të kontabilitetit tatimor dhe dokumenteve të tjera analitike, procedura e përcaktuar në pikën 4 të Artit. 283 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse nuk konsiderohet i respektuar. Aftësia për të marrë parasysh shumën e humbjes është e një natyre deklarative. Tatimpaguesit i kërkohet të provojë ligjshmërinë dhe vlefshmërinë e këtyre shumave. Ai mbart rrezikun e pasojave të pafavorshme tatimore në mungesë të evidencës dokumentare të humbjes me dokumente përkatëse, përfshirë dokumentet e kontabilitetit parësor, gjatë gjithë periudhës kur zvogëlon bazën tatimore me shumat e humbjes së marrë më parë. Në mungesë të dokumenteve të kontabilitetit parësor të tatimpaguesit që konfirmojnë shumën e humbjes së shkaktuar prej tij dhe periudhën e shfaqjes së saj, regjistrat tatimor, deklaratat tatimore dhe aktet e transferimit të këtij personi juridik nuk mund të konsiderohen prova të mjaftueshme për kryerjen e shpenzimeve të tilla që sjellin formimi i një humbjeje në shumën e deklaruar nga tatimpaguesi.

Pasqyrimi i një humbjeje në një deklaratë tatimore pa dokumente primare përkatëse, bazuar në regjistrat e kontabilitetit tatimor dhe dokumentet e tjera analitike, shkel procedurën e përcaktuar në pikën 4 të Artit. 283 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse (shih Rezolutën e Gjykatës së Arbitrazhit të Rajonit të Moskës, datë 22 korrik 2016 në çështjen nr. A41-81431/2015).

Gjithashtu janë përcaktuar rregulla të veçanta për llogaritjen e periudhës së ruajtjes së dokumenteve parësore që konfirmojnë koston fillestare të aseteve fikse. Kjo periudhë duhet të llogaritet nga momenti i përfundimit të amortizimit në kontabilitetin tatimor. Kjo nuancë thuhet në Letrën e Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 12 shkurt 2016 Nr. 03-03-06/1/7604.

Lidhur me periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kërkuara për llogaritjen e TVSH-së, është e nevojshme t'i kushtohet vëmendje Dekretit të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 19 gusht 2017 Nr. 981, i cili ndryshoi, ndër të tjera, Dekretin e Qeverisë së Federata Ruse e 26 dhjetorit 2011 Nr. 1137. Në veçanti, Rregullat për plotësimin e një faturë janë plotësuar me një klauzolë të re 11, e cila përmban një listë të dokumenteve që duhet të ruhen për katër vjet, përkatësisht:

    dokumentet e përdorura në operacionet ndërmjetëse dhe operacionet e kryera nga transportuesi i mallrave, zhvilluesi (klienti që kryen funksionet e zhvilluesit);

    deklarata doganore (ose kopje të tyre), pagesa dhe dokumente të tjera që konfirmojnë pagesën e TVSH-së - në lidhje me mallrat e importuara në Federatën Ruse;

    deklaratat për importin e mallrave dhe për pagesën e taksave indirekte (ose kopje të tyre) - në lidhje me mallrat e importuara nga territori i një shteti anëtar të Bashkimit Ekonomik Euroaziatik;

    plotësoni formularë të rreptë të raportimit (kopje të tyre) me shumën e TVSH-së të theksuar në një rresht të veçantë - kur blini shërbime për marrjen me qira të ambienteve të banimit gjatë periudhës së një udhëtimi pune për punonjësit dhe shërbime për transportin e punonjësve në vendin e një udhëtimi pune dhe mbrapa , duke përfshirë shërbimet në trena për sigurimin e shtratit për përdorim;

    dokumente që zyrtarizojnë transferimin e pronës, aktiveve jomateriale, të drejtave pronësore dhe që tregojnë shumën e TVSH-së së rikuperuar nga aksionari (pjesëmarrësi, aksionari), ose kopjet e tyre të noterizuara;

    dokumente primare për ndryshime në drejtim të uljes së kostos së mallrave të blera (puna e kryer, shërbimet e kryera), të drejtat pronësore për qëllime të rivendosjes së TVSH-së;

    dokumente parësore, dokumente të tjera që përmbajnë të dhëna përmbledhëse (përmbledhëse) për transaksionet e kryera gjatë muajit (tremujorit), objekt regjistrimi në librin e shitjeve, përfshirë ato të përpiluara nga tatimpaguesi - vërtetim kontabël-llogaritje për rikuperimin e TVSH-së.

Shënim:

Dokumentet e krijuara në aktivitetet e një organizate, përfshirë dokumentet parësore të kontabilitetit, mund të ruhen jo vetëm në letër, por edhe në formën e dokumenteve elektronike (shih letrën e Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 23 Mars 2016 Nr. 03-02 -08/16273). Në të njëjtën kohë, Kodi Tatimor nuk parashikon detyrimin për të ruajtur në letër dokumentet e përpiluara në formë elektronike në formatet e përcaktuara nga organi ekzekutiv federal i autorizuar për kontroll dhe mbikëqyrje në fushën e taksave dhe tarifave (shiko Letrën e Ministrisë së Financat e Rusisë datë 22 gusht 2012 Nr. 03-02 -07/1-202).

“Për formularët dhe rregullat për plotësimin (mirëmbajtjen) e dokumenteve të përdorura në llogaritjet për tatimin mbi vlerën e shtuar.”

Cilat rregulla duhet të ndiqen gjatë përcaktimit të periudhës së ruajtjes për dokumentet e kontabilitetit të një organizate? A është e nevojshme të lidhni të gjitha dokumentet e kontabilitetit të ruajtura në departamentin e kontabilitetit të organizatës?

Për këtë çështje mbajmë qëndrimin e mëposhtëm:

Kur vendosni periudhat e ruajtjes për dokumentet e një organizate, është e nevojshme të udhëhiqeni nga: Ligji N 402-FZ, Kodi Tatimor i Federatës Ruse, Ligji i datës 24 korrik 2009 N 212-FZ, Lista e dokumenteve arkivore standarde të menaxhimit të krijuara në rrjedha e veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive lokale dhe organizatave, duke treguar afatet e ruajtjes, të miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010 N 558.
Dokumentet që nuk transferohen në arkivin e organizatës (me një periudhë ruajtjeje deri në 10 vjet përfshirëse) mund të grupohen në rend kronologjik dhe të kapen, për shembull, në lidhës. Në këtë rast, dosja duhet të përmbajë titullin e çështjes.

Arsyetimi për pozicionin:

Periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit

Dokumentet parësore të kontabilitetit, regjistrat e kontabilitetit, pasqyrat e kontabilitetit (financiare), raportet e auditimit mbi to janë objekt i ruajtjes nga një subjekt ekonomik për periudha të përcaktuara në përputhje me rregullat për organizimin e punëve arkivore shtetërore, por jo më pak se pesë vjet pas vitit raportues ( Pjesa 1 e Artit 29 të Ligjit Federal të 6 dhjetorit 2011 N 402-FZ "Për Kontabilitetin", më poshtë referuar si Ligji N 402-FZ).

Periudhat e ruajtjes së dokumenteve (regjistrave) elektronik vendosen në të njëjtën mënyrë si për dokumentacionin e krijuar në letër. Në të njëjtën kohë, subjektet ekonomike duhet të ruajnë dokumentet e politikave të kontabilitetit, standardet e një subjekti ekonomik, dokumente të tjera që lidhen me organizimin dhe mirëmbajtjen e kontabilitetit, duke përfshirë mjetet që sigurojnë riprodhimin e dokumenteve elektronike, si dhe verifikimin e origjinalitetit të një elektronik. nënshkrim për të paktën pesë vjet pas vitit në të cilin ato janë përdorur për të përgatitur pasqyrat kontabël (financiare) për herë të fundit (Pjesa 2 e nenit 29 të ligjit nr. 402-FZ).

Gjatë përcaktimit të periudhave specifike të ruajtjes për dokumentet individuale të kontabilitetit, duhet të udhëhiqet nga Lista e dokumenteve arkivore standarde të menaxhimit të krijuara në procesin e veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive vendore dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës. Rusia e datës 25 gusht 2010 N 558 (më tej referuar si Lista). Kjo listë është zhvilluar dhe miratuar në përputhje me dispozitat e Pjesës 3 të Artit. 6, pjesa 1 art. 17 i Ligjit Federal të 22 tetorit 2004 N 125-FZ "Për çështjet arkivore në Federatën Ruse" (në tekstin e mëtejmë Ligji N 125-FZ).

Në përputhje me pikën 1.4 të Listës, periudhat e ruajtjes së dokumenteve llogariten nga 1 janari i vitit që pason vitin e përfundimit të dokumentacionit të tyre.
Për shembull:

Dokumentet primare të kontabilitetit dhe shtojcat e tyre, të cilat regjistronin faktin e një transaksioni biznesi dhe shërbenin si bazë për regjistrimet e kontabilitetit (dokumentet dhe librat e parave të gatshme, dokumentet bankare, kundërfletat e fletoreve të çeqeve bankare, urdhrat, fletët e orarit, njoftimet bankare dhe kërkesat për transferim, aktet e pranimi, dorëzimi, fshirja e pronave dhe materialeve, faturat, faturat dhe raportet paraprake, korrespondenca, etj.) ruhen për 5 vjet, duke iu nënshtruar një kontrolli (kontrolli) (neni 362 i Listës);

Dokumentet (protokollet, aktet, llogaritjet, deklaratat, konkluzionet) për rivlerësimin e aseteve fikse, përcaktimin e zhvlerësimit të aseteve fikse, vlerësimin e vlerës së pasurisë së organizatës ruhen në mënyrë të përhershme (neni 429 i Listës);

Aktet për kalimin e të drejtave mbi pasurinë e paluajtshme dhe transaksionet me të nga i mëparshmi te titullari i ri i të drejtës së autorit (nga bilanci në bilanc) ruhen në mënyrë të përhershme (neni 432 i Listës);

Traktatet, marrëveshjet e paspecifikuara në nenet individuale të Listës - 5 vjet pas skadimit të kontratës, marrëveshje (neni 436 i Listës). Marrëveshjet e dhuratave, për shembull, leasing, ruhen përgjithmonë (nenet 439, 449 të Listës).

Është gjithashtu e nevojshme të merren parasysh se paragrafët. 8 pika 1 neni. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse përcakton një periudhë ruajtjeje katërvjeçare për të dhënat e kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor dhe dokumentet e tjera të nevojshme për llogaritjen dhe pagesën e taksave, përfshirë dokumentet që konfirmojnë marrjen e të ardhurave, shpenzimeve (për organizatat dhe sipërmarrësit individualë). si dhe pagesën (mbajtjen në burim) të taksave.

Në të njëjtën kohë, paragrafi 4 i Artit. 283 dhe paragrafi 7 i Artit. 346.18 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, të cilat janë rregulla të veçanta, detyrojnë paguesit, përkatësisht, të tatimit mbi të ardhurat e korporatave dhe tatimin e paguar në lidhje me aplikimin e një sistemi të thjeshtuar tatimor me objekt taksimin e të ardhurave të reduktuara me shumën e shpenzimeve. , për të ruajtur dokumentet që konfirmojnë shumën e humbjes së shkaktuar gjatë gjithë periudhës së shlyerjes së saj. Ju kujtojmë se tatimpaguesit mund të bartin humbje në periudha të ardhshme brenda 10 viteve pas marrjes së tyre (klauzola 2 e nenit 283, pika 7 e nenit 346.18 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

Ne gjithashtu tërheqim vëmendjen për faktin se disa shpenzime për qëllime të tatimit mbi fitimin merren parasysh gjatë një periudhe të gjatë, për shembull, aktivet fikse (pasuritë fikse) dhe aktivet jo-materiale (pasuritë e patrupëzuara), ose janë të një natyre të shtyrë (marrë parasysh jo në periudhën e shfaqjes së tyre, por në kohën e shitjes së aktiveve (neni 268 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse)).

Amortizimi është një kontabilitet uniform gjatë periudhave të përdorimit të aktiveve fikse dhe aktiveve jo-materiale të shpenzimeve që formojnë koston e tyre fillestare (nenet 256, 257 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Neni 252 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse tregon mundësinë e llogaritjes së shpenzimeve vetëm nëse ato janë të dokumentuara.

Në lidhje me këtë, Ministria Ruse e Financave shpjegon se periudha e ruajtjes së dokumenteve parësore që pasqyrojnë formimin e kostos fillestare të pasurisë së amortizueshme, e përcaktuar nga paragrafët. 8 pika 1 neni. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse (4 vjet), duhet të llogaritet nga momenti i përfundimit të amortizimit në kontabilitetin tatimor (për blerjen e një prone të tillë) (letra e Ministrisë së Financave të Rusisë e datës 02/12/2016 N 03-03-06/1/7604, datë 26.04.2011 N 03- 03-06/1/270). Kjo do të thotë, për qëllime të kontabilitetit tatimor, është e nevojshme të ruhen dokumentet parësore që konfirmojnë formimin e kostos fillestare të aktiveve fikse të amortizueshme dhe aktiveve jo-materiale për të paktën 4 vjet pas amortizimit të tyre të plotë.

Në të njëjtën kohë, specialistët e departamentit financiar vunë re gjithashtu se, sipas Listës, dokumentet për përcaktimin e amortizimit të aktiveve fikse ruhen në mënyrë të përhershme.

Ministria e Financave e Rusisë, duke shpjeguar procedurën e aplikimit të paragrafëve. 8 pika 1 neni. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, në letrën e datës 30 Mars 2012 N 03-11-11/104, tregon se periudha katërvjeçare fillon pas periudhës së raportimit (tatimore) në të cilën dokumenti është përdorur për herë të fundit për përgatitjen. raportimi tatimor, tatimi i përllogaritur dhe i pagesës, konfirmimi i të ardhurave të marra dhe shpenzimeve të bëra. Një qëndrim i ngjashëm është përcaktuar në Rezolutën e Presidiumit të Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse të datës 24 korrik 2012 N 3546/12.

Ky pozicion ligjor i Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse duhet gjithashtu të merret parasysh kur përfshihen në shpenzimet:

Humbjet në formën e shumave të borxheve të këqija (klauzola 2, klauzola 2, neni 265 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, përcaktimet e Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse të datës 10/09/2012 N VAS-5055/12, datë 06/09/2012 N VAS-7081/12). Dokumentet primare që konfirmojnë shfaqjen e tyre duhet të jenë të disponueshme në datën e kontabilizimit të humbjes;

Humbjet e specifikuara në paragrafë. 2, 3 lugë gjelle. 268 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, i përcaktuar në datën e shitjes së pronës dhe të drejtave pronësore (për më shumë informacion, shihni letrën e Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë, datë 16 shkurt 2015 N GD-4-3/2251@ ).
Në momentin e zbatimit, shpenzimet merren parasysh edhe në formën e:

Çmimet për blerjen (krijimin) e pronave të tjera, të tilla si, për shembull, parcelat e tokës, pasuritë materiale (klauzola 2, pika 1, neni 268 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse);

Kostoja e inventarëve, pronave të tjera në formën e tepricave të identifikuara gjatë inventarit, dhe (ose) pronës së marrë pa pagesë, dhe (ose) pronës së marrë gjatë çmontimit ose çmontimit të sistemeve operative të çmontuara, riparimit, modernizimit, rindërtimit, teknikës ri-pajisja ose likuidimi i pjesshëm i OS (klauzola 2, pika 1, neni 268, paragrafi dy, klauzola 2, neni 254 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse);

Çmimet për blerjen e të drejtave pronësore dhe shpenzimet që lidhen me blerjen e tyre (klauzola 2.1, pika 1, neni 268 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse);

Kostot e blerjes së mallrave të blera.

Rrjedhimisht, gjatë përcaktimit të periudhës së ruajtjes për dokumentet që konfirmojnë kostot e blerjes (krijimit) të aktiveve fikse dhe aktiveve jo-materiale, prona të tjera, të drejta pronësore, mallra të blera, është e nevojshme të merren parasysh dispozitat e Artit. 268 Kodi Tatimor i Federatës Ruse.
Shpenzimet për blerjen e letrave me vlerë gjithashtu shtyhen, pasi data e shpenzimeve për blerjen e letrave me vlerë është data e shitjes së tyre ose asgjësimit tjetër (klauzola 7, pika 7, neni 272 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Prandaj, dokumentet që konfirmojnë shpenzimet për blerjen e letrave me vlerë duhet të mbahen për periudha të përcaktuara duke marrë parasysh dispozitat e paragrafëve. 7 paragrafi 7 neni. 272 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse (dekretet e Gjykatës së Nëntë të Apelit të Arbitrazhit të datës 19 Mars 2013 N 09AP-2671/13, Rrethi FAS Moskë i datës 19 korrik 2013 N F05-7106/13 në çështjen N A40-749 /2012).

Gjatë përcaktimit të periudhave të ruajtjes së dokumenteve, është gjithashtu e nevojshme të merret parasysh që paguesit e primeve të sigurimit janë të detyruar të sigurojnë për gjashtë vjet sigurinë e dokumenteve që konfirmojnë llogaritjen dhe pagesën e primeve të sigurimit (klauzola 6, pjesa 2, neni 28 i Ligji Federal i 24 korrikut 2009 N 212-FZ).

Në praktikë, nuk është gjithmonë e mundur të izolohen të dhënat e kontabilitetit që mund të mbahen për katër, pesë ose gjashtë vjet. Prandaj, në kontabilitet, këshillohet që të zbatohet një periudhë minimale ruajtjeje prej gjashtë vjetësh për të gjitha dokumentet (përveç nëse periudha më të gjata përcaktohen nga Lista).

Procedura për ruajtjen e dokumenteve në punën e zyrës

Subjektet ekonomike duhet të sigurojnë sigurinë e dokumenteve gjatë periudhave të ruajtjes së tyre (Pjesa 1, neni 17 i ligjit nr. 125-FZ). Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të sigurohen kushte të sigurta të ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit dhe mbrojtja e tyre nga ndryshimet (Pjesa 3 e nenit 29 të ligjit nr. 402-FZ). Ruajtja e dokumenteve të kontabilitetit organizohet nga titullari i subjektit (Pjesa 1, neni 7 i ligjit nr. 402-FZ).

Kur organizoni ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor, është e nevojshme të udhëhiqeni nga Rregullat për organizimin e ruajtjes, blerjes, regjistrimit dhe përdorimit të dokumenteve të Fondit Arkiv të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore në organet qeveritare, qeveritë lokale. dhe organizatat e miratuara me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë të datës 31 Mars 2015 N 526 (në tekstin e mëtejmë - Rregullat) dhe Rregulloret për rrjedhën e dokumenteve dhe dokumenteve në kontabilitet, miratuar me urdhër të Ministrisë së Financave të BRSS të datës 29 korrik, 1983 N 105 (në tekstin e mëtejmë - Rregullorja N 105) (në masën që nuk bie ndesh me aktet ligjore përkatëse legjislative dhe rregullatore të nxjerra më vonë). Shihni gjithashtu informacionin nga Ministria e Financave e Rusisë të datës 11 shtator 2015 N PZ-13/2015.

Sipas paragrafit 2 të Artit. 13 i Ligjit N 125-FZ, personat juridikë kanë të drejtë të krijojnë arkiva me qëllim të ruajtjes së dokumenteve arkivore të krijuara në procesin e aktiviteteve të tyre, përfshirë për qëllimin e ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve arkivore që nuk janë pronë shtetërore ose komunale. Kjo do të thotë se krijimi i një arkivi është një e drejtë, por jo një detyrim i subjekteve ekonomike. Kjo është shkruar edhe në pikën 1.4 të Rregullave.

Kështu, subjekti ekonomik vendos në mënyrë të pavarur procedurën e ruajtjes së dokumenteve parësore. Në të njëjtën kohë, subjektet ekonomike mund të transferojnë dokumente për ruajtje në arkivat shtetërore dhe komunale duke lidhur me ta marrëveshjet e duhura të kompensimit (Pjesa 3 e nenit 15, Pjesa 3 e nenit 21 të Ligjit Nr. 125-FZ).

Sipas pikës 2.3 të Rregullave, arkivi i organizatës duhet të ruajë dokumente nga Fondi i Arkivit të Federatës Ruse (neni 5 i ligjit nr. 125-FZ), dokumente për personelin dhe dokumente me periudha të ruajtjes së përkohshme (mbi 10 vjet). Pjesa e caktuar e fondit dokumentar përbën fondin arkivor të organizatës.

Dokumentet me periudha të ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet përfshirë) ruhen në njësitë strukturore të organizatës dhe, pas skadimit të periudhave të ruajtjes së tyre, i nënshtrohen shkatërrimit, pas një ekzaminimi të detyrueshëm të vlerave të dokumenteve (klauzolat 4.6. -4.13 të Rregullave). Para ekzaminimit të vlerës, shkatërrimi i dokumenteve është i ndaluar (klauzola 4.5 e Rregullave).

Në raste të jashtëzakonshme, me vendim të drejtuesit të organizatës, dosjet me periudha të ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet përfshirë) transferohen në arkivin e organizatës sipas inventareve të dosjeve, dokumenteve ose sipas nomenklaturës së dosjeve (klauzola 4.2. të Rregullave).

Kështu, dokumentet arkivore të organizatës formohen fillimisht në të gjitha ndarjet e saj strukturore (në punë zyre), dhe më pas, pas ekzaminimit të vlerave të dokumenteve, ato transferohen në arkivin e organizatës për ruajtje ose asgjësohen.

Në secilën njësi strukturore të organizatës, dokumentet e ngjashme në përmbajtje dhe që lidhen me të njëjtën çështje të aktiviteteve të organizatës grupohen në skedarë (njësi magazinimi) (klauzolat 2.9, 3.3 të Rregullave).

Kur formoni një çështje, është e nevojshme të respektoni kërkesat e përcaktuara në pikën 4.20 të Rregullave.

Sipas pikës 4.19 të Rregullave, dosjet e përhershme dhe të përkohshme (më shumë se 10 vjet) të periudhave të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet), përfshirë ato për personelin, të përfunduara nga menaxhmenti i të dhënave, pas përfundimit të vitit kalendarik në të cilin ata u hapën, përgatiten për transferim në arkivin e organizatës dhe i nënshtrohen regjistrimit dhe përshkrimit.

Në varësi të periudhës së ruajtjes, bëhet regjistrimi i plotë ose i pjesshëm i lëndëve. Rastet e periudhave të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet) dhe të dhënat e personelit i nënshtrohen regjistrimit të plotë.

Regjistrimi i çështjeve në letër parashikon:

Lidhja ose lidhja e dokumenteve të çështjes (dokumentet pa format ruhen në dosje ose kuti të mbyllura) (klauzola 4.21 e Rregullave);

Numërimi i fletëve të lëndëve (klauzola 4.22 e Rregullores);

Hartimi i një flete provash për rastin në formën e përcaktuar në Shtojcën nr. 8 të Rregullores (klauzola 4.23 e Rregullores);

Hartimi i një inventarizimi të brendshëm të dokumenteve të lëndës (Shtojca nr. 27 e Rregullores) (klauzola 4.30 e Rregullores);

Dizajni i kapakut të rastit (Shtojca nr. 28 e Rregullores) (klauzola 4.24-4.29 e Rregullores).

Rastet transferohen në arkivin e organizatës sipas inventarëve të përpiluar në divizionet strukturore.

Nga pika 4.19 e Rregullave rezulton se vetëm dosjet e përfunduara nga puna në zyrë me periudha të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (më shumë se 10 vjet) dhe të dhënat e personelit i nënshtrohen regjistrimit të plotë (deklarimi ose detyrimi, numërimi i fletëve të dosjes, hartimi i një fletën e vërtetimit të dokumentit etj.) përpara transferimit në arkivin e organizatës.

Në lidhje me rastet që përmbajnë dokumente me periudha të ruajtjes së përkohshme (më pak se 10 vjet), një procedurë e tillë nuk përcaktohet nga Rregullat. Siç vijon nga pika 4.2 e Rregullave, raste të tilla nuk transferohen në arkiv. Ato ruhen në njësitë strukturore të organizatës dhe, pas skadimit të periudhës së ruajtjes, i nënshtrohen shkatërrimit në mënyrën e përcaktuar. Përjashtimi i vetëm është kur, me vendim të drejtuesit të organizatës, dosjet me periudha ruajtjeje të përkohshme (deri në 10 vjet përfshirë) transferohen në arkivin e organizatës. Më pas lëndët me afat ruajtjeje deri në 10 vjet kalojnë në arkiv pas përfundimit të vitit kalendarik në të cilin janë hapur dhe lëndët e tilla i nënshtrohen regjistrimit të plotë.

Kështu, në përgjithësi, kërkesa kryesore për rastet që përmbajnë dokumente për të cilat periudha e ruajtjes është më pak se 10 vjet është grupimi dhe ekzekutimi i tyre në përputhje me procedurën e përcaktuar në pikën 4.20 të Rregullave.

Sipas kësaj procedure, në rastin vendosen dokumente që në përmbajtjen e tyre përputhen me titullin e çështjes, ndërsa ndalohet të grupohen në raste hartimi dhe dyfishimi i kopjeve të dokumenteve, si dhe dokumenteve që janë objekt kthimi. . Domethënë, të gjitha rastet, pavarësisht nga periudha e ruajtjes së dokumenteve në to, duhet të kenë titull.

Kur formoni një çështje, duhet të plotësohen kërkesat e mëposhtme:

Dokumentet e ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme duhet të grupohen në skedarë të veçantë. Le të vërejmë menjëherë se dokumentet e ruajtjes së përkohshme duhet të grupohen veçmas: në skedarë me një periudhë ruajtjeje më shumë se 10 vjet; skedarë me një periudhë ruajtjeje deri në 10 vjet përfshirëse;

Përfshini një kopje të çdo dokumenti në dosje;

Gruponi dokumentet nga i njëjti vit kalendarik në një dosje;

Përjashtim bëjnë: rastet lëvizëse; çështjet gjyqësore; dosjet personale që formohen gjatë gjithë periudhës së punës së një personi në organizatë; dokumentet e organeve të zgjedhura dhe komisioneve të tyre të përhershme, grupeve të deputetëve, të cilat janë të grupuara gjatë periudhës së thirrjes; dokumentet e organizatave arsimore që formohen gjatë vitit akademik; dokumente teatrore që karakterizojnë veprimtaritë skenike brenda sezonit teatror; dosje filmash, dorëshkrimesh, historish mjekësore.

Urdhrat për personelin duhet të grupohen në dosje në përputhje me periudhat e ruajtjes të përcaktuara për ta;

Dokumentet në dosjet personale renditen sipas rendit kronologjik sipas marrjes së tyre;

Llogaritë personale për pagat e punonjësve grupohen në skedarë të veçantë dhe renditen në to në mënyrë alfabetike sipas mbiemrit, emrit dhe patronimit.

Një kuti letre nuk duhet të përmbajë më shumë se 250 fletë me trashësi jo më shumë se 4 cm.

Sipas mendimit tonë, dokumentet që nuk transferohen në arkivin e organizatës (me një periudhë ruajtjeje deri në 10 vjet përfshirëse) mund të grupohen në rend kronologjik dhe të kapen, për shembull, në lidhëse. Në këtë rast, dosja duhet të përmbajë titullin e çështjes. Rregullat nuk përmbajnë asnjë kërkesë tjetër për raste të tilla. Kjo procedurë nuk bie ndesh me pikën 6.4 të Rregullores Nr. 105.

  • dokumentet tatimore (dokumentet e nevojshme për llogaritjen e taksave dhe primeve të sigurimit)
  • dokumentet e kontabilitetit (duke përfshirë të dhënat e personelit).

Periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kërkuara për llogaritjen e taksave dhe primeve të sigurimit

Në përputhje me paragrafët. 8 pika 1 neni. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, tatimpaguesit janë të detyruar për katër vjet të sigurojnë sigurinë e të dhënave të kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor dhe dokumenteve të tjera të nevojshme për llogaritjen dhe pagesën e taksave, duke përfshirë dokumentet që konfirmojnë marrjen e të ardhurave, shpenzimeve (për organizatat dhe sipërmarrësit individualë), si dhe taksat e pagesës (mbajtjes në burim).

Një kërkesë e ngjashme përcaktohet në paragrafë. 5 paragrafi 3 neni. 24 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse për agjentët tatimorë të cilët janë të detyruar të sigurojnë sigurinë e dokumenteve të nevojshme për llogaritjen, mbajtjen në burim dhe transferimin e taksave për katër vjet. Duhet theksuar se përveç pagesës së TVSH-së dhe tatimit mbi të ardhurat për personat juridikë të huaj, agjentët tatimorë janë veçanërisht punëdhënësit që llogaritin dhe paguajnë tatimin mbi të ardhurat personale.


Gjatë bartjes së humbjeve për qëllime të tatimit mbi fitimin në përputhje me pikën 4 të Artit. 283 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, tatimpaguesit kërkohet të mbajnë dokumente që konfirmojnë shumën e humbjeve të shkaktuara gjatë gjithë periudhës kur zvogëlon bazën tatimore të periudhës aktuale tatimore me shumat e humbjeve të marra më parë.

Në përputhje me paragrafët. 6 paragrafi 2 neni. 28 i Ligjit Federal të 24 korrikut 2009 Nr. 212-FZ "Për kontributet e sigurimit në fondin pensional të Federatës Ruse, Fondin e Sigurimeve Shoqërore të Federatës Ruse, Fondin Federal të Sigurimit të Detyrueshëm Mjekësor" (i ndryshuar më 7 qershor , 2013), paguesit e kontributeve të sigurimit janë të detyruar të sigurojnë për gjashtë vjet sigurinë e dokumenteve që konfirmojnë llogaritjen dhe pagesën e primeve të sigurimit.

Periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit

Në përputhje me Art. 29 i Ligjit Federal të 6 dhjetorit 2011 N 402-FZ "Për Kontabilitetin" (i ndryshuar më 28 qershor 2013) (më tej referuar si Ligji N 402-FZ):

  • dokumentet kryesore të kontabilitetit,
  • regjistrat e kontabilitetit,
  • pasqyrat kontabël (financiare) i nënshtrohen ruajtjes nga një subjekt ekonomik për periudha të përcaktuara në përputhje me rregullat për organizimin e punëve arkivore shtetërore, por jo më pak se pesë vjet pas vitit raportues,
  • dokumentet e politikave të kontabilitetit,
  • standardet e një subjekti ekonomik,
  • dokumente të tjera që lidhen me organizimin dhe mirëmbajtjen e kontabilitetit, duke përfshirë mjetet që sigurojnë riprodhimin e dokumenteve elektronike (d.m.th. bazat e të dhënave elektronike), si dhe verifikimin e origjinalitetit të një nënshkrimi elektronik, janë objekt i ruajtjes nga subjekti ekonomik për të paktën pesë vjet. pas vitit në të cilin janë përdorur për të përgatitur për herë të fundit pasqyrat kontabël (financiare).

Rregullat për organizimin e punëve arkivore shtetërore rregullohen me Ligjin Federal Nr. 125-FZ, datë 22 tetor 2004 "Për çështjet arkivore në Federatën Ruse" (i ndryshuar më 11 shkurt 2013) (në tekstin e mëtejmë Ligji nr. 125- FZ).

Këtu janë periudhat e ruajtjes për dokumente individuale:

  • Pasqyrat kontabël (financiare) (bilancat, raportet e performancës financiare, raportet mbi përdorimin e synuar të fondeve, shtojcat e tyre, etj.):

a) vjetor përmbledhës (i konsoliduar), - ruhet përgjithmonë (në tekstin e mëtejmë të përhershëm (në organizata që nuk janë burime të blerjes së arkivave shtetërore dhe komunale - për të paktën 10 vjet)).

b) vjetore - post.

c) tremujore - 5 vjet, në mungesë vjetore - të përhershme.

  • Raportimi kontabël (financiar) sipas SNRF ose standardeve të tjera - post.
  • Aktet e transferimit, bilancet e ndarjes dhe likuidimit; shënime shpjeguese për ta - postoni.
  • Dokumentet e politikës së kontabilitetit (plani kontabël i punës, format e dokumenteve të kontabilitetit parësor, etj.) - 5 vjet.
  • Regjistrat e kontabilitetit, dokumentet e kontabilitetit parësor dhe shtojcat e tyre, të cilat regjistronin faktin e një transaksioni biznesi dhe ishin bazë për regjistrimet kontabël (dokumentet dhe librat e parave të gatshme, dokumentet bankare, kundërfletat e fletoreve të çeqeve bankare, urdhrat, fletët kohore, njoftimet bankare dhe kërkesat e transfertave, çertifikatat e pranimit, dorëzimi, fshirja e pasurisë dhe materialeve, faturat, faturat dhe raportet paraprake, korrespondenca, etj.) - 5 vjet, subjekt i një kontrolli (auditi).
  • Faturat - 4 vjet.
  • Certifikatat e regjistrimit në organet tatimore - postë.
  • Dokumente (llogaritje, përmbledhje, vërtetime, tabela, informacione, korrespondencë) mbi shumat e taksave të përllogaritura dhe të transferuara në buxhete të të gjitha niveleve, fonde ekstrabuxhetore, borxhe mbi to. Deklaratat tatimore (llogaritjet) e personave juridikë për të gjitha llojet e taksave - 5 vjet.
  • Regjistrat e informacionit mbi të ardhurat e individëve, deklaratat për emetimin e dividentëve - 75 vjet.
  • Librat e kontabilitetit të të ardhurave dhe shpenzimeve të organizatave dhe sipërmarrësve individualë që përdorin sistemin e thjeshtuar të taksave - postë.

Procedura e ruajtjes së dokumenteve kontabël dhe tatimore

Në përputhje me paragrafin 3 të Artit. 29 i ligjit N 402-FZ, një subjekt ekonomik duhet të sigurojë kushte të sigurta të ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit dhe mbrojtjen e tyre nga ndryshimet. Sipas paragrafit 2 të Artit. 13 të Ligjit Nr. 125-FZ, organizatat dhe qytetarët kanë të drejtë të krijojnë arkiva me qëllim të ruajtjes së dokumenteve arkivore të krijuara në procesin e aktiviteteve të tyre.

Për të organizuar arkivin, duhet të ndahet një dhomë e veçantë, e pajisur me rafte të veçantë (rafte) ose dollapë të mbyllur. Nëse ka dritare në dhomën e arkivit, ato duhet të jenë të mbuluara me perde ose të instalohen blindat, përndryshe nuk do të jetë e mundur të mbrohen dokumentet nga ekspozimi ndaj dritës dhe për këtë arsye ato mund të zbehen. Këshillohet që të pajisni dritaret e katit të parë ose të bodrumit me shufra metalike, përveç kësaj, është më mirë të instaloni një derë metalike në arkiv. Masa të tilla do të ndihmojnë për të shmangur hyrjen e paautorizuar në ambientet e arkivit.

Sipas rregullave bazë për punën e arkivave të organizatave, të miratuara me vendim të Bordit të Rosarkhiv datë 02/06/2002, në arkivat e organizatës, bazuar në rezultatet e një ekzaminimi të vlerës së dokumenteve, inventarëve të skedarëve përpilohen: ruajtja e përhershme; ruajtje e përkohshme (mbi 10 vjet); nga personeli; si dhe aktet për ndarjen për asgjësimin e dosjeve që nuk janë objekt i ruajtjes. Rastet me afat të skaduar të ruajtjes sipas Listës përfshihen në aktin e ndarjes për asgjësim dhe i nënshtrohen shkatërrimit.

Duhet të theksohet se një organizatë mund të përdorë shërbimet e një kompanie të specializuar arkivimi për të ruajtur dokumentet.

Përgjegjësia për ruajtjen e gabuar të dokumenteve kontabël dhe tatimore

Përgjegjësia për mosrespektimin e rregullave për ruajtjen e dokumenteve mund të jetë administrative, tatimore dhe penale.

Sipas Art. 15.11 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative (në tekstin e mëtejmë Kodi i kundërvajtjeve administrative), shkelja e procedurës dhe kushteve për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit nënkupton vendosjen e një gjobe administrative për zyrtarët në shumën prej 2,000 deri në 3,000 rubla.

Sipas Art. 13.20 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative, shkelja e rregullave për ruajtjen, blerjen, kontabilizimin ose përdorimin e dokumenteve arkivore (përfshirë shkatërrimin e dokumenteve pa respektuar periudhat e ruajtjes së tyre) sjell një paralajmërim ose vendosjen e një gjobe administrative për qytetarët në shumën prej 100 deri në 300 rubla; për zyrtarët - nga 300 në 500 rubla.

Mungesa e dokumenteve parësore, faturave dhe regjistrave kontabël është kundërvajtje tatimore. Përgjegjësia për të parashikohet në nenin 120 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse "Shkelje e rëndë e rregullave për kontabilizimin e të ardhurave dhe shpenzimeve dhe objekteve të taksimit". Shkelje e rëndë e rregullave të kontabilitetit për të ardhurat dhe shpenzimet dhe objektet e taksimit nënkupton mungesën e dokumenteve parësore, faturave, regjistrave kontabël ose tatimor. Nëse këto veprime kryhen gjatë një periudhe tatimore - një gjobë prej 10,000 rubla, nëse ato kryhen gjatë më shumë se një periudhe tatimore - një gjobë prej 30,000 rubla. Të njëjtat akte, nëse rezultojnë në një nënvlerësim të bazës tatimore, sjellin një gjobë në shumën prej 20% të shumës së tatimit të papaguar, por jo më pak se 40,000 rubla.

Në rastet e vjedhjes, shkatërrimit, dëmtimit ose fshehjes së dokumenteve zyrtare, vulave ose vulave të kryera për interesa mercenare ose të tjera personale, mund të lindë përgjegjësi penale në përputhje me paragrafin 1 të Artit. 325 i Kodit Penal të Federatës Ruse - gjobë deri në 200,000 rubla. ose në masën e pagës (të ardhurave të tjera) të personit të dënuar për një periudhë deri në 18 muaj, ose punë të detyrueshme për një periudhë deri në 480 orë, ose punë korrektuese për një periudhë deri në 2 vjet, ose punë të detyruar. për një periudhë deri në 1 vit ose arrest deri në 4 muaj ose burgim deri në 1 vit.