Periudha e ruajtjes për faturat nga furnitorët. Lista e paketimit. Marrëveshja e kompensimit vullnetar

A kanë ndryshuar periudhat e mbajtjes së faturave që nga 1 tetori 2017? Si të organizoni ruajtjen e faturave elektronike? A është e nevojshme të mbahen kopje? Ku duhet të mbahen dokumentet? Le ta kuptojmë.

Ruajtja e faturave: Bazat

Çdo organizatë dhe sipërmarrës kërkohet të mbajë dokumente kontabël. Kjo kërkohet nga neni 29 i ligjit të 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ. Drejtori i organizatës duhet të sigurojë ruajtjen e dokumenteve. Dhe një sipërmarrës individual është përgjegjës për këtë në mënyrë të pavarur (neni 7 i Ligjit të 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ).

Faturat, përfshirë. elektronike, duhet të ruhet për të paktën katër vjet pas përfundimit të tremujorit në të cilin dokumenti është përdorur për herë të fundit për llogaritjen e taksave dhe përgatitjen e raportimit tatimor (klauzola 8, pika 1, neni 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, pika 1.13 të Procedurës për lëshimin dhe pranimin e faturave në formë elektronike).

Ndryshimet nga 1 tetori 2017

Ky dokument hyn në fuqi:

formulari i faturës;
formulari i librit të shitjeve;
formulari i librit të blerjes;
formulari i një ditari për regjistrimin e faturave të pranuara dhe të lëshuara.

Por, krahas kësaj, janë bërë edhe ndryshime në rregullat që kanë të bëjnë me ruajtjen e faturave. Le t'ju tregojmë më shumë rreth tyre.

Ruajtja e faturave sipas rendit kronologjik

Periudhat e ruajtjes së faturave

Nga 1 tetori 2017, do t'ju duhet ende të ruani faturat për 4 vjet. Gjatë kësaj periudhe, është e nevojshme të organizoni ruajtjen:

drejtor (kryetari) - kopje të faturave që i janë dhënë nga ndërmjetësi. Ndërmjetësi i merr ato nga shitësit kur blen mallra (punë, shërbime) për principalin (principalin);
klientit të punës ndërtimore (investitori) - kopjet e faturave që i janë dorëzuar atij nga zhvilluesi (klienti që kryen funksionet e një zhvilluesi). Ai, nga ana tjetër, i merr ato nga shitësit kur blen mallra (punë, shërbime) për blerësin (investitorin);
klientit të shërbimeve të spedicionit - kopjet e faturave që i janë dorëzuar nga shpeditori. Ai i merr këto fatura nga shitësit kur blen mallra (punë, shërbime) për klientin.

Kërkohet të ruhen të gjitha llojet e faturave: primare, të rregulluara dhe të korrigjuara. Kopjet e faturave në letër të marra nga ndërmjetësit duhet të vërtetohen me nënshkrimet e tyre (drejtuesit, drejtorët, zhvilluesit ose dërguesit).

Sqarimi i afateve preku jo vetëm faturat

Gjithashtu, Dekreti i Qeverisë nr.981, datë 19.08.2017 sqaron se nga data 1 tetor 2017, disa dokumente të tjera “kontabël” për transaksione të ndryshme duhet të ruhen për 4 vjet. Ne rendisim jetëgjatësinë në tabelë.

Operacioni	Çfarë duhet ruajtur
Importi nga vendet e EAEU	Kërkesat për importin e mallrave dhe pagesën e taksave indirekte, kopjet e tyre të vërtetuara, kopjet e faturave të ngarkesës dhe dokumente të tjera që vërtetojnë pagesën e TVSH-së.
Importi nga vende të tjera	Deklaratat doganore, kopjet e tyre të vërtetuara dhe dokumente të tjera për pagesën e TVSH-së në doganë.
Shpenzimet e udhëtimit për strehim me qira dhe udhëtim	formularët e rreptë të raportimit (kopjet e tyre) me shumën e TVSH-së të theksuar si rresht të veçantë.
sipas TVSH-së, e cila rikthehet nga aksionari, pjesëmarrësi ose aksionari	Dokumentet me të cilat palët zyrtarizojnë transferimin e pronës, aktiveve jo-materiale, të drejtave pronësore (klauzola 3 e nenit 170 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse) - në formën e kopjeve të noterizuara.
sipas TVSH-së, e cila rikthehet kur vlera ulet (nënklauzola 4, pika 3, neni 170 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse	Llogaritja e certifikatës së kontabilitetit (neni 171.1 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse.
– sipas TVSH-së, e cila rikthehet me blerjen ose ndërtimin e aktiveve fikse	certifikata e kontabilitetit-llogaritja (neni 171.1 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

Gjithashtu, për 4 vjet është e nevojshme të ruhen dokumentet parësore dhe të tjera me të dhëna përmbledhëse (përmbledhëse) për transaksionet e çdo muaji ose tremujori, të cilat regjistrohen në librin e shitjeve.

Përgjegjësitë e tatimpaguesve (paguesit e tarifave)

1. Tatimpaguesit janë të detyruar të:

8) për katër vjet, siguroni sigurinë e të dhënave të kontabilitetit dhe dokumenteve të tjera të nevojshme për llogaritjen dhe pagesën e taksave, si dhe dokumentet që konfirmojnë të ardhurat e marra (për organizatat - gjithashtu shpenzimet e bëra) dhe taksat e paguara (të mbajtura);

. Kontrolli tatimor në vend

Nëse zyrtarët që kryejnë inspektimin kanë arsye të mjaftueshme për të besuar se dokumentet që vërtetojnë kryerjen e veprave penale mund të asgjësohen, fshihen, ndryshohen ose zëvendësohen, këto dokumente sekuestrohen në mënyrën e parashikuar nga neni 94 i këtij Kodi, sipas një akti të hartuar. nga këta zyrtarë. Akti i sekuestrimit të dokumenteve duhet të justifikojë nevojën për sekuestrim dhe të sigurojë listën e dokumenteve të sekuestruara. Gjatë sekuestrimit të dokumenteve, tatimpaguesi ka të drejtë të bëjë komente, të cilat duhet të përfshihen në akt me kërkesën e tij. Dokumentet e sekuestruara duhet të jenë të numëruara, të lidhura dhe të vulosura ose të nënshkruara nga tatimpaguesi (agjenti tatimor, paguesi i tarifës). Nëse tatimpaguesi (agjenti tatimor, paguesi i tarifës) refuzon të vendosë një vulë ose nënshkrim në dokumentet e sekuestruara, bëhet një shënim i veçantë për këtë. Një kopje e aktit për sekuestrimin e dokumenteve i transferohet tatimpaguesit (agjenti tatimor, paguesi i tarifës).

. Heqja e dokumenteve dhe objekteve

1. Sekuestrimi i dokumenteve dhe sendeve kryhet në bazë të vendimit të arsyetuar të një zyrtari të organit tatimor që kryen kontroll tatimor në vend.

Ky vendim i nënshtrohet miratimit nga titullari (zëvendësi i tij) i organit tatimor që ka marrë vendimin për kryerjen e kontrollit tatimor.

2. Nuk lejohet konfiskimi i dokumenteve dhe sendeve gjatë natës.

3. Sekuestrimi i dokumenteve dhe i sendeve kryhet në prani të dëshmitarëve dhe personave të cilëve u sekuestrohen dokumentet dhe sendet. Nëse është e nevojshme, një specialist ftohet të marrë pjesë në gërmim.

Përpara se të fillojë sekuestrimi, nëpunësi tatimor paraqet një vendim për sekuestrimin dhe u shpjegon të pranishmëve të drejtat dhe detyrimet e tyre.

4. Nëpunësi tatimor fton personin të cilit i sekuestrohen dokumentet dhe sendet t'i dorëzojë vullnetarisht dhe në rast refuzimi bën sekuestrimin me forcë.

Nëse personi nga i cili bëhet sekuestrimi refuzon të hapë lokalet ose vendet e tjera ku mund të ndodhen dokumentet dhe objektet që i nënshtrohen sekuestrimit, nëpunësi tatimor ka të drejtë ta bëjë këtë në mënyrë të pavarur, duke shmangur shkaktimin e dëmtimit të panevojshëm të bravave, dyerve dhe të tjera. objektet.

5. Dokumentet dhe sendet që nuk kanë lidhje me subjektin e kontrollit tatimor nuk janë objekt i sekuestrimit.

6. Protokolli për sekuestrimin, sekuestrimin e dokumenteve dhe sendeve hartohet në përputhje me kërkesat e parashikuara në nenin 99 të këtij Kodi dhe të këtij neni.

7. Dokumentet dhe sendet e sekuestruara renditen dhe përshkruhen në protokollin e sekuestrimit ose në inventarët bashkëlidhur me të, me shënim të saktë të emrit, sasisë dhe karakteristikave individuale të sendeve dhe, nëse është e mundur, të vlerës së sendeve.

8. Në rastet kur nuk ka kopje të mjaftueshme të dokumenteve të personit që inspektohet për të kryer veprimtari të kontrollit tatimor dhe organet tatimore kanë arsye të mjaftueshme për të besuar se dokumentet origjinale mund të shkatërrohen, fshihen, korrigjohen ose zëvendësohen, organi tatimor. zyrtari ka të drejtë të konfiskojë dokumentet origjinale në mënyrën e përcaktuar në këtë nen.

Kur këto dokumente konfiskohen, bëhen kopje të tyre, të cilat vërtetohen nga një zyrtar tatimor dhe i dorëzohen personit të cilit i janë konfiskuar. Në rast se është e pamundur të bëhen ose të transferohen kopjet e bëra njëkohësisht me sekuestrimin e dokumenteve, organi tatimor ia kalon ato personit të cilit i janë sekuestruar dokumentet brenda pesë ditëve pas sekuestrimit.

9. Të gjitha dokumentet dhe sendet e sekuestruara u paraqiten dëshmitarëve dhe personave të tjerë të përfshirë në sekuestrim dhe, nëse është e nevojshme, paketohen në vendin e sekuestrimit.

Dokumentet e sekuestruara duhet të jenë të numëruara, të lidhura dhe të vulosura ose të nënshkruara nga tatimpaguesi (agjenti tatimor, paguesi i tarifës). Nëse tatimpaguesi (agjenti tatimor, paguesi i tarifës) refuzon të vendosë një vulë ose nënshkrim në dokumentet e sekuestruara, për këtë bëhet një shënim i veçantë në protokollin e sekuestrimit.

10. Një kopje e protokollit për sekuestrimin e dokumenteve dhe sendeve i dorëzohet kundrejt marrjes ose i dërgohet personit të cilit i janë sekuestruar këto dokumente dhe sende.

Periudha e ruajtjes së faturavemund të jenë të ndryshme në situata të ndryshme. Nga çfarë varet, si ta llogaritni saktë dhe me çfarë përballet kompania për shkeljen e tij, do të mësoni nga artikulli ynë.

Aktiviteti tregtar - nuk mund të bësh pa dokumente

Asnjë aktivitet tregtar nuk mund të bëhet pa dokumente. Ndonjëherë, për t'i ruajtur ato, kompanitë detyrohen të krijojnë arkiva dhe të ndajnë hapësirë të konsiderueshme dhe burime pune. Për më tepër, dokumentet jo vetëm që e shoqërojnë shoqërinë gjatë periudhës së veprimtarisë së saj, por edhe janë të detyruara të vazhdojnë ekzistencën e saj pas mbylljes së saj (likuidim, falimentim, etj.).

Edhe nëse një biznesmen ka punuar vetëm 1 muaj, mblidhet një paketë e tërë dokumentesh për mbylljen e kompanisë: raportim tatimor, dokumente për shitjen e mallrave, marrje mallrash dhe materialesh, listëpagesa etj. Kjo listë mund të përfshijë edhe faturat (nëse biznesmeni ishte pagues i TVSH-së). Ne do të flasim më tej për problemet që lindin gjatë ruajtjes së dokumenteve pasi një biznesmen vendos të ndërpresë veprimtarinë e tij.

Biznesi i mbyllur - duhet të mbajë fatura dhe dokumente të tjera

Le të shohim një shembull. Sipërmarrësi individual K.N. Ryabinin vendosi të ndërpresë aktivitetet tregtare. Duke qenë se qiradhënësit kërkuan me urgjencë lirimin e ambienteve, biznesmeni i transportoi të gjitha dokumentet në shtëpinë e tij dhe i vendosi në hapësirën e lirë në dhomën e shërbimeve. Faturat zinin një volum të konsiderueshëm, pasi shitja e mallrave kryhej në grupe të vogla për palë të shumta. Kaloi pak kohë dhe dokumentet e ruajtura në një dhomë të papërshtatshme u zbehën, u lagështuan dhe humbën pamjen e tyre origjinale.

Sidoqoftë, ligji thotë se biznesmenët janë të detyruar të sigurojnë sigurinë e dokumenteve arkivore gjatë periudhës së ruajtjes së tyre (Pjesa 1 e nenit 17 e Ligjit "Për çështjet arkivore në Federatën Ruse", datë 22 tetor 2004 Nr. 125-FZ) - përndryshe ata mund të dënohen sipas Artit. 13.20 ose 13.25 Kodi i Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse. Gjithashtu nuk duhet të harrojmë se autoritetet tatimore kanë të drejtë të kryejnë një kontroll në vend për 3 vitet e fundit të veprimtarisë së një sipërmarrësi individual, prandaj, edhe pas mbylljes, sipërmarrësi do të duhet të mbajë dokumente (përfshirë faturat) nëse konfirmojnë llogaritja e taksave dhe pagesa e tyre (klauzola 48 e Procedurës për llogaritjen e të ardhurave dhe shpenzimeve dhe transaksionet e biznesit për sipërmarrësit individualë, miratuar me urdhër të Ministrisë së Financave Nr. 86n, Ministria e Tatimeve të Rusisë Nr. BG-3-04/ 430 datë 13.08.2002).

Sa kohë duhet të mbahen dokumentet?

Periudhat e ruajtjes për dokumente të ndryshme mund të ndryshojnë ndjeshëm. Kështu, dokumentet tatimore duhet të ruhen për të paktën 4 vjet (nënklauzola 8, pika 1, neni 23, nënklauzola 5, pika 3, neni 24 i Kodit Tatimor). Periudha e ruajtjes për dokumentet e krijuara gjatë veprimtarisë së organizatave përcaktohet gjithashtu nga Lista e dokumenteve arkivore standarde të menaxhimit të krijuara gjatë veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive lokale dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010 Nr. 558 (në tekstin e mëtejmë: lista nr. 558). Kështu, pika 368 e listës nr. 558 përcakton edhe një periudhë ruajtjeje 4-vjeçare për faturat.

Në disa raste, kjo periudhë mund të rritet në 6 vjet. Për shembull, një periudhë 6-vjeçare parashikohet për pjesëmarrësit në projektet rajonale të investimeve (klauzola 3 e nenit 89.2 të Kodit Tatimor). Pasqyrat financiare vjetore, së bashku me raportet e auditimit, presin ruajtje të përhershme (Pjesa 1, neni 29 i ligjit “Për Kontabilitetin”, datë 6 dhjetor 2011 nr. 402, pikat 351, 408 të listës nr. 558).

Nëse një kompani ka punësuar punonjës, ajo mbledh një sasi të mirë dokumentesh që duhet të mbahen për shumë më gjatë se afatet e specifikuara. Për shembull, një akt për hetimin e një aksidenti industrial me materiale hetimore duhet të ruhet për të paktën 45 vjet (Pjesa 6 e nenit 230 të Kodit të Punës të Federatës Ruse), dhe një akt për rastin e një sëmundjeje profesionale - për 75 vjet (klauzola 33 e rregullores "Për hetimin dhe regjistrimin e sëmundjeve profesionale", miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse, datë 15 dhjetor 2000 Nr. 967).

Periudhat e përcaktuara me ligj për ruajtjen e dokumenteve nuk mund të zvogëlohen. Për shkelje të kushteve të ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit, parashikohet një gjobë në Art. 15.11 Kodi i Kundërvajtjeve Administrative.

Për informacion se çfarë detyrimi i parashikohet një biznesmeni për shkelje tatimore, shihni materialin .

Ne organizojmë ruajtjen e saktë të faturave

Le të vazhdojmë me shembullin. Stepanova P.A., e cila më parë ka punuar si llogaritare kryesore për sipërmarrësin individual K.N Ryabinin, gjeti një punë të ngjashme në kompaninë e sapohapur Vozrozhdenie LLC. Duke kujtuar lëshimet e punëdhënësit të mëparshëm për të garantuar sigurinë e faturave dhe dokumenteve të tjera, ajo vendosi të marrë kontrollin e kësaj çështje në kompaninë e re.

Meqenëse kompania sapo kishte filluar të funksiononte, para së gjithash ishte e nevojshme të organizohej ruajtja e dokumenteve, përfshirë faturat. Ajo nuk gjeti ndonjë kërkesë të veçantë për ruajtjen e faturave në legjislacion, ndaj vendosi të ndjekë procedurën e ruajtjes së vendosur për dokumentet e kontabilitetit, sipas së cilës dokumentet e kontabilitetit duhet të ruhen në dhoma të veçanta, kasaforta ose dollapë (klauzola 6.2 e rregullores, e miratuar me shkresën e Ministrisë së Financave të datës 29 korrik 1983 nr.105).

Ndërkohë, faturat nuk i përkasin formularëve të rreptë të raportimit dhe nuk janë dokumente që përmbajnë sekret tregtar, ndaj mund të ruhen pa kasaforta dhe dollapë metalikë. Menaxhmenti i Vozrozhdenie LLC ndau një dhomë të veçantë të izoluar në zyrën e kompanisë për këtë qëllim. Kryekontabiliteti identifikoi përgjegjësit për sigurinë e dokumenteve (klauzola 6.2–6.4 e rregullores, miratuar me shkresën e Ministrisë së Financave nr. 105).

Vozrozhdenie LLC nuk ka depozituar fatura në ditarin e faturave të pranuara dhe të lëshuara, pasi që nga data 01.01.2015 kompanitë nuk e mbajnë këtë ditar përveç rasteve kur janë zhvillues ose dërgues dhe nuk kryejnë operacione ndërmjetësuese.

Ata gjithashtu vendosën të mos bëjnë dosje të veçanta të faturave - ata thjesht depozituan faturat së bashku me faturat.

Mësoni se si të llogaritni saktë jetëgjatësinë e një faturë

Tani është koha për të kuptuar se si të përcaktohet data e fillimit të periudhës së ruajtjes së faturës.

Procedura për ruajtjen e faturave përshkruhet në pikën 10 të Rregullave për mbajtjen e faturave (deri më 1 tetor 2017 - pika 14 e Rregullave për mbajtjen e regjistrit të faturave të pranuara dhe të lëshuara), miratuar me Dekretin e Qeverisë nr. 1137, datë 26 dhjetor, 2011. Sipas këtij dokumenti rregullator faturat duhet të ruhen në rend kronologjik sipas datës së lëshimit ose marrjes së tyre për periudhën tatimore përkatëse.

Ministria e Financave e Federatës Ruse në letrat e datës 19 korrik 2017 Nr. 03-07-11/45829, datë 30 Mars 2012 Nr. 03-11-11/104 shpjegon se periudha e ruajtjes fillon të llogaritet pas përfundimit të periudhës në të cilën fatura është përdorur për herë të fundit për përgatitjen e raportimit tatimor, llogaritjen dhe pagesën e tatimit, konfirmimin e të ardhurave dhe shpenzimeve. Domethënë, nëse kompania pasqyron TVSH-në nga fatura e specifikuar në deklaratën për tremujorin e tretë 2017, periudha e ruajtjes do të fillojë nga data 10.01.2017.

Për informacion se si të plotësoni saktë një deklaratë të TVSH-së, lexoni materialin .

Në praktikë, shpesh ndodh që gjatë depozitimit të dokumenteve, faturat të mos ndahen nga fletë-dorëzimi dhe të vendosen të njëjtat periudha për ruajtjen e tyre. Kjo qasje shpjegohet me faktin se një rritje vullnetare e periudhës së ruajtjes (sipas paragrafit 1 të nenit 29 të ligjit nr. 402-FZ, periudha e ruajtjes së faturave është 5 vjet dhe tejkalon periudhën e ruajtjes së faturave) nuk bie ndesh me ligji. Megjithatë, me këtë metodë, periudha e përcaktuar e ruajtjes së faturave do të shkelet në rast të:

faturat e tyre pas përfundimit të periudhës tatimore;
ka gabime që kërkojnë korrigjim;
paraqitje e parakohshme për çfarëdo arsye.

Kur duhet të zgjatet afati i ruajtjes së një faturë?

Periudha e ruajtjes së detyrueshme 4-vjeçare e rënë dakord më parë për faturat mund të zgjatet. Kjo për faktin se nga data 01.01.2015 kompanitë mund të transferojnë zbritjet tatimore. E drejta për të transferuar zbritjet e TVSH-së brenda një periudhe 3-vjeçare nga data e regjistrimit të mallrave (punëve, shërbimeve) parashikohet në pikën 2 të Artit. 171 Kodi Tatimor i Federatës Ruse.

Për më shumë informacion se si të përcaktoni afatin për raportimin e zbritjeve në deklaratën tuaj tatimore, lexoni materialin .

Duke marrë parasysh datën e marrjes së mallrave nga shembulli i konsideruar (08/11/2017), duhet të deklarohet në deklaratën për tremujorin e 3-të 2020 nëse kompania shtyn zbritjen për saktësisht 3 vjet. Afati i ruajtjes 4-vjeçare do të duhet të llogaritet nga 10/01/2020, d.m.th. në këtë rast në fakt do të jetë 7 vjet.

Kur merret parasysh afati i zgjatur i ruajtjes së faturave gjatë transferimit të zbritjeve, është e nevojshme të mbani mend se nuk mund të transferohet në zbritje kur i ktheni paradhënien blerësit për 3 vjet. Zbritja mund të bëhet vetëm në periudhën tatimore në të cilën kushtet e parashikuara në nenet e Artit. 171, 172 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse (letra e Ministrisë së Financave të Rusisë e datës 21 korrik 2015 Nr. 03-07-11/41908).

Periudha e ruajtjes së faturave elektronike

Tani gjithnjë e më shumë biznesmenë po kalojnë në menaxhimin e dokumenteve elektronike, duke përfshirë përdorimin e faturave elektronike. Një faturë elektronike është e barabartë me një letër (klauzola 1 e nenit 169 të Kodit Tatimor), procedura për ekzekutimin e saj rregullohet me urdhër të Ministrisë së Financave të Rusisë "Për miratimin e procedurës për lëshimin dhe marrjen e faturave në formë elektronike nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit duke përdorur një nënshkrim elektronik të kualifikuar të përmirësuar” datë 10 nëntor 2015 Nr. 174n.

Edhe para se të organizohet ruajtja e një faturë elektronike, d.m.th tashmë gjatë ekzekutimit të saj, është e nevojshme të merret parasysh se ajo duhet të nënshkruhet me një nënshkrim elektronik të kualifikuar (klauzola 6 e nenit 169 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse, letra i Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 05/05/2015 Nr. 07-01-06/25701).

Për më shumë informacion se cili nënshkrim elektronik është më i sigurt për t'u përdorur për dokumente, lexoni materialin .

Periudhat e ruajtjes për faturat elektronike janë të njëjta si për ato në letër - 4 vjet (klauzola 1.13 e Procedurës, miratuar me urdhër të Ministrisë së Financave të Federatës Ruse të datës 10 nëntor 2015 nr. 174n, nënklauzola 8 e pikës 1 të Neni 23 i Kodit Tatimor). Kompanive nuk u kërkohet të ruajnë kopje letre të printuara të faturave elektronike (letra e Shërbimit Federal të Taksave, datë 02/06/2014 Nr. GD-4-3/1984).

Rezultatet

Periudha e zakonshme e ruajtjes së faturave është 4 vjet, pavarësisht nga forma e tyre (elektronike ose letre). Megjithatë, periudha mund të rritet nëse zbritjet kërkohen në periudhat e mëvonshme.

Në procesin e punës, një sipërmarrës grumbullon shumë letra të ndryshme: certifikata, certifikata, formularë. Ruajtja e dokumenteve individuale të sipërmarrësit është një detyrë e vështirë, por e nevojshme. Si duhet t'i ruani ato: ndoshta në një tavolinë apo duhet të keni një kasafortë me teknologji mbrojtëse lazer? Rezulton se ligji parashikon opsione të ndryshme. Ne do t'ju tregojmë për periudhat e ruajtjes së dokumenteve të rëndësishme të sipërmarrësve individualë.

Çfarë dokumentesh duhet të mbani

Ligji Federal Nr. 125-FZ "Për arkivimin në Federatën Ruse" përcakton se cilat letra duhet të ruhen dhe për sa vite.

Nene të ndryshëm ligjesh dhe kodesh rregullojnë periudhën e ruajtjes së dokumenteve të caktuara që lidhen me aktivitetet e biznesit:

Dokumentet e kontabilitetit, të dhënat e kontabilitetit tatimor, çdo dokumentacion mbi të ardhurat e marra dhe shpenzimet e nevojshme për llogaritjen e taksave, si dhe dokumentet që konfirmojnë pagesat e taksave tashmë të kryera, duhet të ruhen për të paktën 4 vjet. Ky detyrim është përcaktuar në paragrafin 8 të Artit. 23 Kodi Tatimor i Federatës Ruse.
Pasqyrat e kontabilitetit dhe dokumentet kryesore të kontabilitetit duhet të ruhen për të paktën 5 vjet, siç thuhet në paragrafin 1 të Artit. 29 i Ligjit Federal "Për Kontabilitetin" Nr. 402-FZ.
Të gjitha dokumentet kryesore të kontabilitetit dhe regjistrimit për sipërmarrësit individualë, libri i kontabilitetit të të ardhurave dhe shpenzimeve (KUDiR), në bazë të Pjesës 12 të Urdhrit Nr. 86 të Ministrisë së Financave të Rusisë, një sipërmarrës individual duhet të mbajë për të paktën 4 vjet.
Dokumentet që konfirmojnë pagesën e kontributeve të sigurimit në Fondin e Pensionit (PFR), Fondin e Sigurimeve Shoqërore (FSS) dhe Fondin e Sigurimit të Detyrueshëm të Kujdesit Shëndetësor (MHIF) duhet të ruhen për 6 vjet, në bazë të pikës 8 të Artit. 28 i Ligjit Federal Nr. 212-FZ.
Dosjet personale dhe kartat e punonjësve, përfshirë ato të punësuar përkohësisht, kontratat e punës me punonjësit, dokumentet për largimin nga puna dhe punësimin, në bazë të Urdhrit Nr. 558 të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, duhet të ruhen për 75 vjet. Në listën e përcaktuar në këtë renditje, mund të zbuloni periudhën e ruajtjes së një dokumenti sipas llojit të tij.

Dosjet dhe kartat personale të punonjësve, kontratat e punës me punonjësit, dokumentet për largimin nga puna dhe punësimin duhet të ruhen për 75 vjet.

Periudhat e specifikuara të ruajtjes së dokumenteve zbatohen për të gjithë sipërmarrësit individualë, përfshirë ata që kanë likuiduar aktivitetet e tyre.

Ku të ruani dokumentet

Vendi i ruajtjes së dokumenteve përcaktohet nga vetë sipërmarrësi individual. Kjo mund të jetë pjesë e një zyre, një dhomë të veçantë (jo një bodrum apo papafingo), ose një organizatë arkivimi e palës së tretë (nëse ka shumë dokumentacion). Nenet 14 dhe 17 të Ligjit Federal Nr. 125-FZ përcaktojnë detyrimin e sipërmarrësit për të respektuar rregullat e arkivimit, duke përfshirë rregullat për krijimin e kushteve të nevojshme për postimin e dokumenteve dhe sistemimin e tyre. Ju duhet të siguroni sigurinë e vetë mediave të letrës dhe përmbajtjes së tyre nga ndikimet e jashtme.

Nëse dokumentet e sipërmarrësit individual humbasin ose dëmtohen

Mungesa e dokumenteve parësore, regjistrave kontabël dhe tatimorë, faturave, si dhe pasqyrimi i gabuar i të dhënave në dokumentet financiare në mënyrë sistematike (më shumë se dy herë në vit) është një shkelje e rëndë e rregulluar nga Art. 120 Kodi Tatimor i Federatës Ruse. Gjobat në këtë rast janë vendosur në 10,000 rubla.

Dokumentet e humbura mund dhe duhet të rikuperohen. Ju mund të kërkoni përsëri kontrata, akte, fatura nga palët tuaja. Nëse një dokument kontabël humbet, atëherë është e nevojshme të urdhërohet një hetim, mundësisht me pajisjen e një vërtetimi për shkakun e humbjes (përmbytje, vjedhje, zjarr) nga shërbimi përkatës. Raporti i bazuar në rezultatet e hetimit dërgohet me një aplikim në formë të lirë në zyrën e taksave (FTS) - atje, nga ana tjetër, ata vendosin afate për rivendosjen e letrave.

Dokumentet e regjistrimit të një sipërmarrësi individual mund të kërkohen nga zyra e taksave individualisht duke paraqitur një kërkesë për një dublikatë dhe një faturë për pagesën e detyrës shtetërore në shumën prej 300 rubla.

Për mungesën e dokumenteve parësore dhe regjistrave të kontabilitetit, mund të merrni një gjobë prej 10,000 rubla.

Pasi të ketë skaduar periudha e arkivimit, dokumentet e ruajtura mund të asgjësohen: digjen ose priten duke përdorur pajisje speciale. Megjithatë, jini jashtëzakonisht të kujdesshëm që të mos shkatërroni aksidentalisht të dhënat që janë ende të vlefshme ose që kërkojnë ruajtje.

Ligji nuk e kufizon një sipërmarrës individual në listën e letrave që mund të arkivohen. Nëse është e qetë dhe e përshtatshme për ju të ruani gjithçka, ruajeni, por jo aty ku dëshironi, por në vende të veçanta të krijuara për këtë. Dokumentet e vendosura siç duhet në arkiv, si forca të blinduara, do të mbrojnë biznesin tuaj në rast mosmarrëveshjesh me zyrën e taksave ose palët.

Lista e paketimit- një dokument kryesor kontabël i përdorur për të zyrtarizuar transferimin e pronësisë (me shitje, lëshim) të mallrave ose aktiveve të tjera materiale nga shitësi te blerësi.

Në faturë tregohet emri (lloji) i produktit, çmimi i tij, sasia dhe kostoja totale, si dhe shuma e TVSH-së.

Për më tepër, fletëdorëzimi duhet të përmbajë të dhënat e palëve transferuese dhe pranuese, nënshkrimet e shkruara me dorë të personave të autorizuar dhe vulën e organizatës.

Formulari i faturës së ngarkesës

Në bazë të normave të Ligjit Federal të datës 6 dhjetor 2011 N 402-FZ "Për Kontabilitetin", të gjitha faktet e veprimtarisë ekonomike të një organizate i nënshtrohen regjistrimit me dokumentet kryesore të kontabilitetit të miratuara nga kreu i organizatës me propozimin e zyrtarit. ngarkuar me mbajtjen e regjistrave kontabël.

Në këtë rast, organizata mund të përdorë dokumente të zhvilluara në mënyrë të pavarur dhe ato të përfshira në albume të veçanta dhe të miratuara nga Komiteti Shtetëror i Statistikave të Rusisë.

Kështu, me Dekret të Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, të datës 25 dhjetor 1998 N 132, u miratua Albumi i formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për regjistrimin e operacioneve tregtare, ndër të cilat është fatura e dërgesës (Formulari N TORG-12), i përdorur. për të regjistruar shitjen e artikujve të inventarit te një organizatë e palës së tretë.

Prandaj, në praktikë, organizatat përdorin një fletë-dërgesë në formularin TORG-12 për të regjistruar shitjen (lëshimin) e artikujve të inventarit te një organizatë e palës së tretë.

Një fletë-dorëzimi mund të gjenerohet dhe ruhet si në formë letre ashtu edhe në mënyrë elektronike.

Regjistrimi i fletëdorëzimit

Hartimi i një fletë-dorëzimi

Fletën e dorëzimit përpilohet në dy kopje, njëra prej të cilave mbetet në organizatën furnizuese dhe është baza për shlyerjen e artikujve të inventarit.

Kopja e dytë e fletëdorëzimit i transferohet blerësit (marrësit) dhe është baza për regjistrimin e këtyre vlerave dhe zbritjen e TVSH-së.

Nënshkrimi i fletëdorëzimit

Dokumentet primare nënshkruhen nga menaxheri dhe llogaritari kryesor ose personat e autorizuar.

Lista e personave të autorizuar për të nënshkruar dokumentet parësore miratohet nga menaxheri në marrëveshje me llogaritarin kryesor. Kështu, menaxheri mund të transferojë të drejtën e nënshkrimit të fletëdorëzimit dhe e zyrtarizon këtë të drejtë me prokurë ose urdhër.

Në këtë rast, TORG-12 mund të vendosen 5 nënshkrime:

tre nga ana e shitësit: (menaxher, kontabilist, përgjegjës për dërgesën). Në disa organizata të mëdha, një person nënshkruan fletën e dorëzimit pas dërgesës. Zakonisht ky është një lloj "operatori" i cili, bazuar në informacionin e marrë nga departamenti i kontabilitetit dhe depoja, gjeneron një dokument dhe e nënshkruan atë me nënshkrimin e tij. Kjo procedurë duhet të parashikohet ose në një urdhër, ose në një prokurë, ose në përshkrimet e punës së "operatorit";

një nga ana e blerësit (përgjegjës për marrjen e mallrave) - në rreshtin "Ngarkesa u pranua nga marrësi". Kjo linjë duhet të përmbajë nënshkrimin e një përfaqësuesi zyrtarisht të autorizuar të blerësit - ky mund të jetë një person me autorizim ose sipas Kartës. Prandaj, duhet të nënshkruajë ose drejtuesi i organizatës marrëse (blerësi) ose një person i autorizuar me autorizim për të drejtën e nënshkrimit të dokumenteve parësore.

një nënshkrim tjetër - në rreshtin "Mallrat e pranuara" - vendoset nga çdo person përgjegjës financiarisht që pranon realisht ngarkesën (në të njëjtin rresht plotësohen të dhënat për prokurën për transportin e mallrave dhe materialeve). Ky mund të jetë ose një transportues i një organizate transporti të palëve të treta ose një përfaqësues i organizatës blerëse. Kreu i ndërmarrjes mund të pranojë mallrat pa autorizim - në këtë rast, ai nënshkruan në rreshtin "Pranuar ngarkesa" dhe nuk plotëson rreshtat që tregojnë detajet e autorizimit.

Në të njëjtën kohë, në të dy rreshtat "Ngarkesa u pranua nga marrësi" dhe "Ngarkesa u pranua" i njëjti person mund të nënshkruajë (nëse ka edhe mallrat dhe materialet dhe të drejtën për të nënshkruar dokumentet parësore). Në këtë rast, nënshkrimi vendoset vetëm në rreshtin "Ngarkesa e pranuar".

Plotësimi i fletëdorëzimit

Në kolonën “Dërguesi”, në përputhje me dokumentet përbërëse, emri i plotë ose i shkurtuar i dërguesit, adresa ligjore (mundësisht së bashku me atë aktuale), numri i telefonit dhe detajet bankare (r./llogaria dhe kërkohet BIC! ) duhet të tregohet.

Në rastin kur dërgesa e mallrave kryhet jo nga furnizuesi, por nga njësia e tij strukturore, atëherë është e nevojshme të tregohet adresa e vendndodhjes së tij në kolonën "Njësi strukturore".

Kolonat "sipas OKPO" dhe "Lloji i veprimtarisë sipas OKDP" tregohen për organizatën që harton faturën, domethënë për shitësin e mallrave dhe materialeve.

Në kolonën e fletëdërgesës formulari “Marrësi”, shënohen emri i plotë ose i shkurtuar i tij, adresa postare, numri i telefonit dhe të dhënat bankare (kërkohet r./llogaria dhe BIC!) në përputhje me dokumentet përbërëse.

Duhet të plotësohet kolona "sipas OKPO" përballë "Marrës".

Në kolonat e fletëdorëzimit të formularit "Furnizuesi" dhe "Paguesi", më së shpeshti tregohet i njëjti informacion si në kolonat "Dërguesi" dhe "Marrësi", përkatësisht.

Por ndodh që furnizuesi dhe dërguesi (paguesi dhe marrësi) janë organizata të ndryshme. Pastaj në këto kolona tregohet emri i plotë ose i shkurtuar i organizatës, adresa ligjore, numri i telefonit dhe të dhënat bankare në përputhje me dokumentet përbërës.

Kolona “Baza” e formularit të fletëdorëzimit duhet të tregojë numrin dhe datën e kontratës.

Nëse organizata furnizuese nuk i dorëzon mallrat në mënyrë të pavarur, por duke përfshirë një transportues (transportues), atëherë plotësohet kolona "Faturat e transportit" (numri dhe data e faturës së ngarkesës).

Para tabelës përmbledhëse të formularit të faturës, në kolonat “Numri i dokumentit” dhe “Data e përpilimit”, shënohet përkatësisht numri serial i faturës dhe data e përpilimit të saj.

Zyra e taksave këmbëngul që data e përgatitjes të përkojë me datën e dërgesës së artikujve të inventarit.
Kur plotësoni tabelën kryesore, merrni parasysh pikat e mëposhtme:

Të dhënat në tabelën përmbledhëse të formularit TORG-12 duhet të korrespondojnë me të dhënat nga formulari i faturës.

ku:

në kolonën 5 të fletëdorëzimit tregohet kodi i njësisë së matjes;

Kolona 6 e formularit të fletë-dërgesë tregon llojin e kontejnerit (shkurtuar) në të cilin transportohen mallrat (për shembull: kuti, kartona, etj.). Nëse transportohet ngarkesa e papaketuar, atëherë shkruhet në rreshtin përkatës “n/a”;

Kolona 9 e formularit të fletëdorëzimit tregon peshën e secilit produkt, duke marrë parasysh peshën e tarës. Është e nevojshme të regjistrohen njësitë e masës (kg, etj., etj.).

Në kolonën e formularit të faturës, pas fjalëve "Fatura e ngarkesës ka një bashkëngjitje", numri i fletëve të bashkëngjitjeve në këtë formular tregohet me fjalë.

Në kolonën pas fjalëve "dhe përmban" numri i numrave serialë të kolonës 1 të tabelës kryesore tregohet me fjalë.

në kolonën “Totali i vendeve” të formularit të faturës, numri në kryqëzimin e rreshtit “Fatura totale” dhe kolona 8 e tabelës përmbledhëse;

në kolonën “Pesha e ngarkesës (neto, kg.)” të formularit të faturës, numri në kryqëzimin e rreshtit “Totali në faturë” dhe kolona 10 e tabelës përmbledhëse;

në kolonën "Pesha e ngarkesës (bruto, kg)" të formularit të faturës, numri në kryqëzimin e rreshtit "Totali në faturë" dhe kolona 9 e tabelës përmbledhëse;

në kolonën "Shuma totale e lëshuar" të formularit të faturës, numri në kryqëzimin e rreshtit "Fatura totale" dhe kolona 15 e tabelës përmbledhëse, kopekët shënohen me numra;

Nga ana e furnizuesit, fletëdorëzimi duhet të nënshkruhet nga kushdo që ka autorizuar dhe lëshuar ngarkesën, si dhe nga llogaritari kryesor dhe të vërtetohet me vulë.

Datat nga shitësi dhe paguesi duhet të përkojnë me datën e faturës.

Forma elektronike e faturës tregtare

Forma dhe procedura e përpilimit të një faturë elektronike nuk ndryshojnë nga forma dhe procedura e përpilimit të homologut të saj në letër, me përjashtim të faktit që dokumenti elektronik përpilohet në një kopje, e cila përbëhet nga dy dosje.

Njëra prej tyre formohet në anën e shitësit, dhe e dyta, kur dërgoni një dokument, nga ana e blerësit.

Për nënshkrimin e fletëdërgesave elektronike, në vend të një nënshkrimi të shkruar me dorë, përdoret një nënshkrim elektronik (ES), dhe fletëdërgesa elektronike nënshkruhet me një nënshkrim elektronik nga ana e shitësit dhe një nga ana e blerësit. Gjithsej dy nënshkrime.

Në të njëjtën kohë, në rreshtat "Pushime të autorizuara", "Shef (i lartë) kontabilist", "Lëshimi i ngarkesave", "Ngarkesa e pranuar" dhe "Ngarkesa e pranuar nga marrësi" tregohen emrat e plotë dhe pozicionet e personave përkatës, dhe në rreshtin "Me prokurë nr - informacion mbi prokurën e personit të autorizuar".

Kombinimi i një faturë dhe fletëdorëzimi në një dokument

Një faturë dhe një fletë-dorëzimi (TORG-12) mund të kombinohen në një dokument.

Opsione për kombinimin e një faturë dhe një fletëdorëzimi në një dokument

Për të krijuar një dokument në vend të një faturë dhe një shënim dërgese, ekzistojnë dy opsione:

Opsioni 2. Zhvilloni vetë formën e dokumentit të kombinuar. Për ta bërë këtë duhet:

1) plotësoni formularin e faturës me detajet e mëposhtme (pjesa 2 e nenit 9 të ligjit N 402-FZ, pika 9 e Rregullave për plotësimin e një faturë)):

një përshkrim i transaksionit të biznesit - lëshimi i mallrave (për shembull, "mallrat u lëshuan" ose "ngarkesa u lirua");

titullin e pozicionit të përfaqësuesit të kompanisë suaj që ka lëshuar mallin, me nënshkrimin, mbiemrin dhe inicialet e tij;

përshkrimi i transaksionit të biznesit - pranimi i mallrave (për shembull, "marra mallrat" ose "marra mallrat");

titulli i pozitës së përfaqësuesit të shoqërisë - blerësi ose marrësi, me nënshkrimin, mbiemrin dhe inicialet e tij;

2) me urdhër të drejtuesit të organizatës, të miratojë një formular të tillë të ndryshuar të faturës si një dokument parësor si një aneks i politikave të kontabilitetit.

Megjithatë, nuk mund të përjashtoni asnjë detaj faturë nga dokumenti i kombinuar.

Procedura për lëshimin dhe regjistrimin e një dokumenti të kombinuar

Fatura e plotësuar ose UPD duhet të hartohet:

pas dërgesës, dhe jo brenda pesë ditëve kalendarike nga data e dërgesës;

në dy kopje, njëra prej të cilave i jepet blerësit, dhe e dyta regjistrohet në librin e shitjeve - njësoj si një e zakonshme.

Një faturë ose UPD e ndryshuar për qëllime të llogaritjes së TVSH-së, tatimit mbi të ardhurat, si dhe kontabilitetin do të jenë dokumente që konfirmojnë dërgesën.

Procedura e blerësit për trajtimin e dokumentit të kombinuar

Bazuar në faturën ose UPD-në e ndryshuar, blerësi mund të:

pranoni mallra për kontabilitet;

zbrit TVSH-në, ashtu si në një faturë të rregullt;

të marrë parasysh koston e mallrave në shpenzimet tatimore.

Kontabiliteti për faturat dhe magazinimi

Nuk ka rregulla ligjore për regjistrimin e faturave.

Prandaj, organizata ka të drejtë të miratojë në mënyrë të pavarur rregullat për transferimin dhe ruajtjen e dokumenteve.

Në praktikë, një magazinë zakonisht harton një raport të mallit (dokumenti parësor mbi bazën e të cilit pasqyrohen në kontabilitet të dhënat për shitjen e mallrave dhe koston e tyre), të cilit i bashkëngjiten faturat sipas rendit kronologjik.

Keni akoma pyetje rreth kontabilitetit dhe taksave? Pyetini ata në forumin e kontabilitetit.

Fatura e ngarkesës: detaje për një kontabilist

Skema me 12 nuanca gri
Dokumentet e ekzekutuara: kontrata, fatura, fletedergese, vertetime te kostos se punes se kryer... Zbritja e TVSH-se: kontrata, fatura, flete dorezimi, certifikatat e pranimit per punen e kryer, protokollet... te gjitha dokumentet e nevojshme: fatura, flete dorëzimi , faturë porosi me firme, materialisht...fatura dhe fletedergesa te ekzekutuara. Dhe problemi i palëve nuk është...
A është e nevojshme të kontrollohen kredencialet e personave që kanë nënshkruar dokumentet parësore në emër të palëve?
Fatura e ngarkesës, fletëdorëzimi në formën e zhvilluar nga furnizuesi. Kur hartohet një formular ngarkese, mund të jetë... sipas organizatës), sjell pavlefshmërinë e një faturë të tillë. Këtë e vërteton arbitrazhi... detyrat e tyre zyrtare dhe ata që kanë nënshkruar faturat në emër të organizatës janë... vërtetojnë autoritetin e personave që kanë nënshkruar faturat, fakti i dorëzimit të mallit nuk e përgënjeshtron... autoriteti i punonjësve për të nënshkruar faturat duke lëshuar një prokurë dhe ..
A është e mundur të përdoret një nënshkrim elektronik dixhital dhe një nënshkrim faksimile gjatë përgatitjes së dokumenteve të kontabilitetit?
Duke përdorur një nënshkrim faksimile gjatë lëshimit të fletëdorëzimit (kartonave) për... dokumentet (përfshirë faturat), palët mund të organizojnë rrjedhën elektronike të dokumenteve... në të cilat dorëzimi i pajisjeve konfirmohej me një fletëpagesë, e cila ishte nënshkruar në faks, . e punës së kryer, vërtetohet nga kontrata, fletëdorëzimi dhe akti i përfundimit të punës...procedura e përdorimit të faksimileve gjatë përgatitjes së faturave.

Gjithçka rreth akordimit të makinave