Auditimi në zyrë i fondit të sigurimeve shoqërore. Ne jemi në pritje të verifikimit nga FSS. Kë po kontrollon FSS?

Çdo organizatë mund të përballet me një inspektim nga FSS. Ato kryhen si në vend ashtu edhe jashtë saj. Çfarë dokumentesh kërkohen? Në artikull, ne do të shikojmë se çfarë kontrollon FSS gjatë një inspektimi në vend në 2019, si dhe çfarë kërcënon punëdhënësin nëse kërkesat e FSS nuk plotësohen.

Çfarë kontrollon FSS?

Ekzistojnë disa pika kryesore që ekzistojnë në aktivitetet e pothuajse çdo kompanie që mund të jetë me interes për Fondin e Sigurimeve Shoqërore:

Llogaritja dhe pagesa e kontributeve (korrektësia e llogaritjes, nëse pagesa është në kohë);
Procedurën e shpenzimit të parave që mbajtësi i policës ka grumbulluar për ngjarje të siguruara si pushimi i lehonisë, pushimi mjekësor ose pushimi prindëror;
Kupona;
Procedura për shpenzimin e parave të transferuara kur një punonjës merr një lëndim.

Kështu, inspektorët e Fondit të Sigurimeve Shoqërore sigurojnë që pagesat e transferuara të sigurimeve të jenë të justifikuara, si dhe që kontributet të llogariten saktë dhe të transferohen në kohë.

Për kontroll shtesë të raporteve të dërguara në FSS, kompanitë mund t'i kontrollojnë ato duke përdorur një kontroll të veçantë FSS. Ai kontrollon nëse punëdhënësi e ka plotësuar saktë llogaritjen, ka përcaktuar bazën, si dhe shumën e akrualeve dhe pagesave. Ky kontroll kryhet në bazë të raporteve të kontrollit dhe kryhet pa pagesë.

Çfarë kontrollesh kryen FSS?

Ekzistojnë disa lloje kontrollesh FSS (Ligji Nr. 255-FZ):

Tavolinë - gjatë një kontrolli të tillë, pagesat për mbulimin e sigurimit rakordohen në bazë të pretendimeve për kompensim, ose informacioneve nga zyra e taksave;
Vizitë e paplanifikuar në terren - kryhet nëse sigurimet shoqërore kanë marrë një ankesë nga një person i siguruar, që sugjeron se mbulimi i sigurimit i është grumbulluar gabimisht;
Kontrolli i planifikuar në vend - një kontroll i tillë kryhet së bashku me zyrën e taksave për të përcaktuar korrektësinë e pagesave për mbulimin e sigurimit;
Një kontroll i nevojshëm për të përcaktuar korrektësinë e llogaritjeve, si dhe afatin dhe plotësinë e pagesës së kontributeve të detyrueshme para vitit 2017.

Qëllimi kryesor i të gjitha aktiviteteve të inspektimit është monitorimi i pajtueshmërisë së kompanive me legjislacionin rus. Një auditim në tavolinë kryhet pas marrjes së çdo raporti nga kompania. Nëse, si rezultat i "kamerës", konstatohen shkelje ose merret një vendim, FSS do t'i dërgojë një raport inspektimi personit që inspektohet. Nëse takimi me kamera është i suksesshëm, atëherë kompanive nuk u dërgohen raporte.

E rëndësishme! Ju mund të mësoni për inspektimet e ardhshme të planifikuara të FSS në faqen e tyre zyrtare të zyrës rajonale.

Çfarë kontrollon FSS gjatë një inspektimi në vend në 2019?

Siç u përmend më lart, një inspektim në vend mund të jetë i planifikuar ose i paplanifikuar. Për të kontrolluar nëse kontributpaguesit përmbushin kërkesat ligjore, Fondi i Sigurimeve Shoqërore harton një plan për vitin. Arsyet e inspektimeve të planifikuara përfshijnë kërkesat për fonde për pagesën e përfitimeve, ankesat nga punonjësit, si dhe proceset e likuidimit dhe riorganizimit të kompanisë.

E rëndësishme! Gjëja kryesore që intereson inspektorët e Fondit të Sigurimeve Shoqërore është mënyra se si shpenzohen shumat e transferuara, procedura e llogaritjes dhe pagesës së kontributeve në rastet e pushimit mjekësor apo të lehonisë.

Inspektim i planifikuar në vend i Fondit të Sigurimeve Shoqërore

Një inspektim i planifikuar në vend kryhet jo më shumë se një herë në tre vjet (Nr. 255-FZ). Me përjashtim të rasteve të mëposhtme:

Fondi i Sigurimeve Shoqërore mori një ankesë nga një punonjës kundër punëdhënësit të tij;
Gjatë kamerave janë konstatuar gabime në llogaritjen apo pagesën e kontributeve, apo në shpenzimin e fondeve të FSS.

Kontrollimi i pushimit mjekësor

Certifikatat e pushimit mjekësor kontrollohen nga punonjësit e FSS me kujdes të veçantë, pasi ato janë konfirmimi i vetëm që punonjësit duhet t'i paguhen përfitimet. Fletët kontrollohen si gjatë inspektimeve në zyrë ashtu edhe në vend. Çfarë saktësisht kontrollon FSS në pushimin e sëmurë:

A përputhet formulari i pushimit mjekësor me standardet shtetërore dhe a nuk është fals?
Disponueshmëria e vulës dhe nënshkrimit të mjekut në pushimin mjekësor (ato duhet të jenë të qarta dhe të lexueshme);
Plotësimi i saktë (të gjitha informacionet si për punonjësin ashtu edhe për organizatën duhet të plotësohen qartë). Nëse ka gabime në pushimin mjekësor, ato duhet të vërtetohen në mënyrën e kërkuar.

E rëndësishme! FSS kontrollon jo vetëm nëse punëdhënësi e ka plotësuar saktë pushimin e sëmurë, por edhe si e ka plotësuar institucioni mjekësor. Gabimet në emrin e plotë të punonjësit ose në emrin e punëdhënësit nuk lejohen.

Çfarë dokumentesh do të kërkojë FSS gjatë inspektimit?

Gjëja e parë që kontrollojnë punonjësit e FSS janë raportet 4-FSS dhe 4a-FSS. Organizata duhet t'i ruajë këto raporte për të paktën 5 vjet, pasi përfitimet e ardhshme llogariten në bazë të periudhave të mëparshme.

Përveç kësaj, inspektori mund të kërkojë dokumente të tjera. Fillimisht, dokumentet kërkohen gojarisht dhe nëse nuk sigurohen menjëherë, atëherë dërgohet një kërkesë me shkrim, të cilën personi që kontrollohet është i detyruar ta plotësojë brenda 10 ditëve. Nëse papritmas shoqëria që inspektohet nuk e përmbush afatin 10-ditor, ajo ka të drejtë të kërkojë shtyrje. Për ta bërë këtë, një letër i dërgohet FSS që tregon kërkesën për zgjatjen e periudhës, si dhe arsyetimin për zgjatjen e saj. Si përgjigje, FSS do të dërgojë një vendim në të cilin afati mund të zgjatet ose të refuzojë zgjatjen e tij.

Rezultatet e inspektimit në vend

Bazuar në rezultatet e inspektimit në vend, FSS harton një raport. Fillimisht, përpara raportit të inspektimit, në ditën e fundit të inspektimit, inspektori i Fondit të Sigurimeve Shoqërore harton një vërtetim që tregon subjektin e inspektimit, si dhe kohën e inspektimit.

E rëndësishme! Raporti mbi rezultatet e inspektimit hartohet brenda 2 muajve pas lëshimit të një certifikate të tillë. Pas hartimit të raportit, ai i kalon shoqërisë së audituar brenda 5 ditëve.

Përgjegjësia e punëdhënësit

Gjobat që mund të vendosen nga FSS parashikohen në Ligjin Nr. 125-FZ dhe Kodin e Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse. Për vonesë në dhënien e llogaritjes së kontributeve do të gjobitet në masën 5% të primeve të sigurimit për tre muajt e fundit të periudhës së faturimit. Në këtë rast, duhet të respektohen kufijtë maksimalë dhe minimalë - përkatësisht jo më shumë se 30% të shumës së specifikuar, por jo më pak se 1000 rubla.

Le të shqyrtojmë përgjegjësinë administrative për punëdhënësin në rast të shkeljes së kërkesave të legjislacionit të Federatës Ruse në lidhje me sigurimin e dokumenteve të caktuara.

Fondet ekstrabuxhetore, në rastet e parashikuara me ligj, kryejnë kontrolle në terren. Deri në vitin 2017, Ligji Federal i 24 korrikut 2009 iu përgjigj pyetjeve se si kryhet një inspektim në vend i Fondit të Pensionit dhe Fondit të Sigurimeve Shoqërore, çfarë kontrollohet dhe si kryhet. Sidoqoftë, që nga viti 2017, ajo ka humbur fuqinë, dhe aktualisht procedura përkatëse rregullohet nga normat e Kodit Tatimor të Federatës Ruse. Për më tepër, në lidhje me procedurën e inspektimeve të FSS, dispozitat e Ligjit Federal të 24 korrikut 1998 (në tekstin e mëtejmë, Ligji Federal Nr. 125-FZ) vazhdojnë të zbatohen. Le të shohim këtë urdhër.

Kontrolli FSS

Ligji Federal i 24 korrikut 2009 rregulloi deri në vitin 2017 marrëdhëniet juridike në lidhje me kryerjen dhe regjistrimin e rezultateve të inspektimeve në vend të FSS në masën që nuk bie ndesh me Ligjin Federal të 24 korrikut 1998.

Aktualisht, çështjet e pagesës së kontributeve për sigurimin e pensionit të detyrueshëm për sigurimet shoqërore për aftësinë e kufizuar dhe amësisë, si dhe administrimin e tyre, rregullohen nga Kapitulli 34 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse dhe Pjesa e parë e Kodit Tatimor të Federatës Ruse. , respektivisht.

Çështjet e pagesës së kontributeve të sigurimeve shoqërore për aksidentet dhe sëmundjet profesionale, si dhe administrimi i tyre, rregullohen nga dispozitat e kreut IV.2 të ligjit federal nr.125-FZ, i zbatuar nga janari 2017.

Në përputhje me paragrafin 3 të Artit. 26.14 Ligji Federal Nr. 125-FZ, plani për inspektimet në vend të FSS (përfshirë vitin 2017) zhvillohet çdo vit nga organet territoriale të fondit.

Subjekti i inspektimit:

kontrolli i saktësisë së përllogaritjeve dhe respektimit nga ana e të siguruarit me afatet e transferimit të kontributeve të sigurimeve shoqërore;
me ndodhjen e ngjarjeve të siguruara - korrektësia e kostove të të siguruarit për pagesat përkatëse.

Periudha e rishikimit: viti i rishikimit plus tre vjet më parë.

Periudha e verifikimit:

në përgjithësi - dy muaj;
nëse ka arsye të përcaktuara në paragrafin 10 të nenit 26.16 - katër ose gjashtë muaj.

Frekuenca e inspektimit: jo më shumë se një herë në tre vjet.

Kriteret për përfshirjen në "zonën e rrezikut" për vitin e ardhshëm bazuar në inspektimet në terren të Fondit të Pensionit të Federatës Ruse dhe Fondit të Sigurimeve Shoqërore (kriteret për planin në 2017 mund të jenë të ngjashme, pasi informacioni i përditësuar nuk ishte botuar) janë përshkruar në Letrën e Fondit të Pensionit të Federatës Ruse N TM-30-24/13848, FSS RF N 02-03-08/13-2872 të datës 21 dhjetor 2010. Midis tyre:

siguruesi ka shpenzime të bëra në kurriz të Fondit të Sigurimeve Shoqërore;
shkelje e afatit për dërgimin e informacionit individual;
aplikimi i “përfitimeve”;
zbulimi i mospërputhjeve në llogaritjet bazuar në rezultatet e auditimeve në zyrë (përfshirë mungesën e justifikimit);
vonesa në kontribute për më shumë se dy periudha raportuese;
statusi i paguesit më të madh;
ulje e të hyrave pa ndryshime në shifra;
shumë llogaritje korrigjuese për kontributet;
informacion nga organet tatimore për skemat për të minimizuar pagesën e kontributeve.

Natyrisht, lista e mësipërme nuk është shteruese, por gjithsesi jep një ide të përafërt të kritereve për të siguruarit që mund të jenë me interes për organet territoriale të Fondit të Sigurimeve Shoqërore për të zgjedhur dhe përfshirë në inspektim personat e duhur. plan për vitin e ardhshëm.

Çfarë mund të kontrollojë FSS?

Para së gjithash, organi territorial i Fondit të Sigurimeve Shoqërore zakonisht është i interesuar të justifikojë kostot e pagimit të mbulimit të sigurimit (në tekstin e mëtejmë CO), dhe së dyti, për saktësinë e llogaritjes së primeve të sigurimit dhe respektimin e afatit të tyre. transferimi.

Prandaj, në pyetjen se cilat dokumente duhet të përgatiten për inspektimin e FSS në 2017, përgjigjja është:

dokumente që konfirmojnë shpenzimet për CO;
dokumentet që lidhen me llogaritjen dhe transferimin e kontributeve.

Ky përfundim konfirmohet, ndër të tjera, nga dispozitat e neneve 26.14, 26.16 F. Ligji nr. 125-FZ.

Lista specifike e dokumenteve varet drejtpërdrejt nga situata. Këto mund të përfshijnë, por nuk kufizohen vetëm në:

dokumentet burimore;
pasqyrat e listës së pagave;
kontratat;
aktet që vërtetojnë faktet e lëndimit etj.

Rezultatet e kontrollit të FSS

Në përfundim të kontrollit në vend, inspektorët hartojnë një procesverbal. Në varësi të kompleksitetit të aktit dhe rrethanave të tjera, përgatitja e tij mund të zgjasë nga një deri në dhjetë ditë.

Nëse gjatë inspektimit konstatohet një shkelje, drejtuesi i organit territorial të fondit shqyrton materialet e inspektimit dhe vendos nëse do të mbajë ose jo përgjegjës mbajtësin e policës sipas kreut IV.3 F. të ligjit nr.125-FZ.

Borxhi i përllogaritur ose shlyhet vullnetarisht nga mbajtësi i policës pas marrjes së kërkesës (), ose mblidhet në mënyrën e parashikuar nga neni 26.6 F. i ligjit nr. 125-FZ.

Mbajtësi i policës, nëse ndaj tij janë llogaritur primet e sigurimit sipas raportit të inspektimit të FSS, duhet të bëjë regjistrimet e duhura në regjistrat kontabël.

Përllogaritja shtesë e kontributeve të sigurimeve shoqërore pasqyrohet në regjistrimet kontabël D-t 91, K-t 69.

Për të kontrolluar përllogaritjen dhe pagesën e primeve të sigurimit, Fondi i Pensionit dhe Fondi i Sigurimeve Shoqërore kryejnë inspektime në zyrë dhe në terren të të siguruarve (neni 33 i ligjit nr. 212-FZ, datë 24 korrik 2009). Të gjitha raportet e dorëzuara në fondet i nënshtrohen auditimeve në zyrë. Ata nuk kërkojnë praninë e paguesit të kontributeve, qëllimi i tyre është të kontrollojnë nëse raportimi është përpiluar saktë dhe nëse është kryer pagesa. Periudha për realizimin e “kamerave” është 3 muaj nga data e dërgimit të raportit. Inspektimet në vend janë një procedurë më komplekse që kërkon përgatitje të kujdesshme.

Si të zbuloni paraprakisht nëse do të keni një inspektim në vend të Fondit të Pensionit të Rusisë dhe Fondit të Sigurimeve Shoqërore, çfarë kontrollojnë inspektorët, cilat dokumente mund të kërkojnë - e gjithë kjo do të diskutohet më tej.

Çfarë kontrollohet gjatë inspektimeve në vend të FSS dhe Fondit të Pensionit të Rusisë

Inspektimet në vend të kryera nga Fondi Pensional i Rusisë dhe Fondi i Sigurimeve Shoqërore mund të jenë të planifikuara ose të paplanifikuara. Sipas letrës së Ministrisë së Shëndetësisë dhe Zhvillimit Social të Federatës Ruse të datës 22 shkurt 2011 nr. 19-5/10/2-1748, inspektimet e planifikuara në vend nga Fondi i Pensioneve të Rusisë dhe Fondi i Sigurimeve Shoqërore mund të të kryhen vetëm së bashku. Individualisht, fondet mund të inspektojnë vetëm mbajtësit e policave të paplanifikuara, numri i inspektimeve të tilla nuk është i kufizuar dhe arsyeja për to mund të jetë:

riorganizimi ose likuidimi i një ndërmarrje,
aplikimi i të siguruarit pranë Fondit të Sigurimeve Shoqërore për ndarjen e fondeve,
marrja e ankesave nga punonjësit në lidhje me llogaritjen e gabuar të përfitimeve.

Sa i përket inspektimeve të planifikuara në vend të Fondit të Pensionit të Rusisë dhe Fondit të Sigurimeve Shoqërore për vitin 2016, një plan për sjelljen e tyre për vitin është hartuar paraprakisht dhe miratuar para 25 dhjetorit.

Inspektimi në vend bëhet në territorin e mbajtësit të policës - paguesit të primit. Ju nuk mund të pengoni inspektorët të hyjnë në territorin tuaj, përndryshe mbajtësi i policës do të përballet me një gjobë.

Duhet të ketë dy vendime për të kryer një inspektim të përbashkët: nga organi PFR në formularin Nr. 8-PFR dhe nga organi FSS në formularin nr. 9-FSS të Federatës Ruse.

Frekuenca e inspektimit është një herë në 3 vjet, me përjashtim të inspektimeve që lidhen me riorganizimin dhe likuidimin, dhe periudha që mund të inspektohet është jo më shumë se 3 vjet para vitit të inspektimit.

Periudha e inspektimit është 2 muaj, por nëse ka arsye të renditura në Pjesën 11.1 të Artit. 35 të ligjit 212-FZ, ai mund të zgjatet për një periudhë jo më shumë se 6 muaj.

Çfarë do të kontrollojnë inspektorët? Vetëm saktësia e llogaritjes dhe pagesa në kohë e primeve të sigurimit (Pjesa 6 e nenit 35 të ligjit nr. 212-FZ, përveç kësaj, inspektorët nuk duhet të marrin parasysh asgjë). Të dhënat e dokumenteve parësore do të verifikohen me të dhënat e përcaktuara në raporte, do të kontrollohet korrektësia e llogaritjeve të primeve të sigurimit dhe përputhshmëria me ligjin.

Nëse vjen një inspektim i Fondit të Pensionit, së bashku me një inspektim nga Fondi i Sigurimeve Shoqërore: çfarë dokumentesh duhet të përgatisni? Në vitin 2016 është në fuqi Urdhri i PFR Nr. 34R i datës 3 shkurt 2011, sipas të cilit inspektorët mund të kërkojnë:

dokumentet përbërës - statuti, marrëveshja përbërëse, etj., si dhe licencat e nevojshme për veprimtari,
urdhra mbi politikat kontabël dhe pasqyrat financiare për periudhën e audituar,
raportimi për kontributet në Fondin e Pensionit dhe Fondin e Sigurimeve Shoqërore,
regjistrat e taksave dhe kontabilitetit (libri kryesor, bilancet, librat e të ardhurave dhe shpenzimeve, libri i arkës, etj.),
analitikë për llogari të caktuara kontabël dhe dokumente parësore,
urdhërat dhe kontratat kolektive,
kontratat e punës, si dhe marrëveshjet e GPC, kontratat dhe marrëveshjet me individë, për të kontrolluar objektin e marrëveshjeve të tilla: nëse marrëveshja është lidhur për kryerjen e funksioneve të caktuara, dhe jo për ofrimin e një shërbimi, inspektorët mund ta riklasifikojnë atë. si punë dhe të paguajnë kontribute shtesë,
dokumentet e personelit (librat e punës, regjistrat e kontabilitetit dhe lëvizjes së punonjësve), fletë orarit, fletëpagesat, vërtetimet e paaftësisë për punë etj.

Jepen 10 ditë pune për përgatitjen e dokumenteve nga data e marrjes së kërkesës përkatëse. Kopjet mund të vërtetohen nga titullari i shoqërisë që inspektohet, noterizimi është i nevojshëm vetëm në rastet e parashikuara me ligj. Inspektorët nuk kanë të drejtë të sekuestrojnë dokumentet origjinale.

Në përfundim të inspektimit, në ditën e fundit të tij, hartohet një vërtetim dhe brenda 2 muajsh duhet të hartohet një raport inspektimi në vend. Nëse nuk jeni dakord me aktin, mund të paraqisni kundërshtimet tuaja me shkrim në fond, duke bashkangjitur dokumentet e nevojshme, brenda 15 ditëve pune.

Plani i inspektimit të FSS dhe Fondit të Pensionit për vitin 2016

Legjislacioni aktual nuk parashikon njohjen e të siguruarve me planin vjetor të inspektimeve në terren, kështu që nuk ka gjasa që të zbulohet paraprakisht plani i përbashkët i inspektimit të Fondit të Sigurimeve Shoqërore për vitin 2016 dhe Fondit të Pensionit të Federata Ruse. Por kriteret me të cilat përzgjidhen policët për “grupin e rrezikut” janë të njohura (letra PFR Nr. TM-30-24/13848, FSS Nr. 02-03-08/13-2872 datë 21 dhjetor 2010):

mospërputhja midis llogaritjeve në formularët e raportimit 4-FSS dhe RSV-1, si dhe ofrimi i parakohshëm i informacionit individual në Fondin e Pensionit të Rusisë,
Fondi i Sigurimeve Shoqërore financoi shpenzimet e siguruesit nga buxheti i tij (pagesa e pushimit mjekësor, bono, etj.),
punonjësit kanë marrë pagesa që nuk i nënshtrohen kontributeve të sigurimit,
u aplikuan norma preferenciale të primeve të sigurimit,
bazuar në rezultatet e auditimeve në zyrë, janë identifikuar mospërputhje për të cilat paguesi nuk ka dhënë shpjegime,
mbajtësi i policës është në vonesë në pagesën e primeve për më shumë se dy tremujorë radhazi,
krahasuar me periudhën e mëparshme, shuma e akrualeve është ulur me të njëjtin numër punonjësish,
raportet e dorëzuara në Fondin e Pensionit dhe Fondin e Sigurimeve Shoqërore janë korrigjuar në mënyrë të përsëritur nga paguesi,
Shërbimi Federal i Taksave siguroi fonde me informacion në lidhje me minimizimin e paligjshëm të taksave.

Të siguruarit që nuk kanë veprimtari financiare dhe ekonomike nuk përfshihen në planin e inspektimit.

Plani për inspektimet në vend të FSS dhe Fondit të Pensionit të Federatës Ruse mund të ndryshojë gjatë vitit në drejtim të shtimit ose përjashtimit të paguesve, ose ndryshimit të kohës së inspektimeve.

E veçanta e inspektimeve të planifikuara në vend është se inspektorët e Fondit të Sigurimeve Shoqërore punojnë së bashku. Por sigurohuni që ka dy zgjidhje. FSS dhe Fondi Pensional i Federatës Ruse kanë planin e tyre për kontrolle të tilla për vitin menjëherë, i cili shfaqet në fund të dhjetorit për vitin e ardhshëm. Dhe organizata mëson për ngjarje të tilla si inspektimet e planifikuara vetëm një ditë përpara. Sidoqoftë, ato nuk shkaktojnë shumë telashe, veçanërisht pasi ato mbahen vetëm një herë në tre vjet.

Inspektorët do të shqyrtojnë disa lloje të raportimit tuaj. Së pari, ky është informacion se si keni llogaritur dhe paguar primet e sigurimit (në rastin e paaftësisë së përkohshme ose të lehonisë). Ata gjithashtu kontrollojnë korrektësinë e pagesës së përfitimeve, ata janë të interesuar për përfitimet spitalore, përfitimet për shtatzëninë, regjistrimin në fillim të shtatzënisë, lindjen e fëmijës, kujdesin për një fëmijë më pak se një vjeç e gjysmë dhe varrimin. Fusha e tretë është llogaritja e primeve të sigurimit lidhur me dëmtimet dhe shpenzimet e tyre. Në fund ju merrni akte të veçanta për secilin nga tre llojet.

Për çdo inspektim, kërkesat e FSS janë të njëjta: nuk duhet të keni mospërputhje në dokumente, shkelje të ligjeve dhe prime sigurimesh të papaguara.

Kontrollet e tavolinës

Për qëllime raportimi organizohet një auditim në tavolinë. Fondi duhet të zbulojë nëse është hartuar saktë dhe nëse primet e sigurimit janë llogaritur dhe paguar saktë. Më parë, bazën ligjore për kontrollet në tavolinë mund ta gjenit në Ligjin "Për kontributet e sigurimeve në fondin pensional të Federatës Ruse, Fondin e Sigurimeve Shoqërore, Fondin Federal të Sigurimit të Detyrueshëm Mjekësor" Nr. 212-FZ, por nga 1 janari, 2017, rregullimi ligjor i primeve të sigurimit u zhvendos në pjesën e dytë të Kodit Tatimor të Federatës Ruse. Periudha që po kontrollohet është periudha e raportimit, domethënë ajo për të cilën keni kuptuar llogaritjet 4-FSS.

Që nga koha kur dërguat raportin, FSS ka tre muaj për një auditim në tavolinë. Procedura për kryerjen e këtij inspektimi është si më poshtë: inspektorët kontrollojnë raportet (kërkesës mund t'i përgjigjeni brenda pesë ditëve). Prezenca personale e shefit nuk kërkohet këtu, megjithëse inspektorët mund ta ftojnë atë nëse nevojitet ndonjë sqarim. Nëse nuk u pëlqejnë rezultatet e auditimit në tavolinë, kjo mund të jetë një arsye për një procedurë më serioze - një auditim në vend.

Inspektimi në vend

Inspektimet në vend me të drejtë nuk pëlqehen nga të gjithë drejtuesit, sepse nënkuptojnë një mal dokumentesh, përgatitje serioze dhe komunikim personal me inspektorin. Për më tepër, një inspektim i paplanifikuar në vend mund të kryhet të paktën 6 herë në vit. Ndryshe nga një inspektim i planifikuar, ai ka një qëllim dhe arsye specifike. Kjo e fundit mund të gjendet në zgjidhjen përkatëse. Ekzistojnë tre arsye klasike për një inspektim të paplanifikuar në vend: ankesat e punonjësve, kërkesa e një kompanie për burime monetare për përfitime dhe riorganizimi dhe likuidimi.

Tre arsye klasike për një inspektim të paplanifikuar në vend: ankesat e punonjësve, kërkesat për burime financiare për përfitime, riorganizim ose likuidim.

Nuk duhet të mbështeteni në një kujtesë për ardhjen tuaj, sepse Fondi i Sigurimeve Shoqërore nuk ka asnjë detyrim për të njoftuar. E megjithatë, në jetën reale ata paralajmërojnë, sepse është më i përshtatshëm për inspektorët: ata nuk duhet të kërkojnë ndërtesën, menaxherin gjatë orarit jo të punës dhe dokumente antike për inspektim. Qëllimi kryesor i një inspektimi në vend është përgjithësisht i njëjtë - të kontrollojë llogaritjet dhe pagesën e kontributeve sociale.

Pse ne?

Për çështje të tilla, FSS dhe Fondi Pensional i Federatës Ruse kanë zhvilluar "Kriteret për zgjedhjen e paguesve të primeve të sigurimit për vitin 2011" (Letra e Fondit të Pensionit të Federatës Ruse Nr. TM-30-24/13848, FSS e Federatës Ruse Federata Nr. 02-03-08/13-2872), nga e cila fondet ende udhëhiqen nga . Me shumë mundësi, inspektorët së shpejti do t'ju vizitojnë nëse:

Paguani sigurimet shoqërore me fondet e FSS.
Nuk ka dorëzuar raportet në kohë.
Ju ofroni shumë ndihmë, si ndihmë financiare ose kompensim, për punonjësit që nuk janë subjekt i kontributeve të sigurimit.
Përdorni tarifa të reduktuara.
Kontributet e borxhit për më shumë se dy periudha raportuese.
Në këtë periudhë raportuese janë grumbulluar më pak kontribute, por numri i të punësuarve është ende i njëjtë.
Korrigjimet janë bërë shpesh.
Ata lindën dyshime se ju po merrni pjesë në minimizimin e skemave të kontributeve.
Ne dërguam raporte në Fondin e Sigurimeve Shoqërore dhe Fondin e Pensionit të Federatës Ruse, të cilat nuk përkojnë me njëra-tjetrën.
Zemërimi i shkaktuar gjatë një kontrolli në tavolinë.

Si kryhet verifikimi?

Procedura për kryerjen e një inspektimi FSS është e qartë, por orari është pak i ndryshueshëm - gjithçka varet nga ajo që inspektorët gjejnë në dokumente. Së pari, do të merrni një vendim për të kryer një inspektim të paplanifikuar nga drejtuesi i Fondit të Sigurimeve Shoqërore, në të cilin do të gjeni listën e auditorëve dhe periudhën e inspektimit. FSS nuk mund të kontrollojë një periudhë më të gjatë se tre vitet e mëparshme. Vërtetë, nëse fondi erdhi tek ju për shkak të shkeljeve që u konstatuan nga një auditim në tavolinë, inspektorët marrin akses në raportet e vitit aktual.

Nënshkruani se jeni njohur me vendimin, atëherë do të merrni një kërkesë për të siguruar dokumente. Ju lutemi vini re: nëse jeni duke u audituar nga dy fonde njëherësh, të dyja vendimet dhe kërkesat do të vijnë në çifte. Kjo do të thotë që nëse fondet kanë nevojë për të njëjtin dokument, do t'ju duhet të merrni dy kopje. Inspektorët vijnë në biznesin tuaj, por nëse nuk keni ambiente, ata mund ta bëjnë inspektimin në vendin tuaj. Vërtetë, para se ta bëni këtë, duhet të bëni gjithashtu një kontroll: emrat e inspektorëve janë shkruar në vendim, krahasoni ato me ato aktuale në certifikatë.

Kompetencat e FSS gjatë inspektimit mund të duken të gjera, por, në thelb, ata kanë vetëm të drejtën të shikojnë dokumentet dhe të jenë në territorin tuaj. Mos i lini të nxjerrin origjinalet.

Megjithatë, është më mirë nëse kryeni inspektimin: në këtë mënyrë nuk do të duhet të humbni kohë duke udhëtuar drejt fondeve, duke vërtetuar kopjet, do të jeni në gjendje të monitoroni sigurinë e dokumenteve origjinale dhe madje të fitoni mbi inspektorin. Koha e inspektimit të FSS, si rregull, është disa javë, megjithëse ata kanë të drejtë ta kryejnë atë dy muaj nga data në vendim deri në përgatitjen e një certifikate bazuar në rezultatet e ngjarjes.

Kohëzgjatja varet nëse organizata ka një degë apo zyrë përfaqësuese. Megjithatë, inspektorët mund të pezullojnë inspektimin për 6 muaj nëse duhet të përkthejnë disa dokumente, të marrin të dhëna ekzaminimi ose persona të tjerë që kanë informacionin e nevojshëm. Nëse, për shembull, nuk keni arritur të mbledhni dokumente në kohë, FSS madje mund ta zgjasë ngjarjen për disa muaj

Çfarë duan nga ne?

Pas marrjes së kërkesës për sigurimin e dokumenteve, keni dhjetë ditë kohë për t'i përgatitur dhe siguruar ato. Nëse nuk e përmbushni këtë afat, rrezikoni të ndesheni me pezullimin e inspektimit dhe/ose gjobë. Nëse keni arsye të forta pse nuk jeni në kohë, informoni inspektorët për këtë me shkrim, duke mos harruar të tregoni arsyen dhe afatet e përditësuara të paraqitjes. Inspektorët e fondeve janë të interesuar për gjëra të ndryshme, ndaj kërkojnë të dhëna të ndryshme. Ne ju tregojmë se çfarë liste dokumentesh duhet të përgatitni për të kontrolluar një ndërmarrje FSS:

Leje mjekësore dhe certifikata të pushimit mjekësor.
Kontratat civile me individë. Inspektorët janë veçanërisht të interesuar për llojin dhe lëndën e kontratës.
Të dhënat e regjistrimit të kohës së punës.
Të dhënat e certifikimit të hapësirës së punës.
Të dhënat nga hetimet e lëndimeve dhe sëmundjeve të lidhura me punën.
Dokumentet mbi të cilat bazohen vendimet për lëshimin e përfitimeve.
Aplikime dhe urdhra për lindje, shtatzëni, pushim dhe punësim.
Pasqyrat e listës së pagave.
Librat e punës, kartat personale dhe dokumentet e tjera të personelit. Ngjarjet e jetës së punës së punonjësit, të pasqyruara në libër (përfshirë shpërblimet dhe pagat), krahasohen me të dhënat e tjera të personelit.

Përveç kësaj, inspektorët mund të dëshirojnë të rishikojnë paratë dhe dokumentet bankare, vetë llogaritjet për llogaritjen dhe pagesën e primeve të sigurimit. Të dhënat tatimore dhe të kontabilitetit do t'u tregojnë inspektorëve nëse po përdorni skema të minimizimit të kontributeve. Sigurohuni që të kontrolloni praninë dhe saktësinë e nënshkrimeve dhe të dorëzoni dokumentet në mënyrë të rregullt. Një pjesë integrale e përgatitjes së dokumentit është përgatitja e argumenteve për mbrojtjen e dokumenteve që potencialisht do të ngjallin dyshime dhe dyshime te inspektorët.

Në të njëjtën kohë, hiqni të gjitha dokumentet e tjera larg inspektorëve. Është më mirë që ata të mos shohin se çfarë mund t'ju ndjekë, si dhe shënime dhe drafte. Nëse inspektorët duan të marrin dokumente me vete për të "punuar", mos i lini: ata nuk kanë të drejtë ta bëjnë këtë. Në këtë rast, ju mund të siguroni kopje me nënshkrimin dhe vulën e menaxherit.

Nëse inspektorët duan të marrin dokumente me vete për të "punuar", mos i lini: ata nuk kanë të drejtë ta bëjnë këtë.

Rezultatet e një kontrolli të paplanifikuar në vend të Fondit të Sigurimeve Shoqërore

Në fund të inspektimit, inspektorët do të hartojnë një certifikatë inspektimi në dy kopje, por dokumenti kryesor është përpara. Tani FSS ka edhe dy muaj të tjerë për të përgatitur një raport inspektimi në terren, një mostër të të cilit mund ta shkarkoni. Së pari, ai përmban detajet e kompanisë, të dhënat e auditimit dhe një listë të dokumenteve të verifikuara. Pastaj do të shkruhet se nuk janë gjetur shkelje (ose janë gjetur, dhe më pas inspektorët do të bashkëngjisin dokumente që konfirmojnë këtë). Sigurohuni që raporti të përmbajë një kopje të vendimit të inspektimit dhe llogaritjet e fondeve për primet tuaja të sigurimit.

Rregullat e inspektimit të FSS janë të tilla që nëse i shkelni, rrezikoni të shpenzoni shumë para për gjoba. Prandaj, para se të kontrolloni, është më mirë të ktheheni të gjitha borxhet në primet e sigurimit.

Në bazë të këtij akti, drejtuesi i fondit duhet të vendosë brenda 10 ditëve nëse do t'ju kërkojë llogari apo jo. Nëse menaxheri i fondit zgjodhi të parën, atëherë vendimi i inspektimit do të përmbajë një listë shkeljesh dhe detyrimesh të prapambetura, si dhe një udhëzim për të paguar një gjobë dhe gjoba. Një kopje e vendimit do t'ju jepet 5 ditë pune përpara, në mënyrë që të mund ta nënshkruani atë dhe në këtë mënyrë të konfirmoni datën e marrjes. Nëse nuk jeni dakord me atë që shkruhet aty, keni pesëmbëdhjetë ditë pune për të kundërshtuar me shkrim drejtuesin e FSS dhe t'i shtoni kësaj dokumente që ju mbrojnë.

Gjatë inspektimit, mos harroni për mundësitë për të "thithur" inspektorët, duke krijuar kushte të rehatshme pune për ta, madje duke privuar punonjësit tuaj. Kjo do të sigurojë një kontroll të qetë për veten tuaj. Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme të njihni kufijtë e komunikimit tuaj me inspektorin në mënyrë që të mos shkaktoni acarim. Gjëja kryesore në kontrollin e Fondit të Sigurimeve Shoqërore është të përgatisni me kompetencë dokumente dhe të jeni në gjendje të mbroni çështjen tuaj.

1. Cilat janë kriteret për përzgjedhjen e të siguruarve për të kryer inspektime në terren nga fondet ekstrabuxhetore.

2. Si të përgatiteni për një inspektim në vend nga Fondi i Sigurimeve Shoqërore dhe Fondi i Pensionit të Rusisë.

3. Si të ndërtohet ndërveprim optimal me inspektorët.

3. Çfarë dokumentesh kërkojnë inspektorët gjatë një inspektimi dhe si t'i përgatisin ato.

Unë ju thashë se çfarë lloj kontrollesh organizojnë fondet ekstrabuxhetore për të siguruarit dhe cila është procedura e kryerjes së tyre nga pikëpamja ligjore. Megjithatë, në praktikë, ajo që përshkruhet me kaq hollësi dhe kompleksitet në ligj ndodh disi ndryshe. Për shembull, legjislacioni cakton deri në 2 muaj për kryerjen e një inspektimi në vend të FSS dhe Fondit të Pensionit të Rusisë (duke mos llogaritur pezullimet), por për mua, si në shumicën e rasteve, inspektimi në fakt zgjati më pak se një javë . Në këtë artikull, unë do të ndaj përvojën time për të kaluar një inspektim në vend nga FSS dhe Fondi i Pensionit të Federatës Ruse dhe do të jap rekomandime praktike se si të silleni më mirë me inspektorët dhe çfarë t'i kushtoni vëmendje kur përgatitni dokumente.

Një sqarim i vogël për të kursyer kohën tuaj: nëse tashmë keni marrë një njoftim për inspektimin e ardhshëm dhe tani po përgatiteni nga afër për të, ju sugjeroj që menjëherë të kaloni në pjesën e dytë të artikullit - këshilla praktike për kalimin e një inspektimi në vend inspektimi nga FSS dhe Fondi Pensional i Federatës Ruse. Epo, nëse nuk ka ende një njoftim dhe dëshironi të vlerësoni gjasat e një inspektimi në mënyrë që të përgatiteni paraprakisht për të, ju rekomandoj të lexoni me radhë.

Si të përcaktoni mundësinë e një inspektimi në vend nga Fondi i Sigurimeve Shoqërore dhe Fondi i Pensionit të Rusisë

Si mund të përcaktoni nëse jeni duke u përballur me një inspektim në vend nga FSS dhe Fondi i Pensionit të Rusisë në të ardhmen e afërt? Për ta bërë këtë, ne do të përdorim kriteret për zgjedhjen e paguesve të primeve të sigurimit për kryerjen e inspektimeve në terren, të përcaktuara në letrën e Fondit Pensional të Federatës Ruse nr. TM-30-24/13848, FSS e Federatës Ruse Nr.02-03-08/13-2872 datë 21.12.2010. Përkundër faktit se kjo letër është e vitit 2010, nuk ka pasur sqarime të mëvonshme, prandaj, me sa duket, FSS dhe Fondi Pensional i Federatës Ruse aktualisht udhëhiqen nga ajo. Në përputhje me letrën nga FSS dhe Fondi i Pensionit të Federatës Ruse, kriteret për zgjedhjen e mbajtësve të policave për inspektime janë si më poshtë:

Numri i përllogaritjeve për 9 muajt e vitit paraardhës të dhëna për Fondin e Pensionit dhe Fondin e Sigurimeve Shoqërore nuk përputhet.
Mbajtësi i policës mbulon shpenzimet e sigurimit të detyrueshëm shoqëror në kurriz të Fondit të Sigurimeve Shoqërore (përfitimet e përkohshme të aftësisë së kufizuar, përfitimet e lindjes, përfitimet e lindjes së fëmijëve, etj.).
Sigurimi i vonuar i informacionit individual të personalizuar të kontabilitetit (formularët SZV-6-1, SZV-6-2, ADV-6-3, ADV-6-2). Kjo vlen për periudhat para vitit 2014, pasi duke filluar nga viti 2014, formulari i raportit RSV-1 përfshin informacionin kontabël të bindjes.
Siguruesi ka shuma të konsiderueshme pagesash në favor të punonjësve që nuk janë subjekt i primeve të sigurimit (për shembull, shuma kompensimi për përdorimin e pasurisë personale të punonjësve për qëllime biznesi, shuma të ndihmës financiare brenda kufijve të përcaktuar me ligj, etj. ).
Aplikimi i tarifave të reduktuara të primit të sigurimit. Mund të lexoni më shumë rreth aplikimit të tarifave të reduktuara
Prania e gabimeve dhe mospërputhjeve bazuar në rezultatet e auditimeve në tavolinë.
Të ketë detyrime të prapambetura në primet e sigurimit për më shumë se dy periudha radhazi.
Klasifikimi i të siguruarit si një nga paguesit më të mëdhenj, i cili karakterizohet nga shuma më e madhe e bazës së tatueshme, numri më i madh i personave të siguruar ose numri mesatar i punonjësve.
Ulja e shumës së kontributeve të grumbulluara në krahasim me periudhat e mëparshme pa ndryshuar numrin e punonjësve.
Disponueshmëria e informacionit nga organet tatimore për zbatimin e skemave të ndryshme të minimizimit të taksave dhe kontributeve nga mbajtësi i policës.

Kështu, sa më shumë kritere të përmbushë organizata juaj ose sipërmarrësi individual, aq më e lartë është gjasat për një auditim.

Përvoja dhe rekomandimet e mia për të kaluar një inspektim në vend nga FSS dhe Fondi Pensional i Rusisë

Dhe tani, siç u premtova, do t'ju tregoj për përvojën time të kalimit të një inspektimi në vend nga FSS dhe Fondi i Pensionit të Rusisë (i suksesshëm, nga rruga) dhe do t'ju jap këshilla praktike. Para së gjithash, organizata jonë u bë objekt inspektimi jo rastësisht, por sepse plotësonte disa kritere për përzgjedhjen e të siguruarve për inspektime:

Aplikimi i tarifave të reduktuara të primeve të sigurimit (organizata operon në fushën e teknologjisë së informacionit);
Shuma të mëdha të rimbursimit të shpenzimeve për sigurimet shoqërore të detyrueshme për paaftësi të përkohshme dhe në lidhje me lehoninë nga Fondi i Sigurimeve Shoqërore (kryesisht për shkak të pushimit të lehonisë, kujdesit për fëmijën deri në 1.5 vjet);
Disponueshmëria e pagesave për punonjësit që nuk përfshihen në bazën për llogaritjen e primeve të sigurimit (kompensim për përdorimin e automjeteve personale, ndihmë financiare për lindjen e një fëmije).

Auditimi është bërë në dhjetor 2013, respektivisht janë kontrolluar periudhat e viteve 2010, 2011 dhe 2012. Rreth dy javë para fillimit të inspektimit, një përfaqësues i fondit pensional thirri dhe paralajmëroi se organizata jonë ishte përfshirë në planin për inspektime në terren, tha se kur do të fillonte inspektimi, çfarë dokumentesh (në përgjithësi) duheshin përgatitur. , dha koordinatat e saj dhe gjithashtu njoftoi përbërjen e komisionit: një përfaqësues në të njëjtën kohë nga Fondi i Sigurimeve Shoqërore, Fondi i Pensioneve të Federatës Ruse dhe nga zyra e taksave (pasi u aplikuan tarifa të reduktuara). Më vonë, rreth tre ditë më vonë, një përfaqësues i FSS-së telefonoi dhe gjithashtu informoi për inspektimin e ardhshëm. Asnjë njoftim tjetër (me postë, faks, email, etj.) nuk u mor në adresën tonë.

Në një bisedë telefonike, inspektorët e PFR dhe FSS sqaruan adresën në të cilën duhet të shkonin për inspektim (adresa jonë nuk përkonte me adresën ligjore). Meqë ra fjala, inspektorëve, siç doli, nuk u intereson fare se në cilën adresë organizata do t'u ofrojë ambiente për kryerjen e inspektimit: legal apo ndonjë tjetër.

Është më mirë nëse inspektimi në vend i FSS dhe Fondit të Pensionit bëhet në territorin tuaj, dhe jo në territorin e inspektorëve, për arsyet e mëposhtme:

Sigurimi i sigurisë së dokumenteve. Inspektorët nuk kanë të drejtë të sekuestrojnë dokumentet origjinale ose t'i nxjerrin jashtë ambienteve të të siguruarit. Megjithatë, nëse inspektimi kryhet në territorin e tyre, autoritetet e FSS dhe Fondit të Pensionit mund të kërkojnë dokumente origjinale për shqyrtim, domethënë, disa nga dokumentet do të duhet të transportohen, pastaj të kthehen dhe të monitorohen vazhdimisht në mënyrë që dokumentet të mos humbasin ose dëmtuar gjatë transportit. Prandaj, kur një inspektim bëhet në territorin tuaj, mund të jeni të sigurt se të gjitha dokumentet janë të sigurta dhe të shëndosha, pasi as ju dhe as inspektorët nuk do t'i nxjerrin ato.

Kursimi i kohës dhe burimeve materiale. Nëse kontrolli bëhet në territorin tuaj, atëherë nuk ka nevojë të humbni kohë duke udhëtuar në FSS dhe Fondin e Pensionit të Federatës Ruse me kërkesat e tyre (për të siguruar dokumente, për të dhënë shpjegime, etj.). Për më tepër, ju mund t'i ofroni inspektorëve të gjitha dokumentet në origjinal, domethënë të kurseni kohën dhe burimet tuaja në përgatitjen e kopjeve të dokumenteve dhe hartimin e inventarit për to. Vërtetë, inspektorët mund të kërkojnë ende kopje të dokumenteve individuale për t'i bashkëngjitur materialeve të auditimit, por kjo është shumë më pak se kopjet e të gjitha dokumenteve që kontrollohen.

Mundësi për të mësuar më shumë për atë që kërkohet nga ju, dhe shmangni pyetjet e panevojshme nga inspektorët. Unë do të jap një shembull: inspektori i FSS më pyeti "bazën për përdorimin e tarifave të reduktuara nga organizata jonë", ndërsa të gjitha dokumentet që konfirmojnë përputhjen tonë me kriteret e përcaktuara me ligj (numri mesatar i punonjësve, pjesa e të ardhurave nga aktivitetet e IT, ekstrakt nga regjistri i organizatave të akredituara) janë siguruar në ditën e parë të inspektimit. Nuk e kuptova menjëherë se çfarë kërkohej nga unë dhe mendoj se vetë inspektori nuk e kuptoi menjëherë. Si rezultat, solla një printim të nenit 58 të ligjit nr. 212-FZ, i cili rendit kategoritë e policave që kanë të drejtë të aplikojnë tarifa të reduktuara të primit të sigurimit. Nuk do ta besoni, por kjo i shkonte mjaft mirë inspektorit. Nëse inspektimi do të bëhej në territorin e inspektorëve, është e vështirë të imagjinohet se sa kohë dhe përpjekje do të ishte shpenzuar për zgjidhjen e kësaj çështje.

Kontakt personal. Sado e rëndomtë të tingëllojë, edhe inspektorët janë njerëz dhe nëse inspektimi bëhet në territorin tuaj, ju keni mundësinë të vendosni kontakte personale me ta dhe të përpiqeni t'i fitoni. Megjithatë, në mënyrë që kontakti personal me inspektorët të jetë në dobi dhe jo në dëm tuaj, ju duhet t'i përmbaheni disa rregullave të komunikimit me inspektorët.

Komunikoni me inspektorët, duke iu përmbajtur rregullave të caktuara:

Para së gjithash, përgatituni psikologjikisht dhe mbani mend vetëm dy gjëra: 1. Çdo gjë në organizatën tuaj është “e bardhë”, 2. Ju jeni një specialist kompetent që e njeh punën e tij. Mbani parasysh këto thënie gjatë gjithë kohës: gjatë provës, kjo është e vërteta në të cilën duhet të besoni me gjithë shpirt, pavarësisht se si janë gjërat në të vërtetë. Në të njëjtën kohë, ju duhet të silleni në përputhje me rrethanat, me besim, me qetësi dhe me dinjitet. Kjo është shumë e rëndësishme, sepse inspektorët, veçanërisht ata me përvojë, janë psikologë të shkëlqyer, ata mund të shohin menjëherë kur një person është nervoz ose përpiqet të jetë dinak. Prandaj, për t'u besuar, ju vetë duhet të besoni fort se keni të drejtë.

Krijoni një mjedis të rehatshëm për inspektorët.Është më mirë nëse ata janë në një dhomë të veçantë: është më e lehtë për ta dhe për ju gjithashtu. Mund të vendosni pa vëmendje një kazan, çaj, diçka për çaj në zyrën e tyre, t'u tregoni se ku të derdhin ujë, etj. Disa njerëz mendojnë se nëse inspektorët nuk janë rehat, ata do të duan të largohen dhe ta përfundojnë inspektimin shpejt. Më besoni, kjo nuk është e vërtetë. Inspektimi nuk do të përfundojë më shpejt se sa ishte planifikuar, por fakti që inspektorët nuk do të duan të qëndrojnë në territorin tuaj për një kohë të gjatë është më tepër një minus (shih këshillën nr. 1): ata kanë të drejtë të kërkojnë kopje të të nevojshme dokumente dhe ju thërrasin për të dhënë shpjegime – dhe kjo do të thotë kohë dhe burime shtesë. Dhe, meqë ra fjala, fakti që një inspektor është në territorin tuaj nuk do të thotë se ai është i zënë me një inspektim. Për shembull, dy ditët e fundit nga pesë, njëri nga inspektorët po shikonte futboll në laptop. Epo, nuk na vjen keq, por personi është i kënaqur. Pra, është më mirë të largoni punëtorët tuaj, por jo inspektorët.

Mbani një distancë kur komunikoni me inspektorët. Kur ofroni çaj, kafe, ujë dhe pajisje të tjera, bëjeni këtë në një mënyrë të theksuar të sjellshme, nga mirësjellja dhe jo nga dëshira për të dhënë ryshfet. Në asnjë rast nuk duhet të jeni shumë ndërhyrës, duke pyetur vazhdimisht "a nevojitet ndonjë gjë?" ose ofroni një lloj trajtimi, veçanërisht pije alkoolike. E gjithë kjo do të shkaktojë vetëm dyshime dhe acarim nga ana e inspektorëve, sepse, së pari, edhe pse inspektimi është i përbashkët, ata janë përfaqësues të strukturave të ndryshme dhe do të “mbajnë shiritin” përballë njëri-tjetrit dhe së dyti dhe më e rëndësishmja. , ato janë gjatë kryerjes së një detyre zyrtare, qëllimi i së cilës është të identifikojë shkeljet nga ana juaj, nëse ka.

Mbroni mendimin tuaj. Nëse inspektorët ju tregojnë gabime, sipas mendimit të tyre, mos u pajtoni dhe mos u përpiqni të shpjegoni gjithçka menjëherë. Është më mirë të thuash që të duhet pak kohë për të menduar për gjithçka dhe për të përgatitur një përgjigje. Gjatë kësaj kohe, mblidhni argumentet dhe provat e nevojshme se keni të drejtë. Edhe nëse e kuptoni se ka një shkelje, kjo nuk është një arsye për t'u dëshpëruar, përkundrazi, ju duhet të mblidheni dhe, së pari, të kuptoni se cili mund të jetë kërcënimi, dhe së dyti, të përpiqeni ta korrigjoni atë. Për shembull, nëse nuk keni një vërtetim të paaftësisë së përkohshme për punë, në këtë rast duhet të kontaktoni një specialist mjekësor. institucioni të lëshojë një dublikatë dhe t'u japë inspektorëve një shënim shpjegues pse mungon dokumenti dhe një kopje të kërkesës për një dublikatë, si konfirmim që keni ndërmarrë veprime. Ose, siç ishte në rastin tim. Inspektorët këmbëngulën me këmbëngulje që vetëm kompensimi i punonjësve për përdorimin e një makine personale, e cila është në pronësi të së drejtës së pronësisë, nuk i nënshtrohet kontributeve nëse makina drejtohet me prokurë, atëherë pagesa të tilla duhet të përfshihen në bazë. Sidoqoftë, gjeta dhe shtypa fragmente nga Kodi Civil i Federatës Ruse, nga i cili rezulton se prona mund të zotërohet jo vetëm nga e drejta e pronësisë, por edhe nga e drejta e përdorimit dhe disponimit. Dhe duke qenë se përkufizimi i "pronës personale" nuk është i specifikuar me ligj, kjo do të thotë se edhe prona e përdorur nga prokurë bie nën këtë përkufizim. Si rezultat, inspektorët e pranuan qëndrimin tim, veçanërisht pasi të gjitha dokumentet e nevojshme për pagesën e kompensimit ishin në dispozicion.

Mos harroni se pavarësisht se si sillen inspektorët, ju keni interesa të kundërta me ta, thjesht jini sa më diplomatë dhe mbani sytë hapur. Në rastin tim, fillimisht kam vepruar sipas tre rregullave të para dhe inspektorët i janë përmbajtur të njëjtit stil komunikimi, asgjë personale. Si rezultat, ata nuk gjetën asnjë shkelje, megjithëse gjetën një shumë të papaguar gjobash për kontributet në Fondin e Sigurimeve Shoqërore për vitin 2011, gjithsej jo më shumë se 10 rubla, të cilat ne i paguam dhe u ndamë. Megjithatë, unë di një rast kur vetë inspektorët zgjodhën një stil gjysmë formal komunikimi, duken se janë njerëz kaq të sjellshëm, absolutisht pozitivë. Mbajtësi i policës komunikoi me ta në të njëjtën mënyrë, si "djem normalë që kuptojnë". Inspektorët folën për jetën e tyre të vështirë dhe i siguruari foli për problemet e tij urgjente, sa e vështirë është të mbash një biznes, sa të larta janë taksat... Dhe dukej sikur të gjithë e kuptuan, simpatizuan dhe mbyllën sytë para gabimeve. vetëm në raportin e inspektimit në vend kanë shkruar “Mbaj llogari” dhe gjoba është salduar. Prandaj kini kujdes.

Tani, le të flasim për gjënë më të rëndësishme - rreth Çfarë dokumentesh kërkojnë inspektorët e FSS dhe Fondit të Pensionit gjatë një inspektimi në terren? Siç e thashë tashmë, në rastin tim, në kontroll ka marrë pjesë edhe një inspektor tatimor, i cili kishte edhe listën e tij të dokumenteve të kërkuara. Edhe gjatë njoftimit me telefon, inspektorët shpallën një listë të përafërt dokumentesh, ku përfshiheshin dokumentet përbërës, rregulloret e brendshme për pagat, fletëpagesat, paratë dhe dokumentet bankare, dokumentet që konfirmonin shpenzimet në kurriz të Fondit të Sigurimeve Shoqërore për 3 vjet, në varësi të inspektimin, si dhe dokumentet që konfirmojnë aplikimin e tarifës së reduktuar. Me të mbërritur inspektorët, ata dorëzuan një kërkesë për dokumente, ku shënoheshin të gjitha dokumentet e mundshme që lidhen drejtpërdrejt ose tërthorazi me llogaritjen dhe pagesën e primeve të sigurimit: dokumentet përbërëse, dokumentet e personelit, regjistrat e kontabilitetit, raportimin në fonde dhe dokumente të ndryshme mbështetëse. Kjo kërkesë përmbante një listë të dokumenteve që mund të kërkonin inspektorët. Në fakt, dokumentet gjatë inspektimit janë siguruar me kërkesa verbale të inspektorëve dhe vëllimi i tyre ka qenë më i vogël se sa kërkohej.

Pra, çfarë dokumentesh kam dhënë gjatë inspektimit në vend të FSS dhe Fondit të Pensionit:

Dokumentet që konfirmojnë të drejtën për të aplikuar një tarifë të reduktuar të primeve të sigurimit për organizatat që operojnë në fushën e teknologjisë së informacionit: formularë statistikor të PM për 9 muaj të çdo viti, që përmbajnë informacion për numrin mesatar të punonjësve; ekstrakt nga regjistri i organizatave të akredituara që operojnë në fushën e TI-së; Aplikime për konfirmimin e llojit kryesor të aktivitetit ekonomik dhe vërtetim për çdo vit, që tregon peshën e të ardhurave nga lloji kryesor i veprimtarisë në fushën e IT. Gjithashtu, inspektori tatimor kërkoi libra të të ardhurave dhe shpenzimeve sipas sistemit të thjeshtuar tatimor, një njoftim për mundësinë e aplikimit të sistemit të thjeshtuar tatimor, informacion për numrin mesatar të punonjësve, si dhe regjistrat kontabël "analizë llogarie" për llogaritë. 90, 91, 51, 50.

Dokumentet përbërëse dhe dokumentet e brendshme administrative mbi shpërblimin (kopje të vërtetuara): statuti, urdhrat për emërimin e drejtorit dhe llogaritarit kryesor, rregulloret për shpërblimin, shpërblimet, pagesën e ndihmës financiare, udhëtimin (pasi disa punonjës marrin një kompensim për natyrën e udhëtimit të punë ), staf me të gjithë redaksinë.

Dokumentet që konfirmojnë shpenzimet e bëra në kurriz të Fondit të Sigurimeve Shoqërore: pushim mjekësor për paaftësi të përkohshme me llogaritjet e përfitimeve, vërtetime nga punonjësit nga vendet e tjera të punës për llogaritjen e përfitimeve; pushim mjekësor për shtatzëni dhe lindje me llogaritje dhe dokumente mbështetëse; dokumente për pagesën e një përfitimi një herë në lindjen e një fëmije, për dhënien e lejes prindërore deri në 1.5 vjet dhe pagesën e përfitimeve.

Fletët e kohës, urdhrat për shpërblimet e punonjësve (inspektorët i kthyen shpejt këto dokumente; me shumë mundësi, ata ishin të interesuar për faktin që dokumentet ishin në dispozicion pa një kontroll të detajuar).

Raporte paradhënie, dokumente cash (libra cash, raporte arkë-operator), deklarata bankare (duke parë numrin e paketave me pasqyra dhe ishin rreth 36 copë, një pako e trashë për çdo muaj, inspektorët nuk i çuan në zyrë. për verifikim, por kërkoi kartën e llogarisë 51 në formë elektronike).

Dokumentet që konfirmojnë pagesat për punonjësit që nuk përfshihen në bazën për llogaritjen e primeve të sigurimit: urdhra për pagesën e ndihmës financiare në lindjen e një fëmije me deklarata nga punonjësit dhe kopjet e certifikatave të lindjes së fëmijëve, dokumente për pagesën e kompensimit për përdorimi i automjeteve personale për qëllime biznesi.

Kontrata civile me vërtetime të punës së kryer, marrëveshje kredie për punonjësit.

Deklaratat e pagave (sipas llojeve të akrualeve për organizatën në tërësi) dhe fletëpagesat (sipas llojeve të akrualeve për secilin punonjës) në baza mujore - Unë i gjenerova këto dokumente në 1C ZUP.

Kontabiliteti regjistron “kartelën e llogarisë” për llogaritë 91, 73, 76, 51, 50 në formë elektronike.

Raporton në Fondin e Sigurimeve Shoqërore, duke përfshirë llogaritjet e përkohshme 4-FSS, raporton në Fondin e Pensionit të Federatës Ruse RSV-1 dhe informacione të personalizuara të kontabilitetit.

Ndoshta ky është fundi i listës së dokumenteve që kam dhënë gjatë inspektimit në vend të FSS dhe Fondit të Pensionit të Rusisë. Ju tërheq vëmendjen se dokumentet janë kërkuar për të gjithë periudhën në shqyrtim, 2010-2012. Inspektorët mbajtën disa dokumente për një kohë më të gjatë (për shembull, pasqyrat e pagave, dokumentet që vërtetonin shpenzimet në kurriz të Fondit të Sigurimeve Shoqërore), disa u kthyen në të njëjtën ditë (paradhënie, dokumente cash).

Jini proaktiv.Është e nevojshme të kuptohet që inspektorët vijnë në inspektim me një plan të qartë, bazuar në një analizë paraprake të raporteve që keni dorëzuar, në rezultatet e inspektimeve të mëparshme dhe informacione për organizatën në tërësi, të mbledhura nga burime të ndryshme. Ky plan identifikon aspekte në të cilat ka më shumë gjasa prania e gabimeve dhe parregullsive të rëndësishme në llogaritjen dhe transferimin e primeve të sigurimit. Bazuar në planin e inspektimit, krijohet një listë e dokumenteve të kërkuara. Në këtë mënyrë, ju mund të merrni përpara ngjarjeve dhe të përgatitni paraprakisht dokumentet që kanë më shumë gjasa të interesojnë inspektorët. Për shembull, nëse organizata kishte pagesa për punonjësit që nuk i nënshtroheshin kontributeve, ose pagesa të paguara sipas kontratave civile, inspektorët ka shumë të ngjarë të kërkojnë dokumente që justifikojnë këto pagesa. Prandaj, përpara se të filloni inspektimin, përpiquni të bëni listën më të plotë dhe të detajuar të dokumenteve që duhet të përgatiten për të shmangur të papriturat gjatë inspektimit.

Përgatitni dokumentet tuaja paraprakisht. Bazuar në listën e përpiluar, identifikoni dokumentet që kërkojnë përmirësime të rëndësishme ose që mungojnë fare. Dhe para së gjithash, filloni përgatitjen e këtyre dokumenteve në mënyrë që të mos merreni me këtë gjatë procesit të verifikimit. Praktikisht riprintova fletëpagesat dhe fletët e orarit, dhe oficeri i personelit finalizoi orarin e personelit dhe ndryshimet në të.

Kushtojini vëmendje nënshkrimeve. Së pari, nënshkrimet e llogaritarit kryesor dhe drejtorit në dokumente duhet të korrespondojnë me urdhrat për emërimin e këtyre zyrtarëve. Kjo do të thotë, nëse në vitin 2011 kishte një llogaritar kryesor, dhe në 2012 kishte një tjetër, atëherë nënshkrimet në dokumentet për këto periudha duhet të jenë të ndryshme. Veçanërisht duhet t'i kushtoni vëmendje kësaj nëse dokumentet shtypen për disa periudha njëherësh. Së dyti, nënshkrimet duhet të jenë të pranishme në dokument nëse kjo është një kërkesë e detyrueshme. Për shembull, në dokumentet e arkës, në raportet e shpenzimeve, nënshkrimet e drejtorit dhe punonjësit në urdhrat e drejtuesit, në kontratat etj. Nga rruga, inspektorët nuk kanë gjasa të kontrollojnë vërtetësinë e nënshkrimit, por ata ndoshta do të vërejnë mungesën e tij.

Siguroni dokumente për inspektim në një formë të rregullt dhe të mbledhur. Ata ju përshëndesin me veshjet e tyre, kështu që inspektorët do të krijojnë përshtypjen e tyre, të paktën një përshtypje të parë, në bazë të formës në të cilën jepen dokumentet. Dakord, grumbujt e "dokumenteve" të grumbulluara në mënyrë kaotike sugjerojnë disa mendime për gjendjen e kontabilitetit në përgjithësi dhe llogaritjet e primeve të sigurimit në veçanti. Prandaj, është më mirë të organizoni dokumentet sipas llojit dhe periudhës në mënyrë që të gjeni lehtësisht dokumentin që ju nevojitet. Nëse do të kapni dokumentet apo jo, varet nga ju. Disa besojnë se është më mirë të kapësh dokumentet në mënyrë që inspektorët të mos kenë mundësi të marrin diçka me vete, megjithëse kjo është e paligjshme. Unë nuk i lidha dokumentet (me përjashtim të deklaratave bankare, dokumenteve të parave të gatshme dhe raporteve të shpenzimeve), por i vendosa në lidhëse unazash, sepse, për mendimin tim, është shumë më i përshtatshëm të shikoni dokumentet dhe të bëni kopje nëse është e nevojshme. Meqë ra fjala, pas kontrollit nuk u vu re asnjë dokument i munguar.

Epo, rekomandimi kryesor - hiqni të gjitha dokumentet e panevojshme përpara se të kontrolloni. Shikoni me kujdes të gjitha dosjet me dokumente për t'u kontrolluar dhe lini vetëm ato "të bardha": inspektorët nuk kanë nevojë të shohin domosdoshmërisht llogaritjet e pagave "gri", nëse ka, draftet tuaja, shënimet, faqerojtësit si "urdhri i munguar". ose "zëvendësoj", etj.

Kjo është ndoshta gjithçka që doja t'ju tregoja për përvojën time të kalimit të një inspektimi në vend nga FSS dhe Fondi i Pensionit të Rusisë, në lidhje me bashkëveprimin me inspektorët dhe përgatitjen e dokumenteve. Jam munduar të paraqes gjithçka në mënyrë sa më të detajuar për të mos humbur detaje të rëndësishme. Shpresoj se artikulli nuk ju ka mërzitur dhe informacioni i paraqitur në të do të jetë i dobishëm për ju.

Nëse artikulli ju duket i dobishëm dhe interesant, ndajeni atë me kolegët tuaj në rrjetet sociale!

Nëse keni ndonjë koment ose pyetje, na shkruani dhe ne do t'i diskutojmë ato!

Gjithçka rreth akordimit të makinave