A verificação dos documentos primários que entram no departamento de contabilidade é realizada. Verificação de documentos primários. Tecnologia para recebimento de documentos recebidos

A atividade de qualquer empresa está intimamente relacionada com a manutenção e processamento de documentação primária. É necessário para relatórios, cálculo de pagamentos de impostos, tomada de decisões de gerenciamento. No artigo, veremos o que é - documentação primária na contabilidade - e como ela é processada.

Conceitos Básicos

Documentação primária em contabilidade - o que é? Ela é chamada de evidência do fato da comissão refletida no papel. Atualmente, muitos documentos são compilados no sistema automatizado "1C". Processamento de documentação primária envolve o registro e contabilização de informações sobre transações comerciais concluídas.

A contabilidade primária é o estágio inicial de registrar os eventos que ocorrem na empresa. As transações comerciais são ações que envolvem mudanças no estado dos ativos ou capital da organização.

Processamento de documentação primária em contabilidade: um exemplo de esquema

Via de regra, nas empresas, o conceito de "trabalhar com documentação" significa:

• Obtendo dados primários.
• Informações de pré-processamento.
• Aprovação pela administração ou especialistas autorizados por ordem do diretor.
• Repetido.
• Executar as ações necessárias para conduzir uma transação comercial.

Classificação

Existe um tempo único e cumulativo documentos primários. Tratamento as informações contidas nesses documentos têm várias características.

A documentação única destina-se a confirmar um evento uma vez. Consequentemente, o procedimento para seu processamento é significativamente simplificado. A documentação cumulativa é usada por um determinado período de tempo. Via de regra, reflete uma operação realizada várias vezes. Neste caso, quando processamento de documentação primária as informações dele são transferidas para registros especiais.

Documentos necessários

A documentação primária é elaborada no momento da operação ou imediatamente após a sua conclusão.

A reflexão das informações é realizada em formulários unificados especiais. Na ausência de formulários aprovados, a empresa pode desenvolvê-los de forma independente.

Etapas do processamento da documentação contábil primária

Em cada empreendimento do estado há um funcionário responsável por trabalhar com as informações primárias. Este especialista deve conhecer as regras, cumprir rigorosamente os requisitos da lei e a sequência de ações.

Estágios processamento de documentação primária são:

• Taxiando. É uma avaliação da transação refletida no papel, uma indicação dos valores associados à sua implementação.
• Agrupamento. Nesta fase, os documentos são distribuídos em função de características comuns.
• Atribuição de contas. Envolve a designação de débito e crédito.
• Extinguindo. Para evitar o reembolso em documentos contábeis primários r marca "pago".

Erros em documentos

Eles podem ocorrer por vários motivos. Basicamente, seu aparecimento é causado pela atitude descuidada do funcionário em relação ao trabalho que realiza, pelo analfabetismo do especialista e pelo mau funcionamento do equipamento.

A correção de documentos é altamente desencorajada. No entanto, em alguns casos, é impossível fazer sem corrigir erros. Defeito admitido no contador de documentação primária deve corrigir assim:

• Risque a entrada incorreta com uma linha fina para que fique bem visível.
• Escreva as informações corretas acima da linha riscada.
• Coloque uma marca "Corrigido para acreditar".
• Especifique a data do ajuste.
• Coloque uma assinatura.

Não é permitido o uso de agentes corretivos.

Trabalhando com documentos recebidos

O processamento de papéis recebidos inclui:

• Definição do tipo de documento. Os documentos contábeis sempre contêm informações sobre transações comerciais concluídas. Por exemplo, eles incluem uma fatura, um pedido de recebimento de fundos etc.
• Verificação dos dados do destinatário. O documento deve ser endereçado a uma empresa específica ou a seu funcionário. Na prática, acontece que documentos para compra de materiais são emitidos especialmente para a empresa, embora o contrato com o fornecedor não tenha sido concluído.
• Verificação de assinaturas, selos. As pessoas que assinam o documento devem ter autoridade para fazê-lo. Se a aprovação de papéis primários não for de competência do funcionário, eles serão invalidados. Quanto às impressões, na prática, os erros costumam ocorrer nas empresas que possuem vários selos. A informação da impressão deve corresponder ao tipo de documento em que se encontra.
• Verificando o status dos documentos. Em caso de detecção de danos em papéis ou falta de quaisquer folhas, é necessária a lavratura de um ato, cuja cópia deve ser enviada à contraparte.
• Verificação da validade do evento refletido no documento. Os funcionários da empresa devem confirmar as informações sobre o fato da transação. Os documentos sobre a aceitação de valores são certificados pelo gerente do armazém, os termos do contrato são confirmados pelo comerciante. Na prática, há situações em que um fornecedor recebe uma nota fiscal de mercadoria que a empresa não recebeu.
• Especifica o período ao qual o documento pertence. Ao processar papéis primários, é importante não levar em consideração as mesmas informações duas vezes.
• Definição da seção de contabilidade. Após o recebimento da documentação primária, é necessário estabelecer para quais finalidades os valores entregues serão utilizados. Eles podem atuar como ativos fixos, materiais, ativos intangíveis, bens.
• Determinação do registo em que
• Registro em papel. É realizado após todas as verificações.

Trabalhando com papéis de saída

O processamento deste tipo de documentação é um pouco diferente do anterior.

Em primeiro lugar, um funcionário autorizado da empresa forma uma versão preliminar do documento de saída. Com base nisso, um rascunho de documento está sendo desenvolvido. É enviado ao gerente para aprovação. No entanto, outro funcionário que tenha a autoridade apropriada também pode aprovar o rascunho do documento.

Após a certificação, o projeto é elaborado de acordo com as normas estabelecidas e enviado ao destinatário.

Planejamento do fluxo de trabalho

Esta etapa é necessária para garantir o pronto recebimento, envio e tramitação da documentação. Para a organização competente da circulação de documentos na empresa, são desenvolvidos cronogramas especiais. Eles indicam:

• Local e data de registro dos trabalhos primários.
• Nome completo e cargo da pessoa que preparou e apresentou os documentos.
• Contas feitas com base em papéis.
• Tempo e local de armazenamento da documentação.

Registros contábeis

Eles são necessários para o registro da documentação primária. Ao mesmo tempo, uma marca contábil é afixada nos papéis. É necessário evitar o recadastramento de documentos.

Os títulos primários podem ser armazenados em registros eletrônicos. No entanto, a pedido de órgãos governamentais ou contrapartes, a empresa deve fornecer cópias impressas.

Recursos de recuperação de documentos

Atualmente, não há procedimento claro para a restauração de papéis nos regulamentos. Na prática, esse processo inclui as seguintes atividades:

• Nomeação de comissão para apurar os motivos da perda ou destruição de documentos. Se necessário, o chefe da empresa pode envolver as agências de aplicação da lei no processo.
• Recorra a uma organização bancária, a contrapartes para obter cópias de documentos primários.
• Correção da declaração de imposto de renda. A necessidade de apresentação de relatório atualizado deve-se ao facto de os custos não documentados não serem reconhecidos como gastos para efeitos fiscais.

Em caso de perda da documentação primária, o IFTS calculará o valor das deduções fiscais com base nos documentos disponíveis. Nesse caso, existe a possibilidade de o fisco aplicar medidas de responsabilidade na forma de multa.

Erros comuns no processo de emissão de papéis primários

Via de regra, os responsáveis ​​pela manutenção dos registros cometem as seguintes infrações:

• Preencher formulários que não sejam unificados ou aprovados pelo chefe da empresa.
• Eles não indicam os detalhes ou os refletem com erros.
• Eles não endossam documentos com sua assinatura ou permitem que funcionários que não tenham autoridade assinem documentos.

A documentação que confirma os fatos das transações comerciais é extremamente importante para a empresa. Seu design deve ser abordado com muito cuidado. Qualquer erro pode levar a consequências negativas.

Os documentos contábeis primários são importantes não apenas em questões contábeis, mas também em relação à legislação tributária, em particular, determinando o escopo das obrigações. Por isso, é de extrema importância que o responsável pela compilação da documentação primária conheça todas as nuances da contabilidade e, além disso, entenda sua classificação para simplificar o trabalho.

O que são documentos contábeis primários

São considerados documentos primários aqueles que registram determinadas ações econômicas já realizadas. Você pode deixar uma entrada na contabilidade e inseri-la no registro apenas se tiver documentação contábil primária. É considerado parte integrante do sistema de gestão empresarial. Com base nisso, podemos dizer com segurança que os documentos contábeis primários são evidências documentais de transações relacionadas à atividade econômica da entidade e que trouxeram algum efeito econômico.

Classificação

Todos os pontos que afetam a questão relativa ao primário estão sujeitos às disposições e normas do 402-FZ. A norma afirma que esses certificados são necessários ao interagir com as autoridades fiscais como confirmação da correção dos cálculos. E isso significa que o fisco não terá reclamações sobre o processo de determinação da base de cálculo.

De acordo com a regulamentação em vigor, a documentação primária está sujeita a armazenamento obrigatório durante 4 anos. Durante este período, as autoridades fiscais podem, a qualquer momento, solicitar documentos para estudo e verificação. Além disso, a documentação primária muitas vezes atua como prova em litígio.

Deve-se notar que formas específicas de documentação primária não são fixadas no nível legislativo. Nesta questão, a entidade empresarial tem a oportunidade de escolher a opção que irá satisfazer as suas necessidades e servirá como uma boa ajuda nos trabalhos futuros.

Documentos contábeis primários: lista

Em regra, a lista completa de certificados que desempenham funções fundamentais permanece inalterada e é aprovada ao mais alto nível. Atualmente, esta categoria inclui:

1. Acordo. Eles estipulam os termos específicos da transação, a responsabilidade das partes e questões financeiras. Em geral, todas as condições que estão de alguma forma relacionadas à transação são indicadas aqui. Observe que, para algumas transações, a forma escrita do contrato não é necessária. Assim, a partir do momento em que o comprador recebe o recibo de venda, a transação é considerada concluída.
2. Contas. Com a ajuda de documentos desse tipo, o comprador confirma a disposição de pagar pelos bens (serviços) do vendedor. Além disso, as faturas podem conter termos adicionais da transação e fixar os preços específicos que o vendedor estabelece para seus produtos e serviços. Se por algum motivo o comprador não ficar satisfeito com o produto (serviço) que lhe é apresentado, tem o direito de exigir a devolução dos seus fundos com base na fatura.
3. Lista de embalagem. Ele exibe uma lista completa de todos os bens ou materiais que são transferidos. A fatura deve ser elaborada em várias versões, dependendo do número de participantes na transação.
4. Ato de aceitação de transferência.É compilado com base nos resultados da prestação do serviço como confirmação de que o resultado do trabalho cumpre os critérios anteriormente indicados e é totalmente aprovado pelo anfitrião.
5. Folhas de liquidação. Eles exibem todas as questões relacionadas ao cálculo de salários com pessoal contratado. Além disso, todas as informações relacionadas a bônus, pagamentos adicionais e outros mecanismos de incentivos financeiros aos funcionários devem ser exibidas aqui.
6. Certificados de aceitação e transferência Nº OS-1. Este tipo de documentação é utilizado para registrar quaisquer atividades relacionadas à entrada ou saída de ativos fixos.
7. Documentos de caixa, que incluem as ordens de caixa de crédito e débito e, adicionalmente, o livro caixa. Eles contêm informações sobre várias transações financeiras realizadas como parte da implementação.

Classificação

Os tipos de documentos primários na contabilidade são bastante diversos e dependem principalmente da finalidade específica de uso do documento no futuro previsível. No entanto, o recurso de classificação mais popular é a divisão da documentação primária em interna e externa.

Um documento interno é de propriedade da empresa e é emitido por ela para resolver determinadas questões. É compilado pelos especialistas da empresa e estende sua ação exclusivamente dentro da jurisdição desta empresa. Assim, esta categoria consiste nos documentos necessários para a condução efetiva das atividades comerciais dentro de uma empresa. Ao mesmo tempo, se o documento for recebido pela empresa de fora ou for compilado por especialistas da empresa e posteriormente transferido para outras pessoas jurídicas (fiscal, clientes, etc.), será reconhecido como externo.

Por sua vez, os documentos internos também possuem características próprias de classificação, que permitem agrupá-los em três categorias:

1. Administrativo (organizacional). Eles indicam as informações que devem ser comunicadas ao conhecimento dos funcionários da empresa, divisões estruturais e filiais e seus gerentes. Com a ajuda deles, a empresa dá certas ordens, que deverão ser seguidas com atenção. Este grupo inclui uma variedade de pedidos, pedidos e muito mais.
2. Executivo (absolvição), que inicialmente exibem fatos que confirmam o desempenho de certas operações comerciais e sua conclusão.
3. Documentos contábeis. Esta categoria é generalizante e é necessária para sistematizar as informações contidas em outros artigos e sua posterior coleta em um único documento.

Sob certas circunstâncias, a documentação também pode ser combinada. Este grupo inclui aqueles documentos que podem conter simultaneamente as principais características da documentação organizacional e de suporte. Os exemplos mais marcantes aqui são vários warrants em dinheiro, reivindicações, relatórios antecipados e muito mais.

Registros contábeis e sua classificação

Ao fazer qualquer transação, a documentação primária é preparada. Assim que estiver totalmente preenchido, todas as informações nele indicadas devem ser duplicadas no registro contábil apropriado. E é uma espécie de transportadora que acumula as informações básicas da transação. Com base na essência do registro, vários recursos de classificação podem ser distinguidos. Por exemplo, na aparência, os registros aparecem para os usuários na forma de livros, folhas simples e cartões de registro.

Com base nos mecanismos de manutenção do registo, podem distinguir-se mais 3 grupos:

1. cronológico, em que todos os eventos ocorridos são indicados com estrito cumprimento dos prazos. Ou seja, primeiro você precisa especificar as operações que ocorreram anteriormente e assim por diante. Esses registros são os mais complexos, pois contêm uma grande quantidade de informações e, muitas vezes, você não pode levar em consideração nenhuma ação.
2. sistemático, em que inicialmente todas as transações são inseridas na forma de indicadores econômicos. Assim, registros desse tipo refletem o efeito econômico das transações comerciais concluídas e analisam os indicadores de despesas e receitas. O exemplo mais marcante de um registro sistemático é o livro caixa.
3. Combinado, que têm as características fundamentais de registros sistemáticos e cronológicos.

Conteúdo da documentação primária

Muitos usuários têm dúvidas sobre o que está relacionado aos documentos contábeis primários e quais requisitos são impostos a eles. Várias disposições estão consagradas no nível legislativo, que estabelecem que certas informações devem estar presentes nos documentos do casal principal. Em especial, de acordo com o parágrafo 2º do artigo 9º da Lei Federal 402, a documentação primária deve conter as seguintes informações:

• Título do documento;
• Data de preparação;
• informações sobre a pessoa que compilou o documento especificado (nome completo da empresa);
• a essência da atividade econômica relacionada a este documento;
• cálculos financeiros relativos à transação;
• assinaturas dos funcionários responsáveis ​​pela transação e suas iniciais.

Exemplo de documento contábil primário

regras de documentação

O legislador estabelece certas regras para a preparação de documentos contábeis primários. Portanto, um dos principais requisitos é a precisão e a ausência de erros gramaticais e de pontuação e erros de digitação. Se o fisco encontrar certas deficiências, o infrator terá que refazer o documento novamente e, se a infração for repetida, poderá sofrer penalidades. Em geral, nesta questão, deve-se prestar muita atenção às seguintes recomendações:

1. É permitido o uso de canetas esferográficas e nanquim, equipamentos especiais de informática e computadores.
2. A elaboração pode ser iniciada quando é suposto realizar algumas transações comerciais que precisam ser exibidas. Ao mesmo tempo, em situações excepcionais, é perfeitamente possível emitir um documento após a conclusão da transação.
3. Todos os dados calculados devem ser exibidos em forma numérica e por escrito. Assim, deve haver um caderno ao lado de cada número.
4. É extremamente importante preencher todos os dados indicados no formulário. Se por algum motivo não houver informações, você não pode deixar uma linha em branco. Deve ter um traço nele.

Se você não seguir essas recomendações, poderá encontrar dificuldades significativas. Assim, se o serviço tributário, durante a auditoria, reconhecer o documento como incorreto, haverá dúvidas sobre a correção dos cálculos e a determinação da base de cálculo.

Se por algum motivo for necessário fazer certos ajustes, em nenhum caso você deve usar corretores e sombreamentos, pois são inaceitáveis. As correções podem ser feitas das seguintes formas:

1. Correção de contorno. Se forem indicadas informações incorretas, elas devem ser riscadas com uma linha fina e os dados corretos devem ser indicados ao lado dela. Ao mesmo tempo, uma nota de rodapé deve ser colocada no lugar de cada uma dessas correções. "Crença Corrigida" indicando a data da correção e a assinatura do funcionário que fez a correção. No entanto, notamos que, no caso de documentos que reflitam o recebimento e gasto de fundos, esse método não será apropriado.
2. Entrada adicional. Este método é utilizado em situações onde os valores totais das transações são executados com indicadores significativamente reduzidos. Para não emitir um documento de uma nova maneira, você pode fazer lançamentos adicionais para os valores ausentes no período atual ou no seguinte.
3. Reversão. Uma entrada incorreta é corrigida usando valores negativos. Todas as informações especificadas incorretamente são repetidas em tinta vermelha e as entradas corretas são indicadas ao lado delas.

O primário pode ser elaborado tanto por escrito quanto por meio eletrônico. Recentemente, muitas empresas duplicaram informações e compilaram versões em papel e eletrônicas. Os primeiros são posteriormente utilizados para interesses internos, mas cópias eletrônicas são enviadas para verificação à Receita Federal mediante solicitação.

Várias conclusões podem ser tiradas. O estado não aprova nenhum formulário obrigatório para documentação primária, o que dá às entidades econômicas o direito de determinar independentemente a forma do documento, que será posteriormente utilizado na prática. Imediatamente após a emissão do documento, todos os dados dele devem ser transferidos para o registro contábil.

1.2. Verificação de documentos primários

1.2.1 Regras para verificação de documentos primários

Verificação de documentos primários - controle realizado para conformidade do documento com as regras estabelecidas.

Os documentos primários recebidos pelo departamento de contabilidade estão sujeitos a verificação obrigatória:

De acordo com o formulário (completude e correção do documento, preenchendo os detalhes);

Aritmeticamente (cálculo de somas);

Ao verificar o formulário, é necessário controlar o preenchimento dos dados obrigatórios do documento - a inspeção fiscal pode invalidar um documento que não esteja devidamente assinado. Todos os dados previstos no formulário do documento devem ser preenchidos atendendo aos requisitos para seu preenchimento, conter as assinaturas necessárias dos responsáveis ​​pela elaboração do documento, e suas transcrições, bem como o carimbo da organização , se tal estiver previsto no formulário e na legislação em vigor. Ao mesmo tempo, deve-se levar em consideração que, para fins de tributação, os documentos primários não são apenas faturas, faturas, ordens de pagamento, mas também contratos, certificados de aceitação, cartas de garantia, etc.

A aceitação e verificação de documentos primários individuais usados ​​na contabilidade podem ser confiadas a uma instalação de computador. Para isso, no âmbito da instalação informática, por ordem do chefe da empresa, são alocados à instituição funcionários que aceitam e verificam os principais documentos utilizados na contabilidade, sob o controle do contador-chefe.

1.2.2. Correção de erros em documentos primários

Os erros identificados como resultado da verificação podem ser divididos em vários grupos:

Por motivos de ocorrência - negligência, analfabetismo contábil, excesso de trabalho, mau funcionamento de equipamentos de informática, etc.;

Por local de origem - no texto ou números de documentos primários, quando lançados em registros;

Por valor - erros locais (por exemplo, na data) e transitivos (causando erros automáticos em vários lugares).

Não é permitido fazer correções em dinheiro (pedidos de entrada e saída de dinheiro) e documentos bancários. As correções podem ser feitas em outros documentos contábeis primários somente mediante acordo com os participantes das transações comerciais, o que deve ser confirmado pelas assinaturas das mesmas pessoas que assinaram os documentos, indicando a data das correções.

Erros em documentos primários criados manualmente (com exceção de dinheiro e documentos bancários) são corrigidos da seguinte forma:

O texto ou valor errado é riscado com uma linha fina para que o corrigido possa ser lido;

O texto ou valor corrigido está inscrito acima do tachado;

Nas margens da linha correspondente, é feita a cláusula "Corrigido" assinada por quem assinou o documento anteriormente, ou confirmada pela assinatura de quem fez a correção, sendo também afixada a data da correção.

No texto e dados digitais de documentos primários e registros contábeis não são permitidas rasuras e correções não especificadas.

Se o documento for elaborado em várias cópias, a correção será feita em cada cópia separadamente.

Erros típicos ao trabalhar com documentos primários:

O uso de formulários de documentos primários criados na empresa, mas não aprovados na ordem da política contábil;

Ausência de documentos que não sejam unificados ou com detalhamento obrigatório especializado;

Falha no preenchimento dos dados obrigatórios dos documentos primários;

A presença de rasuras e manchas nos documentos;

Violação da regra de correção de erros em documentos;

Correções em documentos de caixa;

Registros a lápis;

Sem travessões nas linhas livres;

Ausência de carimbo ou menção "Pago" com indicação da data (dia, mês, ano) nos documentos anexos às ordens de pagamento a dinheiro de crédito e débito;

Erros aritméticos na tributação de documentos.

1.2.3. O procedimento para a retirada de documentos primários da empresa

Os documentos contábeis primários podem ser apreendidos apenas por órgãos de investigação, investigação preliminar e promotoria, tribunais, inspeções fiscais e polícia fiscal nos casos sob sua consideração, com base em suas decisões de acordo com a legislação da Federação Russa.

A apreensão de documentos é realizada de acordo com os requisitos estabelecidos no "Código Tributário da Federação Russa (Parte Um)" de 31 de julho de 1998 nº 146-FZ e na Instrução do Ministério das Finanças da RSFSR de 26 de julho de 1991 nº 16/176 "Sobre o procedimento de apreensão por uma Inspetoria de Impostos do Estado oficial de documentos que comprovem a ocultação (subavaliação) de lucros (receita) ou a ocultação de outros objetos da tributação de empresas, instituições, organizações e cidadãos.

A apreensão de documentos de empresas é realizada com base em decisão fundamentada por escrito de funcionário da Inspetoria Estadual de Impostos, que deve ser aprovada pelo chefe (seu substituto) da autoridade tributária.

Um funcionário da autoridade fiscal apresentará uma resolução sobre a apreensão e explicará aos presentes os seus direitos e obrigações. A apreensão de documentos é realizada na presença de testemunhas e pessoas de quem é realizada a apreensão de documentos e, se necessário, é convidado um especialista.

O representante da administração fiscal convida a pessoa a quem os documentos são apreendidos a emiti-los voluntariamente e, em caso de recusa, procede à apreensão forçada.

Documentos e itens que não estejam relacionados ao objeto da auditoria fiscal não são passíveis de apreensão.

Na apreensão de documentos é lavrado protocolo em cumprimento dos requisitos previstos no artigo 99.º do Código Tributário.

O protocolo especifica:

Seu nome; o local e a data da ação específica; horário de início e término da ação;

Cargo, apelido, nome, patronímico da pessoa que redigiu o protocolo; sobrenome, nome, patronímico de cada pessoa que participou da ação ou esteve presente durante sua condução e, se necessário, endereço, cidadania, informações sobre se fala russo;

Fatos e circunstâncias relevantes para o caso e revelados durante a execução da ação.

Os documentos apreendidos constam do protocolo ou das descrições a ele anexas com a indicação exata do nome e quantidade.

O protocolo é lido por todas as pessoas que participaram ou estiveram presentes em sua condução. Essas pessoas têm o direito de fazer comentários a serem incluídos no protocolo ou anexados ao caso.

O protocolo é assinado pelo funcionário da administração fiscal que o redigiu, bem como por todas as pessoas que participaram na produção da ação ou estiveram presentes durante a sua execução.

Nos casos em que a apreensão de cópias de documentos dos contribuintes não seja suficiente para a realização de medidas de controlo e as autoridades fiscais tenham motivos suficientes para crer que os documentos originais serão destruídos, ocultados, corrigidos ou substituídos, o funcionário da autoridade fiscal tem o direito direito de apreensão dos documentos originais. Aquando da apreensão destes documentos, são feitas cópias dos mesmos, que são autenticadas por funcionário da administração fiscal com indicação do motivo e data da apreensão, e colocadas em substituição do documento original apreendido. Na impossibilidade de fazer ou transferir as cópias efectuadas em simultâneo com a apreensão dos documentos, a Autoridade Tributária procede à sua transmissão à pessoa a quem os documentos foram apreendidos no prazo de cinco dias após a apreensão.

Uma cópia do ato ou protocolo com a lista de documentos apreendidos é entregue aos funcionários da empresa contra assinatura.

Não é permitida a apreensão de documentos e objetos durante a noite.

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Primeiro de tudo, você precisa verificar os documentos quanto à presença de detalhes obrigatórios.

Documentos primários devidamente executados são metade do sucesso de qualquer auditoria fiscal. Uma organização que não cuidar da disponibilidade dos documentos contábeis necessários enfrentará severas sanções fiscais.

A ausência de uma “organização primária” é frequentemente considerada pelos controladores como uma violação grosseira da organização das regras de contabilização de receitas e (ou) despesas e (ou) objetos de tributação, o que acarreta multa de 5.000 rublos. (Artigo 120 do Código Tributário da Federação Russa). Além disso, nesta circunstância, os inspetores têm o direito de levar funcionários "irresponsáveis" à responsabilidade administrativa e cobrar uma multa no valor de 20 a 30 salários mínimos (artigo 15.11 do Código de Contra-ordenações da Federação Russa).

Os documentos primários recebidos pelo departamento de contabilidade estão sujeitos a verificação obrigatória:

• na forma (completude e exatidão do documento, preenchendo os detalhes);
• por conteúdo (legalidade das operações documentadas, ligação lógica de indicadores individuais);
• cálculo de valores (correção dos cálculos).

Ao verificar o formulário, é necessário controlar o preenchimento dos dados obrigatórios do documento - documento que não for devidamente assinado, a administração fiscal pode invalidar. Todos os dados previstos no formulário do documento devem ser preenchidos atendendo aos requisitos para seu preenchimento, conter as assinaturas necessárias dos responsáveis ​​pela elaboração do documento, e suas transcrições, bem como o carimbo da organização , se tal estiver previsto no formulário e na legislação em vigor. Ao mesmo tempo, deve-se levar em consideração que, para fins de tributação, os documentos primários não são apenas faturas, faturas, ordens de pagamento, mas também contratos, certificados de aceitação, cartas de garantia, etc.

Os erros identificados como resultado da verificação podem ser divididos em vários grupos:

• devido a causas - negligência, analfabetismo contábil, excesso de trabalho, mau funcionamento de equipamentos de informática, etc .;
• no local de origem - no texto ou números de documentos primários, ao postar em registros;
• por valor - erros locais (por exemplo, em uma data) e erros transitivos (causando erros automáticos em vários lugares).

Além da disponibilidade de documentos e da regularidade de sua execução, é necessário verificar o sistema de contabilidade de documentos: seu registro, sistematização e contabilidade. Para fazer isso, você precisa prestar atenção a vários livros e diários de contabilidade e registro, por exemplo, um diário de contratos de trabalho, pedidos de pessoal ou um diário de emissão de certificados, certificados de viagem, etc.

No entanto, ao verificar documentos, podem surgir questões controversas.

Vamos dar exemplos.

O que devo fazer se o documento original não contiver transcrições de assinaturas, não houver selos ou se o documento for assinado por pessoa não autorizada? Como aceitar despesas para tais documentos?

Existem vários pontos de vista sobre esta questão.

O Tribunal Arbitral Federal do Distrito do Extremo Oriente, em Resolução de 04/08/2006, 02/08/2006 N F03-A73 / 06-2 / 2540 no processo N A73-15382 / 2005-18, indicou que os documentos que comprovam as despesas e não atender aos requisitos do art. 9º da Lei de Contabilidade não pode servir de base para o reconhecimento das despesas do contribuinte que são consideradas no cálculo do imposto de renda.

Ao mesmo tempo, existem decisões judiciais, segundo as quais a decodificação de uma assinatura não é base para invalidar um documento. Por exemplo, nas Resoluções do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou datado de 2 de novembro de 2009 N KA-A40 / 11423-09 no caso N A40-77437 / 08-87-337, datado de 27 de setembro de 2010 N KA-A40 / 10957-10 no processo N A40-169401 /09-116-1035 o tribunal apontou que a ausência de descriptografia da assinatura da pessoa que aceitou as mercadorias na declaração de remessa não pode servir de base para recusar o reconhecimento de despesas .

Nesse caso, os documentos contábeis primários da organização são assinados pelos responsáveis ​​​​pela transação. A lista dessas pessoas é estabelecida pelo chefe da organização de acordo com o contador-chefe.

Na prática, nem sempre é possível controlar os poderes das pessoas que assinam documentos contábeis primários em nome da contraparte. Além disso, tal dever não está previsto em lei.

A necessidade ou não de selo no documento contábil primário depende se a obrigação de certificar o documento com selo do procedimento de preenchimento do documento ou seu formulário deve ser. Assim, a maioria dos formulários fornecidos nos álbuns de formulários unificados de documentação contábil primária contém a marca "MP". Portanto, ele precisa ser carimbado.

Ao mesmo tempo, conforme observado no Decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 19 de junho de 2006 N KA-A40 / 5456-06, uma impressão de selo não está entre os detalhes obrigatórios do documento contábil primário.

Assim, caso seja disponibilizado local para impressão no formulário desenvolvido pelo contribuinte, a sua impressão é obrigatória. Caso contrário, você pode fazer sem ele.

O que fazer se as perdas ainda não foram totalmente amortizadas e os documentos já foram destruídos (ou perdidos)?

Os dados contabilísticos e fiscais, bem como outros documentos necessários ao cálculo e pagamento de impostos, incluindo os que comprovam o recebimento de receitas, a execução de despesas, bem como o pagamento (retenção) de impostos, o contribuinte deve armazenar por quatro anos em virtude dos parágrafos. 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa.

Documentos que confirmem o valor da perda, o contribuinte deve manter durante todo o período de redução da base tributável do período de tributação atual pelo valor das perdas recebidas anteriormente. Tal obrigação do contribuinte está prevista no parágrafo 4º do art. 283 do Código Tributário da Federação Russa. Ao mesmo tempo, o contribuinte tem o direito de reportar a perda para o futuro dentro de 10 anos após o período de tributação em que essa perda foi recebida.

Existem dois pontos de vista diferentes e diferentes justificativas legais.

O Ministério das Finanças da Rússia acredita que a baixa de perdas só é possível se houver documentos primários que confirmem o resultado financeiro obtido (Cartas de 23/04/2009 N 03-03-06/1/276 e datadas de 03/04/276 /2007 N 03-03-06/1/206) .

No entanto, a prática da arbitragem mostra que os seguintes argumentos podem ser salutares para os contribuintes:

- o valor da perda pode ser confirmado não apenas por documentos primários, mas também por balanço, demonstração de resultados, balanço, razão geral, nota explicativa, extratos analíticos, registros fiscais;

— o volume da perda é confirmado pela auditoria fiscal anterior;

- a verificação de "primário" para os anos que ultrapassam o período auditado de três anos é ilegal.

Foram esses argumentos das organizações que foram levados em consideração pelos tribunais ao tomar decisões a favor dos contribuintes (Resoluções do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito do Volga de 18/11/2008 no caso N A65-3230 / 2008-CA2- 41, do Distrito de Moscou de 10.07.2008 N KA-A40 / 8215-08, do Distrito Noroeste de 26/06/2009 no caso N A56-14177 / 2007, etc.).

No entanto, na maioria dos casos, quando um erro é encontrado, são feitas alterações nos documentos.

De acordo com a Cláusula 7, Artigo 9 da Lei “Sobre a Contabilidade”, são permitidas correções no documento contábil primário, salvo disposição em contrário por leis federais ou atos jurídicos regulamentares dos órgãos reguladores contábeis estaduais. A correção no documento contábil primário deve conter a data da correção, bem como as assinaturas das pessoas que redigiram o documento no qual a correção foi feita, indicando seus sobrenomes e iniciais ou outros detalhes necessários para identificar essas pessoas.

A nova Lei "Sobre Contabilidade" não contém proibição de fazer correções em dinheiro e documentos bancários. Esta circunstância não significa que a partir de 1º de janeiro de 2013 tais correções sejam permitidas. O fato é que na parte 7 do art. 9º da Lei nº 402-FZ contém uma cláusula "salvo disposição em contrário de leis federais ou atos jurídicos regulamentares dos órgãos reguladores contábeis estaduais". Ao mesmo tempo, de acordo com a cláusula 2.1 do Regulamento sobre o procedimento para transações em dinheiro com notas e moedas do Banco da Rússia no território da Federação Russa (aprovado pelo Banco da Rússia em 12 de outubro de 2011 N 373 -P) e cláusula 2.4 do Regulamento sobre as regras para a transferência de fundos (aprovado pelo Banco Rússia 19.06.2012 N 383-P) não é permitido fazer correções em dinheiro e documentos bancários.

Assim, não é permitido fazer correções em dinheiro (entrada e saída de ordens de pagamento) e documentos bancários.

As correções podem ser feitas em outros documentos contábeis primários somente mediante acordo com os participantes das transações comerciais, o que deve ser confirmado pelas assinaturas das mesmas pessoas que assinaram os documentos, indicando a data das correções.

Erros em documentos primários criados manualmente (com exceção de dinheiro e documentos bancários) são corrigidos da seguinte forma:

• o texto ou valor errado é riscado com uma linha fina para que o corrigido possa ser lido;
• o texto ou valor corrigido está inscrito acima do tachado;
• nas margens da linha correspondente, é feita a cláusula “Corrigido” assinada por quem assinou o documento anteriormente, ou confirmada pela assinatura de quem fez a correção, sendo também aposta a data da correção.

Vamos considerar a situação com um exemplo.

O lojista da LLC Negotsiant aceitou um lote de sapatos no valor de 500 pares da CJSC Romashka para o depósito. Na nota de remessa (formulário N TORG-12), o preço de um par é indicado - 983 rublos. O valor total da mercadoria, de acordo com a fatura, era de 491.500 rublos, mais IVA - 98.300 rublos, total com IVA - 589.800 rublos. A nota de remessa foi encaminhada ao departamento de contabilidade da maneira prescrita. Ao verificar o documento principal, o contador constatou que a fatura e a fatura, bem como o contrato de fornecimento com a CJSC Romashka, fixavam o custo de um par no valor de 283 rublos. Ao esclarecer as circunstâncias, foi possível estabelecer que o responsável material da Romashka CJSC indicou acidentalmente o número “9” em vez do número “2” na fatura.

Para corrigir esse erro, a Negotiant LLC deve executar as seguintes ações:

1. Risque cuidadosamente os números "983", "491 500", "98 300" e "589 800".

2. Acima deles, digite os números “283”, “141 500”, “28 300” e “169 800”, respectivamente.

3. A nota de remessa foi assinada pelo gerente do depósito e armazenista da CJSC "Romashka" e certificada com selo. Portanto, ao corrigir um erro, é necessário apor a inscrição "Corrigido", as assinaturas do gerente do armazém e do lojista (com transcrições), bem como o carimbo do fornecedor.

4. Anote a data da correção.

5. Anote a assinatura do lojista LLC "Negociante" e a transcrição da assinatura.

Se essas correções não forem feitas, a Negociant LLC pode enfrentar consequências muito negativas. Nesta situação, duas opções são possíveis.

Opção um. As mercadorias na contabilidade serão capitalizadas ao custo indicado na fatura e na fatura. Nesse caso, ao compilar um relatório de mercadoria e um novo inventário do armazém, haverá uma falta de 350.000 rublos. A escassez especificada deverá ser coberta ou às custas de um responsável financeiro (que, em geral, não tem culpa de nada), ou atribuído às perdas da empresa.

Opção dois. Os bens na contabilidade serão capitalizados ao custo indicado na fatura. Consequentemente, o seu custo será sobrestimado e, em caso de posterior venda, a base tributável do imposto sobre o rendimento, dos impostos sobre os utentes da estrada e sobre a manutenção do parque habitacional e dos equipamentos sociais e culturais será subestimada.

No texto e dados digitais de documentos primários e registros contábeis não são permitidas rasuras e correções não especificadas.

Se o documento for elaborado em várias cópias, a correção será feita em cada cópia separadamente.

Erros típicos ao trabalhar com documentos primários:

• o uso de formulários de documentos primários criados na empresa, mas não aprovados na ordem da política contábil;
• a ausência nos documentos de dados obrigatórios não unificados ou especializados;
• a ausência de uma lista de pessoas autorizadas a assinar documentos primários aprovados pelo chefe da organização;
• falha no preenchimento dos detalhes exigidos dos documentos primários; a presença de rasuras e manchas nos documentos; violação da regra de correção de erros em documentos;
• correções em documentos de caixa;
• escrever a lápis;
• falta de travessões nas linhas livres;
• a ausência de carimbo ou da menção “pago” que indique a data (dia, mês, ano) nos documentos anexos às ordens de pagamento de receitas e despesas;
• erros aritméticos na tributação de documentos.

Para controlar e agilizar o processamento de dados sobre transações comerciais, os documentos contábeis consolidados são compilados com base nos documentos contábeis primários.

Após a aceitação, as informações do documento principal são transferidas para registros contábeis, e uma marca especial é feita no próprio documento, excluindo a possibilidade de sua reutilização.

Antonov D.N. Documentos primários: o que e como se preparar para verificação? // Contabilidade. 2011. N 9. S. 89 - 91.

A necessidade de controlar a documentação primária

O controle é uma das funções gerenciais mais importantes, implementadas no campo da contabilidade.

O controle da documentação primária é necessário por razões objetivas. Sua principal tarefa é evitar erros contábeis que podem ocorrer devido a vários motivos, por exemplo, como resultado de negligência, qualificação insuficiente do pessoal da contabilidade, excesso de trabalho, mau funcionamento de equipamentos de informática e assim por diante.

Erros podem ocorrer no texto de documentos primários ou em valores, especialmente ao calcular totais e forma ao lançar documentos em registros contábeis.

Observação 1

De acordo com o grau de sua influência, os erros podem ser locais, ou seja, cometidos em um documento e não afetar outros documentos (por exemplo, um erro na data de um documento), e transitórios, ou seja, causar automaticamente um erro em outros documentos (por exemplo, um erro no valor de um documento).

Como o sistema de correções em documentos contábeis é estritamente regulamentado e exige o envolvimento de todas as pessoas que assinaram o documento com erro (correções não são permitidas em dinheiro e documentos bancários), o papel do controle da documentação primária é extremamente significativo.

O controle da documentação contábil primária visa garantir um ciclo completo de controle de qualidade do reflexo dos documentos primários nas contas contábeis e também implementa a função de rastreamento completo da implementação de procedimentos para corrigir ou substituir documentação preenchida incorretamente por personificação de responsabilidade.

Procedimento geral para verificação de documentos primários

Os documentos primários recebidos pelo serviço de contabilidade estão sujeitos a verificação.

Existem três etapas na verificação de documentos primários:

Primeira etapa. Verificação de documentos primários sobre o mérito. A essência desta etapa é avaliar a legalidade das transações comerciais refletidas na documentação, a viabilidade da operação e a interconexão de indicadores individuais do documento principal.

Caso o conteúdo do documento principal contrarie os requisitos da lei ou o procedimento de aceitação, armazenamento e despesa de itens de estoque, dinheiro e outros ativos seja violado, tais documentos não são aceitos para contabilidade. A decisão sobre tais documentos é feita pelo contador, que informa o chefe da ilegalidade das operações refletidas na documentação primária.

A prática contábil mostra que muitas vezes surgem divergências entre o chefe e o contador-chefe sobre as questões de determinação da legalidade das operações. Nesse caso, é aconselhável que o contador-chefe receba uma ordem por escrito do chefe, indicando que o chefe entende a responsabilidade que lhe é atribuída de refletir a operação nas contas contábeis.

Segunda fase. Verificação de documentos primários de acordo com o formulário. Nesta fase, a disponibilidade de detalhes é verificada. Além disso, a verificação envolve avaliar a exatidão da aplicação do formulário do documento, bem como a disponibilidade e integridade do preenchimento dos dados necessários, que, de acordo com os requisitos da Lei Federal "Sobre Contabilidade", incluem: nome , data de compilação, nome da organização, conteúdo do fato da atividade econômica, medidor natural ou monetário desse fato, cargo e assinatura dos responsáveis ​​pela elaboração do documento).

Terceira etapa. Verificação abrangente de documentos primários, que inclui as seguintes técnicas:

• Agrupamento de documentos primários - a essência deste procedimento é avaliar o conteúdo da operação e incluir o documento em um grupo de documentos primários homogêneos em conteúdo, que é a base para a formação dos dados contábeis consolidados;
• Tributação - a essência deste procedimento reside no fato de que os indicadores naturais e trabalhistas são traduzidos em um medidor universal - custo. Os resultados da tributação, determinados pela multiplicação dos indicadores quantitativos e do preço (taxa) por unidade, são refletidos diretamente no documento primário;
• Atribuições contábeis - a essência deste procedimento é registrar a correspondência para cada transação comercial gerada pelo documento principal.

Observação 2

Depois de passar por todas as etapas de verificação, recomenda-se que os documentos primários sejam marcados para excluir a reutilização (a data de sua entrada nos registros contábeis ou o carimbo apropriado podem ser apostos no documento).

Os documentos de caixa são marcados com os carimbos "Recebido" ou "Pago" e a data.

Tipos de controle de documentação primária

Os documentos contábeis primários são um fluxo de informações que contém informações sobre as atividades financeiras e econômicas de uma entidade econômica, pelo que são amplamente utilizados no sistema de gestão para controle preliminar, corrente e posterior.

A essência desses tipos de controle é a seguinte:

• O controle preliminar é o controle realizado pela direção da organização (chefe, contador-chefe, engenheiro-chefe, capataz, etc.) no momento da assinatura da documentação primária, pelo fato de que, ao assinar o documento, esses funcionários assumem a responsabilidade pelas ações realizadas;
• O controle atual é o controle realizado no momento da transação comercial. É realizada, em regra, pelos executores das instruções contidas no documento, ou pelos responsáveis ​​pelo seu processamento. O documento é verificado quanto à presença de detalhes, em essência, e somente depois disso é executado e processado;
• O controle posterior é o controle realizado por meio de auditorias documentais, auditoria de documentos primários após o processamento dos documentos, bem como na forma de verificação de contagem no momento do processamento dos documentos.