Condições e período de armazenamento de documentos primários no departamento de contabilidade. Novos prazos de conservação dos documentos primários do Ministério das Finanças não coincidem com a lei da contabilidade O Ministério das Finanças alterou os prazos de conservação dos documentos primários

Cada organização e empresário privado é obrigado a cumprir o período de armazenamento de documentos primários necessários para fins de contabilidade fiscal. Essa questão não está muito clara na legislação, então o Ministério da Fazenda veio em socorro. Em seus esclarecimentos nº 03-07-11/45829 de 19 de julho de 2017, esclareceu como tal prazo deve ser calculado corretamente.

Regra geral

O período total de armazenamento de documentos primários no departamento de contabilidade é estabelecido pelo subparágrafo 8 do parágrafo 1 do artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa. Segundo ele, os pagadores devem garantir a segurança do seguinte por pelo menos 4 anos:

• informação contábil;
• informações contábeis fiscais;
• outros documentos necessários para o cálculo e transferência de impostos.

• recebimento de renda;
• custos incorridos (para empresas e comerciantes);
• transferência de pagamentos obrigatórios;
• retenção de impostos.

Há também uma condição de que regras ligeiramente diferentes possam ser estipuladas diretamente nas disposições relevantes do Código Tributário da Federação Russa.

Com base no art. 313 do Código Tributário da Federação Russa, a contabilidade tributária é um sistema para resumir informações para estabelecer uma base tributária com base nas informações de documentos primários agrupados de acordo. Assim, os dados contabilísticos fiscais podem confirmar:

• documentos contábeis primários (incluindo um certificado de contador);
• registros analíticos da contabilidade fiscal;
• cálculo da base de cálculo.

Ponto de partida

O problema é esse sub. 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa não explica de forma alguma a partir de que momento exato deve começar a contagem regressiva do período de 4 anos. Relativamente falando, este é o período mínimo de armazenamento de documentos primários. Considerá-lo como o máximo é bastante arriscado. Não há garantia de que os documentos destruídos após 4 anos não serão necessários novamente.

Em ofício datado de 19 de julho de 2017 nº 03-07-11/45829, funcionários do Ministério da Fazenda tentaram fechar essa lacuna em relação ao sistema primário exigido:

• para contabilidade fiscal;
• cálculo e transferência do imposto de renda;
• cálculo e pagamento do imposto sobre o valor acrescentado.

Outros termos

Apesar de o Ministério das Finanças especificar os termos de armazenamento de documentos primários, alguns deles não se enquadram na regra de 4 anos.

Assim, por força do art. 29 Lei<Об бухучёте˃ в течение сроков, оговоренных в правилах организации государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного года, нужно хранить:

• documentos contábeis primários;
• registros contábeis. contabilidade;
• relatórios contábeis (financeiros);
• pareceres de auditoria sobre o mesmo.

Lembre-se de que as regras para a organização dos arquivos do estado são a ordem do Ministério da Cultura da Rússia de 25 de agosto de 2010 nº 558.

Deve cumprir períodos de armazenamento documentos primários. O não cumprimento pode resultar em responsabilidade fiscal.

Em particular, para uma violação grosseira das regras contábeis, a responsabilidade é prevista para:

Se a violação não levou a uma subestimação da base tributária - multa de 10 mil rublos se a infração foi cometida em um período fiscal, 30 mil rublos se os mesmos atos foram cometidos durante mais de um período fiscal ( Arte. 120 Código Tributário da Federação Russa);

Se, devido à ausência de documentos contábeis primários, a base tributária for subestimada, a multa será de 20% do valor do imposto não pago, mas não inferior a 40 mil rublos. ( parágrafo 3º do art. 120,§ 1º do art. 122, Arte. 123 Código Tributário da Federação Russa).

Além disso, a não apresentação de documentos pelo contribuinte ao fisco no prazo prescrito acarreta multa no valor de 200 rublos. por cada documento não apresentado ( § 1º do art. 126 Código Tributário da Federação Russa).

Além da responsabilidade tributária, uma entidade econômica, bem como seus funcionários, podem ser responsabilizados administrativamente com base em:

- Arte. 15.11 Código Administrativo da Federação Russa- por violação grosseira dos requisitos contábeis, incluindo relatórios contábeis (financeiros), - multa para funcionários (DL) no valor de 5 mil a 10 mil rublos. e de 10 mil a 20 mil rublos. em caso de reincidência;

- Parte 6 Arte. 15.25 Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa- por descumprimento dos termos de armazenamento de documentos contábeis e de relatórios para operações de câmbio - multa para DL ​​no valor de 4 mil a 5 mil rublos, para pessoas jurídicas (LE) - de 40 mil a 50 mil rublos;

- Parte 4 Arte. 14.20 Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa- por violação dos prazos estabelecidos de armazenamento de documentos contábeis para transações econômicas estrangeiras com mercadorias, informações, obras, serviços ou resultados de atividade intelectual para fins de controle de exportação - multa para DL no valor de 1 mil a 2 mil rublos, para pessoas jurídicas - de 10 mil a 20 mil rublos;

- Parte 1 Arte. 13.5 Código Administrativo da Federação Russa- por descumprimento por sociedade anônima (LLC) da obrigação de guardar documentos nos prazos estipulados pela legislação vigente - multa para DL ​​no valor de 2,5 mil a 5 mil rublos, para pessoas jurídicas - de 200 mil a 300 mil rublos .

Novo esclarecimento do Ministério das Finanças

No ofício nº 03‑07‑11/45829, de 19 de julho de 2017, os funcionários do Ministério da Fazenda esclareceram as condições de armazenamento dos documentos contábeis primários necessários para a contabilização dos impostos, cálculo e pagamento do imposto de renda e do IVA. No entanto, essas explicações, em nossa opinião, dificilmente podem ser chamadas de detalhadas.

Visto que, citando o requisito contido nos parágrafos. 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa (sobre a obrigação de garantir a segurança dos dados contábeis e fiscais, bem como documentos primários de suporte por quatro anos), os autores da carta comentada apenas explicaram que o período especificado começa após o período de relatório (imposto) em que o documento foi usado pela última vez para a preparação de relatórios fiscais, cálculo e pagamento de impostos, em particular imposto de renda corporativo e imposto sobre valor agregado, confirmação de receitas recebidas e despesas incorridos. Em suma, o referido período de guarda de documentos deve ser contado não a partir da data de elaboração do documento, mas a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.

De fato, os financiadores não disseram nada de novo na Carta nº 03-07-11/45829. Anteriormente, na Carta nº 03‑11‑11/104, de 30 de março de 2012, fizeram recomendações semelhantes.

Para a sua informação

De acordo com o Ministério das Finanças, o prazo especificado nos parágrafos. 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa também deve ser observado ao usar sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos entre o banco e o cliente (consulte a Carta nº 03-11-11/104).

Entretanto, a solução do problema indicado na carta comentada não se limita apenas aos quatro anos indicados. Alguns documentos fiscais têm períodos de retenção especiais.

Perda primária

Em primeiro lugar, trata-se de documentos primários que confirmam o valor da perda recebida (no caso de sua transferência para períodos futuros) durante todo o período adiado. Afinal, quando o contribuinte declara prejuízos de anos anteriores no período auditado, é obrigado a documentar a legitimidade e validade dos prejuízos sofridos (vide § 1º deste artigo). Decreto da AS UO de 07.09.2015 No. F09-5869/15 caso n. A60-54425/2014 ).

Devido ao fato de que a perda resultante de acordo com as regras da contabilidade tributária pode ser transportada por 10 anos ( § 2º do art. 283 do Código Tributário da Federação Russa), e os documentos primários do ano de referência são mantidos por quatro anos ( pp. 8 p. 1 art. 23 Código Tributário da Federação Russa), verifica-se que o período máximo de armazenamento de documentos "não lucrativos" é de 14 anos.

Nota: O Ministério das Finanças considera que os documentos “não lucrativos” devem ser mantidos, mesmo que a exatidão do cálculo do valor da perda tenha sido confirmada por uma auditoria fiscal no local (ver, por exemplo, Carta nº 25.05.2012 03‑03‑06/1/278 ). Além disso, nem o Código Tributário nem as autoridades especificam quais documentos devem ser mantidos. Acreditamos que os contribuintes devem manter todos os documentos primários do ano civil, como resultado do recebimento de uma perda (faturas, faturas, extratos, recibos de caixa e vendas, atos de trabalho executados (prestações de serviços), certificados de aceitação e transferência, etc).

Sobre esta questão, deve-se atentar para Decreto do Presidium do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa de 24 de julho de 2012 No. 3546/12 no processo n. A40-9620/11‑140‑41 . Em particular, estabelece a seguinte posição jurídica. Ao refletir uma perda em uma declaração de imposto sem os documentos primários de suporte correspondentes com base em registros contábeis fiscais e outros documentos analíticos, o procedimento estabelecido por parágrafo 4º do art. 283 do Código Tributário da Federação Russa, não é considerado cumprido. A capacidade de levar em consideração o valor da perda é de natureza declarativa .

Contribuinte deve provar a legitimidade e validade desses valores. Ele corre o risco consequências fiscais adversas na ausência de confirmação documental da perda por documentos relevantes, incluindo documentos contábeis primários, durante todo o período em que ele reduz a base tributável pelo valor da perda recebida anteriormente.

Na ausência de documentos contábeis primários do contribuinte que confirmem o valor da perda por ele sofrida e o período de sua ocorrência, registros fiscais, declarações fiscais e atos de transferência dessa pessoa jurídica não podem ser reconhecidos como prova suficiente de incorrer em tais custos, implicando a formação de prejuízo no valor declarado pelo contribuinte.

A reflexão na declaração fiscal de uma perda sem os documentos primários de suporte correspondentes com base nos registros contábeis fiscais e outros documentos analíticos viola o procedimento estabelecido pelo parágrafo 4º do art. 283 do Código Tributário da Federação Russa(cm. DecretoAS MO datado de 22 de julho de 2016 no caso No. A41-81431/2015 ).

Primária sobre o custo inicial do sistema operacional

Especial as regras também são definidas para calcular o período de armazenamento de documentos primários que confirmam o custo inicial do ativo imobilizado.

Este período deve ser calculado a partir da data de conclusão da depreciação na contabilidade fiscal. Este ponto é mencionado em Carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 12 de fevereiro de 2016 No. 03‑03‑06/1/7604 .

IVA primário

No que diz respeito às condições de conservação dos documentos necessários para o cálculo do IVA, é necessário atentar para Decreto do Governo da Federação Russa de 19 de agosto de 2017 No. 981 , que alterou, nomeadamente, Decreto do Governo da Federação Russa de 26 de dezembro de 2011 No. 1137 . Em particular, Regras para preencher uma fatura complementado com novo item 11, que enumera os documentos que devem ser guardados durante quatro anos, nomeadamente:

Documentos utilizados em operações intermediárias e operações realizadas por despachante, incorporador (cliente na qualidade de incorporador);

Declarações alfandegárias (ou suas cópias), pagamento e outros documentos que confirmem o pagamento do IVA - em relação a mercadorias importadas para a Federação Russa;

Pedidos de importação de mercadorias e de pagamento de impostos indiretos (ou cópias dos mesmos) - em relação a mercadorias importadas do território de um estado - membro da União Econômica da Eurásia;

Formulários de relatórios rigorosos preenchidos (suas cópias) com uma linha separada para o valor do IVA - ao adquirir serviços para alugar instalações residenciais durante uma viagem de negócios de funcionários e serviços para transportar funcionários de e para o local de uma viagem de negócios, incluindo serviços em trens para o fornecimento de roupas de cama para uso;

Documentos que formalizem a transmissão de bens, bens incorpóreos, direitos patrimoniais e que indiquem o valor do IVA recuperado pelo acionista (participante, acionista), ou respetivas cópias autenticadas;

Documentos primários para uma mudança na direção de reduzir o custo dos bens adquiridos (trabalho executado, serviços prestados), direitos de propriedade para restaurar o IVA;

Documentos primários, outros documentos que contenham dados resumidos (consolidados) sobre as transações realizadas durante o mês (trimestre), sujeitas a registo no livro de vendas, incluindo os compilados pelo sujeito passivo - extrato contabilístico-cálculo para recuperação do IVA.

observação

Os documentos gerados nas atividades da organização, incluindo documentos contábeis primários, podem ser armazenados não apenas em papel, mas também na forma de documentos eletrônicos (ver. Carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 23 de março de 2016 No. 03‑02‑08/16273 ). Ao mesmo tempo, o Código Tributário não prevê a obrigatoriedade do armazenamento em papel de documentos elaborados em meio eletrônico de acordo com os formatos estabelecidos pelo órgão executivo federal autorizado a controlar e fiscalizar impostos e taxas. Carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 22.08.2012 No. 03‑02‑07/1-202 ).

" № 9/2017

Comentário à carta do Ministério das Finanças da Federação Russa datada de 19 de julho de 2017 nº 03-07-11 / 45829.

Sabe-se que as entidades empresariais devem cumprir os prazos de guarda de documentos primários. Caso contrário, sua ausência pode levar à responsabilidade fiscal. Em particular, para uma violação grosseira das regras contábeis, a responsabilidade é prevista para:

se a violação não levou a uma subestimação da base tributária - multa de 10 mil rublos, se a infração foi cometida em um período fiscal, 30 mil rublos se os mesmos atos foram cometidos durante mais de um período fiscal (artigo 120 de o Código Tributário da Federação Russa);

se, devido à falta de documentos contábeis primários, a base tributária for subestimada, a multa será de 20% do valor do imposto não pago, mas não inferior a 40 mil rublos. (Cláusula 3, Artigo 120, Cláusula 1, Artigo 122, Artigo 123 do Código Tributário da Federação Russa).

Além disso, a não apresentação de documentos ao fisco pelo contribuinte no prazo estabelecido acarreta multa de 200 rublos. para cada documento não enviado (cláusula 1, artigo 126 do Código Tributário da Federação Russa).

Além da responsabilidade tributária, uma entidade econômica, bem como seus funcionários, podem ser responsabilizados administrativamente com base em:

Arte. 15.11 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa - por violação grosseira dos requisitos contábeis, incluindo relatórios contábeis (financeiros) - multa para funcionários (DL) no valor de 5 mil a 10 mil rublos. e de 10 mil a 20 mil rublos. em caso de reincidência;

Parte 6 Arte. 15.25 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa - por descumprimento dos termos de armazenamento de documentos contábeis e de relatórios para transações de câmbio - multa para DL ​​no valor de 4 mil a 5 mil rublos, para legal entidades (LE) - de 40 mil a 50 mil rublos;

Parte 4 Arte. 14.20 do Código de Contra-ordenações da Federação Russa - por violação dos prazos estabelecidos para o armazenamento de documentos contábeis para transações econômicas estrangeiras com bens, informações, obras, serviços ou resultados de atividade intelectual para fins de controle de exportação - multa por DL ​​no valor de 1 mil a 2 mil rublos, para pessoas jurídicas - de 10 mil a 20 mil rublos;

Parte 1 Arte. 13.5 do Código de Contraordenações da Federação Russa - por descumprimento pela JSC (LLC) da obrigação de guardar documentos nos prazos estipulados pela legislação vigente - multa para DL ​​no valor de 2,5 mil a 5 mil rublos, para pessoas jurídicas - de 200 mil a 300 mil rublos.

No ofício nº 03-07-11/45829 de 19 de julho de 2017, os funcionários do Ministério da Fazenda esclareceram as condições de armazenamento dos documentos contábeis primários necessários para a contabilidade tributária, cálculo e pagamento do imposto de renda e IVA. No entanto, essas explicações, em nossa opinião, dificilmente podem ser chamadas de detalhadas. Visto que, citando o requisito contido nos parágrafos. 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa (sobre a obrigação de garantir a segurança dos dados contábeis e tributários, bem como documentos primários de suporte, por quatro anos), os autores da carta comentada apenas explicaram que o período especificado começa após o período de reporte (imposto) em que o documento foi utilizado pela última vez para a preparação de relatórios fiscais, cálculo e pagamento de impostos, em particular imposto de renda corporativo e imposto sobre valor agregado, confirmação de receitas recebidas e despesas incorridas. Em suma, o referido período de guarda de documentos deve ser contado não a partir da data de elaboração do documento, mas a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.

De fato, os financiadores não disseram nada de novo na Carta nº 03-07-11/45829. Anteriormente, na Carta nº 03-11-11/104, de 30 de março de 2012, fizeram recomendações semelhantes.

Para a sua informação:

De acordo com o Ministério das Finanças, o prazo especificado nos parágrafos. 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa também deve ser observado ao usar sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos entre o banco e o cliente (consulte a Carta nº 03-11-11 / 104).

Entretanto, a solução para o problema identificado na carta comentada não se limita apenas aos quatro anos indicados. Alguns documentos fiscais têm períodos de retenção especiais.

Em primeiro lugar, trata-se de documentos primários que confirmam o valor da perda recebida (no caso de sua transferência para períodos futuros) durante todo o período adiado. Afinal, quando um contribuinte declara perdas de anos anteriores no período auditado, ele é obrigado a documentar a legitimidade e validade das perdas sofridas (ver Decreto da AS UO de 07.09.2015 nº F09-5869 / 15 no processo nº . A60-54425/2014).

Devido ao fato de que a perda resultante de acordo com as regras da contabilidade tributária pode ser transportada por 10 anos (cláusula 2 do artigo 283 do Código Tributário da Federação Russa), e os documentos primários do ano de referência são armazenados por quatro anos (cláusula 8 da cláusula 1 do artigo 23 do Código Tributário RF), verifica-se que o período máximo de armazenamento de documentos "não lucrativos" é de 14 anos.

Nota: O Ministério da Fazenda acredita que os documentos “não lucrativos” devem ser mantidos, mesmo que a exatidão do cálculo do valor da perda tenha sido confirmada por uma auditoria fiscal no local (ver, por exemplo, Carta nº 03-03-06 /1/278 datado de 25 de maio de 2012). Além disso, nem o Código Tributário nem as autoridades especificam quais documentos devem ser mantidos. Acreditamos que os contribuintes devem manter todos os documentos primários do ano civil, como resultado do recebimento de uma perda (faturas, faturas, extratos, recibos de caixa e vendas, atos de trabalho executados (prestações de serviços), certificados de aceitação e transferência, etc).

Sobre esta questão, deve-se prestar atenção à Resolução do Presidium do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa de 24 de julho de 2012 nº 3546/12 no caso nº A40-9620 / 11-140-41. Em particular, estabelece a seguinte posição jurídica. Ao refletir uma perda em uma declaração de imposto sem os documentos primários de suporte correspondentes com base em registros contábeis fiscais e outros documentos analíticos, o procedimento estabelecido pelo parágrafo 4 do art. 283 do Código Tributário da Federação Russa, não é reconhecido como cumprido. A capacidade de levar em consideração o valor da perda é de natureza declarativa. O contribuinte é obrigado a provar a legitimidade e validade desses valores. Ele assume o risco de consequências fiscais adversas na ausência de prova documental da perda por documentos relevantes, incluindo documentos contábeis primários, durante todo o período em que reduz a base tributável pelo valor da perda recebida anteriormente. Na ausência de documentos contábeis primários do contribuinte que confirmem o valor da perda por ele sofrida e o período de sua ocorrência, registros fiscais, declarações fiscais e atos de transferência dessa pessoa jurídica não podem ser reconhecidos como prova suficiente de incorrer em tais custos, implicando a formação de prejuízo no valor declarado pelo contribuinte.

A reflexão na declaração fiscal de uma perda sem documentos primários comprobatórios apropriados com base em registros contábeis fiscais e outros documentos analíticos viola o procedimento estabelecido pelo parágrafo 4 do art. 283 do Código Tributário da Federação Russa (ver Resolução do Tribunal Arbitral da Região de Moscou de 22 de julho de 2016 no caso nº A41-81431 / 2015).

Também são definidas regras especiais para calcular o período de armazenamento de documentos primários que confirmam o custo inicial do ativo imobilizado. Este período deve ser calculado a partir da data de conclusão da depreciação na contabilidade fiscal. Esta nuance é mencionada na Carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 12 de fevereiro de 2016 nº 03-03-06 / 1/7604.

Em relação aos prazos de armazenamento dos documentos necessários para o cálculo do IVA, é necessário prestar atenção ao Decreto do Governo da Federação Russa de 19 de agosto de 2017 nº 981, que alterou, entre outras coisas, o Decreto do Governo da Rússia Federação de 26 de dezembro de 2011 nº 1137. Em particular, as Regras para o preenchimento de uma fatura são complementadas com um novo parágrafo 11, que contém uma lista de documentos que devem ser mantidos por quatro anos, a saber:

documentos utilizados em operações intermediárias e operações realizadas por despachante, incorporador (cliente na qualidade de incorporador);

declarações alfandegárias (ou suas cópias), pagamento e outros documentos que confirmem o pagamento do IVA - em relação a mercadorias importadas para a Federação Russa;

declarações sobre a importação de mercadorias e sobre o pagamento de impostos indiretos (ou cópias dos mesmos) - em relação a mercadorias importadas do território de um estado - membro da União Econômica da Eurásia;

formulários preenchidos de relatórios rigorosos (suas cópias) com uma linha separada para o valor do IVA - ao adquirir serviços para alugar residências durante uma viagem de negócios de funcionários e serviços para transportar funcionários para o local de uma viagem de negócios e vice-versa, incluindo serviços em trens para fornecimento de roupas de cama para uso;

documentos que formalizem a transmissão de bens, bens incorpóreos, direitos patrimoniais e que indiquem o valor do IVA recuperado pelo acionista (participante, acionista), ou respetivas cópias autenticadas;

documentos primários para uma mudança na direção de reduzir o custo dos bens adquiridos (trabalho executado, serviços prestados), direitos de propriedade para restaurar o IVA;

documentos primários, outros documentos que contenham dados sumários (consolidados) relativos às transacções efectuadas durante o mês (trimestre), sujeitas a registo no livro de vendas, incluindo as apuradas pelo sujeito passivo - extracto contabilístico-cálculo para recuperação do IVA.

Observação:

Os documentos gerados nas atividades da organização, incluindo documentos contábeis primários, podem ser armazenados não apenas em papel, mas também na forma de documentos eletrônicos (ver Carta do Ministério das Finanças da Rússia de 23 de março de 2016 nº 03-02 -08 / 16273). Ao mesmo tempo, o Código Tributário não prevê a obrigatoriedade de arquivar em papel documentos elaborados em meio eletrônico nos formatos estabelecidos pelo órgão executivo federal autorizado para controle e fiscalização na área de impostos e taxas (ver Carta do Ministério das Finanças da Rússia datado de 22 de agosto de 2012 nº 03-02 -07/1-202).

“Sobre Formulários e Regras para Preenchimento (Manutenção) de Documentos Utilizados nos Cálculos do Imposto sobre Valor Agregado”.

Quais regulamentos devem ser seguidos ao determinar os termos de armazenamento de documentos contábeis da organização? É necessário vincular todos os documentos contábeis armazenados no departamento de contabilidade da organização?

Sobre esta questão, tomamos a seguinte posição:

Ao definir os termos de armazenamento de documentos, uma organização deve ser guiada por: Lei N 402-FZ, Código Tributário da Federação Russa, Lei de 24/07/2009 N 212-FZ, Lista de documentos de arquivo gerencial padrão gerados no curso de atividades de órgãos estatais, governos e organizações locais, indicando os termos de armazenamento, aprovados pela ordem do Ministério da Cultura da Rússia datada de 25 de agosto de 2010 N 558.
Os documentos que não são transferidos para o arquivo da organização (com prazo de validade de até 10 anos inclusive) podem ser agrupados em ordem cronológica e fixados, por exemplo, em pastas. Nesse caso, a pasta deve ter um título de caso.

Justificativa da posição:

Termos de armazenamento de documentos contábeis

Documentos contábeis primários, registros contábeis, demonstrações contábeis (financeiras), relatórios de auditoria sobre eles estão sujeitos a armazenamento por uma entidade econômica pelos períodos estabelecidos de acordo com as regras de organização de arquivos do estado, mas não menos de cinco anos após o ano de referência ( parte 1 do Art. 29 da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 N 402-FZ "Da Contabilidade", doravante - Lei N 402-FZ).

Os prazos de guarda dos documentos eletrônicos (registros) são estabelecidos da mesma forma que para a documentação gerada em papel. Ao mesmo tempo, as entidades econômicas devem armazenar documentos de política contábil, normas de uma entidade econômica, outros documentos relacionados à organização e manutenção da contabilidade, incluindo ferramentas que assegurem a reprodução de documentos eletrônicos, bem como a verificação da autenticidade de um documento eletrônico assinatura por, no mínimo, cinco anos após o ano em que foram utilizados para a elaboração das demonstrações contábeis (financeiras) pela última vez (inciso 2 do art. 29 da Lei nº 402-FZ).

Ao determinar os períodos de armazenamento específicos para documentos contábeis individuais, deve-se orientar pela Lista de documentos típicos de arquivo gerencial gerados no curso das atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações, indicando os períodos de armazenamento, aprovados por portaria do Ministério da Cultura da Rússia datado de 25 de agosto de 2010 N 558 (doravante - a Lista). Esta Lista foi desenvolvida e aprovada de acordo com as disposições da Parte 3 do Art. 6, parte 1, art. 17 da Lei Federal de 22 de outubro de 2004 N 125-FZ "Sobre arquivamento na Federação Russa" (doravante - Lei N 125-FZ).

De acordo com a cláusula 1.4 da Lista, o cálculo dos prazos de guarda dos documentos é efetuado a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao ano do término do expediente.
Por exemplo:

Documentos contábeis primários e anexos a eles, que registravam o fato de uma transação comercial e serviam de base para registros contábeis (documentos e livros de caixa, documentos bancários, talões de cheques bancários, warrants, folhas de ponto, avisos bancários e requisitos de transferência, atos de aceitação, entrega, baixa de bens e materiais, recibos, cartas de porte e relatórios de antecedência, correspondência, etc.) são armazenados por 5 anos, sujeitos a inspeção (auditoria) (artigo 362.º da Lista);

Os documentos (atas, actos, cálculos, declarações, conclusões) sobre a reavaliação do imobilizado, determinação das amortizações do imobilizado, avaliação do valor do património da organização são conservados de forma permanente (artigo 429.º da Lista);

Os atos de transmissão de direitos sobre imóveis e as transações com eles do anterior para o novo titular (de saldo a saldo) são mantidos de forma permanente (artigo 432.º da Lista);

Contratos, acordos não especificados em artigos separados da Lista - 5 anos após o término do contrato, acordo (Artigo 436 da Lista). Os contratos de doação, para locação, por exemplo, são armazenados permanentemente (artigos 439, 449 da Lista).

Também deve ser levado em conta que 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa estabelece um período de quatro anos para o armazenamento de dados contábeis e fiscais e outros documentos necessários para o cálculo e pagamento de impostos, incluindo documentos que confirmam o recebimento de receitas, despesas (para organizações e indivíduos empresários), bem como o pagamento (retenção) de impostos.

Ao mesmo tempo, o parágrafo 4º do art. 283 e § 7º do art. 346.18 do Código Tributário da Federação Russa, que são regras especiais, obrigam os pagadores, respectivamente, de imposto de renda corporativo e imposto pago em conexão com a aplicação do sistema de tributação simplificado com o objetivo de tributação, renda reduzida pelo valor das despesas , para manter os documentos que comprovam o valor da perda sofrida, durante todo o período de reembolso. Lembre-se de que os contribuintes podem transferir a perda para períodos futuros dentro de 10 anos após o recebimento (cláusula 2 do artigo 283, cláusula 7 do artigo 346.18 do Código Tributário da Federação Russa).

Chamamos a atenção também para o fato de que algumas despesas para fins de imposto de renda são consideradas de longo prazo, por exemplo, ativo imobilizado (PP) e intangível (IA), ou têm natureza diferida (são consideradas não no período em que são incorridos, mas no momento da venda de ativos ( artigo 268 do Código Tributário da Federação Russa)).

A depreciação é uma contabilidade uniforme durante os períodos de uso de ativos fixos e ativos intangíveis de despesas que formam seu custo inicial (artigos 256, 257 do Código Tributário da Federação Russa). O artigo 252 do Código Tributário da Federação Russa indica a possibilidade de contabilizar as despesas somente se estiverem documentadas.

A este respeito, o Ministério das Finanças da Rússia explica que o período de armazenamento de documentos primários reflete a formação do custo inicial de propriedade depreciável, estabelecido por parágrafos. 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa (4 anos), deve ser calculado a partir do momento da conclusão da depreciação na contabilidade fiscal (para a aquisição de tal propriedade) (cartas do Ministério das Finanças da Rússia de 12.02.2016 N 03 -03-06 / 1/7604, datado de 26.04.2011 N 03- 03-06/1/270). Ou seja, para fins de contabilidade tributária, é necessário armazenar os documentos primários que comprovem a formação do custo inicial dos ativos fixos depreciáveis ​​e intangíveis por pelo menos 4 anos após sua depreciação total.

Ao mesmo tempo, especialistas do departamento financeiro também observaram que, de acordo com a Lista, os documentos de determinação da depreciação do ativo imobilizado são armazenados permanentemente.

O Ministério das Finanças da Rússia, explicando o procedimento de aplicação de parágrafos. 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa, em carta datada de 30.03.2012 N 03-11-11 / 104, indica que o período de quatro anos começa após o período de relatório (fiscal) em que o documento foi usado pela última vez para fins fiscais relatórios, imposto de provisão e pagamento, confirmação de receitas recebidas e despesas incorridas. Uma posição semelhante é estabelecida na resolução do Presidium do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa de 24 de julho de 2012 N 3546/12.

Esta posição legal do Supremo Tribunal Arbitral da Federação Russa também deve ser levada em consideração ao incluir nas despesas:

Perdas na forma de valores de inadimplência (cláusula 2, cláusula 2, artigo 265 do Código Tributário da Federação Russa, determinações do Supremo Tribunal Arbitral da Federação Russa de 10.09.2012 N VAC-5055/12, de 09.06 .2012 N VAC-7081/12). Documentos primários que comprovem sua ocorrência devem estar disponíveis na data da contabilização dos sinistros;

Perdas nomeadas em parágrafos. 2, 3 art. 268 do Código Tributário da Federação Russa, determinado a partir da data da venda de propriedade e direitos de propriedade (para mais informações, consulte a carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia datada de 16 de fevereiro de 2015 N GD-4-3 / [e-mail protegido]).
No momento da implementação, também são consideradas despesas na forma de:

Preços para a aquisição (criação) de outros bens, como, por exemplo, terrenos, bens materiais (cláusula 2, cláusula 1, artigo 268 do Código Tributário da Federação Russa);

O custo dos inventários, outros bens sob a forma de excedentes identificados durante o inventário e (ou) bens recebidos a título gratuito e (ou) bens recebidos durante o desmantelamento ou desmantelamento de activos fixos desactivados, reparação, modernização, reconstrução, reequipamento ou liquidação parcial de ativos fixos (cláusula 2, cláusula 1, artigo 268, parágrafo dois, cláusula 2, artigo 254 do Código Tributário da Federação Russa);

Preços para aquisição de direitos de propriedade e despesas associadas à sua aquisição (cláusula 2.1, cláusula 1, artigo 268 do Código Tributário da Federação Russa);

O custo de aquisição de bens adquiridos.

Portanto, ao determinar os prazos de armazenamento de documentos que comprovem os custos de aquisição (criação) de ativos fixos e intangíveis, outros bens, direitos de propriedade, bens adquiridos, é necessário levar em consideração o disposto no art. 268 do Código Tributário da Federação Russa.
As despesas com a compra de valores mobiliários também têm caráter diferido, uma vez que a data das despesas com a compra de valores mobiliários é a data de sua venda ou outra alienação (cláusula 7, cláusula 7, artigo 272 do Código Tributário da Federação Russa ). Assim, os documentos comprovativos das despesas com a aquisição de valores mobiliários devem ser conservados pelos prazos determinados sem prejuízo do disposto nos números. 7 p. 7 art. 272 do Código Tributário da Federação Russa (decisões do Nono Tribunal Arbitral de Apelação datado de 19 de março de 2013 N 09AP-2671/13, FAS do Distrito de Moscou datado de 19 de julho de 2013 N F05-7106/13 no caso N A40 -74496/2012).

Na determinação dos prazos de conservação dos documentos, deve-se ainda ter em conta que os pagadores de prémios de seguro são obrigados a garantir a segurança dos documentos comprovativos do cálculo e pagamento dos prémios de seguro durante seis anos (cláusula 6, parte 2, artigo 28.º do Lei Federal de 24 de julho de 2009 N 212-FZ) .

Na prática, nem sempre é possível isolar os documentos contábeis que podem ser guardados por quatro, cinco ou seis anos. Portanto, em contabilidade, é desejável aplicar um período mínimo de armazenamento de seis anos a todos os documentos (a menos que períodos mais longos sejam estabelecidos pela Lista).

O procedimento para armazenar documentos no trabalho de escritório

As entidades econômicas devem zelar pela segurança dos documentos durante os períodos de seu armazenamento (inciso 1 do art. 17 da Lei nº 125-FZ). Ao mesmo tempo, é necessário garantir condições seguras de armazenamento dos documentos contábeis e sua proteção contra alterações (inciso 3º do art. 29 da Lei nº 402-FZ). A guarda dos documentos contábeis é organizada pelo titular da matéria (inciso 1 do art. 7º da Lei nº 402-FZ).

Ao organizar o armazenamento de documentos contábeis e fiscais, é necessário seguir as regras para organizar o armazenamento, aquisição, contabilidade e uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo em autoridades estaduais, governos locais e organizações aprovadas por despacho do Ministério da Cultura da Rússia datado de 31 de março de 2015 N 526 (doravante denominado Regras) e os Regulamentos sobre documentos e fluxo de trabalho em contabilidade, aprovados por despacho do Ministério das Finanças da URSS datado de 29 de julho, 1983 N 105 (doravante referido como Regulamento N 105) (na medida em que não contradiga os atos legislativos e outros atos jurídicos regulamentares relevantes emitidos posteriormente). Veja também as informações do Ministério das Finanças da Rússia de 11.09.2015 N PZ-13/2015.

De acordo com o § 2º do art. 13 da Lei nº 125-FZ, as pessoas jurídicas têm o direito de criar arquivos com a finalidade de armazenar documentos arquivísticos formados no curso de suas atividades, inclusive para fins de armazenamento e utilização de documentos arquivísticos que não sejam de propriedade estadual ou municipal. Isso significa que a criação de um arquivo é um direito, mas não uma obrigação das entidades econômicas. O mesmo está escrito na cláusula 1.4 das Regras.

Assim, a entidade econômica estabelece o procedimento de guarda dos documentos primários de forma independente. Ao mesmo tempo, as entidades econômicas podem transferir documentos para armazenamento em arquivos estaduais e municipais, mediante a celebração de acordos reembolsáveis ​​apropriados com eles (parte 3 do artigo 15, parte 3 do artigo 21 da Lei nº 125-FZ).

De acordo com o parágrafo 2.3 das Regras, o arquivo da organização deve armazenar documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa (artigo 5 da Lei N 125-FZ), documentos sobre pessoal e documentos de períodos de armazenamento temporário (mais de 10 anos). Esta parte do fundo documental é o fundo de arquivo da organização.

Os documentos com períodos de armazenamento temporário (até 10 anos inclusive) são armazenados nas subdivisões estruturais da organização e após a expiração de seus períodos de armazenamento são sujeitos à destruição, após exame obrigatório dos valores dos documentos (cláusulas 4.6-4.13 das Regras). Antes do exame do valor, é proibida a destruição de documentos (cláusula 4.5 do Regulamento).

Em casos excepcionais, por decisão do chefe da organização, os casos de períodos de armazenamento temporário (até 10 anos inclusive) são transferidos para o arquivo da organização de acordo com as descrições dos casos, documentos ou de acordo com a nomenclatura dos casos (cláusula 4.2 do Regulamento).

Assim, os documentos de arquivo da organização são inicialmente formados em todas as suas divisões estruturais (no trabalho de escritório) e, após o exame dos valores dos documentos, são transferidos para o arquivo da organização para armazenamento ou destruição .

Em cada unidade estrutural da organização, os documentos de conteúdo semelhante e relacionados com o mesmo assunto das atividades da organização são agrupados em arquivos (unidades de armazenamento) (cláusulas 2.9, 3.3 do Regulamento).

Ao formar um caso, é necessário cumprir os requisitos estabelecidos pela cláusula 4.20 do Regulamento.

De acordo com a cláusula 4.19 do Regulamento, os casos de armazenamento permanente e temporário (mais de 10 anos) concluídos por trabalho de escritório, inclusive para pessoal, após o final do ano civil em que foram abertos, são preparados para transferência para o arquivo de da organização e estão sujeitas a registo e descrição.

Dependendo das condições de armazenamento, é realizado o registro total ou parcial dos casos. Casos de períodos permanentes e temporários (mais de 10 anos) de armazenamento e pessoal estão sujeitos a registro completo.

A papelada inclui:

Arquivamento ou encadernação de peças processuais (documentos não formatados são guardados em pastas rígidas fechadas ou em caixas) (cláusula 4.21 do Regulamento);

Numeração das folhas do processo (cláusula 4.22 do Regulamento);

Elaborar uma folha de prova do caso na forma estabelecida pelo Anexo No. 8 do Regulamento (cláusula 4.23 do Regulamento);

Elaborar um inventário interno dos autos do processo (Anexo N 27 do Regulamento) (cláusula 4.30 do Regulamento);

Fazendo a capa do caso (Apêndice N 28 das Regras) (cláusulas 4.24-4.29 das Regras).

Os casos são transferidos para o arquivo da organização de acordo com os inventários compilados nas divisões estruturais.

Da cláusula 4.19 do Regulamento, resulta que apenas os casos de armazenamento permanente e temporário (mais de 10 anos) e pessoal concluído por trabalho de escritório estão sujeitos a registro completo (arquivo ou encadernação, numeração de folhas do caso, elaboração de uma folha de evidência do caso, etc.) antes da transferência arquivo da organização.

No que diz respeito aos processos que contenham documentos com períodos de guarda temporários (inferiores a 10 anos), tal ordem não está prevista no Regulamento. Conforme a cláusula 4.2 do Regulamento, tais casos não são transferidos para o arquivo. Eles são armazenados nas subdivisões estruturais da organização e, após o término do período de armazenamento, estão sujeitos à destruição da maneira prescrita. A única exceção são os casos em que, por decisão do chefe da organização, os casos de períodos de armazenamento temporário (até 10 anos inclusive) são transferidos para o arquivo da organização. Em seguida, os processos com prazo de guarda até 10 anos são transferidos para o arquivo após o final do ano civil em que foram abertos, ficando sujeitos a registo integral.

Assim, no caso geral, o principal requisito para os processos que contenham documentos com prazo de retenção inferior a 10 anos é o seu agrupamento e execução de acordo com o procedimento estabelecido na cláusula 4.20 do Regulamento.

De acordo com este procedimento, juntam-se aos autos documentos que, no seu conteúdo, correspondam ao título do processo, sendo vedado o agrupamento em autos de minutas e duplicados de documentos, bem como de documentos a devolver. Ou seja, todos os casos, independentemente das condições de armazenamento dos documentos neles contidos, devem ter um cabeçalho.

Ao criar um caso, os seguintes requisitos devem ser atendidos:

Documentos de armazenamento permanente e temporário devem ser agrupados em arquivos separados. De imediato, notamos que os documentos de guarda temporária devem ser agrupados separadamente: nos casos com prazo de guarda superior a 10 anos; arquivos com prazo de validade de até 10 anos inclusive;

Incluir uma cópia de cada documento do processo;

Agrupar documentos de um ano civil em um caso;

A exceção é: casos aprovados; casos de tribunal; arquivos pessoais formados durante todo o período de trabalho de uma pessoa na organização; documentos de órgãos eletivos e suas comissões permanentes, grupos de deputados, que são agrupados durante o período de convocação; documentos de organizações educacionais que são formadas durante o ano letivo; documentos teatrais que caracterizam as atividades teatrais dentro da temporada teatral; casos de filmes, manuscritos, histórias de casos.

As ordens de pessoal devem ser agrupadas em caixas de acordo com os períodos de armazenamento estabelecidos para elas;

Os documentos em arquivos pessoais são organizados em ordem cronológica à medida que são recebidos;

As contas pessoais dos salários dos funcionários são agrupadas em caixas separadas e organizadas alfabeticamente por sobrenomes, nomes e patronímicos.

O estojo em papel não deve conter mais de 250 folhas com espessura não superior a 4 cm.

Em nossa opinião, os documentos que não são transferidos para o arquivo da organização (com prazo de validade de até 10 anos inclusive) podem ser agrupados em ordem cronológica e fixados, por exemplo, em pastas. Nesse caso, a pasta deve ter um título de caso. As Regras não contêm outros requisitos para tais casos. Este procedimento não contradiz a cláusula 6.4 do Regulamento N 105.

• documentos fiscais (documentos necessários para o cálculo de impostos e prêmios de seguro)
• documentos contábeis (incluindo pessoal).

Termos de armazenamento de documentos necessários para o cálculo de impostos e prêmios de seguro

De acordo com os parágrafos. 8 p. 1 art. 23 do Código Tributário da Federação Russa, os contribuintes são obrigados por quatro anos a garantir a segurança dos dados contábeis e fiscais e outros documentos necessários para o cálculo e pagamento de impostos, incluindo documentos que comprovem o recebimento de receitas, despesas (para organizações e empresários individuais), bem como os impostos de pagamento (retenção na fonte).

Um requisito semelhante é estabelecido por parágrafos. 5 p. 3 art. 24 do Código Tributário da Federação Russa para agentes fiscais que são obrigados a garantir a segurança dos documentos necessários para o cálculo, retenção e transferência de impostos por quatro anos. Refira-se que, para além do pagamento do IVA e do imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas estrangeiras, os agentes fiscais, em particular, são empregadores que calculam e pagam o imposto sobre o rendimento das pessoas singulares.

Ao transportar prejuízos para fins de tributação de lucros, de acordo com o parágrafo 4 do art. 283 do Código Tributário da Federação Russa, os contribuintes são obrigados a manter os documentos que confirmam o valor da perda incorrida durante todo o período em que reduz a base tributável do período fiscal atual pelo valor das perdas recebidas anteriormente.

De acordo com os parágrafos. 6 p. 2 art. 28 da Lei Federal de 24 de julho de 2009 nº 212-FZ “Sobre prêmios de seguro para o Fundo de Pensões da Federação Russa, o Fundo de Seguro Social da Federação Russa, o Fundo Federal de Seguro Médico Obrigatório” (conforme alterado em 7 de junho , 2013), os pagadores de prêmios de seguro são obrigados a garantir por seis anos a segurança dos documentos que confirmam o cálculo e o pagamento dos prêmios de seguro.

Termos de armazenamento de documentos contábeis

De acordo com o art. 29 da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 N 402-FZ "Sobre a Contabilidade" (conforme alterada em 28 de junho de 2013) (doravante Lei N 402-FZ):

• contas primárias,
• registros contábeis,
• as demonstrações contábeis (financeiras) estão sujeitas ao armazenamento por uma entidade econômica pelos períodos estabelecidos de acordo com as regras para organizar o arquivamento do estado, mas não menos de cinco anos após o ano de referência,
• documentos de política contábil
• padrões de assuntos econômicos,
• outros documentos relacionados com a organização e manutenção da contabilidade, incluindo ferramentas que assegurem a reprodução de documentos eletrónicos (isto é, bases de dados eletrónicas), bem como a verificação da autenticidade de uma assinatura eletrónica, estão sujeitos a armazenamento por entidade económica durante pelo menos cinco anos após o ano em que foram utilizados para a preparação das demonstrações contábeis (financeiras) pela última vez.

As regras para organizar os arquivos do estado são reguladas pela Lei Federal de 22 de outubro de 2004 nº 125-FZ “Sobre arquivos na Federação Russa” (conforme alterada em 11 de fevereiro de 2013) (doravante Lei nº 125-FZ).

Aqui estão os períodos de retenção para documentos individuais:

• Demonstrações contábeis (financeiras) (balanços, demonstrações de resultados financeiros, relatórios sobre a aplicação prevista dos fundos, anexos a eles, etc.):

a) anual consolidado (consolidado), - é armazenado permanentemente (doravante - constante (em organizações que não são fontes de aquisição de arquivos estaduais, municipais - pelo menos 10 anos)).

b) anual - pós.

c) trimestral - 5 anos, na falta de anual - post.

• Demonstrações contábeis (financeiras) de acordo com IFRS ou outras normas - post.
• Atos de transferência, separação, balanços de liquidação; notas explicativas para eles - postar.
• Documentos de política contábil (plano de contas de trabalho, formulários de documentos contábeis primários, etc.) - 5 anos.
• Registros contábeis, documentos contábeis primários e anexos a eles, que registram o fato de uma transação comercial e servem de base para registros contábeis (documentos e livros de caixa, documentos bancários, talões de cheques bancários, warrants, folhas de ponto, avisos bancários e requisitos de transferência , certificados de aceitação , entrega, baixa de bens e materiais, recibos, cartas de porte e relatórios antecipados, correspondência, etc.) - 5 anos, sujeito a verificação (auditoria).
• Faturas - 4 anos.
• Certidões de registro no fisco - correio.
• Documentos (cálculos, resumos, certificados, tabelas, informações, correspondência) sobre os valores dos impostos acumulados e transferidos para os orçamentos de todos os níveis, fundos extra-orçamentários, dívidas sobre eles. Declarações fiscais (cálculos) de pessoas jurídicas para todos os tipos de impostos - 5 anos.
• Cadastros de informações sobre rendimentos de pessoas físicas, extratos para emissão de dividendos - 75 anos.
• Livros de contabilidade de rendimentos e gastos das organizações e dos empresários individuais que apliquem o regime simplificado de tributação - correios.

O procedimento para armazenar documentos contábeis e fiscais

De acordo com o n.º 3 do art. 29 da Lei nº 402-FZ, a entidade econômica deve garantir condições seguras de armazenamento dos documentos contábeis e protegê-los de alterações. De acordo com o § 2º do art. 13 da Lei nº 125-FZ, as organizações e os cidadãos têm o direito de criar arquivos para armazenar os documentos arquivísticos formados no curso de suas atividades.

Para a organização do arquivo, deve ser alocada uma sala separada, equipada com prateleiras especiais (racks) ou armários em branco. Se houver janelas na sala de arquivo, elas devem ser cortinadas ou persianas instaladas, caso contrário não será possível proteger os documentos da exposição à luz e, portanto, seu desbotamento não é descartado. É aconselhável equipar as janelas do primeiro andar ou do subsolo com barras de metal, além disso, é melhor instalar uma porta de metal no arquivo. Tais medidas ajudarão a evitar a entrada não autorizada nas instalações do arquivo.

De acordo com as regras básicas para o trabalho dos arquivos das organizações, aprovadas por decisão do Colegiado do Arquivo Federal de 6 de fevereiro de 2002, no arquivo da organização, com base nos resultados do exame do valor dos documentos , são compilados inventários de casos: armazenamento permanente; armazenamento temporário (mais de 10 anos); por pessoal; bem como atua na destinação para destruição de caixas que não sejam passíveis de armazenamento. Os casos com prazos de armazenamento vencidos de acordo com a Lista são incluídos no ato de destinação para destruição e são passíveis de destruição.

Ressalta-se que a organização pode utilizar os serviços de uma empresa arquivística especializada para o armazenamento de documentos.

Responsabilidade pelo armazenamento indevido de documentos contábeis e fiscais

A responsabilidade pelo descumprimento das regras de guarda de documentos pode ser administrativa, tributária e criminal.

De acordo com art. 15.11 do Código de Contra-ordenações (doravante denominado Código de Contra-ordenações), a violação do procedimento e dos prazos de armazenamento de documentos contábeis acarreta a imposição de multa administrativa aos funcionários no valor de 2.000 a 3.000 rublos.

De acordo com art. 13.20 do Código das Contra-ordenações a violação das regras de guarda, compilação, contabilização ou utilização de documentos de arquivo (incluindo a destruição de documentos sem observância dos prazos para a sua guarda) implica advertência ou aplicação de multa administrativa aos cidadãos no valor de 100 a 300 rublos; para funcionários - de 300 a 500 rublos.

A ausência de documentos primários, faturas e registros contábeis é uma ofensa fiscal. A responsabilidade por isso está prevista no artigo 120 do Código Tributário da Federação Russa “Violação grosseira das regras de contabilização de receitas e despesas e objetos de tributação”. Entende-se por violação grosseira das regras de contabilização de receitas e despesas e objetos de tributação a ausência de documentos primários, faturas, registros contábeis ou fiscais. Se esses atos foram cometidos durante um período fiscal - multa de 10.000 rublos, se foram cometidos durante mais de um período fiscal - multa de 30.000 rublos. Os mesmos atos, se causaram uma subestimação da base tributável, acarretam multa no valor de 20% do valor do imposto não pago, mas não inferior a 40.000 rublos.

Nos casos de roubo, destruição, dano ou ocultação de documentos oficiais, selos ou selos, cometidos por mercenário ou outro interesse pessoal, pode haver responsabilidade criminal nos termos do parágrafo 1º do art. 325 do Código Penal da Federação Russa - multa de até 200.000 rublos. ou no valor do salário (outros rendimentos) do condenado por um período de até 18 meses, ou trabalho forçado por um período de até 480 horas, ou trabalho correcional por um período de até 2 anos, ou forçado trabalho por um período de até 1 ano, ou prisão por um período de até 4 meses ou prisão por até 1 ano.