Período de armazenamento de faturas de fornecedores. Lista de embalagem. Acordo de Compensação Voluntária

Os períodos de retenção das faturas foram alterados desde 1º de outubro de 2017? Como organizar o armazenamento das notas fiscais eletrônicas? É necessário guardar cópias? Onde os documentos devem ser guardados? Vamos descobrir.

Armazenando faturas: o básico

Toda organização e empresário é obrigado a manter documentos contábeis. Isto é exigido pelo artigo 29 da Lei de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ. O diretor da organização deve garantir o armazenamento dos documentos. E o empresário individual é responsável por isso de forma independente (artigo 7º da Lei de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ).

Faturas, incl. eletrônico, deve ser armazenado por pelo menos quatro anos após o final do trimestre em que o documento foi usado pela última vez para calcular o imposto e preparar relatórios fiscais (cláusula 8, cláusula 1, artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa, cláusula 1.13 do Procedimento para emissão e recebimento de faturas eletronicamente).

Mudanças a partir de 1º de outubro de 2017

Este documento põe em vigor:

formulário de fatura;
formulário de livro de vendas;
forma de livro de compra;
forma de diário para registro de faturas recebidas e emitidas.

Contudo, além disso, foram também introduzidas alterações nas regras relativas ao armazenamento de faturas. Vamos contar mais sobre eles.

Armazenar faturas em ordem cronológica

Períodos de armazenamento para faturas

A partir de 1º de outubro de 2017, você ainda precisará armazenar faturas por 4 anos. Durante este período, é necessário organizar o armazenamento:

ao mandante (principal) - cópias das faturas que lhe foram entregues pelo intermediário. O intermediário os recebe dos vendedores na compra de bens (obras, serviços) para o mandante (principal);
ao cliente da obra (investidor) - cópias das faturas que lhe foram entregues pelo promotor (cliente que exerce funções de promotor). Ele, por sua vez, os recebe dos vendedores na compra de bens (obras, serviços) para o comprador (investidor);
ao cliente dos serviços de despacho - cópias das faturas que lhe foram entregues pelo despachante. Ele recebe essas faturas dos vendedores na compra de bens (obras, serviços) para o cliente.

É necessário armazenar todos os tipos de faturas: primárias, acertadas e corrigidas. As cópias das faturas em papel recebidas dos intermediários devem ser certificadas pelas suas assinaturas (principais, mandantes, desenvolvedores ou despachantes).

Esclarecimento de prazos afetou não só faturas

Além disso, o Decreto do Governo n.º 981, de 19 de agosto de 2017, esclarece que a partir de 1 de outubro de 2017, alguns outros documentos “contábeis” sobre diversas transações devem ser armazenados por 4 anos. Listamos o prazo de validade na tabela.

Operação	O que armazenar
Importação de países da EAEU	Pedidos de importação de mercadorias e pagamento de impostos indiretos, suas cópias autenticadas, cópias de conhecimentos de embarque e outros documentos comprovativos do pagamento do IVA.
Importar de outros países	Declarações aduaneiras, suas cópias autenticadas e demais documentos de pagamento do IVA na alfândega.
Despesas de viagem para aluguel de acomodação e viagens	formulários de relatório rigorosos (cópias dos mesmos) com o valor do IVA destacado como uma linha separada.
de acordo com o IVA, que é restituído pelo acionista, participante ou acionista	Documentos com os quais as partes formalizam a transferência de propriedade, ativos intangíveis, direitos de propriedade (cláusula 3 do artigo 170 do Código Tributário da Federação Russa) - na forma de cópias autenticadas.
de acordo com o IVA, que é restaurado quando o valor diminui (subcláusula 4, cláusula 3, artigo 170 do Código Tributário da Federação Russa	cálculo do certificado contábil (artigo 171.1 do Código Tributário da Federação Russa.
– de acordo com o IVA, que é restituído na compra ou construção de bens fixos	cálculo do certificado contábil (artigo 171.1 do Código Tributário da Federação Russa).

Além disso, durante 4 anos é necessário armazenar documentos primários e outros com dados resumidos (resumidos) das transações de cada mês ou trimestre, que são registrados no livro de vendas.

Responsabilidades dos contribuintes (pagadores de taxas)

1. Os contribuintes são obrigados a:

8) durante quatro anos, garantir a segurança dos dados contábeis e demais documentos necessários ao cálculo e pagamento dos impostos, bem como dos documentos comprovativos dos rendimentos recebidos (para as organizações - também despesas incorridas) e dos impostos pagos (retidos);

. Auditoria fiscal no local

Se os funcionários que procedem à fiscalização tiverem motivos suficientes para crer que os documentos que comprovam a prática das infrações podem ser destruídos, ocultados, alterados ou substituídos, esses documentos são apreendidos nos termos do artigo 94.º deste Código, segundo ato lavrado por esses funcionários. O ato de apreensão de documentos deve justificar a necessidade de apreensão e fornecer a lista dos documentos apreendidos. Na apreensão de documentos, o contribuinte tem direito a fazer comentários, os quais deverão constar do ato a seu pedido. Os documentos apreendidos deverão ser numerados, lacrados e selados ou assinados pelo contribuinte (agente fiscal, pagador de taxa). Caso o contribuinte (agente fiscal, contribuinte) se recuse a apor selo ou assinatura nos documentos apreendidos, é feita nota especial para o efeito. Uma cópia do ato de apreensão de documentos é transferida para o contribuinte (agente fiscal, devedor da taxa).

. Remoção de documentos e objetos

1. A apreensão de documentos e objectos é efectuada com base em deliberação fundamentada de funcionário da autoridade fiscal que proceda à auditoria fiscal in loco.

Esta resolução está sujeita à aprovação do titular (seu suplente) da autoridade fiscal que tomou a decisão de realizar a auditoria fiscal.

2. Não é permitido o confisco de documentos e objectos durante a noite.

3. A apreensão de documentos e objectos é efectuada na presença de testemunhas e das pessoas a quem os documentos e objectos são apreendidos. Se necessário, um especialista é convidado a participar da escavação.

Antes do início da apreensão, o fiscal apresenta uma resolução sobre a apreensão e explica aos presentes os seus direitos e obrigações.

4. O funcionário fiscal convida a pessoa a quem são apreendidos documentos e objectos a entregá-los voluntariamente e, em caso de recusa, efectua a apreensão à força.

Caso a pessoa a quem é efectuada a apreensão se recuse a abrir as instalações ou outros locais onde possam estar localizados documentos e objectos objecto de apreensão, o fiscal tem o direito de o fazer de forma independente, evitando causar danos desnecessários em fechaduras, portas e outros objetos.

5. Os documentos e bens não relacionados com o objecto da auditoria fiscal não são passíveis de apreensão.

6. É elaborado protocolo sobre a apreensão, apreensão de documentos e objetos, com observância dos requisitos previstos no artigo 99.º deste Código e no presente artigo.

7. Os documentos e bens apreendidos são listados e descritos no protocolo de apreensão ou nos inventários a ele anexos, com indicação precisa do nome, quantidade e características individuais dos bens e, se possível, do valor dos bens.

8. Nos casos em que não existam cópias suficientes dos documentos da pessoa fiscalizada para o exercício das actividades de controlo fiscal e as autoridades fiscais tenham motivos suficientes para acreditar que os documentos originais podem ser destruídos, ocultados, corrigidos ou substituídos, a autoridade fiscal funcionário tem o direito de apreender os documentos originais na forma prescrita neste artigo.

Quando tais documentos são confiscados, são feitas cópias dos mesmos, que são autenticadas por um funcionário fiscal e entregues à pessoa a quem foram confiscados. Na impossibilidade de efetuar ou transferir as cópias efetuadas em simultâneo com a apreensão dos documentos, a autoridade fiscal transfere-as para a pessoa a quem os documentos foram apreendidos no prazo de cinco dias após a apreensão.

9. Todos os documentos e objectos apreendidos são apresentados às testemunhas e demais pessoas envolvidas na apreensão e, se necessário, acondicionados no local da apreensão.

Os documentos apreendidos deverão ser numerados, lacrados e selados ou assinados pelo contribuinte (agente fiscal, pagador de taxa). Caso o contribuinte (agente fiscal, pagador de taxa) se recuse a apor selo ou assinatura nos documentos apreendidos, é feita nota especial a esse respeito no protocolo de apreensão.

10. A cópia do protocolo de apreensão de documentos e objetos é entregue contra recibo ou enviada à pessoa a quem foram apreendidos esses documentos e objetos.

Período de retenção da faturapode ser diferente em diferentes situações. Do que depende, como calculá-lo corretamente e o que a empresa enfrenta por violá-lo, você aprenderá em nosso artigo.

Atividade comercial - você não pode prescindir de documentos

Qualquer atividade comercial não pode ser realizada sem documentos. Às vezes, para armazená-los, as empresas são forçadas a criar arquivos e alocar espaço e recursos de mão de obra consideráveis. Além disso, os documentos não só acompanham a empresa durante o período da sua atividade, mas também são obrigados a continuar a sua existência após o seu encerramento (liquidação, falência, etc.).

Mesmo que o empresário tenha trabalhado apenas 1 mês, é recolhido todo um pacote de documentos para o encerramento da empresa: relatórios fiscais, documentos de venda de mercadorias, recebimento de mercadorias e materiais, folha de pagamento, etc. faturas (se o empresário fosse contribuinte de IVA). Falaremos mais sobre os problemas que surgem no armazenamento de documentos após um empresário decidir encerrar suas atividades.

Encerrou o negócio - deve guardar faturas e outros documentos

Vejamos um exemplo. O empresário individual K. N. Ryabinin decidiu encerrar as atividades comerciais. Como os proprietários exigiam com urgência a desocupação do imóvel, o empresário transportou todos os documentos para sua casa e os colocou no espaço livre da despensa. As faturas ocupavam um volume considerável, uma vez que a venda de mercadorias era realizada em pequenos lotes a inúmeras contrapartes. Algum tempo se passou e os documentos guardados em sala inadequada desbotaram, ficaram úmidos e perderam a aparência original.

No entanto, a lei estabelece que os empresários são obrigados a garantir a segurança dos documentos de arquivo durante o seu período de armazenamento (Parte 1 do Artigo 17 da Lei “Sobre Assuntos de Arquivo na Federação Russa” de 22 de outubro de 2004 No. 125-FZ) - caso contrário, poderão ser punidos nos termos do art. 13.20 ou 13.25 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa. Não devemos esquecer também que as autoridades fiscais têm o direito de realizar uma auditoria in loco aos últimos 3 anos de actividade de um empresário individual, pelo que, mesmo após o encerramento, o empresário terá de guardar documentos (incluindo facturas) se estes confirmarem o cálculo de impostos e seu pagamento (cláusula 48 do Procedimento para contabilização de receitas e despesas e transações comerciais para empreendedores individuais, aprovado por despacho do Ministério das Finanças nº 86n, Ministério dos Impostos da Rússia nº BG-3-04/ 430 de 13/08/2002).

Por quanto tempo os documentos devem ser guardados?

Os períodos de retenção para diferentes documentos podem variar significativamente. Assim, os documentos fiscais devem ser conservados durante pelo menos 4 anos (n.º 8, n.º 1, artigo 23.º, n.º 5, n.º 3, artigo 24.º do Código Tributário). O período de armazenamento dos documentos gerados durante as atividades das organizações também é estabelecido pela Lista de documentos arquivísticos de gestão padrão gerados durante as atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações, indicando os períodos de armazenamento, aprovada por Despacho do Ministério da Cultura da Rússia datado 25 de agosto de 2010 nº 558 (doravante denominada lista nº 558). Assim, a cláusula 368 da lista nº 558 também estabelece um período de armazenamento de 4 anos para as faturas.

Em alguns casos, este período pode aumentar para 6 anos. Por exemplo, é concedido um período de 6 anos aos participantes em projetos de investimento regionais (cláusula 3 do artigo 89.2 do Código Tributário). As demonstrações financeiras anuais, juntamente com os relatórios de auditoria, aguardam armazenamento permanente (Parte 1, Artigo 29 da Lei “Da Contabilidade” de 6 de dezembro de 2011 nº 402, parágrafos 351, 408 da Lista nº 558).

Se uma empresa contratou funcionários, ela coleta uma quantidade razoável de documentos que precisam ser retidos por muito mais tempo do que os prazos especificados. Por exemplo, um ato sobre a investigação de um acidente industrial com materiais de investigação deve ser armazenado por pelo menos 45 anos (parte 6 do artigo 230 do Código do Trabalho da Federação Russa), e um ato sobre o caso de uma doença ocupacional - por 75 anos (cláusula 33 do regulamento “Sobre a investigação e registro de doenças ocupacionais”, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 15 de dezembro de 2000 nº 967).

Os prazos legalmente estabelecidos para armazenamento de documentos não podem ser reduzidos. Por violação dos prazos de guarda de documentos contábeis, a multa está prevista no art. 15.11 Código de Contra-ordenações.

Para obter informações sobre qual é a responsabilidade do empresário por infrações fiscais, consulte o material .

Organizamos o armazenamento correto das faturas

Continuemos com o exemplo. Stepanova P.A., que anteriormente trabalhou como contador-chefe do empresário individual K.N. Ryabinin, encontrou um emprego semelhante na recém-inaugurada empresa Vozrozhdenie LLC. Lembrando-se das omissões do empregador anterior para garantir a segurança das faturas e demais documentos, ela decidiu assumir o controle dessa questão na nova empresa.

Como a empresa acabava de começar a operar, foi necessário, antes de mais nada, organizar o armazenamento dos documentos, inclusive das faturas. Não encontrou na legislação requisitos especiais para o armazenamento de faturas, pelo que decidiu seguir o procedimento de armazenamento estabelecido para os documentos contabilísticos, segundo o qual os documentos contabilísticos devem ser guardados em salas, cofres ou armários especiais (cláusula 6.2 do regulamento, aprovado por ofício do Ministério das Finanças de 29 de julho de 1983 nº 105).

Entretanto, as faturas não pertencem a formulários de relatórios rígidos e não são documentos que contenham segredos comerciais, pelo que podem ser guardadas sem cofres e armários metálicos. A administração da Vozrozhdenie LLC alocou uma sala separada e isolada no escritório da empresa para essa finalidade. O Contabilista-Chefe identificou os responsáveis pela segurança dos documentos (cláusulas 6.2 a 6.4 do regulamento, aprovado por ofício do Ministério das Finanças n.º 105).

A Vozrozhdenie LLC não registrou faturas no diário de faturas recebidas e emitidas, pois desde 01/01/2015 as empresas não mantêm este diário a menos que sejam desenvolvedoras ou despachantes e não realizem operações intermediárias.

Eles também decidiram não criar arquivos separados de faturas - simplesmente arquivaram as faturas junto com as faturas.

Aprenda a calcular corretamente o prazo de validade de uma fatura

Agora é hora de descobrir como determinar a data de início do período de retenção da fatura.

O procedimento de armazenamento de faturas está descrito na cláusula 10 do Regulamento de manutenção de faturas (até 1º de outubro de 2017 - cláusula 14 do Regulamento de manutenção de registro de faturas recebidas e emitidas), aprovado pelo Decreto Governamental nº 1.137 de 26 de dezembro, 2011. De acordo com este documento regulamentar as faturas devem ser armazenadas por ordem cronológica de acordo com a data da sua emissão ou recebimento para o período fiscal relevante.

O Ministério das Finanças da Federação Russa em cartas datadas de 19 de julho de 2017 nº 03-07-11/45829, datadas de 30 de março de 2012 nº 03-11-11/104 explica que o período de armazenamento começa a contar após o término do período em que a fatura foi utilizada pela última vez para preparação de relatórios fiscais, cálculo e pagamento de imposto, confirmação de receitas e despesas. Ou seja, se a empresa refletir o IVA da fatura especificada na declaração do 3º trimestre de 2017, o período de armazenamento terá início a partir de 01/10/2017.

Para informações sobre como preencher corretamente a declaração de IVA, leia o material .

Na prática, muitas vezes acontece que no arquivamento de documentos as faturas não são separadas das guias de remessa e são estabelecidos os mesmos prazos para sua guarda. Esta abordagem explica-se pelo facto de um aumento voluntário do período de armazenamento (de acordo com o n.º 1 do artigo 29.º da Lei n.º 402-FZ, o período de armazenamento das faturas é de 5 anos e excede o período de armazenamento das faturas) não contradiz a lei. Porém, com este método, o prazo de armazenamento estabelecido para as faturas será violado no caso de:

seus recebimentos após o término do período fiscal;
existem erros que requerem correção;
submissão prematura por algum motivo.

Quando o prazo de validade de uma fatura deve ser estendido?

O período de armazenamento obrigatório de 4 anos previamente acordado para faturas pode ser prorrogado. Isso se deve ao fato de que a partir de 01/01/2015 as empresas podem transferir as deduções fiscais. O direito à transferência das deduções do IVA no prazo de 3 anos a contar da data de registo dos bens (obras, serviços) está consagrado no n.º 2 do art. 171 Código Tributário da Federação Russa.

Para mais informações sobre como determinar o prazo para declaração de deduções em sua declaração de imposto de renda, leia o material .

Levando em consideração a data de recebimento da mercadoria do exemplo considerado (11/08/2017), deverá ser declarada na declaração do 3º trimestre de 2020 caso a empresa adie o desconto por exatos 3 anos. O prazo de validade de 4 anos deverá ser contado a partir de 01/10/2020, ou seja, neste caso, serão na verdade 7 anos.

Ao considerar o prazo de validade estendido das faturas na transferência das deduções, é necessário lembrar que ela não pode ser transferida para dedução na devolução do adiantamento ao comprador por 3 anos. A dedução só poderá ser feita no período de tributação em que se cumpram as condições previstas nos artigos do art. 171, 172 do Código Tributário da Federação Russa (carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 21 de julho de 2015 nº 03-07-11/41908).

Prazo de conservação das faturas eletrónicas

Agora, cada vez mais empresários estão migrando para o gerenciamento eletrônico de documentos, incluindo faturas eletrônicas. Uma fatura eletrônica é equivalente a uma fatura em papel (cláusula 1 do artigo 169 do Código Tributário), o procedimento para sua execução é regulamentado pela ordem do Ministério das Finanças da Rússia “Sobre a aprovação do procedimento para emissão e recebimento de faturas em formulário eletrônico por meio de canais de telecomunicações usando assinatura eletrônica qualificada aprimorada” datado de 10 de novembro de 2015 nº 174n.

Antes mesmo de ser organizado o armazenamento de uma fatura eletrônica, ou seja, já durante a sua execução, é necessário levar em consideração que ela deve ser assinada com uma assinatura eletrônica qualificada (cláusula 6 do artigo 169 do Código Tributário da Federação Russa, carta do Ministério das Finanças da Rússia datado de 05/05/2015 nº 07-01-06/25701).

Para mais informações sobre qual assinatura eletrônica é mais segura para uso em documentos, leia o material .

Os prazos de armazenamento das faturas eletrônicas são iguais aos das faturas em papel - 4 anos (cláusula 1.13 do Procedimento, aprovado por despacho do Ministério das Finanças da Federação Russa de 10 de novembro de 2015 nº 174n, subcláusula 8 da cláusula 1 de Artigo 23.º do Código Tributário). As empresas não são obrigadas a armazenar cópias impressas em papel das notas fiscais eletrônicas (carta da Receita Federal de 06/02/2014 nº GD-4-3/1984).

Resultados

O prazo habitual de conservação das faturas é de 4 anos, independentemente do seu formato (eletrónico ou papel). No entanto, o período pode aumentar se as deduções forem reivindicadas em períodos posteriores.

No processo de trabalho, um empresário acumula diversos papéis: certidões, certidões, formulários. Armazenar documentos de empreendedores individuais é uma tarefa difícil, mas necessária. Como armazená-los: talvez em uma mesa ou em um cofre com tecnologia de proteção a laser? Acontece que a lei prevê várias opções. Iremos informá-lo sobre os períodos de armazenamento de documentos importantes de empreendedores individuais.

Quais documentos manter

A Lei Federal nº 125-FZ “Sobre Arquivamento na Federação Russa” determina quais documentos devem ser armazenados e por quantos anos.

Vários artigos de leis e códigos regulam o período de armazenamento de determinados documentos relacionados às atividades empresariais:

Os documentos contabilísticos, os dados contabilísticos fiscais, qualquer documentação sobre receitas recebidas e despesas necessárias ao cálculo dos impostos, bem como os documentos comprovativos dos pagamentos de impostos já efetuados, devem ser conservados durante pelo menos 4 anos. Esta obrigação está prevista no parágrafo 8º do art. 23 Código Tributário da Federação Russa.
As demonstrações contábeis e os documentos contábeis primários devem ser armazenados por no mínimo 5 anos, conforme previsto no § 1º do art. 29 da Lei Federal “Sobre Contabilidade” nº 402-FZ.
Todos os documentos contábeis e de registro primários para empreendedores individuais, o livro de contabilidade de receitas e despesas (KUDiR), com base na Parte 12 da Ordem nº 86 do Ministério das Finanças da Rússia, um empreendedor individual deve manter pelo menos 4 anos.
Os documentos comprovativos do pagamento das contribuições de seguro ao Fundo de Pensões (PFR), ao Fundo de Segurança Social (FSS) e ao Fundo de Seguro Obrigatório de Saúde (MHIF) devem ser conservados durante 6 anos, com base no n.º 8 do art. 28 da Lei Federal nº 212-FZ.
Arquivos pessoais e cartões de funcionários, inclusive contratados temporariamente, contratos de trabalho com funcionários, documentos de demissão e contratação, com base na Ordem nº 558 do Ministério da Cultura da Rússia, devem ser armazenados por 75 anos. Na lista apresentada nesta ordem, você poderá saber o período de armazenamento de um documento por seu tipo.

Arquivos e cartões pessoais de funcionários, contratos de trabalho com funcionários, documentos de demissão e contratação devem ser guardados por 75 anos.

Os prazos de conservação de documentos indicados aplicam-se a todos os empresários individuais, incluindo aqueles que liquidaram as suas atividades.

Onde guardar documentos

O local de armazenamento dos documentos é determinado pelo próprio empresário individual. Pode ser parte de um escritório, uma sala separada (não um porão ou sótão) ou uma organização de arquivo terceirizada (se houver muita documentação). Os artigos 14 e 17 da Lei Federal nº 125-FZ estipulam a obrigação do empresário de cumprir as regras de arquivo, incluindo as regras para a criação das condições necessárias à postagem de documentos e sua sistematização. Você deve garantir a segurança da própria mídia de papel e de seu conteúdo contra influências externas.

Se os documentos do empresário individual forem perdidos ou danificados

A falta de documentos primários, registros contábeis e fiscais, faturas, bem como o reflexo incorreto de dados em documentos financeiros de forma sistemática (mais de duas vezes por ano) é uma violação grave regulamentada pelo art. 120 Código Tributário da Federação Russa. As multas, neste caso, são fixadas em 10.000 rublos.

Documentos perdidos podem e devem ser recuperados. Você pode solicitar novamente contratos, atos e faturas de suas contrapartes. Em caso de perda de um documento contabilístico, é necessário solicitar uma investigação, eventualmente com a apresentação de um atestado sobre a causa da perda (inundação, roubo, incêndio) ao serviço competente. O relatório com base no resultado da investigação é enviado em formulário livre à Receita Federal (FTS) - lá, por sua vez, são fixados os prazos para a reposição dos papéis.

Os documentos de registro de empresário individual podem ser solicitados individualmente à repartição de finanças, enviando um pedido de segunda via e um recibo de pagamento do imposto estadual no valor de 300 rublos.

Pela ausência de documentos primários e registros contábeis, você pode receber uma multa de 10.000 rublos.

Uma vez expirado o período de arquivamento, os documentos armazenados podem ser descartados: queimados ou cortados com equipamentos especiais. No entanto, tenha muito cuidado para não destruir acidentalmente dados que ainda sejam válidos ou que necessitem de armazenamento.

A lei não limita o empresário individual na lista de papéis que podem ser arquivados. Se for tranquilo e conveniente para você guardar tudo, guarde, mas não onde quiser, mas em locais especiais projetados para isso. Os documentos devidamente colocados no arquivo, como uma armadura, protegerão o seu negócio em caso de litígios com a repartição de finanças ou contrapartes.

Lista de embalagem- um documento contábil primário usado para formalizar a transferência de propriedade (por venda, liberação) de mercadorias ou outros bens materiais do vendedor para o comprador.

A fatura indica o nome (tipo) do produto, o seu preço, quantidade e custo total, bem como o valor do IVA.

Além disso, a nota de entrega deve conter os dados das partes transferidoras e receptoras, assinaturas manuscritas de pessoas autorizadas e o selo da organização.

Formulário de conhecimento de embarque

Em virtude das normas da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 N 402-FZ “Sobre Contabilidade”, todos os fatos da atividade econômica de uma organização estão sujeitos a registro em documentos contábeis primários aprovados pelo chefe da organização mediante proposta do funcionário encarregado de manter registros contábeis.

Nesse caso, a organização pode usar tanto documentos desenvolvidos de forma independente quanto aqueles contidos em álbuns especiais e aprovados pelo Comitê Estadual de Estatística da Rússia.

Assim, a Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia de 25 de dezembro de 1998 N 132 aprovou o Álbum de formas unificadas de documentação contábil primária para registro de operações comerciais, entre as quais está a guia de remessa (Formulário N TORG-12), usada para registrar o venda de itens de estoque para uma organização terceirizada.

Portanto, na prática, as organizações utilizam uma guia de remessa no formulário TORG-12 para registrar a venda (liberação) de itens de estoque para uma organização terceirizada.

Uma nota de remessa pode ser gerada e armazenada tanto em papel quanto eletronicamente.

Cadastro de nota de entrega

Elaboração de nota de entrega

A guia de remessa é lavrada em duas vias, uma das quais fica com a organização fornecedora e serve de base para baixa de itens de estoque.

A segunda via da guia de remessa é transferida para o comprador (destinatário) e serve de base para o registo desses valores e para a dedução do IVA.

Assinando a nota de entrega

Os documentos primários são assinados pelo gerente e contador-chefe ou pessoas autorizadas.

A lista de pessoas autorizadas a assinar documentos primários é aprovada pelo gestor em acordo com o contador-chefe. Assim, o gestor pode transferir o direito de assinar a guia de remessa e formalizar esse direito com procuração ou ordem.

Neste caso, 5 assinaturas podem ser afixadas no TORG-12:

três por parte do vendedor: (gerente, contador, responsável pela remessa). Em algumas grandes organizações, uma pessoa assina a nota de entrega no momento do envio. Normalmente trata-se de um determinado “operador” que, com base nas informações recebidas da contabilidade e do almoxarifado, gera um documento e o assina com a sua assinatura. Este procedimento deve estar consagrado quer em despacho, quer em procuração, quer nas descrições de funções do “operador”;

uma do lado do comprador (responsável pelo recebimento da mercadoria) - na linha “A carga foi recebida pelo destinatário”. Esta linha deve conter a assinatura de um representante oficialmente autorizado do comprador - pode ser uma pessoa sob procuração ou sob a Carta. Portanto, deve ser assinado pelo chefe da organização destinatária (comprador) ou por uma pessoa autorizada com procuração para assinar os documentos primários.

mais uma assinatura - na linha “Carga aceita” - é colocada por qualquer responsável financeiro que efetivamente aceite a carga (na mesma linha são preenchidos os dados da procuração para transporte de mercadorias e materiais). Pode ser um transportador de uma organização de transporte terceirizada ou um representante da organização de compras. O chefe do empreendimento pode aceitar a mercadoria sem procuração - neste caso, ele assina na linha “Aceita a carga” e não preenche as linhas que indicam os dados da procuração.

Ao mesmo tempo, em ambas as linhas “A carga foi recebida pelo destinatário” e “A carga foi aceita” a mesma pessoa pode assinar (se possuir a mercadoria e os materiais e o direito de assinar os documentos primários). Neste caso, a assinatura é colocada apenas na linha “Carga recebida”.

Preenchendo a nota de entrega

Na coluna “Expedidor”, de acordo com os documentos constitutivos, o nome completo ou abreviado do expedidor, endereço legal (possivelmente junto com o real), telefone e dados bancários (r./conta e BIC obrigatórios! ) deve ser indicado.

No caso em que o envio da mercadoria não seja realizado pelo fornecedor, mas sim pela sua unidade estrutural, é necessário indicar o endereço da sua localização na coluna “Unidade estrutural”.

As colunas “conforme OKPO” e “Tipo de atividade conforme OKDP” são indicadas para a entidade que emite a fatura, ou seja, para o vendedor de mercadorias e materiais.

Na coluna do formulário de guia de remessa “Destinatário” são indicados o seu nome completo ou abreviado, endereço postal, número de telefone e dados bancários (são obrigatórios r./conta e BIC!) de acordo com os documentos constitutivos.

A coluna “conforme OKPO” ao lado de “Consignatário” deve ser preenchida.

Nas colunas do formulário da guia de remessa “Fornecedor” e “Pagador”, as mesmas informações são mais frequentemente indicadas nas colunas “Expedidor” e “Destinatário”, respectivamente.

Mas acontece que o fornecedor e o expedidor (pagador e destinatário) são organizações diferentes. Em seguida, nestas colunas são indicados o nome completo ou abreviado da organização, endereço legal, número de telefone e dados bancários de acordo com os documentos constitutivos.

A coluna “Base” do formulário da nota de entrega deverá indicar o número e a data do contrato.

Caso a organização fornecedora não entregue a mercadoria de forma independente, mas envolvendo um transportador (expedidor), será preenchida a coluna “Conhecimento de embarque de transporte” (número e data do conhecimento de embarque).

Antes do quadro resumo do formulário da fatura, nas colunas “Número do documento” e “Data de compilação”, são indicados o número de série da fatura e a data da sua compilação, respetivamente.

A administração fiscal insiste que a data de preparação coincida com a data de envio dos itens de estoque.
Ao preencher a tabela dinâmica, considere os seguintes pontos:

Os dados da tabela resumo do formulário TORG-12 devem corresponder aos dados do formulário da fatura.

Em que:

na coluna 5 da guia de remessa é indicado o código da unidade de medida;

A coluna 6 do formulário da guia de remessa indica o tipo de contêiner (abreviado) em que as mercadorias são transportadas (por exemplo: caixas, caixas, etc.). Se for transportada carga não embalada, estará escrito na linha correspondente “n/a”;

A coluna 9 do formulário da nota de entrega indica o peso de cada produto, tendo em conta a tara. É necessário registrar unidades de massa (kg, etc., etc.).

Na coluna do formulário de conhecimento de embarque, após as palavras “O conhecimento de embarque possui anexo”, o número de folhas de anexos deste formulário é indicado por extenso.

Na coluna após as palavras “e contém” o número de números de série da coluna 1 da tabela dinâmica é indicado em palavras.

na coluna “Total de vagas” do formulário da fatura, o número na intersecção da linha “Total da fatura” e a coluna 8 da tabela resumo;

na coluna “Peso da carga (líquido, kg.)” do formulário da fatura, o número na intersecção da linha “Total da fatura” e coluna 10 do quadro resumo;

na coluna “Peso da carga (bruto, kg)” do formulário da fatura, o número na intersecção da linha “Total da fatura” e coluna 9 do quadro resumo;

na coluna “Valor total emitido” do formulário da fatura, o número na intersecção da linha “Total da fatura” e a coluna 15 do quadro resumo, os copeques são escritos em números;

Por parte do fornecedor, a guia de remessa deverá ser assinada por todos que autorizaram e liberaram a carga, bem como pelo contador-chefe, e certificada com selo.

As datas por parte do vendedor e do pagador devem coincidir com a data da fatura.

Formulário eletrônico de fatura comercial

A forma e o procedimento de elaboração da fatura eletrónica não diferem da forma e do procedimento de elaboração da sua contraparte em papel, com a ressalva de que o documento eletrónico é elaborado numa única via, que é composta por dois ficheiros.

Um deles é formado por parte do vendedor e o segundo, no momento do envio do documento, por parte do comprador.

Para assinar guias de remessa eletrônica, em vez de uma assinatura manuscrita, é utilizada uma assinatura eletrônica (ES), e a guia de remessa eletrônica é assinada com uma assinatura eletrônica por parte do vendedor e outra por parte do comprador. Total de duas assinaturas.

Ao mesmo tempo, nas linhas “Férias autorizadas”, “Contador-chefe (sênior)”, “Carga liberada”, “Carga aceita” e “Carga recebida pelo consignatário” são indicados os nomes completos e cargos das pessoas relevantes, e na linha “Por procuração nº.” - informações sobre a procuração da pessoa autorizada.

Combinar uma fatura e uma nota de entrega num único documento

Uma fatura e uma nota de entrega (TORG-12) podem ser combinadas em um único documento.

Opções para combinar uma fatura e uma nota de entrega em um documento

Para criar um documento em vez de uma fatura e uma guia de remessa, existem duas opções:

Opção 2. Desenvolva você mesmo o formulário do documento combinado. Para fazer isso você deve:

1) complementar o formulário da fatura com os seguintes dados (parte 2 do artigo 9º da Lei N 402-FZ, cláusula 9º das Normas para preenchimento de fatura)):

uma descrição da transação comercial - a liberação das mercadorias (por exemplo, “as mercadorias foram liberadas” ou “a carga foi liberada”);

o título do cargo do representante da sua empresa que liberou a mercadoria, com sua assinatura, sobrenome e iniciais;

descrição da transação comercial - aceitação de mercadorias (por exemplo, “recebeu as mercadorias” ou “recebeu as mercadorias”);

o título do cargo de representante da empresa - comprador ou consignatário, com sua assinatura, sobrenome e iniciais;

2) por ordem do chefe da organização, aprovar tal formulário de fatura alterado como documento primário como um anexo às políticas contábeis.

No entanto, não é possível excluir quaisquer detalhes da fatura do documento combinado.

O procedimento para emissão e registro de um documento combinado

A fatura complementada ou UPD deverá ser lavrada:

no momento do envio, e não dentro de cinco dias corridos a partir da data do envio;

em duas vias, uma das quais é entregue ao comprador e a segunda é registrada no livro de vendas - igual ao normal.

Uma fatura alterada ou UPD para efeitos de cálculo de IVA, imposto de renda, bem como contabilidade serão documentos que comprovam o envio.

O procedimento do comprador para lidar com o documento combinado

Com base na fatura alterada ou UPD, o comprador pode:

aceitar mercadorias para contabilidade;

deduzir o IVA, tal como numa fatura normal;

leve em consideração o custo das mercadorias nas despesas tributárias.

Contabilização de faturas e armazenamento

Não existem regras legais para o registo de faturas.

Portanto, a organização tem o direito de aprovar de forma independente as regras para transferência e armazenamento de documentos.

Na prática, um armazém normalmente elabora um relatório de mercadorias (o documento principal com base no qual os dados sobre a venda de mercadorias e o seu custo são refletidos na contabilidade), ao qual as faturas são anexadas em ordem cronológica.

Ainda tem dúvidas sobre contabilidade e impostos? Pergunte a eles no fórum de contabilidade.

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