As facturas devem ser anexadas ao livro de compras e vendas e assim arquivadas, ou as facturas podem ser arquivadas juntamente com as facturas? Como armazenar faturas

A legislação não dá resposta a esta questão.

Não é necessário arquivar faturas no livro de compras e no livro de vendas.

Como regra geral, a organização deve arquivar os documentos contábeis primários em ordem cronológica e armazená-los em salas especiais, cofres ou armários (cláusula 6.2 do Regulamento, aprovado).

Assim, você pode armazenar faturas junto com faturas, se for conveniente para você.

Sergei Razgulin, Conselheiro de Estado Interino da Federação Russa, 3ª classe

Como armazenar documentos contábeis

Armazenar

Para o armazenamento de documentos contábeis, é necessário equipar salas especiais, cofres ou armários (cláusula 6.2 do Regulamento, aprovado por carta do Ministério das Finanças da URSS de 29 de julho de 1983 nº 105). Os requisitos para o arranjo de tais armazenamentos são dados nas Regras aprovadas por .*

Armazene formulários de responsabilidade estrita em cofres, armários metálicos ou em salas especiais para garantir sua segurança (cláusula 16 do Regulamento aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 6 de maio de 2008 nº 359). Colete ordens de pagamento, relatórios antecipados, extratos bancários com documentos relacionados em ordem cronológica e encaderne.

Guarde os documentos classificados como "segredo comercial" em cofres.

Guarde o restante dos documentos em salas especiais ou em armários com fechadura sob a responsabilidade de pessoas autorizadas pelo contador-chefe.

A organização tem o direito de armazenar documentos contábeis em formato eletrônico. A explicação é simples.*

De acordo com a legislação sobre contabilidade, os documentos contábeis primários e consolidados podem ser elaborados em papel ou em meio eletrônico (inciso 5 do artigo 9º da Lei de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ). Os registros contábeis fiscais também podem ser mantidos em papel, em formato eletrônico e (ou) em qualquer meio de máquina (). Finalmente, as declarações fiscais (cálculos) podem e, em alguns casos, devem ser enviadas eletronicamente ().

E como a fonte primária, os documentos contábeis e tributários, bem como as declarações fiscais (cálculos), podem ser compilados eletronicamente, eles podem ser armazenados no mesmo formato. A impressão não é necessária. A única condição é que tais documentos sejam certificados por todas as regras com assinatura eletrônica.*

Conclusões semelhantes estão nas cartas do Ministério das Finanças da Rússia datadas de 22 de agosto de 2012 nº 03-02-07 / 1-202 e datadas de 24 de julho de 2008 nº 03-02-07 / 1-314.

A pedido de agências reguladoras, incluindo a inspeção fiscal, cópias de documentos eletrônicos deverão ser impressas e certificadas manualmente antes de serem enviadas para verificação (cláusula 1, artigo 252, cláusula 1, artigo 93 do Código Tributário da Rússia Federação). Esta conclusão é baseada nas disposições da parte 6 do artigo 9 da Lei de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ, artigos e no Código Tributário da Federação Russa.

Para organizar o armazenamento de documentos em formato eletrônico, aplique o Regulamento aprovado pela carta do Ministério das Finanças da URSS de 29 de julho de 1983 nº 105 (na medida em que não contrarie a lei) e as Regras aprovadas por despacho do Ministério da Cultura da Rússia de 31 de março de 2015 nº 526. * Faça isso antes da aprovação da norma contábil federal, que estabelece os requisitos para documentos e fluxo de trabalho na contabilidade. Isso é afirmado nas informações do Ministério das Finanças da Rússia nº PZ-13/2015.

Em particular, documentos eletrônicos de texto para armazenamento no arquivo da organização devem ser transferidos no formato PDF/A. Além disso, pelo menos uma vez a cada cinco anos, verifique a condição da mídia do documento eletrônico e se os próprios documentos podem ser reproduzidos. Esses são os requisitos dos parágrafos e 2.32 das Regras, aprovados por despacho do Ministério da Cultura da Rússia de 31 de março de 2015 nº 526.

Olga Tsibizova,

Como manter registros de faturas recebidas e emitidas

Quem deve liderar

A organização também é obrigada a armazenar e arquivar em ordem cronológica:*

• próprias faturas (incluindo corretivas, corrigidas). Ao mesmo tempo, as faturas emitidas em formato eletrônico podem ser armazenadas sem impressão (carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia de 6 de fevereiro de 2014 nº GD-4-3 / 1984);
• confirmação dos operadores de gestão electrónica de documentos.

Olga Tsibizova, Vice-Diretor do Departamento de Política Tributária e Aduaneira do Ministério das Finanças da Rússia

Como manter um livro de compras

Fazendo um livro de compras

Olga Tsibizova, Vice-Diretor do Departamento de Política Tributária e Aduaneira do Ministério das Finanças da Rússia

Como manter um livro razão de vendas

Fazendo um livro de vendas

• Baixar formulários

. O documento contém informações sobre o vendedor e o comprador.

Quantas cópias você precisa fazer? O conhecimento de embarque deve ser emitido em duas vias:

• uma cópia deve permanecer com a empresa fornecedora da mercadoria, pois é o principal documento contábil para a baixa da mercadoria;
• a segunda deve ser com a organização compradora dos produtos, e é o direito de uso dos itens de estoque.

No papel, 5 assinaturas são aposta:

1. três do fornecedor;
2. um do lado do destinatário;
3. outro fica encarregado da carga, na linha “A carga foi recebida pelo consignatário”.

Você pode aprender a preencher corretamente uma nota de remessa, bem como estudar o formulário e o modelo de formulário TORG-12 em.

Requisitos para a versão eletrônica

A formação de uma versão eletrônica é semelhante ao papel, a única diferença é que o TN eletrônico é criado em uma cópia. É composto por dois arquivos: o primeiro arquivo é compilado pelo vendedor, o segundo - do lado do comprador, ao enviar o documento.

Uma assinatura eletrônica é usada para assinar a versão eletrônica. Deve haver apenas duas assinaturas na fatura - uma de cada lado.

Assim, a versão em papel do TN não requer assinatura eletrônica, podendo ser compilada e transferida sem o uso de computador e internet.

Uma versão eletrônica do TN pode ser elaborada nos casos em que ambas as partes tenham acesso à Internet e todos tenham uma assinatura eletrônica.

Regras gerais

Leia sobre por que uma nota de entrega é necessária, se ela pode substituir um recibo de venda e você aprenderá sobre a diferença entre uma fatura e uma nota de entrega, bem como as nuances do uso de ambos os documentos.

Quem deve aplicar?

Este documento é emitido pelo expedidor. Como receber mercadorias? As mercadorias são recebidas por um funcionário da organização-comprador. Ele deve carimbar e assinar no TN, ou apresentar procuração e assinar (leia sobre quem deve assinar “carga recebida”, “carga recebida” e outros).

Porém, antes de colocar sua assinatura, o funcionário deve verificar no estoque a conformidade com os dados indicados na nota fiscal, bem como as características de quantidade e qualidade.

Se após a aceitação foi constatado que as características da mercadoria não correspondem aos dados do documento, então, antes de tudo, isso é documentado - é lavrado um ato. Após a lavratura do ato, é elaborada uma reclamação e enviada ao fornecedor juntamente com uma cópia do ato.

Esse o procedimento deve ser concluído dentro do prazo especificado no contrato(se não houver prazo, então o mais rápido possível).

O comprador na reclamação pode declarar que:

• recusa o produto e exige reembolso (caso o pagamento tenha sido feito);
• exige a transferência das mercadorias em falta (em caso de falta);
• concorda com uma quantidade menor de produtos e exige a devolução de parte do dinheiro caso o pagamento tenha sido feito.

Contabilidade

As regras contábeis para este documento não são estabelecidas por lei, portanto a organização tem o direito de aprovar as regras de transporte e armazenamento de faturas por conta própria.

Na maioria dos casos, um armazém gera um relatório de vendas, que é um documento com base no qual o relatório reflete os dados da venda de objetos, seu custo.

As faturas são anexadas ao relatório. Eles são adicionados em ordem cronológica. Ao contabilizar objetos, os registros são mantidos em um log ou banco de dados de computador que refletem a mudança no estado dos produtos que são levados em consideração. Essas entradas são chamadas de transações.

Lançamentos para recebimento de mercadorias:

• Dt 41 Kt 60 - recebimento de produtos.
• Dt 19 Kt 60 - reflexo do IVA recebido.
• Dt 68-IVA Kt 19 - IVA aceite para crédito.
• Dt 44-TZR Kt 60 - o custo dos serviços de empresas terceirizadas.
• Dt 60 Kt 51 - transferência de pré-pagamento.
• Dt 41 Kt 42 é um reflexo do valor da margem comercial.
• Dt 15 Kt 60 - um reflexo do custo dos materiais de fato.

Lançamentos para embarque de mercadorias:

1. Caso o pagamento seja feito posteriormente.
   • Dt 90.02 Kt 43, 41 - remessa de objetos entregues acabados.
   • Dt 62,01 Kt 90,01 - reflexo das receitas com IVA.
   • Dt 90,03 Kt 68,2 - o valor do IVA.
   • Dt 51 Kt 62.01 - reflexo do pagamento da dívida pelo embarque.
2. Se o pagamento antecipado foi feito
   • Dt 51 Kt 62.02 - crédito de pré-pagamento.
   • Dt 76.AB Kt 68.02 - Taxa de IVA.
   • Dt 90,2 Kt 43,41 - embarque de produtos.
   • Dt 62,01 Kt 90,1 - receita com IVA.
   • Dt 62.02 Ct 62.01 - adiantamento por conta do embarque.
   • Dt 68.02 Ct 76.AB - o valor do IVA é creditado do pagamento antecipado que foi feito anteriormente.

Operações de venda de produtos (atacado):

• Dt 51 Kt 62.02 - crédito de pagamento.
• Dt 76.AB Kt 68.02 - emissão de fatura para pagamento antecipado.
• Dt 62.01 Kt 90.01.1 - contabilização da receita da venda de produtos.
• Dt 90,03 Kt 68,02 - Taxa de IVA.
• Dt 90.02.1 Kt 41.01 - baixa de unidades vendidas.
• Dt 62,02 Kt 62,01 - adiantamento.
• Dt 68.02 Ct 76.AB - dedução antecipada do IVA.

Processos de fornecimento de produtos:

• Dt 90,2 Kt 41 - reflexo do descarte de mercadorias.
• Dt 62,01 Kt 90,1 - reflexo das receitas no valor da venda dos objectos com IVA.
• Dt 90,3 Kt 68,2 - reflexo do valor do IVA.

Leia sobre as regras importantes para o preenchimento do TORG-12 com e sem IVA, e com você aprenderá como elaborar corretamente uma nota de remessa para um empresário individual.

O que fazer se o comprador não devolver o TN assinado?

Depois de carimbado e assinado o documento, o comprador deve devolver o TN ao fornecedor. Isso é feito para registrar o recebimento das mercadorias pelo cliente.

Caso o comprador não tenha devolvido a fatura, o fornecedor tem todo o direito de exigir judicialmente a emissão de um certificado de aceitação do produto do destinatário.

Para fazer isso, é necessário abordar com competência a evidência do fato da entrega da mercadoria ao comprador. É melhor envolver um advogado para apresentar um pedido de devolução ao tribunal. Para fazer uma reclamação por conta própria, você precisa seguir as regras estabelecidas por lei.

A declaração de reivindicação é apresentada exclusivamente na forma de um documento escrito. A reclamação deve indicar:

1. O nome do tribunal onde o pedido está sendo feito.
2. Nome oficial completo do autor.
3. Nome oficial completo do réu.
4. O que são violações de direitos? Alegações do autor.
5. O preço da reivindicação.
6. Circunstâncias em que a reclamação é feita.
7. Prova.
8. Documentos anexados ao requerimento.
9. A data em que o documento foi criado.

Período de retenção da organização

Como o TN é o principal documento contábil, ele deve ser mantido por 5 anos após o ano de referência. Consequentemente, este o documento deve ser armazenado em um ambiente seguro, onde ficará protegido de alterações:

• o acesso deve ser permitido apenas para um determinado círculo de pessoas;
• parâmetros apropriados do estado do ambiente devem ser criados e condições de proteção contra incêndio devem ser fornecidas.

Esses requisitos são definidos por lei federal.

Um documento como uma carta de porte é usado para atestar o fato da transferência de propriedade de um determinado produto do vendedor para o comprador. Pela importância deste documento, o mesmo está sujeito a requisitos de estrita aderência à estrutura durante a execução e armazenamento adequado após a transação.

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Os períodos de retenção da fatura foram alterados desde 1º de outubro de 2017? Como organizar o armazenamento de notas fiscais eletrônicas? É necessário guardar cópias? Onde os documentos devem ser guardados? Vamos descobrir.

Armazenamento de faturas: noções básicas

Cada organização e empresário é obrigado a manter os documentos contábeis. Isso é exigido pelo artigo 29 da Lei de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ. O chefe da organização deve garantir o armazenamento de documentos na organização. E o empresário individual é responsável por isso de forma independente (artigo 7º da Lei de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ).

Faturas, incluindo eletrônico, deve ser armazenado por pelo menos quatro anos após o final do trimestre em que o documento foi usado pela última vez para cálculo de impostos e relatórios de impostos (cláusula 8 cláusula 1 artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa, cláusula 1.13 do Procedimento para emissão e recebimento de faturas em formato eletrônico).

Alterações desde 1º de outubro de 2017

Este documento põe em vigor:

• formulário de fatura;
• forma de livro de vendas;
• formulário de livro de compra;
• a forma do diário contábil das faturas recebidas e emitidas.

No entanto, para além disso, foram também introduzidas alterações às regras relativas ao armazenamento de faturas. Vamos falar sobre eles com mais detalhes.

Armazenar faturas em ordem cronológica

Períodos de retenção da fatura

A partir de 1º de outubro de 2017, as faturas ainda precisarão ser armazenadas por 4 anos. Durante este período, é necessário organizar o armazenamento:

• ao mandante (principal) - cópias das faturas que o intermediário lhe entregou. O intermediário os recebe dos vendedores na compra de bens (obras, serviços) para o mandante (principal);
• ao cliente das obras (investidor) - cópias das faturas que o incorporador (cliente na qualidade de incorporador) lhe entregou. Ele, por sua vez, os recebe dos vendedores na compra de mercadorias (obras, serviços) para o comprador (investidor);
• ao cliente dos serviços de encaminhamento - cópias das faturas, que lhe foram entregues pelo remetente. Ele recebe essas faturas dos vendedores na compra de mercadorias (obras, serviços) para o cliente.

É necessário armazenar todos os tipos de faturas: primárias, corretivas e corrigidas. As cópias das faturas em papel recebidas de intermediários devem ser certificadas por suas assinaturas (expedidores, principais, desenvolvedores ou despachantes).

Esclarecimentos de termos afetaram não apenas faturas

Além disso, o Decreto do Governo nº 981, de 19 de agosto de 2017, esclarece que, a partir de 1º de outubro de 2017, alguns outros documentos “contábeis” para várias operações devem ser armazenados por 4 anos. Damos o prazo de validade na tabela.

Operação	o que armazenar
Importação de países da EAEU	Pedidos de importação de bens e de pagamento de impostos indirectos, respectivas cópias autenticadas, cópias de ordens de pagamento e demais documentos relativos ao pagamento do IVA.
Importar de outros países	Declarações aduaneiras, respectivas cópias autenticadas e outros documentos relativos ao pagamento do IVA na alfândega.
Despesas de viagem para aluguel e viagens	formulários de relatórios rigorosos (suas cópias) com uma linha separada para o valor do IVA.
para IVA, que é reposto por um acionista, participante ou acionista	Documentos pelos quais as partes elaboram a transferência de propriedade, ativos intangíveis, direitos de propriedade (cláusula 3 do artigo 170 do Código Tributário da Federação Russa) - na forma de cópias autenticadas.
para IVA, que é restaurado quando o custo diminui (subcláusula 4, cláusula 3, artigo 170 do Código Tributário da Federação Russa	cálculo da demonstração contábil (artigo 171.1 do Código Tributário da Federação Russa.
- para IVA, que é reposto na compra ou construção de ativos fixos	cálculo da demonstração contábil (artigo 171.1 do Código Tributário da Federação Russa).

Além disso, por 4 anos, você precisa armazenar documentos primários e outros com dados resumidos (consolidados) sobre as transações de cada mês ou trimestre, que são registrados no livro de vendas.

"Comércio: contabilidade e tributação", 2010, N 12

Nos fóruns de contabilidade, muitas vezes há disputas sobre como armazenar adequadamente as faturas recebidas dos fornecedores. Alguns contribuintes argumentam que esses documentos fiscais devem ser mantidos estritamente em ordem cronológica, separadamente de outros "documentos primários". Outros não concordam com eles, acreditando que é muito mais conveniente juntar as notas fiscais com as notas fiscais originais (atos de trabalho executados). Alguém tem o ponto de vista de que é necessário armazenar as faturas na ordem em que são refletidas no livro de compras, outra opção é para cada contraparte separadamente. Em geral, as opiniões divergem sobre esta questão. Neste artigo, vamos considerar o procedimento de armazenamento de notas fiscais, previsto em documentos regulamentares, e descobrir se há responsabilidade pelo desvio dessas regras.

Analisamos o "normativo"

O único documento que estabelece o procedimento de armazenamento de faturas são as Regras para manutenção de registros de faturas recebidas e emitidas, livros de compras e livros de vendas no cálculo do imposto sobre valor agregado, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 2 de dezembro de 2000 N 914 (doravante referido como as Regras). Estas Normas determinam o procedimento de manutenção por compradores e vendedores de mercadorias (obras executadas, serviços prestados), direitos de propriedade - contribuintes do IVA registros de faturas recebidas e emitidas, livros de compras e livros de vendas no cálculo do IVA, bem como registo de folhas adicionais do livro de compras e folhas adicionais do livro de vendas.

Em particular, o parágrafo 1 da parte 1 das Regras estabelece: os compradores mantêm um registro dos recebidos dos vendedores faturas originais em que estão armazenadas, e os vendedores mantêm um registro das faturas emitidas para os compradores, em que suas segundas cópias são armazenadas. Este parágrafo indica que as faturas recebidas (além disso, os originais) são armazenadas no diário contábil. Não há e não pode haver indícios de que outro "documento primário" seja arquivado junto com eles, uma vez que as finalidades de compilação desses documentos são diferentes. Como você sabe, a fatura é um documento que serve de base para o comprador aceitar as mercadorias (obras, serviços) apresentadas pelo vendedor, direitos patrimoniais de valores de impostos para dedução na forma prescrita no cap. 21 do Código Tributário da Federação Russa (cláusula 1 do artigo 169 do Código Tributário da Federação Russa). A carta de porte é a base para a aceitação de mercadorias (obras, serviços) para contabilidade, bem como para sua baixa em caso de venda<1>). O ato de trabalho realizado confirma os custos da organização comercial para fins fiscais. Conclusão: as faturas devem ser mantidas separadas de outros documentos.

<1>Aprovado pelo Decreto do Comitê Estatal de Estatística da Rússia datado de 25 de dezembro de 1998 N 132.

Avançar. Os compradores mantêm registros das faturas à medida que são recebidas dos vendedores, e os vendedores mantêm registros das faturas emitidas aos compradores em ordem cronológica (cláusula 2 das Regras). E aqui está tudo claro: as faturas dos fornecedores devem ser armazenadas na ordem em que chegam (ou na qual são refletidas no livro razão).

Logs de faturas recebidas e emitidas devem ser atadas e suas páginas numeradas(artigo 6.º do Regulamento). A partir dessa redação, não fica totalmente claro o que é um diário contábil: ou é uma espécie de registro no qual as faturas "recebidas" são registradas (listadas) (e é ele que deve ser atado e numerado), ou é o próprias faturas recebidas dos fornecedores. Refira-se que no Procedimento anteriormente existente para manutenção de diários contabilísticos de faturas para liquidações de IVA<2>isso foi discutido mais especificamente: as notas fiscais nos diários contábeis devem ser arquivadas e numeradas. Segundo o autor, com a mudança na redação, a essência não mudou. E as facturas, para garantir a sua segurança, estão sujeitas a uma contabilidade rigorosa (ou seja, devem ser numeradas e atadas).

<2>Aprovado por Decreto do Governo da Federação Russa de 29 de julho de 1996 N 914. Perdeu a força em 1º de janeiro de 2001.

Não há outras instruções sobre o procedimento de armazenamento de notas fiscais no Regulamento, bem como em outros documentos regulamentares. A menos que tenham uma vida útil mínima. § 8º do § 1º do art. 23 do Código Tributário da Federação Russa estabelece um requisito geral para o período durante o qual o contribuinte é obrigado a garantir a segurança dos dados contábeis tributários e outros documentos necessários para o cálculo e pagamento de impostos, e esse período é de quatro anos. Além disso, o parágrafo 368 da Lista de documentos típicos de arquivo gerencial gerados no curso das atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações, indicando os períodos de armazenamento<3>confirma-se que o período de armazenamento da fatura é de quatro anos. Note-se que para a guarda do livro de compras e do livro de vendas é fixado um prazo diferente - cinco anos (artigos 15.º, 27.º do Regulamento).

<3>Aprovado pela Ordem do Ministério da Cultura da Rússia de 25.08.2010 N 558. O início do documento é 01.10.2010.

muitas opções

Como já observado, na prática, os contadores nem sempre aderem às Regras descritas acima, argumentando da seguinte forma.

1. É mais conveniente quando os documentos (fatura, carta de porte) são armazenados juntos. Com efeito, quando a contraparte pede para enviar, por exemplo, por fax, cópias de documentos ou o "primário" que a direcção da organização necessita para efeitos de gestão, é mais cómodo e rápido encontrar os papéis necessários se estiverem juntos. No entanto, essa opção de armazenamento de documentos parece errada para o autor do artigo. Existe uma saída: o contador pode fazer fotocópias de faturas anexando-as junto com notas de remessa (Formulário N TORG-12) ou atos de trabalho executados no pedido de diário apropriado. E o documento fiscal original, como esperado, será anexado ao registro da nota fiscal. Esta opção pode ser usada por uma organização cujo fluxo de trabalho é insignificante. Com um grande número de documentos "recebidos", é claro, isso não é uma opção.

A duplicação de documentos deve ser usada se formulários de relatório rígidos aparecerem na contabilidade. Por exemplo, SSO para despesas de viagem, em regra, é suportado pelo relatório de antecedência (confirmando assim a legitimidade das despesas de imposto de renda). Neste caso, uma cópia do mesmo é anexada à pasta com as faturas recebidas. Observe que não é de fundamental importância onde o original será armazenado e onde uma cópia do BSO será armazenada (parágrafo 2, cláusula 5 das Regras). Mas é conveniente fazer uma anotação na fotocópia do formulário (o bilhete original da ferrovia é anexado ao relatório antecipado N XX datado de XX.XX.XXXX).

1. É mais conveniente quando os documentos primários são armazenados (colocados) em conjuntos para cada contraparte. Por exemplo, contadores de algumas organizações mantêm registros de contrapartes "primárias" em ordem alfabética. Isso também tem suas vantagens: é mais fácil encontrar documentos e, se necessário, conciliar acordos com fornecedores.
2. É mais prático se as notas fiscais forem armazenadas na ordem em que aparecem no livro de compras. Esta é talvez a forma mais eficiente de armazenar documentos em termos de produtividade. Nesse caso, é mais fácil para o pessoal da contabilidade e para as autoridades reguladoras encontrar o documento necessário para verificar a exatidão do cálculo da base de cálculo do IVA (a validade da dedução fiscal). Isto é especialmente útil quando o período de dedução do IVA não coincide com a data de receção da fatura do fornecedor (por exemplo, durante as operações de exportação).

Combinação de modos

Dúvidas sobre o procedimento de armazenamento de faturas geralmente surgem de vendedores que combinam dois regimes tributários (por exemplo, um regime tributário geral e um regime especial na forma de UTII). Nesse caso, segundo o autor, o contador de uma organização de classe em relação às notas fiscais relativas às atividades tributadas no âmbito do TSNO deve utilizar o procedimento descrito acima, e em relação às notas fiscais de “regime especial”, pode mantê-las fixadas a outra” primária". O fato é que o procedimento especificado nas Regras se aplica apenas aos contribuintes do IVA. Uma vez que a organização transferida para o pagamento da UTII não é contribuinte do IVA, respectivamente, e não precisa seguir as Regras.

Preciso vincular faturas?

A resposta a esta pergunta deve ser abordada de um ponto de vista prático. O documento normativo prevê: os diários contábeis das notas fiscais recebidas e emitidas devem ser lacrados, e suas páginas numeradas. E está certo. Ainda assim, o período de armazenamento dos documentos fiscais nomeados é bastante longo e, durante esse período, os funcionários da contabilidade e os chefes de uma empresa comercial podem mudar. Por outro lado, no decurso das suas atividades, o contabilista muitas vezes se depara com a necessidade de copiar um ou outro documento (incluindo a pedido da repartição de finanças), e quando são costurados numa pasta grossa, é inconveniente para fazer isso.

Além disso, chamamos a atenção do leitor para o seguinte. Ao arquivar documentos, a pessoa diretamente envolvida com ele deve ter extremo cuidado em suas ações para não prejudicar as informações contidas na nota fiscal (por exemplo, não furar o número e a data de emissão da nota fiscal), pois o a ausência de detalhes obrigatórios na fatura pode servir de base para recusar a aceitação de valores de impostos para dedução pelos fiscais de impostos.

Formamos um jornal contábil

Os documentos regulamentares não especificam por quanto tempo o diário contábil da fatura deve ser formado. E se assim for, dependendo do número de documentos e do desejo do contador, pode ser um trimestre, mês, década ou outro intervalo de tempo (é aconselhável estabelecer com documentos internos).

Além disso, no nível legislativo, o formulário da revista também não é aprovado, portanto a entidade de classe deve aprová-la por conta própria. Se a contabilidade for mantida usando um produto de software, provavelmente o programa permitirá que você imprima uma espécie de registro de todas as faturas recebidas. Por exemplo, no programa 1C, ao gerar um livro de compras, há uma marca de seleção "Caderno de notas fiscais recebidas". Quando formado, o conteúdo do livro de compras é praticamente duplicado. Ao imprimir este cadastro, pode ser necessário corrigi-lo manualmente (por exemplo, salvando-o para isso no Excel). A propósito, as organizações que mantêm registros manualmente, ao desenvolver um diário de contabilidade para faturas recebidas, podem tomar como base exatamente o registro que inclui as seguintes colunas: número de série, data e número da fatura, nome da contraparte, valor dos valores recebidos de IVA incluído.

divisões separadas

Para empresas com divisões separadas, o procedimento de armazenamento, bem como o método de transferência de seções do registro de faturas recebidas e emitidas, livros de compras e livros de vendas não são definidos no nível legislativo. Para tanto, recorremos às normas da legislação tributária e aos esclarecimentos de especialistas de diversos departamentos.

De acordo com o art. 143 do Código Tributário da Federação Russa, organizações e empresários individuais são reconhecidos como contribuintes do IVA. Além disso, a obrigação de pagar imposto de acordo com o parágrafo 2º do art. 174 do Código Tributário da Federação Russa deve ser executado pelo contribuinte no local de seu registro na autoridade fiscal. Organizações com subdivisões separadas pagam impostos centralmente sem distribuí-los entre essas unidades estruturais (Carta do Ministério de Tributação da Rússia datada de 04.11.2002 N VG-6-03 / [e-mail protegido]). O relatório também é enviado apenas no local da organização controladora (cláusula 5, artigo 174 do Código Tributário da Federação Russa).

Logs de faturas recebidas e emitidas, livros de compras e livros de vendas são mantidos por divisões estruturais na forma de seções de revistas contábeis unificadas, livros unificados de compras e vendas da organização (Carta do Ministério de Impostos da Rússia de 21/05/2001 N VG-6-03 / 404).

Para o período de reporte, subdivisões separadas apresentam os documentos especificados para registro de registros unificados de faturas recebidas e emitidas, livros de compras e vendas do contribuinte e para a preparação de declarações de IVA.

O procedimento para emissão de faturas, livros de compras e vendas, bem como sua transferência de uma subdivisão separada para a organização controladora, deve ser refletido na política contábil da organização para fins fiscais.

Momento chave. O procedimento para transferência de faturas, livros de compras e livros de vendas de uma subdivisão separada para a organização controladora deve ser refletido na política contábil da organização para fins fiscais.

• são transferidos os originais das faturas emitidas e recebidas, a seção original do livro unificado de vendas e a seção original do livro unificado de compras. Aprova-se o prazo para a transferência de documentos e o cargo do responsável pela transferência de dados;
• cópias de faturas emitidas e recebidas, cópias da seção do livro unificado de vendas e da seção do livro unificado de compras são transferidas (os originais são armazenados em uma subdivisão separada). Aprova-se o prazo para a transferência de documentos e o cargo do responsável pela transferência de dados;
• os dados das faturas emitidas e recebidas são transmitidos de qualquer outra forma que permita à organização matriz emitir diários unificados de faturas emitidas e recebidas, um único livro de vendas e um único livro de compras (por exemplo, via comunicação eletrônica). O prazo para a transferência e o cargo do responsável pela transferência de dados são aprovados.

Assim, o local de guarda das faturas originais pode ser determinado pela empresa de forma independente de acordo com o procedimento estabelecido na política contábil.

Observe que, de acordo com o art. 93 do Código Tributário da Federação Russa, um funcionário de uma autoridade tributária que realiza uma auditoria tributária tem o direito de exigir da pessoa que está sendo auditada os documentos necessários para a auditoria, atendendo a essa pessoa com uma solicitação de envio de documentos. Os documentos que forem solicitados em auditoria fiscal são apresentados no prazo de 10 dias a contar da data de entrega do respetivo pedido, mediante cópia autenticada pelo auditado.

Portanto, uma organização que optou pela opção de armazenar as notas fiscais no local de suas subdivisões localizadas em outra região deve levar em consideração que, nesse caso, pode gastar um tempo considerável no cumprimento da exigência do fisco de enviar esses documentos.

E a responsabilidade?

Uma violação grosseira por uma organização das regras de contabilização de receitas e (ou) despesas e (ou) objetos de tributação prevê a imposição de multa administrativa aos infratores nos termos do art. 120 do Código Tributário da Federação Russa. O que os legisladores querem dizer com violação grave? De acordo com o n.º 3 do art. 120 do Código Tributário da Federação Russa, uma violação grosseira das regras de contabilização de receitas e despesas e objetos de tributação para os fins deste artigo significa a ausência de documentos primários, ou a ausência de faturas, ou contabilidade ou contabilidade fiscal registos, reflexos sistemáticos (duas ou mais durante o ano civil) extemporâneos ou incorretos nas contas de contabilidade, nos registos contabilísticos fiscais e na comunicação de transações comerciais, numerário, valores materiais, ativos incorpóreos e aplicações financeiras do contribuinte. As infrações ao procedimento de arquivamento de documentos fiscais não estão nomeadas no texto deste artigo e, consequentemente, não está definida a medida de responsabilidade. Além disso, tais ações do contribuinte não podem ser motivo para recusar a aplicação da dedução do IVA.

Existem exemplos de decisões judiciais que confirmam esta conclusão (ver, por exemplo, Resolução do Nono Tribunal Arbitral de Recurso de 24 de setembro de 2008 N 09AP-11381 / 2008-AK<4>).

<4>O Decreto do Serviço Federal Antimonopólio da Região de Moscou nº КА-А40/11617-08 de 16.12.2008 deixou inalterada a decisão do Tribunal Arbitral de Moscou neste caso.

No recurso, o fisco destacou que, nos termos do § 6º do Regimento, os registros das notas fiscais recebidas e emitidas devem ser lacrados, e suas páginas numeradas. No decurso das medidas de controlo fiscal, constatou-se que os diários de contabilidade apresentados das faturas recebidas e emitidas não estavam atados e numerados, ou seja, foram elaborados em desacordo com o despacho.

O tribunal observou que este argumento da autoridade fiscal não corresponde às circunstâncias reais, e também não pode ser uma base para recusar a aplicação da dedução do IVA ao contribuinte. As normas da legislação tributária, em especial o § 2º do art. 93 do Código Tributário da Federação Russa prevê a apresentação de documentos à autoridade fiscal na forma de cópias autenticadas. Face ao exposto, com base nas cópias apresentadas dos registos das facturas recebidas e emitidas, a Autoridade Tributária não pôde tirar qualquer conclusão sobre a execução incorrecta dos originais dos referidos documentos, lavrados pela recorrente em cumprimento integral dos requisitos da lei. A organização apresentou à autoridade fiscal um pacote completo de documentos que atendem aos requisitos do art. Arte. 169 e 172 do Código Tributário da Federação Russa, confirmando a compra de mercadorias (obras, serviços), seu pagamento (incluindo IVA) e sua aceitação para contabilidade. Em virtude do art. 172 do Código Tributário da Federação Russa, mesmo que a organização não tenha apresentado à autoridade tributária ou não tenha apresentado na forma adequada os registros de faturas recebidas e emitidas, ela não pode ser privada do direito de aplicar deduções fiscais.

* * *

Vamos resumir. Todas as opções de armazenamento de notas fiscais têm seus adeptos e seguidores. Como pode ser visto no artigo, a legislação da Federação Russa não prevê a responsabilidade pelo desvio dos contribuintes dessas regras. E, nesse caso, a organização comercial decidirá sobre o método de armazenamento dos dados dos documentos fiscais por conta própria. Pela experiência prática, notamos que geralmente não há reclamações das autoridades reguladoras sobre o armazenamento de faturas. O principal requisito dos inspetores (inspetores fiscais, auditores) é a capacidade de encontrar rapidamente um documento fiscal devidamente executado. Ou seja, se uma organização comercial, por razões de economia de tempo de trabalho, decidiu armazenar as notas fiscais de maneira diferente da descrita na primeira parte deste artigo, não há nada de errado nisso. No entanto, recomendamos que após o final do ano civil, os registos das faturas recebidas e emitidas sejam ajustados ao Regulamento.

S.V. Manokhova

Editor de revista

"Troca:

Contabilidade

e tributação"

No processo de trabalho, o empresário acumula diversos papéis: certidões, certidões, formulários. Armazenar documentos IP é uma tarefa difícil, mas necessária. E como armazená-los: talvez em uma mesa ou você precisa de um cofre com tecnologia de proteção a laser? Acontece que a lei oferece várias opções. Informaremos sobre os períodos de retenção de documentos IP importantes.

Quais documentos guardar

A Lei Federal nº 125-FZ "Sobre arquivamento na Federação Russa" determina quais papéis e quantos anos armazenar.

Vários artigos de leis e códigos regulam o período de armazenamento de determinados documentos relacionados à atividade empresarial:

1. Documentos contábeis, registros fiscais, qualquer documentação de receitas e despesas necessárias para o cálculo dos impostos, bem como documentos que comprovem os pagamentos de impostos já efetuados, devem ser guardados por pelo menos 4 anos. Essa obrigação está prevista no § 8º do art. 23 do Código Tributário da Federação Russa.
2. Demonstrações financeiras, documentos contábeis primários devem ser mantidos por pelo menos 5 anos, conforme estabelecido no parágrafo 1º do art. 29 da Lei Federal "Sobre a Contabilidade" nº 402-FZ.
3. Todos os documentos primários de contabilidade e registro para empreendedores individuais, um livro de receitas e despesas (KUDiR), com base na parte 12 da Ordem nº 86 do Ministério das Finanças da Rússia, um empresário individual deve manter pelo menos 4 anos.
4. Os documentos que comprovam o pagamento dos prêmios de seguro ao Fundo de Pensões (PFR), Fundo de Seguro Social (FSS) e Fundo de Seguro Médico Obrigatório (FOMS) devem ser mantidos por 6 anos, com base no parágrafo 8 do art. 28 da Lei Federal nº 212-FZ.
5. Arquivos pessoais e cartões de funcionários, incluindo contratados temporariamente, contratos de trabalho com funcionários, documentos de demissão e contratação, com base no Despacho nº 558 do Ministério da Cultura da Rússia, devem ser armazenados por 75 anos. Na lista apresentada nesta ordem, você pode descobrir o período de armazenamento de um documento por seu tipo.

Arquivos e cartões pessoais de funcionários, contratos de trabalho com funcionários, documentos de demissão e emprego devem ser mantidos por 75 anos.

Os prazos de retenção especificados para documentos aplicam-se a todos os empresários individuais, incluindo aqueles que liquidaram suas atividades.

Onde guardar os documentos

O próprio empresário determina o local de armazenamento dos documentos. Isso pode ser parte de um escritório, uma sala separada (não um porão ou sótão) ou uma organização de arquivamento de terceiros (se houver muita documentação). Os artigos 14 e 17 da Lei Federal nº 125-FZ estabelecem a obrigação do empresário de observar as regras de arquivamento, incluindo as regras para criar as condições necessárias para colocar documentos e organizá-los. Você deve garantir a segurança da própria mídia de papel e de seu conteúdo contra influências externas.

Se os documentos IP forem perdidos ou danificados

Sua falta de documentos primários, registros contábeis e fiscais, notas fiscais, bem como a incorreta reflexão de dados em documentos financeiros de forma sistemática (mais de duas vezes ao ano) é uma violação grave regulamentada pelo art. 120 do Código Tributário da Federação Russa. As multas neste caso são definidas a partir de 10.000 rublos.

Documentos perdidos podem e devem ser recuperados. Você pode solicitar contratos, atos, guias de remessa novamente das contrapartes. Se um documento contábil for perdido, é necessário nomear uma investigação, possivelmente com o fornecimento de um certificado da causa da perda (inundação, roubo, incêndio) do serviço relevante. O ato com base nos resultados da investigação é remetido com requerimento em formulário livre à repartição de finanças (FTS) - aí, por sua vez, são fixados prazos para a reposição dos papéis.

Os documentos de registro de IP podem ser solicitados na repartição de finanças individualmente, cada um enviando um pedido de duplicata e um recibo de pagamento de um imposto estadual no valor de 300 rublos.

Pela ausência de documentos primários, registros contábeis, você pode receber uma multa de 10.000 rublos.

Os documentos armazenados após o término do período de arquivamento podem ser descartados: queimados ou cortados em equipamentos especiais. No entanto, seja extremamente cuidadoso para não destruir acidentalmente os dados que ainda são válidos ou precisam ser armazenados.

A lei não limita o empresário individual na lista de papéis que podem ser arquivados. Se for fácil e conveniente para você guardar tudo, guarde, mas não onde quiser, mas em locais especiais projetados para isso. Documentos devidamente arquivados como armaduras protegerão seu negócio em caso de disputas com o fisco ou empreiteiros.