Despesas de representação estão incluídas. Despesas representativas. Falta de orçamento para o evento

Não só a redução da carga tributária da organização, mas também a minimização dos riscos de reclamações de fiscalizações na infundação de subestimar a base “lucrativa” depende da correta execução, comprovação e justificativa das despesas.

Eles só podem ser evitados se o sistema de comprovação documental das despesas estiver devidamente organizado e os documentos relevantes forem elaborados corretamente.

Natureza tributária das despesas de hospitalidade

As despesas de representação são uma das categorias de despesas que as organizações devem realizar ao realizar atividades comerciais. Estes incluem os custos de recepção oficial e atendimento de representantes de outras empresas que conduzem negociações para estabelecer e manter cooperação mútua e contatos comerciais, bem como participantes que chegaram a uma reunião do Conselho de Administração (Conselho de Administração) ou outro contribuinte que rege órgão (parágrafo 2 do art. 264 do Código Tributário da Federação Russa).

O parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa, para fins de cálculo do imposto de renda, classifica as seguintes categorias de despesas como despesas de representação:

o custo de realização de uma recepção oficial (café da manhã, almoço ou outro evento similar);
custos de transporte de apoio, mas apenas para entrega no local do evento representativo;
serviço de buffet durante as negociações;
pagamento pelos serviços de um intérprete que não esteja no quadro de funcionários da organização durante o período do evento representativo.

Assim, o legislador limita a lista de gastos com entretenimento, tornando-a “fechada”.

Uma recepção oficial pode exigir uma série de outras despesas que não estão listadas no parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa:

despesas com visitas a eventos culturais e de entretenimento;
o custo do serviço de buffet durante um evento cultural e de entretenimento;
despesas de pagamento para prevenção e tratamento de doenças, -organização de recreação;
despesas com a compra de buquês e brindes para parceiros de negócios.

Tais despesas, por serem representativas do ponto de vista econômico, não reduzem a base de cálculo do imposto de renda. As empresas têm o direito de fazer tais despesas apenas à custa do lucro líquido. De acordo com os parágrafos 5 e 7 da PBU 10/99 "Despesas da organização", na contabilidade das empresas, as despesas de hospitalidade estarão relacionadas às atividades comuns.

Exemplo 1
A empresa incorreu em despesas para organizar um evento representativo no valor de 200.000 rublos. Destes, para a realização de um evento oficial - 80.000 rublos, para serviço de buffet durante um evento oficial - 20.000 rublos, para serviços de transporte - 15.000 rublos; para a realização de um evento cultural - 15.000 rublos; para organizar uma excursão - 5.000 rublos; para serviço de buffet durante um evento cultural - 25.000 rublos; para a compra de buquês, presentes e lembranças - 40.000 rublos. Do custo total, a empresa incluirá apenas 115.000 rublos gastos na realização de um evento oficial, além de buffet e serviços de transporte para parceiros, como despesas que reduzem a base de cálculo do imposto de renda. O valor restante das despesas de 85.000 rublos. será realizada apenas à custa do lucro líquido.

No entanto, várias organizações interpretam erroneamente a seu favor o termo "serviço" e a seguinte decisão do tribunal de arbitragem.

prática de litígio
De acordo com a resolução do FAS ZSO de 1º de março de 2007 nº F04-9370 / 2006 (30552-A81-27), o conceito de "serviço" no sentido do parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Rússia A Federação tem um aspecto amplo, onde, de acordo com o Artigo 11 do Código Tributário da Federação Russa, pode-se incluir a provisão de moradia como condição necessária para a existência de uma pessoa que veio de outro assentamento.

As referências à resolução acima do FAS ZSO acarretam riscos fiscais para a organização. Os inspetores podem multar uma empresa por reduzir ilegalmente a base do imposto de renda pelos seguintes motivos.

Em primeiro lugar, esta decisão só pode ser aplicada no território do Distrito de Arbitragem da Sibéria Ocidental.

Em segundo lugar, ao pagar pela acomodação de parceiros de negócios em um hotel, a parte anfitriã presta um péssimo serviço a eles. O fato é que ela terá que calcular e pagar imposto de renda pessoal por eles, porque o pagamento da hospedagem em hotel é uma renda recebida em espécie. Detetado o facto de não apuração e não pagamento do imposto sobre o rendimento de pessoas singulares, os inspetores podem apresentar reclamações ao destinatário por incumprimento dos deveres de agente fiscal. Em carta datada de 18 de abril de 2007 nº 04-1-02/ [e-mail protegido] O Ministério das Finanças esclareceu que os custos de pagamento de passagens aéreas, contas de hotel, refeições em restaurantes de representantes convidados de organizações terceirizadas não estão incluídos nas despesas de entretenimento e estão sujeitos ao imposto de renda pessoal à taxa de 13% para residentes fiscais da Federação Russa e a uma taxa de 30% para não residentes fiscais da Federação Russa.

Em terceiro lugar, fornecer alojamento em hotel não pertence à categoria de "serviço". Serviço envolve a prestação de determinados serviços em regime de reembolso.

Em quarto lugar, aproveitando o fato de que o FAS ZSO realmente expandiu arbitrariamente o termo "serviço", muitas empresas começaram a incluir no custo do serviço aquelas despesas que, de acordo com o parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa, não se relacionam de forma alguma com a representação. Assim, as organizações aumentam a probabilidade de seus riscos tributários.

As cartas do Serviço Fiscal Federal de Moscou nº 20-12/034115 de 12 de abril de 2007 e do Ministério das Finanças de 16 de abril de 2007 nº aqueles que compareceram às negociações não estão incluídos nas despesas de hospitalidade. Além disso, esse requisito se aplica a cidadãos russos e estrangeiros. Apesar das boas práticas de arbitragem, as empresas não devem correr o risco de incluir outros tipos de serviços como despesas de hospitalidade. As despesas de representação estão claramente definidas no Código Fiscal, pelo que será problemático referir-se a ambiguidades e incoerências na sua interpretação. Observe que os custos de hospedagem em hotel para os membros do Conselho de Administração que compareceram à reunião não incluem despesas de hospitalidade (carta do Serviço Fiscal Federal de Moscou datada de 6 de dezembro de 2007 nº 21-11 / 116748).

A única justificativa possível para o pagamento das contas de hospedagem do convidado estar incluído nas despesas de hospedagem é a garantia por escrito da empresa de receber e hospedar parceiros de negócios às suas próprias custas. Ao mesmo tempo, tal item de despesas de entretenimento deve ser previsto na política contábil da organização e na estimativa de custo aprovada. Observe que a empresa deve desempenhar as funções de agente fiscal para o cálculo e pagamento do imposto de renda pessoal. No entanto, as empresas que aproveitaram essa oportunidade provavelmente terão que provar seu caso em tribunal. Embora seja importante notar que os árbitros neste assunto muitas vezes apoiaram os contribuintes (Resolução do FAS SZO de 17 de maio de 2004 nº A56-21571 / 03).

A categoria de representação não inclui despesas com a recepção de funcionários de filiais e departamentos da organização, bem como atividades relacionadas à recepção de funcionários da sede em filiais e departamentos.

prática de litígio
De acordo com o Decreto do FAS VSO de 11.08.2006 nº А33-26560 / 04-С3-Ф02-3935 / 06-С1, os custos associados à recepção de representantes de filiais e funcionários da organização que chegaram para resolver a produção as questões não correspondem aos custos especificados no parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa e não estão sujeitas a inclusão nas despesas de hospitalidade.

Assim, apenas as despesas que constam do Código Tributário e realizadas para a recepção oficial de delegações são classificadas como hospitalidade.

Como gerenciar despesas de hospitalidade

As despesas de representação durante o período de relatório (imposto) estão incluídas em outras despesas no valor não superior a 4% dos custos da organização para salários neste período (parágrafo 3, cláusula 2, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa). Ou seja, o legislador estabeleceu um limite superior claro para esses custos, estabelecendo que as despesas de hospitalidade sejam normalizadas. Os custos trabalhistas incluem não apenas salários e bônus, mas também outros pagamentos (férias, subsídios, etc.). Existem três maneiras de determinar o limite de despesas de hospitalidade.

Primeira maneira: as despesas de hospitalidade são calculadas no final do trimestre (no preenchimento da declaração de imposto de renda), com base no fundo salarial do período de relatório. Este método é usado por organizações que usam o método de caixa para determinar receitas e despesas. Para empresas que calculam o imposto de renda pelo regime de competência, o cálculo é feito com base no valor acumulado dos custos trabalhistas.

A vantagem deste métodoé que, como no cálculo da base de cálculo do imposto de renda, as receitas / despesas são calculadas pelo regime de competência, o valor dos custos trabalhistas aumentará durante o período fiscal (ano). Com isso, de acordo com os resultados do exercício, aqueles custos que foram considerados acima do normal no início do ano também serão incluídos nas despesas padrão de hospitalidade.

Ao mesmo tempo, este método tem várias desvantagens. O fato é que ao ser aplicado na contabilidade, forma-se um ativo fiscal diferido. Além disso, esse método pode ser usado com eficácia apenas em organizações com um grande número de funcionários, onde o padrão de despesas com entretenimento aumentará significativamente.

Segunda via: na elaboração de estimativas e orçamentos para o próximo ano civil, a empresa destina à hotelaria um valor igual a 4% do salário do ano anterior. Esse valor é distribuído por trimestres.

Para as vantagens deste método incluem a capacidade de planejar despesas de hospitalidade para o futuro. Também, com esta opção, não há excesso de custos (isto é, ultrapassando o limite legalmente estabelecido de 4%) como “fora do orçamento”.

A desvantagem deste métodoé a necessidade de ajustar os limites trimestrais de gastos com hospitalidade para cima, o que pode não estar de acordo com os requisitos de gerenciamento de custos e economia da organização.

Terceira via: a empresa determina o círculo de funcionários que têm o direito de realizar eventos de hospitalidade e arcar com os custos correspondentes, e estabelece limites para os valores que esses funcionários podem gastar.

Como desvantagens deste método podemos destacar o fato de que as despesas com entretenimento não estão atreladas a categorias de impostos, mas a um simples cálculo aritmético. Depois disso, a organização precisa, como no primeiro caso, fazer cálculos de custos padrão e excedentes. Além disso, os autorizados poderão despender recursos para fins que não correspondam aos representativos, o que acarretará dificuldades para sua inclusão nas despesas que compõem a base de cálculo do imposto de renda.

Dos métodos acima, o primeiro e o segundo são os mais ideais. A organização precisa incluir despesas com entretenimento em orçamentos e estimativas (conforme descrito na segunda opção), mas ao mesmo tempo fazer ajustes quando o limite de custo aumentar (conforme a primeira opção).

Confirmação documental e justificativa econômica das despesas de hospitalidade

Confirmação e documentação de despesas de hospitalidade

De acordo com o Artigo 9 da Lei Federal de 21 de novembro de 1996 nº 129-FZ “Sobre a Contabilidade”, todas as transações comerciais de uma pessoa jurídica devem ser documentadas por documentos que comprovem a legitimidade e justificativa das despesas incorridas. E a implementação de despesas para fins de representação é precisamente uma transação comercial. Os documentos que comprovam e justificam as despesas de representação podem ser divididos em doméstico E externo documentação.

Infelizmente, a legislação não contém formulários padrão para processar despesas de hospitalidade de organizações. Portanto, as empresas precisam preparar e aprovar de forma independente o procedimento interno para a implementação das despesas de hospitalidade e os formulários dos documentos necessários.

Os documentos internos que confirmam a implementação das despesas de hospitalidade são:

ordem sobre a implementação de despesas para fins de entretenimento / - ordem para a realização de um evento representativo;
programa de evento representativo;
estimativa de despesas de hospitalidade;
relatório sobre o evento representativo;
agir sobre a baixa de despesas representativas;
documentos primários, inclusive os que comprovem o fato da aquisição ao lado de quaisquer bens para fins representativos;
documentos primários confirmando o pagamento pelos serviços de organizações terceirizadas;
contratos com terceiros para a prestação de serviços.

Esta lista atende às exigências do Ministério da Fazenda constantes do ofício de 13 de novembro de 2007 nº 03-03-06/1/807.

O pedido de realização de evento representativo (para despesas com fins de entretenimento) deverá indicar a data e local do evento, o objetivo do evento, o nome da organização contraparte, a lista de pessoas responsáveis pela realização e realização deste evento e o funcionário a quem é confiado o controle. O pedido é acompanhado por um programa de evento representativo, que reflete as principais etapas e datas do evento oficial. O programa é aprovado pelo chefe da organização.

Muitas vezes, as organizações fazem estimativas de despesas de entretenimento não no contexto de cada evento, mas se limitam a estimativas para um período (trimestre, ano). Para justificar a legitimidade de imputar os custos de um evento representativo a despesas que reduzem a base do imposto de renda, as estimativas devem ser aprovadas pelo chefe da organização. Nas estimativas de gastos com entretenimento no contexto de eventos, os custos são detalhados, mas não são divididos entre aqueles que reduzem ou não a base de cálculo do imposto de renda.

Exemplo 2

Uma estimativa de custo aproximado para despesas de entretenimento é a seguinte.
O título do documento indica o nome completo da organização contraparte e o nome do evento representativo (“Negociações sobre cooperação com OJSC ... sobre a criação de um novo mecanismo” ou “Negociações com o Banco ... para desenvolver um acordo de financiamento conjunto do projeto”, etc.) .
Cada item de despesa é indicado em rublos. Os seguintes tipos de custos podem ser incluídos no orçamento:

serviços de transporte para parceiros;
serviço de buffet;
organização de um evento oficial (indicar qual - exatamente - café da manhã oficial, almoço, recepção, etc.);
organização de lazer (é indicado o nome do evento cultural - visita ao teatro, memorial, etc.);
despesas com a compra de buquês (a quantidade é indicada);
despesas com produtos de lembrança (assinados detalhadamente - o nome e a quantidade de produtos de lembrança adquiridos);
outros itens de custo, se necessário.

A estimativa das despesas de representação é assinada pelo contador-chefe ou seu substituto e aprovada pelo chefe da organização.

As seguintes informações devem ser refletidas no relatório sobre o evento representativo:

data e local do evento;
objetivo do evento;
nome da organização contraparte;
participantes do evento (todos os presentes, indicando nome completo e cargo ocupado);
resultado do evento;
montante e direções de despesas.

É necessário que os assuntos discutidos no evento representativo estejam relacionados à principal atividade produtiva da organização. O relatório do evento é aprovado pelo chefe da empresa.

No ato de inclusão das despesas de hospitalidade na composição das despesas que reduzem a base de cálculo do imposto de renda, deverão ser indicados os seguintes dados:

nome do item de custo;
data e nome do evento;
o valor real e máximo estabelecido de despesas de acordo com a estimativa;
NOME COMPLETO. e o cargo da pessoa que efetuou as despesas;
nota se tais despesas reduzem ou não a base de cálculo do imposto de renda.

Este ato deve conter informações precisas sobre os valores das despesas realizadas, não sendo permitidos arredondamentos e informações aproximadas. Os dados do ato devem corresponder aos valores constantes nos documentos de pagamento. O ato é aprovado pelo chefe da organização e endossado pelo contador-chefe. A aprovação do ato pelo chefe da organização é um requisito necessário das autoridades fiscais (carta do Serviço Fiscal Federal de Moscou datada de 22 de dezembro de 2006 nº 21-11 / [e-mail protegido]).

No caso de emissão de numerário a um funcionário no âmbito do relatório após a conclusão do evento representativo, é elaborado um relatório prévio, ao qual são anexados os documentos de numerário e mercadoria. Ao mesmo tempo, é obrigatório listar todos os recebimentos de caixa no verso do relatório antecipado. Além disso, o dinheiro e os documentos de remessa devem corresponder em termos de valores, datas e nomes, bem como o número de pessoas participantes do evento. O dia da aprovação pelo chefe da organização do relatório antecipado é a data do reconhecimento das despesas de entretenimento incorridas na contabilidade tributária (subcláusula 5, cláusula 7, artigo 272 do Código Tributário da Federação Russa).

Outro equívoco é a aplicação ao laudo antecipado de cheques que coincidam apenas em valores, sem conciliar seu conteúdo com os documentos de embarque.

Exemplo 3
A organização representada pelo diretor comercial e pelo chefe do departamento de vendas realizou um evento representativo com parceiros de negócios. No total, 4 pessoas de ambos os lados participaram do evento. O evento representativo consistiu em um almoço de negócios com parceiros e serviço de buffet. Os custos totalizaram 4.000 rublos. De acordo com o relatório antecipado e os documentos a ele anexados, as despesas foram incluídas no cálculo da base de cálculo do imposto de renda. No entanto, durante a fiscalização, os fiscais consideraram que os custos foram atribuídos à redução da base de cálculo de forma irracional, e exigiram que o imposto fosse recalculado, e também aplicaram multa à organização. O motivo da aplicação das sanções foi a execução incorreta dos documentos que comprovam as despesas. Em particular, quando 4 pessoas participaram das negociações, a conta do restaurante foi emitida para 6 pessoas, além disso, não havia cardápio certificado pela organização de restauração.
Os recursos gastos na compra de mercadorias para o serviço de bufê correspondiam apenas em termos de valores, mas (conforme apurou a Receita Federal) os cheques anexos foram emitidos por uma ferragem.

Se os produtos alimentícios foram adquiridos para serviço de buffet durante as negociações ou para recepção oficial por responsáveis e chegaram ao armazém, eles devem ser emitidos do armazém com base em guias de remessa (formulário nº TORG-12) e faturas para o interno circulação de mercadorias (formulário nº TORG-13). A forma e o conteúdo das faturas devem atender aos requisitos estabelecidos na resolução do Comitê Estadual de Estatística de 25 de dezembro de 1998 nº 132.

Suponha que, durante o evento representativo, a parte anfitriã forneceu serviços de transporte aos convidados por conta própria, sem o envolvimento de organizações terceirizadas. Estas operações serão comprovadas por documentos de compra de combustíveis e lubrificantes por um responsável com os devidos cheques anexados, guias de viaturas com indicação clara do percurso. Ao pagar combustível e lubrificantes de forma não monetária, de fato, as contas e faturas emitidas, bem como os documentos de pagamento da organização, serão documentos comprovativos.

Os valores e finalidades das despesas de entretenimento devem ser documentados e também comprovados por documentos primários, que devem corresponder aos formulários unificados contidos nos álbuns. Se os documentos não forem elaborados de acordo com o formulário padrão, eles devem conter os seguintes detalhes: o nome e a data do documento; o nome da organização que compilou o documento; o conteúdo da transação comercial e sua mensuração em termos monetários e físicos; o nome do responsável pela execução e registo desta operação, e a sua assinatura.

Os recibos de caixa confirmando o fato do pagamento devem ser anexados aos documentos de embarque primários. Os recibos de caixa devem conter detalhes como o nome e TIN da organização; número de série do KKM; número de série do cheque; data e hora da venda de bens/prestação de serviços; o custo da compra/serviço; um sinal do regime fiscal (cláusula 4 do Decreto do Governo da Federação Russa de 30 de julho de 1993 nº 745 “Regulamentos sobre o uso de caixas registradoras na implementação de pagamentos em dinheiro com a população”).

O pagamento de eventos representativos também pode ser feito com cartões plásticos corporativos. A organização pode usar cartões de plástico para pagar despesas de hospitalidade na Federação Russa e no exterior, bem como receber dinheiro para pagar despesas de hospitalidade (cláusula 2.5 do regulamento do Banco Central da Federação Russa de 24 de dezembro de 2004 nº 266-P “Sobre a emissão de cartões de plástico e sobre as transações efetuadas com a utilização de cartões de pagamento”). O documento comprovativo do pagamento das despesas de hotelaria com cartão de plástico deve conter os seguintes dados obrigatórios: identificador do dispositivo terminal; tipo e data da transação; o valor e a moeda da transação; Código de autorização; detalhes do cartão de pagamento; assinaturas do titular do cartão e do caixa que realizou a transação.

Para processar adequadamente as despesas de representação usando um cartão plástico corporativo, uma organização deve atender às seguintes condições:

desenvolver documentos internos que regulem o procedimento para trabalhar com cartões plásticos corporativos, bem como o círculo de funcionários autorizados a usá-los para fins representativos;
assegurar a ordem de armazenamento e contabilidade dos cartões plásticos corporativos;
formalizar a emissão de cartões plásticos corporativos por ordem da organização.

É igualmente importante fazer corretamente os contratos com organizações terceirizadas (para serviços de transporte, para prestação de serviços de buffet e recepção oficial, para pagamento de serviços de intérprete).

Os serviços de uma empresa de restauração pública para serviço de buffet e recepção oficial serão confirmados por:

o ato de executar trabalho (prestação de serviços). A data e o local do evento representativo nele indicado, o número de participantes, o nome da empresa contraparte e o valor das despesas devem coincidir com os dados do contrato e demais documentos que comprovem as despesas representativas;
fatura e pedido de fatura de acordo com o formulário padrão nº OP-20 para pagamento em dinheiro e, no caso de venda de produtos alimentícios por transferência bancária - ato no formulário nº OP-22;
menu certificado pelo estabelecimento de restauração.

Se tradutores estiverem envolvidos nas negociações, os documentos de apoio serão:

um acordo redigido de acordo com os requisitos da lei civil;
uma cópia da licença que permite a uma organização especializada prestar serviços de tradução de uma língua estrangeira;
ato de prestação de serviços de tradução, assinado pelas partes. Deve necessariamente indicar a data, local e hora do evento, os dados pessoais dos tradutores, a lista de serviços prestados por eles.

Às vezes, as autoridades fiscais não reconhecem o pagamento pelos serviços de tradutores como despesas de entretenimento se a organização tiver tradutores em tempo integral. Mas a empresa pode refutar tal decisão, citando o fato de que o gerente decide independentemente de que forma certas funções funcionais serão executadas. Pode, além disso, transferir certas funções para a organização especializada apropriada. Os árbitros nesta matéria estão do lado dos contribuintes (Resolução do FAS MO de 21 de julho de 2005 nº KA-A41 / 6715-05).

Exemplo 4
Uma grande empresa negociou com um consórcio de organizações internacionais de crédito para realizar um IPO em bolsas de valores estrangeiras. Para participar do evento representativo, foram envolvidos tradutores de uma organização terceirizada. O pagamento pelos serviços dos tradutores totalizou 100.000 rublos. Mas a fiscalização tributária não considerou essas despesas como redutoras da base de cálculo do imposto de renda, já que a organização possuía uma agência de tradução em seu quadro de funcionários. No entanto, a organização contribuinte conseguiu defender sua posição, motivando-a pelo fato de que os funcionários existentes se dedicam à tradução de textos técnicos e não possuem conhecimento suficiente na área de traduções financeiras e de investimentos.

Se, para fins representativos, a empresa utilizou os serviços de organizações de transporte especializadas, os documentos comprovativos serão:

um acordo redigido de acordo com os requisitos da lei civil. Nos próprios contratos ou em anexo a eles, é necessário indicar a rota e a quilometragem do transporte;
cópia da licença de prestação de serviços de transporte;
nota fiscal de pagamento de serviços de transporte e nota fiscal;
cópias das guias de transporte, que indiquem o percurso e a quilometragem do transporte, que devem coincidir com os dados do contrato ou seus anexos.

Consequências da apropriação indébita

A utilização de despesas de entretenimento para outros fins (outras atividades são realizadas ao abrigo das despesas de hospitalidade) ou a penhora de documentos comprovativos que não correspondam às metas e objetivos do evento de hospitalidade podem ter consequências fiscais graves para a organização. A razão para tais ações das empresas é clara: a quantidade de recursos é limitada e algumas despesas devem ser feitas. Mas as inspeções fiscais não entrarão na situação e as penalidades serão impostas sem falta.

A forma mais comum de uso indevido de despesas de hospitalidade é a hospedagem de férias para seus funcionários. Mas, ao mesmo tempo, as organizações esquecem não só de elaborar corretamente os documentos necessários, mas também de calcular corretamente os custos e fazer um orçamento.

Exemplo 5
A organização decidiu realizar uma noite festiva para seus funcionários. Como não havia um item para esse evento no orçamento, optou-se por organizá-lo como um evento representativo: negociar com as empresas contratadas para ampliar a cooperação. De acordo com os documentos, 16 pessoas participaram da reunião. As despesas para o evento representativo totalizaram 28.000 rublos. No entanto, durante a auditoria fiscal no local, verificou-se que, de acordo com as notas fiscais, a fatura e o cardápio do restaurante, participaram da reunião 32 pessoas (equipe desta organização). Além disso, na reportagem do evento representativo não havia indicação dos dirigentes da organização parceira, não foram indicados os objetivos e resultados do próprio evento representativo. Como resultado, a organização teve que apresentar uma declaração de imposto de renda atualizada ao fisco e pagar multas.

Outro erro comum é comprar alimentos (chá, café, açúcar, confeitaria, etc.) ostensivamente para fins representativos, mas na verdade para a gestão da organização. Na maioria das vezes isso é feito em empresas nas quais os gerentes têm limites no valor das despesas representativas. À custa desses fundos, eles compram alimentos antes do próximo evento representativo e, em seguida, anexam os documentos necessários ao relatório antecipado. Ao mesmo tempo, ninguém pensa no fato de que a quantidade e variedade de chá, café, confeitaria e açúcar adquiridos não correspondem nem ao número de participantes do evento representativo nem à sua duração.

Exemplo 6
A organização estabeleceu um limite para despesas de representação do CEO no valor de 40.000 rublos. no ano. Para as necessidades do serviço de buffet da gestão desta empresa, foram adquiridas 5 latas de café, 7 embalagens de chá, 3 kg de açúcar, 5 kg de confeitaria, 4 caixas de rebuçados. O custo de compra dos produtos foi de 2.400 rublos. e foram registrados como despesas de um evento representativo, do qual participaram 5 pessoas. Não houve menção ao serviço de buffet no Relatório de Atividades e estimativa de custos. Os géneros alimentícios recebidos não caíram no armazém e não saíram do armazém. Como resultado, a organização teve que apresentar uma declaração de imposto de renda atualizada à autoridade fiscal e pagar multas.

Essa negligência era típica da década de 1990, quando os impostos praticamente não eram pagos e a qualificação dos fiscais não era alta o suficiente. Mas, atualmente, não será difícil para os controladores identificar uma violação e analisar documentos de baixa qualidade. Os argumentos de que esses produtos eram consumidos não apenas por funcionários da organização, mas também por terceiros, não foram confirmados nos documentos comprobatórios. Portanto, de acordo com o artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa, as despesas acima não podem ser classificadas como despesas de entretenimento e devem ser realizadas em outros itens de custo ou à custa de despesas que não estão incluídas na base - imposto de Renda.

Viabilidade econômica das despesas com entretenimento

Para fins de tributação dos lucros, apenas os custos economicamente justificados são reconhecidos como despesas (cláusula 1, artigo 252 do Código Tributário da Federação Russa), ou seja, aqueles que visam a geração de renda ou relacionados à gestão da organização. A validade das despesas de hospitalidade é primeiramente verificada de acordo com os relatórios do evento.

prática de litígio
De acordo com o Decreto do FAS PO de 1º de fevereiro de 2005 nº А57-1209 / 04-16, ao classificar as despesas como hospitalidade, antes de mais nada, é necessário levar em consideração o resultado das reuniões.

A presença no relatório de uma redação tão vaga como “foi tomada uma decisão sobre uma maior cooperação”, “como resultado das negociações, chegou-se a um acordo sobre a abertura de uma conta”, etc., lança dúvidas sobre a natureza comercial e a legitimidade dos custos das negociações.

Para reduzir a base de cálculo do imposto de renda sobre os custos de realização de um evento de hospitalidade, é necessário documentar que a contraparte efetivamente praticou as ações indicadas como objeto do evento de negócios.

Exemplo 7
A instituição de crédito manteve negociações com um potencial cliente, tendo como objetivo a abertura de uma conta à ordem para o mesmo. O contrato de conta bancária e os documentos contábeis indicando o número e a data de abertura da conta foram anexados ao relatório do evento representativo.
A organização realizou um evento representativo com uma empresa industrial, cujo tema foi um contrato de fornecimento de materiais componentes. O contrato de fornecimento firmado entre as partes é a confirmação do objetivo comercial e da razoabilidade da redução da base de cálculo do imposto de renda para os custos de organização do evento.

Muitas vezes, ao realizar eventos representativos, as organizações percebem o relato como uma resposta formal. No entanto, é com esse documento que os fiscais irão julgar se o evento teve caráter representativo e se a base de cálculo do imposto de renda foi legalmente reduzida.

Não se deve esquecer que se as negociações não atingiram o objetivo definido, então os custos incorridos não podem ser incluídos nas despesas que reduzem a base de cálculo.

Situações difíceis encontradas na implementação e processamento das despesas de hospitalidade

Na implementação e registo das despesas de hospitalidade surgem frequentemente situações complexas e até controversas quanto à possibilidade de incluir os custos incorridos como parte das despesas de hospitalidade propriamente ditas, que reduzem a base de cálculo do imposto sobre o rendimento.

flores e presentes

De acordo com o Ministério das Finanças, se os produtos de lembrança com símbolos forem entregues durante uma recepção oficial a representantes da contraparte que participam das negociações para estabelecer ou manter cooperação mútua, seu custo no cálculo da base "lucrativa" é considerado hospitalidade despesas e está sujeito ao racionamento no despacho estabelecido para esta categoria (carta de 30 de abril de 2008 nº 20-12/041966.2). Anteriormente, o Ministério de Impostos da Federação Russa também aderiu a uma posição semelhante (carta nº 02-5-10/51 de 16 de agosto de 2004). Para os funcionários deste departamento, um pré-requisito era a presença dos símbolos da empresa no souvenir apresentado.

É verdade que também existem decisões negativas, em especial, a carta do Ministério da Fazenda de 16 de agosto de 2006 nº 03-03-04 / 4/36. Nele, os financiadores apontaram que o custo dos souvenirs para presentear uma delegação estrangeira não pode ser contabilizado como despesas de entretenimento, uma vez que não atendem aos requisitos do parágrafo 2º do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa. As disposições desta carta são orientadas pelo fisco ao verificar a regularidade da inclusão das despesas de hospitalidade na composição das despesas que reduzem a base de cálculo do imposto de renda. Eles não se incomodam com o fato de a carta discutir a possibilidade de apresentar presentes memoráveis a representantes estrangeiros, ou seja, estendem um caso especial específico a todo o espectro do problema.

A prática de arbitragem nesta questão é ambígua. Assim, alguns tribunais entendem que essas despesas são economicamente justificadas e estão incluídas nas despesas representativas (Decreto do FAS PO de 1º de fevereiro de 2005 nº A57-1209 / 04-16), mas também há aqueles que não concordam com eles.

Nesta situação, se “entrega de presentes a parceiros de negócios” significar a compra de lembranças e presentes memoráveis, afixando neles os símbolos da organização e posterior entrega a parceiros de negócios, então tais custos (de acordo com as cartas acima do Ministério das Finanças e do Ministério dos Impostos) serão incluídos nas despesas de hospitalidade e reduzirão a base de cálculo do imposto sobre o rendimento. O principal é que os brindes ou lembranças entregues tenham o logotipo da organização.

A situação com a entrega de buquês é mais inequívoca e não é favorável à organização. A compra e entrega de flores não é especificada nos documentos regulamentares sobre tributação como um dos elementos das despesas de entretenimento. Além disso, as flores não são pré-requisito para negociações, reuniões de negócios. E se a apresentação de lembranças ou presentes com símbolos da empresa ainda puder ser atribuída aos costumes dos negócios na Rússia, os buquês não se enquadram nisso. Portanto, para evitar conflitos com o fisco, as flores devem ser compradas às custas do lucro líquido.

produtos alcoólicos

A organização pode levar em consideração os custos de compra de bebidas alcoólicas ao tributar os lucros como parte das despesas de hospitalidade. Esta posição consta do ofício do Ministério da Fazenda datado de 16 de agosto de 2006 nº 03-03-04/4/136. Também nesta matéria existe uma prática de arbitragem que é positiva para o contribuinte.

prática de litígio
De acordo com a decisão do FAS SZO de 31 de maio de 2004 nº A56-34683 / 03, os custos de aquisição de bebidas alcoólicas utilizadas para organizar um banquete são legitimamente imputados a despesas de hospitalidade, uma vez que o parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário de a Federação Russa não define uma lista de alimentos e bebidas que não podem ser incluídos nesses custos.
A FAS UO em sua resolução nº F09-2878/05-S7 de 12.07.2005 observou que a lista de despesas de hospitalidade não é exaustiva, podendo incluir também despesas com a compra de bebidas alcoólicas.

No entanto, existe também um parecer bastante original, expresso no ofício do Ministério das Finanças de 09.06.2004 n.º 03-02-05 / 1/49. Assim, os financiadores acreditam que, ao classificar as despesas com a compra de bebidas alcoólicas como representativas, é necessário que isso seja feito no âmbito dos costumes comerciais. Mas, ao mesmo tempo, o Ministério da Fazenda não especificou como entende o termo "práticas comerciais": quantidade, sortimento ou custo das bebidas alcoólicas? Os documentos de outros departamentos também não divulgam o conceito de "costumes de negócios" em relação aos produtos alcoólicos. E a legislação tributária não estabelece nenhuma - regulamentação do uso de bebidas alcoólicas.

Assim, as organizações podem incluir despesas com produtos alcoólicos no valor total das despesas de hospitalidade que reduzem a base “lucrativa”. Se a empresa ainda teme as reclamações do fisco relacionadas a contradições na interpretação do termo "práticas comerciais", então ela precisa aprovar as normas de gastos com bebidas alcoólicas para um evento representativo e levar em consideração os custos em acordo com eles. Ao mesmo tempo, no relatório e no ato do evento, não se deve esquecer de indicar que bebidas alcoólicas foram servidas durante a recepção oficial ou serviço de bufê.

Chá, café, açúcar e confeitaria

Em ofício datado de 24 de novembro de 2005 nº 03-03-04/2/119, o Ministério das Finanças esclareceu que o custo de compra de chá, café, doces, biscoitos oferecidos aos clientes não reduz a base tributária, uma vez que são não relacionados a despesas de entretenimento. No entanto, esta carta não corresponde exatamente ao assunto das despesas de entretenimento.

Se chá, café e produtos de confeitaria forem comprados para tratar clientes e parceiros de negócios, não durante eventos de negócios, essas despesas realmente não reduzem a base do imposto de renda. Nesse caso, sua compra deve ser paga às custas do lucro líquido.

No entanto, o parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa menciona "serviço de bufê durante as negociações". Pode ser realizado tanto por uma organização especializada quanto pela própria empresa, que realiza um evento representativo. Para a prestação do serviço de buffet é necessária a aquisição de produtos alimentares para os quais a empresa deverá aprovar taxas de consumo. A compra de produtos deve ser considerada na estimativa do evento representativo, e se eles foram comprados anteriormente, então sua retirada do depósito deve ser refletida. No relatório e no ato do evento representativo realizado, deve constar que durante a recepção oficial foi realizado serviço de buffet, a quantidade e sortimento de produtos alimentícios.

E o que mais?

A legislação tributária permite que algumas outras categorias de despesas sejam incluídas nas despesas de hospitalidade. Em particular, o custo de compra de refrigeradores com água potável, pois atende aos requisitos do parágrafo 22 do parágrafo 1 e parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa. Um pré-requisito para isso é a instalação de coolers nas salas de reunião e nas dependências onde a empresa realiza eventos representativos oficiais.

Se as reuniões e negociações forem realizadas em bares e restaurantes, os custos podem ser incluídos na hospitalidade somente se a visita especificada for de natureza oficial - foi planejada e refletida no programa do evento de hospitalidade.

prática de litígio
De acordo com a resolução do FAS MO de 12 de setembro de 2005 nº KA-A40 / 8426-05, o custo da visita a restaurantes, cafés, bares pode ser incluído nas despesas de hospitalidade, desde que o evento seja de natureza oficial.

Se as refeições em restaurantes, cafés, bares não fossem de natureza oficial, seu custo não poderia ser incluído nas despesas de hospitalidade. Uma posição semelhante foi expressa em cartas do Ministério das Finanças datadas de 5 de abril de 2005 nº 03-03-01-04/1/157 e do Serviço de Impostos Federais de Moscou datadas de 23 de dezembro de 2005 nº 20-12/95338.

Não há definição de "" nos regulamentos contábeis. A decodificação de uma vez foi fornecida em uma carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 06.10.1992 N 94: estes são os custos da organização associados às suas atividades comerciais, para recebimento e manutenção:

representantes de outras organizações (incluindo estrangeiras) que chegaram para negociações para estabelecer e manter uma cooperação mutuamente benéfica;
participantes que compareceram às reuniões do conselho (board) da organização e da comissão de auditoria.

No mesmo documento, sua lista foi especificada. Incluiu custos associados a:

com recepção oficial (café da manhã, almoço ou outro evento similar) de representantes (participantes);
auxílio transporte para representantes (participantes) do evento;
serviço de buffet durante as negociações;
pagamento pelos serviços de tradutores que não fazem parte do quadro da organização;
implementação do programa cultural, incluindo visitas a eventos culturais e de entretenimento.

Esta definição foi usada em todos os documentos subsequentes que especificam o valor das despesas de entretenimento incluídas no custo dos produtos (obras, serviços) para fins fiscais (até a Ordem do Ministério das Finanças da Rússia de 15 de março de 2000 N 26n).

Contabilização de Despesas de Hospitalidade

De acordo com PBU 10/99 "Despesas da organização" (aprovado por Despacho do Ministério das Finanças da Rússia datado de 05/06/1999 N 33n), as despesas de entretenimento associadas à recepção de parceiros de negócios estão incluídas.

Propõe-se que as despesas de representação sejam refletidas na conta 44 "Despesas de venda" (consulte as Instruções para o uso de atividades financeiras e econômicas das organizações, aprovadas pela Ordem do Ministério das Finanças da Rússia de 31 de outubro de 2000 N 94n). Corresponde às contas de despesas:

76 "Acordos com diferentes devedores e credores";
71 "Acordos com pessoas responsáveis";
60 "Acordos com fornecedores e contratados", -

e por exemplo:

Débito 44 Crédito 71 (76, 60)

as despesas de hospitalidade são consideradas com base no responsável pela realização do evento (conforme conta da organização que atende o evento oficial).

Para eventos representativos, um href="http://www.mosbuhuslugi.ru/material/uchet-syrye-materialy-mpz">estoques são comprados? Em seguida, inicialmente os refletimos (dependendo do método contábil adotado na política contábil) no débito das contas 10 "Materiais" ou 15 "Aquisição e aquisição de ativos materiais". Posteriormente, à medida que o inventário é utilizado para os fins indicados, o seu valor é transferido para a conta 44.

Acumulados no débito da conta 44, são debitados total ou parcialmente a débito da conta 90 “Vendas” os montantes das despesas incorridas pela organização relacionadas com a venda de produtos (bens, obras e serviços).

As despesas comerciais registradas na conta 44 podem (cláusula 9 PBU 10/99):

ser incluído no custo de produtos, obras, serviços (debitado da conta 44 a débito da conta 20);
relacionam-se como condicionalmente permanentes diretamente ao custo das vendas do período de relatório em que surgiram (debitado da conta 44 ao débito da conta 90, subconta 2):

Débito 20 (90-2) Crédito 44

despesas de hospitalidade estão incluídas no custo de mercadorias, obras, serviços (no custo das vendas).

O procedimento contábil é determinado pela política contábil da organização.

No primeiro caso, as despesas formam um indicador na linha 2120 da demonstração de resultados (Apêndice 1 da Ordem do Ministério das Finanças da Rússia de 2 de julho de 2010 N 66n) e, no segundo caso, são mostradas na linha 2210.

As despesas de representação são despesas direcionadas, é desejável aprovar seu valor máximo para o ano com uma estimativa para o ano de referência. Na estimativa, é necessário determinar o valor anual estimado, discriminado por itens específicos de despesa e seus valores máximos.

Juntamente com a estimativa, é aconselhável emitir documentos organizacionais e administrativos que determinem:

um círculo de pessoas (incluindo os responsáveis) que têm o direito de participar das negociações, bem como receber fundos para despesas de representação no relatório;
o procedimento para emissão de valores contábeis para despesas de representação;
o procedimento para gastar fundos em despesas de entretenimento;
documentação de despesas de hospitalidade;
o procedimento para exercer controle sobre os gastos e amortizar fundos para despesas de hospitalidade.

As despesas com eventos de entretenimento, bem como as despesas com qualquer fato da vida econômica, devem ser documentadas em documentos contábeis primários (art. como a Lei de Contabilidade). O regulamento atual não contém uma lista específica de documentos que devem ser preenchidos para incluir as despesas de hospitalidade nos custos totais. Portanto, a organização tem o direito de determinar de forma independente o procedimento para gastar os fundos previstos neste artigo, sua documentação e controle.

Os seguintes documentos podem ser usados para confirmar o fato das despesas de representação:

programa de reunião de negócios;
estimativa de custo para a realização de uma reunião de negócios;
acto de imputação de despesas à representação.

O programa e o ato devem indicar a data e o local da reunião de negócios (recepção), convidados e participantes da organização, a finalidade específica das despesas e seu valor.

O programa da reunião de negócios e a estimativa de custos servirão de documentos para o departamento de contabilidade, com base nos quais os fundos serão gastos na recepção (reunião) em dinheiro e (ou) em dinheiro.

No acto de imputação de despesas à representação é necessário indicar o montante das despesas efectuadas com referência a documentos comprovativos das despesas efectuadas. Ao pagar despesas de entretenimento em dinheiro por meio de pessoas responsáveis, é necessário ter preenchido relatórios antecipados com documentos de suporte primários anexados. São eles: cheques KKM e recibos de vendas com detalhamento do tipo e quantidade de itens de estoque, faturas de restaurantes, recibos de PKO, conhecimentos de transporte, faturas, atos comerciais e de compras, etc.

Esses documentos são elaborados pelo responsável pela realização dos eventos representativos. Ao mesmo tempo, não se deve esquecer os requisitos para documentos contábeis primários estabelecidos pelo mesmo artigo 9º da Lei de Contabilidade - sobre a forma dos documentos contábeis primários e seus detalhes obrigatórios (cláusulas 2, 4, artigo 9).

As despesas de hospitalidade são reconhecidas no período de relatório em que ocorreram (cláusula 18 PBU 10/99). A data do seu reconhecimento pode ser as datas:

aprovação pelo chefe da organização do relatório prévio do responsável pela realização da reunião de negócios;
aprovação de um relatório sobre uma recepção oficial ou outro evento similar;
assinar o ato de aceitação dos serviços prestados relativos à realização de evento oficial.

Contabilidade para tributação

Ao calcular o imposto de renda corporativo, as despesas de representação de acordo com o parágrafo 22 do parágrafo 1 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa são incluídas em outras despesas associadas à produção e venda. Ao mesmo tempo, o parágrafo 2 do referido artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa define as despesas de hospitalidade para fins fiscais e sua composição.

Na contabilidade fiscal, como despesas de entretenimento, pode ter em conta os custos associados a:

reuniões do conselho de administração (conselho fiscal, conselho) da organização;
negociações com representantes de outras entidades econômicas (podem ser contrapartes que já trabalham com a organização e potenciais).

O legislador menciona apenas negociações com representantes de outras organizações. No entanto, os financiadores consideram possível atribuir às despesas de entretenimento os custos associados às negociações com pessoas físicas - clientes reais e potenciais da organização (cartas do Ministério das Finanças da Rússia de 05.06.2015 N 03-03-06 / 2/32859 , N 03-03-06/2/20149).

O local do evento não importa. Podem ser reconhecidas como representativas as despesas do contribuinte com a recepção oficial e (ou) atendimento de representantes de outras organizações participantes em negociações, a fim de estabelecer e (ou) manter cooperação mútua, independentemente de o contribuinte ser a parte anfitriã ou não (Decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito Central de 27.08.2009 N A48-2871/08-18).

Para os fins do Capítulo 25 do Código Tributário da Federação Russa, uma recepção oficial significa café da manhã, almoço ou outro evento semelhante para os referidos representantes ou participantes, bem como funcionários da organização de contribuintes participantes das negociações.

Os seguintes documentos podem atestar a natureza oficial da admissão:

ordem do chefe para realizar um evento representativo;
plano de entretenimento aprovado pela administração;
estimativa de custo para sua implementação.

Se uma recepção oficial for realizada durante uma viagem de negócios, isso deve ser declarado na designação de trabalho (outro documento administrativo sobre o envio de um funcionário em uma viagem de negócios).

Os custos de manutenção incluem:

apoio de transporte para entrega dessas pessoas ao local do evento representativo e (ou) reunião do corpo diretivo e retorno;
serviço de buffet durante as negociações;
pagamento pelos serviços de tradutores que não fazem parte do quadro do contribuinte para prestar serviços de tradução em eventos representativos.

A lista de despesas de hospitalidade, de acordo com as autoridades fiscais, está fechada e não está sujeita a interpretação estendida (carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia datada de 18 de abril de 2007 N 04-1-02 / [e-mail protegido]). Os juízes são solidários com as autoridades fiscais nesta questão (ver, por exemplo, a decisão do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 23 de maio de 2011 N KA-A40 / 4584-11).

A composição específica das despesas para a realização de uma recepção oficial (café da manhã, almoço ou outro evento semelhante) não é regulada pelas disposições do Código Tributário da Federação Russa (carta do Ministério das Finanças da Rússia de 21.10.2014 N 03- 03-06/1/53004). Ao mesmo tempo, as despesas de hospitalidade podem ser levadas em consideração ao determinar o tamanho da base de cálculo do imposto de renda se atenderem aos requisitos especificados no parágrafo 1 do artigo 252 do Código Tributário da Federação Russa (validade, comprovação documental, foco na geração renda).

Os desembargadores se solidarizam com os financiadores: a legislação tributária não detalha a lista de custos que dizem respeito às despesas de hospitalidade, e também não define a lista de alimentos e bebidas que não podem ser incluídos nas despesas de hospitalidade (Resolução do Conselho Federal de Serviço Antimonopólio do Distrito Central de 27.08.2009 N A48-2871 /18-08).

Muitas vezes, as autoridades fiscais retiram os custos de compra de bebidas alcoólicas das despesas de hospitalidade, considerando-as irracionais. No entanto, os juízes não são tão categóricos, apontando, em particular, que o artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa não contém uma lista de alimentos e bebidas que não podem ser incluídos nas despesas de hospitalidade (decisões do Serviço Federal Antimonopólio de o Distrito do Volga datado de 15 de janeiro de 2013 N A55-14189 / 2012, o Serviço Federal Antimonopólio do Distrito dos Urais datado de 11.10.2010 N F09-7088 / 10-C2).

A possibilidade de contabilização para efeitos de tributação das despesas com a aquisição de produtos alimentares, incluindo bebidas alcoólicas, durante reunião oficial com clientes para discussão de questões relacionadas com a celebração de contratos, confirmou o Ministério das Finanças da Rússia em ofício de 03 /25/2010 N 03-03-06/1/176.

Já foi dito sobre a possibilidade de incluir nas despesas de hospitalidade os custos de transporte para a entrega de representantes de outras entidades econômicas participantes das negociações ao local do evento de hospitalidade. Mas essas pessoas podem viver em outras cidades da Rússia e, muitas vezes, fora do território da Federação Russa. Assim, o custo das passagens aéreas e ferroviárias, o pagamento de viagens por qualquer outro transporte de representantes estrangeiros (exceto o fornecimento de transporte para a entrega dessas pessoas ao local do evento representativo), bem como o suporte de visto para funcionários de um organização estrangeira a caminho de outro estado para as fronteiras da Federação Russa e diretamente nos territórios da Federação Russa, de acordo com as autoridades fiscais de Moscou, não são consideradas para fins fiscais e, em particular, não estão relacionadas a despesas de hospitalidade (carta do Serviço Fiscal Federal de Moscou datada de 14 de julho de 2006 N 28-11 / 62271).

As despesas de emissão de ingressos e vistos para participantes de eventos oficiais não podem ser classificadas como despesas de hospitalidade, uma vez que não estão incluídas na lista de despesas de hospitalidade especificada no parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa (Decreto do Federal Antimonopólio Serviço do distrito de Moscou datado de 23.05.2011 N KA-A40 / 4584 -onze). Mesmo assim, os juízes apoiaram o contribuinte, uma vez que tais despesas foram qualificadas por ele como outras despesas relacionadas à produção e venda (subcláusula 49, cláusula 1, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa).

Um evento representativo pode durar vários dias e, em seguida, a parte anfitriã pode pagar pela acomodação dos convidados. As despesas de subsistência das pessoas que participam de um evento oficial não reduzem a base tributável do imposto de renda corporativo, uma vez que tais despesas não estão previstas nas disposições do parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa (ver Cartas do Ministério de Finanças da Rússia datado de 01.12.2011 N 03-03-06 / 1/796, datado de 16 de abril de 2007 N 03-03-06/1/235).

No entanto, os juízes muitas vezes apoiam os contribuintes nesta matéria. Assim, os juízes do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito da Sibéria Ocidental consideraram a conclusão do tribunal arbitral de primeira instância de que o conceito de "serviço" no sentido do parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa tem um amplo alcance para ser lícito. Isso, de acordo com o disposto no artigo 11 do Código Tributário da Federação Russa, também pode incluir o fornecimento de moradia como condição para a existência normal de uma pessoa que chegou de outro assentamento. Ao mesmo tempo, o recurso de cassação das autoridades fiscais foi indeferido pelos juízes (decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito da Sibéria Ocidental de 1º de março de 2007 N F04-9370 / 2006 (30552-A81-27, pela decisão do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa datado de 21 de junho de 2007 N 7176/07 em transferência para o Presidium do caso de RF do Supremo Tribunal de Arbitragem para revisão de supervisão negado).

A inclusão pelo contribuinte do custo de vida das pessoas que participam de um evento oficial como despesas de entretenimento não contradiz as normas do subparágrafo 22 do parágrafo 1 e parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa (Decreto do Federal Serviço Antimonopólio do Distrito de Moscou datado de 26 de abril de 2010 N KA-A40 / 3669-10).

Os juízes consideraram lícitas as ações do contribuinte, que, com base no parágrafo 49 do parágrafo 1 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa, as levou em consideração ao determinar o tamanho da base de cálculo do imposto de renda como outras despesas relacionadas à produção e venda (Decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 23 de maio de 2011 N KA-A40 /4584-11).

Freqüentemente, em uma recepção oficial, várias lembranças e diplomas são concedidos aos recebidos. Não encontrando na lista do parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa os custos de aquisição de prêmios, confecção de diplomas, decoração do salão, os financiadores consideraram impossível contabilizá-los como despesas de hospitalidade para fins de imposto de renda (carta do Ministério das Finanças da Rússia datado de 25.03.2010 N 03-03-06 / 1 /176).

Mas os juízes do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou apoiaram o contribuinte, que incluiu nas despesas de entretenimento o valor dos custos associados ao aluguel de um salão e equipamentos ao realizar uma reunião com traficantes. A organização, ao realizar um encontro com os concessionários, perseguiu o objetivo de gerar receitas, o que se confirmou pelo facto de o contribuinte manter relações contratuais com todos os participantes no encontro de concessionários, tendo o número de contratos celebrados aumentado. Os juízes consideraram os custos de aluguel do salão e equipamentos para a realização de um evento representativo a serem documentados, economicamente justificados e destinados à geração de renda (Decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 29 de dezembro de 2010 N KA-A40 / 14430- 10).

Funcionários fiscais, estudando documentos sobre despesas de entretenimento, prestam atenção ao resultado das negociações. Se não houver resultado positivo, a inclusão dessas despesas no cálculo do imposto de renda é tratada negativamente.

O reconhecimento das despesas de hospitalidade como razoáveis não pode depender da disponibilidade de resultados específicos de negociações, assinatura de contratos após os resultados das reuniões (Resolução do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito Central de 27 de agosto de 2009 N A48-2871 / 08-18).

As parcerias estabelecidas são importantes para qualquer empresa. Por si só, eles não se tornarão assim, trabalhar neles é uma parte importante da estratégia de gerenciamento da empresa. Durante as negociações, acontecem reuniões de representantes, reuniões, recepções. O custo dessas atividades é um item de despesa sério.

As autoridades fiscais estão muito atentas à verificação deste tipo de custos, pelo que vale a pena acompanhar cuidadosamente a sua contabilidade e documentar devidamente.

Vamos descobrir quais despesas podem ser atribuídas a esse tipo de despesa e quais não podem ser baixadas para esta conta, quais documentos podem servir de confirmação e como refletir corretamente este artigo na contabilidade e na contabilidade tributária. Vamos também considerar as mudanças legislativas atuais sobre despesas de entretenimento e tendências para o futuro próximo.

Despesas de representação: o que diz a lei

Despesas de representação(PR) é um termo do Código Tributário. Suas regras são dadas nos parágrafos. 22, § 1º e § 2º do art. 264 do Código Tributário da Federação Russa. A definição de despesas de entretenimento é dada com base nestas normas. Representante serão consideradas as despesas de recepção oficial, acompanhamento e atendimento de pessoas autorizadas de outras sociedades, bem como aquelas que pretendam assistir a uma reunião do conselho de administração, diretoria ou outros órgãos sociais.

Fatores não relevantes para determinar PR

Localização. Não importa onde exatamente a recepção seja organizada: nas instalações da empresa ou em um bar ou restaurante. As exceções são estabelecimentos de entretenimento de formato diferente - os PRs não se aplicam a eles.
Gastar tempo. Horários de trabalho, noturnos, finais de semana ou feriados são selecionados para a data do evento, as despesas ainda permanecem representativas.
Estado de participante. Os participantes da contraparte incluem indivíduos e funcionários, eles podem ser não apenas representantes da administração de outras empresas, mas também clientes.
Resultado da reunião. O resultado do evento representativo também não importa. Se uma decisão positiva sobre a cooperação foi tomada, os contratos foram concluídos ou os participantes se separaram sem nada, os fundos para o evento foram gastos e podem ser reconhecidos.
Número de participantes também não inclui despesas de entretenimento. Esse fator pode afetar apenas o valor dos gastos, mas se não ultrapassar a norma estabelecida, esse indicador não importa.

Gastos que podem ou não ser considerados representativos

O Código Tributário da Federação Russa identifica categorias especiais de despesas que, do ponto de vista tributário, é legítimo considerar representativas. Estes incluem as seguintes despesas:

Pagamento pela organização de um evento oficial para recepção de convidados de outras empresas. Tal evento pode ser:
- café da manhã;
- jantar;
- encontro externo.

OBSERVAÇÃO! Os custos com alimentos e bebidas alcoólicas também estão incluídos neste grupo de custos.

Serviço de buffet acompanhando o evento de recepção especificado.
Traslado dos participantes até o local de recepção e retorno.
Compensação pelo trabalho de um tradutor freelance caso este tenha sido convidado a participar do evento.

ATENÇÃO! Caso a organização disponha de tradutor próprio, a Administração Fiscal pode não considerar representativos os custos de um especialista convidado pela Administração Fiscal. A empresa pode tentar provar seu caso em tribunal convencendo-o de que as qualificações ou especificações dos tradutores em tempo integral não atendem aos objetivos de um evento representativo.

Segundo a Receita Federal, a lista de despesas de hospedagem está fechada e não pode ser ampliada.

É ilegal considerar como despesas de representação:

fornecimento de descanso e refeições em sanatórios, pensões, outros estabelecimentos de entretenimento (com exceção de restaurantes e bares);
fundos para o programa de entretenimento para os participantes;
o custo das excursões;
dinheiro para flores para convidados, lembranças, etc.;
verbas para a decoração do salão do evento;
despesas médicas, se necessário;
viagens e alojamento de convidados;
pagamento de serviços de visto para participantes;
gastos com eventos corporativos (Reveillon, 8 de março, aniversários, etc.);
qualquer interação financeira com a gestão de divisões estruturais e filiais de sua própria empresa (despesas de representação - por padrão apenas para "estrangeiros").

Critérios para classificar despesas como hospitalidade

O conceito de “recepção e atendimento oficial”, através do qual o Código Tributário define as despesas de hospitalidade, por sua vez, não tem interpretação inequívoca nos diplomas legislativos. Portanto, eles podem ser interpretados com um significado expansivo. Por conta disso, muitas vezes surgem situações em que, formal e de fato, as despesas podem vir a ser representativas, mas no sentido legislativo o Fisco pensa diferente.

Para evitar disputas com as autoridades fiscais, que só podem ser resolvidas em tribunal de arbitragem, recomenda-se que, ao determinar as despesas, use os critérios indicados no Código Tributário e as instruções do Ministério das Finanças da Federação Russa (em particular , Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa de 15 de março de 2000 nº 26n):

O acolhimento e a notificação devem ser organizados com o objetivo de estabelecer ou manter a cooperação, em benefício mútuo das partes.
Os eventos devem ser estritamente oficiais (por exemplo, um banquete em um restaurante, mesmo que seja realizado com parceiros, não será considerado oficial, ao contrário de um café da manhã ou almoço de negócios). A formalidade do evento pode ser confirmada pelo programa de assuntos a serem discutidos durante o mesmo.
Os custos devem ser justificados, ou seja, justificados do ponto de vista econômico.
Cada item de despesa deve ser documentado.

Em casos controversos, a prática de arbitragem deve ser consultada. O tribunal considerará as despesas de representação que atendam a uma das duas condições:

são diretamente nomeados como tal no parágrafo relevante do Código Tributário da Federação Russa;
eles podem ser incluídos no representante por atos regulamentares separados do serviço tributário ou do Ministério das Finanças da Federação Russa.

Documentos para confirmar despesas de hospitalidade

Apesar da exigência legislativa de confirmação documental das despesas de hospitalidade, não foi desenvolvido um único padrão ou lista de tais valores mobiliários. Podemos dizer que a presença de documentos oficiais é obrigatória, mas sua forma não é unificada. Esta questão é decidida pela política contábil da própria organização. Tais atos podem ser:

ordem do diretor na realização de um evento de representação - certifique-se de indicar o objetivo, data, hora e local da organização da recepção, listar as contrapartes participantes e também fornecer os nomes dos responsáveis e controladores;
programa de evento futuro- não valerá sem ordem, nela as principais etapas de uma reunião representativa devem estar vinculadas a datas e horários específicos;
estimativa de evento- uma lista de despesas para itens específicos (transporte, buffet, etc.), é melhor criá-la para cada etapa separadamente, certifique-se de aprová-la com a gerência;
relatório de evento- compilado pelo responsável indicado no pedido, reflete todas as mesmas posições do pedido, mais o resultado específico alcançado em cada etapa (principalmente se algum acordo oficial foi concluído durante o evento, documentos foram assinados);
um ato para amortizar esse tipo de despesa- carrega informações sobre o valor exato de todos os tipos de despesas de hospitalidade (este documento deve ser certificado não apenas pelo chefe, mas também pelo contador-chefe);
documentos de pagamento que confirmam despesas: cheques, faturas, atos de trabalho executados, etc.

PARA INFORMAÇÃO! No caso de uma disputa ser considerada em um tribunal de arbitragem, será dada prioridade às organizações que cuidaram tanto dos documentos preliminares (pedido, orçamento, programa) quanto dos documentos finais (relatório, ato).

Racionamento de despesas de hospitalidade

A lei não permite gastar valores descontrolados para fins de representação e, em seguida, dar baixa, reduzindo assim a base de cálculo do imposto de renda. Um limite rígido foi definido para esse tipo de custo. É proibido gastar como fundos representativos no valor de mais de 4% para este período de relatório (cláusula 2, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa).

À medida que os custos de mão-de-obra aumentam com o tempo, também aumenta o valor marginal das despesas de hospitalidade. Se, por exemplo, nenhum evento representativo foi realizado no 1º trimestre ou o dinheiro gasto com eles foi menor que o normal, nos trimestres restantes será possível “andar por aí” - para levar em conta mais fundos neste item . Naturalmente, estamos falando apenas dos resultados do ano atual.

É possível calcular a quantidade necessária de restrições nas despesas de hospitalidade de 3 maneiras.

Método 1 - trimestralmente. No preenchimento da declaração de rendimentos no final de cada trimestre, é feita a contabilização das despesas de hotelaria, tendo em conta o fundo salarial desse trimestre. Este método é mais conveniente para empresas com regime de caixa para determinar receitas e despesas. Se as despesas de hospitalidade forem excedidas durante o trimestre, forma-se um imposto diferido passivo, que pode ser revertido no final do ano.

Método 2 - anual. Os orçamentos anuais das empresas geralmente não diferem muito. Isso permite, ao planejar o próximo ano, alocar imediatamente cerca de 4% da folha de pagamento do ano anterior para despesas de hospitalidade e, a seguir, dividir esse valor em trimestres. Não haverá custos anormais com este método, mas você terá que ajustar constantemente os indicadores planejados e reais.

3 vias - oficial. A empresa determina quais funcionários podem ser responsáveis pela hospitalidade e quais valores máximos podem gastar com isso. É importante que as despesas sejam feitas exclusivamente para os fins declarados. Você precisará verificar a conformidade com o limite de 4%.

O papel das despesas com entretenimento na base do imposto de renda

As despesas de representação são deduzidas aos montantes que compõem o lucro líquido da empresa, reduzindo assim a base tributável. Neste caso, o IVA suportado também é deduzido. Se as despesas estiverem dentro do limite de 4% nos períodos de relatório seguintes, o IVA sobre elas também pode ser dedutível.

É por esta razão que se “quebram lanças” quanto ao reconhecimento ou não de várias despesas como representação. Mesmo que a organização do evento realmente exigisse despesas que não estão incluídas nas despesas de hospitalidade pelo Código Tributário, elas não podem ser incluídas nessas despesas para reduzir a base tributável.

POR EXEMPLO. Kassandra LLC organizou uma reunião com representantes de outras organizações para discutir os termos da cooperação. 140 mil rublos foram gastos neste evento. Desses fundos, 70 mil rublos foram gastos em recepção e almoço, 25 mil rublos em serviço de bufê, 20 mil rublos no transporte dos participantes ao local do almoço e de volta à empresa e 10 mil rublos na assistência a uma apresentação no teatro .. rub., para um passeio pelos lugares memoráveis da cidade - 15 mil rublos, para flores e lembranças para os participantes - 45 mil rublos.

Nesse caso, apenas 115 mil rublos podem ser baixados para despesas de entretenimento, ou seja, o valor das despesas de recepção, serviço de buffet e transporte. Os fundos restantes no valor de 25 mil rublos. deve ser pago com o lucro líquido após o cálculo do valor do imposto.

OBSERVAÇÃO! As despesas de representação são dedutíveis apenas para os contribuintes do regime geral de tributação. Em arte. 346.16 do Código Tributário da Federação Russa fornece uma lista de despesas para as quais um pagador que trabalha sob o sistema tributário simplificado pode reduzir a base - não há despesas de hospitalidade nesta lista. Os empresários que estão “sentados” em sistemas de tributação preferencial só podem usar os recursos do lucro líquido (a diferença entre receitas e despesas) para despesas de entretenimento.

Representação e contabilidade

Se para a contabilidade tributária é muito importante definir a categoria de "despesas de representação", na contabilidade elas não são alocadas separadamente. São reconhecidos como gastos das atividades ordinárias, nomeadamente:

Custos de material;
depreciação;
relacionados a salários e benefícios sociais;
outros.

É mais lógico classificar as despesas de hospitalidade como “outras”. A cláusula 8 PBU 10/99 diz que a própria organização tem o direito de formar sua lista para fins contábeis. Dependendo das características das atividades da empresa, essas despesas podem ser refletidas como despesas gerais do negócio ou despesas com vendas. Nesse caso, a correspondência pode ser realizada com uma conta para contabilização de liquidações ou valores financeiros.

postagens tais despesas serão realizadas nas contas 26 (principalmente para organizações industriais) ou 44 (mais frequentemente usadas por empresas comerciais):

débito 26 “Despesas gerais” ou 44 “Despesas com vendas”, crédito 60 “Acertos com fornecedores e empreiteiros” - foram considerados os serviços ou trabalhos relativos a despesas de representação;
débito 26 “Despesas gerais” ou 44 “Despesas de vendas”, crédito 10 “Materiais” - os valores dos materiais são baixados para um evento representativo (por exemplo, alimentos, bebidas, álcool).

POR EXEMPLO. A LLC "Artabolena" paga mensalmente as deduções antecipadas do imposto de renda, contando-as com base no lucro. Durante 11 meses de 2016, os custos trabalhistas da Artabolena LLC totalizaram 300 mil rublos. As despesas de representação (sem IVA) para esses 11 meses totalizaram 13 mil rublos.

Ao calcular o imposto de renda anual, a Artabolena LLC pode levar em consideração as despesas de entretenimento no valor de não mais que 4% de 300.000 rublos, ou seja, 12.000 rublos. Assim, obtém-se um excesso de 1.000 rublos para despesas de entretenimento. Do ponto de vista tributário, isso seria uma diferença constante, ditando uma obrigação tributária constante.

A fiação ficará assim:

débito 99, subconta "Passivos fiscais permanentes", crédito 68, subconta "Cálculos para imposto de renda" - 24% de 1.000 rublos. - 240 rublos. – reflexo de uma obrigação tributária permanente.

No último mês de 2016, os custos trabalhistas da Artabolena LLC totalizaram 35 mil rublos, o que significa que para o ano serão 300.000 + 35.000 = 335.000 rublos. Não houve eventos representativos realizados neste mês. Isso significa que o valor das despesas correspondentes permaneceu inalterado - 13.000 rublos. O Código Tributário da Federação Russa permite levar em conta as despesas de entretenimento no valor de 4% de 335 mil rublos, ou seja, 13.400 rublos. Portanto, apesar dos gastos excessivos durante o ano, de acordo com seus resultados, a Artabolena LLC atendeu ao padrão de despesas de hospitalidade. O livro-razão registrará:

débito 99, subconta "Passivos fiscais permanentes", crédito 68, subconta "Cálculos para imposto de renda" - o valor do passivo tributário acumulado anteriormente de 240 rublos. invertida.

As despesas de representação na contabilidade fiscal devem ser normalizadas. O valor máximo que uma organização pode reconhecer ao calcular os lucros é de 4% do valor total de seus custos trabalhistas para o relatório ou período fiscal correspondente (parágrafo 3, cláusula 2, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa). As despesas de representação incluem (parágrafo 1, cláusula 2, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa):

- realizar uma recepção oficial - café da manhã, almoço ou outro evento similar para representantes de organizações e funcionários da empresa anfitriã participantes das negociações;

- serviços de transporte para essas pessoas, ou seja, para entrega no local do evento representativo e retorno;

— serviço de buffet durante as negociações;

- pagamento pelos serviços de tradutores que não fazem parte do quadro da organização.

Além disso, como parte da representação, despesas semelhantes para a recepção e atendimento dos participantes que compareceram às reuniões do conselho de administração, do conselho ou de outro órgão administrativo da organização (cláusula 2 do artigo 264 do Código Tributário da Rússia Federação) pode ser levado em conta. Considere quando o tratamento tributário das despesas de entretenimento causará disputas com os inspetores.

Realização de uma reunião com um cliente individual

É arriscado amortizar os custos de tal reunião. Apesar de não ser um erro, é possível que o fisco exclua esses custos durante a auditoria. O fato é que o parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa refere-se aos custos de recebimento e atendimento apenas a representantes de outras organizações. Nem os sócios que são proprietários individuais nem os clientes que são pessoas físicas são mencionados neste parágrafo. Formalmente, verifica-se que os custos das negociações com essas pessoas não podem ser levados em consideração no cálculo do imposto de renda.

No entanto, o Ministério das Finanças da Rússia apontou repetidamente que os custos de representação também podem incluir os custos de negociações com indivíduos - clientes da organização (por exemplo, cartas datadas de 27.05.09 No. 03-03-06/1/351 e datado de 27.03.09 nº 02/06/64). Afinal, também é necessário estabelecer e manter relações comerciais com eles, o que não é menos difícil do que com pessoas jurídicas.

Reunião de negócios com funcionários de sua própria filial

Os tribunais observam que os custos associados ao acolhimento de colaboradores de sucursais e divisões autónomas da organização, embora tenham chegado à sede para resolver questões de produção, não são representativos. Com efeito, incluem-se apenas as despesas com a recepção oficial ou atendimento de representantes de outras entidades ou participantes que compareçam às reuniões do conselho de administração, da direcção ou de outro órgão social da sociedade (n.º 2 do artigo 264.º do Código Fiscal do Federação Russa).

A esse respeito, os tribunais chegaram à conclusão de que os custos de negociação com representantes de suas próprias filiais não são levados em consideração no cálculo do imposto de renda (Resolução do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito da Sibéria Oriental de 11.08.06 No. A33- 26560 / 04-S3-F02-3935 / 06-S1, A33-26560/04-S3-F02-4272/06-S1). No entanto, existindo documentos comprovativos e uma ligação com as atividades de uma organização destinada à geração de rendimentos, parece possível reconhecer os custos controvertidos na contabilidade fiscal, por exemplo, com base no n.º 49 do n.º 1 do artigo 264.º do Código Tributário da Federação Russa como parte de outras despesas razoáveis.

Negociações com uma contraparte potencial, se o contrato não tiver sido concluído

A contabilização de despesas neste caso não é um erro. O Código Tributário estabelece que as despesas de representação compreendem as despesas com a recepção oficial e atendimento de negociadores, podendo ter por finalidade não só a manutenção da cooperação mútua, mas também o estabelecimento de contatos (alínea 22, cláusula 1ª e cláusula 2ª, art. Código Tributário da Federação Russa). Ao mesmo tempo, a possibilidade de contabilização de impostos para despesas de entretenimento neste caso não depende dos resultados de uma reunião de negócios.

Os tribunais também seguem um ponto de vista semelhante (Decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito Central de 27 de agosto de 2009 nº A48-2871 / 18-08). Os árbitros costumam observar que os contratos ou acordos assinados como resultado de negociações não pertencem a documentos primários e sua presença não é um pré-requisito para confirmar as despesas reais de entretenimento incorridas. Isso significa que as autoridades fiscais não têm o direito de exigir tais documentos como comprovativos desses custos.

Ingressos para um show, teatro ou museu para as pessoas envolvidas nas negociações

As despesas de organização de entretenimento e recreação, em particular o custo de ingressos para teatros, museus, cinemas, shows, excursões e outros eventos de entretenimento, não se aplicam à representação (parágrafo 2, cláusula 2, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa ).

Portanto, tais custos não reduzem o lucro tributável. O Ministério das Finanças da Rússia também observa que os custos de uma mesa de bufê, apresentações de artistas, organização de um passeio de barco como parte de um programa de entretenimento organizado após a parte oficial não são levados em consideração no cálculo do imposto de renda ().

Pagamento de hotéis para parceiros de negócios fora da cidade ou estrangeiros

De acordo com o Ministério das Finanças da Rússia, o custo da acomodação para convidados que chegam a uma reunião oficial não é levado em consideração no cálculo do imposto de renda. Afinal, esse tipo de despesa com entretenimento não é mencionado no parágrafo 2 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa (carta de 12.01.11 nº 03-03-06/1/796). O mesmo ponto de vista é compartilhado pelas autoridades fiscais (carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia de 18 de abril de 07 nº 04-1-02 / [e-mail protegido]).

No entanto, os tribunais permitem que essas despesas sejam reconhecidas e, muitas vezes, como parte das despesas de representação. O conceito de recepção e atendimento oficial de parceiros de negócios não está especificado no Código Tributário. Esses termos têm um significado amplo e podem, segundo os juízes, incluir, entre outras coisas, serviço de hotelaria ou provisão de outra moradia para uma pessoa que chega de outra cidade ou do exterior (Decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Oeste Siberiano de 01.03.07 nº Ф04-9370 / 2006 (30552-А81-27) e Distrito Noroeste nº А56-21571/03 de 17 de maio de 2004).

Outra opção para a contabilização das despesas de subsistência dos sócios não residentes ou estrangeiros, apoiada por tribunais arbitrais, é a sua inclusão nas outras despesas relativas à produção ou comercialização, com base no n.º 49 do n.º 1 do artigo 264.º do Código Fiscal da Federação Russa (Decreto do Serviço Federal Antimonopólio de Moscou datado de 23.05.11 No. KA -A40 / 4584-11 e do distrito de Ural datado de 08.11.05 No. Ф09-4994 / 05-С7 distritos).

Assim, se uma organização estiver disposta a defender os seus interesses em tribunal, pode reconhecer, no cálculo do imposto sobre o rendimento, o custo do pagamento do alojamento de parceiros comerciais não residentes ou estrangeiros. Obviamente, é mais fácil atribuí-los a outras despesas razoáveis, pois neste caso a empresa não terá que elaborar uma série de documentos comprovativos adicionais.

Falta de orçamento para o evento

Isso não é um erro, mas a ausência desse documento pode levar a divergências com o fisco. O problema é que uma lista clara de documentos que confirmam as despesas de hospitalidade não é estabelecida pelo Código Tributário. Sua lista aproximada pode ser encontrada apenas nas cartas do Ministério das Finanças da Rússia, e a estimativa de despesas de hospitalidade é mencionada nesta lista.

Os inspetores locais costumam insistir que o pacote de documentos de apoio recomendado pelo Ministério das Finanças da Rússia é obrigatório. Consequentemente, a ausência de pelo menos um deles implica a recusa de reconhecer despesas de entretenimento (carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia para Moscou datada de 22 de dezembro de 06 nº 21-11 / [e-mail protegido]). Além disso, as autoridades fiscais costumam exigir que a estimativa seja elaborada para cada evento representativo separadamente.

Quais documentos são necessários para confirmar as despesas de hospitalidade

De acordo com o Ministério das Finanças da Rússia, para confirmar as despesas de entretenimento, as empresas precisarão (cartas nº -03-06/1/807):

- uma ordem ou instrução do chefe da organização para realizar um evento representativo;

- Estimativa de despesas de hospitalidade;

— documentos primários que confirmem a compra de bens e serviços de terceiros contratados usados para fins representativos (contratos, faturas, cartas de porte, aplicativos, ordens de serviço, atos sobre a execução do trabalho ou a prestação de serviços, faturas, dinheiro e recibos de vendas, outros documentos de pagamento);

- um relatório sobre as despesas reais incorridas com os eventos de entretenimento realizados. Ele reflete os objetivos e resultados dessas atividades, bem como o custo total de sua implementação.

Os tribunais, por outro lado, chegam à conclusão de que não é necessário ter um orçamento para confirmar as despesas de hospitalidade. Afinal, essas despesas também podem ser confirmadas por outros papéis, principalmente documentos primários para a compra de bens e serviços para fins representativos (Resolução do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito dos Urais de 23 de agosto de 2011 nº Ф09-4143/11) .

A empresa baixou as despesas de hospitalidade em excesso do padrão

Suponha que, considerando que o valor da norma no final do ano será grande, a organização já no primeiro trimestre reconheceu todo o valor das despesas de hospitalidade incorridas, embora tenha ultrapassado 4% do valor dos custos de mão de obra para este trimestre. Isso não vale a pena fazer.

O valor máximo das despesas de entretenimento que podem ser consideradas no cálculo do imposto de renda é determinado com base nos resultados de cada período de relatório (cláusula 2, artigo 264 e cláusula 3, artigo 318 do Código Tributário da Federação Russa). Ou seja, é calculado pelo regime de competência desde o início do ano até o final do 1º trimestre, 1º semestre e 9 meses do ano. O valor final da norma é determinado no final do ano civil, ou seja, em 31 de dezembro.

Com efeito, as despesas de animação incorridas no primeiro trimestre, mas não reconhecidas neste período por terem excedido o limite, poderão posteriormente ser incluídas parcial ou mesmo na totalidade em despesas. Mas antes do final da 1ª metade do ano, 9 meses ou ano civil, é impossível dizer com certeza que isso acontecerá.

Consequentemente, com base nos resultados de cada período de relatório e, em seguida, no ano, a organização deve calcular o padrão de despesas representativas e determinar o valor que tem o direito de levar em consideração no cálculo do imposto de renda do período correspondente. O reconhecimento antecipado de despesas de hospitalidade, por exemplo, com base no fundo de folha de pagamento do ano anterior, é inaceitável. Isso decorre diretamente das normas do Código Tributário da Federação Russa.

Contabilização das despesas de hospitalidade do ano passado

O saldo das despesas de hospitalidade não contabilizadas no ano civil em que foram incorridas não transita para o ano seguinte. Afinal, tal oportunidade não está prevista no Código Tributário. Além disso, as despesas de hospitalidade do ano atual são reconhecidas apenas para este ano (parágrafo 3, cláusula 2, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa).

O parágrafo 42 do artigo 270 do Código Tributário da Federação Russa também estabelece que as despesas de hospitalidade que excedam seu valor máximo para um ano civil não são levadas em consideração no cálculo do imposto de renda. Isso significa que não há fundamento legal para sua transferência para o próximo ano.

Dedução de IVA sobre despesas de hotelaria

É possível que uma organização tenha deduzido o valor total do IVA referente a despesas de entretenimento, apesar de algumas delas não terem sido consideradas no cálculo do imposto de renda por excesso de norma. Isso será um erro.

Para deduzir o IVA sobre despesas de entretenimento, é necessário cumprir não apenas os requisitos gerais para a aplicação de deduções, mas também duas condições adicionais (cláusula 7, artigo 171 do Código Tributário da Federação Russa).

Em primeiro lugar, a dedução do IVA só é possível relativamente às despesas de hospitalidade que são tidas em conta no cálculo do imposto sobre o rendimento. Por exemplo, as despesas com a organização de entretenimento, recreação, prevenção ou tratamento de doenças não se referem à representação e não são consideradas para fins fiscais. Isto significa que o IVA sobre tais despesas não é dedutível.

Em segundo lugar, o IVA sobre despesas normalizado no cálculo do imposto de renda também é dedutível no valor correspondente à norma (parágrafo 2, cláusula 7, artigo 171 do Código Tributário da Federação Russa). Acontece que a organização tem o direito de deduzir todo o IVA apresentado nas despesas de hospitalidade apenas se o valor dessas despesas não exceder 4% do fundo salarial do período de referência. E somente com a condição de que as demais condições exigidas para a dedução do IVA sejam atendidas (cláusula 2, artigo 171 e cláusula 1, artigo 172 do Código Tributário da Federação Russa).

Se, ao calcular o imposto de renda, a empresa reconheceu apenas uma parte das despesas de hospitalidade que não excedem o padrão, ela aceita o IVA sobre elas para dedução na proporção apropriada. No final dos próximos períodos de relatório do mesmo ano, as despesas podem deixar de estar acima da norma. No trimestre em que a organização os reconhece na contabilidade fiscal, tem o direito de deduzir o IVA das despesas de hospitalidade "subcontabilizadas". O Ministério das Finanças da Rússia agora concorda com isso (carta nº 03-07-11/285 de 11.06.09).

IVA sobre despesas de hospitalidade em excesso

Se este valor estiver incluído em outras despesas, isso será uma violação grosseira. As despesas de representação que excedam o limite estabelecido de 4 por cento do valor das despesas da organização com salários não são consideradas no cálculo do imposto de renda (cláusula 42, artigo 270 do Código Tributário da Federação Russa). Consequentemente, o IVA a eles relacionado não pode ser incluído em outras ou outras despesas. Além disso, os valores de IVA indicados não atendem aos critérios de despesas (cláusula 1, artigo 252 e cláusula 49, artigo 270 do Código Tributário da Federação Russa). Uma opinião semelhante é compartilhada pelo Ministério das Finanças da Rússia (

Despesas de representação- despesas de empresa ou organização para realização de recepções oficiais de representantes estrangeiros, para visita a eventos culturais e de entretenimento, para serviço de bufê, para pagamento de serviços de intérprete.

Composição das despesas de hospitalidade

Para efeitos de tributação dos lucros, como despesas de hospitalidade, pode ter em conta os custos associados à conduta (cláusula 2 do artigo 264.º do Código Fiscal da Federação Russa):

negociações com representantes de outras empresas e clientes - pessoas físicas. Podem ser contrapartes que já trabalham com sua organização e potenciais;

reuniões do conselho de administração (conselho de supervisão, conselho) da sua organização.

Estes custos incluem, em particular, os custos de:

para organizar uma recepção oficial (café da manhã, almoço, outro evento semelhante) ou reunião realizada tanto no território de sua organização quanto fora dela, por exemplo, em um restaurante. Ao mesmo tempo, o custo das bebidas alcoólicas também está incluído nos custos;

para a entrega dos participantes até o local do evento representativo e retorno;

para serviço de buffet durante o evento;

pelos serviços de intérpretes durante o evento.

As despesas de hospitalidade não incluem despesas com organização de entretenimento, recreação, prevenção ou tratamento de doenças.

Documentação das despesas de hospitalidade

Para confirmar as despesas de entretenimento, além dos habituais documentos primários que comprovam os custos (faturas, atos, etc.), é imprescindível a emissão de um relatório do evento, aprovado pelo responsável da organização.

Tal relatório deve incluir:

hora e local do evento;

programa de eventos;

composição dos participantes (convidados e anfitriões);

o custo de organização do evento.

Se algum contrato for concluído como resultado do evento, isso também deve ser refletido no relatório.

Este relatório será a prova de que as despesas incorridas estão diretamente relacionadas ao evento de hospitalidade.

Além do relatório, é melhor ter mais dois documentos:

ordem do chefe da organização para realizar um evento representativo. Deve indicar o objetivo do evento e os funcionários da organização que devem participar do mesmo;

estimativa de custo para o evento, aprovada pelo chefe da organização.

Representação e

De acordo com os parágrafos. 22 p. 1 art. 264 do Código Tributário da Federação Russa, as organizações têm o direito de incluir despesas de hospitalidade em outras despesas relacionadas à produção e vendas.

Racionamento de despesas de hospitalidade

As despesas de hospitalidade estão incluídas em outras despesas dentro do padrão - 4% dos custos de mão de obra para o período de relatório (imposto) em que o evento de entretenimento foi realizado (cláusula 2, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa).

Assim, o valor da norma durante o ano aumenta junto com o aumento dos custos trabalhistas.

Assim, por exemplo, os custos de realização de um evento representativo que não estejam incluídos nos custos de acordo com a norma do primeiro trimestre podem ser incluídos nos custos dos períodos de reporte seguintes para imposto de renda do mesmo exercício ou subsequente aos seus resultados.

Contabilização de Despesas de Hospitalidade

Na contabilidade, diferentemente da contabilidade tributária, as despesas de representação não estão sujeitas a racionamento e são aceitas integralmente.

As despesas de hospitalidade são refletidas como despesas gerais do negócio ou despesas de vendas, consoante as especificidades da atividade da organização, em correspondência com as contas de liquidações ou bens materiais e são refletidas nos seguintes lançamentos:

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