Auditoria documental do fundo de seguro social. Estamos aguardando a verificação do fss. Quem o FSS verifica?

Qualquer organização pode enfrentar uma verificação do FSS. Eles são realizados no local e na câmera. Quais documentos são solicitados? No artigo, consideraremos o que o FSS verifica durante uma inspeção no local em 2019 e também o que ameaça o empregador se os requisitos do FSS não forem atendidos.

O que o FSS verifica?

Existem vários pontos principais que existem nas atividades de quase todas as empresas que podem ser de interesse do FSS:

Cálculo e pagamento das contribuições (cálculo correto, se o pagamento é pontual);
O procedimento para gastar dinheiro que o segurado acumulou para eventos segurados como maternidade, licença médica ou licença parental;
Vouchers;
O procedimento para gastar dinheiro listado quando um funcionário é ferido.

Assim, os fiscais do FSS garantem que os pagamentos transferidos para cobertura de seguro sejam razoáveis, que as contribuições sejam calculadas corretamente e transferidas no prazo.

Para controle adicional sobre os relatórios enviados ao FSS, as empresas podem verificá-los usando uma verificação especial do FSS. Ele verifica se o empregador preencheu o cálculo corretamente, determinou a base, bem como o valor dos acréscimos e pagamentos. Essa verificação é realizada com base nas taxas de controle e é realizada gratuitamente.

Que verificações o FSS realiza?

Existem vários tipos de cheques FSS (Lei nº 255-FZ):

Balcão - durante essa verificação, é realizada a conciliação dos pagamentos da cobertura do seguro com base nos pedidos de indenização ou nas informações da repartição de finanças;
Saída não programada - realizada se a previdência social receber reclamação do segurado, sugerindo que o provisionamento da cobertura do seguro foi incorreto;
Auditoria de campo agendada - tal auditoria é realizada em conjunto com uma auditoria fiscal para determinar a regularidade dos pagamentos da cobertura do seguro;
Verificação necessária para determinar a exatidão dos cálculos, bem como a tempestividade e integridade do pagamento das contribuições devidas até 2017.

O principal objetivo de todas as atividades de verificação é controlar a conformidade das empresas com as normas da legislação da Federação Russa. Uma auditoria documental é realizada após o recebimento de cada relatório da empresa. Se, após os resultados da “sala de câmeras”, forem reveladas violações ou tomada uma decisão, o FSS enviará um relatório de inspeção à pessoa que está sendo verificada. Se a “reunião de câmera” for bem-sucedida, nenhum ato será enviado às empresas.

Importante! Você pode saber mais sobre as próximas inspeções programadas do FSS em seu site oficial do escritório regional.

O que o FSS verifica durante uma inspeção no local em 2019

Conforme observado acima, uma inspeção no local pode ser programada e não programada. Para verificar se os contribuintes cumprem os requisitos da lei, o FSS elabora um plano para o ano. Os motivos das inspeções agendadas incluem: pedidos de fundos para pagamento de benefícios, reclamações de funcionários, bem como os processos de liquidação e reorganização da empresa.

Importante! O principal interesse dos fiscais do FSS é como são gastos os valores transferidos, o procedimento de acúmulo e pagamento de contribuições em caso de licença médica ou maternidade.

Inspeção programada de campo do FSS

Uma inspeção programada no local é realizada no máximo uma vez a cada três anos (nº 255-FZ). Exceto nos seguintes casos:

O FSS recebeu uma reclamação de um empregado contra seu empregador;
Durante a “casa da câmara”, foram encontrados erros no cálculo ou pagamento das contribuições, ou no dispêndio dos fundos do FSS.

Verificando licenças médicas

A verificação dos atestados de baixa por doença dos funcionários do FSS é realizada com cuidado especial, pois são a única confirmação de que o funcionário precisa para pagar os benefícios. As folhas são verificadas tanto durante o escritório quanto durante a verificação de campo. O que exatamente o FSS verifica em licença médica:

O formulário hospitalar está em conformidade com a Norma Estadual e não é falso;
A presença do carimbo e assinatura do médico na baixa (devem ser claros e legíveis);
Preenchimento correto (tanto sobre o funcionário quanto sobre a organização, todas as informações devem ser preenchidas de forma clara). Se houver erros na licença médica, eles devem ser certificados da maneira necessária.

Importante! O FSS verifica não apenas a exatidão do preenchimento da licença médica pelo empregador, mas também a forma como a instituição médica a preencheu. Não são permitidos erros no nome completo do empregado ou do empregador.

Quais documentos o FSS exigirá durante a verificação

A primeira coisa que os funcionários do FSS verificam são os relatórios 4-FSS e 4a-FSS. A organização deve manter esses relatórios por pelo menos 5 anos, pois os benefícios futuros são calculados com base em períodos anteriores.

Além disso, o fiscal pode solicitar outros documentos. Inicialmente, os documentos são solicitados oralmente e, caso não sejam fornecidos de imediato, é enviado um pedido por escrito, que a entidade auditada se obriga a cumprir no prazo de 10 dias. Se de repente a empresa auditada não se enquadrar no prazo de 10 dias, ela tem o direito de pedir a prorrogação. Para tal, é enviada uma carta ao FSS, na qual se indica o pedido de prorrogação do prazo, bem como a fundamentação da sua prorrogação. Em resposta, o FSS enviará uma decisão em que o prazo pode ser prorrogado ou se recusará a prorrogá-lo.

Resultados da inspeção de campo

Com base nos resultados da inspeção no local, o FSS elabora um ato. Inicialmente, antes do ato de inspeção, no último dia da inspeção, o inspetor do FSS elabora um certificado indicando o objeto da inspeção, bem como o momento da inspeção.

Importante! Um ato com base nos resultados da auditoria é elaborado no prazo de 2 meses após a emissão de tal certificado. Após a lavratura do ato, em até 5 dias o mesmo é repassado para a empresa auditada.

Responsabilidade do empregador

As multas que podem ser aplicadas pelo FSS estão previstas na Lei nº 125-FZ e no Código de Contra-Ordenações da Federação Russa. Por atraso no fornecimento do cálculo das contribuições, é cobrada multa no valor de 5% dos prêmios de seguro dos últimos três meses do período de cobrança. Nesse caso, os limites máximo e mínimo devem ser observados - respectivamente, não mais que 30% do valor especificado, mas não menos que 1.000 rublos.

Considere a responsabilidade administrativa do empregador em caso de violação dos requisitos da legislação da Federação Russa em relação ao fornecimento de determinados documentos.

Os recursos extra-orçamentários, nos casos previstos em lei, realizam fiscalizações in loco. Até 2017, a Lei Federal de 24 de julho de 2009 respondia a perguntas sobre como é realizada a inspeção in loco do PFR e do FSS, o que eles verificam e como elaboram. No entanto, desde 2017, perdeu sua força e, atualmente, o procedimento correspondente é regulado pelas normas do Código Tributário da Federação Russa. Além disso, as normas da Lei Federal de 24 de julho de 1998 (doravante - Lei F. No. 125-FZ) continuam a se aplicar com relação ao procedimento para inspeções FSS. Vamos considerar esta ordem.

verificação FSS

A Lei Federal de 24 de julho de 2009 regulamentou até 2017 as relações jurídicas para condução e processamento dos resultados das vistorias in loco do FSS na parte que não contraria a Lei Federal de 24 de julho de 1998.

Atualmente, as questões de pagamento de contribuições para o seguro de pensão obrigatório no seguro social por invalidez e maternidade, bem como sua administração, são reguladas pelo Capítulo 34 do Código Tributário da Federação Russa e pela primeira parte do Código Tributário da Federação Russa , respectivamente.

As questões de pagamento de contribuições para o seguro social por acidentes e doenças profissionais, bem como sua administração, são reguladas pelo disposto no Capítulo IV.2 F. da Lei nº 125-FZ, aplicável desde janeiro de 2017.

De acordo com o n.º 3 do art. 26.14 F. da Lei nº 125-FZ, um plano de vistorias in loco do FSS (inclusive para 2017) é elaborado anualmente pelos órgãos territoriais do fundo.

Objeto de verificação:

controle sobre a exatidão dos cálculos e cumprimento pelo segurado dos termos de transferência de contribuições para o seguro social;
na ocorrência de eventos segurados - a correção dos custos da seguradora para os pagamentos relevantes.

Período de revisão: o ano de revisão mais três anos antes disso.

Período de verificação:

na ordem geral - dois meses;
se houver motivos especificados no parágrafo 10 do artigo 26.16, - quatro ou seis meses.

Frequência de inspeção: não mais do que 1 vez em três anos.

Os critérios de referência à “zona de risco” para o próximo ano de acordo com as inspeções in loco do PFR e do FSS (os critérios para o plano em 2017 podem ser semelhantes, uma vez que não foi publicada informação atualizada) foram indicados na Carta do Fundo de Pensões da Federação Russa N TM-30-24 / 13848, FSS RF N 02-03-08 / 13-2872 datado de 21 de dezembro de 2010. Entre eles:

o segurado tem despesas incorridas às custas do FSS;
violação do prazo de envio de informações individuais;
aplicação de "benefícios";
detecção de discrepâncias nos cálculos com base nos resultados das auditorias documentais (inclusive na ausência de justificativa);
contribuições em atraso por mais de dois períodos de relatório;
a condição de maior pagador;
diminuição da renda na ausência de mudanças no número;
muitos cálculos corretivos para contribuições;
informações das autoridades fiscais sobre esquemas de minimização de impostos.

Obviamente, a lista acima não é exaustiva, mas ainda dá uma ideia indicativa dos critérios para as seguradoras que possam interessar aos órgãos territoriais do FSS para selecionar e incluir pessoas relevantes no plano de inspeção para os próximos ano.

O que o FSS pode verificar

Em primeiro lugar, o órgão territorial do FSS está geralmente interessado em justificar os custos de pagamento de cobertura de seguro (doravante denominado CO) e, em segundo lugar, no cálculo correto dos prêmios de seguro e no cumprimento do prazo para sua transferência.

Portanto, para a questão de quais documentos preparar para a verificação do FSS em 2017, a resposta é:

documentos que comprovem o custo do JI;
documentos relacionados com o cálculo e transferência de contribuições.

Esta conclusão é corroborada, entre outras coisas, pelo disposto nos artigos 26.14, 26.16 F. da Lei nº 125-FZ.

A lista específica de documentos depende diretamente da situação. Eles podem incluir:

documentos de origem;
declarações de folha de pagamento;
contratos;
atos confirmando os fatos de lesões, etc.

Resultados da verificação do FSS

No final da vistoria no local, os fiscais elaboram uma ata. Dependendo da complexidade do ato e de outras circunstâncias, sua preparação pode durar de um a dez dias.

Caso seja constatada infração durante a auditoria, o chefe do órgão territorial do fundo analisa os materiais da auditoria e decide pela responsabilização do segurado nos termos do Capítulo IV.3 F. da Lei nº 125-FZ ou não.

A dívida acumulada é reembolsada pelo segurado voluntariamente no recebimento do sinistro (), ou cobrada na forma prevista no artigo 26.6 F. da Lei nº 125-FZ.

O segurado, no caso de terem sido acumulados prêmios de seguro em relação a ele sob o ato de verificação do FSS, deve fazer os devidos lançamentos na contabilidade.

A acumulação adicional de contribuições para o seguro social é refletida na contabilidade pelo lançamento de Dt 91, Kt 69.

A Caixa de Pensões e a Caixa de Segurança Social, com o objetivo de controlar a acumulação e pagamento dos prémios de seguro, efetuam inspeções fotográficas e presenciais aos tomadores de seguros (artigo 33.º da Lei de 24 de julho de 2009 n.º 212-FZ). Todos os relatórios enviados aos fundos estão sujeitos a verificações de câmeras. Eles não exigem a presença do pagador de contribuições, seu objetivo é verificar se o relatório foi elaborado corretamente e o pagamento foi realizado. O prazo das “reuniões camerais” é de 3 meses a partir da data de envio do relatório. As inspeções de campo são um procedimento mais complexo que requer uma preparação cuidadosa.

Como saber com antecedência se você fará uma inspeção no local do PFR e do FSS, o que os inspetores verificam, quais documentos podem solicitar - tudo isso será discutido posteriormente.

O que é verificado nas inspeções de campo do FSS e da UIF

As inspeções de campo realizadas pela UIF e pelo FSS podem ser agendadas e não agendadas. De acordo com a carta do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Federação Russa de 22 de fevereiro de 2011 nº 19-5 / 10 / 2-1748, as inspeções de campo programadas pelo PFR e pelo FSS só podem ser realizadas em conjunto. Separadamente, os fundos podem verificar os segurados apenas não agendados, o número de tais verificações não é limitado e o motivo para eles pode ser:

reorganização ou liquidação de uma empresa,
solicitação do segurado ao FSS para alocação de fundos,
receber reclamações de funcionários sobre o cálculo incorreto de benefícios.

Quanto às inspeções in loco planejadas do PFR e do FSS 2016, um plano para sua condução para o ano é elaborado com antecedência e aprovado antes de 25 de dezembro.

Uma inspeção no local ocorre no território do segurado - o pagador das contribuições. É impossível impedir que os fiscais entrem em seu território, caso contrário o segurado será multado.

Deve haver duas decisões para conduzir uma auditoria conjunta: do órgão PFR no formulário nº 8-PFR e do órgão FSS no formulário nº 9-FSS da Federação Russa.

A periodicidade da auditoria é de 3 em 3 anos, com exceção das auditorias relacionadas à recuperação e liquidação, e o período que pode ser auditado não é superior a 3 anos anteriores ao ano da auditoria.

O período de verificação é de 2 meses, mas se houver motivos listados na Parte 11.1 do art. 35 da Lei 212-FZ, podendo ser prorrogado por prazo não superior a 6 meses.

O que os inspetores irão verificar? Apenas a correção do cálculo e a pontualidade do pagamento dos prêmios de seguro (inciso 6 do artigo 35 da Lei nº 212-FZ), fora isso, os fiscais nada devem levar em consideração. Os dados dos documentos primários serão verificados com os dados indicados nos relatórios, será verificada a exatidão dos cálculos dos prêmios de seguro e o cumprimento da lei.

Se vier uma auditoria do PFR, juntamente com uma auditoria do FSS: que documentos preparar? Em 2016, está em vigor a ordem do Fundo de Pensões da Federação Russa de 03.02.2011 nº 34R, segundo a qual os inspetores podem solicitar:

documentos constitutivos - estatuto, contrato social, etc., bem como as licenças necessárias para a atividade,
ordens sobre políticas contábeis e demonstrações financeiras para o período em análise,
relatórios sobre as contribuições para o PFR e o FSS,
registros fiscais e contábeis (razão geral, balanços, livros de receitas e despesas, livro caixa, etc.),
análises em certas contas contábeis e documentos primários,
ordens e acordos coletivos,
contratos de trabalho, bem como contratos GPC, contratos e acordos com pessoas singulares de forma a verificar o objeto dos mesmos: se o contrato for celebrado para o desempenho de determinadas funções, e não para a prestação de serviço, os inspetores podem requalificar como trabalhista e cobrar contribuições adicionais,
documentos pessoais (livros de trabalho, registros de contabilidade e movimento de funcionários), folhas de ponto, folha de pagamento, certificados de licença médica, etc.

São dados 10 dias úteis para a preparação de documentos a partir da data de recebimento do pedido relevante. As cópias podem ser certificadas pelo chefe da empresa auditada, sendo necessária a autenticação apenas nos casos previstos em lei. Os inspetores não têm o direito de apreender os documentos originais.

No final da vistoria, no seu último dia, é lavrado um certificado, devendo ser lavrado um acto de vistoria no local no prazo de 2 meses. Se discordar do ato, pode apresentar as suas reclamações escritas ao fundo com os documentos necessários anexados no prazo de 15 dias úteis.

Plano de inspeção FSS e PFR para 2016

A legislação atual não prevê a familiarização dos segurados com o plano anual de inspeções in loco, portanto, é improvável que seja possível conhecer com antecedência o plano conjunto de inspeções do FSS para 2016 e do PFR. Mas são conhecidos os critérios pelos quais as seguradoras são selecionadas para o “grupo de risco” (carta PFR nº TM-30-24 / 13848, FSS nº 02-03-08 / 13-2872 de 21/12/2010):

inconsistência de cálculos nos formulários de relatório 4-FSS e RSV-1, bem como fornecimento intempestivo de informações individuais à UIF,
O FSS financiava as despesas do segurado com seu orçamento (pagamento de licença médica, vales, etc.),
os funcionários efetuaram pagamentos que não estavam sujeitos a prêmios de seguro,
taxas preferenciais de prêmios de seguro foram aplicadas,
com base nos resultados das auditorias documentais, foram identificadas inconsistências para as quais o pagador não forneceu explicações,
o tomador do seguro está em atraso no pagamento de prêmios por mais de dois trimestres consecutivos,
em relação ao período anterior, o valor das provisões diminuiu com o mesmo número de funcionários,
os relatórios enviados à FIU e ao FSS foram repetidamente ajustados pelo pagador,
O Serviço Fiscal Federal forneceu fundos com informações sobre minimização de impostos ilegais.

As seguradoras que não exercem atividades financeiras e econômicas não são contempladas no plano de fiscalização.

O plano de inspeções de campo do FSS e do PFR durante o ano pode sofrer alterações no sentido de incluir ou excluir pagadores, ou alterar o calendário das inspeções.

A peculiaridade das inspeções de campo programadas é que os inspetores do Fundo de Seguro Social trabalham juntos. Mas certifique-se de que há duas soluções. O FSS e o PFR têm seu próprio plano para tais inspeções imediatamente para o ano, que aparece no final de dezembro para o próximo ano. E a organização fica sabendo de eventos como inspeções programadas com apenas um dia de antecedência. No entanto, eles não causam muitos problemas, especialmente porque são realizados apenas uma vez a cada três anos.

Os inspetores revisarão vários tipos de relatórios. Em primeiro lugar, trata-se de informações sobre como você acumulou e pagou os prêmios de seguro (no caso de invalidez temporária ou maternidade). Eles também verificam a regularidade do pagamento dos benefícios, cuidam dos benefícios hospitalares, benefícios para a gravidez, registro no início da gravidez, parto, cuidado de criança menor de um ano e meio e enterro. A terceira direção é o acúmulo de prêmios de seguro relacionados a lesões e seus gastos. No final, você obtém atos separados para cada um dos três tipos.

Para qualquer verificação, os requisitos do FSS são os mesmos: você não deve ter discrepâncias em documentos, violações de leis e prêmios de seguro não pagos.

Cheques de mesa

Uma auditoria documental é organizada para geração de relatórios. O Fundo precisa saber se foi compilado corretamente e se os prêmios de seguro foram calculados e pagos corretamente. Anteriormente, você poderia encontrar a base legal para auditorias documentais na lei “Sobre prêmios de seguro ao PFR, FSS, FFOMS” nº 212-FZ, mas a partir de 1º de janeiro de 2017, a regulamentação legal dos prêmios de seguro foi transferida para o segundo parte do Código Tributário da Federação Russa. O período que está sendo verificado é o período do relatório, ou seja, aquele para o qual você calculou o 4-FSS.

A partir do momento em que você enviou o relatório, o FSS tem três meses para uma análise documental. O procedimento para essa verificação é o seguinte: os fiscais verificam as declarações (você pode responder à exigência em cinco dias). Não é necessária a presença pessoal do chefe, embora os inspectores possam convidá-lo caso sejam necessários esclarecimentos. Se eles não gostarem dos resultados de uma auditoria documental, esse pode ser o motivo de um procedimento mais sério - uma auditoria no local.

Verificação de campo

As inspeções no local são odiadas por todos os gerentes, porque significam uma montanha de documentos, preparação séria e comunicação pessoal com o inspetor. Além disso, uma inspeção no local não programada pode ser realizada pelo menos 6 vezes por ano. Ao contrário de uma inspeção programada, ela tem um propósito e um motivo específicos. Este último pode ser encontrado na decisão correspondente. Existem três razões clássicas para uma auditoria no local: reclamações de funcionários, solicitação da empresa de recursos em dinheiro para benefícios e reorganização e liquidação.

Os três motivos clássicos para uma vistoria in loco não programada são: reclamações de funcionários, solicitação de recursos em dinheiro para benefícios, reorganização ou liquidação.

Não deve contar com um aviso da sua chegada, porque a Caixa de Segurança Social não tem obrigação de notificar. E ainda, na vida real, eles alertam, porque é mais conveniente para os fiscais: você não precisa procurar um prédio, um gerente fora do horário de trabalho para ele e documentos antigos para verificação. O objetivo principal da vistoria no local é geralmente o mesmo - é a verificação de provisões e pagamento de contribuições sociais.

Por que nós?

Para tais questões, o FSS e o PFR desenvolveram "Critérios para a seleção de pagadores de prêmios de seguro para 2011" (Carta do Fundo de Pensões da Federação Russa nº TM-30-24 / 13848, FSS da Federação Russa nº . 02-03-08 / 13-2872), para os quais os fundos já estão orientados . É mais provável que você seja visitado por inspetores em breve se:

Pague o seguro social com fundos do FSS.
Não apresentou relatórios a tempo.
Você ajuda demais, como assistência financeira ou remuneração, a funcionários que não estão sujeitos a prêmios de seguro.
Aproveite as tarifas reduzidas.
Você deve contribuições por mais de dois períodos de relatório.
Neste período de relatório, foram provisionadas menos contribuições, mas o número de funcionários ainda é o mesmo.
Muitas vezes, as correções eram fornecidas.
Deu margem à suspeita de que você está participando de esquemas de minimização de contribuições.
Enviado ao FSS e à FIU relatórios que não coincidem entre si.
Incorreu em raiva durante uma auditoria documental.

Como é a verificação

O procedimento de verificação do FSS é claro, mas o cronograma é um pouco flutuante - tudo depende do que os fiscais encontrarem nos documentos. Primeiro, você receberá uma decisão de realizar uma inspeção não programada do chefe do Fundo de Seguro Social, na qual encontrará uma lista de auditores e o período de inspeção. O FSS não pode verificar por um período mais longo do que os três anos anteriores. É verdade que, se o fundo chegou até você devido a violações encontradas por uma auditoria documental, os inspetores têm acesso aos relatórios do ano atual.

Assine que você está familiarizado com a decisão, então você receberá uma solicitação para fornecer documentos. Observação: se dois fundos verificarem você ao mesmo tempo, as decisões e os requisitos virão em pares. E isso significa que, se os fundos precisarem do mesmo documento, você terá que obter duas cópias. Os inspetores vão às suas instalações, mas se você não tiver as instalações, eles também podem fazer a inspeção em seu local. É verdade, antes disso, você também deve verificar: os nomes dos fiscais estão escritos na decisão, compare-os com os reais no certificado.

Os poderes do FSS durante a verificação podem parecer amplos, mas, em essência, eles só têm o direito de visualizar documentos e estar em seu território. Não deixe que tirem os originais.

Ainda assim, é melhor ter um cheque: assim você não precisa perder tempo se deslocando até fundos, certificando cópias, pode fiscalizar a segurança dos documentos originais e até conquistar um fiscal. Os prazos do cheque do FSS, em regra, são de várias semanas, embora tenham o direito de passar dois meses a partir da data da decisão para a elaboração de um certificado sobre os resultados do evento.

A duração depende se a organização tem uma filial ou escritório de representação. No entanto, os fiscais podem suspender a verificação por 6 meses se precisarem traduzir alguns documentos, obter dados de especialistas ou outras pessoas que tenham as informações necessárias. Se, por exemplo, você não conseguiu coletar os documentos a tempo, o FSS pode até estender o evento por alguns meses

O que eles querem de nós?

Você tem dez dias após receber um pedido de documentos para prepará-los e apresentá-los. Caso não cumpra este prazo, corre o risco de sofrer suspensão do cheque e/ou multa. Se você tiver um motivo válido para não chegar no horário, informe os inspetores por escrito, incluindo o motivo e os prazos atualizados. Os inspetores de fundos estão interessados em coisas diferentes, então eles exigem dados diferentes. Informamos qual lista de documentos preparar para a inspeção da empresa FSS:

Atestados de licença médica e invalidez.
Contratos de direito civil com pessoas físicas. Os inspetores estão especialmente interessados no tipo e objeto do contrato.
Dados sobre a contabilização das horas de trabalho.
Dados de atestado do espaço de trabalho.
Dados sobre investigações de acidentes de trabalho e doenças.
Documentos em que se baseiam as decisões de benefícios.
Pedidos e pedidos de parto, gravidez, licença e emprego.
Boletos de pagamento.
Livros de trabalho, cartões pessoais e outros documentos pessoais. Os eventos da vida profissional do funcionário, que são refletidos no livro (incluindo bônus e salários), são comparados com o restante dos dados pessoais.

Além disso, os inspetores podem querer visualizar dinheiro, documentos bancários, os próprios cálculos para cálculo e pagamento de prêmios de seguro. Dados fiscais e contábeis mostrarão aos inspetores se você está usando esquemas de minimização de contribuições. Não se esqueça de verificar a presença e exatidão das assinaturas e enviar os documentos de maneira organizada. Parte integrante da preparação de documentos é a preparação de argumentos para a defesa de documentos que potencialmente irão levantar dúvidas e suspeitas dos fiscais.

Ao mesmo tempo, remova todos os outros documentos dos inspetores. É melhor que eles não vejam o que pode sair pela culatra em você, assim como notas e rascunhos. Se os fiscais quiserem levar documentos para "trabalhar", não deixe: eles não têm o direito de fazê-lo. Nesse caso, você pode fornecer cópias com a assinatura do chefe e o carimbo.

Se os fiscais quiserem levar documentos para "trabalhar", não deixe: eles não têm o direito de fazê-lo.

Os resultados de uma inspeção no local não programada do FSS

Ao final da vistoria, os fiscais irão lavrar um certificado de vistoria em duas vias, mas o documento principal fica à frente. Agora o FSS tem mais dois meses para preparar um relatório de inspeção no local, cuja amostra você pode baixar. Primeiro, indica os detalhes da empresa, dados de auditoria e uma lista de documentos verificados. Além disso, será escrito que nenhuma violação foi encontrada (ou foram encontradas e, em seguida, os inspetores anexarão documentos que confirmem isso). Certifique-se de que o ato contém uma cópia da decisão de revisão e cálculos de fundos para seus prêmios de seguro.

As regras para verificar o FSS são tais que, se você as violar, corre o risco de gastar muito dinheiro com multas. Portanto, antes de verificar, é melhor devolver todas as dívidas de prêmios de seguro.

Com base nesse ato, o chefe do fundo deve decidir em 10 dias se irá responsabilizá-lo ou não. Se o chefe do fundo escolheu o primeiro, a decisão sobre a inspeção conterá uma lista de violações e atrasos reais, bem como uma instrução para pagar multa e penalidades. Ser-lhe-á entregue uma cópia da decisão no prazo de 5 dias úteis, para que a assine e confirme a data da sua receção. Se você não concordar com o que está escrito lá, você tem quinze dias úteis para se opor por escrito ao chefe do FSS e juntar documentos que o protegem.

Durante a inspeção, não se esqueça das oportunidades de “sugar” os fiscais, criando condições de trabalho confortáveis para eles, privando até mesmo seus funcionários. Desta forma, você garantirá uma verificação calma para si mesmo. Ao mesmo tempo, é importante conhecer os limites de sua comunicação com o fiscal para não causar irritação. O principal na verificação do Fundo de Seguro Social é preparar corretamente os documentos e poder defender o seu caso.

1. Quais são os critérios de seleção de segurados para fiscalizações in loco por recursos extraorçamentários.

2. Como se preparar para uma inspeção no local do FSS e da UIF.

3. Como construir uma interação otimizada com os auditores.

3. Quais os documentos que os inspectores pedem durante a inspecção e qual a melhor forma de os preparar.

Eu disse quais cheques são organizados para as seguradoras por fundos extra-orçamentários e qual é o procedimento para sua implementação do ponto de vista da legislação. Porém, na prática, o que está descrito de forma tão detalhada e complexa na lei acontece de forma um pouco diferente. Por exemplo, a legislação prevê uma inspeção in loco do FSS e do PFR por 2 meses inteiros (sem contar as suspensões), mas para mim, como na maioria dos casos, a inspeção na verdade durou menos de uma semana. Neste artigo, compartilharei minha experiência de aprovação em uma auditoria no local do FSS e do PFR e darei recomendações práticas sobre como me comportar melhor com os inspetores e o que procurar ao preparar documentos.

Um pequeno esclarecimento para economizar seu tempo: se você já recebeu um aviso da próxima inspeção e agora está empenhado em se preparar para ela, sugiro que vá imediatamente para a segunda parte do artigo - conselhos práticos sobre como passar em um on- inspeção local do FSS e da UIF. Bem, se ainda não há notificação e você deseja avaliar a probabilidade de uma inspeção para se preparar com antecedência, recomendo a leitura na ordem.

Como determinar a probabilidade de uma inspeção no local do FSS e da UIF

Como determinar se você está ameaçado em um futuro próximo por uma inspeção no local do FSS e do PFR? Para fazer isso, usaremos os critérios de seleção de pagadores de prêmios de seguro para inspeções no local, estabelecidos na carta do Fundo de Pensões da Federação Russa nº TM-30-24 / 13848, FSS da Federação Russa nº 02-03-08 / 13-2872 datado de 21/12/2010. Apesar de esta carta ser de 2010, não houve esclarecimentos posteriores, portanto, aparentemente, o FSS e a FIU são atualmente guiados por ela. De acordo com a carta do FSS e da FIU, os critérios de seleção de segurados para inspeções são os seguintes:

O número de liquidações para 9 meses do ano anterior fornecido ao PFR e ao FSS não coincide.
O segurado suporta os custos do seguro social obrigatório a cargo do FSS (prestações por invalidez temporária, prestações por gravidez e parto, por nascimento de uma criança, etc.).
Fornecimento intempestivo de informações sobre contabilidade personalizada individual (formulários SZV-6-1, SZV-6-2, ADV-6-3, ADV-6-2). Isso se aplica a períodos até 2014, pois a partir de 2014, o formulário de relatório RSV-1 inclui informações contábeis.
O segurado tem quantias significativas de pagamentos a favor de funcionários que não estão sujeitos a prêmios de seguro (por exemplo, o valor da indenização pelo uso de bens pessoais dos funcionários para fins oficiais, o valor da assistência material dentro dos limites estabelecidos por lei, etc).
Aplicação de taxas reduzidas de prémios de seguros. Você pode ler mais sobre a aplicação de tarifas reduzidas
A presença de erros e inconsistências com base nos resultados das auditorias documentais.
A presença de dívida em prêmios de seguro por mais de dois períodos consecutivos.
Classificação dos segurados entre os maiores pagadores, que se caracterizam pelo maior valor da base tributável, maior número de segurados ou número médio de empregados.
Reduzir os valores das contribuições acumuladas em relação aos períodos anteriores sem alterar o número de funcionários.
Disponibilização de informações por parte do fisco sobre a conduta dos segurados em diversos esquemas de minimização de impostos e contribuições.

Assim, quanto mais critérios sua organização ou empreendedor individual atender, maior será a probabilidade de uma auditoria.

Minha experiência e recomendações sobre como passar em uma inspeção no local do FSS e PFR

E agora, como prometido, contarei a vocês sobre minha experiência de passar em uma inspeção in loco do FSS e do PFR (aliás, bem-sucedida) e dar conselhos práticos. Em primeiro lugar, nossa organização foi objeto de auditoria não por acaso, mas porque atendeu a vários critérios de seleção de segurados para auditorias ao mesmo tempo:

Aplicação de taxas reduzidas de prêmios de seguros (a organização atua na área de tecnologia da informação);
Grandes montantes de reembolso de despesas com seguro social obrigatório por invalidez temporária e relacionadas com a maternidade do FSS (principalmente devido a licença de maternidade, para cuidar de uma criança até 1,5 anos);
Disponibilização de pagamentos a colaboradores que não constem da base de cálculo dos prémios de seguros (indemnização pela utilização de veículos pessoais, assistência material no nascimento de um filho).

A auditoria ocorreu em dezembro de 2013, respectivamente, foram auditados os períodos de 2010, 2011 e 2012. Aproximadamente duas semanas antes do início da inspeção, um representante da FIU ligou e avisou que nossa organização estava listada no plano de inspeções in loco, disse quando a inspeção começaria, quais documentos (em geral) precisavam ser preparados, relatou suas coordenadas e também anunciou a composição da comissão: um representante de cada FSS, PFR e do imposto (já que tarifas reduzidas foram aplicadas). Mais tarde, cerca de três dias depois, um representante do FSS ligou e também informou sobre o próximo cheque. Nenhuma outra notificação (por correio, fax, e-mail, etc.) foi recebida por nós.

Em conversa telefônica, os inspetores do PFR e do FSS especificaram o endereço para onde iriam para verificação (esse endereço não coincidia com o legal). Aliás, os inspetores, como se viu, absolutamente não se importam em que endereço a organização lhes fornece instalações para a inspeção: no endereço legal ou em algum outro endereço.

É melhor que a inspeção no local do FSS e do PFR ocorra em seu território, e não no território dos inspetores, pelos seguintes motivos:

Garantir a segurança dos documentos. Os fiscais não têm o direito de apreender ou retirar os documentos originais fora das dependências do segurado. No entanto, se a verificação ocorrer no seu território, as autoridades do FSS e PFR podem solicitar a revisão dos documentos originais, ou seja, alguns dos documentos terão que ser retirados, devolvidos e monitorados constantemente para que os documentos não sejam perdidos ou danificado durante o transporte. Portanto, quando a verificação for realizada em seu território, você pode ter certeza de que todos os documentos estão sãos e salvos, pois nem você nem os fiscais os retirarão.

Economizando tempo e recursos materiais. Se a verificação ocorrer no seu território, não há necessidade de perder tempo viajando até o FSS e a FIU a pedido deles (para fornecer documentos, dar explicações, etc.). Além disso, você pode fornecer todos os documentos originais aos inspetores, ou seja, economizar tempo e recursos para preparar cópias de documentos e compilar inventários para eles. É verdade que os inspetores ainda podem solicitar cópias de documentos individuais para anexá-los aos materiais de verificação, mas isso é muito menos do que cópias de todos os documentos que estão sendo verificados.

Oportunidade de aprender mais sobre o que é exigido de você, e evitar perguntas desnecessárias dos inspetores. Vou dar um exemplo: o inspetor do FSS me perguntou “o motivo da aplicação de tarifas reduzidas por nossa organização”, enquanto todos os documentos que confirmam nosso cumprimento dos critérios estabelecidos por lei (número médio de funcionários, participação nas receitas das atividades de TI , extrato do registro de organizações credenciadas) foram fornecidos no primeiro dia de teste. Não entendi imediatamente o que era exigido de mim, acho que o próprio inspetor não entendeu imediatamente. Como resultado, trouxe uma impressão do artigo 58 da Lei nº 212-FZ, que lista as categorias de seguradoras que têm o direito de aplicar taxas reduzidas de prêmio de seguro. Acredite ou não, isso serviu muito bem ao inspetor. Se a inspeção ocorresse no território dos inspetores, é difícil imaginar quanto tempo e esforço levaria para resolver esse problema.

Contato pessoal. Por mais banal que pareça, mas os inspetores também são pessoas e, se a verificação ocorrer no seu território, você terá a oportunidade de estabelecer contato pessoal com eles e tentar conquistá-los. No entanto, para que o contato pessoal com os inspetores seja benéfico para você e não prejudicial, você precisa seguir certas regras de comunicação com os inspetores.

Comunique-se com os inspetores, aderindo a certas regras:

Em primeiro lugar, sintonize-se psicologicamente e lembre-se de apenas duas coisas: 1. Tudo em sua organização é “branco”, 2. Você é um especialista competente que conhece seu negócio. Lembre-se sempre destas afirmações: durante o teste, esta é a verdade em que você deve acreditar de todo o coração, não importa como as coisas realmente sejam. Ao mesmo tempo, você precisa se comportar de acordo, com confiança, calma e dignidade. Isso é muito importante, porque os fiscais, principalmente com experiência, são excelentes psicólogos, percebem imediatamente quando uma pessoa está nervosa ou tentando trapacear. Portanto, para ser acreditado, você mesmo deve acreditar firmemente em sua retidão.

Crie um ambiente confortável para os revisores.É melhor se eles estiverem em uma sala separada: é mais tranquilo para eles e para você. Você pode colocar discretamente uma chaleira, chá, algo para o chá em seu escritório, mostrar onde derramar água, etc. Algumas pessoas pensam que, se os revisores se sentirem desconfortáveis, eles vão querer sair e terminar a revisão rapidamente. Confie em mim, não é. Mais rápido do que o planejado, a verificação não terminará de qualquer maneira, mas o fato de os fiscais não quererem ficar muito tempo no seu território é um sinal de menos (veja a dica número 1): eles têm o direito de solicitar cópias dos documentos necessários documentos, chamá-lo para prestar esclarecimentos – e este tempo e recursos adicionais. Aliás, o fato de o inspetor estar no seu território não significa de forma alguma que ele esteja ocupado verificando. Por exemplo, nos últimos dois dias de cinco, um dos inspetores assistiu futebol em seu laptop. Bem, não lamentamos, mas uma pessoa está satisfeita. Então, é melhor pressionar seus funcionários, mas não os fiscais.

Mantenha distância na comunicação com os inspetores. Ao oferecer chá, café, água e outras amenidades, faça-o com educação enfática, por decência e não por desejo de suborno. Em nenhum caso você deve ser muito intrusivo, constantemente se perguntando "você precisa de alguma coisa?" ou oferecer algumas guloseimas, principalmente bebidas alcoólicas. Tudo isso só vai causar desconfiança e irritação por parte dos fiscais, pois, em primeiro lugar, embora a fiscalização seja conjunta, eles são representantes de diferentes estruturas e vão “segurar a barra” um na frente do outro, e em segundo lugar, e o mais importante , estão no cumprimento de uma missão oficial, cujo objetivo é identificar violações de sua parte, se houver.

Defenda sua opinião. Se os fiscais apontarem para você erros, na opinião deles, não concorde e não tente explicar tudo na hora. Em vez disso, diga que você precisa de algum tempo para pensar e preparar uma resposta. Durante esse tempo, reúna os argumentos necessários e as evidências de sua inocência. Mesmo que você entenda que há uma violação, isso não é motivo para desespero, pelo contrário, você precisa se reunir e, em primeiro lugar, entender o que isso pode ameaçar e, em segundo lugar, tentar consertar. Por exemplo, você não possui um atestado de invalidez temporária, neste caso você precisa entrar em contato com o centro médico. instituição para emitir a segunda via, e fornecer aos fiscais uma nota explicativa do motivo da falta do documento e uma cópia do pedido de segunda via, como confirmação de que você tomou as providências. Ou, como foi no meu caso. Os fiscais teimosamente insistiram que apenas a compensação aos funcionários pelo uso de um carro pessoal, que é propriedade do direito de propriedade, não está sujeita a contribuições, mas se o carro for dirigido por procuração, esses pagamentos devem ser incluídos na base. No entanto, encontrei e imprimi trechos do Código Civil da Federação Russa, do qual se conclui que a propriedade pode ser possuída não apenas pelo direito de propriedade, mas também pelo direito de uso e descarte. E como a definição de “bens pessoais” não é especificada por lei, isso significa que os bens usados por procuração também se enquadram nessa definição. Com isso, os fiscais aceitaram meu cargo, principalmente porque estavam disponíveis todos os documentos necessários para o pagamento da indenização.

Lembre-se de que não importa como os inspetores se comportem, você tem interesses opostos com eles, apenas seja o mais diplomático possível e mantenha os olhos abertos. No meu caso, inicialmente agi de acordo com as três primeiras regras e os revisores seguiram o mesmo estilo de comunicação, nada pessoal. Como resultado, nenhuma violação foi encontrada conosco, embora eles tenham encontrado um valor não pago de multas por contribuições para o Fundo de Seguro Social de 2011, um total de não mais que 10 rublos, que pagamos e separamos do mundo. No entanto, conheço um caso em que os próprios inspetores escolheram um estilo de comunicação semiformal, como essas pessoas gentis, de mente absolutamente positiva. O segurado se comunicou com eles da mesma forma, como "caras normais que entendem". Os fiscais falavam da vida difícil, mas os segurados dos problemas urgentes, da dificuldade de manter um negócio, que impostos são altos ... E parece que todos entenderam, simpatizaram e fecharam os olhos para os erros, apenas no ato de uma inspeção no local, eles escreveram "Trazer para prestar contas" e soldaram a multa. Portanto, fique atento.

Agora, vamos falar sobre a coisa mais importante - sobre quais documentos são solicitados pelos inspetores do FSS e da FIU durante uma inspeção no local. Como eu disse, no meu caso, também participou da auditoria o inspetor fiscal, que também tinha sua própria lista de documentos exigidos. Mesmo quando notificados por telefone, os fiscais anunciaram uma lista aproximada de documentos, que incluía documentos constitutivos, regulamentos internos sobre salários, folhas de pagamento, dinheiro e documentos bancários, documentos comprovativos de despesas do Fundo de Segurança Social durante 3 anos, sujeitos a verificação, bem como como documentos, confirmando a aplicação da tarifa reduzida. Quando os inspetores chegaram, eles entregaram um pedido de fornecimento de documentos, que continha todos os documentos possíveis direta ou indiretamente relacionados ao cálculo e pagamento de prêmios de seguro: documentos constitutivos, documentos pessoais, registros contábeis, relatórios para fundos e vários documentos comprobatórios . Este requisito continha uma lista de documentos que os inspetores poderiam solicitar, é bastante universal. De fato, os documentos durante a inspeção foram fornecidos a pedido oral dos fiscais e seu volume era menor do que o exigido.

Então, quais documentos forneci durante a inspeção no local do FSS e do PFR:

Documentos que confirmam o direito de aplicar uma taxa reduzida de prémios de seguro para organizações que operam na área das tecnologias de informação: formulários estatísticos do MP para 9 meses de cada ano, contendo informação sobre o número médio de trabalhadores; extrato do registro de organizações credenciadas que operam na área de TI; Declarações de comprovação da atividade econômica principal e certidão de comprovação de cada ano, que indique a participação nos rendimentos da atividade principal na área de informática. Além disso, o inspetor fiscal solicitou livros de contabilidade de receitas e despesas no regime tributário simplificado, aviso sobre a possibilidade de utilização do regime tributário simplificado, informações sobre o número médio de funcionários, bem como registros contábeis “análise de contas” para contas 90, 91, 51, 50.

Documentos constitutivos e documentos administrativos internos sobre remuneração (cópias autenticadas): estatuto, ordens de nomeação de diretor e contador-chefe, regulamento sobre remuneração, bônus, pagamento de assistência material, viagens (uma vez que alguns funcionários recebem um subsídio por a natureza itinerante do trabalho ), tabela de pessoal com todas as edições.

Documentos comprovativos das despesas efectuadas a cargo da Caixa de Segurança Social: baixa por doença por incapacidade temporária com cálculo de prestações, certidões de trabalhadores de outros locais de trabalho para cálculo de prestações; licença médica para gravidez e parto com cálculos e documentos comprovativos; documentos para o pagamento de um subsídio único no nascimento de um filho, para a concessão de licença para cuidar de um filho até 1,5 anos e para o pagamento de benefícios.

Quadros de horários, pedidos de bônus aos funcionários (os inspetores rapidamente devolveram esses documentos, muito provavelmente, estavam interessados \u200b\u200bno fato de os documentos estarem disponíveis sem uma verificação detalhada).

Relatórios antecipados, documentos de caixa (caixas, relatórios de operador de caixa), extratos bancários (depois de ver o número de maços de extratos, e eram cerca de 36 deles, um maço grosso para cada mês, os fiscais não os levaram para seu escritório para verificação, mas solicitou um cartão de conta 51 em formato eletrônico).

Documentos comprovativos de pagamentos a empregados que não constem na base de cálculo dos prémios de seguro: ordens de pagamento de assistência material ao nascimento de um filho com declarações de empregados e cópias de certidões de nascimento de filhos, documentos de pagamento de indemnizações por uso de veículos pessoais para fins oficiais.

Contratos de natureza civil com atos de trabalho prestados, contratos de concessão de crédito a empregados.

Resumos salariais (por tipos de acréscimos para toda a organização) e folhas de pagamento (por tipos de acréscimos para cada funcionário) mensalmente - formei esses documentos no 1C ZUP.

A contabilidade registra "cartão de conta" para as contas 91, 73, 76, 51, 50 em formato eletrônico.

Relatórios ao FSS, incluindo Cálculos provisórios 4-FSS, relatórios ao Fundo de Pensões RSV-1 e informação contabilística personalizada.

Talvez este seja o fim da lista de documentos que forneci durante a inspeção in loco do FSS e do PFR. Chamo a atenção para o fato de que os documentos foram exigidos para todo o período auditado, 2010-2012. Os fiscais guardaram alguns documentos por mais tempo (por exemplo, extratos de folha de pagamento, documentos que comprovam despesas da Previdência Social), alguns foram devolvidos no mesmo dia (relatórios de adiantamento, documentos de caixa).

Agir proativamente. Deve-se entender que os inspetores vêm à auditoria com um plano claro baseado na análise preliminar dos relatórios apresentados por você, nos resultados das auditorias anteriores e nas informações sobre a organização como um todo, coletadas de várias fontes. Este plano identifica os aspetos para os quais é mais provável que existam erros e violações significativas no cálculo e transferência dos prémios de seguro. Com base no plano de verificação, é formada uma lista de documentos solicitados. Assim, você pode se antecipar e preparar com antecedência os documentos que mais interessam aos fiscais. Por exemplo, se a organização tiver pagamentos a funcionários que não estejam sujeitos a contribuições, ou remuneração paga de acordo com contratos de direito civil, os inspetores provavelmente solicitarão documentos que comprovem esses pagamentos. Portanto, antes de iniciar a verificação, procure fazer a lista mais completa e detalhada de documentos que precisam ser preparados para evitar surpresas já durante a verificação.

Prepare os documentos com antecedência. De acordo com a lista compilada, identifique os documentos que requerem melhorias significativas ou que estão completamente ausentes. E antes de tudo, prepare esses documentos para não fazer isso durante o processo de verificação. Eu praticamente reimprimi folhas de pagamento, planilhas de horas e o oficial de pessoal finalizou a tabela de pessoal e as alterou.

Preste atenção nas assinaturas. Em primeiro lugar, as assinaturas do contador-chefe e do diretor nos documentos devem cumprir as ordens de nomeação desses funcionários. Ou seja, se em 2011 havia um contador-chefe e 2012 já é diferente, então as assinaturas nos documentos desses períodos deveriam ser diferentes. Você deve prestar atenção especialmente a isso se os documentos forem impressos por vários períodos ao mesmo tempo. Em segundo lugar, as assinaturas devem estar presentes no documento se este for um requisito obrigatório. Por exemplo, em documentos de caixa, em relatórios antecipados, nas assinaturas do diretor e do funcionário nas ordens do chefe, nos contratos, etc. A propósito, é improvável que os inspetores verifiquem a autenticidade da assinatura, mas sua ausência provavelmente será notada.

Envie seus documentos para análise de maneira organizada e organizada. Eles são recebidos com roupas, então os fiscais vão formar sua impressão, pelo menos primeiro, com base na forma como os documentos são fornecidos. Concordo, montes de "documentos" empilhados de maneira caótica sugerem certos pensamentos sobre o estado da contabilidade em geral e cálculos de prêmios de seguro em particular. Portanto, é melhor organizar os documentos por tipos e por períodos, para que você encontre facilmente o documento desejado. Costurar documentos ou não, depende de você. Alguns acreditam que é melhor costurar os documentos para que os fiscais não tenham a oportunidade de levar algo com eles, embora isso seja ilegal. Não grampeei os documentos (com exceção de extratos bancários, documentos de caixa e relatórios de adiantamento), mas coloquei em pastas em anéis, porque, na minha opinião, é muito mais conveniente visualizar os documentos e, se necessário, fazer cópias . A propósito, a perda de documentos após a verificação não foi percebida.

Bem, a principal recomendação - remova todos os documentos desnecessários antes de verificar. Percorra cuidadosamente todas as pastas com documentos para verificação e deixe apenas os “brancos”: não é necessário que os fiscais vejam os cálculos dos salários “cinzentos”, se houver, seus rascunhos, notas, marcadores como “não ordem suficiente” ou “substituir”, etc.

Isso, talvez, seja tudo o que eu queria contar sobre minha experiência de passar por uma inspeção in loco do FSS e da FIU, sobre a interação com os inspetores e a preparação de documentos. Tentei ser o mais detalhista possível para não perder detalhes importantes. Espero que o artigo não o tenha cansado e que as informações nele apresentadas sejam úteis para você.

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