Viss par automašīnu tūningu

Tiek veikta grāmatvedības nodaļas saņemto primāro dokumentu pārbaude. Sākotnējo dokumentu pārbaude. Tehnoloģija ienākošo dokumentu saņemšanai

Jebkura uzņēmuma darbība ir cieši saistīta ar primārās dokumentācijas uzturēšanu un apstrādi. Tas nepieciešams pārskatu sniegšanai, nodokļu maksājumu aprēķināšanai, vadības lēmumu pieņemšanai. Rakstā apskatīsim, kas tas ir – primārā dokumentācija grāmatvedībā – un kā tā tiek apstrādāta.

Pamatjēdzieni

Primārā dokumentācija grāmatvedībā - kas tas ir?? To sauc par pierādījumiem par komisijas faktu, kas atspoguļots uz papīra. Pašlaik daudzi dokumenti tiek apkopoti automatizētajā 1C sistēmā. Primārās dokumentācijas noformēšana ietver informācijas reģistrēšanu un reģistrēšanu par pabeigtajiem saimnieciskajiem darījumiem.

Primārā uzskaite ir uzņēmuma notikumu reģistrēšanas sākuma stadija. Biznesa darījumi ir darbības, kas ietver izmaiņas organizācijas aktīvu vai kapitāla stāvoklī.

Primārās dokumentācijas apstrāde grāmatvedībā: diagrammas piemērs

Parasti uzņēmumos jēdziens “darbs ar dokumentāciju” nozīmē:

  • Primāro datu iegūšana.
  • Informācijas pirmapstrāde.
  • Vadības vai ar direktora rīkojumu pilnvarotu speciālistu apstiprinājums.
  • Atkārtoti.
  • Darījuma veikšanai nepieciešamo darbību veikšana.

Klasifikācija

Ir vienreizējs un kumulatīvs primārie dokumenti. ĀrstēšanaŠādos dokumentos ietvertajai informācijai ir vairākas iezīmes.

Vienreizēja dokumentācija ir paredzēta, lai vienreiz apstiprinātu notikumu. Attiecīgi tā apstrādes procedūra ir ievērojami vienkāršota. Kumulatīvā dokumentācija tiek izmantota noteiktu laiku. Parasti tas atspoguļo darbību, kas veikta vairākas reizes. Šajā gadījumā, kad primārās dokumentācijas apstrāde informācija no tā tiek pārsūtīta uz īpašiem reģistriem.

Prasības dokumentu uzturēšanai

Primārā dokumentācija tiek sastādīta darījuma laikā vai tūlīt pēc tā pabeigšanas.

Informācija tiek atspoguļota īpašās vienotās veidlapās. Ja nav apstiprinātu veidlapu, uzņēmums var tās izstrādāt patstāvīgi.

Primārās grāmatvedības dokumentācijas apstrādes posmi

Katrā uzņēmumā ir darbinieks, kas atbild par darbu ar primāro informāciju. Šim speciālistam ir jāzina noteikumi, stingri jāievēro juridiskās prasības un darbību secība.

Pa posmiem primārās dokumentācijas apstrāde ir:

  • Nodokļi. Tas ir darījuma novērtējums, kas atspoguļots uz papīra, norāde par summām, kas saistītas ar tā īstenošanu.
  • Grupēšana. Šajā posmā dokumenti tiek izplatīti atkarībā no kopīgām iezīmēm.
  • Konta piešķiršana. Tas ietver debeta un kredīta apzīmējumu.
  • Dzēšana. Lai novērstu atkārtotu maksājumu uz primārajiem grāmatvedības dokumentiem p atzīmē "apmaksāts".

Kļūdas dokumentos

Tie var rasties dažādu iemeslu dēļ. Pamatā to parādīšanos izraisa darbinieka neuzmanīga attieksme pret darbu, ko viņš veic, speciālista analfabētisms un iekārtu darbības traucējumi.

Dokumentu labošana ir ļoti atturīga. Tomēr dažos gadījumos bez kļūdu labošanas nav iespējams iztikt. Pielava kludu grāmatvedis par primāro dokumentāciju jālabo šādi:

  • Izsvītrojiet nepareizo ierakstu ar plānu līniju, lai tas būtu skaidri redzams.
  • Virs pārsvītrotās līnijas ierakstiet pareizo informāciju.
  • Atzīmējiet izvēles rūtiņu "Labots, lai ticētu".
  • Norādiet korekcijas datumu.
  • Ieliec parakstu.

Korektīvo līdzekļu lietošana nav atļauta.

Darbs ar ienākošajiem dokumentiem

Ienākošo dokumentu apstrādes process ietver:

  • Dokumenta veida noteikšana. Grāmatvedības dokumentos vienmēr ir informācija par pabeigtajiem biznesa darījumiem. Piemēram, tie ietver rēķinu, rīkojumu par līdzekļu saņemšanu utt.
  • Saņēmēja datu pārbaude. Dokumentam jābūt adresētam konkrētam uzņēmumam vai tā darbiniekam. Praksē gadās, ka uzņēmumam speciāli tiek izsniegti dokumenti materiālu iegādei, lai gan līgums ar piegādātāju nav noslēgts.
  • Parakstu un zīmogu nospiedumu pārbaude. Personām, kas paraksta dokumentu, jābūt pilnvarotām to darīt. Ja primāro dokumentu vizēšana nav darbinieka kompetencē, tie tiek uzskatīti par nederīgiem. Kas attiecas uz zīmogiem, praksē kļūdas bieži rodas tajos uzņēmumos, kuriem ir vairāki zīmogi. Informācijai uz izdrukas jāatbilst dokumenta veidam, uz kura tā redzama.
  • Dokumentu statusa pārbaude. Ja uz papīriem tiek konstatēti bojājumi vai trūkst kādas lapas, ir jāsastāda akts, kura kopiju nosūta darījuma partnerim.
  • Dokumentā atspoguļotā notikuma derīguma pārbaude. Uzņēmuma darbiniekiem ir jāapstiprina informācija par darījuma faktu. Dokumentus par vērtību pieņemšanu apliecina noliktavas pārzinis, un līguma nosacījumus apstiprina tirgotājs. Praksē ir situācijas, kad piegādātājs saņem rēķinu par precēm, kuras uzņēmums nav saņēmis.
  • Perioda noteikšana, uz kuru dokuments attiecas. Apstrādājot primāros dokumentus, ir svarīgi neņemt vērā vienu un to pašu informāciju divas reizes.
  • Grāmatvedības sadaļas definīcija. Saņemot primāro dokumentāciju, ir jānosaka, kādiem nolūkiem tiks izmantotas sniegtās vērtības. Tie var darboties kā pamatlīdzekļi, materiāli, nemateriālie aktīvi, preces.
  • Reģistra noteikšana, kurā tas būs
  • Papīra reģistrācija. Tas tiek veikts pēc visām pārbaudēm.

Darbs ar izejošajiem papīriem

Šāda veida dokumentācijas apstrādes process nedaudz atšķiras no iepriekš minētā.

Pirmkārt, uzņēmuma pilnvarots darbinieks izveido izejošā dokumenta melnrakstu. Pamatojoties uz to, tiek izstrādāts dokumenta projekts. Tas tiek nosūtīts vadītājam apstiprināšanai. Tomēr dokumenta projektu var apstiprināt cits darbinieks, kuram ir atbilstošas ​​pilnvaras.

Pēc sertifikācijas projekts tiek sastādīts atbilstoši noteiktajiem noteikumiem un nosūtīts saņēmējam.

Dokumentu plūsmas plānošana

Šis posms ir nepieciešams, lai nodrošinātu ātru dokumentācijas saņemšanu, nosūtīšanu un apstrādi. Pareizai dokumentu plūsmas organizēšanai uzņēmums izstrādā īpašus grafikus. Tie norāda:

  • Sākotnējo dokumentu apstrādes vieta un termiņš.
  • Tās personas pilns vārds, uzvārds un amats, kura sastādīja un iesniedza dokumentus.
  • Grāmatvedības uzskaite veikta uz papīriem.
  • Dokumentācijas glabāšanas laiks un vieta.

Grāmatvedības reģistri

Tie ir nepieciešami primārās dokumentācijas reģistrācijai. Tajā pašā laikā uz papīriem tiek uzlikta grāmatvedības atzīme. Nepieciešams nepieļaut atkārtotu dokumentu reģistrāciju.

Sākotnējos dokumentus var glabāt elektroniskajos reģistros. Tomēr pēc valsts aģentūru vai darījumu partneru pieprasījuma uzņēmumam ir jāiesniedz papīra kopijas.

Dokumentu atkopšanas iezīmes

Šobrīd noteikumos nav skaidras dokumentu atjaunošanas kārtības. Praksē šis process ietver šādas darbības:

  • Komisijas iecelšana dokumentu nozaudēšanas vai iznīcināšanas iemeslu izmeklēšanai. Ja nepieciešams, uzņēmuma vadītājs procedūrā var iesaistīt tiesībsargājošās iestādes.
  • Sazināšanās ar banku organizāciju vai darījumu partneriem, lai iegūtu primāro dokumentu kopijas.
  • Ienākuma nodokļa deklarācijas labošana. Nepieciešamība iesniegt precizētu pārskatu ir saistīta ar to, ka nedokumentētie izdevumi nodokļu vajadzībām netiek atzīti par izdevumiem.

Sākotnējās dokumentācijas nozaudēšanas gadījumā Federālais nodokļu dienests aprēķinās nodokļu atskaitījumu summas, pamatojoties uz pieejamajiem dokumentiem. Šādā gadījumā pastāv iespēja, ka nodokļu iestāde piemēros sodus soda veidā.

Biežākās kļūdas primāro darbu sagatavošanas procesā

Parasti par dokumentācijas uzturēšanu atbildīgās personas izdara šādus pārkāpumus:

  • Aizpildiet veidlapas, kuras nav vienotas vai apstiprinātas ar uzņēmuma vadītāju.
  • Tie nenorāda detaļas vai parāda tās ar kļūdām.
  • Viņi nevīzē dokumentus ar savu parakstu un neļauj parakstīt dokumentus darbiniekiem, kuriem nav tiesību.

Biznesa darījumu faktus apliecinoša dokumentācija uzņēmumam ir ārkārtīgi svarīga. Tās dizains ir jāpieiet ļoti uzmanīgi. Jebkura kļūda var izraisīt negatīvas sekas.

Sākotnējie grāmatvedības dokumenti ir svarīgi ne tikai grāmatvedības jautājumos, bet arī attiecībā uz nodokļu likumdošanu, jo īpaši, nosakot saistību apjomu. Tāpēc tiem, kas ir atbildīgi par primārās dokumentācijas sastādīšanu, ir ārkārtīgi svarīgi zināt visas grāmatvedības nianses un turklāt izprast to klasifikāciju, lai vienkāršotu darbu.

Kas ir primārie grāmatvedības dokumenti

Par primārajiem tiek uzskatīti dokumenti, kas reģistrē noteiktas jau veiktas saimnieciskās darbības. Atstāt ierakstu grāmatvedībā un ievadīt to reģistrā var tikai tad, ja ir primārā grāmatvedības dokumentācija. To uzskata par uzņēmuma vadības sistēmas neatņemamu sastāvdaļu. Pamatojoties uz to, mēs varam droši teikt, ka primārie grāmatvedības dokumenti ir dokumentāri pierādījumi par pabeigtiem darījumiem, kas saistīti ar uzņēmuma saimniecisko darbību un kas radīja zināmu ekonomisku efektu.

Klasifikācija

Uz visiem punktiem, kas skar jautājumu par primāro priekšmetu, attiecas 402-FZ noteikumi un normas. Noteikumos norādīts, ka šīs izziņas ir nepieciešamas, sazinoties ar nodokļu iestādēm kā aprēķinu pareizības apliecinājums. Tas nozīmē, ka nodokļu iestādēm nebūs sūdzību par nodokļa bāzes noteikšanas procesu.

Saskaņā ar spēkā esošajiem noteikumiem primārā dokumentācija ir obligāti jāglabā 4 gadus. Šajā periodā nodokļu iestādes jebkurā laikā var pieprasīt dokumentus izpētei un pārbaudei. Turklāt primārā dokumentācija bieži vien kalpo kā pierādījums tiesvedībā.

Ir vērts atzīmēt, ka īpašas primārās dokumentācijas formas nav noteiktas likumdošanas līmenī. Šajā jautājumā komersantam ir iespēja izvēlēties variantu, kas apmierinās tās vajadzības un kalpos kā labs palīgs turpmākajā darbā.

Primārie grāmatvedības dokumenti: saraksts

Parasti pilns sertifikātu saraksts, kas veic pamatfunkcijas, paliek nemainīgs un tiek apstiprināts visaugstākajā līmenī. Pašlaik šajā kategorijā ietilpst:

  1. vienošanās. Tajos ir atrunāti konkrēti darījuma nosacījumi, pušu pienākumi un finanšu jautājumi. Kopumā šeit ir norādīti visi nosacījumi, kas vienā vai otrā veidā ir saistīti ar darījumu. Lūdzu, ņemiet vērā, ka dažiem darījumiem rakstisks līgums nav nepieciešams. Tādējādi no brīža, kad pircējs saņem pārdošanas čeku, darījums tiek uzskatīts par noslēgtu.
  2. Konti. Ar šāda veida dokumentu palīdzību pircējs apliecina gatavību maksāt par pārdevēja precēm (pakalpojumiem). Turklāt rēķinos var būt ietverti papildu darījuma noteikumi un ierakstītas konkrētas cenas, ko pārdevējs nosaka saviem produktiem un pakalpojumiem. Ja kāda iemesla dēļ pircējs nav apmierināts ar viņam uzrādīto preci (pakalpojumu), viņam ir tiesības pieprasīt naudas līdzekļu atmaksu, pamatojoties uz rēķinu.
  3. Iepakojuma saraksts. Tas parāda visu pārsūtīto preču vai materiālu pilnu sarakstu. Rēķins jāsastāda vairākās versijās atkarībā no darījuma dalībnieku skaita.
  4. Nodošanas un pieņemšanas sertifikāts. Tas tiek sastādīts, pamatojoties uz pakalpojuma sniegšanas rezultātiem kā apliecinājumu, ka darba rezultāts atbilst iepriekš norādītajiem kritērijiem, un to pilnībā apstiprina saņēmēja puse.
  5. Algas lapas. Tajos ir parādīti visi jautājumi, kas saistīti ar algu norēķiniem ar algotiem darbiniekiem. Turklāt šeit ir jāatspoguļo visa informācija par prēmijām, papildu maksājumiem un citiem darbinieku finansiālās stimulēšanas mehānismiem.
  6. Pieņemšanas un nodošanas sertifikāti Nr.OS-1.Šāda veida dokumentāciju izmanto, lai reģistrētu visas darbības, kas saistītas ar pamatlīdzekļu ievadi vai izlaidi.
  7. Kases dokumenti, kas ietver ienākošos un izejošos skaidras naudas orderus un papildus kases grāmatu. Tie satur informāciju par finanšu darījumiem, kas veikti pārdošanas ietvaros.

Klasifikācija

Primāro dokumentu veidi grāmatvedībā ir diezgan dažādi un galvenokārt ir atkarīgi no konkrētā dokumenta izmantošanas mērķa pārskatāmā nākotnē. Tomēr vispopulārākā klasifikācijas iezīme ir primārās dokumentācijas sadalīšana iekšējā un ārējā.

Iekšējais dokuments ir uzņēmuma īpašums, un to izdod noteiktu jautājumu risināšanai. To sastāda uzņēmuma speciālisti, un tas attiecas tikai uz šī uzņēmuma jurisdikciju. Tādējādi šo kategoriju veido tie dokumenti, kas nepieciešami efektīvai saimnieciskās darbības veikšanai viena uzņēmuma ietvaros. Tajā pašā laikā, ja dokumentu saņems uzņēmums no ārpuses vai to sastādījuši uzņēmuma speciālisti un pēc tam nodod citām juridiskām personām (nodokļu iestādēm, klientiem utt.), tad tas tiks atzīts par ārēju.

Savukārt iekšējiem dokumentiem ir arī savas klasifikācijas pazīmes, kas ļauj tos grupēt trīs kategorijās:

  1. Administratīvā (organizatoriskā). Tie norāda informāciju, kas jāpaziņo uzņēmuma darbiniekiem, struktūrvienībām un filiālēm un to vadītājiem. Ar viņu palīdzību uzņēmums izdod noteiktus rīkojumus, kas rūpīgi jāievēro. Šajā grupā ietilpst dažādi pasūtījumi, instrukcijas un daudz kas cits.
  2. Izpildītājs (attaisnojošs), kas sākotnēji parāda faktus, kas apliecina noteiktu saimniecisko darbību veikšanu un to pabeigšanu.
  3. Grāmatvedības dokumenti.Šī kategorija ir vispārīga un nepieciešama, lai vienotā dokumentā sistematizētu citos dokumentos esošo informāciju un to turpmāku apkopošanu.

Noteiktos apstākļos dokumentāciju var arī apvienot. Šajā grupā ietilpst tie dokumenti, kuros vienlaikus var būt ietvertas galvenās organizatoriskās un apliecinošās dokumentācijas iezīmes. Visspilgtākie piemēri šeit ir dažādi skaidras naudas orderi, prasības, iepriekšēja atskaite un daudz kas cits.

Grāmatvedības reģistri un to klasifikācija

Veicot jebkuru darījumu, tiek sagatavota primārā dokumentācija. Tiklīdz tas ir pilnībā aizpildīts, visa tajā norādītā informācija ir jādublē attiecīgajā grāmatvedības reģistrā. Un tas ir sava veida nesējs, kas uzkrāj pamatinformāciju par darījumu. Pamatojoties uz reģistra būtību, var identificēt vairākus klasifikācijas kritērijus. Piemēram, pēc izskata reģistri lietotājiem parādās grāmatu, vienkāršu lapu un indeksu karšu veidā.

Pamatojoties uz reģistra uzturēšanas mehānismiem, var izdalīt vēl 3 grupas:

  1. Hronoloģiski, kurā ir norādīti visi notikušie notikumi, stingri ievērojot laika grafiku. Tas ir, vispirms jānorāda tās darbības, kas notika agrāk un tā tālāk. Šādi reģistri ir vissarežģītākie, jo tajos ir milzīgs informācijas daudzums, un diezgan bieži kādu darbību var izlaist.
  2. Sistemātisks, kurā sākotnēji visi darījumi tiek ievadīti ekonomisko rādītāju veidā. Tādējādi šāda veida reģistri atspoguļo pabeigto saimniecisko darījumu ekonomisko efektu un analizē izdevumu un ienākumu rādītājus. Visspilgtākais sistemātiskā reģistra piemērs ir kases grāmata.
  3. Kombinēts, kam piemīt gan sistemātisko, gan hronoloģisko reģistru pamatiezīmes.

Primārās dokumentācijas saturs

Daudziem lietotājiem rodas jautājums par to, kas ir primārie grāmatvedības dokumenti un kādas prasības uz tiem attiecas. Likumdošanas līmenī ir iestrādāti vairāki noteikumi, kas nosaka, ka primārā pāra dokumentos ir jābūt noteiktai informācijai. Jo īpaši saskaņā ar Federālā likuma-402 9. panta 2. punktu primārajā dokumentācijā jāietver šāda informācija:

  • dokumenta nosaukums;
  • Sagatavošanas datums;
  • ziņas par personu, kura sastādījusi norādīto dokumentu (pilns uzņēmuma nosaukums);
  • ar šo dokumentu saistītās saimnieciskās darbības būtība;
  • finanšu aprēķini par darījumu;
  • par darījumu atbildīgo amatpersonu paraksti un to iniciāļi.

Primārā grāmatvedības dokumenta paraugs

Dokumentu sagatavošanas noteikumi

Likumdevējs nosaka noteiktus noteikumus primāro grāmatvedības dokumentu sagatavošanai. Tādējādi viena no galvenajām prasībām ir precizitāte un gramatikas un pieturzīmju kļūdu un drukas kļūdu trūkums. Ja nodokļu dienests atklās noteiktas nepilnības, pārkāpējam dokuments būs jāpārkārto, un, ja pārkāpums tiks atkārtots, jums var tikt piemērots sods. Kopumā šajā jautājumā jums jāpievērš īpaša uzmanība šādiem ieteikumiem:

  1. Atļauts izmantot lodīšu un tintes pildspalvas, speciālu skaitļošanas aprīkojumu un datorus.
  2. Kompilāciju var sākt, kad ir plānots veikt noteiktus biznesa darījumus, kas ir jāattēlo. Tajā pašā laikā izņēmuma situācijās ir pilnīgi iespējams noformēt dokumentu pēc darījuma pabeigšanas.
  3. Visi aprēķinu dati ir jāuzrāda gan skaitliskā, gan rakstiskā veidā. Tādējādi blakus katram numuram ir jābūt parakstam.
  4. Ir ārkārtīgi svarīgi aizpildīt visus veidlapā norādītos datus. Ja kāda iemesla dēļ nav informācijas, jūs nevarat atstāt tukšu rindu. Tajā jāparādās domuzīmei.

Ja jūs neievērosiet šos ieteikumus, jūs varat saskarties ar ievērojamām grūtībām. Tādējādi, ja nodokļu dienests revīzijas laikā atzīs dokumentu par nepareizu, radīsies šaubas par veikto aprēķinu pareizību un nodokļa bāzes noteikšanu.

Ja kāda iemesla dēļ ir nepieciešams veikt noteiktus pielāgojumus, nekādā gadījumā nevajadzētu izmantot korektorus un ēnojumu, jo tie ir nepieņemami. Labojumus var veikt šādos veidos:

  1. Kontūru korekcija. Ja norādīta nepareiza informācija, tā ir jāpārsvītro ar tievu līniju, un blakus jānorāda pareizā informācija. Tajā pašā laikā katra šāda labojuma vietā ir jābūt zemsvītras piezīmei. "Labotā ticība" norādot labojuma datumu un labojumu veikušās amatpersonas parakstu. Tomēr mēs atzīmējam, ka dokumentos, kas parāda līdzekļu saņemšanu un izlietojumu, šī metode nebūs piemērota.
  2. Papildu ieraksts. Šo metodi izmanto situācijās, kad darījumu kopējās vērtības tiek izpildītas ar ievērojami samazinātiem rādītājiem. Lai dokuments netiktu noformēts jaunā veidā, par trūkstošajām summām var veikt papildu ierakstus esošajā vai nākamajā periodā.
  3. Apvērsums. Nepareizs ieraksts tiek labots, izmantojot negatīvas vērtības. Visa nepareizā informācija tiek atkārtota ar sarkanu tinti, un blakus ir norādīti pareizie ieraksti.

Primāro pārskatu var sastādīt gan rakstiski, gan elektroniski. Pēdējā laikā daudzi uzņēmumi ir dublējuši informāciju un apkopojuši gan papīra, gan elektronisko versiju. Pirmie vēlāk tiek izmantoti iekšējām interesēm, bet elektroniskās kopijas pēc pieprasījuma tiek iesniegtas pārbaudei Federālajam nodokļu dienestam.

Var izdarīt vairākus secinājumus. Valsts neapstiprina nekādas obligātās primārās dokumentācijas veidlapas, kas dod tiesības komersantiem patstāvīgi noteikt turpmāk praksē izmantojamo dokumenta formu. Tūlīt pēc dokumenta reģistrācijas visi dati no tā jāpārnes uz grāmatvedības reģistru.

1.2. Sākotnējo dokumentu pārbaude

1.2.1. Noteikumi primāro dokumentu pārbaudei

Primāro dokumentu pārbaude - tiek veikta kontrole, lai nodrošinātu dokumenta atbilstību noteiktajiem noteikumiem.

Grāmatvedības nodaļas saņemtie primārie dokumenti ir obligāti jāpārbauda:

Atbilstoši veidlapai (dokumenta pilnība un pareizība, rekvizītu aizpildīšana);

Aritmētiski (skaitot summas);

Pārbaudot pēc veidlapas, ir jāpārliecinās, vai ir aizpildīti nepieciešamie dokumenta rekvizīti - nepareizi noformētu dokumentu nodokļu inspekcija var atzīt par nederīgu. Visi dokumenta veidlapā norādītie rekvizīti ir jāaizpilda, ņemot vērā to aizpildīšanas prasības, tajos jāiekļauj nepieciešamie par dokumenta noformēšanu atbildīgo personu paraksti un to atšifrējumi, kā arī organizācijas zīmogs, ja tas ir paredzēts pēc formas un spēkā esošajiem tiesību aktiem. Jāņem vērā, ka nodokļu vajadzībām primārie dokumenti ir ne tikai rēķini, rēķini, maksājuma uzdevumi, bet arī līgumi, pieņemšanas akti, garantijas vēstules u.c.

Atsevišķu grāmatvedībā izmantoto avota dokumentu pieņemšanu un pārbaudi var uzticēt datorinstalācijai. Šim nolūkam skaitļošanas instalācijas ietvaros ar uzņēmuma vai iestādes vadītāja rīkojumu tiek norīkoti darbinieki, kuri galvenā grāmatveža uzraudzībā pieņem un pārbauda grāmatvedībā izmantojamos primāros dokumentus.

1.2.2. Kļūdu labošana primārajos dokumentos

Pārbaudes rezultātā konstatētās kļūdas var iedalīt vairākās grupās:

Notikuma iemeslu dēļ - nolaidība, grāmatvedības analfabētisms, pārslodze, datortehnikas darbības traucējumi u.c.;

Pēc izcelsmes vietas - primāro dokumentu tekstā vai numuros, ievietojot reģistros;

Pēc nozīmes - lokālās kļūdas (piemēram, datumā) un tranzīts (vairākās vietās rada automātiskas kļūdas).

Labojumu veikšana kases aparātos (kvītu un izdevumu kases orderos) un bankas dokumentos nav atļauta. Labojumi citos primārajos grāmatvedības dokumentos var tikt veikti tikai ar saimniecisko darījumu dalībnieku piekrišanu, kas jāapliecina ar to pašu personu parakstiem, kuras parakstīja dokumentus, norādot labojumu izdarīšanas datumu.

Manuāli izveidoto primāro dokumentu kļūdas (izņemot skaidras naudas un bankas dokumentus) tiek labotas šādi:

Nepareizais teksts vai apjoms tiek izsvītrots ar vienu tievu līniju, lai varētu izlasīt laboto tekstu;

Izlaboto tekstu vai summu raksta virs pārsvītrotās līnijas;

Atbilstošās rindas malās izdara punktu “Labots”, ko paraksta personas, kuras iepriekš parakstījušas dokumentu, vai apstiprina ar labojuma veicēja parakstu, kā arī norāda labojuma datumu.

Primāro dokumentu un uzskaites reģistru teksta un digitālajos datos dzēsumi un neprecizēti labojumi nav pieļaujami.

Ja dokuments sastādīts vairākos eksemplāros, tad labojums tiek veikts katrā eksemplārā atsevišķi.

Tipiskas kļūdas, strādājot ar primārajiem dokumentiem:

Uzņēmumā izveidoto, bet grāmatvedības politiku rīkojumā neapstiprinātu primāro dokumentu veidlapu izmantošana;

Obligāto rekvizītu trūkums dokumentos, kas nav vienoti vai specializēti;

Nepieciešamo primāro dokumentu rekvizītu neaizpildīšana;

dzēsumu un traipu klātbūtne dokumentos;

Kļūdu labošanas dokumentos noteikumu pārkāpums;

Labojumi kases dokumentos;

Piezīmes ar zīmuli;

Bez domuzīmēm brīvās līnijās;

Kases čekiem un debeta orderiem pievienotajos dokumentos nav zīmoga vai ieraksta “Apmaksāts”, kas norāda datumu (diena, mēnesis, gads);

Aritmētiskās kļūdas apliekot dokumentus.

1.2.3. Primāro dokumentu konfiskācijas kārtība uzņēmumam

Primāros grāmatvedības dokumentus var izņemt tikai izmeklēšanas iestādes, pirmstiesas izmeklēšana un prokuratūra, tiesas, nodokļu inspekcijas un nodokļu policija lietās, kuras tās izskata, pamatojoties uz saviem lēmumiem saskaņā ar Krievijas Federācijas tiesību aktiem.

Dokumentu izņemšana tiek veikta saskaņā ar prasībām, kas noteiktas "Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksā (pirmā daļa)" 1998. gada 31. jūlijā Nr. 146-FZ un RSFSR Finanšu ministrijas instrukcijā, kas datēta 1991.gada 26.jūlija Nr.16/176 “Par kārtību, kādā oficiālajā Valsts nodokļu inspekcijā izņemami dokumenti, kas liecina par peļņas (ienākumu) vai citu objektu slēpšanu (nenorādīšanu) no uzņēmumu, iestāžu, organizāciju un iedzīvotāju aplikšanas ar nodokļiem.”

Dokumentu izņemšana no uzņēmumiem tiek veikta, pamatojoties uz Valsts nodokļu inspekcijas amatpersonas rakstisku motivētu lēmumu, kas jāapstiprina nodokļu administrācijas vadītājam (viņa vietniekam).

Nodokļu amatpersona iepazīstina ar lēmumu par aresta uzlikšanu un izskaidro klātesošajiem viņu tiesības un pienākumus. Dokumentu izņemšana tiek veikta liecinieku un personu, kurām tiek izņemti dokumenti, klātbūtnē un, ja nepieciešams, tiek pieaicināts speciālists.

Nodokļu iestādes pārstāvis uzaicina personu, kurai tiek izņemti dokumenti, tos labprātīgi nodot, un atteikuma gadījumā izņemšanu veic piespiedu kārtā.

Dokumenti un priekšmeti, kas nav saistīti ar nodokļu audita priekšmetu, nav izņemami.

Izņemot dokumentus, tiek sastādīts protokols, ievērojot Nodokļu kodeksa 99. pantā paredzētās prasības.

Protokolā ir norādīts:

Tā vārds; konkrētas darbības veikšanas vieta un datums; darbības sākuma un beigu laiks;

Protokola sastādītājas amats, uzvārds, vārds, uzvārds; katras akcijā piedalījušos vai tās laikā klātesošās personas uzvārds, vārds, uzvārds, un, ja nepieciešams, adrese, pilsonība, informācija par to, vai viņa runā krievu valodā;

Darbības izpildes laikā konstatētie fakti un apstākļi, kuriem ir nozīme lietā.

Izņemtie dokumenti ir uzskaitīti protokolā vai tam pievienotajos sarakstos, precīzi norādot nosaukumu un daudzumu.

Protokolu nolasa visas personas, kuras piedalījās tā izpildē vai bija tajā klāt. Šīm personām ir tiesības izteikt komentārus, kas jāiekļauj protokolā vai jāpievieno lietas materiāliem.

Protokolu paraksta tā sastādītājas nodokļu iestādes amatpersona, kā arī visas personas, kuras piedalījās darbības izpildē vai bija klāt tās izpildes laikā.

Gadījumos, kad kontroles darbību veikšanai nepietiek ar nodokļu maksātāju dokumentu kopiju izņemšanu un nodokļu iestādēm ir pietiekams pamats uzskatīt, ka dokumentu oriģināli tiks iznīcināti, paslēpti, laboti vai aizstāti, nodokļu iestādes amatpersonai ir tiesības izņemt dokumentu oriģinālus. Konfiscējot šādus dokumentus, tiek izgatavotas to kopijas, kuras apliecina nodokļu administrācijas amatpersona, norādot konfiskācijas pamatu un datumu, un tiek ievietotas izņemtā dokumenta oriģināla vietā. Ja vienlaikus ar dokumentu izņemšanu izgatavotās kopijas nav iespējams izgatavot vai nodot, nodokļu iestāde piecu dienu laikā pēc izņemšanas tās nodod personai, kurai dokumenti izņemti.

Akta vai protokola kopija ar izņemto dokumentu uzskaiti tiek nodota uzņēmuma amatpersonām pret parakstu.

Dokumentu un priekšmetu konfiskācija nakts laikā nav pieļaujama.





Un tāpēc dokumentācijas procesu tehnoloģiju problēma ieņem galvenās saites vietu uzņēmuma biroja vadības sistēmā. Mēs analizēsim uzņēmuma ZAO uzņēmumu grupas Housing Capital dokumentu aprites organizāciju. 2. nodaļa Dokumentu aprites organizācija uzņēmumā Zhilishchny Capital CJSC 2.1 Vispārīgie noteikumi dokumentu aprites organizēšanai uzņēmumā Jebkurā organizācijā pastāv...

Operācijas vairākas reizes. 4 Projekta ekonomiskās efektivitātes pamatojums Projekta mērķis ir izveidot automatizētu dokumentu pārvaldības sistēmu Ļeņinskas rajona Iekšlietu departamenta vietējo policistu darbības organizēšanai. Projekta rezultāts ir darbaspēka intensitātes samazināšanās, dokumentu aprites apjoma samazināšanās, ienākošo un...

Pirmkārt, jums jāpārbauda dokumenti, vai nav obligātu detaļu.

Pareizi noformēti primārie dokumenti ir puse no jebkura nodokļu audita panākumiem. Organizācijai, kas nepārliecinās, ka tai ir nepieciešamie grāmatvedības dokumenti, draudēs bargi nodokļu sodi.

“Primārās” neesamību kontrolieri bieži uzskata par rupju organizācijas veiktu ienākumu un (vai) izdevumu un (vai) ar nodokli apliekamo priekšmetu uzskaites noteikumu pārkāpumu, kas paredz naudas sodu 5000 rubļu apmērā. (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 120. pants). Turklāt saskaņā ar šo apstākli inspektoriem ir tiesības saukt pie administratīvās atbildības “bezatbildīgas” amatpersonas un iekasēt naudas sodu 20 līdz 30 minimālās algas apmērā (Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 15.11. pants).

Grāmatvedības nodaļas saņemtie primārie dokumenti ir obligāti jāpārbauda:

  • pēc formas (dokumenta pilnība un pareizība, rekvizītu aizpildīšana);
  • pēc satura (dokumentēto darbību likumība, atsevišķu rādītāju loģiska sasaiste);
  • summu aprēķins (veikto aprēķinu pareizība).

Pārbaudot veidlapu, ir jāpārliecinās, ka ir aizpildīti nepieciešamie dokumenta rekvizīti - nepareizi noformētu dokumentu nodokļu inspekcija var atzīt par nederīgu. Visi dokumenta veidlapā norādītie rekvizīti ir jāaizpilda, ņemot vērā to aizpildīšanas prasības, tajos jāiekļauj nepieciešamie par dokumenta noformēšanu atbildīgo personu paraksti un to atšifrējumi, kā arī organizācijas zīmogs, ja tas ir paredzēts pēc formas un spēkā esošajiem tiesību aktiem. Jāņem vērā, ka nodokļu vajadzībām primārie dokumenti ir ne tikai rēķini, rēķini, maksājuma uzdevumi, bet arī līgumi, pieņemšanas akti, garantijas vēstules u.c.

Pārbaudes rezultātā konstatētās kļūdas var iedalīt vairākās grupās:

  • notikuma iemeslu dēļ - nolaidība, grāmatvedības analfabētisms, pārslodze, datortehnikas darbības traucējumi u.c.;
  • izcelsmes vietā - primāro dokumentu tekstā vai numuros, ievietojot reģistros;
  • pēc nozīmes - lokālās kļūdas (piemēram, datumā) un tranzīts (vairākās vietās rada automātiskas kļūdas).

Papildus dokumentu pieejamībai un to noformēšanas pareizībai ir jāpārbauda dokumentu uzskaites sistēma: to uzskaite, sistematizācija un uzskaite. Lai to izdarītu, jāpievērš uzmanība dažādām grāmatvedības un reģistrācijas grāmatām un žurnāliem, piemēram, darba līgumu žurnālam, personāla rīkojumiem vai apliecību, ceļojumu apliecību u.c. izsniegšanas žurnālam.

Tomēr, pārbaudot dokumentus, var rasties strīdīgi jautājumi.

Sniegsim piemērus.

Ko darīt, ja primārajā dokumentā nav parakstu atšifrējumu, nav zīmogu vai dokumentu parakstījusi nepiederoša persona? Kā pieņemt izdevumus par šādiem dokumentiem?

Šajā jautājumā ir vairāki viedokļi.

Tālo Austrumu apgabala Federālā šķīrējtiesa 04.08.2006., 02.08.2006. N F03-A73/06-2/2540 lietā N A73-15382/2005-18 norādīja, ka izdevumus apliecinoši un prasībām neatbilstoši dokumenti. gada Art. Grāmatvedības likuma 9. pants nevar būt par pamatu, lai atzītu nodokļu maksātāju izdevumus, kas ņemti vērā, aprēķinot ienākuma nodokli.

Tajā pašā laikā ir tiesas lēmumi, saskaņā ar kuriem paraksta atšifrēšana nav pamats dokumenta atzīšanai par nederīgu. Piemēram, Maskavas apgabala Federālā pretmonopola dienesta 2009. gada 2. novembra rezolūcijās N KA-A40/11423-09 lietā N A40-77437/08-87-337, 2010. gada 27. septembrī N KA-A40 /10957-10 lietā N A40-169401 /09-116-1035 tiesa norādīja, ka kravas pieņēmēja paraksta atšifrējuma neesamība pavadzīmē nevar būt par pamatu atteikumam atzīt izdevumus. .

Šajā gadījumā organizācijas primāros grāmatvedības dokumentus paraksta par darījumu atbildīgās personas. Šādu personu sarakstu sastāda organizācijas vadītājs, vienojoties ar galveno grāmatvedi.

Praksē ne vienmēr ir iespējams kontrolēt to personu pilnvaras, kuras paraksta primāros grāmatvedības dokumentus darījuma partnera vārdā. Turklāt šāds pienākums likumā nav paredzēts.

Tas, vai uz primārā grāmatvedības dokumenta ir nepieciešams zīmoga nospiedums, ir atkarīgs no tā, vai pienākums apliecināt dokumentu ar zīmogu izriet no dokumenta aizpildīšanas secības vai tā formas. Tādējādi lielākā daļa veidlapu, kas sniegtas primārās grāmatvedības dokumentācijas vienoto veidlapu albumos, satur atzīmi “MP”. Tāpēc tas ir jāapzīmogo.

Tajā pašā laikā, kā norādīts Maskavas apgabala Federālā pretmonopola dienesta 2006. gada 19. jūnija rezolūcijā N KA-A40/5456-06, zīmoga nospiedums nav viena no primārā grāmatvedības dokumenta obligātajām detaļām.

Tātad, ja nodokļu maksātāja izstrādātajā formā ir paredzēta vieta zīmogam, tā nospieduma klātbūtne ir obligāta. Pretējā gadījumā jūs varat iztikt bez tā.

Ko darīt, ja zaudējumi vēl nav pilnībā norakstīti, bet dokumenti jau ir iznīcināti (vai pazaudēti)?

Grāmatvedības un nodokļu uzskaites datus, kā arī citus nodokļu aprēķināšanai un samaksai nepieciešamos dokumentus, tajā skaitā tos, kas apliecina ienākumu, izdevumu, kā arī nodokļu samaksas (ieturējuma) saņemšanu, nodokļu maksātājam ir pienākums glabāt četrus gadus saskaņā ar punktu. 8 1. punkts art. 23 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss.

Nodokļa maksātājam jāglabā zaudējumu apmēru apliecinoši dokumenti par visu kārtējā taksācijas perioda nodokļa bāzes samazināšanas par iepriekš saņemto zaudējumu summām periodu. Šāds nodokļu maksātāja pienākums ir paredzēts Art. 283 Krievijas Federācijas nodokļu kodekss. Šajā gadījumā nodokļu maksātājam ir tiesības pārnest zaudējumus 10 gadus pēc taksācijas perioda, kurā šie zaudējumi tika saņemti.

Ir divi dažādi viedokļi un dažādi juridiskie pamatojumi.

Krievijas Finanšu ministrija uzskata, ka zaudējumu norakstīšana ir iespējama tikai tad, ja ir sākotnējie dokumenti, kas apliecina iegūto finanšu rezultātu (Vēstules 04/23/2009 N 03-03-06/1/276 un 04/03/2007 N 03 -03-06/1/206) .

Tomēr šķīrējtiesas prakse rāda, ka nodokļu maksātāju labā var būt šādi argumenti:

- zaudējumu apmēru var apliecināt ne tikai ar primārajiem dokumentiem, bet arī ar bilanci, peļņas un zaudējumu aprēķinu, bilancēm, virsgrāmatu, paskaidrojumu, analītiskajiem paziņojumiem, nodokļu reģistriem;

— zaudējumu apmēru apliecina iepriekš veikta nodokļu revīzija;

- “primāro” datu pārbaude par gadiem, kas pārsniedz trīs gadu audita periodu, ir nelikumīga.

Tieši šos organizāciju argumentus ņēma vērā tiesas, pieņemot nodokļu maksātājiem labvēlīgus lēmumus (Volgas apgabala Federālā pretmonopola dienesta 2008. gada 18. novembra lēmumi lietā Nr. A65-3230/2008-CA2- 41, Maskavas apgabals 2008. gada 7. oktobrī Nr. KA-A40/8215- 08, Ziemeļrietumu apgabals 2009. gada 26. jūnijā lietā Nr. A56-14177/2007 utt.).

Tomēr vairumā gadījumu, atklājot kļūdu, dokumentos tiek veiktas izmaiņas.

Saskaņā ar likuma “Par grāmatvedību” 9. panta 7. punktu primārajā grāmatvedības dokumentā ir pieļaujami labojumi, ja vien federālajos likumos vai valsts grāmatvedības regulējošo institūciju normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Labojumā primārajā grāmatvedības dokumentā jābūt labojuma datumam, kā arī to personu parakstiem, kuras sastādīja dokumentu, kurā labojums izdarīts, norādot viņu uzvārdus un iniciāļus vai citus rekvizītus, kas nepieciešami šo personu identificēšanai.

Jaunajā likumā “Par grāmatvedību” nav noteikts aizliegums veikt labojumus kases un bankas dokumentos. Šis apstāklis ​​nenozīmē, ka šādi labojumi ir atļauti no 2013.gada 1.janvāra. Fakts ir tāds, ka Art. Likuma Nr. 402-FZ 9. pantā ir ietverta klauzula "ja vien federālajos likumos vai valsts grāmatvedības regulējošo iestāžu normatīvajos aktos nav noteikts citādi." Vienlaikus saskaņā ar Noteikumu par kārtību, kādā Krievijas Federācijas teritorijā veic skaidras naudas operācijas ar Krievijas Bankas banknotēm un monētām (apstiprinājusi Krievijas Banka 2011. gada 12. oktobrī N 373) 2.1. -P) un Noteikumu par naudas līdzekļu pārskaitīšanas noteikumiem (apstiprināts ar Bank Russia 06/19/2012 N 383-P) 2.4.punktā labojumu veikšana skaidrā naudā un bankas dokumentos nav atļauta.

Tādējādi labojumu veikšana skaidrā naudā (kvītu un izdevumu kases orderos) un bankas dokumentos nav pieļaujama.

Labojumi citos primārajos grāmatvedības dokumentos var tikt veikti tikai ar saimniecisko darījumu dalībnieku piekrišanu, kas jāapliecina ar to pašu personu parakstiem, kuras parakstīja dokumentus, norādot labojumu izdarīšanas datumu.

Manuāli izveidoto primāro dokumentu kļūdas (izņemot skaidras naudas un bankas dokumentus) tiek labotas šādi:

  • nepareizais teksts vai summa tiek izsvītrota ar vienu tievu līniju, lai laboto tekstu varētu izlasīt;
  • izlaboto tekstu vai summu raksta virs pārsvītrotās līnijas;
  • atbilstošās rindas malās izdara punktu “Labots”, ko paraksta personas, kuras iepriekš parakstījušas dokumentu, vai apstiprina ar labojuma veicēja parakstu, un norāda arī labojuma datumu.

Apskatīsim situāciju, izmantojot piemēru.

Negotsiant LLC noliktavas darbinieks no AS Romashka uz noliktavu pieņēma apavu partiju 500 pāru apmērā. Pavadzīmē (veidlapa N TORG-12) ir norādīta viena pāra cena - 983 rubļi. Preču kopējās izmaksas saskaņā ar rēķinu bija 491 500 rubļu, plus PVN - 98 300 rubļu, kopā ar PVN - 589 800 rubļi. Pavadzīme noteiktā kārtībā tika nodota grāmatvedībai. Pārbaudot primāro dokumentu, grāmatvede konstatēja, ka rēķinā un rēķinā, kā arī piegādes līgumā ar ZAO Romashka viena pāra izmaksas fiksētas 283 rubļu apmērā. Noskaidrojot apstākļus, tika konstatēts, ka AS Romashka finansiāli atbildīgā persona nejauši rēķinā skaitļa “2” vietā norādījusi skaitli “9”.

Lai labotu šo kļūdu, Negotsiant LLC ir jāveic šādas darbības:

1. Uzmanīgi izsvītrojiet ciparus “983”, “491 500”, “98 300” un “589 800”.

2. Virs tiem ierakstiet attiecīgi ciparus “283”, “141 500”, “28 300” un “169 800”.

3. Preču pavadzīmi parakstīja CJSC Romashka noliktavas vadītājs un noliktavas turētājs un apliecināja ar zīmogu. Līdz ar to, labojot kļūdu, nepieciešams piestiprināt uzrakstu “Labots”, noliktavas vadītāja un noliktavas pārziņa parakstus (ar norakstiem), kā arī piegādātāja zīmogu.

4. Ievadiet labojuma datumu.

5. Uzklāt Negotsiant LLC noliktavas pārziņa parakstu un paraksta atšifrējumu.

Ja šie labojumi netiks veikti, Negotsiant LLC var saskarties ar ļoti negatīvām sekām. Šajā situācijā ir iespējamas divas iespējas.

Pirmais variants. Grāmatvedībā esošās preces tiks kapitalizētas rēķinā un rēķinā norādītajā pašizmaksā. Šajā gadījumā, sastādot preču pārskatu un turpmāko noliktavas inventarizāciju, pietrūks 350 000 rubļu. Norādītais iztrūkums būs jāsedz vai nu uz finansiāli atbildīgās personas rēķina (kura kopumā ne pie kā nav vainojama), vai arī attiecināma uz uzņēmuma zaudējumiem.

Otrais variants. Grāmatvedībā esošās preces tiks kapitalizētas rēķinā norādītajā pašizmaksā. Rezultātā to izmaksas būs pārvērtētas, un, to tālāk pārdodot, nodokļa bāze ienākuma nodoklim, ceļu lietotāju nodokļiem un dzīvojamā fonda un sociālo un kultūras objektu uzturēšanai tiks novērtēta par zemu.

Primāro dokumentu un uzskaites reģistru teksta un digitālajos datos dzēsumi un neprecizēti labojumi nav pieļaujami.

Ja dokuments sastādīts vairākos eksemplāros, tad labojums tiek veikts katrā eksemplārā atsevišķi.

Tipiskas kļūdas, strādājot ar primārajiem dokumentiem:

  • uzņēmumā izveidoto, bet grāmatvedības politiku rīkojumā neapstiprinātu primāro dokumentu veidlapu izmantošana;
  • obligāto rekvizītu trūkums dokumentos, kas nav vienoti vai specializēti;
  • nav to personu saraksta, kuras ir pilnvarotas parakstīt primāros dokumentus, ko apstiprinājis organizācijas vadītājs;
  • primāro dokumentu nepieciešamo rekvizītu neaizpildīšana; dzēsumu un traipu klātbūtne dokumentos; dokumentu kļūdu labošanas noteikuma pārkāpums;
  • labojumi kases dokumentos;
  • piezīmes ar zīmuli;
  • brīvās līnijās nav domuzīmju;
  • kases čekiem un debeta orderiem pievienotajos dokumentos nav zīmoga vai ieraksta “apmaksāts”, norādot datumu (diena, mēnesis, gads);
  • aritmētiskās kļūdas apliekot dokumentus.

Lai kontrolētu un racionalizētu saimniecisko darījumu datu apstrādi, konsolidētie grāmatvedības dokumenti tiek sastādīti, pamatojoties uz primārajiem grāmatvedības dokumentiem.

Pēc pieņemšanas informācija no primārā dokumenta tiek pārsūtīta uz grāmatvedības reģistriem, un uz paša dokumenta tiek veikta īpaša atzīme, izslēdzot iespēju to atkārtoti izmantot.

Antonovs D.N. Primārie dokumenti: ko un kā sagatavoties pārbaudei? // Grāmatvedība. 2011. N 9. P. 89 - 91.

Nepieciešamība kontrolēt primāro dokumentāciju

Kontrole ir viena no svarīgākajām vadības funkcijām, kas tiek īstenota arī grāmatvedības jomā.

Primārās dokumentācijas kontrole ir nepieciešama objektīvu iemeslu dēļ. Tās galvenais uzdevums ir novērst grāmatvedības kļūdas, kas var rasties dažādu iemeslu dēļ, piemēram, nolaidības, grāmatvedības personāla nepietiekamas kvalifikācijas, pārslodzes, datora darbības traucējumu u.c. rezultātā.

Kļūdas var rasties primāro dokumentu tekstā vai summās, īpaši, aprēķinot kopsummas, vai arī var rasties, grāmatojot dokumentus grāmatvedības reģistros.

1. piezīme

Kļūdas atkarībā no to ietekmes pakāpes var būt lokālas, tas ir, radītas vienā dokumentā un neietekmēt citus dokumentus (piemēram, kļūda dokumenta datumā), un tranzīta, tas ir, automātiski izraisīt kļūdu citi dokumenti (piemēram, kļūda dokumenta apjomā).

Tā kā labojumu sistēma grāmatvedības dokumentos ir stingri reglamentēta un tajā ir jāiesaista visas personas, kuras parakstīja dokumentu ar kļūdu (kases un bankas dokumentos labojumi vispār nav pieļaujami), primārās dokumentācijas kontroles loma ir ārkārtīgi nozīmīga.

Primārās grāmatvedības dokumentācijas kontroles mērķis ir nodrošināt pilnu kvalitātes kontroles ciklu primāro dokumentu atspoguļošanai grāmatvedības kontos, kā arī pilnībā uzraudzīt kļūdaini aizpildītas dokumentācijas labošanas vai aizstāšanas ar atbildības personificēšanas procedūru izpildes funkciju.

Vispārējā procedūra primāro dokumentu pārbaudei

Grāmatvedības dienesta saņemtie primārie dokumenti ir jāpārbauda.

Primāro dokumentu pārbaudes procedūru var iedalīt trīs posmos:

Pirmais posms. Primāro dokumentu pārbaude pēc būtības. Šī posma būtība ir novērtēt dokumentācijā atspoguļoto saimniecisko darījumu likumību, darbības veikšanas iespējamību un primārā dokumenta atsevišķu rādītāju savstarpējo saistību.

Gadījumā, ja primārā dokumenta saturs ir pretrunā ar likuma prasībām vai tiek pārkāpta inventāra, skaidras naudas un citu aktīvu pieņemšanas, glabāšanas un izlietošanas kārtība, šādi dokumenti uzskaitei netiek pieņemti. Lēmumu par šādiem dokumentiem pieņem grāmatvedis, kurš informē vadītāju par primārajā dokumentācijā atspoguļoto darījumu nelikumību.

Grāmatvedības prakse liecina, ka nereti starp vadītāju un galveno grāmatvedi rodas domstarpības darījumu likumības noteikšanas jautājumos. Šajā gadījumā galvenajam grāmatvedim vēlams saņemt no vadītāja rakstisku rīkojumu, kurā norādīts, ka vadītājs saprot viņam uzlikto atbildību par darījuma iegrāmatošanu grāmatvedības kontos.

Otrā fāze. Sākotnējo dokumentu pārbaude atbilstoši veidlapai. Šajā posmā tiek pārbaudīta informācijas pieejamība. Turklāt pārbaude ietver dokumenta veidlapas piemērošanas pareizības novērtēšanu, kā arī nepieciešamo rekvizītu aizpildīšanas esamību un pilnīgumu, kas saskaņā ar federālā likuma “Par grāmatvedību” prasībām ietver: , sagatavošanas datums, organizācijas nosaukums, saimnieciskās darbības fakta saturs, dotā fakta fiziskais vai naudas līdzeklis, amats un par dokumenta noformēšanu atbildīgo personu paraksts).

Trešais posms. Visaptveroša primāro dokumentu pārbaude, kas ietver šādas metodes:

  • Primāro dokumentu grupēšana - šīs procedūras būtība ir izvērtēt darījuma saturu un iekļaut dokumentu saturiski līdzīgu primāro dokumentu grupā, kas veido pamatu konsolidēto grāmatvedības datu veidošanai;
  • Nodokļi - šīs procedūras būtība ir tāda, ka dabiskie un darba rādītāji tiek tulkoti universālā skaitītājā - izmaksās. Nodokļu rezultāti, kas noteikti, reizinot kvantitatīvos rādītājus un vienības cenu (likmi), tiek tieši atspoguļoti primārajā dokumentā;
  • Konta piešķiršana - šīs procedūras būtība ir ievadīt korespondenci par katru biznesa darījumu, ko ģenerē primārais dokuments.

2. piezīme

Pēc visu pārbaudes posmu nokārtošanas ieteicams primāros dokumentus marķēt, lai novērstu to atkārtotu izmantošanu (dokumentam var tikt uzlikts ierakstīšanas datums grāmatvedības reģistros vai atbilstošs zīmogs).

Kases dokumenti ir marķēti ar zīmogiem “Saņemts” vai “Apmaksāts” un datumu.

Primārās dokumentācijas kontroles veidi

Primārie grāmatvedības dokumenti ir informācijas plūsma, kas satur informāciju par saimnieciskās vienības finansiālo un saimniecisko darbību, kā rezultātā tos plaši izmanto vadības sistēmā iepriekšējai, kārtējai un turpmākai kontrolei.

Šo kontroles veidu būtība ir šāda:

  • Iepriekšējā kontrole ir kontrole, ko veic organizācijas vadība (vadītājs, galvenais grāmatvedis, galvenais inženieris, brigadieris u.c.) primārās dokumentācijas parakstīšanas brīdī sakarā ar to, ka, parakstot dokumentu, šīs amatpersonas uzņemas atbildību par veiktās darbības;
  • Pašreizējā kontrole ir kontrole, kas tiek veikta biznesa darījuma laikā. To parasti veic dokumentā ietverto rīkojumu izpildītāji vai personas, kas ir atbildīgas par tā apstrādi. Dokumentā pēc būtības tiek pārbaudīta detaļu esamība un tikai pēc tam tas tiek noformēts un apstrādāts;
  • Sekojošā kontrole ir kontrole, ko veic ar dokumentāro auditu, pirmdokumentu auditu pēc dokumentu noformēšanas, kā arī uzskaites pārbaudes veidā dokumentu noformēšanas brīdī.