Primāro dokumentu glabāšanas nosacījumi un termiņš grāmatvedības nodaļā. Jaunie Finanšu ministrijas primāro ierakstu glabāšanas termiņi nesakrīt ar likumu par grāmatvedību Finanšu ministrija ir mainījusi primāro ierakstu glabāšanas termiņus

Katrai organizācijai un privātuzņēmējam ir jāievēro nodokļu uzskaites vajadzībām nepieciešamo primāro dokumentu glabāšanas termiņš. Šis jautājums likumdošanā nav īpaši skaidri formulēts, tāpēc palīgā nāca Finanšu ministrija. Savos 2017.gada 19.jūlija paskaidrojumos Nr.03-07-11/45829 viņš precizēja, kā pareizi jāaprēķina šāds periods.

Vispārējs noteikums

Vispārējo primāro dokumentu glabāšanas laiku grāmatvedības nodaļā nosaka Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 23. panta 1. punkta 8. apakšpunkts. Saskaņā ar to maksātājiem ir jānodrošina drošība:

• grāmatvedības informācija;
• nodokļu grāmatvedības informācija;
• citi dokumenti, kas nepieciešami nodokļu aprēķināšanai un pārskaitīšanai.

• ienākumu saņemšana;
• segt izmaksas (uzņēmumiem un komersantiem);
• obligāto maksājumu pārskaitīšana;
• nodokļa ieturēšana.

Ir arī brīdinājums, ka Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa attiecīgajos noteikumos var būt tieši paredzēti nedaudz atšķirīgi noteikumi.

Pamatojoties uz Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 313. pantu nodokļu uzskaite ir informācijas apkopošanas sistēma, lai izveidotu nodokļu bāzi, pamatojoties uz informāciju no primārajiem dokumentiem, kas ir attiecīgi sagrupēti. Tādējādi nodokļu grāmatvedības dati var apstiprināt:

• primārie grāmatvedības dokumenti (tai skaitā grāmatveža apliecība);
• analītiskie nodokļu uzskaites reģistri;
• nodokļa bāzes aprēķināšana.

Sākumpunkts

Problēma ir tajā apakšā. 8 1. punkts art. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 23. pants vispār nepaskaidro, no kura brīža jāsāk 4 gadu perioda skaitīšana. Relatīvi runājot, tas ir primāro dokumentu minimālais glabāšanas laiks. Uzskatīt to par maksimumu ir diezgan riskanti. Nav garantijas, ka pēc 4 gadiem iznīcinātie dokumenti vairs nebūs vajadzīgi.

Finanšu ministrijas amatpersonas 2017. gada 19. jūlija vēstulē Nr. 03-07-11/45829 mēģināja aizpildīt šo robu attiecībā uz pieprasītajiem primārajiem datiem:

• nodokļu uzskaitei;
• ienākuma nodokļa aprēķināšana un pārskaitīšana;
• pievienotās vērtības nodokļa aprēķināšana un nomaksa.

Citi noteikumi

Neskatoties uz to, ka Finanšu ministrija ir precizējusi primāro dokumentu glabāšanas termiņus, uz dažiem no tiem neattiecas 4 gadu noteikums.

Tātad, pamatojoties uz Art. likuma 29<Об бухучёте˃ в течение сроков, оговоренных в правилах организации государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного года, нужно хранить:

• primārie grāmatvedības dokumenti;
• grāmatvedības reģistri grāmatvedība;
• grāmatvedības (finanšu) pārskati;
• revīzijas ziņojumus par to.

Atgādināsim, ka valsts arhīvu lietu organizēšanas noteikumi ir Krievijas Kultūras ministrijas 2010.gada 25.augusta rīkojums Nr.558.

Jāievēro glabāšanas laiks primārie dokumenti. Ja tas netiek darīts, var rasties nodokļu saistības.

Jo īpaši par grāmatvedības noteikumu rupjiem pārkāpumiem atbildība ir paredzēta:

Ja pārkāpuma rezultātā nodokļu bāze nav noteikta par zemu - naudas sods 10 tūkstošu rubļu apmērā, ja pārkāpums izdarīts vienā taksācijas periodā, 30 tūkstoši rubļu, ja vienas un tās pašas darbības izdarītas vairāk nekā vienā taksācijas periodā ( Art. 120 Krievijas Federācijas nodokļu kodekss);

Ja primāro grāmatvedības dokumentu trūkuma dēļ nodokļu bāze tika norādīta par zemu, soda nauda būs 20% no nesamaksātā nodokļa summas, bet ne mazāk kā 40 tūkstoši rubļu. ( 3. klauzula art. 120,1. punkts art. 122, Art. 123 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss).

Turklāt, ja nodokļu maksātājs noteiktajā termiņā neiesniedz dokumentus nodokļu iestādēm, tiek uzlikts naudas sods 200 rubļu apmērā. par katru neiesniegto dokumentu ( 1. punkts art. 126 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss).

Papildus nodokļu saistībām saimniecisko vienību, kā arī tās amatpersonas var saukt pie administratīvās atbildības, pamatojoties uz:

- Art. 15.11. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodekss- par grāmatvedības prasību rupjiem pārkāpumiem, ieskaitot grāmatvedības (finanšu) atskaites, - naudas sodu amatpersonām (DL) no 5 tūkstošiem līdz 10 tūkstošiem rubļu. un no 10 tūkstošiem līdz 20 tūkstošiem rubļu. atkārtota pārkāpuma gadījumā;

- 6. daļa art. 15.25 Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodekss- par valūtas darījumu grāmatvedības un atskaišu dokumentu glabāšanas termiņu neievērošanu - naudas sods fiziskām personām no 4 tūkstošiem līdz 5 tūkstošiem rubļu, juridiskām personām - no 40 tūkstošiem līdz 50 tūkstošiem rubļu;

- 4. daļa Art. 14.20 Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodekss- par ārvalstu ekonomisko darījumu ar precēm, informāciju, darbiem, pakalpojumiem vai intelektuālās darbības rezultātiem grāmatvedības dokumentu noteikto glabāšanas termiņu pārkāpšanu eksporta kontroles nolūkos - naudas sods DL no 1 tūkst. līdz 2 tūkst. rubļu, juridiskām personām - no 10 tūkstošiem līdz 20 tūkstošiem rubļu;

- 1. daļa Art. 13.5. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodekss- par AS (SIA) pienākumu nepildīšanu glabāt dokumentus spēkā esošajos tiesību aktos noteiktajos termiņos - naudas sods DL no 2,5 tūkstošiem līdz 5 tūkstošiem rubļu, juridiskām personām - no 200 tūkstošiem līdz 300 tūkstošiem rubļu.

Jauns precizējums no Finanšu ministrijas

Finanšu ministrijas amatpersonas 2017.gada 19.jūlija vēstulē Nr.03-07-11/45829 sniedza precizējumus par nodokļu uzskaites kārtošanai, ienākuma nodokļa un PVN aprēķināšanai un nomaksai nepieciešamo primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņiem. Taču, mūsuprāt, šos skaidrojumus diez vai var saukt par detalizētiem.

Tā kā, atsaucoties uz punktos ietverto prasību. 8 1. punkts art. 23 Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa (par pienākumu nodrošināt grāmatvedības un nodokļu grāmatvedības datu, kā arī apliecinošo primāro dokumentu drošību četrus gadus), komentētās vēstules autori tikai paskaidroja, ka noteiktais periods sākas pēc pārskata (taksācijas) perioda, kurā dokuments pēdējo reizi izmantots nodokļu pārskatu sagatavošanai, nodokļu, jo īpaši uzņēmumu ienākuma nodokļa un pievienotās vērtības nodokļa, aprēķināšanai un samaksai, saņemto ienākumu un veikto izdevumu apliecinājumam. Vārdu sakot, minētais dokumentu glabāšanas laiks jāskaita nevis no dokumenta sagatavošanas datuma, bet gan no nākamā gada 1.janvāra.

Faktiski vēstulē Nr.03-07-11/45829 finansisti neko jaunu nepateica. Iepriekš viņi 2012.gada 30.marta vēstulē Nr.03-11-11/104 izteica līdzīgus ieteikumus.

Jūsu zināšanai

Saskaņā ar FM punktos noteikto termiņu. 8 1. punkts art. Izmantojot elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas starp banku un klientu, ir jāievēro arī Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 23 (sk. vēstuli Nr. 03-11-11/104).

Tikmēr komentētajā vēstulē identificētās problēmas risinājums aprobežojas ne tikai ar norādītajiem četriem gadiem. Dažiem nodokļu dokumentiem ir īpaši glabāšanas periodi.

Primārais zaudējuma ziņojums

Pirmkārt, tas attiecas uz primārajiem dokumentiem, kas apliecina saņemto zaudējumu apmēru (ja tas tiek pārcelts uz nākamajiem periodiem) visā atliktā periodā. Galu galā, kad nodokļu maksātājs revidētajā periodā deklarē iepriekšējo gadu zaudējumus, viņam ir pienākums dokumentēt radušos zaudējumu likumību un pamatotību (sk. AS UO 2015.07.09. lēmums Nr. F09-5869/15 par lietu Nr. A60-54425/2014 ).

Sakarā ar to, ka radušos zaudējumus saskaņā ar nodokļu grāmatvedības noteikumiem var pārnest uz 10 gadiem ( 2. klauzula art. 283 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss), un pārskata gada primārie dokumenti tiek glabāti četrus gadus ( lpp. 8 1. punkts art. 23 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss), izrādās, ka “nerentablu” dokumentu maksimālais glabāšanas laiks ir 14 gadi.

Piezīme: FM uzskata, ka “nerentablie” dokumenti ir jāglabā arī tad, ja zaudējumu apmēra aprēķina pareizību apstiprināja nodokļu audits klātienē (sk. piem. 2012. gada 25. maija vēstule Nr. 03‑03‑06/1/278 ). Turklāt ne Nodokļu kodeksā, ne oficiālajās iestādēs nav norādīts, kuri dokumenti ir jāuzglabā. Uzskatām, ka nodokļu maksātājiem ir jāsaglabā visi primārie dokumenti par kalendāro gadu, pēc kura radušies zaudējumi (rēķini, rēķini, izziņas, kases un pārdošanas čeki, veikto darbu (sniegto pakalpojumu) izziņas, pieņemšanas akti u.c.).

Šajā jautājumā ir jāpievērš uzmanība Krievijas Federācijas Augstākās šķīrējtiesas Prezidija 2012. gada 24. jūlija lēmums Nr. 3546/12 lietā Nr. A40-9620/11‑140‑41 . Jo īpaši tajā ir izklāstīta šāda juridiskā nostāja. Atspoguļojot zaudējumus nodokļu deklarācijā bez attiecīgiem apliecinošiem primārajiem dokumentiem, kas balstīti uz nodokļu grāmatvedības reģistriem un citiem analītiskajiem dokumentiem, noteikta kārtība 4. klauzula art. 283 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss, netiek uzskatīts par ievērotu. Spējai ņemt vērā zaudējumu apmēru ir deklaratīvs raksturs .

Nodokļu maksātājs obligāti pierādīt šo summu likumību un pamatotību. Viņš uzņemas risku nelabvēlīgas nodokļu sekas, ja zaudējumi nav dokumentāri apstiprināti ar attiecīgiem dokumentiem, tai skaitā primārajiem grāmatvedības dokumentiem, visā periodā, kad tas samazina nodokļa bāzi par iepriekš saņemto zaudējumu summām.

Ja nav nodokļu maksātāja primāro grāmatvedības dokumentu, kas apliecina viņam nodarīto zaudējumu apmēru un to rašanās periodu, šīs juridiskās personas nodokļu reģistrus, nodokļu deklarācijas un nodošanas aktus nevar uzskatīt par pietiekamiem pierādījumiem par šādu izdevumu rašanos. zaudējumu veidošanās nodokļu maksātāja deklarētajā apmērā.

Zaudējuma atspoguļošana nodokļu deklarācijā bez atbilstošiem apliecinošiem primārajiem dokumentiem, kas balstīti uz nodokļu grāmatvedības reģistriem un citiem analītiskajiem dokumentiem, pārkāpj noteikto kārtību 4. klauzula art. 283 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss(cm. IzšķirtspējaAS MO 2016. gada 22. jūlija lietā Nr. A41-81431/2015 ).

Primārā informācija par OS sākotnējām izmaksām

Īpašs noteikti noteikumi arī pamatlīdzekļu sākotnējās izmaksas apliecinošo primāro dokumentu glabāšanas termiņa aprēķināšanai.

Šis periods jāaprēķina no nolietojuma pabeigšanas datuma nodokļu grāmatvedībā. Šī nianse ir apspriesta Krievijas Finanšu ministrijas 2016. gada 12. februāra vēstule Nr. 03‑03‑06/1/7604 .

Primārais PVN

Attiecībā uz PVN aprēķināšanai nepieciešamo dokumentu glabāšanas termiņiem ir jāpievērš uzmanība Krievijas Federācijas valdības 2017. gada 19. augusta dekrēts Nr. 981 , kas cita starpā grozīja Krievijas Federācijas valdības 2011. gada 26. decembra dekrēts Nr. 1137 . It īpaši, Rēķina aizpildīšanas noteikumi papildināts ar jaunu 11. punkts, kurā sniegts to dokumentu saraksts, kas jāglabā četrus gadus, proti:

Starpniecības operācijās izmantotie dokumenti un kravas ekspeditora, izstrādātāja (pasūtītāja, kas veic izstrādātāja funkcijas) veiktās operācijas;

Muitas deklarācijas (vai to kopijas), maksājumu un citi dokumenti, kas apliecina PVN samaksu - attiecībā uz precēm, kas ievestas Krievijas Federācijā;

Pieteikumi preču importam un netiešo nodokļu samaksai (vai to kopijas) - attiecībā uz precēm, kas ievestas no Eirāzijas Ekonomiskās savienības dalībvalsts teritorijas;

Aizpildītas stingrās atskaites veidlapas (to kopijas) ar atsevišķā rindā izceltu PVN summu - pērkot pakalpojumus dzīvojamo telpu īrei darbinieku komandējuma laikā un pakalpojumus darbinieku nogādāšanai uz komandējuma vietu un atpakaļ, tostarp pakalpojumi vilcienos, lai nodrošinātu gultas piederumus lietošanai;

Dokumenti, kas noformē mantas, nemateriālo aktīvu, īpašuma tiesību nodošanu un kuros norādīta akcionāra (dalībnieka, akcionāra) atgūtā PVN summa, vai to notariāli apliecinātas kopijas;

Primārie dokumenti par izmaiņām iegādāto preču (veikto darbu, sniegto pakalpojumu) izmaksu samazināšanas virzienā, īpašuma tiesības PVN atjaunošanas nolūkā;

Sākotnējie dokumenti, citi dokumenti, kas satur kopsavilkuma (kopsavilkuma) datus par mēnesī (ceturksnī) veiktajiem darījumiem, kas pakļauti reģistrācijai pārdošanas grāmatiņā, tajā skaitā nodokļu maksātāja sastādītie - grāmatvedības izziņa-aprēķins PVN atgūšanai.

Piezīme

Organizācijas darbībās ģenerētos dokumentus, tostarp primāros grāmatvedības dokumentus, var glabāt ne tikai uz papīra, bet arī elektronisku dokumentu veidā (sk. Krievijas Finanšu ministrijas 2016. gada 23. marta vēstule Nr. 03‑02‑08/16273 ). Tajā pašā laikā Nodokļu kodekss neparedz pienākumu glabāt uz papīra dokumentus, kas apkopoti elektroniskā formā formātā, ko noteikusi federālā izpildinstitūcija, kas pilnvarota kontrolei un uzraudzībai nodokļu un nodevu jomā (sk. Krievijas Finanšu ministrijas 2012. gada 22. augusta vēstule Nr. 03‑02‑07/1-202 ).

" № 9/2017

Komentārs Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas 2017.gada 19.jūlija vēstulei Nr.03-07-11/45829.

Ir zināms, ka uzņēmējiem ir jāievēro primāro dokumentu glabāšanas termiņi. Pretējā gadījumā to neesamība var izraisīt nodokļu saistības. Jo īpaši par grāmatvedības noteikumu rupjiem pārkāpumiem atbildība ir paredzēta:

ja pārkāpuma rezultātā nav noteikta nodokļa bāze par zemu - naudas sods 10 tūkstoši rubļu, ja pārkāpums izdarīts vienā taksācijas periodā, 30 tūkstoši rubļu, ja vienas un tās pašas darbības izdarītas vairāk nekā vienā taksācijas periodā (120.pants). Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa noteikumi);

ja primāro grāmatvedības dokumentu trūkuma dēļ nodokļu bāze tika norādīta par zemu, soda nauda būs 20% no nesamaksātā nodokļa summas, bet ne mazāk kā 40 tūkstoši rubļu. (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 120. panta 3. punkts, 122. panta 1. punkts, 123. pants).

Turklāt, ja nodokļu maksātājs noteiktajā termiņā neiesniedz dokumentus nodokļu iestādēm, tiek uzlikts naudas sods 200 rubļu apmērā. par katru neiesniegto dokumentu (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 126. panta 1. punkts).

Papildus nodokļu saistībām saimniecisko vienību, kā arī tās amatpersonas var saukt pie administratīvās atbildības, pamatojoties uz:

Art. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 15.11. punkts - par grāmatvedības prasību rupjiem pārkāpumiem, ieskaitot grāmatvedības (finanšu) atskaites - naudas sods amatpersonām (DL) no 5 tūkstošiem līdz 10 tūkstošiem rubļu. un no 10 tūkstošiem līdz 20 tūkstošiem rubļu. atkārtota pārkāpuma gadījumā;

6. daļa art. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 15.25 - par valūtas darījumu grāmatvedības un atskaites dokumentu glabāšanas termiņu neievērošanu - naudas sods fiziskām personām no 4 tūkstošiem līdz 5 tūkstošiem rubļu, juridiskām personām - no 40 no tūkstošiem līdz 50 tūkstošiem rubļu;

4. daļa Art. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 14.20 - par noteikto glabāšanas termiņu pārkāpšanu grāmatvedības dokumentiem par ārvalstu ekonomiskajiem darījumiem ar precēm, informāciju, darbu, pakalpojumiem vai intelektuālās darbības rezultātiem eksporta kontroles nolūkos - naudas sods DP. no 1 tūkstoš līdz 2 tūkstošiem rubļu, juridiskām personām - no 10 tūkstošiem līdz 20 tūkstošiem rubļu;

1. daļa Art. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 13.5. punkts - par AS (SIA) nepildīšanu pienākuma glabāt dokumentus spēkā esošajos tiesību aktos noteiktajos termiņos - naudas sods DL 2,5 tūkst. 5 tūkstoši rubļu, juridiskām personām - no 200 tūkstošiem līdz 300 tūkstošiem rubļu.

Finanšu ministrijas amatpersonas 2017.gada 19.jūlija vēstulē Nr.03-07-11/45829 sniedza precizējumus par nodokļu uzskaites kārtošanai, ienākuma nodokļa un PVN aprēķināšanai un nomaksai nepieciešamo primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņiem. Taču, mūsuprāt, šos skaidrojumus diez vai var saukt par detalizētiem. Tā kā, atsaucoties uz punktos ietverto prasību. 8 1. punkts art. 23 Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa (par pienākumu nodrošināt grāmatvedības un nodokļu grāmatvedības datu, kā arī apliecinošo primāro dokumentu drošību četrus gadus), komentētās vēstules autori tikai paskaidroja, ka noteiktais periods sākas pēc plkst. pārskata (taksācijas) periods, kurā dokuments pēdējo reizi izmantots nodokļu pārskatu sagatavošanai, nodokļu, jo īpaši uzņēmumu ienākuma nodokļa un pievienotās vērtības nodokļa, aprēķināšanai un samaksai, saņemto ienākumu un veikto izdevumu apliecinājumam. Vārdu sakot, minētais dokumentu glabāšanas laiks jāskaita nevis no dokumenta sagatavošanas datuma, bet gan no nākamā gada 1.janvāra.

Faktiski vēstulē Nr.03-07-11/45829 finansisti neko jaunu nepateica. Iepriekš viņi 2012.gada 30.marta vēstulē Nr.03-11-11/104 izteica līdzīgus ieteikumus.

Jūsu zināšanai:

Saskaņā ar FM punktos noteikto termiņu. 8 1. punkts art. Izmantojot elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas starp banku un klientu, ir jāievēro arī Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 23 (sk. vēstuli Nr. 03-11-11/104).

Tikmēr komentētajā vēstulē identificētās problēmas risinājums aprobežojas ne tikai ar norādītajiem četriem gadiem. Dažiem nodokļu dokumentiem ir īpaši glabāšanas periodi.

Pirmkārt, tas attiecas uz primārajiem dokumentiem, kas apliecina saņemto zaudējumu apmēru (ja tas tiek pārcelts uz nākamajiem periodiem) visā atliktā periodā. Galu galā, nodokļu maksātājam, deklarējot zaudējumus no iepriekšējiem gadiem revidētajā periodā, viņam ir pienākums dokumentēt radušos zaudējumu likumību un pamatotību (sk. AS UO 09.07.2015. Nr. F09-5869/15 rezolūciju Nr. lieta Nr.A60-54425/2014).

Sakarā ar to, ka radušos zaudējumus saskaņā ar nodokļu grāmatvedības noteikumiem var pārnest uz nākotni 10 gadus (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 283. panta 2. punkts), un pārskata gada primārie dokumenti ir uzglabā četrus gadus (RF Nodokļu kodeksa 23. panta 1. punkta 8. punkts), izrādās, ka “nerentablu” dokumentu maksimālais glabāšanas laiks ir 14 gadi.

Piezīme: FM uzskata, ka “zaudējumus radošie” dokumenti ir jāglabā arī tad, ja zaudējumu apmēra aprēķina pareizību apstiprināja nodokļu audits klātienē (sk., piemēram, 2012. gada 25. maija vēstuli Nr. 03-03-06/1/278). Turklāt ne Nodokļu kodeksā, ne oficiālajās iestādēs nav norādīts, kuri dokumenti ir jāuzglabā. Uzskatām, ka nodokļu maksātājiem ir jāsaglabā visi primārie dokumenti par kalendāro gadu, pēc kura radušies zaudējumi (rēķini, rēķini, izziņas, kases un pārdošanas čeki, veikto darbu (sniegto pakalpojumu) izziņas, pieņemšanas akti u.c.).

Šajā jautājumā uzmanība jāpievērš Krievijas Federācijas Augstākās šķīrējtiesas Prezidija 2012.gada 24.jūlija rezolūcijai Nr.3546/12 lietā Nr.A40-9620/11-140-41. Jo īpaši tajā ir izklāstīta šāda juridiskā nostāja. Atspoguļojot zaudējumus nodokļu deklarācijā bez atbilstošiem apliecinošiem primārajiem dokumentiem, pamatojoties uz nodokļu uzskaites reģistriem un citiem analītiskajiem dokumentiem, tiek ievērota Nolikuma 4.punktā noteiktā kārtība. Tiek uzskatīts, ka Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 283. pants nav ievērots. Spējai ņemt vērā zaudējumu apmēru ir deklaratīvs raksturs. Nodokļu maksātājam ir jāpierāda šo summu likumība un pamatotība. Viņš uzņemas nelabvēlīgu nodokļu seku risku, ja nav dokumentāru pierādījumu par zaudējumiem ar atbilstošiem dokumentiem, tostarp primārajiem grāmatvedības dokumentiem, visā periodā, kad viņš samazina nodokļa bāzi par iepriekš saņemto zaudējumu summām. Ja nav nodokļu maksātāja primāro grāmatvedības dokumentu, kas apliecina viņam nodarīto zaudējumu apmēru un to rašanās periodu, šīs juridiskās personas nodokļu reģistrus, nodokļu deklarācijas un nodošanas aktus nevar uzskatīt par pietiekamiem pierādījumiem par šādu izdevumu rašanos. zaudējumu veidošanās nodokļu maksātāja deklarētajā apmērā.

Zaudējuma atspoguļošana nodokļu deklarācijā bez atbilstošiem apliecinošiem primārajiem dokumentiem, kas balstīti uz nodokļu uzskaites reģistriem un citiem analītiskajiem dokumentiem, pārkāpj Nolikuma 4.punktā noteikto kārtību. 283 Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa (sk. Maskavas apgabala šķīrējtiesas 2016. gada 22. jūlija rezolūciju lietā Nr. A41-81431/2015).

Tāpat noteikti īpaši noteikumi pamatlīdzekļu sākotnējās izmaksas apliecinošo primāro dokumentu glabāšanas termiņa aprēķināšanai. Šis periods jāaprēķina no nolietojuma pabeigšanas datuma nodokļu grāmatvedībā. Šī nianse norādīta Krievijas Finanšu ministrijas 2016. gada 12. februāra vēstulē Nr.03-03-06/1/7604.

Attiecībā uz PVN aprēķināšanai nepieciešamo dokumentu glabāšanas termiņiem ir jāpievērš uzmanība Krievijas Federācijas valdības 2017. gada 19. augusta dekrētam Nr. 981, ar kuru cita starpā tika grozīts Krievijas Federācijas valdības dekrēts. Krievijas Federācijas 2011. gada 26. decembra Nr.1137. Proti, rēķina aizpildīšanas noteikumi ir papildināti ar jaunu 11.punktu, kurā ir saraksts ar dokumentiem, kuri jāglabā četrus gadus, proti:

starpniecības operācijās izmantotie dokumenti un ekspeditora, izstrādātāja (pasūtītāja, kas veic izstrādātāja funkcijas) veiktās operācijas;

muitas deklarācijas (vai to kopijas), maksājumu un citus dokumentus, kas apliecina PVN samaksu - attiecībā uz precēm, kas ievestas Krievijas Federācijā;

izziņas par preču ievešanu un netiešo nodokļu nomaksu (vai to kopijas) - attiecībā uz precēm, kas ievestas no Eirāzijas Ekonomiskās savienības dalībvalsts teritorijas;

aizpildītas stingrās atskaites veidlapas (to kopijas) ar atsevišķā rindā izceltu PVN summu - pērkot pakalpojumus par dzīvojamo telpu īri darbiniekiem komandējuma laikā un pakalpojumus darbinieku nogādāšanai uz komandējuma vietu un atpakaļ , tostarp pakalpojumi vilcienos, lai nodrošinātu gultas piederumus lietošanai;

dokumenti, kas noformē mantas, nemateriālo aktīvu, īpašuma tiesību nodošanu un kuros norādīta akcionāra (dalībnieka, akcionāra) atgūtā PVN summa, vai to notariāli apliecinātas kopijas;

primārie dokumenti par izmaiņām iegādāto preču (veikto darbu, sniegto pakalpojumu) izmaksu samazināšanas virzienā, īpašuma tiesības PVN atjaunošanas nolūkā;

primārie dokumenti, citi dokumenti, kas satur kopsavilkuma (kopsavilkuma) datus par mēnesī (ceturksnī) veiktajiem darījumiem, kas pakļauti reģistrācijai pārdošanas grāmatiņā, tai skaitā nodokļu maksātāja sastādītie - grāmatvedības izziņa-aprēķins PVN atgūšanai.

Piezīme:

Organizācijas darbībās ģenerētos dokumentus, tostarp primāros grāmatvedības dokumentus, var glabāt ne tikai uz papīra, bet arī elektronisku dokumentu veidā (sk. Krievijas Finanšu ministrijas 2016. gada 23. marta vēstuli Nr. 03-02 -08/16273). Tajā pašā laikā Nodokļu kodekss neparedz pienākumu glabāt uz papīra dokumentus, kas apkopoti elektroniskā formā formātā, ko noteikusi federālā izpildinstitūcija, kas pilnvarota kontrolei un uzraudzībai nodokļu un nodevu jomā (sk. Krievijas finanses, datēts ar 2012. gada 22. augustu Nr. 03-02 -07/1-202).

"Par pievienotās vērtības nodokļa aprēķinos izmantotajām dokumentu aizpildīšanas (uzturēšanas) veidlapām un noteikumiem."

Kādi noteikumi jāievēro, nosakot organizācijas grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņu? Vai ir jāiesaista visi organizācijas grāmatvedībā glabātie grāmatvedības dokumenti?

Šajā jautājumā mēs ieņemam šādu nostāju:

Nosakot organizācijas dokumentu glabāšanas termiņus, ir jāvadās pēc: Likuma N 402-FZ, Krievijas Federācijas nodokļu kodeksa, 2009. gada 24. jūlija likuma N 212-FZ, Standarta pārvaldības arhīva dokumentu saraksta, kas izveidots. valsts struktūru, pašvaldību un organizāciju darbības gaita, norādot uzglabāšanas termiņus, kas apstiprināta ar Krievijas Kultūras ministrijas 2010. gada 25. augusta rīkojumu N 558.
Dokumentus, kas netiek nodoti organizācijas arhīvā (ar glabāšanas laiku līdz 10 gadiem ieskaitot), var sagrupēt hronoloģiskā secībā un saskavot, piemēram, skavās. Šajā gadījumā mapē ir jābūt lietas nosaukumam.

Nostājas pamatojums:

Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi

Sākotnējie grāmatvedības dokumenti, grāmatvedības reģistri, grāmatvedības (finanšu) pārskati, revīzijas ziņojumi par tiem ir pakļauti saimnieciskās darbības subjekta glabāšanai laikposmus, kas noteikti saskaņā ar valsts arhīvu lietu organizēšanas noteikumiem, bet ne mazāk kā piecus gadus pēc pārskata gada ( 2011. gada 6. decembra Federālā likuma N 402-FZ “Par grāmatvedību” 29. panta 1. daļa, turpmāk tekstā — Likums N 402-FZ).

Elektronisko dokumentu (reģistru) glabāšanas termiņi tiek noteikti tāpat kā dokumentācijai, kas veidota uz papīra. Vienlaikus saimnieciskās darbības subjektiem jāglabā grāmatvedības politikas dokumenti, saimnieciskās darbības subjekta standarti, citi ar grāmatvedības uzskaites organizēšanu un kārtošanu saistītie dokumenti, tai skaitā instrumenti, kas nodrošina elektronisko dokumentu pavairošanu, kā arī elektroniskā dokumenta autentiskuma pārbaudi. paraksts vismaz piecus gadus pēc gada, kurā tie pēdējo reizi izmantoti, lai sagatavotu grāmatvedības (finanšu) pārskatus (likuma Nr. 402-FZ 29. panta 2. daļa).

Nosakot konkrētus glabāšanas termiņus atsevišķiem grāmatvedības dokumentiem, jāvadās pēc Valsts institūciju, pašvaldību un organizāciju darbības procesā izveidoto tipveida pārvaldības arhīva dokumentu saraksta, norādot glabāšanas termiņus, kas apstiprināts ar Kultūras ministrijas rīkojumu Nr. Krievija, datēta ar 2010. gada 25. augustu N 558 (turpmāk — saraksts). Šis saraksts tika izstrādāts un apstiprināts saskaņā ar 3. panta noteikumiem. 6, 1. daļa art. 17. 2004. gada 22. oktobra federālā likuma N 125-FZ “Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā” (turpmāk tekstā – likums N 125-FZ).

Saskaņā ar Saraksta 1.4.punktu dokumentu glabāšanas termiņi tiek aprēķināti no dokumenta noformēšanas gadam sekojošā gada 1.janvāra.
Piemēram:

Grāmatvedības primārie dokumenti un to pielikumi, kas fiksēja saimnieciskās darbības faktu un kalpoja par pamatu grāmatvedības uzskaitei (kases dokumenti un grāmatiņas, bankas dokumenti, banku čeku grāmatiņas, rīkojumi, darba laika uzskaites lapas, bankas paziņojumi un pārskaitījuma pieprasījumi, mantas un materiālu pieņemšana, piegāde, norakstīšana, kvītis, pavadzīmes un avansa atskaites, korespondence u.c.) tiek glabāti 5 gadus, veicot pārbaudi (auditu) (Saraksta 362.p.);

Dokumenti (protokoli, akti, aprēķini, izziņas, secinājumi) par pamatlīdzekļu pārvērtēšanu, pamatlīdzekļu nolietojuma noteikšanu, organizācijas īpašuma vērtības novērtēšanu tiek glabāti pastāvīgi (Saraksta 429.p.);

Akti par tiesību nodošanu nekustamajam īpašumam un darījumi ar to no iepriekšējā autortiesību īpašnieka jaunajam (no bilances uz bilanci) tiek glabāti pastāvīgi (Saraksta 432.p.);

Līgumi, līgumi, kas nav noteikti atsevišķos Saraksta pantos - 5 gadi pēc līguma, vienošanās termiņa beigām (Saraksta 436.p.). Dāvanu līgumi, piemēram, līzings, tiek glabāti pastāvīgi (Saraksta 439., 449.p.).

Jāņem vērā arī tas, ka rindkopas. 8 1. punkts art. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 23. pants nosaka četru gadu glabāšanas laiku grāmatvedības un nodokļu grāmatvedības datiem un citiem nodokļu aprēķināšanai un samaksai nepieciešamajiem dokumentiem, tostarp dokumentiem, kas apliecina ienākumu, izdevumu saņemšanu (organizācijām un individuālajiem uzņēmējiem), kā arī nodokļu nomaksa (ieturēšana).

Tajā pašā laikā Art. 4. punkts. 283. panta 7. punktu un Art. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 346.18. pants, kas ir īpaši noteikumi, uzliek pienākumu maksātājiem attiecīgi uzņēmumu ienākuma nodokli un nodokli, kas samaksāts saistībā ar vienkāršotas nodokļu sistēmas piemērošanu ar ienākumu nodokļa objektu, kas samazināts par izdevumu summu. , glabāt nodarīto zaudējumu apmēru apliecinošus dokumentus visā tā atmaksas periodā. Atgādinām, ka nodokļu maksātāji zaudējumus var pārnest uz nākamajiem periodiem 10 gadu laikā pēc to saņemšanas (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 283. panta 2. punkts, 346.18. panta 7. punkts).

Tāpat vēršam uzmanību uz to, ka atsevišķi izdevumi peļņas nodokļa aprēķināšanai tiek ņemti vērā ilgākā laika periodā, piemēram, pamatlīdzekļi (pamatlīdzekļi) un nemateriālie ieguldījumi (nemateriālie ieguldījumi), vai arī ir atlikta rakstura (tiek ņemti vērā nevis to rašanās laikā, bet gan aktīvu pārdošanas laikā (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 268. pants)).

Nolietojums ir vienota uzskaite pamatlīdzekļu un nemateriālo aktīvu lietošanas periodos izdevumiem, kas veido to sākotnējās izmaksas (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 256., 257. pants). Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 252. pants norāda uz iespēju uzskaitīt izdevumus tikai tad, ja tie ir dokumentēti.

Šajā sakarā Krievijas Finanšu ministrija skaidro, ka primāro dokumentu glabāšanas laiks, kas atspoguļo amortizējamā īpašuma sākotnējo izmaksu veidošanos, noteikts punktos. 8 1. punkts art. 23 Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa (4 gadi), jāaprēķina no nolietojuma pabeigšanas brīža nodokļu uzskaitē (šāda īpašuma iegādei) (Krievijas Finanšu ministrijas vēstule, datēta ar 02.12.2016. N 03-03-06/1/7604, datēts ar 26.04.2011. N 03-03-06/1/270). Tas ir, nodokļu uzskaites vajadzībām primārie dokumenti, kas apstiprina nolietojamo pamatlīdzekļu un nemateriālo aktīvu sākotnējās izmaksas veidošanos, ir jāuzglabā vismaz 4 gadus pēc to pilnīgas nolietojuma.

Vienlaikus finanšu nodaļas speciālisti arī atzīmēja, ka saskaņā ar Sarakstu dokumenti par pamatlīdzekļu nolietojuma noteikšanu tiek glabāti pastāvīgi.

Krievijas Finanšu ministrija, skaidrojot punktu piemērošanas kārtību. 8 1. punkts art. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 23. pants 2012. gada 30. marta vēstulē N 03-11-11/104 norāda, ka četru gadu periods sākas pēc pārskata (nodokļu) perioda, kurā dokuments pēdējo reizi tika izmantots sagatavošanai. nodokļu atskaites, uzkrājumu un maksājumu nodoklis, saņemto ienākumu un veikto izdevumu apliecinājums. Līdzīga nostāja ir izklāstīta Krievijas Federācijas Augstākās šķīrējtiesas Prezidija 2012. gada 24. jūlija rezolūcijā N 3546/12.

Šis Krievijas Federācijas Augstākās šķīrējtiesas tiesiskais stāvoklis ir jāņem vērā arī, iekļaujot izdevumos:

Zaudējumi bezcerīgo parādu summu veidā (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 2. klauzula, 2. klauzula, 265. pants, Krievijas Federācijas Augstākās šķīrējtiesas 10.09.2012. N VAS-5055/12 lēmumi, datēts ar 06/09/2012 N VAS-7081/12). Pirmajiem dokumentiem, kas apliecina to rašanos, jābūt pieejamiem zaudējuma uzskaites datumā;

Punktos noteiktie zaudējumi. 2, 3 ēd.k. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 268. pants, kas noteikts īpašuma un īpašuma tiesību pārdošanas datumā (plašāku informāciju skatiet Krievijas Federālā nodokļu dienesta 2015. gada 16. februāra vēstulē N GD-4-3/2251@ ).
Īstenošanas laikā tiek ņemti vērā arī izdevumi:

Cenas cita īpašuma, piemēram, zemes gabalu, materiālo vērtību iegādei (radīšanai) (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 2. punkts, 1. punkts, 268. pants);

Krājumu, cita īpašuma izmaksas inventarizācijas laikā konstatēto pārpalikumu veidā un (vai) bez atlīdzības saņemtā īpašuma, un (vai) īpašuma, kas saņemts, demontējot vai demontējot ekspluatācijā pārtraukto operētājsistēmu, remontu, modernizāciju, rekonstrukciju, tehniskos līdzekļus. OS pārkārtošana vai daļēja likvidācija (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 2. klauzula, 1. punkts, 268. panta otrā daļa, 2. klauzula, 254. pants);

Īpašuma tiesību iegūšanas cenas un ar to iegūšanu saistītie izdevumi (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 2.1. punkts, 1. punkts, 268. pants);

Iegādāto preču iegādes izmaksas.

Līdz ar to, nosakot glabāšanas termiņu dokumentiem, kas apliecina pamatlīdzekļu un nemateriālo ieguldījumu, cita īpašuma, īpašuma tiesību, iegādāto preču iegādes (izveidošanas) izmaksas, ir jāņem vērā Regulas Nr. 268 Krievijas Federācijas nodokļu kodekss.
Izdevumi par vērtspapīru iegādi tiek arī atlikti, jo vērtspapīru iegādes izdevumu rašanās datums ir to pārdošanas vai citādas atsavināšanas datums (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 7. punkts, 7. punkts, 272. pants). Līdz ar to vērtspapīru iegādes izdevumus apliecinoši dokumenti ir jāglabā periodus, kas noteikti, ņemot vērā punktos noteikto. 7. punkts 7. pants. 272 Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa (Devītās šķīrējtiesas apelācijas tiesas dekrēti, 2013. gada 19. marts N 09AP-2671/13, FAS Maskavas apgabals, 2013. gada 19. jūlijs N F05-7106/13 lietā N A40-74496 /2012).

Nosakot dokumentu glabāšanas termiņus, jāņem vērā arī tas, ka apdrošināšanas prēmiju maksātājiem ir pienākums sešus gadus nodrošināt apdrošināšanas prēmiju aprēķinu un samaksu apliecinošu dokumentu drošību (likuma 6.punkta 2.daļas 28.p. 2009. gada 24. jūlija federālais likums N 212-FZ).

Praksē ne vienmēr ir iespējams izolēt grāmatvedības ierakstus, kurus var glabāt četrus, piecus vai sešus gadus. Tāpēc grāmatvedībā visiem dokumentiem vēlams piemērot minimālo glabāšanas termiņu sešus gadus (ja vien Sarakstā nav noteikti garāki termiņi).

Dokumentu glabāšanas kārtība biroja darbā

Saimnieciskajām personām ir jānodrošina dokumentu drošība to glabāšanas laikā (likuma Nr. 125-FZ 1. daļas 17. pants). Tajā pašā laikā ir nepieciešams nodrošināt drošus grāmatvedības dokumentu glabāšanas apstākļus un to aizsardzību pret izmaiņām (likuma Nr. 402-FZ 29. panta 3. daļa). Grāmatvedības dokumentu glabāšanu organizē priekšmeta vadītājs (likuma Nr. 402-FZ 1. daļas 7. pants).

Organizējot grāmatvedības un nodokļu grāmatvedības dokumentu glabāšanu, ir jāvadās pēc Krievijas Federācijas Arhīva fonda dokumentu un citu arhīvu dokumentu glabāšanas, iegūšanas, uzskaites un izmantošanas organizēšanas noteikumiem valsts iestādēs, pašvaldībās. un organizācijas, kas apstiprinātas ar Krievijas Kultūras ministrijas 2015. gada 31. marta rīkojumu N 526 (turpmāk - Noteikumi) un Noteikumi par dokumentiem un dokumentu apriti grāmatvedībā, kas apstiprināti ar PSRS Finanšu ministrijas 29. jūlija rīkojumu, 1983 N 105 (turpmāk - Noteikumi N 105) (tiktāl, ciktāl tas nav pretrunā ar attiecīgajiem vēlāk izdotajiem normatīvajiem un citiem normatīvajiem tiesību aktiem). Skatīt arī informāciju no Krievijas Finanšu ministrijas 2015. gada 11. septembrī N PZ-13/2015.

Saskaņā ar Art. Likuma N 125-FZ 13. pantu juridiskām personām ir tiesības izveidot arhīvus, lai uzglabātu arhīvu dokumentus, kas radīti to darbības procesā, tostarp arhīvu dokumentu glabāšanai un izmantošanai, kas nav valsts vai pašvaldības īpašums. Tas nozīmē, ka arhīva izveide ir saimniecisko vienību tiesības, bet ne pienākums. Tas ir rakstīts arī Noteikumu 1.4.punktā.

Tādējādi saimnieciskā vienība patstāvīgi nosaka primāro dokumentu glabāšanas kārtību. Vienlaikus saimnieciskās personas var nodot dokumentus glabāšanai valsts un pašvaldību arhīvos, noslēdzot ar tiem atbilstošus kompensācijas līgumus (likuma Nr. 125-FZ 15. panta 3. daļa, 21. panta 3. daļa).

Saskaņā ar Noteikumu 2.3. punktu organizācijas arhīvā ir jāuzglabā dokumenti no Krievijas Federācijas arhīvu fonda (likuma Nr. 125-FZ 5. pants), dokumenti par personālu un dokumenti ar pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas laiku. Norādītā dokumentālā fonda daļa veido organizācijas arhīva fondu.

Dokumenti ar pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) glabāšanas termiņu tiek glabāti organizācijas struktūrvienībās un, beidzoties to glabāšanas laikam, pēc dokumentu vērtību obligātās pārbaudes tiek iznīcināti (4.6. punkts). Noteikumu -4.13). Pirms vērtības pārbaudes dokumentu iznīcināšana ir aizliegta (noteikumu 4.5.punkts).

Izņēmuma gadījumos ar organizācijas vadītāja lēmumu lietas ar pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) glabāšanas termiņu tiek nodotas organizācijas arhīvam atbilstoši lietu, dokumentu uzskaitēm vai lietu nomenklatūrai (4.2.punkts). punktu).

Tādējādi organizācijas arhīva dokumenti sākotnēji tiek veidoti visās tās struktūrvienībās (biroja darbā), un pēc tam pēc dokumentu vērtību pārbaudes tie tiek nodoti organizācijas arhīvā glabāšanai vai iznīcināti.

Katrā organizācijas struktūrvienībā dokumenti, kas pēc satura ir līdzīgi un saistīti ar vienu un to pašu organizācijas darbības jautājumu, tiek grupēti failos (glabāšanas vienībās) (noteikumu 2.9., 3.3. punkts).

Veidojot lietu, nepieciešams ievērot Noteikumu 4.20.punktā noteiktās prasības.

Atbilstoši Noteikumu 4.19.punktam, lietvedības kārtībā pabeigtās pastāvīgās un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) pastāvīgās un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas lietas, tai skaitā personālam, pēc tā kalendārā gada beigām, kurā tās ir pabeigtas. tika atvērti, ir sagatavoti nodošanai organizācijas arhīvā un ir pakļauti reģistrācijai un aprakstam.

Atkarībā no uzglabāšanas laika tiek veikta pilnīga vai daļēja lietu reģistrācija. Pastāvīga un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas periodi un personāla uzskaite ir pilnībā jāreģistrē.

Lietu reģistrācija uz papīra paredz:

Lietas dokumentu iesiešana vai iesiešana (neformāta dokumentus glabā slēgtās cietajās mapēs vai kastēs) (noteikumu 4.21.punkts);

Lietu lapu numerācija (noteikumu 4.22.punkts);

Pierādījumu lapas noformēšana lietai Noteikumu pielikumā Nr.8 noteiktajā formā (noteikumu 4.23.punkts);

Lietas dokumentu iekšējās inventarizācijas sastādīšana (noteikumu pielikums Nr.27) (noteikumu 4.30.punkts);

Korpusa vāka noformējums (noteikumu pielikums Nr.28) (noteikumu 4.24.-4.29.punkts).

Lietas tiek nodotas organizācijas arhīvā saskaņā ar struktūrvienībās sastādītajām uzskaitēm.

No Noteikumu 4.19.punkta izriet, ka pilnai reģistrācijai (iesniegšanai vai iesiešanai, lietas lapu numerācijai, sastādīšanai) attiecas tikai lietvedībā pabeigtas lietas ar pastāvīgu un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas termiņu un personāla uzskaiti. dokumentu apliecinoša lapa u.c.) pirms nodošanas organizācijas arhīvā.

Attiecībā uz lietām, kurās ir dokumenti ar pagaidu (mazāk par 10 gadiem) glabāšanas termiņu, šāda kārtība Noteikumos nav noteikta. Kā izriet no Noteikumu 4.2.punkta, šādas lietas netiek nodotas arhīvā. Tie tiek glabāti organizācijas struktūrvienībās, un, beidzoties glabāšanas termiņam, tie tiek iznīcināti noteiktajā kārtībā. Vienīgais izņēmums ir gadījumi, kad ar organizācijas vadītāja lēmumu lietas ar pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) glabāšanas termiņu tiek nodotas organizācijas arhīvā. Pēc tam lietas ar glabāšanas laiku līdz 10 gadiem tiek nodotas arhīvā pēc tā kalendārā gada beigām, kurā tās tika atvērtas, un šādas lietas tiek pilnībā reģistrētas.

Tātad kopumā galvenā prasība lietām, kurās ir dokumenti, kuru glabāšanas termiņš ir mazāks par 10 gadiem, ir to grupēšana un noformēšana Noteikumu 4.20.punktā noteiktajā kārtībā.

Saskaņā ar šo kārtību lietā ievieto dokumentus, kas pēc satura atbilst lietas nosaukumam, savukārt dokumentu melnrakstus un kopijas, kā arī dokumentus, kas ir jāatdod, aizliegts grupēt lietās. . Tas ir, visām lietām, neatkarīgi no dokumentu glabāšanas perioda tajos, jābūt ar nosaukumu.

Veidojot lietu, jāievēro šādas prasības:

Pastāvīgās un pagaidu glabāšanas dokumenti ir jāsagrupē atsevišķās datnēs. Uzreiz atzīmēsim, ka pagaidu uzglabāšanas dokumentus vajadzētu grupēt atsevišķi: failos, kuru glabāšanas laiks pārsniedz 10 gadus; faili ar glabāšanas laiku līdz 10 gadiem ieskaitot;

Iekļaut failā vienu katra dokumenta eksemplāru;

Sagrupēt vienā un tajā pašā kalendārā gada dokumentus failā;

Izņēmumi ir: pārvietošanas lietas; tiesas lietas; personas lietas, kas tiek veidotas visā personas darba laikā organizācijā; ievēlēto institūciju un to pastāvīgo komisiju, deputātu grupu dokumenti, kas tiek sagrupēti sasaukuma laikā; mācību gada laikā izveidoto izglītības organizāciju dokumenti; teātra dokumentus, kas raksturo skatuves darbību teātra sezonas ietvaros; filmu, manuskriptu, medicīnas vēstures faili.

Personāla rīkojumi jāsagrupē failos atbilstoši tiem noteiktajiem glabāšanas termiņiem;

Personas lietās esošie dokumenti tiek sakārtoti hronoloģiskā secībā to saņemšanas brīdī;

Personīgie konti darbinieku algām tiek sagrupēti atsevišķos failos un sakārtoti tajos alfabētiskā secībā pēc uzvārda, vārda un patronimitātes.

Papīra futrālī nedrīkst būt vairāk par 250 loksnēm, kuru biezums nepārsniedz 4 cm.

Mūsuprāt, dokumentus, kas netiek nodoti organizācijas arhīvā (ar glabāšanas laiku līdz 10 gadiem ieskaitot), var sagrupēt hronoloģiskā secībā un saskavot, piemēram, skavās. Šajā gadījumā mapē ir jābūt lietas nosaukumam. Noteikumos nav ietvertas nekādas citas prasības šādiem gadījumiem. Šī kārtība nav pretrunā ar Noteikumu Nr.105 6.4.

• nodokļu dokumenti (nodokļu un apdrošināšanas prēmiju aprēķināšanai nepieciešamie dokumenti)
• grāmatvedības dokumenti (ieskaitot personāla uzskaiti).

Nodokļu un apdrošināšanas prēmiju aprēķināšanai nepieciešamo dokumentu glabāšanas termiņi

Saskaņā ar punktiem. 8 1. punkts art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 23. pantu nodokļu maksātājiem ir pienākums četrus gadus nodrošināt grāmatvedības un nodokļu grāmatvedības datu un citu nodokļu aprēķināšanai un samaksai nepieciešamo dokumentu, tostarp dokumentu, kas apliecina ienākumu, izdevumu (organizācijām un individuālajiem komersantiem), kā arī nodokļu (turējuma) nomaksu.

Līdzīga prasība ir noteikta punktos. 5. panta 3. punkts art. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 24. pants nodokļu aģentiem, kuriem ir pienākums nodrošināt nodokļu aprēķināšanai, ieturēšanai un pārskaitīšanai nepieciešamo dokumentu drošību četrus gadus. Jāpiebilst, ka papildus PVN un ienākuma nodokļa maksāšanai ārvalstu juridiskajām personām nodokļu aģenti jo īpaši ir darba devēji, kas aprēķina un maksā iedzīvotāju ienākuma nodokli.

Pārnesot zaudējumus peļņas nodokļa vajadzībām saskaņā ar Regulas Nr. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 283. pantu nodokļu maksātājiem ir jāsaglabā dokumenti, kas apliecina radušos zaudējumu apmēru visā periodā, kad tas samazina kārtējā taksācijas perioda nodokļa bāzi par iepriekš saņemto zaudējumu summām.

Saskaņā ar punktiem. 6 2. punkts art. 28. 2009. gada 24. jūlija Federālā likuma Nr. 212-FZ “Par apdrošināšanas iemaksām Krievijas Federācijas pensiju fondā, Krievijas Federācijas Sociālās apdrošināšanas fondā, Federālajā obligātās medicīniskās apdrošināšanas fondā” (ar grozījumiem, kas izdarīti 7. jūnijā). , 2013), apdrošināšanas iemaksu maksātājiem ir pienākums sešus gadus nodrošināt apdrošināšanas prēmiju aprēķināšanu un samaksu apliecinošu dokumentu drošību.

Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi

Saskaņā ar Art. 29. pants 2011. gada 6. decembra federālajā likumā N 402-FZ “Par grāmatvedību” (ar grozījumiem, kas izdarīti 2013. gada 28. jūnijā) (turpmāk tekstā – Likums N 402-FZ):

• primārie grāmatvedības dokumenti,
• grāmatvedības reģistri,
• grāmatvedības (finanšu) pārskati ir pakļauti saimnieciskās darbības subjekta glabāšanai laikposmus, kas noteikti saskaņā ar valsts arhīvu lietu organizēšanas noteikumiem, bet ne mazāk kā piecus gadus pēc pārskata gada,
• grāmatvedības politikas dokumenti,
• saimnieciskās vienības standarti,
• citi ar grāmatvedības uzskaites organizēšanu un uzturēšanu saistītie dokumenti, tai skaitā līdzekļi, kas nodrošina elektronisko dokumentu (t.i., elektronisko datubāzu) pavairošanu, kā arī elektroniskā paraksta autentiskuma pārbaudi, ir saimnieciskās personas glabāšanā vismaz piecus gadus. pēc gada, kurā tie pēdējo reizi izmantoti grāmatvedības (finanšu) pārskatu sagatavošanai.

Valsts arhīvu lietu organizēšanas noteikumus reglamentē 2004. gada 22. oktobra Federālais likums Nr. 125-FZ “Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā” (ar grozījumiem, kas izdarīti 2013. gada 11. februārī) (turpmāk tekstā – Likums Nr. 125- FZ).

Šeit ir norādīti atsevišķu dokumentu glabāšanas periodi:

• Grāmatvedības (finanšu) pārskati (bilances, finanšu darbības pārskati, pārskati par paredzēto līdzekļu izlietojumu, to pielikumi u.c.):

a) kopsavilkums gada (konsolidēts), - tiek glabāts pastāvīgi (turpmāk tekstā - pastāvīgi (organizācijās, kas nav valsts un pašvaldību arhīvu komplektēšanas avoti, - vismaz 10 gadus)).

b) gada - pasts.

c) reizi ceturksnī - 5 gadi, ja gada nav - pastāvīgi.

• Grāmatvedības (finanšu) pārskatu sniegšana saskaņā ar SFPS vai citiem standartiem - past.
• Nodošanas akti, nodalīšanas un likvidācijas bilances; paskaidrojošas piezīmes viņiem - pasts.
• Grāmatvedības politikas dokumenti (darba kontu plāns, primāro grāmatvedības dokumentu formas u.c.) - 5 gadi.
• Grāmatvedības reģistri, primārie grāmatvedības dokumenti un to pielikumi, kas fiksēja saimnieciskā darījuma faktu un bija par pamatu grāmatvedības uzskaitei (kases dokumenti un grāmatiņas, bankas dokumenti, bankas čeku grāmatiņas, rīkojumi, darba laika uzskaites tabulas, bankas paziņojumi un pārskaitījuma pieprasījumi, pieņemšanas akti , piegāde, īpašuma un materiālu norakstīšana, kvītis, rēķini un avansa atskaites, korespondence utt.) - 5 gadi, pakļauti pārbaudei (auditam).
• Rēķini - 4 gadi.
• Reģistrācijas sertifikāti nodokļu iestādēs - pasts.
• Dokumenti (aprēķini, kopsavilkumi, izziņas, tabulas, informācija, sarakste) par uzkrātajām un pārskaitītajām nodokļu summām visu līmeņu budžetos, ārpusbudžeta fondiem, parādiem par tiem. Juridisko personu nodokļu deklarācijas (aprēķini) par visu veidu nodokļiem - 5 gadi.
• Fizisko personu ienākumu ziņu reģistri, izziņas par dividenžu izsniegšanu - 75 gadi.
• Organizāciju un individuālo uzņēmēju ienākumu un izdevumu uzskaites grāmatiņas, izmantojot vienkāršoto nodokļu sistēmu - pasts.

Grāmatvedības un nodokļu dokumentu glabāšanas kārtība

Saskaņā ar Art. Likuma N 402-FZ 29. pantu, saimnieciskajai vienībai ir jānodrošina droši grāmatvedības dokumentu glabāšanas apstākļi un to aizsardzība pret izmaiņām. Saskaņā ar Art. 125-FZ 13. pantu organizācijām un pilsoņiem ir tiesības izveidot arhīvus, lai glabātu arhīvu dokumentus, kas radīti to darbības procesā.

Arhīva sakārtošanai ir jāpiešķir atsevišķa telpa, kas aprīkota ar speciāliem plauktiem (statīviem) vai slēgtiem skapjiem. Ja arhīva telpā ir logi, tiem vajadzētu būt aizkariem vai uzstādīt žalūzijas, pretējā gadījumā dokumentus nebūs iespējams pasargāt no gaismas iedarbības, un tāpēc tie var izbalēt. Pirmā vai pagraba stāva logus vēlams aprīkot ar metāla stieņiem, turklāt arhīvā labāk uzstādīt metāla durvis; Šādi pasākumi palīdzēs izvairīties no nesankcionētas iekļūšanas arhīva telpās.

Saskaņā ar organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumiem, kas apstiprināti ar Rosarkhiv valdes 2002. gada 2. jūnija lēmumu, organizācijas arhīvā, pamatojoties uz dokumentu, inventāru vērtības pārbaudes rezultātiem. no failiem tiek apkopoti: pastāvīgā krātuve; pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšana; pēc personāla; kā arī akti par glabāšanai nepakļauto failu piešķiršanu iznīcināšanai. Lietas, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies saskaņā ar sarakstu, tiek iekļautas iznīcināšanas piešķiršanas aktā un ir iznīcināmas.

Jāatzīmē, ka organizācija dokumentu glabāšanai var izmantot specializēta arhivēšanas uzņēmuma pakalpojumus.

Atbildība par grāmatvedības un nodokļu dokumentu nepareizu glabāšanu

Atbildība par dokumentu glabāšanas noteikumu neievērošanu var būt administratīvā, nodokļu un kriminālā.

Saskaņā ar Art. Administratīvo pārkāpumu kodeksa (turpmāk – Administratīvo pārkāpumu kodekss) 15.11. punktu, grāmatvedības dokumentu glabāšanas kārtības un termiņu pārkāpšana paredz amatpersonām uzlikt administratīvo sodu no 2000 līdz 3000 rubļu.

Saskaņā ar Art. 13.20 Administratīvo pārkāpumu kodeksa, arhīva dokumentu glabāšanas, iegūšanas, uzskaites vai izmantošanas noteikumu pārkāpšana (tai skaitā dokumentu iznīcināšana, neievērojot to glabāšanas termiņus) izsaka brīdinājumu vai uzliek administratīvo naudas sodu pilsoņiem. no 100 līdz 300 rubļiem; ierēdņiem - no 300 līdz 500 rubļiem.

Sākotnējo dokumentu, rēķinu un grāmatvedības reģistru neesamība ir nodokļu pārkāpums. Atbildība par to ir paredzēta Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 120. pantā “Rupja ienākumu un izdevumu un nodokļu objektu uzskaites noteikumu pārkāpšana”. Rupjš ienākumu un izdevumu un nodokļu objektu uzskaites noteikumu pārkāpums nozīmē primāro dokumentu, rēķinu, grāmatvedības vai nodokļu reģistru neesamību. Ja šīs darbības izdarītas vienā taksācijas periodā - naudas sods 10 000 rubļu, ja tās izdarītas vairāk nekā vienā taksācijas periodā - naudas sods 30 000 rubļu. Par tādām pašām darbībām, ja to rezultātā nodokļa bāze ir noteikta par zemu, tiek uzlikts naudas sods 20% apmērā no nesamaksātā nodokļa summas, bet ne mazāk kā 40 000 rubļu.

Oficiālo dokumentu, zīmogu vai zīmogu zādzības, iznīcināšanas, sabojāšanas vai slēpšanas gadījumos, kas izdarīti algotņu vai citu personisku interešu dēļ, var iestāties kriminālatbildība saskaņā ar 1. panta 1. punktu. 325 Krievijas Federācijas Kriminālkodekss - naudas sods līdz 200 000 rubļu. vai notiesātā darba samaksas (citu ienākumu) apmērā uz laiku līdz 18 mēnešiem, vai obligāto darbu uz laiku līdz 480 stundām, vai labošanas darbu uz laiku līdz 2 gadiem, vai piespiedu darbu uz laiku līdz 1 gadam vai arestu uz laiku līdz 4 mēnešiem, vai brīvības atņemšanu uz laiku līdz 1 gadam.