Piegādātāju rēķinu glabāšanas laiks. Iepakojuma saraksts. Brīvprātīgais kompensācijas līgums

Vai kopš 2017. gada 1. oktobra ir mainījušies rēķinu glabāšanas termiņi? Kā organizēt elektronisko rēķinu uzglabāšanu? Vai ir nepieciešams saglabāt kopijas? Kur jāglabā dokumenti? Izdomāsim.

Rēķinu glabāšana: pamati

Katrai organizācijai un uzņēmējam ir pienākums glabāt grāmatvedības dokumentus. To nosaka 2011. gada 6. decembra likuma Nr. 402-FZ 29. pants. Organizācijas direktoram jānodrošina dokumentu glabāšana. Un individuālais uzņēmējs par to ir atbildīgs neatkarīgi (2011. gada 6. decembra likuma Nr. 402-FZ 7. pants).

Rēķini, t.sk. elektroniski, jāglabā vismaz četrus gadus pēc tā ceturkšņa beigām, kurā dokuments pēdējo reizi tika izmantots nodokļa aprēķināšanai un nodokļu atskaites sagatavošanai (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 8. punkts, 1. punkts, 23. pants, 1.13. punkts). veidlapas Rēķinu elektroniskā izrakstīšanas un saņemšanas kārtība).

Izmaiņas no 2017. gada 1. oktobra

Šis dokuments stājas spēkā:

• rēķina veidlapa;
• pārdošanas grāmatas veidlapa;
• pirkuma grāmatas veidlapa;
• žurnāla forma saņemto un izrakstīto rēķinu uzskaitei.

Taču papildus tam tika veikti arī grozījumi noteikumos, kas attiecas uz rēķinu glabāšanu. Pastāstīsim par tiem vairāk.

Rēķinu glabāšana hronoloģiskā secībā

Rēķinu glabāšanas periodi

No 2017. gada 1. oktobra rēķini joprojām būs jāuzglabā 4 gadus. Šajā periodā ir nepieciešams organizēt uzglabāšanu:

• principālam (principālam) - rēķinu kopijas, kuras viņam izsniedzis starpnieks. Starpnieks tos saņem no pārdevējiem, pērkot preces (darbus, pakalpojumus) pasūtītājam (pasūtītājam);
• būvdarbu pasūtītājam (ieguldītājam) - rēķinu kopijas, kuras viņam nodeva izstrādātājs (pasūtītājs, kas veic attīstītāja funkcijas). Savukārt viņš tos saņem no pārdevējiem, pērkot preces (darbus, pakalpojumus) pircējam (investoram);
• ekspedīcijas pakalpojumu klientam - ekspeditora viņam nodoto rēķinu kopijas. Šos rēķinus viņš saņem no pārdevējiem, pērkot klientam preces (darbus, pakalpojumus).

Nepieciešams uzglabāt visu veidu rēķinus: primāros, precizētos un labotos. Papīra rēķinu kopijas, kas saņemtas no starpniekiem, ir jāapliecina ar to parakstiem (pasūtītāji, pasūtītāji, izstrādātāji vai ekspeditori).

Termiņu precizēšana skāra ne tikai rēķinus

Tāpat Valdības 2017.gada 19.augusta rīkojumā Nr.981 ir precizēts, ka no 2017.gada 1.oktobra atsevišķi citi “grāmatvedības” dokumenti par dažādiem darījumiem ir jāglabā 4 gadus. Mēs uzskaitām glabāšanas laiku tabulā.

Darbība	Ko uzglabāt
Imports no EAEU valstīm	Pieteikumi preču importam un netiešo nodokļu samaksai, to apliecinātas kopijas, pavadzīmju un citu PVN nomaksu apliecinošu dokumentu kopijas.
Imports no citām valstīm	Muitas deklarācijas, to apliecinātas kopijas un citi dokumenti par PVN nomaksu muitā.
Ceļa izdevumi par izmitināšanas vietu un ceļojumiem	stingrās atskaites veidlapas (to kopijas) ar atsevišķu rindiņu izceļot PVN summu.
atbilstoši PVN, kuru atjauno akcionārs, dalībnieks vai akcionārs	Dokumenti, ar kuriem puses noformē īpašuma, nemateriālo aktīvu, īpašuma tiesību nodošanu (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 170. panta 3. punkts) - notariāli apliecinātu kopiju veidā.
saskaņā ar PVN, kas tiek atjaunots, kad vērtība samazinās (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 4. apakšpunkts, 3. punkts, 170. pants	grāmatvedības sertifikāts-aprēķins (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 171.1. pants.
– pēc PVN, kas tiek atjaunots, iegādājoties vai uzbūvējot pamatlīdzekļus	grāmatvedības sertifikāts-aprēķins (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 171.1 pants).

Tāpat 4 gadus nepieciešams glabāt primāros un citus dokumentus ar kopsavilkuma (kopsavilkuma) datiem par katra mēneša vai ceturkšņa darījumiem, kas tiek ierakstīti pārdošanas grāmatiņā.

Nodokļu maksātāju (nodevu maksātāju) pienākumi

1. Nodokļu maksātājiem ir pienākums:

8) četrus gadus nodrošina grāmatvedības datu un citu nodokļu aprēķināšanai un samaksai nepieciešamo dokumentu, kā arī saņemtos ienākumus (organizācijām - arī veiktos izdevumus) un samaksātos (ieturētos) nodokļus apliecinošu dokumentu drošību;

. Nodokļu audits uz vietas

Ja amatpersonām, kas veic pārbaudi, ir pietiekams pamats uzskatīt, ka noziedzīga nodarījuma izdarīšanu apliecinošus dokumentus var iznīcināt, paslēpt, grozīt vai aizstāt, šie dokumenti tiek izņemti šā kodeksa 94.pantā noteiktajā kārtībā saskaņā ar sastādītu aktu. ko šīs amatpersonas. Dokumentu izņemšanas aktā jāpamato izņemšanas nepieciešamība un jāiesniedz izņemto dokumentu saraksts. Izņemot dokumentus, nodokļu maksātājam ir tiesības izteikt piezīmes, kuras pēc viņa pieprasījuma jāiekļauj aktā. Izņemtajiem dokumentiem jābūt numurētiem, sašņorētiem un aizzīmogotiem vai nodokļu maksātājam (nodokļu aģentam, nodevas maksātājam) parakstītiem. Ja nodokļu maksātājs (nodokļu aģents, nodevas maksātājs) atsakās uzlikt zīmogu vai parakstu izņemtajiem dokumentiem, par to izdara īpašu atzīmi. Dokumentu izņemšanas akta kopija tiek nodota nodokļu maksātājam (nodokļu aģentam, nodevas maksātājam).

. Dokumentu un priekšmetu izņemšana

1. Dokumentu un priekšmetu izņemšana tiek veikta, pamatojoties uz nodokļu iestādes amatpersonas, kas veic nodokļu auditu klātienē, motivētu lēmumu.

Šis lēmums ir jāapstiprina tās nodokļu iestādes vadītājam (viņa vietniekam), kura pieņēma lēmumu veikt nodokļu auditu.

2. Dokumentu un priekšmetu konfiskācija nakts laikā nav pieļaujama.

3. Dokumentu un priekšmetu izņemšana tiek veikta liecinieku un personu klātbūtnē, kurām tiek izņemti dokumenti un priekšmeti. Nepieciešamības gadījumā izrakumos tiek aicināts piedalīties speciālists.

Pirms konfiskācijas sākuma nodokļu ierēdnis iesniedz rezolūciju par arestu un izskaidro klātesošajiem viņu tiesības un pienākumus.

4. Nodokļu amatpersona uzaicina personu, kurai tiek izņemti dokumenti un priekšmeti, labprātīgi tos nodot, un atteikuma gadījumā izņemšanu veic piespiedu kārtā.

Ja persona, kurai tiek veikta izņemšana, atsakās atvērt telpas vai citas vietas, kur var atrasties izņemšanai pakļautie dokumenti un priekšmeti, nodokļu amatpersonai ir tiesības to darīt patstāvīgi, izvairoties no nevajadzīgu slēdzeņu, durvju un citu bojājumu nodarīšanas. objektus.

5. Dokumenti un priekšmeti, kas nav saistīti ar nodokļu audita priekšmetu, nav izņemami.

6. Protokols par dokumentu un priekšmetu izņemšanu, izņemšanu tiek sastādīts, ievērojot šā kodeksa 99.pantā un šajā pantā paredzētās prasības.

7. Izņemtos dokumentus un priekšmetus uzskaita un apraksta izņemšanas protokolā vai tam pievienotajos inventāra sarakstos, precīzi norādot priekšmetu nosaukumu, daudzumu un individuālās īpašības, un, ja iespējams, priekšmetu vērtību.

8. Gadījumos, kad nodokļu kontroles darbību veikšanai nav pietiekami daudz pārbaudāmās personas dokumentu kopiju un nodokļu administrācijai ir pietiekams pamats uzskatīt, ka dokumentu oriģināli var tikt iznīcināti, paslēpti, laboti vai aizvietoti, nodokļu iestāde. amatpersonai ir tiesības izņemt dokumentu oriģinālus šajā pantā noteiktajā kārtībā.

Konfiscējot šādus dokumentus, tiek izgatavotas to kopijas, kuras apliecina nodokļu amatpersona un nodod personai, kurai tie tiek atsavināti. Ja vienlaikus ar dokumentu izņemšanu izgatavotās kopijas nav iespējams izgatavot vai nodot, nodokļu iestāde piecu dienu laikā pēc izņemšanas tās nodod personai, kurai dokumenti izņemti.

9. Visi izņemtie dokumenti un priekšmeti tiek uzrādīti lieciniekiem un citām izņemšanā iesaistītajām personām, un, ja nepieciešams, tiek iepakoti izņemšanas vietā.

Izņemtajiem dokumentiem jābūt numurētiem, sašņorētiem un aizzīmogotiem vai nodokļu maksātājam (nodokļu aģentam, nodevas maksātājam) parakstītiem. Ja nodokļu maksātājs (nodokļu aģents, nodevas maksātājs) atsakās uzlikt zīmogu vai parakstu izņemtajiem dokumentiem, par to izņemšanas protokolā izdara īpašu atzīmi.

10. Dokumentu un priekšmetu izņemšanas protokola kopiju nodod pret kvīti vai nosūta personai, kurai šie dokumenti un priekšmeti izņemti.

Rēķina glabāšanas termiņšdažādās situācijās var atšķirties. No kā tas ir atkarīgs, kā to pareizi aprēķināt un ar ko uzņēmums saskaras par tā pārkāpšanu, jūs uzzināsit no mūsu raksta.

Komercdarbība - bez dokumentiem neiztikt

Bez dokumentiem nevar veikt jebkādu komercdarbību. Dažreiz, lai tos uzglabātu, uzņēmumi ir spiesti izveidot arhīvus un atvēlēt ievērojamus telpas un darbaspēka resursus. Turklāt dokumenti ne tikai pavada uzņēmumu tā darbības laikā, bet arī ir spiesti turpināt tā pastāvēšanu pēc tā slēgšanas (likvidācijas, bankrota utt.).

Pat tad, ja uzņēmējs nostrādājis tikai 1 mēnesi, uzņēmuma slēgšanai tiek savākta vesela dokumentu pakete: nodokļu atskaite, dokumenti par preču pārdošanu, preču un materiālu saņemšanu, algu saraksts u.c. Šajā sarakstā var iekļaut arī rēķini (ja uzņēmējs bija PVN maksātājs). Tālāk runāsim par problēmām, kas rodas, glabājot dokumentus pēc tam, kad uzņēmējs nolemj pārtraukt savu darbību.

Slēgts uzņēmums - jāsaglabā rēķini un citi dokumenti

Apskatīsim piemēru. Individuālais uzņēmējs K.N. Ryabinin nolēma pārtraukt komercdarbību. Tā kā saimnieki steidzami pieprasīja atbrīvot telpas, uzņēmējs visus dokumentus pārveda uz mājām un ievietoja saimniecības telpā brīvajā vietā. Rēķini aizņēma ievērojamu apjomu, jo preču pārdošana tika veikta nelielās partijās daudziem darījumu partneriem. Pagāja kāds laiks, un nepiemērotā telpā glabātie dokumenti izbalēja, kļuva mitri un zaudēja savu sākotnējo izskatu.

Taču likums nosaka, ka uzņēmējiem ir pienākums nodrošināt arhīva dokumentu drošību to glabāšanas laikā (2004. gada 22. oktobra likuma "Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā" 17. panta 1. daļa, Nr. 125-FZ) - pretējā gadījumā viņi var tikt sodīti saskaņā ar Art. 13.20 vai 13.25 Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodekss. Tāpat nevajadzētu aizmirst, ka nodokļu iestādēm ir tiesības veikt auditu uz vietas par individuālā komersanta pēdējo 3 gadu darbību, tāpēc arī pēc slēgšanas uzņēmējam būs jāsaglabā dokumenti (arī rēķini), ja tie apstiprina nodokļu aprēķins un to samaksa (Individuālo komersantu ienākumu un izdevumu un saimniecisko darījumu uzskaites kārtības 48. punkts, apstiprināts ar Finanšu ministrijas rīkojumu Nr. 86n, Krievijas Nodokļu ministrijas rīkojums Nr. BG-3-04/ 430, datēts ar 13.08.2002.).

Cik ilgi dokumenti jāglabā?

Dažādu dokumentu glabāšanas periodi var ievērojami atšķirties. Tādējādi nodokļu dokumenti ir jāglabā vismaz 4 gadus (Nodokļu kodeksa 8. apakšpunkts, 1. punkts, 23. pants, 5. apakšpunkts, 3. punkts, 24. pants). Organizāciju darbības gaitā radīto dokumentu glabāšanas termiņu nosaka arī ar ministrijas rīkojumu apstiprināts Valsts institūciju, pašvaldību un organizāciju darbības procesā izveidoto tipveida pārvaldības arhīva dokumentu saraksts, norādot glabāšanas termiņus. Krievijas kultūras 2010. gada 25. augusta Nr. 558 (turpmāk — saraksts Nr. 558). Tātad arī saraksta Nr.558 368.punktā ir noteikts 4 gadu glabāšanas termiņš rēķiniem.

Dažos gadījumos šis periods var palielināties līdz 6 gadiem. Piemēram, reģionālo investīciju projektu dalībniekiem ir paredzēts 6 gadu periods (Nodokļu kodeksa 89.2 panta 3. punkts). Gada finanšu pārskati kopā ar revīzijas ziņojumiem gaida pastāvīgu glabāšanu (likuma „Par grāmatvedību” 2011.gada 6.decembra Nr.402 1.daļas 29.pants, saraksta Nr.558 351., 408.punkts).

Ja uzņēmums ir pieņēmis darbā darbiniekus, tas savāc pieklājīgu daudzumu dokumentu, kas jāglabā daudz ilgāk par noteiktajiem termiņiem. Piemēram, akts par rūpnieciskās avārijas izmeklēšanu ar izmeklēšanas materiāliem jāglabā vismaz 45 gadus (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 230. panta 6. daļa), bet akts par arodslimību - uz 75 gadiem (noteikumu "Par arodslimību izmeklēšanu un uzskaiti" 33. punkts, kas apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības 2000. gada 15. decembra dekrētu Nr. 967).

Likumā noteiktos dokumentu glabāšanas termiņus nevar samazināt. Par grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņu pārkāpšanu ir paredzēts naudas sods Art. 15.11. Administratīvo pārkāpumu kodekss.

Informāciju par to, kāda atbildība paredzēta uzņēmējam par nodokļu pārkāpumiem, skatīt materiālā .

Mēs organizējam pareizu rēķinu uzglabāšanu

Turpināsim ar piemēru. Stepanova P.A., kura iepriekš strādāja par individuālā uzņēmēja K.N Ryabinin galveno grāmatvedi, atrada līdzīgu darbu jaunatvērtajā uzņēmumā Vozrozhdenie LLC. Atceroties iepriekšējā darba devēja neizdarību, lai nodrošinātu rēķinu un citu dokumentu drošību, viņa nolēma šo jautājumu pārņemt savā kontrolē jaunajā uzņēmumā.

Tā kā uzņēmums tikko bija uzsācis darbību, vispirms bija jāorganizē dokumentu, tajā skaitā rēķinu, uzglabāšanu. Viņa likumdošanā neatrada īpašas prasības rēķinu glabāšanai, tāpēc nolēma ievērot grāmatvedības dokumentiem noteikto glabāšanas kārtību, saskaņā ar kuru grāmatvedības dokumenti jāglabā speciālās telpās, seifos vai skapjos (nolikuma 6.2.punkts, apstiprināts). ar Finanšu ministrijas 1983. gada 29. jūlija vēstuli Nr. 105).

Tikmēr rēķini nepieder pie stingrām atskaites veidlapām un nav komercnoslēpumu saturoši dokumenti, tāpēc tos var glabāt bez seifiem un metāla skapjiem. Vozrozhdenie LLC vadība šim nolūkam atvēlēja atsevišķu izolētu telpu uzņēmuma birojā. Galvenā grāmatvede noteica atbildīgos par dokumentu drošību (noteikumu 6.2.–6.4.punkts, apstiprināts ar Finanšu ministrijas vēstuli Nr.105).

Vozrozhdenie LLC neierakstīja rēķinus saņemto un izrakstīto rēķinu žurnālā, jo kopš 01.01.2015 uzņēmumi šo žurnālu neuztur, ja vien tie nav izstrādātāji vai ekspeditori un neveic starpniecības darbības.

Viņi arī nolēma neveidot atsevišķus rēķinu failus - viņi vienkārši iesniedza rēķinus kopā ar rēķiniem.

Uzziniet, kā pareizi aprēķināt rēķina glabāšanas laiku

Tagad ir pienācis laiks izdomāt, kā noteikt rēķina saglabāšanas perioda sākuma datumu.

Rēķinu glabāšanas kārtība ir aprakstīta Rēķinu kārtošanas noteikumu 10.punktā (līdz 2017.gada 1.oktobrim - Saņemto un izsniegto rēķinu žurnāla vešanas noteikumu 14.punkts), kas apstiprināti ar Valdības 26.decembra rīkojumu Nr.1137. 2011. Saskaņā ar šo normatīvo dokumentu rēķini ir jāuzglabā hronoloģiskā secībā atbilstoši to izsniegšanas vai saņemšanas datumam par attiecīgo taksācijas periodu.

Krievijas Federācijas Finanšu ministrija 2017.gada 19.jūlija vēstulē Nr.03-07-11/45829, 2012.gada 30.martā Nr.03-11-11/104 paskaidro, ka glabāšanas laiku sāk skaitīt pēc beigām. par periodu, kurā rēķins pēdējo reizi izmantots nodokļu atskaites sagatavošanai, nodokļa aprēķināšanai un samaksai, ieņēmumu un izdevumu apstiprināšanai. Tas ir, ja uzņēmums deklarācijā par 2017. gada 3. ceturksni atspoguļo PVN no norādītā rēķina, glabāšanas laiks sāksies no 10.01.2017.

Informāciju par to, kā pareizi aizpildīt PVN deklarāciju, lasiet materiālā .

Praksē nereti gadās, ka, noformējot dokumentus, rēķini netiek atdalīti no pavadzīmēm un tiek noteikti vienādi to uzglabāšanas termiņi. Šāda pieeja ir izskaidrojama ar to, ka brīvprātīga glabāšanas termiņa pagarināšana (saskaņā ar likuma Nr. 402-FZ 29. panta 1. punktu rēķinu glabāšanas laiks ir 5 gadi un pārsniedz rēķinu glabāšanas laiku) nav pretrunā. likums. Tomēr, izmantojot šo metodi, noteiktais rēķinu glabāšanas laiks tiks pārkāpts šādos gadījumos:

• to kvītis pēc taksācijas perioda beigām;
• ir kļūdas, kas jālabo;
• priekšlaicīga iesniegšana jebkāda iemesla dēļ.

Kad jāpagarina rēķina glabāšanas laiks?

Iepriekš saskaņotais obligātais 4 gadu glabāšanas termiņš rēķiniem var tikt pagarināts. Tas saistīts ar to, ka no 01.01.2015 uzņēmumi var pārskaitīt nodokļu atlaides. Tiesības pārskaitīt PVN atskaitījumus 3 gadu laikā no preču (būvdarbu, pakalpojumu) reģistrācijas datuma ir nostiprinātas 2.punktā. 171 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss.

Plašāku informāciju par to, kā noteikt termiņu atskaitījumu iesniegšanai nodokļu deklarācijā, lasiet materiālā .

Ņemot vērā aplūkojamā piemēra preču saņemšanas datumu (08/11/2017), tas ir jādeklarē deklarācijā par 2020.gada 3.ceturksni, ja uzņēmums atliek atskaitījumu tieši par 3 gadiem. 4 gadu derīguma termiņš būs jāskaita no 10.01.2020, t.i. šajā gadījumā tas faktiski būs 7 gadi.

Ievērojot pagarināto rēķinu derīguma termiņu, pārskaitot atskaitījumus, jāatceras, ka to nevar pārcelt uz atskaitījumu, atdodot avansu pircējam uz 3 gadiem. Atskaitījumu var veikt tikai taksācijas periodā, kurā ir izpildīti Art. pantos paredzētie nosacījumi. 171, 172 Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa (Krievijas Finanšu ministrijas 2015. gada 21. jūlija vēstule Nr. 03-07-11/41908).

Elektronisko rēķinu glabāšanas laiks

Tagad arvien vairāk uzņēmēju pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību, tostarp izmantojot elektroniskos rēķinus. Elektroniskais rēķins ir līdzvērtīgs papīra rēķinam (Nodokļu kodeksa 169.panta 1.punkts), tā noformēšanas kārtību reglamentē Krievijas Finanšu ministrijas rīkojums “Par rēķinu izrakstīšanas un saņemšanas kārtības apstiprināšanu elektroniskā formā pa telekomunikāciju kanāliem, izmantojot pastiprinātu kvalificētu elektronisko parakstu” 2015. gada 10. novembrī Nr. 174n.

Jau pirms elektroniskā rēķina uzglabāšanas organizēšanas, t.i., jau tā izpildes laikā, jāņem vērā, ka tam jābūt parakstītam ar kvalificētu elektronisko parakstu (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 169. panta 6. punkts, vēstule Krievijas Finanšu ministrijas 05.05.2015. Nr. 07-01-06/25701).

Plašāku informāciju par to, kuru elektronisko parakstu ir drošāk izmantot dokumentiem, lasiet materiālā .

Elektronisko rēķinu glabāšanas termiņi ir tādi paši kā papīra rēķiniem - 4 gadi (Kārtības 1.13. punkts, apstiprināts ar Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas 2015. gada 10. novembra rīkojumu Nr. 174n, 1. punkta 8. apakšpunkts). Nodokļu kodeksa 23. pants). Uzņēmumiem nav jāuzglabā elektronisko rēķinu drukātas papīra kopijas (Federālā nodokļu dienesta vēstule ar 02.06.2014. Nr. GD-4-3/1984).

Rezultāti

Parastais rēķinu glabāšanas laiks ir 4 gadi neatkarīgi no to formas (elektroniski vai papīra). Tomēr periods var palielināties, ja atskaitījumi tiek pieprasīti vēlākos periodos.

Darba procesā uzņēmējs uzkrāj daudz dažādu papīru: sertifikātus, sertifikātus, veidlapas. Individuālā uzņēmēja dokumentu glabāšana ir grūts uzdevums, taču nepieciešams. Kā tos uzglabāt: varbūt uz rakstāmgalda vai arī jums vajadzētu būt seifam ar lāzeraizsardzības tehnoloģiju? Izrādās, ka likums paredz dažādas iespējas. Mēs jums pastāstīsim par svarīgu individuālā uzņēmēja dokumentu glabāšanas termiņiem.

Kādus dokumentus glabāt

Federālais likums Nr.125-FZ “Par arhivēšanu Krievijas Federācijā” nosaka, kādi papīri ir jāuzglabā un cik gadus.

Atsevišķu ar uzņēmējdarbību saistītu dokumentu glabāšanas laiku regulē dažādi likumu un kodeksu panti:

1. Grāmatvedības dokumenti, nodokļu uzskaites dati, jebkura dokumentācija par saņemtajiem ienākumiem un nodokļu aprēķināšanai nepieciešamajiem izdevumiem, kā arī dokumenti, kas apliecina jau veiktos nodokļu maksājumus, ir jāglabā vismaz 4 gadus. Šis pienākums ir noteikts Regulas Nr. 23 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss.
2. Grāmatvedības pārskati un primārie grāmatvedības dokumenti jāglabā vismaz 5 gadus, kā noteikts Art. 29 Federālā likuma “Par grāmatvedību” Nr.402-FZ.
3. Visi primārie individuālo uzņēmēju grāmatvedības un reģistrācijas dokumenti, ienākumu un izdevumu uzskaites grāmatiņa (KUDiR), pamatojoties uz Krievijas Finanšu ministrijas rīkojuma Nr.86 12.daļu, individuālajam uzņēmējam jāglabā vismaz 4 gadiem.
4. Dokumenti, kas apliecina apdrošināšanas iemaksu veikšanu Pensiju fondā (PFR), Sociālās apdrošināšanas fondā (FSS) un Obligātās veselības apdrošināšanas fondā (VAIF), jāglabā 6 gadus, pamatojoties uz likuma 8. punktu. Federālā likuma Nr. 212-FZ 28. pants.
5. Darbinieku, tostarp uz laiku pieņemto, personas lietas un kartes, darba līgumi ar darbiniekiem, dokumenti par atlaišanu un pieņemšanu darbā, pamatojoties uz Krievijas Kultūras ministrijas rīkojumu Nr.558, jāglabā 75 gadus. Šajā pasūtījumā norādītajā sarakstā varat uzzināt dokumenta glabāšanas laiku pēc tā veida.

Darbinieku personas lietas un kartes, darba līgumi ar darbiniekiem, dokumenti par atlaišanu un pieņemšanu darbā jāglabā 75 gadus.

Norādītie dokumentu glabāšanas termiņi attiecas uz visiem individuālajiem komersantiem, arī tiem, kas savu darbību ir likvidējuši.

Kur glabāt dokumentus

Dokumentu glabāšanas vietu nosaka pats individuālais uzņēmējs. Tā varētu būt daļa no biroja, atsevišķa telpa (nevis pagrabs vai bēniņi) vai trešās puses arhivēšanas organizācija (ja ir daudz dokumentācijas). Federālā likuma Nr. 125-FZ 14. un 17. pants nosaka uzņēmēja pienākumu ievērot arhivēšanas noteikumus, tostarp noteikumus par nepieciešamo apstākļu radīšanu dokumentu ievietošanai un to sistematizēšanai. Jums ir jānodrošina pašu papīra datu nesēju un to satura drošība no ārējām ietekmēm.

Ja tiek nozaudēti vai bojāti individuālā uzņēmēja dokumenti

Jūsu primāro dokumentu, grāmatvedības un nodokļu reģistru, rēķinu trūkums, kā arī nepareiza datu atspoguļošana finanšu dokumentos sistemātiskā veidā (vairāk nekā divas reizes gadā) ir rupjš pārkāpums, ko reglamentē Art. 120 Krievijas Federācijas nodokļu kodekss. Naudas sods šajā gadījumā ir 10 000 rubļu.

Pazaudētos dokumentus var un vajag atgūt. Jūs varat atkārtoti pieprasīt līgumus, aktus, rēķinus no saviem darījumu partneriem. Ja uzskaites dokuments ir nozaudēts, tad nepieciešams uzdot izmeklēšanu, iespējams, uzrādot izziņu par zaudējuma cēloni (plūdi, zādzība, ugunsgrēks) no attiecīgā dienesta. Ziņojums, kas balstīts uz izmeklēšanas rezultātiem, tiek nosūtīts ar iesniegumu brīvā formā nodokļu inspekcijai (FTS) - tur savukārt nosaka termiņus papīru atjaunošanai.

Individuālā uzņēmēja reģistrācijas dokumentus var pieprasīt nodokļu inspekcijā individuāli, iesniedzot pieteikumu dublikāta saņemšanai un kvīti par valsts nodevas samaksu 300 rubļu apmērā.

Par primāro dokumentu un grāmatvedības reģistru neesamību jūs varat saņemt naudas sodu 10 000 rubļu apmērā.

Kad arhivēšanas termiņš ir beidzies, uzglabātos dokumentus var atbrīvoties: sadedzināt vai sagriezt, izmantojot speciālu aprīkojumu. Tomēr esiet īpaši uzmanīgs, lai nejauši neiznīcinātu datus, kas joprojām ir derīgi vai kuriem nepieciešama uzglabāšana.

Likums neierobežo individuālo uzņēmēju arhivējamo dokumentu sarakstā. Ja jums ir mierīgi un ērti visu glabāt, glabājiet to, bet ne tur, kur vēlaties, bet īpašās tam paredzētas vietās. Dokumenti, kas pareizi ievietoti arhīvā, piemēram, bruņas, aizsargās jūsu uzņēmumu strīdu gadījumā ar nodokļu biroju vai darījumu partneriem.

Iepakojuma saraksts- primārais grāmatvedības dokuments, ko izmanto, lai formalizētu preču vai citu materiālo vērtību īpašumtiesību nodošanu (pārdodot, izlaižot) no pārdevēja pircējam.

Rēķinā ir norādīts preces nosaukums (veids), tās cena, daudzums un kopējās izmaksas, kā arī PVN summa.

Turklāt pavadzīmē ir jābūt informācijai par nodevēju un saņēmēju, pilnvaroto personu ar roku rakstītiem parakstiem un organizācijas zīmogu.

Pavadzīmes veidlapa

Saskaņā ar 2011. gada 6. decembra federālā likuma N 402-FZ “Par grāmatvedību” normām visi organizācijas saimnieciskās darbības fakti ir jāreģistrē primārajos grāmatvedības dokumentos, kurus pēc amatpersonas priekšlikuma apstiprinājis organizācijas vadītājs. uzdots par grāmatvedības uzskaites uzturēšanu.

Šajā gadījumā organizācija var izmantot gan neatkarīgi izstrādātus dokumentus, gan tos, kas ietverti īpašos albumos un kurus apstiprinājusi Krievijas Valsts statistikas komiteja.

Tādējādi ar Krievijas Valsts statistikas komitejas 1998. gada 25. decembra dekrētu N 132 tika apstiprināts primārās grāmatvedības dokumentācijas vienoto formu albums tirdzniecības operāciju reģistrēšanai, tostarp preču pavadzīme (veidlapa N TORG-12), kas tika izmantota. reģistrēt inventāra priekšmetu pārdošanu trešās puses organizācijai.

Tāpēc praksē organizācijas izmanto preču pavadzīmi TORG-12 veidlapā, lai reģistrētu inventāra priekšmetu pārdošanu (izdošanu) trešās puses organizācijai.

Pavadzīmi var ģenerēt un uzglabāt gan papīra formātā, gan elektroniski.

Pavadzīmes noformēšana

Pavadzīmes noformēšana

Preču pavadzīme tiek sastādīta divos eksemplāros, no kuriem viens paliek piegādātāja organizācijā un ir pamats inventāra preču norakstīšanai.

Otrais pavadzīmes eksemplārs tiek nodots pircējam (saņēmējam) un ir pamats šo vērtību uzskaitei un PVN atskaitīšanai.

Pavadzīmes parakstīšana

Primāros dokumentus paraksta vadītājs un galvenais grāmatvedis vai pilnvarotās personas.

Pirmdokumentu parakstīšanai pilnvaroto personu sarakstu apstiprina vadītājs, vienojoties ar galveno grāmatvedi. Tādējādi vadītājs var nodot pavadzīmes parakstīšanas tiesības un noformē šīs tiesības ar pilnvaru vai rīkojumu.

Šajā gadījumā TORG-12 var pievienot 5 parakstus:

trīs no pārdevēja puses: (vadītājs, grāmatvedis, atbildīgs par sūtījumu). Dažās lielās organizācijās viena persona paraksta pavadzīmi nosūtīšanas laikā. Parasti tas ir sava veida “operators”, kurš, pamatojoties uz informāciju, kas saņemta no grāmatvedības nodaļas un noliktavas, ģenerē dokumentu un paraksta to ar savu parakstu. Šai kārtībai jābūt ierakstītai vai nu rīkojumā, vai pilnvarā, vai “operatora” amata aprakstos;

viens no pircēja puses (atbildīgs par preču saņemšanu) - rindā “Kravu saņēma saņēmējs”. Šajā rindā jābūt pircēja oficiāli pilnvarota pārstāvja parakstam - tā var būt persona, kas ir pilnvarota vai saskaņā ar hartu. Līdz ar to jāparaksta vai nu saņēmējas organizācijas (pircēja) vadītājam, vai pilnvarotai personai ar pilnvaru parakstīt primāros dokumentus.

vēl vienu parakstu - rindā "Krava pieņemta" - ievieto jebkura finansiāli atbildīgā persona, kas faktiski pieņem kravu (tajā pašā rindā tiek aizpildīti dati par pilnvaru preču un materiālu pārvadāšanai). Tas var būt vai nu trešās puses transporta organizācijas pārvadātājs, vai arī pircēja organizācijas pārstāvis. Uzņēmuma vadītājs var pieņemt preces bez pilnvaras - šajā gadījumā viņš parakstās rindā “Pieņēma kravu” un neaizpilda rindiņas, kas norāda pilnvaras rekvizītus.

Tajā pašā laikā abās rindās “Kravu saņēma saņēmējs” un “Krava pieņemta” var parakstīties viena un tā pati persona (ja viņam ir gan preces, gan materiāli un tiesības parakstīt primāros dokumentus). Šajā gadījumā paraksts tiek ievietots tikai rindā “Saņemta krava”.

Pavadzīmes aizpildīšana

Ailē “Nosūtītājs” saskaņā ar dibināšanas dokumentiem jānorāda pilns vai saīsināts nosūtītāja nosaukums, juridiskā adrese (iespējams kopā ar faktisko), tālruņa numurs un bankas rekvizīti (nepieciešams r./konts un BIC! ) ir jānorāda.

Gadījumā, ja preču nosūtīšanu veic nevis piegādātājs, bet gan tā struktūrvienība, tad ailē “Struktūrvienība” ir jānorāda tās atrašanās vietas adrese.

Ailes “saskaņā ar OKPO” un “Darbības veids saskaņā ar OKDP” ir norādītas organizācijai, kas sastāda rēķinu, tas ir, preču un materiālu pārdevējam.

Pavadzīmes veidlapas ailē “Saņēmējs” norāda tā pilnu vai saīsinātu nosaukumu, pasta adresi, tālruņa numuru un bankas rekvizītus (nepieciešami r./konts un BIC!) atbilstoši dibināšanas dokumentiem.

Jāaizpilda aile “saskaņā ar OKPO” pretī “Saņēmējs”.

Pavadzīmes veidlapas ailēs “Piegādātājs” un “Maksātājs” visbiežāk tiek norādīta tā pati informācija, kas attiecīgi ailē “Nosūtītājs” un “Saņēmējs”.

Bet gadās, ka piegādātājs un nosūtītājs (maksātājs un saņēmējs) ir dažādas organizācijas. Pēc tam šajās ailēs saskaņā ar dibināšanas dokumentiem tiek norādīts pilns vai saīsināts organizācijas nosaukums, juridiskā adrese, tālruņa numurs un bankas rekvizīti.

Pavadzīmes veidlapas ailē “Bāze” jānorāda līguma numurs un datums.

Ja piegādātāja organizācija nepiegādā preces patstāvīgi, bet piesaistot pārvadātāju (sūtītāju), tad aizpilda aili “Pavadzīme” (pavadzīmes numurs un datums).

Pirms rēķina veidlapas kopsavilkuma tabulas ailēs “Dokumenta numurs” un “Sastādīšanas datums” norāda attiecīgi rēķina kārtas numuru un tā sastādīšanas datumu.

Nodokļu iestāde uzstāj, ka sagatavošanas datums sakrīt ar inventāra priekšmetu nosūtīšanas datumu.
Aizpildot rakurstabulu, ņemiet vērā šādus punktus:

TORG-12 veidlapas kopsavilkuma tabulas datiem jāatbilst rēķina veidlapas datiem.

Kur:

pavadzīmes veidlapas 5.ailē norāda mērvienības kodu;


Pavadzīmes veidlapas 6.ailē norāda konteinera veidu (saīsināti), kurā tiek transportētas preces (piemēram: kastes, kartona kastes u.c.). Ja tiek pārvadāta neiesaiņota krava, tad to raksta attiecīgajā rindā “n/a”;

Pavadzīmes veidlapas 9.ailē norādīts katras preces svars, ņemot vērā taras svaru. Nepieciešams reģistrēt masas vienības (kg utt. utt.).

Pavadzīmes veidlapas ailē aiz vārdiem “Pavadzīmei ir pielikums” ar vārdiem norāda šīs veidlapas pielikumu lapu skaitu.

Ailē aiz vārdiem “un satur” ar vārdiem norāda rakurstabulas 1. ailes kārtas numuru skaitu.

rēķina veidlapas ailē “Vietas kopā” numuru, kas atrodas rindas “Rēķins kopā” un kopsavilkuma tabulas 8.ailes krustpunktā;

rēķina veidlapas ailē “Kravas svars (neto, kg.)” numuru rindas “Rēķinā kopā” un kopsavilkuma tabulas 10.ailes krustpunktā;


rēķina veidlapas ailē “Kravas svars (bruto, kg)” rindas “Rēķinā kopā” un kopsavilkuma tabulas 9. ailes krustpunktā numuru;


rēķina veidlapas ailē “Kopējā izrakstītā summa” kopsavilkuma tabulas rindas “Rēķins kopā” un 15.ailes krustpunktā esošo numuru kapeikas raksta ar cipariem;

No piegādātāja puses pavadzīme jāparaksta visiem, kas pilnvaroja un izlaida kravu, kā arī galvenajam grāmatvedim un jāapstiprina ar zīmogu.

Datumiem no pārdevēja un maksātāja puses jāsakrīt ar rēķina datumu.

Tirdzniecības rēķina elektroniskā forma

Elektroniskā rēķina sastādīšanas forma un procedūra neatšķiras no tā papīra ekvivalenta sastādīšanas formas un kārtības, izņemot to, ka elektroniskais dokuments ir sastādīts vienā eksemplārā, kas sastāv no diviem failiem.

Viens no tiem tiek veidots pārdevēja pusē, bet otrs, nosūtot dokumentu, pircēja pusē.

Elektronisko pavadzīmju parakstīšanai ar roku rakstītā paraksta vietā tiek izmantots elektroniskais paraksts (ES), un elektroniskā pavadzīme tiek parakstīta ar vienu elektronisko parakstu no pārdevēja puses un vienu no pircēja puses. Kopā divi paraksti.

Vienlaikus rindās “Atļauts atvaļinājums”, “Galvenais (vecākais) grāmatvedis”, “Krava izlaista”, “Krava pieņemta” un “Saņēmēja saņemtā krava” norāda attiecīgo personu pilnus vārdus un amatus, un rindā "Ar pilnvaru Nr." - informācija par pilnvarotās personas pilnvaru.

Rēķina un pavadzīmes apvienošana vienā dokumentā

Rēķinu un pavadzīmi (TORG-12) var apvienot vienā dokumentā.

Iespējas apvienot rēķinu un pavadzīmi vienā dokumentā

Lai rēķina un pavadzīmes vietā izveidotu vienu dokumentu, ir divas iespējas:

2. variants. Pats izstrādā kombinētā dokumenta formu. Lai to izdarītu, jums vajadzētu:

1) papildināt rēķina veidlapu ar šādu informāciju (likuma N 402-FZ 9. panta 2. daļa, rēķina aizpildīšanas noteikumu 9. punkts)):

saimnieciskā darījuma - preču izlaišanas apraksts (piemēram, "prece tika izlaista" vai "krava tika izlaista");

Jūsu uzņēmuma pārstāvja, kurš izlaidis preces, amata nosaukums ar parakstu, uzvārdu un iniciāļiem;

saimnieciskā darījuma apraksts - preču pieņemšana (piemēram, “saņēmu preci” vai “saņēmu preci”);

uzņēmuma pārstāvja amata nosaukums - pircējs vai preču saņēmējs, ar viņa parakstu, uzvārdu un iniciāļiem;

2) ar organizācijas vadītāja rīkojumu apstiprināt šādu grozītu rēķina veidlapu kā primāro dokumentu kā grāmatvedības politiku pielikumu.

Tomēr no apvienotā dokumenta nevar izslēgt nekādu rēķina informāciju.

Apvienotā dokumenta izsniegšanas un reģistrācijas kārtība

Papildinātais rēķins vai UPD jāsastāda:

pēc nosūtīšanas, nevis piecu kalendāro dienu laikā no nosūtīšanas dienas;

divos eksemplāros, no kuriem viens tiek nodots pircējam, bet otrs ir reģistrēts pārdošanas grāmatiņā - tāpat kā parastais.

Labots rēķins jeb UPD PVN, ienākuma nodokļa, kā arī grāmatvedības uzskaites vajadzībām būs sūtījumu apliecinoši dokumenti.

Pircēja kārtība, kā rīkoties ar apvienoto dokumentu

Pamatojoties uz grozīto rēķinu vai UPD, pircējs var:

pieņemt preces uzskaitei;

atskaitīt PVN, tāpat kā parastajā rēķinā;

nodokļu izdevumos ņemt vērā preču pašizmaksu.

Rēķinu uzskaite un uzglabāšana

Rēķinu reģistrēšanai nav tiesību aktos noteikto noteikumu.

Tāpēc organizācijai ir tiesības patstāvīgi apstiprināt dokumentu nodošanas un uzglabāšanas noteikumus.

Praksē noliktava parasti sastāda preču pārskatu (primārais dokuments, uz kura pamata grāmatvedībā tiek atspoguļoti dati par preču realizāciju un to pašizmaksu), kam hronoloģiskā secībā tiek pievienoti rēķini.

Joprojām ir jautājumi par grāmatvedību un nodokļiem? Jautājiet viņiem grāmatvedības forumā.

Pavadzīme: rekvizīti grāmatvedim

• 12 pelēko toņu shēmas

  Noformētie dokumenti: līgumi, pavadzīmes, pavadzīmes, izziņas par veikto darbu izmaksām... PVN atskaitīšana: līgumi, pavadzīmes, pavadzīmes, pieņemšanas akti par veiktajiem darbiem, protokoli... visi nepieciešamie dokumenti: rēķini, pavadzīmes , kvīts pasūtījumi ar parakstu, materiāli... noformēti rēķini un pavadzīmes. Un darījuma partneru problēma nav...

• Vai ir jāpārbauda to personu pilnvaras, kuras parakstīja primāros dokumentus darījuma partneru vārdā?

  Pavadzīme, pavadzīme piegādātāja izstrādātā formā. Izstrādājot pavadzīmes veidlapu, tas var būt... pēc organizācijas domām), nozīmē šādas pavadzīmes spēkā neesamību. To apliecina šķīrējtiesa... viņu dienesta pienākumi un tie, kas parakstīja rēķinus organizācijas vārdā ir... apliecinot to personu pilnvaras, kuras parakstīja rēķinus, preču piegādes fakts neatspēko... darbinieku pilnvaras parakstīt rēķinus, izsniedzot pilnvaru un ..

• Vai, sagatavojot grāmatvedības dokumentus, ir iespējams izmantot elektronisko ciparparakstu un faksimila parakstu?

  Izmantojot faksimila parakstu, izsniedzot pavadzīmes (pavadzīmes) par... dokumentiem (tai skaitā pavadzīmēm), puses var organizēt elektronisku dokumentu plūsmu... kurā iekārtu piegāde tika apstiprināta ar pavadzīmi, kas parakstīta faksimilā, . veikto darbu , apliecina līgums, pavadzīme un darbu izpildes akts... vēlama faksimila izmantošanas kārtība, sagatavojot rēķinus (pavadzīmes)...