Vai rēķini ir jāiesniedz kopā ar pirkšanas un pārdošanas virsgrāmatu un jāuzglabā tādā veidā, vai arī rēķinus var glabāt kopā ar rēķiniem? Kā uzglabāt rēķinus

Likumā nav atbildes uz šo jautājumu.

Pirkumu grāmatiņā un pārdošanas grāmatiņā rēķini nav jāiesniedz.

Parasti organizācijai primārie grāmatvedības dokumenti ir jāiesniedz hronoloģiskā secībā un jāuzglabā īpašās telpās, seifos vai skapjos (apstiprināto noteikumu 6.2. punkts).

Tādējādi jūs varat uzglabāt rēķinus kopā ar rēķiniem, ja tas jums ir ērti.

Sergejs Razguļins, faktiskais Krievijas Federācijas valsts padomnieks, 3. šķira

Kā uzglabāt grāmatvedības dokumentus

Uzglabāšana

Grāmatvedības dokumentu glabāšanai nepieciešams aprīkot speciālas telpas, seifus vai skapjus (noteikumu 6.2.punkts, apstiprināts ar PSRS Finanšu ministrijas 1983.gada 29.jūlija vēstuli Nr.105). Prasības šādu krātuvju iekārtošanai ir dotas apstiprinātajos Noteikumos.*

Glabājiet stingras ziņošanas veidlapas seifos, metāla skapjos vai īpašās telpās, lai nodrošinātu to drošību (noteikumu 16. punkts, kas apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības 2008. gada 6. maija dekrētu Nr. 359). Savākt kases orderus, avansa atskaites, bankas izrakstus ar saistītajiem dokumentiem hronoloģiskā secībā un iesiet tos.

Glabājiet dokumentus ar apzīmējumu “komercnoslēpums” seifos.

Pārējos dokumentus glabājiet īpašās telpās vai aizslēgtos skapjos galvenā grāmatveža pilnvaroto personu pārraudzībā.

Organizācijai ir tiesības glabāt grāmatvedības dokumentus elektroniskā formā. Izskaidrojums ir vienkāršs.*

Saskaņā ar tiesību aktiem par grāmatvedību primāros un kopsavilkuma grāmatvedības dokumentus var sastādīt uz papīra vai elektroniskā formā (2011. gada 6. decembra likuma Nr. 402-FZ 9. panta 5. daļa). Nodokļu uzskaites reģistrus var uzturēt arī papīra formātā, elektroniski un (vai) uz jebkura datora datu nesēja (). Visbeidzot, nodokļu deklarācijas (aprēķinus) var iesniegt un dažos gadījumos arī ir jāiesniedz elektroniski ().

Un tā kā primāros dokumentus, grāmatvedības un nodokļu uzskaites dokumentus, kā arī nodokļu deklarācijas (aprēķinus) var sagatavot elektroniskā veidā, tad tos var uzglabāt vienā formātā. Nav nepieciešams drukāt. Vienīgais nosacījums, ka šādiem dokumentiem jābūt apliecinātiem pēc visiem noteikumiem ar elektronisko parakstu.*

Līdzīgi secinājumi ir Krievijas Finanšu ministrijas 2012.gada 22.augusta vēstulēs Nr.03-02-07/1-202 un 2008.gada 24.jūlijā Nr.03-02-07/1-314.

Pēc regulējošo iestāžu, tostarp nodokļu inspekcijas, pieprasījuma elektronisko dokumentu kopijas būs jāizdrukā un jāapliecina klātienē pirms nodošanas pārbaudei (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 252. panta 1. punkts, 93. panta 1. punkts). ). Šis secinājums ir balstīts uz 2011. gada 6. decembra likuma Nr. 402-FZ 9. panta 6. daļas noteikumiem, pantiem un Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksu.

Lai organizētu dokumentu glabāšanu elektroniskā formā, izmantot ar PSRS Finansu ministrijas 1983.gada 29.jūlija vēstuli Nr.105 apstiprināto Nolikumu (daļā, kas nav pretrunā ar likumu), un Noteikumus, kas apstiprināti ar LR Finanšu ministrijas rīkojumu. Krievijas Kultūras ministrija, 2015. gada 31. marts, Nr. 526.* Dariet to līdz federālā grāmatvedības standarta, kas nosaka prasības dokumentiem un dokumentu apritei grāmatvedībā, apstiprināšanai. Tas teikts Krievijas Finanšu ministrijas informācijā Nr.PZ-13/2015.

Jo īpaši teksta elektroniskie dokumenti glabāšanai organizācijas arhīvā ir jāpārsūta PDF/A formātā. Tāpat ne retāk kā reizi piecos gados pārbaudiet elektronisko dokumentu nesēju stāvokli un to, vai paši dokumenti ir pavairojami. Šīs ir Noteikumu, kas apstiprināts ar Krievijas Kultūras ministrijas 2015. gada 31. marta rīkojumu Nr. 526, punktu un 2.32.

Olga Cibizova,

Kā glabāt saņemto un izrakstīto rēķinu žurnālus

Kam vajadzētu vadīt

Organizācijai ir arī pienākums hronoloģiskā secībā uzglabāt un iesniegt:*

• pašus rēķinus (ieskaitot koriģētos un labotos). Tajā pašā laikā elektroniski izrakstītos rēķinus var glabāt bez drukāšanas (Krievijas Federālā nodokļu dienesta 2014. gada 6. februāra vēstule Nr. GD-4-3/1984);
• elektronisko dokumentu pārvaldības operatoru apstiprinājums.

Olga Cibizova, Krievijas Finanšu ministrijas Nodokļu un muitas tarifu politikas departamenta direktora vietnieks

Kā glabāt pirkumu grāmatiņu

Pirkumu grāmatas veidošana

Olga Cibizova, Krievijas Finanšu ministrijas Nodokļu un muitas tarifu politikas departamenta direktora vietnieks

Kā glabāt pārdošanas grāmatu

Pārdošanas grāmatu dizains

• Lejupielādēt veidlapas

. Dokumentā ir informācija par pārdevēju un pircēju.

Cik eksemplāru ir jāizdod? Pavadzīme jāizraksta divos eksemplāros:

• vienam eksemplāram jāpaliek uzņēmumam, kas piegādā preces, jo tas ir primārais uzskaites dokuments preču norakstīšanai;
• otrajai jābūt organizācijai, kas iegādājas produktus, un ir tiesības izmantot inventāra priekšmetus.

Papīra versijai nepieciešami 5 paraksti:

1. trīs no piegādātāja puses;
2. vienu saņēmēja pusē;
3. vēl vienu ievieto par kravu atbildīgā persona rindā “Kravu saņēma saņēmējs”.

Jūs varat uzzināt, kā pareizi aizpildīt preču pavadzīmi, kā arī izpētīt veidlapas TORG-12 veidlapu un paraugu vietnē.

Prasības elektroniskajai versijai

Elektroniskās versijas ģenerēšana ir līdzīga papīra versijai, vienīgā atšķirība ir tā, ka elektroniskā tehniskā specifikācija tiek veidota vienā eksemplārā. Tas sastāv no diviem failiem: pirmo failu apkopo pārdevējs, otro - pircēja pusē, nosūtot dokumentu.

Elektroniskās versijas parakstīšanai tiek izmantots elektroniskais paraksts. Uz rēķina jābūt tikai diviem parakstiem – pa vienam katrā pusē.

Tādējādi TN papīra versijai nav nepieciešams elektroniskais paraksts, to var sastādīt un pārsūtīt, neizmantojot datoru vai internetu.

TN elektronisko versiju var noformēt gadījumos, ja abām pusēm ir pieejams internets un katram ir elektroniskais paraksts.

Vispārīgi noteikumi

Lasiet par to, kāpēc jums ir nepieciešama pavadzīme, vai tā var aizstāt pārdošanas čeku, un no turienes uzzināsiet par atšķirību starp rēķinu un pavadzīmi, kā arī par abu dokumentu izmantošanas niansēm.

Kam būtu jāpiesakās?

Šo dokumentu sagatavo nosūtītājs. Kā saņemt preces? Preces saņem iepirkšanas organizācijas darbinieks. Viņam jāuzliek zīmogs un paraksts uz TN vai jāsniedz pilnvara un jāparaksta (par to, kam jāparaksta, lasiet ailes "saņēma kravu", "saņēma kravu" un citas).

Bet pirms paraksta nolikšanas darbiniekam ir jāpārbauda inventāra priekšmetu atbilstība rēķinā norādītajiem datiem, kā arī kvantitātes un kvalitātes raksturlielumi.

Ja pieņemot tiek atklāts, ka preces īpašības neatbilst dokumentā norādītajiem datiem, tad vispirms tas tiek dokumentēts - tiek sastādīts akts. Pēc protokola sastādīšanas tiek sastādīta pretenzija un nosūtīta piegādātājam kopā ar akta kopiju.

Šis procedūra jāpabeidz līgumā noteiktajā termiņā(ja nav termiņa, tad pēc iespējas ātrāk).

Pircējs pretenzijā var apgalvot, ka:

• atsakās no preces un pieprasa naudas atmaksu (ja ir veikts maksājums);
• pieprasa pārvest trūkstošās preces (iztrūkuma gadījumā);
• piekrīt mazākam preču daudzumam un pieprasa atmaksāt daļu naudas, ja ir veikts maksājums.

Grāmatvedība

Šī dokumenta ierakstīšanas noteikumi nav noteikti likumā, tāpēc organizācijai ir tiesības patstāvīgi apstiprināt rēķinu transportēšanas un uzglabāšanas noteikumus.

Vairumā gadījumu noliktavā tiek ģenerēts preču pārskats, kas ir dokuments, uz kura pamata pārskatā tiek atspoguļoti dati par objektu pārdošanu un to pašizmaksu.

Pārskatam pievienoti rēķini. Tie ir sakārtoti hronoloģiskā secībā. Uzskaitot objektus, uzskaite tiek veikta žurnālā vai datora datu bāzē, atspoguļojot preču stāvokļa izmaiņas, kas tiek ņemtas vērā. Šos ierakstus sauc par ierakstiem.

Sūtījumi preču saņemšanai:

• Dt 41 Kt 60 – preču saņemšana.
• Dt 19 Kt 60 – ienākošā PVN atspoguļojums.
• Dt 68-PVN Kt 19 – kreditēšanai pieņemts PVN.
• Dt 44-TZR Kt 60 – trešo pušu uzņēmumu pakalpojumu izmaksas.
• Dt 60 Kt 51 – priekšapmaksas pārskaitījums.
• Dt 41 Kt 42 ir tirdzniecības peļņas vērtības atspoguļojums.
• Dt 15 Kt 60 – materiālu faktisko izmaksu atspoguļojums.

Sūtījumi preču nosūtīšanai:

1. Gadījumā, ja maksājums tiek veikts vēlāk.
   • Dt 90.02 Kt 43, 41 – gatavu piegādāto objektu sūtījums.
   • Dt 62,01 Kt 90,01 – ieņēmumu atspoguļojums ar PVN.
   • Dt 90,03 Kt 68,2 – PVN summa.
   • Dt 51 Kt 62.01 - parāda atmaksas atspoguļojums par nosūtīšanu.
2. Ja ir veikta priekšapmaksa
   • Dt 51 Kt 62,02 – priekšapmaksas ieskaitīšana.
   • Dt 76.AV Kt 68,02 – PVN aprēķins.
   • Dt 90,2 Kt 43,41 – preču nosūtīšana.
   • Dt 62,01 Kt 90,1 – ieņēmumi ar PVN.
   • Dt 62.02 Kt 62.01 – avansa ieskaitīšana sūtījuma kontā.
   • Dt 68.02 Kt 76.AV – PVN summa tiek ieskaitīta no iepriekš veiktas priekšapmaksas.

Preču pārdošanas sludinājumi (vairumtirdzniecība):

• Dt 51 Kt 62,02 – maksājums tiek ieskaitīts.
• Dt 76.AV Kt 68.02 – rēķina sagatavošana priekšapmaksai.
• Dt 62,01 Kt 90,01,1 – ieņēmumu no produkcijas realizācijas uzskaite.
• Dt 90,03 Kt 68,02 – PVN aprēķins.
• Dt 90.02.1 Kt 41.01 – pārdoto vienību norakstīšana.
• Dt 62,02 Kt 62,01 – avansa ieskaitīšana.
• Dt 68.02 Kt 76.AV – avansa PVN atskaitīšana.

Sludinājumi preču piegādei:

• Dt 90.2 Kt 41 – preču izmešanas atspoguļojums.
• Dt 62,01 Kt 90,1 – ieņēmumu atspoguļojums objektu pārdošanas cenā ar PVN.
• Dt 90.3 Kt 68.2 – PVN summas atspoguļojums.

Izlasiet par svarīgiem noteikumiem TORG-12 aizpildīšanai ar un bez PVN, un no turienes uzzināsit, kā pareizi aizpildīt piegādes pavadzīmi individuālajam uzņēmējam.

Kā rīkoties, ja pircējs neatgriež parakstīto TN?

Pēc dokumenta apzīmogošanas un parakstīšanas pircējam ir jāatdod piegādātājam tehniskā specifikācija. Tas tiek darīts, lai reģistrētu preces saņemšanu no klienta puses.

Ja pircējs rēķinu neatgriež, piegādātājam ir visas tiesības tiesas ceļā pieprasīt no saņēmēja preces pieņemšanas akta noformēšanu.

Lai to izdarītu, ir nepieciešams kompetenti vērsties pie pierādījumiem par preču piegādes faktu pircējam. Labāk ir piesaistīt advokātu, lai iesniegtu prasību par atgriešanos tiesā. Lai pats iesniegtu prasību, jums jāievēro likumā noteiktie noteikumi.

Prasības pieteikums tiek iesniegts tikai rakstiska dokumenta veidā. Prasībā jānorāda:

1. Tās tiesas nosaukums, kurā tiek iesniegts pieteikums.
2. Prasītāja pilns oficiālais vārds.
3. Atbildētāja pilns oficiālais vārds.
4. Kādi ir tiesību pārkāpumi? Prasītāja prasības.
5. Prasības izmaksas.
6. Apstākļi, uz kuru pamata tiek izvirzītas prasības.
7. Pierādījums.
8. Iesniegumam pievienotie dokumenti.
9. Dokumenta sastādīšanas datums.

Uzglabāšanas laiks organizācijā

Tā kā tehniskais dokuments ir primārais grāmatvedības dokuments, tas jāglabā 5 gadus pēc pārskata gada. Attiecīgi šis dokuments jāglabā drošā vidē, kur tas tiks pasargāts no izmaiņām:

• piekļuve būtu jāļauj tikai noteiktam personu lokam;
• jārada atbilstoši vides parametri un jānodrošina ugunsdrošības apstākļi.

Šādas prasības nosaka federālais likums.

Tāds dokuments kā preču pavadzīme tiek izmantots, lai apliecinātu faktu, ka īpašumtiesības uz konkrētu preci ir pāriet no pārdevēja pircējam. Atbilstoši šī dokumenta nozīmīgumam uz to attiecas stingra struktūras ievērošana izpildes laikā un pareiza uzglabāšana pēc darījuma.

Ja atrodat kļūdu, lūdzu, iezīmējiet teksta daļu un noklikšķiniet uz Ctrl+Enter.

Vai kopš 2017. gada 1. oktobra ir mainījušies rēķinu glabāšanas termiņi? Kā organizēt elektronisko rēķinu uzglabāšanu? Vai ir nepieciešams saglabāt kopijas? Kur jāglabā dokumenti? Izdomāsim.

Rēķinu glabāšana: pamati

Katrai organizācijai un uzņēmējam ir pienākums glabāt grāmatvedības dokumentus. To nosaka 2011. gada 6. decembra likuma Nr. 402-FZ 29. pants. Organizācijas direktoram jānodrošina dokumentu glabāšana. Un individuālais uzņēmējs par to ir atbildīgs neatkarīgi (2011. gada 6. decembra likuma Nr. 402-FZ 7. pants).

Rēķini, t.sk. elektroniski, jāglabā vismaz četrus gadus pēc tā ceturkšņa beigām, kurā dokuments pēdējo reizi tika izmantots nodokļa aprēķināšanai un nodokļu atskaites sagatavošanai (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 8. punkts, 1. punkts, 23. pants, 1.13. punkts). veidlapas Rēķinu elektroniskā izrakstīšanas un saņemšanas kārtība).

Izmaiņas no 2017. gada 1. oktobra

Šis dokuments stājas spēkā:

• rēķina veidlapa;
• pārdošanas grāmatas veidlapa;
• pirkuma grāmatas veidlapa;
• žurnāla forma saņemto un izrakstīto rēķinu uzskaitei.

Taču papildus tam tika veikti arī grozījumi noteikumos, kas attiecas uz rēķinu uzglabāšanu. Pastāstīsim par tiem vairāk.

Rēķinu glabāšana hronoloģiskā secībā

Rēķinu glabāšanas periodi

No 2017. gada 1. oktobra rēķini joprojām būs jāuzglabā 4 gadus. Šajā periodā ir nepieciešams organizēt uzglabāšanu:

• principālam (principālam) - rēķinu kopijas, kuras viņam izsniedzis starpnieks. Starpnieks tos saņem no pārdevējiem, pērkot preces (darbus, pakalpojumus) pasūtītājam (pasūtītājam);
• būvdarbu pasūtītājam (ieguldītājam) - rēķinu kopijas, kuras viņam nodeva izstrādātājs (pasūtītājs, kas veic attīstītāja funkcijas). Savukārt viņš tos saņem no pārdevējiem, pērkot preces (darbus, pakalpojumus) pircējam (investoram);
• ekspedīcijas pakalpojumu klientam - ekspeditora viņam nodoto rēķinu kopijas. Šos rēķinus viņš saņem no pārdevējiem, pērkot klientam preces (darbus, pakalpojumus).

Nepieciešams uzglabāt visu veidu rēķinus: primāros, precizētos un labotos. Papīra rēķinu kopijas, kas saņemtas no starpniekiem, ir jāapliecina ar to parakstiem (pilnvarotājiem, pasūtītājiem, izstrādātājiem vai ekspeditoriem).

Termiņu precizēšana skāra ne tikai rēķinus

Tāpat Valdības 2017.gada 19.augusta rīkojumā Nr.981 ir precizēts, ka no 2017.gada 1.oktobra atsevišķi citi “grāmatvedības” dokumenti par dažādiem darījumiem ir jāglabā 4 gadus. Mēs uzskaitām glabāšanas laiku tabulā.

Darbība	Ko uzglabāt
Imports no EAEU valstīm	Pieteikumi preču importam un netiešo nodokļu samaksai, to apliecinātas kopijas, rēķinu un citu PVN nomaksu apliecinošu dokumentu kopijas.
Imports no citām valstīm	Muitas deklarācijas, to apliecinātas kopijas un citi dokumenti par PVN nomaksu muitā.
Ceļa izdevumi par īrētu izmitināšanu un ceļojumiem	stingrās atskaites veidlapas (to kopijas) ar atsevišķu rindiņu izceļot PVN summu.
atbilstoši PVN, kuru atjauno akcionārs, dalībnieks vai akcionārs	Dokumenti, ar kuriem puses noformē īpašuma, nemateriālo aktīvu, īpašuma tiesību nodošanu (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 170. panta 3. punkts) - notariāli apliecinātu kopiju veidā.
saskaņā ar PVN, kas tiek atjaunots, kad vērtība samazinās (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 4. apakšpunkts, 3. punkts, 170. pants	grāmatvedības sertifikāts-aprēķins (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 171.1. pants.
– pēc PVN, kas tiek atjaunots, iegādājoties vai uzbūvējot pamatlīdzekļus	grāmatvedības sertifikāts-aprēķins (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 171.1 pants).

Tāpat 4 gadus nepieciešams glabāt primāros un citus dokumentus ar kopsavilkuma (kopsavilkuma) datiem par katra mēneša vai ceturkšņa darījumiem, kas tiek ierakstīti pārdošanas grāmatiņā.

"Tirdzniecība: grāmatvedība un nodokļi", 2010, N 12

Grāmatvedības forumos bieži notiek diskusijas par to, kā pareizi uzglabāt no piegādātājiem saņemtos rēķinus. Daži nodokļu maksātāji apgalvo, ka šie nodokļu dokumenti ir jāuzglabā stingri hronoloģiskā secībā, atsevišķi no citiem “primārajiem” dokumentiem. Citi tiem nepiekrīt, uzskatot, ka daudz ērtāk ir aplīmēt rēķinus ar oriģinālajiem rēķiniem (veikto darbu aktiem). Daži cilvēki uzskata, ka rēķini ir jāuzglabā tādā secībā, kādā tie ir atspoguļoti pirkumu grāmatiņā, cita iespēja ir katram darījuma partnerim atsevišķi. Kopumā viedokļi par šo jautājumu atšķiras. Šajā rakstā apskatīsim normatīvajos dokumentos paredzēto rēķinu glabāšanas kārtību un noskaidrosim, vai pastāv atbildība par atkāpšanos no šiem noteikumiem.

"Standarta" analīze

Vienīgais dokuments, kas nosaka rēķinu glabāšanas kārtību, ir Noteikumi par saņemto un izsniegto rēķinu žurnālu, pirkumu grāmatiņu un pārdošanas grāmatiņu kārtošanu pievienotās vērtības nodokļa aprēķināšanai, kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 2000. gada 2. decembra dekrētu N 914. (turpmāk – Noteikumi ). Šie noteikumi nosaka kārtību preču pircējiem un pārdevējiem (veiktajiem darbiem, sniegtajiem pakalpojumiem), īpašuma tiesības - PVN maksātājiem. saņemto un izrakstīto rēķinu žurnāli, pirkumu un pārdošanas grāmatiņas aprēķinot PVN, kā arī pirkšanas grāmatiņas papildlapu un pārdošanas grāmatiņas papildlapu reģistrācija.

Jo īpaši Noteikumu 1. punkta 1. daļa nosaka: pircēji veic žurnālu par to, ko viņi saņem no pārdevējiem. oriģinālos rēķinus, kuros tie tiek glabāti, un pārdevēji reģistrē pircējiem izsniegtos rēķinus, kurā glabājas to otrās kopijas. Šis punkts norāda, ka saņemtie rēķini (un oriģināli) tiek glabāti grāmatvedības žurnālā. Nav un nevar būt nekādas norādes, ka kopā ar tiem tiek iesniegts vēl kāds “primārais dokuments”, jo šo dokumentu sastādīšanas mērķi ir atšķirīgi. Kā zināms, rēķins ir dokuments, kas kalpo par pamatu pircējam pieņemt pārdevēja uzrādītās preces (darbus, pakalpojumus), īpašuma tiesības un nodokļu summas ieturēšanai nodaļā noteiktajā kārtībā. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 21. pants (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 169. panta 1. punkts). Pavadzīme ir pamats preču (darbu, pakalpojumu) pieņemšanai reģistrācijai, kā arī to norakstīšanai pārdošanas gadījumā (Tirdzniecības operāciju uzskaites primārās grāmatvedības dokumentācijas veidlapu izmantošanas un aizpildīšanas instrukcijas (vispārīgi )<1>). Apliecība par paveikto darbu apliecina tirdzniecības organizācijas izmaksas nodokļu vajadzībām. Secinājums: rēķini jāglabā atsevišķi no citiem dokumentiem.

<1>Apstiprināts ar Krievijas Valsts statistikas komitejas 1998. gada 25. decembra Rezolūciju N 132.

Tālāk. Pircēji veic rēķinu uzskaiti, tiklīdz tie tiek saņemti no pārdevējiem, un pārdevēji veic pircējiem izrakstīto rēķinu uzskaiti hronoloģiskā secībā (noteikumu 2. punkts). Un šeit viss ir skaidrs: piegādātāju rēķini ir jāuzglabā tādā secībā, kādā tie tiek saņemti (vai kādā tie tiek atspoguļoti grāmatvedības žurnālā).

Saņemto un izrakstīto rēķinu žurnāli jābūt sašņorētām un to lapām numurētām(Noteikumu 6.punkts). No šī formulējuma nav pilnībā skaidrs, kas ir grāmatvedības žurnāls: vai tas ir kaut kāds reģistrs, kurā tiek reģistrēti (uzskaitīti) “ienākošie” rēķini (un tieši tas ir jāsašņorē un jānumurē), vai arī tie ir paši rēķini saņemts no piegādātājiem. Vēršam uzmanību, ka iepriekš pastāvošajā Rēķinu žurnālu uzturēšanas kārtībā PVN aprēķiniem<2>par to tika runāts konkrētāk: rēķini grāmatvedības žurnālos ir jāreģistrē un jānumurē. Pēc autora domām, līdz ar formulējuma maiņu būtība nav mainījusies. Un rēķiniem, lai nodrošinātu to drošību, tiek veikta stingra uzskaite (tas ir, tiem jābūt numurētiem un šņorētiem).

<2>Apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības 1996. gada 29. jūlija dekrētu N 914. Spēku zaudēja 2001. gada 1. janvārī.

Citu norādījumu par rēķinu glabāšanas kārtību Noteikumos, kā arī citos normatīvajos dokumentos nav. Ja vien nav nodrošināts to minimālais glabāšanas laiks. panta 1. punkta 8. apakšpunkts. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 23. pants nosaka vispārīgu prasību par periodu, kurā nodokļu maksātājam ir pienākums nodrošināt nodokļu uzskaites datu un citu nodokļu aprēķināšanai un samaksai nepieciešamo dokumentu drošību, un šis periods ir četri gadi. Papildus valsts institūciju, pašvaldību un organizāciju darbības procesā izveidoto tipveida pārvaldības arhīva dokumentu saraksta 368.punktu, norādot glabāšanas termiņus.<3>tiek apstiprināts, ka rēķina glabāšanas laiks ir četri gadi. Lūdzam ņemt vērā, ka pirkšanas grāmatiņas un pārdošanas grāmatiņas glabāšanai ir noteikts atšķirīgs termiņš - pieci gadi (noteikumu 15., 27.punkts).

<3>Apstiprināts ar Krievijas Kultūras ministrijas 2010. gada 25. augusta rīkojumu N 558. Dokuments stājas spēkā 2010. gada 1. oktobrī.

Daudz iespēju

Kā jau minēts, praksē grāmatveži ne vienmēr ievēro iepriekš aprakstītos noteikumus, argumentējot šādi.

1. Ērtāk ir, ja dokumenti (rēķins, pavadzīme) tiek glabāti kopā. Patiešām, ja darījuma partneris lūdz nosūtīt, piemēram, pa faksu dokumentu kopijas vai “primārais dokuments” bija nepieciešams organizācijas vadībai vadības nolūkos, nepieciešamos dokumentus ir vieglāk un ātrāk atrast, ja tie atrodas kopā. Tomēr šī dokumentu glabāšanas iespēja raksta autoram šķiet nepareiza. Ir izeja: grāmatvedis var izgatavot rēķinu fotokopijas, ievietojot tās kopā ar pavadzīmēm (veidlapa N TORG-12) vai veikto darbu aktus atbilstošā žurnāla kārtībā. Un nodokļu dokumenta oriģināls, kā paredzēts, tiks pievienots rēķinu žurnālam. Šo opciju var izmantot organizācija, kuras dokumentu plūsma ir nenozīmīga. Ar lielu skaitu “ienākošo” dokumentu, protams, tas nav risinājums.

Ja grāmatvedības uzskaitē parādās stingras atskaites veidlapas, jāizmanto dokumentu dublēšana. Piemēram, BSO par ceļa izdevumiem, kā likums, tiek pamatots ar avansa pārskatu (tādējādi apliecinot ienākuma nodokļa izdevumu likumību). Šajā gadījumā tā kopija tiek pievienota mapei ar saņemtajiem rēķiniem. Atzīmēsim, ka nav principiāli svarīgi, kur tiks glabāts oriģināls un kur tiks glabāta BSO kopija (noteikumu 5.punkta 2.punkts). Bet veidlapas fotokopijā der izdarīt atzīmi (vilciena biļetes oriģināls ir pievienots avansa ziņojumam N XX, datēts ar XX.XX.XXXX).

1. Ērtāk ir, ja primārie dokumenti tiek glabāti (izvietoti) komplektos katram darījuma partnerim. Piemēram, dažu organizāciju grāmatveži veic darījumu partneru “primāro” uzskaiti alfabēta secībā. Tam ir arī savas priekšrocības: ir vieglāk atrast dokumentus un, ja nepieciešams, saskaņot maksājumus ar piegādātājiem.
2. Praktiskāk ir, ja rēķini tiek glabāti tādā secībā, kādā tie parādās pirkumu virsgrāmatā. Tas, iespējams, ir visefektīvākais dokumentu glabāšanas veids produktivitātes ziņā. Šajā gadījumā gan grāmatvedības darbiniekiem, gan regulējošajām iestādēm ir vieglāk atrast nepieciešamo dokumentu, lai pārbaudītu PVN nodokļa bāzes aprēķināšanas pareizību (nodokļa atskaitījuma pamatotību). Tas ir īpaši noderīgi, ja PVN atskaitīšanas periods nesakrīt ar datumu, kad saņemts rēķins no piegādātāja (piemēram, veicot eksporta darījumus).

Režīmu kombinācija

Jautājumi par rēķinu glabāšanas kārtību bieži rodas pārdevējiem, kuri apvieno divus nodokļu režīmus (piemēram, vispārējo nodokļu režīmu un īpašo režīmu UTII formā). Šajā gadījumā, pēc autora domām, tirdzniecības organizācijas grāmatvedim attiecībā uz rēķiniem, kas saistīti ar darbībām, kas apliktas ar nodokli saskaņā ar TSNO, ir jāizmanto iepriekš aprakstītā procedūra, un attiecībā uz “īpaša režīma” rēķiniem viņš tos var uzglabāt piespraustus vēl viens “primārais” . Lieta tāda, ka Noteikumos noteiktā kārtība attiecas tikai uz PVN maksātājiem. Tā kā organizācija, kas pāriet maksāt UTII, nav PVN maksātājs, tai nav jāievēro Noteikumi.

Vai man ir nepieciešams skavot rēķinus?

Atbilde uz šo jautājumu būtu jāskata no praktiskā viedokļa. Normatīvais dokuments paredz: saņemto un izrakstīto rēķinu uzskaites žurnāliem jābūt šņorētiem un to lapām numurētām. Un tas ir pareizi. Tomēr šo nodokļu dokumentu glabāšanas laiks ir diezgan garš, un šajā laikā var mainīties gan grāmatvedības darbinieki, gan tirdzniecības uzņēmuma vadītāji. No otras puses, grāmatvedis, veicot savu darbu, bieži saskaras ar nepieciešamību nokopēt to vai citu dokumentu (arī pēc nodokļu inspekcijas pieprasījuma), un, kad tie ir iešūti biezā mapē, tas ir neērti. lai to izdarītu.

Turklāt mēs vēršam lasītāju uzmanību uz sekojošo. Arhivējot dokumentus, tajā tieši iesaistītajai personai ir jābūt īpaši uzmanīgai savā darbībā, lai nesabojātu rēķinā ietverto informāciju (piemēram, nedurt ar caurumu uz rēķina numura un datuma norādītos datus), jo obligāto rekvizītu neesamība rēķinā var kalpot par pamatu nodokļu inspektoriem atteikties pieņemt nodokļa summas atskaitīšanai.

Mēs veidojam grāmatvedības žurnālu

Normatīvajos dokumentos nav norādīts, par kādu laika periodu ir jāveido rēķinu žurnāls. Un, ja tā, tad atkarībā no dokumentu skaita un grāmatveža vēlmes tas var būt ceturksnis, mēnesis, desmitgade vai cits laika intervāls (vēlams to noteikt ar iekšējiem dokumentiem).

Turklāt žurnāla forma arī nav apstiprināta likumdošanas līmenī, tāpēc tirdzniecības organizācijai tā jāapstiprina neatkarīgi. Ja grāmatvedība tiek uzturēta, izmantojot programmatūras produktu, tad visticamāk programma ļaus izdrukāt kaut kādu reģistru par visiem saņemtajiem rēķiniem. Piemēram, programmā 1C, veidojot pirkumu grāmatu, ir izvēles rūtiņa “Saņemto rēķinu ierakstīšanas žurnāls”. To veidojot, pirkumu grāmatiņas saturs praktiski tiek dublēts. Drukājot šo reģistru, iespējams, tas būs jālabo manuāli (piemēram, šim nolūkam saglabājot programmā Excel). Starp citu, organizācijas, kas veic uzskaiti manuāli, izstrādājot žurnālu saņemto rēķinu ierakstīšanai, par pamatu var ņemt tieši to reģistru, kurā ir šādas ailes: sērijas numurs, datums un rēķina numurs, darījuma partnera nosaukums, vērtību izmaksas. saņemts ar PVN.

Atsevišķas vienības

Uzņēmumiem, kuriem ir atsevišķas nodaļas, glabāšanas kārtība, kā arī saņemto un izrakstīto rēķinu žurnāla sadaļu pārsūtīšanas veids, pirkšanas virsgrāmata un pārdošanas virsgrāmata nav noteikta likumdošanas līmenī. Tāpēc pievērsīsimies nodokļu likumdošanas normām un dažādu resoru speciālistu skaidrojumiem.

Saskaņā ar Art. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 143. pants, organizācijas un individuālie uzņēmēji ir atzīti par PVN maksātājiem. Turklāt pienākums maksāt nodokli saskaņā ar Art. 2. punktu. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 174. pants nodokļu maksātājam ir jāizpilda viņa reģistrācijas vietā nodokļu iestādē. Organizācijas, kurām ir atsevišķas nodaļas, maksā nodokli centralizēti, nesadalot to starp šīm struktūrvienībām (Krievijas Nodokļu ministrijas 2002. gada 4. novembra vēstule N VG-6-03/1693@). Pārskati tiek iesniegti arī tikai mātes organizācijas atrašanās vietā (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 174. panta 5. punkts).

Saņemto un izrakstīto rēķinu žurnāli, pirkšanas un pārdošanas grāmatiņas uztur struktūrvienības vienoto grāmatvedības žurnālu sadaļu veidā, organizācijas vienotās pirkšanas un pārdošanas grāmatas (Krievijas Nodokļu ministrijas 2001. gada 21. maija vēstule N VG-6-03/404).

Pārskata taksācijas periodā atsevišķas nodaļas iesniedz precizētos dokumentus saņemto un izrakstīto rēķinu vienoto žurnālu, nodokļu maksātāja pirkumu un pārdošanas grāmatiņu sagatavošanai un PVN deklarāciju sagatavošanai.

Rēķinu, pirkšanas un pārdošanas grāmatiņu izrakstīšanas kārtība, kā arī to nodošana no atsevišķas nodaļas mātes organizācijai ir jāatspoguļo organizācijas grāmatvedības politikās nodokļu vajadzībām.

Galvenais brīdis. Rēķinu, pirkuma grāmatu un pārdošanas grāmatu pārsūtīšanas procedūrai no atsevišķas vienības uz mātes organizāciju ir jāatspoguļo organizācijas grāmatvedības politikās nodokļu vajadzībām.

• tiek nodoti izrakstīto un saņemto rēķinu oriģināli, vienotās pārdošanas grāmatiņas oriģinālā sadaļa un vienotās pirkumu grāmatiņas oriģinālā sadaļa. Tiek apstiprināts dokumentu nodošanas termiņš un par datu nodošanu atbildīgās personas amats;
• tiek nodotas izsniegto un saņemto rēķinu kopijas, vienotās pārdošanas grāmatiņas sadaļas kopijas un vienotās pirkumu grāmatiņas sadaļas kopijas (oriģināli tiek glabāti atsevišķā vienībā). Tiek apstiprināts dokumentu nodošanas termiņš un par datu nodošanu atbildīgās personas amats;
• dati par izrakstītajiem un saņemtajiem rēķiniem tiek pārsūtīti jebkurā citā formā, kas ļauj mātes organizācijai sastādīt vienotus izsniegto un saņemto rēķinu žurnālus, vienotu pārdošanas grāmatiņu un vienotu pirkumu grāmatiņu (piemēram, izmantojot elektronisko saziņu). Tiek apstiprināts pārsūtīšanas termiņš un par datu nodošanu atbildīgās personas amats.

Tādējādi rēķinu oriģinālu glabāšanas vietu uzņēmums var noteikt patstāvīgi grāmatvedības politikā noteiktajā kārtībā.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 93. pantu nodokļu amatpersonai, kas veic nodokļu auditu, ir tiesības pieprasīt no pārbaudāmās personas revīzijai nepieciešamos dokumentus, nogādājot tai dokumentu uzrādīšanas pieprasījumu. Dokumentus, kas pieprasīti nodokļu audita laikā, uzrāda 10 dienu laikā no attiecīgā pieprasījuma piegādes revidējamās personas apliecinātu kopiju veidā.

Līdz ar to organizācijai, kura izvēlējusies iespēju glabāt rēķinus savu atsevišķo nodaļu atrašanās vietā, kas atrodas citā reģionā, jāņem vērā, ka šādā gadījumā tā var pavadīt ievērojamu laiku, izpildot nodokļu iestādes prasību iesniegt šos dokumentus.

Kā ar atbildību?

Rupjš organizācijas veikts ienākumu un (vai) izdevumu un (vai) ar nodokli apliekamo priekšmetu uzskaites noteikumu pārkāpums paredz administratīvā soda uzlikšanu pārkāpējiem saskaņā ar Art. 120 Krievijas Federācijas nodokļu kodekss. Ko likumdevēji saprot ar rupjiem pārkāpumiem? Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 120. pantu rupjš ienākumu un izdevumu un nodokļu objektu uzskaites noteikumu pārkāpums šī panta izpratnē nozīmē primāro dokumentu vai rēķinu, vai grāmatvedības vai nodokļu uzskaites neesamību. reģistros, sistemātiski (divas vai vairāk reizes kalendārā gada laikā), savlaicīga vai nepareiza atspoguļošana grāmatvedības kontos, nodokļu reģistros un saimniecisko darījumu, naudas, materiālo aktīvu, nemateriālo aktīvu un nodokļu maksātāja finanšu ieguldījumu pārskatos. Nodokļu dokumentu glabāšanas kārtības pārkāpumi šī panta tekstā nav nosaukti, un līdz ar to atbildības mērs nav noteikts. Turklāt šāda nodokļu maksātāja rīcība nevar būt par pamatu atteikumam piemērot nodokļa atskaitījumu par PVN.

Ir piemēri tiesas lēmumiem, kas apstiprina šo secinājumu (sk., piemēram, devītās apelācijas šķīrējtiesas 2008. gada 24. septembra rezolūciju N 09AP-11381/2008-AK<4>).

<4>Ar Maskavas apgabala Federālā pretmonopola dienesta 2008. gada 16. decembra lēmumu N KA-A40/11617-08 Maskavas šķīrējtiesas lēmums šajā lietā tika atstāts negrozīts.

Apelācijas sūdzībā nodokļu iestāde norādīja, ka saskaņā ar Noteikumu 6.punktu saņemto un izrakstīto rēķinu žurnāliem jābūt šņorētiem un to lapām numurētām. Veicot nodokļu kontroles pasākumus, tika konstatēts, ka iesniegtie saņemto un izrakstīto rēķinu žurnāli nav šņorēti un numurēti, tas ir, sastādīti, pārkāpjot rīkojumu.

Tiesa norādīja, ka šis nodokļu administrācijas arguments neatbilst faktiskajiem apstākļiem, kā arī nevar būt par pamatu, lai atteiktu nodokļu maksātājam piemērot nodokļa atskaitījumu par PVN. Nodokļu likumdošanas normas, jo īpaši Art. 2. punkts. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 93. pants paredz dokumentu iesniegšanu nodokļu iestādei apliecinātu kopiju veidā. Ņemot vērā minēto, pamatojoties uz iesniegtajām saņemto un izrakstīto rēķinu žurnālu kopijām, nodokļu administrācija nevarēja izdarīt secinājumus par nosaukto dokumentu oriģinālu nepareizu noformēšanu, kurus iesniedzējs sastādījis pilnībā atbilstoši. ar likuma prasībām. Organizācija nodokļu iestādei iesniedza pilnu dokumentu paketi, kas atbilst Art. Art. Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 169. un 172. pantu, kas apliecina preču (darbu, pakalpojumu) iegādi, to samaksu (ar PVN) un pieņemšanu uzskaitei. Pamatojoties uz Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 172. pantu, pat ja organizācija nav iesniegusi nodokļu iestādei vai nav iesniegusi atbilstošā formā saņemto un izsniegto rēķinu žurnālus, tai nevar atņemt tiesības piemērot nodokļu atskaitījumus.

* * *

Apkoposim. Visām rēķinu glabāšanas iespējām ir savi piekritēji un sekotāji. Kā redzams no raksta, Krievijas Federācijas tiesību aktos nav paredzēta nodokļu maksātāju atkāpšanās no šiem noteikumiem. Un, ja tā, tad tirdzniecības organizācija patstāvīgi lems par nodokļu dokumentu datu glabāšanas metodi. No praktiskās pieredzes atzīmējam: parasti sūdzību no pārvaldes iestādēm par rēķinu uzglabāšanu nav. Galvenā inspektoru (nodokļu inspektoru, revidentu) prasība ir spēja ātri atrast pareizi noformētu nodokļu dokumentu. Tas ir, ja kāda tirdzniecības organizācija darba laika taupīšanas nolūkos ir nolēmusi glabāt rēķinus citā veidā, nekā aprakstīts šī raksta pirmajā daļā, tur nav nekā slikta. Bet joprojām iesakām pēc kalendārā gada saņemto un izrakstīto rēķinu žurnālus saskaņot ar Noteikumiem.

S.V.Manokhova

Žurnāla redaktors

"Tirdzniecība:

Grāmatvedība

un nodokļi"

Darba procesā uzņēmējs uzkrāj daudz dažādu papīru: sertifikātus, sertifikātus, veidlapas. Individuālā uzņēmēja dokumentu glabāšana ir grūts uzdevums, taču nepieciešams. Kā tos uzglabāt: varbūt uz rakstāmgalda vai arī jums vajadzētu būt seifam ar lāzeraizsardzības tehnoloģiju? Izrādās, ka likums paredz dažādas iespējas. Mēs jums pastāstīsim par svarīgu individuālā uzņēmēja dokumentu glabāšanas termiņiem.

Kādus dokumentus glabāt

Federālais likums Nr.125-FZ “Par arhivēšanu Krievijas Federācijā” nosaka, kādi papīri ir jāuzglabā un cik gadus.

Atsevišķu ar uzņēmējdarbību saistītu dokumentu glabāšanas laiku regulē dažādi likumu un kodeksu panti:

1. Grāmatvedības dokumenti, nodokļu uzskaites dati, jebkura dokumentācija par saņemtajiem ienākumiem un nodokļu aprēķināšanai nepieciešamajiem izdevumiem, kā arī dokumenti, kas apliecina jau veiktos nodokļu maksājumus, ir jāglabā vismaz 4 gadus. Šis pienākums ir noteikts Regulas Nr. 23 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss.
2. Grāmatvedības pārskati un primārie grāmatvedības dokumenti jāglabā vismaz 5 gadus, kā noteikts Art. 29 Federālā likuma “Par grāmatvedību” Nr.402-FZ.
3. Visi primārie individuālo uzņēmēju grāmatvedības un reģistrācijas dokumenti, ienākumu un izdevumu uzskaites grāmatiņa (KUDiR), pamatojoties uz Krievijas Finanšu ministrijas rīkojuma Nr.86 12.daļu, individuālajam uzņēmējam jāglabā vismaz 4 gadiem.
4. Dokumenti, kas apliecina apdrošināšanas iemaksu veikšanu Pensiju fondā (PFR), Sociālās apdrošināšanas fondā (FSS) un Obligātās veselības apdrošināšanas fondā (VAIF), jāglabā 6 gadus, pamatojoties uz likuma 8. punktu. Federālā likuma Nr. 212-FZ 28. pants.
5. Darbinieku, tostarp uz laiku pieņemto, personas lietas un kartes, darba līgumi ar darbiniekiem, dokumenti par atlaišanu un pieņemšanu darbā, pamatojoties uz Krievijas Kultūras ministrijas rīkojumu Nr.558, jāglabā 75 gadus. Šajā pasūtījumā norādītajā sarakstā varat uzzināt dokumenta glabāšanas laiku pēc tā veida.

Darbinieku personas lietas un kartes, darba līgumi ar darbiniekiem, dokumenti par atlaišanu un pieņemšanu darbā jāglabā 75 gadus.

Norādītie dokumentu glabāšanas termiņi attiecas uz visiem individuālajiem komersantiem, arī tiem, kas savu darbību ir likvidējuši.

Kur glabāt dokumentus

Dokumentu glabāšanas vietu nosaka pats individuālais uzņēmējs. Tā varētu būt daļa no biroja, atsevišķa telpa (nevis pagrabs vai bēniņi) vai trešās puses arhivēšanas organizācija (ja ir daudz dokumentācijas). Federālā likuma Nr. 125-FZ 14. un 17. pants nosaka uzņēmēja pienākumu ievērot arhivēšanas noteikumus, tostarp noteikumus par nepieciešamo apstākļu radīšanu dokumentu ievietošanai un to sistematizēšanai. Jums ir jānodrošina pašu papīra datu nesēju un to satura drošība no ārējām ietekmēm.

Ja tiek nozaudēti vai bojāti individuālā uzņēmēja dokumenti

Jūsu primāro dokumentu, grāmatvedības un nodokļu reģistru, rēķinu trūkums, kā arī nepareiza datu atspoguļošana finanšu dokumentos sistemātiskā veidā (vairāk nekā divas reizes gadā) ir rupjš pārkāpums, ko reglamentē Art. 120 Krievijas Federācijas nodokļu kodekss. Šajā gadījumā naudas sods ir 10 000 rubļu.

Pazaudētos dokumentus var un vajag atgūt. Jūs varat atkārtoti pieprasīt līgumus, aktus, rēķinus no saviem darījumu partneriem. Ja uzskaites dokuments ir nozaudēts, tad nepieciešams uzdot izmeklēšanu, iespējams, uzrādot izziņu par zaudējuma cēloni (plūdi, zādzība, ugunsgrēks) no attiecīgā dienesta. Ziņojums, kas balstīts uz izmeklēšanas rezultātiem, tiek nosūtīts ar iesniegumu brīvā formā nodokļu inspekcijai (FTS) - tur savukārt nosaka termiņus papīru atjaunošanai.

Individuālā uzņēmēja reģistrācijas dokumentus var pieprasīt nodokļu inspekcijā individuāli, iesniedzot pieteikumu dublikāta saņemšanai un kvīti par valsts nodevas samaksu 300 rubļu apmērā.

Par primāro dokumentu un grāmatvedības reģistru neesamību jūs varat saņemt naudas sodu 10 000 rubļu apmērā.

Pēc arhivēšanas perioda noglabātos dokumentus var atbrīvoties: sadedzināt vai sagriezt, izmantojot speciālu aprīkojumu. Tomēr esiet īpaši uzmanīgs, lai nejauši neiznīcinātu datus, kas joprojām ir derīgi vai kuriem nepieciešama uzglabāšana.

Likums neierobežo individuālo uzņēmēju arhivējamo dokumentu sarakstā. Ja jums ir mierīgi un ērti visu glabāt, glabājiet to, bet ne tur, kur vēlaties, bet īpašās tam paredzētas vietās. Dokumenti, kas pareizi ievietoti arhīvā, piemēram, bruņas, aizsargās jūsu uzņēmumu strīdu gadījumā ar nodokļu biroju vai darījumu partneriem.