Sve o tuningu automobila

Uvjeti i rok čuvanja primarnih dokumenata u računovodstvu. Novi rokovi čuvanja primarnih evidencija Ministarstva financija nisu u skladu sa zakonom o računovodstvu Ministarstvo financija promijenilo rokove čuvanja primarnih evidencija

Svaka organizacija i privatni poduzetnik dužan je pridržavati se roka čuvanja primarnih dokumenata koji su potrebni za potrebe poreznog računovodstva. Ovo pitanje zakonski nije jasno razrađeno, pa je u pomoć priskočilo Ministarstvo financija. U svojim pojašnjenjima od 19. srpnja 2017. godine broj 03-07-11/45829 pojasnio je kako se takvo razdoblje treba pravilno izračunati.

Opće pravilo

Opće razdoblje čuvanja primarnih dokumenata u odjelu računovodstva utvrđeno je podstavkom 8. stavka 1. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije. Prema njemu obveznici moraju osigurati sigurnost:

  • računovodstvene informacije;
  • podaci o poreznom računovodstvu;
  • druge isprave potrebne za obračun i prijenos poreza.
  • primanje prihoda;
  • snošenje troškova (za poduzeća i trgovce);
  • prijenos obveznih plaćanja;
  • porez po odbitku.

Također postoji rezerva da se nešto drugačija pravila mogu izravno propisati u relevantnim odredbama Poreznog zakona Ruske Federacije.

Na temelju čl. 313 Poreznog zakona Ruske Federacije, porezno računovodstvo je sustav sažimanja informacija za utvrđivanje porezne osnovice na temelju podataka iz primarnih dokumenata, koji su grupirani u skladu s tim. Dakle, podaci poreznog računovodstva mogu potvrditi:

  • primarni računovodstveni dokumenti (uključujući potvrdu računovođe);
  • analitički porezno knjigovodstveni registri;
  • obračun porezne osnovice.

Polazna točka

Problem je taj sub. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije uopće ne objašnjava točno od kojeg trenutka treba započeti odbrojavanje 4-godišnjeg razdoblja. Relativno govoreći, to je minimalni rok čuvanja primarnih dokumenata. Smatrati ga maksimumom prilično je riskantno. Ne postoji jamstvo da dokumenti uništeni nakon 4 godine više neće biti potrebni.

Dopisom od 19. srpnja 2017. br. 03-07-11/45829 službenici Ministarstva financija pokušali su popuniti ovu prazninu u odnosu na potrebne primarne podatke:

  • za porezno knjigovodstvo;
  • obračun i prijenos poreza na dohodak;
  • obračun i plaćanje poreza na dodanu vrijednost.

Ostali uvjeti

Unatoč činjenici da je Ministarstvo financija razjasnilo rokove čuvanja primarnih dokumenata, neki od njih ne potpadaju pod pravilo od 4 godine.

Dakle, temeljem čl. 29. Zakona<Об бухучёте˃ в течение сроков, оговоренных в правилах организации государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного года, нужно хранить:

  • primarne knjigovodstvene isprave;
  • knjigovodstveni registri računovodstvo;
  • računovodstvena (financijska) izvješća;
  • revizorska izvješća o tome.

Podsjetimo, pravila za organizaciju državnih arhivskih poslova su Naredba broj 558 Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. godine.

Mora se promatrati vijek trajanja primarni dokumenti. Ako to ne učinite, može doći do porezne obveze.

Konkretno, za grubo kršenje računovodstvenih pravila predviđena je odgovornost za:

Ako kršenje nije dovelo do podcjenjivanja porezne osnovice - novčana kazna od 10 tisuća rubalja ako je prekršaj počinjen tijekom jednog poreznog razdoblja, 30 tisuća rubalja ako su iste radnje počinjene tijekom više od jednog poreznog razdoblja ( Umjetnost. 120 Porezni zakon Ruske Federacije);

Ako je zbog nedostatka primarnih računovodstvenih dokumenata porezna osnovica bila podcijenjena, kazna će iznositi 20% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 40 tisuća rubalja. ( klauzula 3 čl. 120,klauzula 1 čl. 122, Umjetnost. 123 Porezni zakon Ruske Federacije).

Osim toga, ako porezni obveznik ne podnese dokumente poreznim vlastima u propisanom roku, povlači za sobom novčanu kaznu od 200 rubalja. za svaki nedostavljen dokument ( klauzula 1 čl. 126 Porezni zakon Ruske Federacije).

Osim porezne obveze, poslovni subjekt, kao i njegovi službenici, mogu biti pozvani na upravnu odgovornost na temelju:

- Umjetnost. 15.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije- za grubo kršenje računovodstvenih zahtjeva, uključujući računovodstveno (financijsko) izvješćivanje, - novčana kazna za službenike (DL) u iznosu od 5 tisuća do 10 tisuća rubalja. i od 10 tisuća do 20 tisuća rubalja. u slučaju ponovljenog kršenja;

- dio 6 čl. 15.25 Zakon o upravnim prekršajima Ruske Federacije- za nepoštivanje rokova skladištenja računovodstvenih i izvještajnih dokumenata o deviznim transakcijama - novčana kazna za osobe u iznosu od 4 tisuće do 5 tisuća rubalja, za pravne osobe - od 40 tisuća do 50 tisuća rubalja;

- Dio 4 čl. 14.20 Zakon o upravnim prekršajima Ruske Federacije- za kršenje utvrđenih rokova čuvanja knjigovodstvenih dokumenata o inozemnim gospodarskim transakcijama s robom, informacijama, radovima, uslugama ili rezultatima intelektualne djelatnosti u svrhu kontrole izvoza - novčana kazna za DL u iznosu od 1 tisuće do 2 tisuće rubalja, za pravne osobe - od 10 tisuća do 20 tisuća rubalja;

- 1. dio čl. 13.5 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije- za neuspjeh JSC (LLC) da ispuni obvezu pohranjivanja dokumenata u rokovima predviđenim važećim zakonodavstvom - novčana kazna za DL ​​u iznosu od 2,5 tisuća do 5 tisuća rubalja, za pravne osobe - od 200 tisuća do 300 tisuća rubalja.

Novo pojašnjenje Ministarstva financija

Službenici Ministarstva financija dopisom broj: 03-07-11/45829 od 19. srpnja 2017. godine dali su pojašnjenje u vezi s rokovima čuvanja primarnih knjigovodstvenih isprava potrebnih za vođenje poreznih evidencija, obračunavanje i plaćanje poreza na dohodak i PDV-a. Međutim, po našem mišljenju, ova se objašnjenja teško mogu nazvati detaljnim.

Budući da, pozivajući se na zahtjev sadržan u st. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije (o obvezi osiguranja sigurnosti računovodstvenih i poreznih knjigovodstvenih podataka, kao i popratnih primarnih dokumenata tijekom četiri godine), autori komentiranog pisma samo su objasnili da navedeni rok počinje teći nakon izvještajnog (poreznog) razdoblja u kojem je dokument posljednji put korišten za izradu porezne prijave, obračun i uplatu poreza, osobito poreza na dobit i poreza na dodanu vrijednost, potvrda o ostvarenom dohotku i nastalim izdacima. Jednom riječju, spomenuto razdoblje pohrane dokumenata treba računati ne od datuma izrade dokumenta, već od 1. siječnja sljedeće godine.

Naime, financijeri u dopisu broj 03-07-11/45829 nisu rekli ništa novo. Prethodno su dopisom br. 03-11-11/104 od 30. ožujka 2012. dali slične preporuke.

Za tvoju informaciju

Prema Ministarstvu financija, razdoblje navedeno u st. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije također se mora poštivati ​​pri korištenju elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima između banke i klijenta (vidi pismo br. 03-11-11/104).

U međuvremenu, rješenje problema identificiranog u komentiranom pismu ograničeno je ne samo na navedene četiri godine. Neki porezni dokumenti imaju posebna razdoblja čuvanja.

Izvješće o primarnom gubitku

Prije svega, to se odnosi na primarne dokumente koji potvrđuju iznos primljenog gubitka (u slučaju njegovog prijenosa u buduća razdoblja) tijekom cijelog odgođenog razdoblja. Uostalom, kada porezni obveznik u revizijskom razdoblju iskazuje gubitke iz prethodnih godina, dužan je dokumentirati zakonitost i utemeljenost nastalih gubitaka (v. Rješenje AS UO od 07.09.2015. F09-5869/15 o predmetu br. A60-54425/2014 ).

Zbog činjenice da se nastali gubitak, prema pravilima poreznog računovodstva, može prenositi 10 godina ( klauzula 2 čl. 283 Porezni zakon Ruske Federacije), a primarni dokumenti izvještajne godine čuvaju se četiri godine ( str. 8. stavak 1. čl. 23 Porezni zakon Ruske Federacije), ispada da je maksimalno razdoblje čuvanja "neisplativih" dokumenata 14 godina.

Napomena: Ministarstvo financija smatra da se “nerentabilna” dokumentacija mora čuvati čak i ako je poreznom kontrolom na licu mjesta potvrđena ispravnost izračuna iznosa gubitka (vidi npr. Dopis od 25. svibnja 2012. br. 03‑03‑06/1/278 ). Štoviše, ni Porezni zakon ni službena tijela ne određuju koje dokumente treba pohraniti. Smatramo da porezni obveznici trebaju pohraniti svu primarnu dokumentaciju za kalendarsku godinu nakon koje je gubitak nastao (fakture, računi, izvodi, blagajnički i prodajni računi, potvrde o obavljenim radovima (obavljenim uslugama), potvrde o prijemu i sl.).

Na ovo pitanje treba obratiti pozornost Rezolucija Predsjedništva Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 24. srpnja 2012. br. 3546/12 u predmetu br. A40-9620/11‑140‑41 . Posebno se utvrđuje sljedeće pravno stajalište. Prilikom iskazivanja gubitka u poreznoj prijavi bez relevantnih popratnih primarnih dokumenata na temelju poreznih knjigovodstvenih registara i drugih analitičkih dokumenata, postupak utvrđen klauzula 4 čl. 283 Porezni zakon Ruske Federacije, smatra se da nije ispoštovan. Mogućnost uzimanja u obzir iznosa gubitka je deklarativne prirode .

Porezni obveznik mora dokazati zakonitost i valjanost tih iznosa. On nosi rizik negativne porezne posljedice u nedostatku dokumentirane potvrde gubitka relevantnim dokumentima, uključujući primarne računovodstvene dokumente, tijekom cijelog razdoblja u kojem umanjuje poreznu osnovicu za iznose prethodno primljenog gubitka.

U nedostatku primarnih knjigovodstvenih dokumenata poreznog obveznika koji potvrđuju iznos gubitka koji je pretrpio i razdoblje njegovog nastanka, porezni registri, porezne prijave i prometni akti ovog pravnog subjekta ne mogu se smatrati dostatnim dokazom o nastanku takvih troškova koji uključuju formiranje gubitka u iznosu koji je prijavio porezni obveznik.

Iskazivanjem gubitka u poreznoj prijavi bez odgovarajućih popratnih primarnih dokumenata na temelju poreznih knjigovodstvenih registara i drugih analitičkih dokumenata krši se utvrđena procedura klauzula 4 čl. 283 Porezni zakon Ruske Federacije(cm. RezolucijaAS MO od 22. srpnja 2016. godine u predmetu br. A41-81431/2015 ).

Primarne informacije o početnoj cijeni OS-a

Posebna definirana su i pravila za izračun roka čuvanja primarnih dokumenata koji potvrđuju početni trošak dugotrajne imovine.

Ovo razdoblje mora se računati od datuma završetka obračuna amortizacije u poreznom knjigovodstvu. O ovoj se nijansi raspravlja u Pismo Ministarstva financija Rusije od 12. veljače 2016. br. 03‑03‑06/1/7604 .

Primarni PDV

Što se tiče rokova čuvanja dokumenata potrebnih za obračun PDV-a, potrebno je obratiti pozornost Uredba Vlade Ruske Federacije od 19. kolovoza 2017. br. 981 , kojim je između ostalog izmijenjen i dopunjen Uredba Vlade Ruske Federacije od 26. prosinca 2011. br. 1137 . Posebno, Pravila za popunjavanje računa dopunjen novim klauzula 11, koji daje popis dokumenata koji se moraju čuvati četiri godine, i to:

Dokumenti koji se koriste u poslovima posredovanja i poslovima koje obavlja špediter, developer (naručitelj koji obavlja funkciju developera);

Carinske deklaracije (ili njihove kopije), platni i drugi dokumenti koji potvrđuju plaćanje PDV-a - u vezi s robom uvezenom u Rusku Federaciju;

Zahtjevi za uvoz robe i plaćanje neizravnih poreza (ili njihove preslike) - u odnosu na robu uvezenu s područja države članice Euroazijske ekonomske unije;

Ispunjeni obrasci (kopije istih) s istaknutim iznosom PDV-a u posebnom retku - pri kupnji usluga najma stambenih prostora za vrijeme službenog putovanja za zaposlenike i usluga prijevoza zaposlenika do mjesta službenog putovanja i natrag , uključujući usluge u vlakovima za pružanje posteljine na korištenje;

Dokumenti koji formaliziraju prijenos imovine, nematerijalne imovine, imovinskih prava i koji pokazuju iznos PDV-a vraćen od strane dioničara (sudionika, dioničara), ili njihove ovjerene preslike;

Primarni dokumenti za promjene u smjeru smanjenja troškova nabavljene robe (obavljeni radovi, pružene usluge), imovinska prava u svrhu povrata PDV-a;

Primarni dokumenti, drugi dokumenti koji sadrže zbirne (zbirne) podatke o transakcijama obavljenim tijekom mjeseca (tromjesečja), podložni upisu u prodajnu knjigu, uključujući i one koje je sastavio porezni obveznik - računovodstvena potvrda-obračun za povrat PDV-a.

Bilješka

Dokumenti nastali u aktivnostima organizacije, uključujući primarne računovodstvene dokumente, mogu se pohraniti ne samo na papiru, već iu obliku elektroničkih dokumenata (vidi. Pismo Ministarstva financija Rusije od 23. ožujka 2016. br. 03‑02‑08/16273 ). Istodobno, Porezni zakon ne predviđa obvezu pohranjivanja na papiru dokumenata sastavljenih u elektroničkom obliku u formatima koje je utvrdilo savezno izvršno tijelo ovlašteno za kontrolu i nadzor u području poreza i naknada (vidi. Pismo Ministarstva financija Rusije od 22. kolovoza 2012. br. 03‑02‑07/1-202 ).

" № 9/2017

Komentar na pismo Ministarstva financija Ruske Federacije od 19. srpnja 2017. br. 03-07-11/45829.

Poznato je da poslovni subjekti moraju poštovati rokove čuvanja primarnih dokumenata. U suprotnom, njihov nedostatak može rezultirati poreznom obvezom. Konkretno, za grubo kršenje računovodstvenih pravila predviđena je odgovornost za:

    ako kršenje nije dovelo do podcjenjivanja porezne osnovice - novčana kazna od 10 tisuća rubalja, ako je prekršaj počinjen tijekom jednog poreznog razdoblja, 30 tisuća rubalja, ako su iste radnje počinjene tijekom više od jednog poreznog razdoblja (članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije);

    ako je, kao rezultat nedostatka primarnih računovodstvenih dokumenata, porezna osnovica bila podcijenjena, kazna će biti 20% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 40 tisuća rubalja. (stavak 3. članka 120., stavak 1. članka 122., članak 123. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Osim toga, ako porezni obveznik ne podnese dokumente poreznim vlastima u propisanom roku, povlači za sobom novčanu kaznu od 200 rubalja. za svaki nedostavljeni dokument (1. stavak članka 126. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Osim porezne obveze, poslovni subjekt, kao i njegovi službenici, mogu biti pozvani na upravnu odgovornost na temelju:

    Umjetnost. 15.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije - za grubo kršenje računovodstvenih zahtjeva, uključujući računovodstveno (financijsko) izvješćivanje - novčana kazna za službenike (DL) u iznosu od 5 tisuća do 10 tisuća rubalja. i od 10 tisuća do 20 tisuća rubalja. u slučaju ponovljenog kršenja;

    dio 6 čl. 15.25 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije - za nepoštivanje rokova skladištenja računovodstvenih i izvještajnih dokumenata o deviznim transakcijama - novčana kazna za pojedince u iznosu od 4 tisuće do 5 tisuća rubalja, za pravne osobe - od 40 tisuća do 50 tisuća rubalja;

    Dio 4 čl. 14.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije - za kršenje utvrđenih razdoblja skladištenja računovodstvenih dokumenata o inozemnim gospodarskim transakcijama s robom, informacijama, radom, uslugama ili rezultatima intelektualne djelatnosti u svrhu kontrole izvoza - novčana kazna za DP u iznosu od 1 tisuće do 2 tisuće rubalja, za pravne osobe - od 10 tisuća do 20 tisuća rubalja;

    1. dio čl. 13.5 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije - za neuspjeh JSC (LLC) da ispuni obvezu pohrane dokumenata u rokovima predviđenim važećim zakonodavstvom - novčana kazna za DL ​​u iznosu od 2,5 tisuća do 5 tisuća rubalja, za pravne osobe - od 200 tisuća do 300 tisuća rubalja.

Službenici Ministarstva financija dopisom broj: 03-07-11/45829 od 19. srpnja 2017. godine dali su pojašnjenje u vezi s rokovima čuvanja primarnih knjigovodstvenih isprava potrebnih za vođenje poreznih evidencija, obračunavanje i plaćanje poreza na dohodak i PDV-a. Međutim, po našem mišljenju, ova se objašnjenja teško mogu nazvati detaljnim. Budući da, pozivajući se na zahtjev sadržan u st. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije (o obvezi osiguranja sigurnosti računovodstvenih i poreznih knjigovodstvenih podataka, kao i popratnih primarnih dokumenata, četiri godine), autori komentiranog pisma samo su objasnili da navedeno razdoblje počinje nakon izvještajno (porezno) razdoblje u kojem je dokument posljednji put korišten za izradu porezne prijave, obračun i uplatu poreza, posebice poreza na dobit i poreza na dodanu vrijednost, potvrda o ostvarenim prihodima i nastalim izdacima. Jednom riječju, spomenuto razdoblje pohrane dokumenata treba računati ne od datuma izrade dokumenta, već od 1. siječnja sljedeće godine.

Naime, financijeri u dopisu broj 03-07-11/45829 nisu rekli ništa novo. Prethodno su dopisom br. 03-11-11/104 od 30. ožujka 2012. dali slične preporuke.

Za tvoju informaciju:

Prema Ministarstvu financija, razdoblje navedeno u st. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije također se mora poštivati ​​pri korištenju elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima između banke i klijenta (vidi pismo br. 03-11-11/104).

U međuvremenu, rješenje problema identificiranog u komentiranom pismu ograničeno je ne samo na navedene četiri godine. Neki porezni dokumenti imaju posebna razdoblja čuvanja.

Prije svega, to se odnosi na primarne dokumente koji potvrđuju iznos primljenog gubitka (u slučaju njegovog prijenosa u buduća razdoblja) tijekom cijelog odgođenog razdoblja. Uostalom, kada porezni obveznik iskazuje gubitke iz prethodnih godina u revidiranom razdoblju, dužan je dokumentirati zakonitost i utemeljenost nastalih gubitaka (v. Rješenje AS UO od 07.09.2015. br. F09-5869/15 u predmet broj A60-54425/2014).

Zbog činjenice da se nastali gubitak, prema pravilima poreznog računovodstva, može prenijeti u budućnost 10 godina (točka 2. članka 283. Poreznog zakona Ruske Federacije), a primarni dokumenti izvještajne godine su pohranjeni četiri godine (klauzula 8 klauzule 1 članka 23 Poreznog zakona RF), ispada da je maksimalno razdoblje skladištenja za "neprofitabilne" dokumente 14 godina.

Napomena: Ministarstvo financija smatra da se “gubitaška” dokumentacija mora čuvati čak i ako je poreznom kontrolom na licu mjesta potvrđena ispravnost izračuna iznosa gubitka (vidi npr. Dopis od 25. svibnja 2012. broj 03-03-06/1/278). Štoviše, ni Porezni zakon ni službena tijela ne određuju koje dokumente treba pohraniti. Smatramo da porezni obveznici trebaju pohraniti svu primarnu dokumentaciju za kalendarsku godinu nakon koje je gubitak nastao (fakture, računi, izvodi, blagajnički i prodajni računi, potvrde o obavljenim radovima (obavljenim uslugama), potvrde o prijemu i sl.).

O ovom pitanju treba obratiti pozornost na Rezoluciju Predsjedništva Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 24. srpnja 2012. br. 3546/12 u predmetu br. A40-9620/11-140-41. Posebno se utvrđuje sljedeće pravno stajalište. Prilikom iskazivanja gubitka u poreznoj prijavi bez odgovarajućih popratnih primarnih dokumenata na temelju poreznih knjigovodstvenih registara i drugih analitičkih dokumenata, primjenjuje se postupak utvrđen stavkom 4. čl. 283 Poreznog zakona Ruske Federacije ne smatra se ispunjenim. Mogućnost uzimanja u obzir iznosa gubitka je deklarativne prirode. Porezni obveznik je dužan dokazati zakonitost i valjanost ovih iznosa. Snosi rizik nepovoljnih poreznih posljedica u nedostatku dokumentarnog dokaza gubitka odgovarajućim ispravama, uključujući primarne knjigovodstvene isprave, tijekom cijelog razdoblja u kojem umanjuje poreznu osnovicu za iznose prethodno ostvarenog gubitka. U nedostatku primarnih knjigovodstvenih dokumenata poreznog obveznika koji potvrđuju iznos gubitka koji je pretrpio i razdoblje njegovog nastanka, porezni registri, porezne prijave i prometni akti ovog pravnog subjekta ne mogu se smatrati dostatnim dokazom o nastanku takvih troškova koji uključuju formiranje gubitka u iznosu koji je prijavio porezni obveznik.

Prikazivanjem gubitka u poreznoj prijavi bez odgovarajućih popratnih primarnih dokumenata na temelju poreznih knjigovodstvenih registara i drugih analitičkih dokumenata krši se postupak utvrđen stavkom 4. čl. 283 Poreznog zakona Ruske Federacije (vidi Odluku Arbitražnog suda Moskovske regije od 22. srpnja 2016. u predmetu br. A41-81431/2015).

Također su definirana posebna pravila za izračun roka čuvanja primarnih dokumenata koji potvrđuju početni trošak dugotrajne imovine. Ovo razdoblje mora se računati od datuma završetka obračuna amortizacije u poreznom knjigovodstvu. Ova nijansa navedena je u pismu Ministarstva financija Rusije od 12. veljače 2016. br. 03-03-06/1/7604.

Što se tiče razdoblja čuvanja dokumenata potrebnih za obračun PDV-a, potrebno je obratiti pozornost na Uredbu Vlade Ruske Federacije od 19. kolovoza 2017. br. 981, kojom je izmijenjena, između ostalog, Uredba Vlade Ruske Federacije o Ruska Federacija od 26. prosinca 2011. br. 1137. Konkretno, Pravila za ispunjavanje računa dopunjena su novom točkom 11. koja sadrži popis dokumenata koji se moraju čuvati četiri godine, i to:

    isprave koje se koriste u posredničkim poslovima i poslovima koje obavlja špediter, developer (komitent koji obavlja funkciju developera);

    carinske deklaracije (ili njihove kopije), platni i drugi dokumenti koji potvrđuju plaćanje PDV-a - u vezi s robom uvezenom u Rusku Federaciju;

    izjave o uvozu robe i o plaćanju neizravnih poreza (ili njihove preslike) - u odnosu na robu uvezenu s područja države članice Euroazijske ekonomske unije;

    ispunjeni obrasci strogog izvješća (preslika istih) s istaknutim iznosom PDV-a u posebnom retku - pri kupnji usluga najma stambenih prostora za vrijeme službenog putovanja za zaposlenike i usluga prijevoza zaposlenika do mjesta službenog putovanja i natrag , uključujući usluge u vlakovima za pružanje posteljine na korištenje;

    dokumenti koji formaliziraju prijenos imovine, nematerijalne imovine, imovinskih prava i koji pokazuju iznos PDV-a vraćen od strane dioničara (sudionika, dioničara), ili njihove ovjerene preslike;

    primarni dokumenti za promjene u smjeru smanjenja troškova nabavljene robe (obavljeni radovi, pružene usluge), imovinska prava u svrhu povrata PDV-a;

    primarni dokumenti, drugi dokumenti koji sadrže zbirne (zbirne) podatke o transakcijama obavljenim tijekom mjeseca (tromjesečja), podložni upisu u prodajnu knjigu, uključujući i one koje je sastavio porezni obveznik - računovodstvena potvrda-obračun za povrat PDV-a.

Bilješka:

Dokumenti nastali u aktivnostima organizacije, uključujući primarne računovodstvene dokumente, mogu se pohraniti ne samo na papiru, već iu obliku elektroničkih dokumenata (vidi pismo Ministarstva financija Rusije od 23. ožujka 2016. br. 03-02 -08/16273). Istodobno, Porezni zakon ne predviđa obvezu pohranjivanja na papiru dokumenata sastavljenih u elektroničkom obliku u formatima koje je utvrdilo savezno izvršno tijelo ovlašteno za kontrolu i nadzor u području poreza i naknada (vidi Dopis Ministarstva Financije Rusije od 22. kolovoza 2012. br. 03-02 -07/1-202).

“O obrascima i pravilima za popunjavanje (vođenje) dokumenata koji se koriste u obračunu poreza na dodanu vrijednost.”

Koji se propisi moraju poštovati pri određivanju razdoblja čuvanja računovodstvenih dokumenata organizacije? Je li potrebno uvezivati ​​sve knjigovodstvene dokumente pohranjene u računovodstvu organizacije?

Po ovom pitanju zauzimamo sljedeći stav:

Prilikom utvrđivanja razdoblja pohrane dokumenata organizacije, potrebno je voditi se: Zakonom N 402-FZ, Poreznim zakonom Ruske Federacije, Zakonom od 24. srpnja 2009. N 212-FZ, Popisom standardnih arhivskih dokumenata za upravljanje generiranih u tijek aktivnosti državnih tijela, lokalnih vlasti i organizacija, s naznakom rokova skladištenja, odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. N 558.
Dokumenti koji se ne prenose u arhivu organizacije (s rokom pohrane do uključivo 10 godina) mogu se grupirati kronološkim redoslijedom i spajati, na primjer, u registratore. U tom slučaju mapa mora sadržavati naslov predmeta.

Obrazloženje za poziciju:

Rokovi čuvanja knjigovodstvenih dokumenata

Primarni računovodstveni dokumenti, računovodstveni registri, računovodstvena (financijska) izvješća, revizorska izvješća o njima podliježu pohranjivanju od strane gospodarskog subjekta za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima za ustrojstvo državnog arhiva, ali ne kraće od pet godina nakon izvještajne godine ( 1. dio članka 29. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. N 402-FZ „O računovodstvu“, u daljnjem tekstu Zakon N 402-FZ).

Rokovi čuvanja elektroničkih isprava (upisnika) utvrđuju se na isti način kao i za dokumentaciju koja se stvara na papiru. Istodobno, gospodarski subjekti moraju pohranjivati ​​dokumente računovodstvenih politika, standarde gospodarskog subjekta, druge dokumente koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektroničkih dokumenata, kao i provjeru vjerodostojnosti elektroničkih dokumenata. potpis najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za izradu računovodstvenih (financijskih) izvješća (2. dio članka 29. Zakona br. 402-FZ).

Pri određivanju posebnih rokova pohrane za pojedinačne knjigovodstvene dokumente treba se rukovoditi Popisom standardnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih u procesu rada državnih tijela, jedinica lokalne samouprave i organizacija, s naznakom rokova pohrane, odobrenim Naredbom Ministarstva kulture od Rusija od 25. kolovoza 2010. N 558 (u daljnjem tekstu Popis). Ovaj Popis je izrađen i odobren u skladu s odredbama dijela 3. čl. 6, dio 1 čl. 17 Saveznog zakona od 22. listopada 2004. N 125-FZ “O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji” (u daljnjem tekstu Zakon N 125-FZ).

U skladu s točkom 1.4. Popisa, rokovi pohrane dokumenata računaju se od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine završetka njihove papirologije.
Na primjer:

Primarne knjigovodstvene isprave i njihovi prilozi kojima se bilježi činjenica poslovne transakcije i služe kao osnova za knjigovodstvene evidencije (blagajničke isprave i knjige, bankovne isprave, taloni bankovnih čekovnih knjižica, nalozi, obrasci radnog vremena, bankovne obavijesti i zahtjevi za prijenos, akti prijem, isporuka, otpis imovine i materijala, potvrde, računi i predujmovi, korespondencija i dr.) čuvaju se 5 godina, uz nadzor (reviziju) (čl. 362. Popisa);

Dokumenti (protokoli, akti, obračuni, izjave, zaključci) o revalorizaciji dugotrajne imovine, utvrđivanju amortizacije dugotrajne imovine, procjeni vrijednosti imovine organizacije pohranjuju se trajno (čl. 429. Popisa);

Akti o prijenosu prava na nekretninama i prometu s njima s prijašnjeg na novog nositelja prava (iz bilance u bilancu) pohranjuju se trajno (čl. 432. Popisa);

Ugovori, sporazumi koji nisu navedeni u pojedinim člancima Popisa - 5 godina nakon isteka ugovora, sporazuma (čl. 436. Popisa). Darovni ugovori, npr. leasing, čuvaju se trajno (čl. 439., 449. Popisa).

Također je potrebno uzeti u obzir da st. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije utvrđuje četverogodišnje razdoblje pohrane računovodstvenih i poreznih računovodstvenih podataka i drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza, uključujući dokumente koji potvrđuju primitak prihoda, rashoda (za organizacije i samostalne poduzetnike), kao i plaćanje (po odbitku) poreza.

Ujedno, stavak 4. čl. 283. i st. 7. čl. 346.18 Poreznog zakona Ruske Federacije, koja su posebna pravila, obvezuju obveznike poreza na dobit i poreza plaćenog u vezi s primjenom pojednostavljenog sustava oporezivanja s predmetom oporezivanja dohotka umanjenog za iznos troškova , za pohranu dokumenata koji potvrđuju iznos nastalog gubitka tijekom cijelog razdoblja njegove otplate. Podsjetimo se da porezni obveznici mogu prenijeti gubitke u buduća razdoblja u roku od 10 godina nakon što su ih primili (članak 283. stavak 2., članak 346.18. stavak 7. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Također skrećemo pozornost da se neki rashodi za potrebe poreza na dobit uzimaju u obzir tijekom dužeg razdoblja, npr. dugotrajna imovina (fiksna imovina) i nematerijalna imovina (nematerijalna imovina), ili su razgraničene prirode (uzimaju se u obzir ne u razdoblju njihova nastanka, već u trenutku prodaje imovine (članak 268. Poreznog zakona Ruske Federacije)).

Amortizacija je jedinstveni obračun tijekom razdoblja korištenja dugotrajne imovine i nematerijalne imovine troškova koji čine njihov početni trošak (čl. 256, 257 Poreznog zakona Ruske Federacije). Članak 252. Poreznog zakona Ruske Federacije ukazuje na mogućnost obračunavanja troškova samo ako su dokumentirani.

U tom smislu, rusko Ministarstvo financija objašnjava da je razdoblje pohrane primarnih dokumenata koji odražavaju formiranje početnog troška imovine koja se amortizira, utvrđeno stavcima. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije (4 godine), treba se izračunati od trenutka završetka amortizacije u poreznom računovodstvu (za stjecanje takve imovine) (pismo Ministarstva financija Rusije od 12.2.2016. N 03-03-06/1/7604, od 26.04.2011. N 03-03-06/1/270). To jest, za potrebe poreznog računovodstva, potrebno je pohraniti primarne dokumente koji potvrđuju formiranje početnog troška amortizirajuće dugotrajne imovine i nematerijalne imovine najmanje 4 godine nakon njihove pune amortizacije.

Pritom su stručnjaci financijske službe također napomenuli da se, prema Popisu, dokumenti o utvrđivanju amortizacije dugotrajne imovine pohranjuju trajno.

Ministarstvo financija Rusije, objašnjavajući postupak primjene st. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije, u pismu od 30. ožujka 2012. N 03-11-11/104, navodi se da četverogodišnje razdoblje počinje nakon izvještajnog (poreznog) razdoblja u kojem je dokument posljednji put korišten za pripremu porezna prijava, porez na obračun i uplatu, potvrda o primljenim prihodima i nastalim izdacima. Slično stajalište navedeno je u Odluci predsjedništva Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 24. srpnja 2012. N 3546/12.

Ovo pravno stajalište Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije također se mora uzeti u obzir prilikom uključivanja u troškove:

Gubici u obliku iznosa loših potraživanja (klauzula 2, klauzula 2, članak 265 Poreznog zakona Ruske Federacije, odluke Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 10/09/2012 N VAS-5055/12, od 09.06.2012 N VAS-7081/12). Primarni dokumenti koji potvrđuju njihov nastanak moraju biti dostupni na datum obračuna gubitka;

Gubici navedeni u stavcima. 2, 3 žlice. 268 Poreznog zakona Ruske Federacije, određeno od datuma prodaje imovine i imovinskih prava (za više informacija pogledajte pismo Federalne porezne službe Rusije od 16. veljače 2015. N GD-4-3/2251@ ).
U vrijeme provedbe također se uzimaju u obzir troškovi u obliku:

Cijene za stjecanje (stvaranje) druge imovine, kao što su, na primjer, zemljišne parcele, materijalna imovina (čl. 2, st. 1, čl. 268 Poreznog zakona Ruske Federacije);

Trošak zaliha, druge imovine u obliku viškova utvrđenih tijekom inventure i (ili) imovine primljene besplatno i (ili) imovine primljene tijekom demontaže ili rastavljanja operativnih sustava koji su izvan upotrebe, popravka, modernizacije, rekonstrukcije, tehničke ponovno opremanje ili djelomična likvidacija OS-a (čl. 2, čl. 1, čl. 268, st. 2, čl. 2, čl. 254 Poreznog zakona Ruske Federacije);

Cijene za stjecanje vlasničkih prava i troškovi povezani s njihovim stjecanjem (članak 2.1, stavak 1, članak 268 Poreznog zakona Ruske Federacije);

Troškovi nabave kupljene robe.

Slijedom navedenog, prilikom određivanja roka čuvanja isprava kojima se potvrđuju troškovi nabave (nastajanja) dugotrajne imovine i nematerijalne imovine, druge imovine, imovinskih prava, nabavljene robe, potrebno je voditi računa o odredbama čl. 268 Porezni zakon Ruske Federacije.
Troškovi za stjecanje vrijednosnih papira također se razgraničavaju, budući da je datum nastanka troškova za stjecanje vrijednosnih papira datum njihove prodaje ili drugog otuđenja (članak 7., članak 7., članak 272. Poreznog zakona Ruske Federacije). Stoga se dokumenti koji potvrđuju izdatke za stjecanje vrijednosnih papira moraju čuvati u razdobljima određenim uzimajući u obzir odredbe st. 7 stav 7 čl. 272 Poreznog zakona Ruske Federacije (odluke Devetog arbitražnog žalbenog suda od 19. ožujka 2013. N 09AP-2671/13, FAS Moskovskog okruga od 19. srpnja 2013. N F05-7106/13 u predmetu N A40-74496 /2012).

Pri određivanju rokova čuvanja dokumenata također je potrebno uzeti u obzir da su platitelji premija osiguranja dužni šest godina osigurati sigurnost dokumenata koji potvrđuju obračun i uplatu premija osiguranja (čl. 6. st. 2. čl. 28. Savezni zakon od 24. srpnja 2009. N 212-FZ).

U praksi nije uvijek moguće izdvojiti računovodstvene zapise koji se mogu čuvati četiri, pet ili šest godina. Stoga je u računovodstvu preporučljivo na sve dokumente primijeniti minimalni rok čuvanja od šest godina (ako Popisom nisu utvrđena dulja razdoblja).

Postupak pohranjivanja dokumenata u uredskom poslovanju

Gospodarski subjekti moraju osigurati sigurnost dokumenata tijekom razdoblja njihovog skladištenja (1. dio, članak 17. Zakona br. 125-FZ). Istodobno je potrebno osigurati sigurne uvjete skladištenja računovodstvenih dokumenata i njihovu zaštitu od promjena (3. dio članka 29. Zakona br. 402-FZ). Pohranu računovodstvenih dokumenata organizira voditelj subjekta (1. dio, članak 7. Zakona br. 402-FZ).

Prilikom organiziranja skladištenja računovodstvenih i poreznih knjigovodstvenih dokumenata potrebno je voditi se Pravilima za organiziranje skladištenja, nabave, evidentiranja i korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim tijelima, jedinicama lokalne samouprave. i organizacije, odobren Nalogom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. N 526 (u daljnjem tekstu - Pravila) i Pravilnikom o dokumentima i protoku dokumenata u računovodstvu, odobrenim nalogom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja, 1983 N 105 (u daljnjem tekstu - Uredba N 105) (u mjeri u kojoj nije u suprotnosti s relevantnim zakonodavnim i drugim regulatornim pravnim aktima koji su doneseni kasnije). Vidi također informacije Ministarstva financija Rusije od 11. rujna 2015. N PZ-13/2015.

Prema stavku 2. čl. 13 Zakona N 125-FZ, pravne osobe imaju pravo stvarati arhive u svrhu pohranjivanja arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove djelatnosti, uključujući u svrhu pohranjivanja i korištenja arhivskih dokumenata koji nisu državno ili općinsko vlasništvo. To znači da je stvaranje arhiva pravo, ali ne i obveza gospodarskih subjekata. To je također napisano u točki 1.4 Pravila.

Dakle, gospodarski subjekt samostalno uspostavlja postupak pohranjivanja primarnih dokumenata. Istodobno, gospodarski subjekti mogu prenijeti dokumente na pohranu u državne i općinske arhive sklapanjem odgovarajućih kompenzacijskih sporazuma s njima (3. dio članka 15., 3. dio članka 21. Zakona br. 125-FZ).

Prema članku 2.3 Pravila, arhiv organizacije mora pohranjivati ​​dokumente iz Arhivskog fonda Ruske Federacije (članak 5. Zakona br. 125-FZ), dokumente o osoblju i dokumente s privremenim (više od 10 godina) rokom pohrane. Navedeni dio dokumentarnog fonda čini arhivski fond organizacije.

Dokumenti s privremenim (do uključivo 10 godina) rokovima pohrane pohranjuju se u strukturnim odjelima organizacije i po isteku razdoblja pohrane podliježu uništenju, nakon obveznog pregleda vrijednosti dokumenata (klauzule 4.6. -4.13 Pravila). Prije provjere vrijednosti zabranjeno je uništavanje dokumenata (točka 4.5. Pravilnika).

U iznimnim slučajevima, odlukom čelnika organizacije, spisi s privremenim (do uključivo 10 godina) rokovima čuvanja prenose se u arhiv organizacije prema inventaru spisa, dokumenata ili prema nomenklaturi spisa (klauzula 4.2. Pravilnika).

Tako se arhivski dokumenti organizacije najprije formiraju u svim njezinim strukturnim odjelima (u uredskom poslovanju), a zatim se, nakon provjere vrijednosti dokumenata, prenose u arhiv organizacije na pohranu ili uništavaju.

U svakoj strukturnoj jedinici organizacije dokumenti sličnog sadržaja koji se odnose na isto pitanje aktivnosti organizacije grupirani su u datoteke (jedinice za pohranu) (točke 2.9, 3.3 Pravila).

Prilikom formiranja predmeta potrebno je pridržavati se zahtjeva utvrđenih klauzulom 4.20 Pravila.

Prema klauzuli 4.19 Pravila, trajne i privremene (više od 10 godina) datoteke trajnog i privremenog (više od 10 godina) razdoblja pohrane, uključujući one za osoblje, dovršene upravljanjem evidencijom, nakon završetka kalendarske godine u kojoj su su otvoreni, pripremljeni su za prijenos u arhivu organizacije i podliježu registraciji i opisu.

Ovisno o razdoblju skladištenja, provodi se potpuna ili djelomična registracija predmeta. Slučajevi trajnog i privremenog (preko 10 godina) razdoblja skladištenja i kadrovske evidencije podliježu potpunoj registraciji.

Registracija predmeta na papiru predviđa:

Uvezivanje ili uvezivanje dokumenata predmeta (neformatirani dokumenti pohranjuju se u zatvorene tvrde mape ili kutije) (točka 4.21. Pravila);

Numeriranje listova predmeta (točka 4.22. Pravila);

Sastavljanje dokaznog lista za predmet prema obrascu utvrđenom u Dodatku br. 8. Pravilnika (točka 4.23. Pravilnika);

Izrada internog popisa spisa predmeta (Prilog br. 27. Pravilnika) (točka 4.30. Pravilnika);

Dizajn omota kućišta (Dodatak br. 28 Pravilnika) (točke 4.24-4.29 Pravilnika).

Predmeti se prenose u arhivu organizacije prema inventarima sastavljenim u strukturnim odjelima.

Iz članka 4.19 Pravilnika proizlazi da samo spisi dovršeni uredskim poslom s trajnim i privremenim (više od 10 godina) rokom čuvanja i kadrovske evidencije podliježu punoj evidenciji (upis ili uvez, numeriranje listova spisa, sastavljanje list ovjere isprave i sl.) prije prijenosa u arhivu organizacije.

U odnosu na predmete koji sadrže dokumente s privremenim rokom čuvanja (kraćim od 10 godina), takav postupak nije utvrđen Pravilnikom. Kao što proizlazi iz članka 4.2. Pravila, takvi se predmeti ne prenose u arhivu. Pohranjuju se u strukturnim odjelima organizacije i nakon isteka roka skladištenja podliježu uništavanju na propisani način. Jedina iznimka je kada se odlukom čelnika organizacije datoteke s privremenim (do uključivo 10 godina) rokovima pohrane prenose u arhiv organizacije. Zatim se predmeti s rokom čuvanja do 10 godina prenose u arhiv nakon isteka kalendarske godine u kojoj su otvoreni, a takvi predmeti podliježu potpunom upisu.

Dakle, općenito, glavni zahtjev za predmete koji sadrže dokumente za koje je rok čuvanja kraći od 10 godina je njihovo grupiranje i izvršenje u skladu s postupkom utvrđenim klauzulom 4.20 Pravila.

Prema ovom postupku, u predmet se stavljaju spisi koji svojim sadržajem odgovaraju nazivu predmeta, a zabranjeno je preslike spisa i spisa koji se vraćaju grupirati u predmete. . Odnosno, svi predmeti, bez obzira na razdoblje pohrane dokumenata u njima, moraju imati naslov.

Prilikom formiranja slučaja moraju biti ispunjeni sljedeći zahtjevi:

Isprave trajne i privremene pohrane moraju biti grupirane u zasebne spise. Odmah napomenimo da dokumente za privremenu pohranu treba posebno grupirati: u spise s rokom čuvanja dužim od 10 godina; datoteke s rokom pohrane do uključivo 10 godina;

Uključite jednu kopiju svakog dokumenta u datoteku;

Grupirajte dokumente iz iste kalendarske godine u datoteku;

Iznimke su: pokretni slučajevi; sudski predmeti; osobni dosjei koji se formiraju tijekom cijelog razdoblja rada osobe u organizaciji; dokumenti izabranih tijela i njihovih stalnih povjerenstava, zastupničkih skupina, koji su grupirani tijekom sazivnog razdoblja; dokumenti obrazovnih organizacija koji se formiraju tijekom akademske godine; kazališni dokumenti koji karakteriziraju scensko djelovanje u okviru kazališne sezone; datoteke filmova, rukopisa, povijesti bolesti.

Nalozi za osoblje moraju biti grupirani u datoteke u skladu s rokovima čuvanja koji su za njih utvrđeni;

Dokumenti u osobnim dosjeima raspoređeni su kronološkim redoslijedom kako su zaprimljeni;

Osobni računi za plaće radnika grupirani su u posebne datoteke i u njima raspoređeni po abecednom redu prezimena, imena i oca.

Kutija za papir ne smije sadržavati više od 250 listova debljine ne veće od 4 cm.

Po našem mišljenju, dokumenti koji nisu preneseni u arhivu organizacije (s rokom pohrane do uključivo 10 godina) mogu se grupirati kronološkim redoslijedom i spajati, na primjer, u registratore. U tom slučaju mapa mora sadržavati naslov predmeta. Pravila ne sadrže nikakve druge zahtjeve za takve slučajeve. Ovaj postupak nije u suprotnosti s klauzulom 6.4 Pravilnika br. 105.

  • porezni dokumenti (dokumenti potrebni za obračun poreza i premija osiguranja)
  • računovodstveni dokumenti (uključujući kadrovsku evidenciju).

Razdoblja čuvanja dokumenata potrebnih za obračun poreza i premija osiguranja

U skladu sa st. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije, porezni obveznici dužni su četiri godine osigurati sigurnost računovodstvenih i poreznih računovodstvenih podataka i drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza, uključujući dokumente koji potvrđuju primitak prihoda, rashoda (za organizacije i pojedinačni poduzetnici), kao i plaćanje (po odbitku) poreza.

Sličan zahtjev utvrđen je u stavcima. 5 stav 3 čl. 24 Poreznog zakona Ruske Federacije za porezne agente koji su dužni osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun, zadržavanje i prijenos poreza tijekom četiri godine. Treba napomenuti da su porezni agenti, osim obveznika PDV-a i poreza na dohodak stranih pravnih osoba, posebice poslodavci koji obračunavaju i plaćaju porez na dohodak.


Prilikom prijenosa gubitaka za potrebe poreza na dobit u skladu sa stavkom 4. čl. 283 Poreznog zakona Ruske Federacije, porezni obveznici su dužni čuvati dokumente koji potvrđuju iznos gubitaka nastalih tijekom cijelog razdoblja kada se porezna osnovica tekućeg poreznog razdoblja smanjuje za iznose prethodno primljenih gubitaka.

U skladu sa st. 6 stav 2 čl. 28. Saveznog zakona od 24. srpnja 2009. br. 212-FZ „O doprinosima za osiguranje u mirovinski fond Ruske Federacije, Fond socijalnog osiguranja Ruske Federacije, Savezni fond obveznog zdravstvenog osiguranja” (kako je izmijenjen 7. lipnja , 2013), obveznici doprinosa za osiguranje dužni su šest godina osigurati sigurnost isprava kojima se potvrđuje obračun i uplata premije osiguranja.

Rokovi čuvanja knjigovodstvenih dokumenata

Sukladno čl. 29 Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. N 402-FZ „O računovodstvu” (s izmjenama i dopunama 28. lipnja 2013.) (u daljnjem tekstu Zakon N 402-FZ):

  • primarne knjigovodstvene isprave,
  • računovodstveni registri,
  • računovodstvena (financijska) izvješća podliježu pohranjivanju gospodarskog subjekta za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima uređenja državnog arhivstva, ali ne kraća od pet godina nakon izvještajne godine,
  • dokumenti računovodstvenih politika,
  • standardi gospodarskog subjekta,
  • ostale dokumente u svezi s organizacijom i vođenjem računovodstva, uključujući sredstva koja osiguravaju reprodukciju elektroničkih dokumenata (tj. elektroničke baze podataka), kao i provjeru vjerodostojnosti elektroničkog potpisa, gospodarski subjekt mora čuvati najmanje pet godina. nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za izradu računovodstvenih (financijskih) izvještaja.

Pravila za organiziranje državnih arhivskih poslova regulirana su Saveznim zakonom br. 125-FZ od 22. listopada 2004. „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji” (s izmjenama i dopunama 11. veljače 2013.) (u daljnjem tekstu Zakon br. 125- FZ).

Evo razdoblja pohrane za pojedinačne dokumente:

  • Računovodstveni (financijski) izvještaji (bilance, financijski izvještaji o poslovanju, izvještaji o namjenskom korištenju sredstava, njihovi prilozi i sl.):

a) zbirni godišnji (zbirni), - čuva se trajno (u daljnjem tekstu: trajno (u organizacijama koje nisu izvori nabave državnog i općinskog arhiva - najmanje 10 godina)).

b) godišnji - post.

c) kvartalno - 5 godina, u nedostatku godišnje - trajno.

  • Računovodstveno (financijsko) izvještavanje prema MSFI ili drugim standardima - post.
  • Primopredajni akti, razdjelne i likvidacijske bilance; objašnjenja im - post.
  • Dokumenti računovodstvene politike (radni kontni plan, obrasci primarnih knjigovodstvenih isprava i dr.) - 5 godina.
  • Knjigovodstveni registri, primarne knjigovodstvene isprave i prilozi uz njih, koji su evidentirali činjenicu poslovne transakcije i bili osnova za knjigovodstvene evidencije (blagajničke isprave i knjige, bankovne isprave, taloni bankovnih čekovnih knjižica, nalozi, obrasci radnog vremena, bankovne obavijesti i zahtjevi za prijenos, prijemnice, isporuka, otpis imovine i materijala, potvrde, računi i predujmovi, korespondencija itd.) - 5 godina, podložno inspekciji (reviziji).
  • Fakture - 4 godine.
  • Potvrde o prijavi u poreznu upravu - pošta.
  • Dokumenti (izračuni, sažetci, potvrde, tablice, informacije, korespondencija) o obračunatim i doznačenim iznosima poreza proračunima svih razina, izvanproračunskim fondovima, dugovima po njima. Porezne prijave (obračuni) pravnih osoba za sve vrste poreza - 5 godina.
  • Registri podataka o dohotku pojedinaca, izjave za izdavanje dividende - 75 godina.
  • Knjige računovodstva prihoda i rashoda organizacija i samostalnih poduzetnika koji koriste pojednostavljeni sustav oporezivanja - pošta.

Postupak čuvanja računovodstvenih i poreznih dokumenata

Sukladno stavku 3. čl. 29 Zakona N 402-FZ, gospodarski subjekt mora osigurati sigurne uvjete skladištenja računovodstvenih dokumenata i njihovu zaštitu od promjena. Prema stavku 2. čl. 13. Zakona br. 125-FZ, organizacije i građani imaju pravo stvarati arhive u svrhu pohranjivanja arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove djelatnosti.

Za organiziranje arhive potrebno je dodijeliti posebnu prostoriju opremljenu posebnim policama (stalcima) ili zatvorenim ormarima. Ako u arhivskoj prostoriji postoje prozori, potrebno ih je zavjesiti ili postaviti rolete, inače neće biti moguće zaštititi dokumente od izlaganja svjetlu, pa mogu izblijedjeti. Preporučljivo je opremiti prozore prvog ili podrumskog kata metalnim rešetkama, osim toga, bolje je ugraditi metalna vrata u arhivu. Takve mjere pomoći će u izbjegavanju neovlaštenog ulaska u prostore arhiva.

Prema osnovnim pravilima za rad arhiva organizacija, odobrenim odlukom Upravnog odbora Rosarhiva od 06.02.2002., u arhivu organizacije, na temelju rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata, inventara datoteka se sastavljaju: trajna pohrana; privremeno (preko 10 godina) skladištenje; prema osoblju; kao i akte o dodjeli za uništavanje spisa koji ne podliježu čuvanju. Predmeti s isteklim rokovima čuvanja prema Popisu uvršteni su u akt o dodjeli za uništenje i podliježu uništenju.

Treba napomenuti da organizacija može koristiti usluge specijalizirane arhivske tvrtke za pohranu dokumenata.

Odgovornost za nepropisno čuvanje knjigovodstvene i porezne dokumentacije

Odgovornost za nepoštivanje pravila za pohranu dokumenata može biti upravna, porezna i kaznena.

Prema čl. 15.11 Zakonika o upravnim prekršajima (u daljnjem tekstu Zakon o upravnim prekršajima), kršenje postupka i uvjeta pohrane računovodstvenih dokumenata povlači za sobom izricanje administrativne novčane kazne službenicima u iznosu od 2000 do 3000 rubalja.

Prema čl. 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima, kršenje pravila za pohranu, nabavu, računovodstvo ili korištenje arhivskih dokumenata (uključujući uništavanje dokumenata bez poštivanja razdoblja pohrane) povlači za sobom upozorenje ili izricanje upravne novčane kazne građanima u iznosu od 100 do 300 rubalja; za dužnosnike - od 300 do 500 rubalja.

Nepostojanje primarnih dokumenata, računa i računovodstvenih registara porezni je prekršaj. Odgovornost za to predviđena je člankom 120. Poreznog zakona Ruske Federacije „Grubo kršenje pravila za računovodstvo prihoda i rashoda i predmeta oporezivanja“. Grubo kršenje pravila računovodstva prihoda i rashoda i predmeta oporezivanja znači nepostojanje primarnih dokumenata, računa, računovodstvenih ili poreznih registara. Ako su ta djela počinjena tijekom jednog poreznog razdoblja - novčana kazna od 10.000 rubalja, ako su počinjena tijekom više od jednog poreznog razdoblja - novčana kazna od 30.000 rubalja. Ista djela, ako su dovela do podcjenjivanja porezne osnovice, povlače za sobom novčanu kaznu u iznosu od 20% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 40.000 rubalja.

U slučaju krađe, uništenja, oštećenja ili prikrivanja službenih isprava, žigova ili pečata počinjenih iz koristoljublja ili drugog osobnog interesa, može nastupiti kaznena odgovornost u skladu sa stavkom 1. čl. 325 Kaznenog zakona Ruske Federacije - novčana kazna do 200.000 rubalja. ili u visini plaće (drugih primanja) osuđene osobe u trajanju do 18 mjeseci, ili obveznog rada do 480 sati, ili popravnog rada do 2 godine, ili prisilnog rada. u trajanju do 1 godine, ili uhićenje u trajanju do 4 mjeseca, ili kazna zatvora do 1 godine.