Sve o tuningu automobila

Rok skladištenja za račune dobavljača. Popis pakiranja. Ugovor o dobrovoljnoj naknadi štete

Jesu li se razdoblja čuvanja računa promijenila od 1. listopada 2017.? Kako organizirati pohranu elektroničkih računa? Je li potrebno čuvati kopije? Gdje treba čuvati dokumente? Hajdemo shvatiti.

Pohranjivanje faktura: Osnove

Svaka organizacija i poduzetnik dužni su voditi knjigovodstvene isprave. To zahtijeva članak 29. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ. Ravnatelj organizacije mora osigurati čuvanje dokumenata. A pojedinačni poduzetnik je odgovoran za to samostalno (članak 7. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ).

Fakture, uklj. elektronički, mora se pohraniti najmanje četiri godine nakon završetka tromjesečja u kojem je dokument posljednji put korišten za izračun poreza i pripremu poreznog izvješća (čl. 8, st. 1, čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije, čl. 1.13 Postupka izdavanja i primanja računa elektroničkim putem).

Promjene od 01.10.2017

Ovaj dokument stupa na snagu:

  • obrazac za račun;
  • obrazac prodajne knjige;
  • obrazac knjige nabave;
  • obrazac dnevnika za evidentiranje primljenih i izdanih računa.

No, osim toga, donijete su i izmjene pravilnika koji se odnosi na pohranu računa. Recimo vam više o njima.

Pohranjivanje računa kronološkim redom

Razdoblja skladištenja računa

Od 1. listopada 2017. i dalje ćete morati pohranjivati ​​fakture 4 godine. Tijekom tog razdoblja potrebno je organizirati skladištenje:

  • nalogodavcu (principalu) - preslike računa koje mu je posrednik izdao. Posrednik ih prima od prodavača prilikom kupnje robe (radova, usluga) za nalogodavca (principala);
  • naručitelju građevinskih radova (investitoru) - preslike računa koje mu je izdao nositelj projekta (naručitelj koji obavlja poslove nositelja projekta). On ih pak prima od prodavača prilikom kupovine robe (radova, usluga) za kupca (investitora);
  • naručitelju špediterskih usluga - preslike računa koje mu je uručio špediter. Te račune prima od prodavača prilikom kupnje robe (radova, usluga) za kupca.

    • Obavezno je pohraniti sve vrste računa: primarne, isprave i ispravljene. Kopije papirnatih faktura zaprimljenih od posrednika moraju biti ovjerene njihovim potpisom (nalogodavca, nalogodavca, programera ili špeditera).

    Pojašnjenje rokova nije utjecalo samo na fakture

    Također, Vladina Uredba br. 981 od 19. kolovoza 2017. pojašnjava da se od 1. listopada 2017. određeni drugi "računovodstveni" dokumenti o različitim transakcijama moraju čuvati 4 godine. Rok trajanja navodimo u tablici.

    Operacija Što pohraniti
    Uvoz iz zemalja EAEUPrijave za uvoz robe i plaćanje neizravnih poreza, njihove ovjerene preslike, preslike teretnica i druge isprave kojima se potvrđuje plaćanje PDV-a.
    Uvoz iz drugih zemaljaCarinske deklaracije, njihove ovjerene preslike i druge isprave o plaćanju PDV-a na carini.
    Putni troškovi za najam smještaja i putovanjaobrasci stroge prijave (njihove kopije) s istaknutim iznosom PDV-a u zasebnom retku.
    prema PDV-u, koju vraća dioničar, sudionik ili dioničarDokumenti s kojima stranke formaliziraju prijenos imovine, nematerijalne imovine, imovinskih prava (članak 3. članka 170. Poreznog zakona Ruske Federacije) - u obliku ovjerenih kopija.
    prema PDV-u, koji se vraća kada se vrijednost smanji (potklauzula 4, klauzula 3, članak 170 Poreznog zakona Ruske Federacijeračunovodstvena potvrda-izračun (članak 171.1 Poreznog zakona Ruske Federacije.
    – po PDV-u, koji se obnavlja pri kupnji ili izgradnji dugotrajne imovineračunovodstvena potvrda-izračun (članak 171.1 Poreznog zakona Ruske Federacije).

    Također, 4 godine potrebno je čuvati primarne i druge dokumente sa zbirnim (zbirnim) podacima o prometu svakog mjeseca ili tromjesečja, koji se evidentiraju u prodajnoj knjizi.

Obaveze poreznih obveznika (uplatitelja pristojbi)

1. Porezni obveznici dužni su:

8) četiri godine osigurava sigurnost računovodstvenih podataka i drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza, kao i dokumenata koji potvrđuju primljene prihode (za organizacije - i nastale troškove) i plaćene poreze (po odbitku);

. Porezna kontrola na licu mjesta

Ako službene osobe koje provode očevid imaju dovoljno osnova vjerovati da bi dokumenti koji dokazuju počinjenje prekršaja mogli biti uništeni, sakriveni, preinačeni ili zamijenjeni, ti se dokumenti oduzimaju na način propisan člankom 94. ovoga Zakona, prema sastavljenom aktu. od strane ovih dužnosnika. U aktu o oduzimanju isprava mora se obrazložiti potreba za oduzimanjem i navesti popis oduzete isprave. Pri oduzimanju isprava porezni obveznik ima pravo dati primjedbe koje se na njegov zahtjev moraju unijeti u akt. Oduzete isprave moraju biti numerirane, prošivene i zapečaćene ili potpisane od strane poreznog obveznika (poreznog agenta, obveznika naknade). Ako porezni obveznik (porezni agent, obveznik naknade) odbije ovjeriti ili potpisati oduzete isprave, o tome se sastavlja posebna zabilješka. Primjerak akta o oduzimanju isprava dostavlja se poreznom obvezniku (poreznom agentu, obvezniku naknade).

. Odvoz dokumenata i predmeta

1. Oduzimanje isprava i predmeta provodi se na temelju obrazloženog rješenja službene osobe poreznog tijela koje provodi porezni nadzor.

Ovu odluku daje suglasnost čelnik (njegov zamjenik) poreznog tijela koje je donijelo odluku o provođenju poreznog nadzora.

2. Noću nije dopušteno oduzimanje isprava i predmeta.

3. Oduzimanje isprava i predmeta obavlja se u nazočnosti svjedoka i osoba od kojih se isprave i predmeti oduzimaju. Ako je potrebno, stručnjak se poziva da sudjeluje u iskapanju.

Prije početka pljenidbe porezni službenik uručuje rješenje o pljenidbi i pojašnjava prisutnima njihova prava i obveze.

4. Porezni službenik poziva osobu od koje se oduzimaju isprave i predmeti da ih dobrovoljno preda, a u slučaju odbijanja oduzimanje vrši prisilno.

Ako osoba od koje se vrši oduzimanje odbije otvoriti prostorije ili druga mjesta na kojima se mogu nalaziti isprave i predmeti koji su predmet oduzimanja, porezni službenik ima pravo to učiniti samostalno, izbjegavajući nepotrebno oštećenje brava, vrata i dr. objekti.

5. Isprave i predmeti koji nisu u vezi s predmetom poreznog nadzora ne podliježu oduzimanju.

6. O oduzimanju, oduzimanju isprava i predmeta sastavlja se zapisnik u skladu s uvjetima iz članka 99. ovoga Zakona i ovoga članka.

7. Oduzeta isprava i predmeti popisuju se i opisuju u zapisniku o oduzimanju ili u popisima koji su uz njega priloženi, uz točnu naznaku naziva, količine i pojedinačnih svojstava predmeta, a po mogućnosti i vrijednosti predmeta.

8. U slučajevima kada ne postoji dovoljan broj preslika dokumenata nadzirane osobe za obavljanje poslova poreznog nadzora, a porezna tijela imaju dovoljno razloga vjerovati da bi izvorni dokumenti mogli biti uništeni, sakriveni, ispravljeni ili zamijenjeni, porezno tijelo će u roku od 10 dana od dana stupanja na snagu stavka 1. ovog zakona. službena osoba ima pravo oduzeti izvornike isprava na način propisan ovim člankom.

Prilikom oduzimanja takvih isprava izrađuju se preslike koje porezni službenik ovjerava i predaju osobi od koje se oduzimaju. Ako preslike izrađene istodobno s oduzimanjem isprava nije moguće izraditi ili prenijeti, porezno tijelo ih u roku od pet dana od oduzimanja isprava ustupa osobi od koje je isprava oduzeta.

9. Svi oduzeti dokumenti i predmeti daju se na uvid svjedocima i drugim osobama koje sudjeluju u oduzimanju, a po potrebi se pakiraju na mjestu oduzimanja.

Oduzete isprave moraju biti numerirane, prošivene i zapečaćene ili potpisane od strane poreznog obveznika (poreznog agenta, obveznika naknade). Ako porezni obveznik (porezni agent, obveznik naknade) odbije ovjeriti ili potpisati oduzete isprave, o tome se u zapisniku o oduzimanju pravi posebna bilješka.

10. Primjerak zapisnika o oduzimanju isprava i predmeta uručuje se uz potvrdu ili šalje osobi od koje su ti dokumenti i predmeti oduzeti.

Razdoblje čuvanja računamogu biti različiti u različitim situacijama. O čemu ovisi, kako to ispravno izračunati i s čime se tvrtka suočava zbog kršenja, naučit ćete iz našeg članka.

Komercijalna djelatnost - ne možete bez dokumenata

Bilo kakva komercijalna djelatnost ne može se obavljati bez dokumenata. Ponekad su tvrtke za njihovo pohranjivanje prisiljene stvarati arhive i izdvojiti znatan prostor i radna sredstva. Štoviše, dokumenti ne samo da prate tvrtku tijekom razdoblja njezine djelatnosti, već su prisiljeni nastaviti svoje postojanje i nakon zatvaranja (likvidacija, stečaj itd.).

Čak i ako je poduzetnik radio samo 1 mjesec, prikuplja se cijeli paket dokumenata za zatvaranje tvrtke: porezna izvješća, dokumenti o prodaji robe, primitak robe i materijala, platni spisak itd. Ovaj popis također može uključivati računi (ako je poduzetnik bio obveznik PDV-a). Dalje ćemo govoriti o problemima koji nastaju prilikom pohranjivanja dokumenata nakon što poduzetnik odluči prekinuti svoje aktivnosti.

Zatvorio obrt - mora čuvati račune i ostalu dokumentaciju

Pogledajmo primjer. Individualni poduzetnik K.N. Ryabinin odlučio je prestati s komercijalnim aktivnostima. Budući da su iznajmljivači hitno tražili da se prostor isprazni, poduzetnik je svu dokumentaciju prevezao kući i smjestio u slobodan prostor u spremištu. Fakture su zauzimale znatan obujam, budući da se prodaja robe odvijala u malim serijama brojnim ugovornim stranama. Prošlo je neko vrijeme i dokumenti pohranjeni u neprikladnoj prostoriji su izblijedili, postali vlažni i izgubili svoj prvobitni izgled.

Međutim, zakon kaže da su poduzetnici dužni osigurati sigurnost arhivskih dokumenata tijekom razdoblja njihovog skladištenja (1. dio članka 17. Zakona „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“ od 22. listopada 2004. br. 125-FZ) - inače se mogu kazniti po čl. 13.20 ili 13.25 Zakon o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Također ne treba zaboraviti da porezna uprava ima pravo provesti izravnu kontrolu za posljednje 3 godine djelatnosti pojedinog poduzetnika, stoga će i nakon zatvaranja poduzetnik morati čuvati dokumente (uključujući račune) ako potvrđuju da obračun poreza i njihovo plaćanje (članak 48. Postupka za računovodstvo prihoda i rashoda i poslovnih transakcija za pojedinačne poduzetnike, odobren naredbom Ministarstva financija br. 86n, Ministarstva poreza Rusije br. BG-3-04/ 430 od 13.08.2002.).

Koliko dugo treba čuvati dokumente?

Razdoblja čuvanja za različite dokumente mogu se značajno razlikovati. Dakle, porezni dokumenti moraju se čuvati najmanje 4 godine (podtočka 8, stavak 1, članak 23, podtočka 5, stavak 3, članak 24 Poreznog zakona). Razdoblje čuvanja dokumenata nastalih tijekom aktivnosti organizacija također je utvrđeno Popisom standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih tijekom aktivnosti državnih tijela, lokalnih samouprava i organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja, odobrenog Nalogom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558 (u daljnjem tekstu lista br. 558). Dakle, klauzula 368 popisa br. 558 također postavlja 4-godišnje razdoblje skladištenja za račune.

U nekim slučajevima ovo razdoblje može se povećati na 6 godina. Na primjer, šestogodišnje razdoblje predviđeno je za sudionike regionalnih investicijskih projekata (3. stavak članka 89.2. Poreznog zakona). Godišnja financijska izvješća, zajedno s revizorskim izvješćima, čekaju na trajno pohranjivanje (1. dio, članak 29. Zakona „O računovodstvu” od 6. prosinca 2011. br. 402, stavci 351., 408. popisa br. 558).

Ako tvrtka zapošljava zaposlenike, prikuplja pristojnu količinu dokumenata koje treba čuvati puno dulje od navedenih rokova. Na primjer, akt o istrazi industrijske nesreće s istražnim materijalima mora se čuvati najmanje 45 godina (6. dio članka 230. Zakona o radu Ruske Federacije), a akt o slučaju profesionalne bolesti - za 75 godina (točka 33 Uredbe „O istraživanju i evidentiranju profesionalnih bolesti ", odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. prosinca 2000. br. 967).

Zakonski utvrđeni rokovi čuvanja dokumenata ne mogu se skraćivati. Za kršenje uvjeta čuvanja knjigovodstvenih dokumenata novčana kazna je predviđena čl. 15.11 Zakon o upravnim prekršajima.

Za informacije o tome koja je odgovornost predviđena za poduzetnika za porezne prekršaje, pogledajte materijal .

Organiziramo pravilno skladištenje računa

Nastavimo s primjerom. Stepanova P.A., koja je prethodno radila kao glavni računovođa za individualnog poduzetnika K.N. Ryabinin, našla je sličan posao u novootvorenoj tvrtki Vozrozhdenie LLC. Sjećajući se propusta prijašnjeg poslodavca da osigura sigurnost računa i druge dokumentacije, odlučila je preuzeti kontrolu nad ovom problematikom u novoj tvrtki.

Budući da je tvrtka tek počela s radom, bilo je potrebno prije svega organizirati skladištenje dokumentacije, uključujući i račune. Nije pronašla nikakve posebne zahtjeve za pohranu faktura u zakonodavstvu, pa je odlučila slijediti postupak pohrane utvrđen za knjigovodstvene dokumente, prema kojem se knjigovodstveni dokumenti moraju čuvati u posebnim prostorijama, sefovima ili ormarima (klauzula 6.2 Uredbe, odobrena dopisom Ministarstva financija od 29. srpnja 1983. br. 105).

Pritom, računi ne spadaju u stroge obrasce izvješćivanja i nisu dokumenti koji sadrže poslovnu tajnu, pa se mogu čuvati bez sefova i metalnih ormara. Uprava Vozrozhdenie LLC je u tu svrhu dodijelila zasebnu izoliranu sobu u uredu tvrtke. Glavni računovođa identificirao je odgovorne za sigurnost dokumenata (članci 6.2–6.4. pravilnika, odobreni pismom Ministarstva financija br. 105).

Vozrozhdenie LLC nije upisivao račune u dnevnik primljenih i izdanih računa, budući da od 01.01.2015. tvrtke ne vode ovaj dnevnik osim ako nisu programeri ili otpremnici i ne obavljaju posredničke poslove.

Također su odlučili da neće praviti zasebne datoteke računa – samo su račune arhivirali zajedno s računima.

Naučite pravilno izračunati rok trajanja fakture

Sada je vrijeme da shvatite kako odrediti datum početka razdoblja čuvanja računa.

Postupak pohranjivanja računa opisan je u članku 10. Pravila za vođenje računa (do 1. listopada 2017. - članak 14. Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdanih računa), odobrenih Vladinom Uredbom br. 1137 od 26. prosinca, 2011. Prema ovom regulatornom dokumentu, računi se moraju pohraniti kronološkim redom prema datumu njihovog izdavanja ili primitka za odgovarajuće porezno razdoblje.

Ministarstvo financija Ruske Federacije u dopisima od 19. srpnja 2017. br. 03-07-11/45829 od 30. ožujka 2012. br. 03-11-11/104 objašnjava da se razdoblje skladištenja počinje računati nakon završetka razdoblja u kojem je račun posljednji put korišten za izradu porezne prijave, obračun i plaćanje poreza, potvrdu prihoda i rashoda. Odnosno, ako tvrtka prikaže PDV iz navedene fakture u deklaraciji za 3. kvartal 2017., razdoblje skladištenja počet će od 01.10.2017.

Za informacije o tome kako pravilno ispuniti prijavu PDV-a, pročitajte materijal .

U praksi se često događa da se prilikom arhiviranja dokumenata računi ne odvajaju od otpremnica te se utvrđuju isti rokovi za njihovo čuvanje. Ovaj se pristup objašnjava činjenicom da dobrovoljno povećanje razdoblja skladištenja (prema stavku 1. članka 29. Zakona br. 402-FZ, razdoblje skladištenja računa iznosi 5 godina i premašuje razdoblje skladištenja računa) nije u suprotnosti s Zakon. Međutim, ovom metodom utvrđeno razdoblje skladištenja računa bit će prekršeno u slučaju:

  • njihove primitke nakon isteka poreznog razdoblja;
  • postoje pogreške koje zahtijevaju ispravak;
  • neblagovremeno podnošenje iz nekog razloga.

Kada treba produžiti rok trajanja računa?

Prethodno dogovoreno obvezno 4-godišnje razdoblje čuvanja računa može se produžiti. To je zbog činjenice da od 01.01.2015. tvrtke mogu prenijeti porezne olakšice. Pravo na prijenos odbitaka PDV-a u roku od 3 godine od datuma registracije dobara (radova, usluga) sadržano je u stavku 2. čl. 171 Porezni zakon Ruske Federacije.

Za više informacija o tome kako odrediti rok za prijavu odbitaka u poreznoj prijavi, pročitajte materijal .

Uzimajući u obzir datum primitka robe iz razmatranog primjera (11.8.2017.), mora se prijaviti u deklaraciji za 3. kvartal 2020. ako tvrtka odgodi odbitak za točno 3 godine. Rok valjanosti od 4 godine trebat će računati od 01.10.2020., tj. u ovom slučaju to će zapravo biti 7 godina.

Kod produljenog roka trajanja računa kod prijenosa odbitaka, potrebno je zapamtiti da se isti ne može prenijeti u odbitak kod vraćanja predujma kupcu za 3 godine. Odbitak se može ostvariti samo u poreznom razdoblju u kojem su ispunjeni uvjeti predviđeni člancima čl. 171, 172 Poreznog zakona Ruske Federacije (pismo Ministarstva financija Rusije od 21. srpnja 2015. br. 03-07-11/41908).

Razdoblje pohrane elektroničkih računa

Sada sve više poslovnih ljudi prelazi na elektroničko upravljanje dokumentima, uključujući korištenje elektroničkih računa. Elektronički račun jednak je papirnatom (1. stavak članka 169. Poreznog zakona), postupak njegovog izvršenja reguliran je naredbom Ministarstva financija Rusije „O odobrenju postupka izdavanja i primanja računa u elektronički obrazac putem telekomunikacijskih kanala korištenjem poboljšanog kvalificiranog elektroničkog potpisa” od 10. studenoga 2015. broj 174n.

Čak i prije nego što se organizira pohranjivanje elektroničke fakture, odnosno već tijekom njenog izvršenja, potrebno je uzeti u obzir da ona mora biti potpisana kvalificiranim elektroničkim potpisom (točka 6. članka 169. Poreznog zakona Ruske Federacije, pismo Ministarstva financija Rusije od 05/05/2015 br. 07-01-06/25701).

Za više informacija o tome koji je elektronički potpis sigurniji za korištenje za dokumente, pročitajte materijal .

Razdoblja pohrane elektroničkih faktura ista su kao i za papirnate - 4 godine (točka 1.13 Postupka, odobrena nalogom Ministarstva financija Ruske Federacije od 10. studenog 2015. br. 174n, podtočka 8. točke 1. članak 23. Poreznog zakona). Tvrtke nisu dužne pohranjivati ​​tiskane papirnate kopije elektroničkih računa (pismo Federalne porezne službe od 06.02.2014. br. GD-4-3/1984).

Rezultati

Uobičajeni rok čuvanja računa je 4 godine, bez obzira na njihov oblik (elektronički ili papirnati). Međutim, razdoblje se može povećati ako se odbici traže u kasnijim razdobljima.

U procesu rada, poduzetnik nakuplja mnogo različitih papira: potvrde, potvrde, obrasci. Čuvanje dokumenata samostalnih poduzetnika težak je zadatak, ali neophodan. Kako ih čuvati: možda u radnom stolu ili biste trebali imati sef s laserskom zaštitnom tehnologijom? Ispada da zakon predviđa razne mogućnosti. Reći ćemo vam o rokovima čuvanja važnih dokumenata pojedinog poduzetnika.

Koje dokumente čuvati

Savezni zakon br. 125-FZ “O arhiviranju u Ruskoj Federaciji” određuje koji se papiri moraju čuvati i koliko godina.

Razni članci zakona i zakonika reguliraju razdoblje pohrane određenih dokumenata koji se odnose na poslovne aktivnosti:

  1. Knjigovodstvene isprave, podaci o poreznom knjigovodstvu, sva dokumentacija o primljenim prihodima i izdacima potrebna za obračun poreza, kao i dokumenti koji potvrđuju već izvršena plaćanja poreza, moraju se čuvati najmanje 4 godine. Ova je obveza navedena u stavku 8. čl. 23 Porezni zakon Ruske Federacije.
  2. Računovodstvena izvješća i primarne knjigovodstvene isprave moraju se čuvati najmanje 5 godina, kako je navedeno u stavku 1. čl. 29 Saveznog zakona "o računovodstvu" br. 402-FZ.
  3. Sve primarne računovodstvene i registracijske dokumente za pojedinačne poduzetnike, knjigu računovodstva prihoda i rashoda (KUDiR), na temelju dijela 12 Naredbe br. 86 Ministarstva financija Rusije, pojedinačni poduzetnik mora čuvati najmanje 4 godine.
  4. Dokumenti koji potvrđuju uplatu doprinosa za mirovinsko osiguranje (PFR), Fond socijalnog osiguranja (FSS) i Fond obveznog zdravstvenog osiguranja (MHIF) moraju se čuvati 6 godina, na temelju članka 8. 28 Saveznog zakona br. 212-FZ.
  5. Osobni dosjei i kartice zaposlenika, uključujući privremeno angažirane, ugovori o radu sa zaposlenicima, dokumenti o otkazu i zapošljavanju, na temelju Naredbe br. 558 Ministarstva kulture Rusije, moraju se čuvati 75 godina. Na popisu navedenom ovim redoslijedom možete saznati rok pohrane dokumenta prema njegovoj vrsti.

Osobni dosjei i kartoni zaposlenika, ugovori o radu sa zaposlenicima, dokumenti o otkazu i prijemu moraju se čuvati 75 godina.

Navedeni rokovi čuvanja dokumenata odnose se na sve samostalne poduzetnike, uključujući i one koji su likvidirali svoju djelatnost.

Gdje pohraniti dokumente

Mjesto pohrane dokumenata određuje individualni poduzetnik sam. To može biti dio ureda, zasebna prostorija (ne podrum ili tavan) ili treća organizacija za arhiviranje (ako ima puno dokumentacije). Članci 14. i 17. Saveznog zakona br. 125-FZ propisuju obvezu poduzetnika da se pridržava pravila arhiviranja, uključujući pravila za stvaranje potrebnih uvjeta za postavljanje dokumenata i njihovu sistematizaciju. Morate osigurati sigurnost samih papirnatih medija i njihovog sadržaja od vanjskih utjecaja.

Ako su isprave pojedinog poduzetnika izgubljene ili oštećene

Vaš neposjedovanje primarnih dokumenata, računovodstvenih i poreznih registara, računa, kao i netočno prikazivanje podataka u financijskim dokumentima na sustavan način (više od dva puta godišnje) predstavlja grubi prekršaj reguliran čl. 120 Porezni zakon Ruske Federacije. Kazne u ovom slučaju iznose 10.000 rubalja.

Izgubljeni dokumenti mogu se i trebaju vratiti. Možete ponovno tražiti ugovore, akte, fakture od svojih sugovornika. Ukoliko je knjigovodstvena isprava izgubljena, tada je potrebno naložiti očevid, eventualno uz davanje potvrde o uzroku gubitka (poplava, krađa, požar) od nadležne službe. Izvješće temeljeno na rezultatima istrage šalje se uz prijavu u slobodnom obliku poreznoj upravi (FTS) - tamo zauzvrat postavljaju rokove za vraćanje papira.

Dokumenti za registraciju pojedinog poduzetnika mogu se zatražiti od porezne uprave pojedinačno podnošenjem zahtjeva za izdavanje duplikata i potvrde o plaćanju državne pristojbe u iznosu od 300 rubalja.

Za nedostatak primarnih dokumenata i računovodstvenih registara možete dobiti novčanu kaznu od 10.000 rubalja.

Nakon razdoblja arhiviranja, pohranjeni dokumenti mogu se zbrinuti: spaliti ili izrezati posebnom opremom. Međutim, budite izuzetno oprezni da slučajno ne uništite podatke koji su još uvijek važeći ili zahtijevaju pohranu.

Zakon ne ograničava pojedinačnog poduzetnika u popisu papira koji se mogu arhivirati. Ako vam je mirno i zgodno sve pohraniti, pohranite, ali ne tamo gdje želite, već na posebnim mjestima namijenjenim za to. Dokumenti pravilno smješteni u arhivu, poput oklopa, zaštitit će vaše poslovanje u slučaju sporova s ​​poreznom upravom ili protustrankama.

Popis pakiranja- primarni računovodstveni dokument koji se koristi za formaliziranje prijenosa vlasništva (prodajom, otpuštanjem) robe ili druge materijalne imovine s prodavatelja na kupca.

Na računu je naznačen naziv (vrsta) proizvoda, njegova cijena, količina i ukupni trošak te iznos PDV-a.

Osim toga, dostavnica mora sadržavati podatke o ustupitelju i primatelju, vlastoručne potpise ovlaštenih osoba i pečat organizacije.

Obrazac teretnice

Na temelju normi Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. N 402-FZ "O računovodstvu", sve činjenice gospodarskih aktivnosti organizacije podliježu registraciji primarnim računovodstvenim dokumentima koje je odobrio voditelj organizacije na prijedlog službenika zadužen za vođenje računovodstvenih evidencija.

U tom slučaju, organizacija može koristiti i samostalno razvijene dokumente i one sadržane u posebnim albumima i odobrene od strane Državnog odbora za statistiku Rusije.

Tako je Rezolucija Državnog odbora za statistiku Rusije od 25. prosinca 1998. N 132 odobrila Album jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje trgovinskih operacija, među kojima je teretni list (Obrazac N TORG-12), koji se koristi za registraciju prodaja inventara trećoj organizaciji.

Stoga u praksi organizacije koriste tovarni list u obrascu TORG-12 za registraciju prodaje (otpuštanja) inventara organizaciji treće strane.

Tovarni list se može generirati i pohraniti u papirnatom i elektroničkom obliku.

Registracija dostavnice

Sastavljanje otpremnice

Otpremnica se sastavlja u dva primjerka, od kojih jedan ostaje kod organizacije dobavljača i temelj je za otpis zaliha.

Drugi primjerak tovarnog lista prenosi se na kupca (primatelja) i temelj je za evidentiranje ovih vrijednosti i odbitak PDV-a.

Potpisivanje dostavnice

Primarne dokumente potpisuju voditelj i glavni knjigovođa ili ovlaštene osobe.

Popis osoba ovlaštenih za potpisivanje primarnih dokumenata odobrava upravitelj u dogovoru s glavnim računovođom. Tako upravitelj može prenijeti pravo potpisivanja dostavnice i to pravo formalizirati punomoći ili nalogom.

U ovom slučaju, na TORG-12 može se staviti 5 potpisa:

    tri sa strane prodavača: (menadžer, računovođa, odgovoran za otpremu). U nekim velikim organizacijama jedna osoba potpisuje dostavnicu nakon otpreme. Obično je to neka vrsta "operatera" koji na temelju podataka dobivenih iz računovodstva i skladišta generira dokument i potpisuje ga svojim potpisom. Ovaj postupak mora biti sadržan ili u nalogu, ili u punomoći, ili u opisu poslova "operatera";

    jedan sa strane kupca (odgovoran za prijem robe) - u retku "Teret je primio primatelj." Ovaj red mora sadržavati potpis službeno ovlaštenog predstavnika kupca - to može biti osoba prema punomoći ili prema Povelji. Dakle, ili voditelj organizacije primatelja (kupac) ili ovlaštena osoba s punomoćju za pravo potpisivanja primarnih dokumenata mora potpisati.

    još jedan potpis - u redak "Teret primljen" - stavlja svaka materijalno odgovorna osoba koja stvarno preuzima teret (podatak o punomoći za prijevoz robe i materijala upisuje se u isti redak). To može biti ili prijevoznik prijevozničke organizacije treće strane ili predstavnik organizacije koja kupuje. Šef poduzeća može prihvatiti robu bez punomoći - u ovom slučaju potpisuje se u retku "Prihvaćen teret" i ne popunjava retke u kojima se navode pojedinosti punomoći.

Istodobno, u oba retka "Teret je primljen od strane primatelja" i "Teret je prihvaćen" može se potpisati ista osoba (ako ima i robu i materijal i pravo potpisivanja primarnih dokumenata). U tom slučaju potpis se stavlja samo u redak „Teret primljen”.

Ispunjavanje dostavnice

U stupcu "Pošiljatelj", u skladu s osnivačkim dokumentima, puni ili skraćeni naziv pošiljatelja, službena adresa (eventualno zajedno sa stvarnom), telefonski broj i bankovni podaci (potreban je r./račun i BIC!) ) moraju biti naznačeni.

U slučaju kada otpremu robe ne obavlja dobavljač, već njegova strukturna jedinica, tada je potrebno navesti adresu svoje lokacije u stupcu "Strukturalna jedinica".

Stupci "prema OKPO" i "Vrsta djelatnosti prema OKDP" navedeni su za organizaciju koja sastavlja račun, odnosno za prodavatelja robe i materijala.

U stupcu obrasca teretnice „Primatelj“ navodi se njegov puni ili skraćeni naziv, poštanska adresa, telefonski broj i bankovni podaci (obavezni su r./račun i BIC!) u skladu s temeljnim dokumentima.

Stupac "prema OKPO" nasuprot "Primatelj" mora biti ispunjen.

U stupcima obrasca otpremnice “Dobavljač” i “Platitelj” najčešće se navode isti podaci kao u stupcima “Pošiljatelj”, odnosno “Primatelj”.

No događa se da su dobavljač i pošiljatelj (platitelj i primatelj) različite organizacije. Zatim se u tim stupcima navodi puni ili skraćeni naziv organizacije, pravna adresa, telefonski broj i bankovni podaci u skladu s osnivačkim dokumentima.

U stupcu “Osnova” obrasca otpremnice mora biti naznačen broj i datum ugovora.

Ako organizacija dobavljač ne isporučuje robu samostalno, već uključuje prijevoznika (pošiljatelja), tada se popunjava rubrika "Transportni list" (broj i datum teretnice).

Prije zbirne tablice obrasca računa, u stupcima „Broj dokumenta” i „Datum sastavljanja” navodi se redni broj računa, odnosno datum njegovog sastavljanja.

Porezna uprava inzistira da se datum pripreme podudara s datumom otpreme inventara.
Kada ispunjavate zaokretnu tablicu, uzmite u obzir sljedeće točke:

Podaci u zbirnoj tablici obrasca TORG-12 moraju odgovarati podacima iz obrasca računa.

pri čemu:

    u stupcu 5 obrasca otpremnice iskazuje se šifra mjerne jedinice;

    U stupcu 6 obrasca tovarnog lista upisuje se vrsta spremnika (skraćeno) u kojem se roba prevozi (npr. kutije, kartoni i sl.). Ako se prevozi nezapakirani teret, onda se to upisuje u odgovarajući red „n/a”;

    U stupcu 9 obrasca otpremnice iskazuje se masa svakog proizvoda, uzimajući u obzir taru. Potrebno je registrirati jedinice mase (kg, itd., itd.).

U stupcu obrasca teretnice, iza riječi "Teretnica ima prilog", riječima se navodi broj listova priloga ovom obrascu.

U stupcu iza riječi »i sadrži« riječima se navodi broj rednih brojeva stupca 1 stožerne tablice.

    u stupcu »Ukupno mjesta« obrasca računa broj na presjeku retka »Ukupni račun« i stupca 8 zbirne tablice;

    u stupcu »Masa tereta (neto, kg.)« obrasca računa broj na presjeku retka »Ukupno na računu« i stupca 10 zbirne tablice;

    u stupcu »Masa tereta (bruto, kg)« obrasca računa broj na presjeku retka »Ukupno na računu« i stupca 9 zbirne tablice;

    u stupcu "Ukupni izdani iznos" obrasca računa, broj na sjecištu retka "Ukupni račun" i stupca 15 zbirne tablice, kopejke su napisani brojevima;

Sa strane dobavljača otpremnicu moraju potpisati svi koji su ovlastili i predali teret, kao i glavni knjigovođa, te ovjeriti pečatom.

Datumi na strani prodavatelja i platitelja moraju se podudarati s datumom računa.

Elektronički oblik trgovačke fakture

Obrazac i postupak sastavljanja elektroničkog računa ne razlikuje se od oblika i postupka sastavljanja papirnatog računa, s tim da se elektronički dokument sastavlja u jednom primjerku koji se sastoji od dvije datoteke.

Jedan od njih formira se na strani prodavatelja, a drugi, prilikom slanja dokumenta, na strani kupca.

Za potpisivanje elektroničkih teretnih listova umjesto vlastoručnog potpisa koristi se elektronički potpis (ES), a elektronički teretni list potpisuje se jednim elektroničkim potpisom na strani prodavatelja i jednim na strani kupca. Ukupno dva potpisa.

Istodobno, u redovima „Odobreni godišnji odmor“, „Glavni (viši) računovođa“, „Teret pušten“, „Teret prihvaćen“ i „Teret primljen od strane primatelja“ navode se puna imena i položaji relevantnih osoba, i u retku "Po punomoći br." - podaci o punomoći ovlaštene osobe.

Objedinjavanje računa i otpremnice u jedan dokument

Račun i otpremnica (TORG-12) mogu se spojiti u jedan dokument.

Mogućnosti spajanja računa i otpremnice u jedan dokument

Za izradu jednog dokumenta umjesto računa i otpremnice postoje dvije mogućnosti:

Opcija 2. Sami izradite obrazac kombiniranog dokumenta. Da biste to učinili, trebali biste:

1) dopunite obrazac računa sljedećim detaljima (2. dio članka 9. Zakona N 402-FZ, stavak 9. Pravila za popunjavanje računa)):

    opis poslovne transakcije - puštanje robe (npr. "roba je puštena" ili "teret je pušten");

    naziv radnog mjesta predstavnika vaše tvrtke koji je pustio robu, s njegovim potpisom, prezimenom i inicijalima;

    opis poslovne transakcije - preuzimanja robe (npr. “dobio robu” ili “primio robu”);

    naziv radnog mjesta predstavnika društva - kupca ili primatelja, s njegovim potpisom, prezimenom i inicijalima;

2) nalogom čelnika organizacije odobriti tako izmijenjeni obrazac računa kao primarni dokument kao prilog računovodstvenim politikama.

Međutim, ne možete isključiti nijednu pojedinost fakture iz kombiniranog dokumenta.

Postupak izdavanja i registracije kombinirane isprave

Dopunjeni račun ili UPD potrebno je sastaviti:

    nakon otpreme, a ne u roku od pet kalendarskih dana od datuma otpreme;

    u dva primjerka od kojih se jedan daje kupcu, a drugi se upisuje u prodajnu knjigu - kao i obični.

Izmijenjeni račun ili UPD za potrebe obračuna PDV-a, poreza na dohodak, kao i računovodstva bit će dokument koji potvrđuje otpremu.

Postupak kupca za rukovanje kombiniranim dokumentom

Na temelju izmijenjenog računa ili UPD-a kupac može:

    prihvatiti robu za računovodstvo;

    odbiti PDV, kao na običnom računu;

    uzeti u obzir trošak robe u poreznim rashodima.

Računovodstvo za fakture i skladištenje

Ne postoje zakonska pravila za evidentiranje faktura.

Stoga organizacija ima pravo samostalno odobriti pravila za prijenos i pohranu dokumenata.

U praksi skladište obično sastavlja robni izvještaj (primarni dokument na temelju kojeg se podaci o prodaji robe i njezinu trošku odražavaju u računovodstvu), kojemu se kronološkim redom prilažu računi.




Još uvijek imate pitanja o računovodstvu i porezima? Pitajte ih na računovodstvenom forumu.

Tovarni list: podaci za računovođu

  • Sheme 12 nijansi sive

    Izvršena dokumentacija: ugovori, računi, otpremnice, potvrde o cijeni izvedenih radova... Odbitak PDV-a: ugovori, fakture, otpremnice, potvrde o preuzimanju obavljenih radova, protokoli... sva potrebna dokumentacija: računi, otpremnice, potvrde naloge s potpisom, materijalno... izvršene fakture i otpremnice. A problem ugovornih strana nije...

  • Je li potrebno provjeravati vjerodajnice osoba koje su potpisale primarne dokumente u ime druge ugovorne strane?

    Teretnica, otpremnica u obliku koji je izradio dobavljač. Prilikom izrade obrasca teretnice, može biti... prema organizaciji), povlači za sobom nevaljanost takvog teretnice. To potvrđuje arbitraža... njihove službene dužnosti i oni koji su potpisali fakture u ime organizacije su... potvrđujući ovlasti osoba koje su potpisale fakture, činjenica isporuke robe ne pobija... ovlaštenje zaposlenika za potpisivanje računa izdavanjem punomoći i..

  • Je li moguće koristiti elektronički digitalni potpis i faksimilni potpis prilikom izrade knjigovodstvenih isprava?

    Potpisom faksimila prilikom izdavanja otpremnica (tovarnih listova) za... dokumente (uključujući i tovarne listove) stranke mogu organizirati elektronički protok dokumenata... u kojima je isporuka opreme potvrđena faksimilno potpisanim tovarnim listom, . .obavljeni posao potvrđuje se ugovorom, otpremnicom i aktom o izvršenju radova...poželjan je postupak korištenja faktura (tovarnih listova)...