Da li se računi trebaju arhivirati uz knjigu nabave i prodaje i tako pohraniti ili se računi mogu pohraniti zajedno s računima? Kako pohraniti fakture

Zakon ne sadrži odgovor na ovo pitanje.

Nema potrebe polagati račune u knjigu nabave i u knjigu prodaje.

Kao opće pravilo, organizacija mora arhivirati primarne računovodstvene dokumente kronološkim redoslijedom i pohraniti ih u posebne prostorije, sefove ili ormare (članak 6.2 Pravilnika odobrenog od strane).

Dakle, možete pohraniti račune zajedno s računima, ako vam to odgovara.

Sergej Razgulin, stvarni državni vijećnik Ruske Federacije 3. klase

Kako čuvati knjigovodstvene isprave

Skladištenje

Za pohranjivanje računovodstvenih dokumenata potrebno je opremiti posebne prostorije, sefove ili ormare (točka 6.2 Pravilnika, odobrena pismom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105). Zahtjevi za uređenje takvih skladišnih objekata navedeni su u odobrenim Pravilima.*

Pohranite stroge obrasce za izvješćivanje u sefove, metalne ormare ili posebne prostorije kako biste osigurali njihovu sigurnost (točka 16. Pravilnika odobrenog Uredbom Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. br. 359). Prikupite blagajničke naloge, predujmove, bankovne izvode s pripadajućim dokumentima kronološkim redom i uvežite ih.

Dokumente s oznakom "poslovna tajna" čuvajte u sefovima.

Ostalu dokumentaciju čuvati u posebnim prostorijama ili u zaključanim ormarima pod odgovornošću osoba koje ovlasti šef računovodstva.

Organizacija ima pravo pohranjivati ​​knjigovodstvene isprave u elektroničkom obliku. Objašnjenje je jednostavno.*

Prema zakonodavstvu o računovodstvu, primarni i sažeti računovodstveni dokumenti mogu se sastaviti na papiru ili u elektroničkom obliku (5. dio članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Porezni knjigovodstveni registri mogu se voditi i na papiru, elektronički i (ili) na bilo kojem računalu (). Konačno, porezne prijave (obračuni) mogu se, au nekim slučajevima i moraju podnositi elektroničkim putem ().

A budući da se primarni dokumenti, računovodstvene i porezno knjigovodstvene isprave, kao i porezne prijave (obračuni) mogu pripremati u elektroničkom obliku, onda se mogu i pohraniti u istom formatu. Nema potrebe za ispisom. Jedini uvjet je da takvi dokumenti moraju biti ovjereni prema svim pravilima elektroničkim potpisom.*

Slični zaključci nalaze se u pismima Ministarstva financija Rusije od 22. kolovoza 2012. br. 03-02-07/1-202 i od 24. srpnja 2008. br. 03-02-07/1-314.

Na zahtjev regulatornih agencija, uključujući poreznu inspekciju, kopije elektroničkih dokumenata morat će se ispisati i osobno ovjeriti prije podnošenja na pregled (1. stavak članka 252., stavak 1. članka 93. Poreznog zakona Ruske Federacije ). Ovaj zaključak temelji se na odredbama 6. dijela članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, članaka i Poreznog zakona Ruske Federacije.

Za organizaciju pohrane dokumenata u elektroničkom obliku upotrijebite Pravilnik odobren pismom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105 (u dijelu koji nije u suprotnosti sa zakonom) i Pravilnik odobren naredbom Ministarstvo kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.* Učinite to do odobrenja saveznog računovodstvenog standarda koji utvrđuje zahtjeve za dokumente i tijek dokumenata u računovodstvu. To je navedeno u informaciji Ministarstva financija Rusije broj PZ-13/2015.

Konkretno, tekstualni elektronički dokumenti za pohranu u arhivu organizacije trebaju se prenijeti u PDF/A formatu. Također, najmanje jednom u pet godina provjerite u kakvom su stanju nosači elektroničkih dokumenata i mogu li se sami dokumenti reproducirati. To su zahtjevi paragrafa i 2.32 Pravila, odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.

Olga Cibizova,

Kako voditi evidenciju primljenih i izdanih računa

Tko bi trebao voditi

Organizacija je također dužna pohranjivati ​​i arhivirati kronološkim redom:*

• same fakture (uključujući ispravke i ispravljene). Istodobno, računi izdani elektronički mogu se pohraniti bez ispisa (pismo Federalne porezne službe Rusije od 6. veljače 2014. br. GD-4-3/1984);
• potvrda operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima.

Olga Cibizova, Zamjenik ravnatelja Odjela za poreznu i carinsko-tarifnu politiku Ministarstva financija Rusije

Kako voditi knjigu nabave

Izrada kupovne knjige

Olga Cibizova, Zamjenik ravnatelja Odjela za poreznu i carinsko-tarifnu politiku Ministarstva financija Rusije

Kako voditi prodajnu knjigu

Dizajn prodajne knjige

• Preuzmite obrasce

. Dokument sadrži podatke o prodavatelju i kupcu.

Koliko primjeraka treba izdati? Dostavnica mora biti sastavljena u dva primjerka:

• jedan primjerak mora ostati kod tvrtke koja isporučuje robu, jer je to primarni računovodstveni dokument za otpis robe;
• drugi mora biti kod organizacije koja kupuje proizvode i predstavlja pravo korištenja inventara.

Za papirnatu verziju potrebno je 5 potpisa:

1. tri sa strane dobavljača;
2. jedan na strani primatelja;
3. drugu stavlja osoba odgovorna za teret, u retku "Teret je primio primatelj."

Možete saznati kako pravilno ispuniti dostavnicu, kao i proučiti obrazac i uzorak obrasca TORG-12 u.

Zahtjevi za elektroničku verziju

Generiranje elektroničke verzije slično je papirnatoj verziji, jedina je razlika u tome što se elektronički TN izrađuje u jednom primjerku. Sastoji se od dvije datoteke: prvu datoteku sastavlja prodavatelj, drugu - na strani kupca, prilikom slanja dokumenta.

Za potpisivanje elektroničke verzije koristi se elektronički potpis. Na fakturi trebaju biti samo dva potpisa - sa svake strane po jedan.

Dakle, papirnata verzija TN-a ne zahtijeva elektronički potpis; može se sastaviti i prenijeti bez upotrebe računala ili interneta.

Elektronička verzija TN može se sastaviti u slučajevima kada obje strane imaju pristup internetu i svi imaju elektronički potpis.

Opća pravila

Pročitajte zašto vam je potreban teretni list, može li zamijeniti račun, a odatle ćete saznati koja je razlika između računa i dostavnice, kao i nijanse korištenja oba dokumenta.

Tko se treba prijaviti?

Ovaj dokument priprema pošiljatelj. Kako primiti robu? Robu prima zaposlenik nabavne organizacije. Mora staviti pečat i potpis na TN ili dati punomoć i potpisati (pročitajte o tome tko treba potpisati stupce "primio teret", "primio teret" i druge).

Ali prije nego što stavi svoj potpis, zaposlenik mora provjeriti usklađenost inventarnih stavki s podacima navedenim na računu, kao i karakteristikama količine i kvalitete.

Ako se prilikom preuzimanja utvrdi da karakteristike robe ne odgovaraju podacima u dokumentu, tada se to prije svega dokumentira - sastavlja se zapisnik. Nakon izrade zapisnika sastavlja se reklamacija koja se uz kopiju zapisnika šalje dobavljaču.

Ovaj postupak mora biti završen u roku utvrđenom ugovorom(ako nema roka, onda samo što je brže moguće).

Kupac u tužbi može tražiti da:

• odbije proizvod i traži povrat novca (ako je plaćanje izvršeno);
• zahtjevi za prijenos robe koja nedostaje (u slučaju manjka);
• pristaje na manju količinu proizvoda i zahtijeva povrat dijela novca ukoliko je uplata izvršena.

Računovodstvo

Pravila za snimanje ovog dokumenta nisu utvrđena zakonom, stoga organizacija ima pravo samostalno odobriti pravila za prijevoz i skladištenje računa.

U većini slučajeva na skladištu se generira izvješće o robi, a to je dokument na temelju kojeg se u izvješću prikazuju podaci o prodaji predmeta i njihovoj cijeni.

Računi su u prilogu izvješća. Poredane su kronološkim redom. Prilikom računovodstva predmeta, evidencija se vodi u dnevniku ili računalnoj bazi podataka, odražavajući promjene u stanju proizvoda koji se uzimaju u obzir. Ti se unosi nazivaju unosi.

Knjiženja za prijem robe:

• Dt 41 Kt 60 – prijem proizvoda.
• Dt 19 Kt 60 – odraz ulaznog PDV-a.
• Dt 68-PDV Kt 19 – PDV prihvaćen u korist.
• Dt 44-TZR Kt 60 – trošak usluga trećih društava.
• Dt 60 Kt 51 – prijenos predujma.
• Dt 41 Kt 42 odraz je vrijednosti trgovačke marže.
• Dt 15 Kt 60 – odraz stvarnih troškova materijala.

Knjiženja za otpremu robe:

1. U slučaju da se plaćanje izvrši naknadno.
   • Dt 90.02 Kt 43, 41 – otprema gotovih isporučenih predmeta.
   • Dt 62.01 Kt 90.01 – odraz prihoda uključujući PDV.
   • Dt 90,03 Kt 68,2 – iznos PDV-a.
   • Dt 51 Kt 62.01 - odraz otplate duga za otpremu.
2. Ako je izvršeno plaćanje unaprijed
   • Dt 51 Kt 62.02 – odobravanje avansa.
   • Dt 76.AV Kt 68.02 – Obračun PDV-a.
   • Dt 90.2 Kt 43.41 – otprema proizvoda.
   • Dt 62,01 Kt 90,1 – prihod s PDV-om.
   • Dt 62.02 Kt 62.01 – knjiženje predujma na račun otpreme.
   • Dt 68.02 Kt 76.AV – iznos PDV-a priznaje se iz ranije plaćenog predujma.

Knjiženja za prodaju proizvoda (veleprodaja):

• Dt 51 Kt 62.02 – plaćanje se odobrava.
• Dt 76.AV Kt 68.02 – izrada računa za predujam.
• Dt 62.01 Kt 90.01.1 – računovodstvo prihoda od prodaje proizvoda.
• Dt 90.03 Kt 68.02 – Obračun PDV-a.
• Dt 90.02.1 Kt 41.01 – otpis prodanih jedinica.
• Dt 62.02 Kt 62.01 – odobrenje predujma.
• Dt 68.02 Kt 76.AV – odbitak predujma PDV-a.

Knjiženja za nabavu proizvoda:

• Dt 90.2 Kt 41 – odraz raspolaganja dobrima.
• Dt 62.01 Kt 90.1 – odraz prihoda na prodajnu cijenu objekata uključujući PDV.
• Dt 90.3 Kt 68.2 – odraz iznosa PDV-a.

Pročitajte važna pravila za ispunjavanje TORG-12 sa i bez PDV-a, a odatle ćete naučiti kako pravilno ispuniti otpremnicu za pojedinog poduzetnika.

Što učiniti ako kupac ne vrati potpisani TN?

Nakon što je dokument ovjeren pečatom i potpisom, kupac mora vratiti tehničku specifikaciju dobavljaču. Ovo se radi kako bi se evidentirao primitak robe od strane kupca.

Ukoliko kupac ne vrati račun, dobavljač ima puno pravo sudskim putem zahtijevati od primatelja izdavanje potvrde o prijemu proizvoda.

Da biste to učinili, potrebno je kompetentno pristupiti dokazu činjenice isporuke robe kupcu. Bolje je angažirati odvjetnika da podnese zahtjev za vraćanje sudu. Da biste sami podnijeli zahtjev, morate se pridržavati pravila utvrđenih zakonom.

Tužba se podnosi isključivo u obliku pisane isprave. U tužbi mora biti navedeno:

1. Naziv suda kod kojeg se podnosi zahtjev.
2. Puno službeno ime tužitelja.
3. Puno službeno ime okrivljenika.
4. Koja su kršenja prava? Potraživanja tužitelja.
5. Trošak tužbe.
6. Okolnosti na temelju kojih se postavljaju zahtjevi.
7. Dokaz.
8. Dokumenti priloženi uz prijavu.
9. Datum kada je dokument sastavljen.

Razdoblje skladištenja u organizaciji

Budući da je tehnički dokument primarni knjigovodstveni dokument, mora se čuvati 5 godina nakon izvještajne godine. Prema tome ovo dokument mora biti pohranjen u sigurnom okruženju, gdje će biti zaštićen od promjena:

• pristup treba dopustiti samo određenom krugu osoba;
• moraju se stvoriti odgovarajući parametri okoliša i moraju se osigurati uvjeti zaštite od požara.

Takve zahtjeve nameće savezni zakon.

Dokument kao što je otpremnica služi za potvrdu činjenice prijenosa vlasništva određenog proizvoda s prodavatelja na kupca. Sukladno važnosti ovog dokumenta, isti podliježe strogom pridržavanju strukture tijekom izvođenja i pravilnom skladištenju nakon transakcije.

Ako pronađete grešku, označite dio teksta i kliknite Ctrl+Enter.

Jesu li se razdoblja čuvanja računa promijenila od 1. listopada 2017.? Kako organizirati pohranu elektroničkih računa? Je li potrebno čuvati kopije? Gdje treba čuvati dokumente? Hajdemo shvatiti.

Pohranjivanje faktura: Osnove

Svaka organizacija i poduzetnik dužni su voditi knjigovodstvene isprave. To zahtijeva članak 29. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ. Ravnatelj organizacije mora osigurati čuvanje dokumenata. A pojedinačni poduzetnik je odgovoran za to samostalno (članak 7. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ).

Fakture, uklj. elektronički, mora se pohraniti najmanje četiri godine nakon završetka tromjesečja u kojem je dokument posljednji put korišten za izračun poreza i pripremu poreznog izvješća (čl. 8, st. 1, čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije, čl. 1.13 Postupka izdavanja i primanja računa elektroničkim putem).

Promjene od 01.10.2017

Ovaj dokument stupa na snagu:

• obrazac za račun;
• obrazac prodajne knjige;
• obrazac knjige nabave;
• obrazac dnevnika za evidentiranje primljenih i izdanih računa.

No, osim toga, donijete su i izmjene pravilnika koji se odnosi na pohranu računa. Recimo vam više o njima.

Pohranjivanje računa kronološkim redom

Razdoblja skladištenja računa

Od 1. listopada 2017. i dalje ćete morati pohranjivati ​​fakture 4 godine. Tijekom tog razdoblja potrebno je organizirati skladištenje:

• nalogodavcu (principalu) - preslike računa koje mu je posrednik izdao. Posrednik ih prima od prodavača prilikom kupnje robe (radova, usluga) za nalogodavca (principala);
• naručitelju građevinskih radova (investitoru) - preslike računa koje mu je izdao nositelj projekta (naručitelj koji obavlja poslove nositelja projekta). On ih pak prima od prodavača prilikom kupovine robe (radova, usluga) za kupca (investitora);
• naručitelju špediterskih usluga - preslike računa koje mu je uručio špediter. Te račune prima od prodavača prilikom kupnje robe (radova, usluga) za kupca.

Obavezno je pohraniti sve vrste računa: primarne, isprave i ispravljene. Kopije papirnatih faktura zaprimljenih od posrednika moraju biti ovjerene njihovim potpisom (nalogodavca, nalogodavca, programera ili špeditera).

Pojašnjenje rokova nije utjecalo samo na fakture

Također, Vladina Uredba br. 981 od 19. kolovoza 2017. pojašnjava da se od 1. listopada 2017. određeni drugi "računovodstveni" dokumenti o različitim transakcijama moraju čuvati 4 godine. Rok trajanja navodimo u tablici.

Operacija	Što pohraniti
Uvoz iz zemalja EAEU	Prijave za uvoz robe i plaćanje neizravnih poreza, njihove ovjerene preslike, preslike teretnica i druge isprave kojima se potvrđuje plaćanje PDV-a.
Uvoz iz drugih zemalja	Carinske deklaracije, njihove ovjerene preslike i druge isprave o plaćanju PDV-a na carini.
Putni troškovi za najam smještaja i putovanja	obrasci stroge prijave (njihove kopije) s istaknutim iznosom PDV-a u zasebnom retku.
prema PDV-u, koju vraća dioničar, sudionik ili dioničar	Dokumenti s kojima stranke formaliziraju prijenos imovine, nematerijalne imovine, imovinskih prava (članak 3. članka 170. Poreznog zakona Ruske Federacije) - u obliku ovjerenih kopija.
prema PDV-u, koji se vraća kada se vrijednost smanji (potklauzula 4, klauzula 3, članak 170 Poreznog zakona Ruske Federacije	računovodstvena potvrda-izračun (članak 171.1 Poreznog zakona Ruske Federacije.
– po PDV-u, koji se obnavlja pri kupnji ili izgradnji dugotrajne imovine	računovodstvena potvrda-izračun (članak 171.1 Poreznog zakona Ruske Federacije).

Također, 4 godine potrebno je čuvati primarne i druge dokumente sa zbirnim (zbirnim) podacima o prometu svakog mjeseca ili tromjesečja, koji se evidentiraju u prodajnoj knjizi.

"Trgovina: računovodstvo i oporezivanje", 2010, N 12

Na računovodstvenim forumima često se vode rasprave o tome kako pravilno pohraniti račune primljene od dobavljača. Neki porezni obveznici tvrde da te porezne dokumente treba čuvati strogo kronološkim redom, odvojeno od ostalih "primarnih" dokumenata. Drugi se s njima ne slažu, smatrajući da je puno zgodnije uz račune lijepiti originalne račune (akte o izvršenim radovima). Neki ljudi smatraju da bi fakture trebale biti pohranjene redoslijedom kojim su prikazane u knjizi nabave, druga opcija je za svaku drugu ugovornu stranu zasebno. Općenito, mišljenja o ovom pitanju su različita. U ovom ćemo članku razmotriti postupak pohranjivanja računa predviđen regulatornim dokumentima i saznati postoji li odgovornost za odstupanje od ovih pravila.

Analizirajući "standard"

Jedini dokument koji utvrđuje postupak pohranjivanja računa su Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdanih računa, knjiga nabave i knjiga prodaje za obračun poreza na dodanu vrijednost, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. prosinca 2000. N 914. (u daljnjem tekstu Pravila). Ovim pravilnikom utvrđuje se postupak kupaca i prodavatelja dobara (obavljenih radova, pruženih usluga), imovinskih prava - obveznika PDV-a. dnevnike primljenih i izdanih računa, knjige nabave i knjige prodaje prilikom obračuna PDV-a, kao i upis dodatnih listova knjige nabave i dodatnih listova prodajne knjige.

Konkretno, klauzula 1, dio 1 Pravila utvrđuje: kupci vode dnevnik onoga što su primili od prodavača originalne fakture u kojima su pohranjeni, a prodavači vode evidenciju faktura izdanih kupcima, u kojoj su pohranjeni njihovi drugi primjerci. Ovaj stavak ukazuje da se primljeni računi (i originali) pohranjuju u knjigovodstveni dnevnik. Ne postoji i ne može postojati nikakva naznaka da se uz njih polaže još jedan „primarni dokument“, budući da su svrhe sastavljanja tih dokumenata različite. Kao što je poznato, račun je dokument na temelju kojeg kupac prihvaća robu (radove, usluge) koju je predočio prodavatelj, imovinska prava i iznose poreza za odbitak na način propisan poglavljem. 21. Poreznog zakona Ruske Federacije (1. stavak članka 169. Poreznog zakona Ruske Federacije). Teretni list temelj je za prijam robe (radova, usluga) na evidentiranje, kao i za njihov otpis u slučaju prodaje (Uputa za korištenje i popunjavanje obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije za evidentiranje trgovačkog poslovanja (op. )<1>). Potvrda o izvršenim radovima potvrđuje porezne troškove obrtničke organizacije. Zaključak: Račune treba čuvati odvojeno od ostalih dokumenata.

<1>Odobreno Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije od 25. prosinca 1998. N 132.

Unaprijediti. Kupci vode evidenciju računa kako ih zaprime od prodavatelja, a prodavatelji kronološki vode evidenciju izdanih računa kupcima (točka 2. Pravilnika). I ovdje je sve jasno: fakture dobavljača moraju se pohranjivati ​​redoslijedom u kojem su primljeni (ili u kojem se odražavaju u računovodstvenom dnevniku).

Dnevnici primljenih i izdanih računa moraju biti uvezane i njihove stranice numerirane(točka 6. Pravila). Iz ove formulacije nije sasvim jasno što je knjigovodstveni dnevnik: je li to nekakav registar u koji se evidentiraju (popisuju) “ulazni” računi (a upravo oni moraju biti protkani i numerirani) ili su to sami računi primljene od dobavljača. Napominjemo da u ranije postojećem Postupku vođenja dnevnika računa za obračun PDV-a<2>o tome se govorilo konkretnije: računi u knjigovodstvenim dnevnikima moraju biti arhivirani i numerirani. Prema autoru, promjenom formulacije bit se nije promijenila. A računi, kako bi se osigurala njihova sigurnost, podliježu strogom računovodstvu (odnosno, moraju biti numerirani i vezani).

<2>Odobreno Uredbom Vlade Ruske Federacije od 29. srpnja 1996. N 914. Izgubio snagu 1. siječnja 2001.

U Pravilniku, kao ni u drugim regulatornim dokumentima, nema drugih uputa o postupku pohranjivanja računa. Osim ako nije predviđen njihov minimalni rok trajanja. Podtočka 8. točke 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije utvrđuje opći zahtjev za razdoblje tijekom kojeg je porezni obveznik dužan osigurati sigurnost poreznih računovodstvenih podataka i drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza, a to razdoblje je četiri godine. Osim toga, klauzula 368 Popisa standardnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti državnih tijela, jedinica lokalne samouprave i organizacija, s naznakom razdoblja pohrane<3>potvrđuje se da je rok čuvanja računa četiri godine. Imajte na umu da je utvrđeno različito razdoblje za čuvanje knjige kupnje i knjige prodaje - pet godina (čl. 15., 27. Pravila).

<3>Odobreno Nalogom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. N 558. Dokument počinje važiti 1. listopada 2010.

Puno opcija

Kao što je već navedeno, u praksi se računovođe ne pridržavaju uvijek gore opisanih Pravila, tvrdeći kako slijedi.

1. Pogodnije je kada su dokumenti (račun, otpremnica) pohranjeni zajedno. Doista, kada druga ugovorna strana zatraži slanje, na primjer, faksom kopija dokumenata ili je "primarni" dokument bio potreban upravi organizacije za potrebe upravljanja, lakše je i brže pronaći potrebne papire ako se nalaze zajedno. Unatoč tome, ova se opcija za pohranjivanje dokumenata autoru članka čini netočnom. Postoji izlaz: računovođa može napraviti fotokopije računa, stavljajući ih zajedno s otpremnicama (obrazac N TORG-12) ili aktima obavljenog posla u odgovarajućem redoslijedu dnevnika. A izvorni porezni dokument, očekivano, bit će priložen dnevniku računa. Ovu opciju može koristiti organizacija čiji je protok dokumenata beznačajan. S velikim brojem "dolaznih" dokumenata, naravno, to nije opcija.

Trebalo bi koristiti umnožavanje dokumenata ako se u računovodstvenim evidencijama pojavljuju obrasci za strogo izvješćivanje. Na primjer, SSB za putne troškove u pravilu je potkrijepljen akontacijom (čime se potvrđuje opravdanost rashoda poreza na dohodak). U tom slučaju, kopija se prilaže u fasciklu s primljenim računima. Napominjemo da nije od temeljne važnosti gdje će biti pohranjen izvornik, a gdje preslika BSO (2. stavak točke 5. Pravila). Ali prikladno je napraviti bilješku na fotokopiji obrasca (originalna karta za vlak priložena je avansnom izvješću N XX od XX.XX.XXXX).

1. Pogodnije je kada su primarni dokumenti pohranjeni (smješteni) u setove za svaku drugu ugovornu stranu. Na primjer, računovođe nekih organizacija vode "primarne" evidencije prema drugim ugovornim stranama abecednim redom. To ima i svojih prednosti: lakše je pronaći dokumente i po potrebi uskladiti plaćanja s dobavljačima.
2. Praktičnije je ako se računi pohranjuju redoslijedom kojim se pojavljuju u knjizi nabave. Ovo je možda najučinkovitiji način pohranjivanja dokumenata u smislu produktivnosti. U tom slučaju i računovodstvenim radnicima i regulatornim tijelima lakše je pronaći potreban dokument za provjeru ispravnosti obračuna porezne osnovice za PDV (valjanost poreznog odbitka). Ovo je posebno korisno kada se razdoblje odbitka PDV-a ne poklapa s datumom primitka računa od dobavljača (na primjer, tijekom izvoznih operacija).

Kombinacija načina

Pitanja o postupku pohranjivanja računa često proizlaze od prodavača koji kombiniraju dva porezna režima (na primjer, opći režim oporezivanja i poseban režim u obliku UTII). U ovom slučaju, prema autoru, računovođa trgovačke organizacije, u odnosu na račune koji se odnose na djelatnosti koje se oporezuju prema TSNO-u, treba koristiti gore opisani postupak, a u odnosu na račune „posebnog režima“ može ih pohraniti prikvačene na još jedan “primarni” . Činjenica je da se procedura navedena u Pravilniku odnosi samo na obveznike PDV-a. Budući da organizacija koja je prebačena na plaćanje UTII nije obveznik PDV-a, stoga ne mora slijediti Pravila.

Trebam li spajati fakture?

Odgovoru na ovo pitanje treba pristupiti s praktičnog gledišta. Regulatorni dokument predviđa: dnevnici za evidentiranje primljenih i izdanih računa moraju biti prošiveni, a njihove stranice numerirane. I to je ispravno. Ipak, razdoblje pohrane ovih poreznih dokumenata je prilično dugo, a tijekom tog razdoblja mogu se promijeniti i računovodstveni radnici i menadžeri trgovačkog poduzeća. S druge strane, tijekom svog rada, računovođa se često suočava s potrebom kopiranja ovog ili onog dokumenta (uključujući i na zahtjev porezne uprave), a kada su ušiveni u debelu mapu, to je nezgodno uraditi ovo.

Osim toga, skrećemo pažnju čitateljima na sljedeće. Prilikom arhiviranja dokumenata osoba koja u tome izravno sudjeluje mora biti izrazito oprezna kako ne bi oštetila podatke sadržane na računu (npr. ne bušiti bušilicom podatke o broju računa i datumu), budući da nepostojanje obveznih podataka na računu može poslužiti kao osnova poreznim inspektorima da odbiju primiti iznose poreza za odbitak.

Izrađujemo knjigovodstveni dnevnik

Regulatorni dokumenti ne navode za koje vremensko razdoblje treba generirati dnevnik faktura. A ako je tako, onda, ovisno o broju dokumenata i želji računovođe, to može biti kvartal, mjesec, desetljeće ili neki drugi vremenski interval (preporučljivo je utvrditi ga internim dokumentima).

Osim toga, obrazac časopisa također nije odobren na zakonodavnoj razini, pa bi ga trgovačka organizacija trebala samostalno odobriti. Ako se računovodstvo vodi pomoću softverskog proizvoda, tada će vam program najvjerojatnije omogućiti ispis neke vrste registra svih primljenih računa. Na primjer, u programu 1C, prilikom izrade knjige nabave, postoji potvrdni okvir „Evidencija primljenih računa“. Kada se formira, sadržaj knjige nabave se praktički umnožava. Prilikom ispisa ovog registra, možda ćete ga morati ručno ispraviti (na primjer, spremanjem u Excel za tu svrhu). Usput, organizacije koje ručno vode evidenciju, kada razvijaju dnevnik za evidentiranje primljenih računa, mogu uzeti kao osnovu upravo taj registar, koji uključuje sljedeće stupce: serijski broj, datum i broj računa, naziv druge ugovorne strane, trošak vrijednosti primljeno s PDV-om.

Odvojene jedinice

Za poduzeća koja imaju izdvojene odjele, postupak skladištenja, kao i način prijenosa dijelova dnevnika primljenih i izdanih računa, knjige nabave i knjige prodaje nisu definirani na zakonskoj razini. Stoga se okrenimo normama poreznog zakonodavstva i objašnjenjima stručnjaka iz različitih odjela.

Sukladno čl. 143 Poreznog zakona Ruske Federacije, organizacije i pojedinačni poduzetnici priznati su kao obveznici PDV-a. Štoviše, obveza plaćanja poreza u skladu sa stavkom 2. čl. 174 Poreznog zakona Ruske Federacije mora izvršiti porezni obveznik na mjestu svoje registracije kod poreznog tijela. Organizacije koje imaju zasebne odjele plaćaju porez centralno bez raspodjele među tim strukturnim jedinicama (Pismo Ministarstva poreza Rusije od 4. studenog 2002. N VG-6-03/1693@). Izvješćivanje se također podnosi samo na lokaciji matične organizacije (članak 174. članka 5. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Dnevnici primljenih i izdanih računa, knjige nabave i knjige prodaje vode se po strukturnim odjelima u obliku odjeljaka jedinstvenih knjigovodstvenih dnevnika, jedinstvene knjige kupnje i prodaje organizacije (Pismo Ministarstva poreza i poreza Rusije od 21. svibnja 2001. N VG-6-03/404).

U izvještajnom poreznom razdoblju izdvojeni odsjeci dostavljaju navedene dokumente za izradu jedinstvenih dnevnika primljenih i izdanih računa, knjiga nabave i prodaje poreznog obveznika te za izradu prijave PDV-a.

Postupak izdavanja računa, knjiga kupnje i prodaje, kao i njihov prijenos iz zasebnog odjela u matičnu organizaciju mora se odražavati u računovodstvenim politikama organizacije za porezne svrhe.

Ključni trenutak. Postupak prijenosa faktura, knjiga nabave i knjiga prodaje iz zasebne jedinice u matičnu organizaciju mora se odražavati u računovodstvenim politikama organizacije za porezne svrhe.

• prenose se izvornici izdanih i primljenih računa, izvornik jedinstvene knjige prodaje i izvornik jedinstvene knjige nabave. Odobrava se rok za dostavu dokumenata i mjesto odgovorne osobe za dostavu podataka;
• prenose se preslike izdanih i primljenih računa, preslike odjeljka jedinstvene knjige prodaje i odjeljka jedinstvene knjige nabave (originali se pohranjuju u posebnu cjelinu). Odobrava se rok za dostavu dokumenata i mjesto odgovorne osobe za dostavu podataka;
• podaci o izdanim i primljenim računima prenose se u bilo kojem drugom obliku koji matičnoj organizaciji omogućuje izradu jedinstvenih dnevnika izdanih i primljenih računa, jedinstvene knjige prodaje i jedinstvene knjige nabave (npr. elektroničkom komunikacijom). Odobrava se rok za prijenos i mjesto odgovorne osobe za prijenos podataka.

Dakle, mjesto pohrane originalnih računa može odrediti tvrtka samostalno u skladu s utvrđenom procedurom u računovodstvenoj politici.

Napominjemo da je prema čl. 93 Poreznog zakona Ruske Federacije, porezni službenik koji provodi poreznu kontrolu ima pravo od osobe koja se pregledava zatražiti dokumente potrebne za reviziju dostavljanjem toj osobi zahtjev za predočenje dokumenata. Dokumenti koji su zatraženi u poreznom nadzoru podnose se u roku od 10 dana od dana dostave predmetnog zahtjeva u preslici ovjerenoj od osobe nad kojom se vrši nadzor.

Stoga, organizacija koja je odabrala opciju pohranjivanja faktura na lokaciji svojih zasebnih odjela koji se nalaze u drugoj regiji, treba uzeti u obzir da u ovom slučaju može potrošiti dosta vremena na ispunjavanje zahtjeva poreznog tijela za podnošenje tih dokumenata.

Što je s odgovornošću?

Ozbiljno kršenje od strane organizacije pravila za računovodstvo prihoda i (ili) rashoda i (ili) oporezivih stavki predviđa izricanje administrativne novčane kazne prekršiteljima prema čl. 120 Porezni zakon Ruske Federacije. Što zakonodavci podrazumijevaju pod grubim kršenjem? Sukladno stavku 3. čl. 120 Poreznog zakona Ruske Federacije, grubo kršenje pravila za računovodstvo prihoda i rashoda i predmeta oporezivanja za potrebe ovog članka znači nepostojanje primarnih dokumenata, ili nepostojanje računa, ili računovodstveno ili porezno računovodstvo registara, sustavno (dva ili više puta u tijeku kalendarske godine), nepravovremeno ili netočno evidentiranje u knjigovodstvenim računima, u poreznim registrima iu izvješćima o poslovnim transakcijama, novcu, materijalnoj imovini, nematerijalnoj imovini i financijskim ulaganjima poreznog obveznika. Povrede postupka čuvanja poreznih dokumenata nisu navedene u tekstu ovog članka, pa stoga nije definirana mjera odgovornosti. Osim toga, takve radnje poreznog obveznika ne mogu biti razlog za odbijanje primjene poreznog odbitka za PDV.

Postoje primjeri sudskih odluka koje potvrđuju ovaj zaključak (vidi, na primjer, Odluku Devetog arbitražnog prizivnog suda od 24. rujna 2008. N 09AP-11381/2008-AK<4>).

<4>Odlukom Federalne antimonopolske službe Moskovske regije od 16. prosinca 2008. N KA-A40/11617-08, Odluka Moskovskog arbitražnog suda u ovom slučaju ostavljena je nepromijenjena.

Porezno tijelo je u žalbi ukazalo da, sukladno točki 6. Pravilnika, dnevnici primljenih i izdanih računa moraju biti prošiveni, a stranice numerirane. Provedenim radnjama poreznog nadzora utvrđeno je da dostavljeni dnevnici primljenih i izdanih računa nisu prošiveni i numerirani, odnosno da su sastavljeni mimo reda.

Sud je primijetio da ovaj argument poreznog tijela ne odgovara stvarnim okolnostima, te također ne može biti temelj za odbijanje poreznog obveznika primijeniti porezni odbitak za PDV. Norme poreznog zakonodavstva, posebno stavak 2. čl. 93 Poreznog zakona Ruske Federacije, predviđa podnošenje dokumenata poreznom tijelu u obliku ovjerenih kopija. Imajući u vidu navedeno, porezno tijelo na temelju dostavljenih preslika dnevnika primljenih i izdanih računa nije moglo zaključiti o neispravnom sačinjavanju izvornika navedenih dokumenata, a koje je podnositelj sastavio u potpunosti sukladno odredbama sa zahtjevima zakona. Organizacija je poreznom tijelu dostavila kompletan paket dokumenata koji ispunjavaju uvjete iz čl. Umjetnost. 169. i 172. Poreznog zakona Ruske Federacije, potvrđujući stjecanje dobara (radova, usluga), njihovo plaćanje (uključujući PDV) i njihovo prihvaćanje za računovodstvo. Na temelju čl. 172 Poreznog zakona Ruske Federacije, čak i ako organizacija nije podnijela poreznom tijelu ili nije dostavila u ispravnom obliku dnevnike primljenih i izdanih računa, ne može joj se oduzeti pravo na primjenu poreznih odbitaka.

* * *

Sažmimo. Sve mogućnosti skladištenja računa imaju svoje pristaše i sljedbenike. Kao što se može vidjeti iz članka, odgovornost poreznih obveznika za odstupanje od ovih pravila nije predviđena zakonodavstvom Ruske Federacije. A ako je tako, tada će trgovačka organizacija samostalno odlučiti o načinu pohranjivanja podataka poreznih dokumenata. Iz praktičnog iskustva primjećujemo: obično nema pritužbi regulatornih tijela u vezi s pohranjivanjem računa. Glavni zahtjev inspektora (poreznih inspektora, revizora) je sposobnost brzog pronalaženja ispravno izvršenog poreznog dokumenta. Odnosno, ako je trgovačka organizacija, radi uštede radnog vremena, odlučila pohraniti račune na drugačiji način od opisanog u prvom dijelu ovog članka, u tome nema ništa loše. Ali ipak preporučujemo da se nakon kalendarske godine dnevnici primljenih i izdanih računa usklade s Pravilnikom.

S.V.Manokhova

Urednik časopisa

"Trgovina:

Računovodstvo

i oporezivanje"

U procesu rada, poduzetnik nakuplja mnogo različitih papira: potvrde, potvrde, obrasci. Čuvanje dokumenata samostalnih poduzetnika težak je zadatak, ali neophodan. Kako ih čuvati: možda u radnom stolu ili biste trebali imati sef s laserskom zaštitnom tehnologijom? Ispada da zakon predviđa razne mogućnosti. Reći ćemo vam o rokovima čuvanja važnih dokumenata pojedinog poduzetnika.

Koje dokumente čuvati

Savezni zakon br. 125-FZ “O arhiviranju u Ruskoj Federaciji” određuje koji se papiri moraju čuvati i koliko godina.

Razni članci zakona i zakonika reguliraju razdoblje pohrane određenih dokumenata koji se odnose na poslovne aktivnosti:

1. Knjigovodstvene isprave, podaci o poreznom knjigovodstvu, sva dokumentacija o primljenim prihodima i izdacima potrebna za obračun poreza, kao i dokumenti koji potvrđuju već izvršena plaćanja poreza, moraju se čuvati najmanje 4 godine. Ova je obveza navedena u stavku 8. čl. 23 Porezni zakon Ruske Federacije.
2. Računovodstvena izvješća i primarne knjigovodstvene isprave moraju se čuvati najmanje 5 godina, kako je navedeno u stavku 1. čl. 29 Saveznog zakona "o računovodstvu" br. 402-FZ.
3. Sve primarne računovodstvene i registracijske dokumente za pojedinačne poduzetnike, knjigu računovodstva prihoda i rashoda (KUDiR), na temelju dijela 12 Naredbe br. 86 Ministarstva financija Rusije, pojedinačni poduzetnik mora čuvati najmanje 4 godine.
4. Dokumenti koji potvrđuju uplatu doprinosa za mirovinsko osiguranje (PFR), Fond socijalnog osiguranja (FSS) i Fond obveznog zdravstvenog osiguranja (MHIF) moraju se čuvati 6 godina, na temelju članka 8. 28 Saveznog zakona br. 212-FZ.
5. Osobni dosjei i kartice zaposlenika, uključujući privremeno angažirane, ugovori o radu sa zaposlenicima, dokumenti o otkazu i zapošljavanju, na temelju Naredbe br. 558 Ministarstva kulture Rusije, moraju se čuvati 75 godina. Na popisu navedenom ovim redoslijedom možete saznati rok pohrane dokumenta prema njegovoj vrsti.

Osobni dosjei i kartoni zaposlenika, ugovori o radu sa zaposlenicima, dokumenti o otkazu i prijemu moraju se čuvati 75 godina.

Navedeni rokovi čuvanja dokumenata odnose se na sve samostalne poduzetnike, uključujući i one koji su likvidirali svoju djelatnost.

Gdje pohraniti dokumente

Mjesto pohrane dokumenata određuje individualni poduzetnik sam. To može biti dio ureda, zasebna prostorija (ne podrum ili tavan) ili treća organizacija za arhiviranje (ako ima puno dokumentacije). Članci 14. i 17. Saveznog zakona br. 125-FZ propisuju obvezu poduzetnika da se pridržava pravila arhiviranja, uključujući pravila za stvaranje potrebnih uvjeta za postavljanje dokumenata i njihovu sistematizaciju. Morate osigurati sigurnost samih papirnatih medija i njihovog sadržaja od vanjskih utjecaja.

Ako su isprave pojedinog poduzetnika izgubljene ili oštećene

Vaš neposjedovanje primarnih dokumenata, računovodstvenih i poreznih registara, računa, kao i netočno prikazivanje podataka u financijskim dokumentima na sustavan način (više od dva puta godišnje) predstavlja grubi prekršaj reguliran čl. 120 Porezni zakon Ruske Federacije. Kazne u ovom slučaju iznose 10.000 rubalja.

Izgubljeni dokumenti mogu se i trebaju vratiti. Možete ponovno tražiti ugovore, akte, fakture od svojih sugovornika. Ukoliko je knjigovodstvena isprava izgubljena, tada je potrebno naložiti očevid, eventualno uz davanje potvrde o uzroku gubitka (poplava, krađa, požar) od nadležne službe. Izvješće temeljeno na rezultatima istrage šalje se uz prijavu u slobodnom obliku poreznoj upravi (FTS) - tamo zauzvrat postavljaju rokove za vraćanje papira.

Dokumenti za registraciju pojedinog poduzetnika mogu se zatražiti od porezne uprave pojedinačno podnošenjem zahtjeva za izdavanje duplikata i potvrde o plaćanju državne pristojbe u iznosu od 300 rubalja.

Za nedostatak primarnih dokumenata i računovodstvenih registara možete dobiti novčanu kaznu od 10.000 rubalja.

Nakon razdoblja arhiviranja, pohranjeni dokumenti mogu se zbrinuti: spaliti ili izrezati posebnom opremom. Međutim, budite izuzetno oprezni da slučajno ne uništite podatke koji su još uvijek važeći ili zahtijevaju pohranu.

Zakon ne ograničava pojedinačnog poduzetnika u popisu papira koji se mogu arhivirati. Ako vam je mirno i zgodno sve pohraniti, pohranite, ali ne tamo gdje želite, već na posebnim mjestima namijenjenim za to. Dokumenti pravilno smješteni u arhivu, poput oklopa, zaštitit će vaše poslovanje u slučaju sporova s ​​poreznom upravom ili protustrankama.