Uredska revizija fonda socijalnog osiguranja. Čekamo provjeru FSS-a. Koga provjerava FSS?

Svaka se organizacija može suočiti s inspekcijom FSS-a. Provode se i na licu mjesta i izvan njega. Koji se dokumenti traže? U članku ćemo pogledati što FSS provjerava tijekom inspekcije na licu mjesta u 2019., kao i što prijeti poslodavcu ako zahtjevi FSS-a nisu ispunjeni.

Što provjerava FSS?

Postoji nekoliko glavnih točaka koje postoje u aktivnostima gotovo svake tvrtke koje mogu biti od interesa za Fond socijalnog osiguranja:

Obračun i uplata doprinosa (ispravnost obračuna, pravodobnost uplate);
Postupak trošenja novca koji je osiguranik skupio za osigurane slučajeve kao što su rodiljni dopust, bolovanje ili roditeljski dopust;
Bonovi;
Postupak trošenja novca prebačenog kada zaposlenik dobije ozljedu.

Tako inspektori Fonda socijalnog osiguranja osiguravaju da su doznačena plaćanja osiguranja opravdana, te da su doprinosi pravilno obračunati i doznačeni na vrijeme.

Za dodatnu kontrolu izvješća poslanih FSS-u, tvrtke ih mogu provjeriti posebnom FSS provjerom. Provjerava je li poslodavac pravilno ispunio obračun, utvrdio osnovicu, te visinu obračuna i isplata. Ova se provjera provodi na temelju kontrolnih omjera i obavlja se besplatno.

Koje provjere provodi FSS?

Postoji nekoliko vrsta FSS provjera (Zakon br. 255-FZ):

Desk - tijekom takve revizije usklađuju se isplate za osiguranje na temelju zahtjeva za odštetu ili podataka iz porezne uprave;
Izvanredni posjet - provodi se ako je socijalno osiguranje zaprimilo pritužbu osigurane osobe koja sugerira da mu je osiguranje krivo obračunano;
Planirana kontrola na licu mjesta - takva se kontrola provodi zajedno s poreznom upravom radi utvrđivanja ispravnosti uplata osiguranja;
Provjera potrebna radi utvrđivanja ispravnosti obračuna, kao i pravodobnosti i potpunosti plaćanja doprinosa dospjelih prije 2017. godine.

Glavni cilj svih inspekcijskih aktivnosti je praćenje usklađenosti tvrtki s ruskim zakonodavstvom. Kancelarijska revizija provodi se po primitku svakog izvješća od tvrtke. Ako se kao rezultat "kamere kamere" utvrde prekršaji ili donese odluka, FSS će poslati inspekcijsko izvješće osobi koja se kontrolira. Ako je sastanak kamera uspješan, tvrtkama se ne šalju izvješća.

Važno! O nadolazećim zakazanim inspekcijama FSS-a možete saznati na njihovim službenim stranicama regionalnog ureda.

Što FSS provjerava tijekom nadzora na licu mjesta u 2019.?

Kao što je gore navedeno, inspekcija na licu mjesta može biti zakazana ili neplanirana. Kako bi provjerio ispunjavaju li obveznici doprinosa zakonske uvjete, Fond za socijalno osiguranje izrađuje plan za tu godinu. Razlozi za zakazane kontrole su zahtjevi za sredstva za isplatu naknada, pritužbe zaposlenika, kao i procesi likvidacije i reorganizacije poduzeća.

Važno! Glavno što zanima inspektore iz Fonda socijalnog osiguranja je kako se troše doznačeni iznosi, postupak obračuna i plaćanja doprinosa u slučaju bolovanja ili rodiljnih naknada.

Planirana inspekcija Fonda socijalnog osiguranja na licu mjesta

Planirani pregled na licu mjesta provodi se ne više od jednom svake tri godine (br. 255-FZ). Osim u sljedećim slučajevima:

Fond za socijalno osiguranje primio je pritužbu zaposlenika protiv svog poslodavca;
Tijekom snimanja utvrđene su greške u obračunu ili uplati doprinosa, odnosno utrošku sredstava FSS-a.

Provjera bolovanja

Potvrde o bolovanju zaposlenici FSS-a provjeravaju s posebnom pažnjom jer su one jedina potvrda da zaposleniku treba isplatiti naknadu. Listovi se provjeravaju tijekom inspekcije u uredu i na licu mjesta. Što FSS točno provjerava na bolovanju:

Je li obrazac za bolovanje u skladu s državnim standardima i nije li lažan?
Dostupnost liječničkog pečata i potpisa na bolovanju (moraju biti jasni i čitljivi);
Ispravno popunjavanje (svi podaci o zaposleniku i organizaciji moraju biti jasno ispunjeni). Ukoliko postoje greške na bolovanju, iste moraju biti ovjerene na propisani način.

Važno! FSS provjerava ne samo je li poslodavac ispravno ispunio bolovanje, već i kako ga je ispunila zdravstvena ustanova. Pogreške u punom imenu zaposlenika ili nazivu poslodavca nisu dopuštene.

Koje će dokumente FSS zahtijevati tijekom inspekcije?

Prvo što zaposlenici FSS-a provjeravaju su izvješća 4-FSS i 4a-FSS. Organizacija mora pohraniti ova izvješća najmanje 5 godina, jer se buduće naknade izračunavaju na temelju prethodnih razdoblja.

Osim toga, inspektor može zatražiti i druge dokumente. Isprave se u početku traže usmeno, a ako se ne dostave odmah, šalje se pisani zahtjev koji je osoba nad kojom se vrši nadzor dužna ispuniti u roku od 10 dana. Ako iznenada poduzeće koje se kontrolira ne ispoštuje rok od 10 dana, ima pravo tražiti produljenje. Da biste to učinili, FSS-u se šalje pismo u kojem se navodi zahtjev za produženje razdoblja, kao i obrazloženje za njegovo produženje. Kao odgovor, FSS će poslati odluku u kojoj se rok može produljiti ili odbiti produljenje.

Rezultati inspekcije na licu mjesta

Na temelju rezultata očevida FSS sastavlja zapisnik. U početku, prije izvješća o inspekcijskom pregledu, posljednjeg dana inspekcijskog nadzora, inspektor Fonda za socijalno osiguranje sastavlja potvrdu u kojoj se navodi predmet inspekcijskog nadzora, kao i vrijeme inspekcijskog nadzora.

Važno! Izvješće o rezultatima inspekcije sastavlja se u roku od 2 mjeseca nakon izdavanja takve potvrde. Nakon izrade izvješća isti se u roku od 5 dana prosljeđuje revidiranom društvu.

Odgovornost poslodavca

Novčane kazne koje može izreći FSS predviđene su Zakonom br. 125-FZ i Zakonom o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Za kašnjenje u davanju obračuna doprinosa naplaćuje se novčana kazna u iznosu od 5% premije osiguranja za posljednja tri mjeseca u obračunskom razdoblju. U tom slučaju moraju se poštivati i maksimalni i minimalni limiti - odnosno ne više od 30% navedenog iznosa, ali ne manje od 1000 rubalja.

Razmotrimo administrativnu odgovornost za poslodavca u slučaju kršenja zahtjeva zakonodavstva Ruske Federacije u vezi s pružanjem određenih dokumenata.

Izvanproračunski fondovi, u slučajevima predviđenim zakonom, provode nadzor na terenu. Do 2017. Savezni zakon od 24. srpnja 2009. odgovarao je na pitanja kako se provodi inspekcija mirovinskog fonda i fonda socijalnog osiguranja, što se provjerava i kako se završava. Međutim, od 2017. izgubio je snagu, a trenutno je odgovarajući postupak reguliran normama Poreznog zakona Ruske Federacije. Osim toga, u pogledu postupka inspekcije FSS-a, odredbe Saveznog zakona od 24. srpnja 1998. (u daljnjem tekstu: Savezni zakon br. 125-FZ) nastavljaju se primjenjivati. Pogledajmo ovu narudžbu.

FSS provjera

Savezni zakon od 24. srpnja 2009. regulirao je do 2017. pravne odnose u vezi s provođenjem i registracijom rezultata izravnih inspekcija FSS-a u mjeri koja nije u suprotnosti sa Saveznim zakonom od 24. srpnja 1998.

Trenutno su pitanja plaćanja doprinosa za obvezno mirovinsko osiguranje za socijalno osiguranje za invalidnost i materinstvo, kao i njihova administracija, regulirana Poglavljem 34 Poreznog zakona Ruske Federacije i prvim dijelom Poreznog zakona Ruske Federacije. , odnosno.

Pitanja plaćanja doprinosa za socijalno osiguranje za nesreće i profesionalne bolesti, kao i njihova administracija, regulirana su odredbama poglavlja IV.2 Saveznog zakona br. 125-FZ, koji se primjenjuje od siječnja 2017.

Sukladno stavku 3. čl. 26.14 Saveznog zakona br. 125-FZ, plan terenskih inspekcija FSS-a (uključujući i za 2017.) godišnje razvijaju teritorijalna tijela fonda.

Predmet pregleda:

nadzor točnosti obračuna i pridržavanja osiguranika rokova za doznaku doprinosa za socijalno osiguranje;
nastupom osiguranih slučajeva - ispravnost osiguranikovih troškova za pripadajuće isplate.

Razdoblje pregleda: godina pregleda plus tri godine prije.

Razdoblje provjere:

općenito - dva mjeseca;
ako postoje razlozi navedeni u stavku 10. članka 26.16 - četiri ili šest mjeseci.

Učestalost pregleda: ne više od jednom svake tri godine.

Kriteriji za uključivanje u „rizičnu zonu” za sljedeću godinu na temelju inspekcija na licu mjesta Mirovinskog fonda Ruske Federacije i Fonda socijalnog osiguranja (kriteriji za plan u 2017. mogu biti slični, budući da ažurirane informacije nisu bile objavljeni) navedeni su u pismu Mirovinskog fonda Ruske Federacije N TM-30-24/13848, FSS RF N 02-03-08/13-2872 od 21. prosinca 2010. Među njima:

osiguratelj ima troškove nastale na teret Fonda socijalnog osiguranja;
kršenje roka za slanje pojedinačnih podataka;
primjena “pogodnosti”;
otkrivanje odstupanja u izračunima na temelju rezultata uredskih revizija (uključujući nedostatak opravdanja);
zaostale uplate doprinosa za više od dva izvještajna razdoblja;
status najvećeg uplatitelja;
smanjenje prihoda bez promjena u brojkama;
mnogo korektivnih obračuna za doprinose;
informacije poreznih vlasti o programima za smanjenje plaćanja doprinosa.

Očito, gornji popis nije iscrpan, ali ipak daje okvirnu ideju o kriterijima za osiguranike koji mogu biti od interesa za teritorijalna tijela Fonda socijalnog osiguranja u svrhu odabira i uključivanja odgovarajućih osoba u inspekciju plan za sljedeću godinu.

Što FSS može provjeriti?

Prije svega, teritorijalno tijelo Fonda socijalnog osiguranja obično je zainteresirano za opravdanost troškova isplate osiguraničkog pokrića (u daljnjem tekstu: CO), a drugo, za ispravnost obračuna premija osiguranja i poštivanje roka njihovog plaćanja. prijenos.

Stoga, na pitanje koje dokumente pripremiti za inspekciju FSS-a u 2017., odgovor je:

dokumenti koji potvrđuju troškove za CO;
isprave vezane uz obračun i prijenos doprinosa.

Ovaj zaključak potvrđuju, između ostalog, odredbe članaka 26.14, 26.16 F. Zakona br. 125-FZ.

Specifični popis dokumenata izravno ovisi o situaciji. To može uključivati, ali nije ograničeno na:

izvorni dokumenti;
Izvodi plaća;
ugovori;
akti koji potvrđuju činjenice ozljede itd.

Rezultati provjere FSS-a

Po završetku očevida inspektori sastavljaju zapisnik. Ovisno o složenosti djela i drugim okolnostima, njegova priprema može trajati od jednog do deset dana.

Ako se tijekom inspekcije utvrdi povreda, čelnik teritorijalnog tijela fonda pregledava materijale inspekcije i odlučuje hoće li ugovarača osiguranja smatrati odgovornim prema Poglavlju IV.3 F. Zakona br. 125-FZ ili ne.

Nastali dug ugovaratelj osiguranja ili dobrovoljno otplaćuje po primitku zahtjeva (), ili se naplaćuje na način propisan člankom 26.6 F. Zakona br. 125-FZ.

Ugovaratelj osiguranja, ako su prema njemu obračunate premije osiguranja prema zapisniku o nadzoru FSS-a, mora izvršiti odgovarajuće knjiženje u knjigovodstvenoj evidenciji.

Dodatno razgraničenje doprinosa za socijalno osiguranje ogleda se u knjigovodstvenim knjigama D-t 91, K-t 69.

Za kontrolu obračuna i plaćanja premija osiguranja, Mirovinski fond i Fond socijalnog osiguranja provode uredske i izravne inspekcije osiguranika (članak 33. Zakona br. 212-FZ od 24. srpnja 2009.). Sva izvješća koja se podnose fondovima podliježu kancelarijskim revizijama. Ne zahtijevaju prisutnost obveznika doprinosa, njihova je svrha provjeriti je li izvješće ispravno sastavljeno i izvršena uplata. Razdoblje za provođenje “kamera kamera” je 3 mjeseca od datuma slanja izvješća. Uviđaj je složeniji postupak koji zahtijeva pažljivu pripremu.

Kako unaprijed saznati hoćete li imati inspekciju mirovinskog fonda Rusije i Fonda socijalnog osiguranja na licu mjesta, što inspektori provjeravaju, koje dokumente mogu zahtijevati - o svemu tome će se dalje raspravljati.

Što se provjerava tijekom inspekcija FSS-a i Mirovinskog fonda Rusije na licu mjesta

Inspekcije na licu mjesta koje provode Mirovinski fond Rusije i Fond socijalnog osiguranja mogu biti planirane ili neplanirane. Prema pismu Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 22. veljače 2011. br. 19-5/10/2-1748, zakazane inspekcije na licu mjesta od strane Mirovinskog fonda Rusije i Fonda socijalnog osiguranja mogu provoditi samo zajednički. Individualno, fondovi mogu samo neplanirano pregledavati osiguranike, a broj takvih pregleda nije ograničen, a razlog za njih može biti:

reorganizacija ili likvidacija poduzeća,
zahtjev osiguranika Fondu socijalnog osiguranja za dodjelu sredstava,
zaprimanje pritužbi zaposlenika na netočan obračun naknada.

Što se tiče planiranih inspekcija na licu mjesta Mirovinskog fonda Rusije i Fonda socijalnog osiguranja za 2016., plan njihovog provođenja za godinu sastavlja se unaprijed i odobrava prije 25. prosinca.

Uvid na licu mjesta obavlja se na području ugovaratelja osiguranja - obveznika premije. Ne možete spriječiti inspektore da uđu na vaš teritorij, inače će se osiguranik suočiti s novčanom kaznom.

Za provođenje zajedničke inspekcije moraju postojati dvije odluke: od PFR tijela u obrascu br. 8-PFR i od FSS tijela u obrascu br. 9-FSS Ruske Federacije.

Učestalost nadzora je jednom u 3 godine, osim nadzora vezanih uz reorganizaciju i likvidaciju, a razdoblje koje se može kontrolirati nije dulje od 3 godine koje prethode godini nadzora.

Razdoblje inspekcije je 2 mjeseca, ali ako postoje razlozi navedeni u dijelu 11.1 čl. 35 Zakona 212-FZ, može se produljiti na razdoblje od najviše 6 mjeseci.

Što će inspektori provjeravati? Samo ispravnost obračuna i pravodobno plaćanje premija osiguranja (6. dio članka 35. Zakona br. 212-FZ); osim toga, inspektori ne bi trebali uzeti u obzir ništa. Provjerit će se podaci primarnih dokumenata s podacima navedenim u izvješćima, provjeravat će se ispravnost obračuna premija osiguranja i usklađenost sa zakonom.

Ako dolazi inspekcija mirovinskog fonda, zajedno s inspekcijom fonda socijalnog osiguranja: koje dokumente pripremiti? U 2016. godini na snazi je Naredba PFR-a br. 34R od 3. veljače 2011., prema kojoj inspektori mogu zahtijevati:

osnivački dokumenti - povelja, ugovor o osnivanju itd., kao i licence potrebne za obavljanje djelatnosti,
naredbe o računovodstvenim politikama i financijskim izvještajima za revidirano razdoblje,
izvješćivanje o doprinosima u mirovinski fond i fond socijalnog osiguranja,
porezni i računovodstveni registri (glavna knjiga, bilance, knjige prihoda i rashoda, knjiga blagajne i dr.),
analitiku za pojedina knjigovodstvena računa i primarne dokumente,
naredbe i kolektivni ugovori,
ugovore o radu, kao i GPC sporazume, ugovore i sporazume s pojedincima, kako bi provjerili predmet tih ugovora: ako je ugovor sklopljen za obavljanje određenih poslova, a ne za pružanje usluge, inspektori ga mogu prekvalificirati. kao rad i naplaćuju dodatne doprinose,
kadrovske isprave (radne knjižice, registri računovodstva i kretanja radnika), evidencije radnog vremena, platne liste, potvrde o nesposobnosti za rad i sl.

Daje se 10 radnih dana za pripremu dokumenata od datuma primitka relevantnog zahtjeva. Kopije može ovjeriti voditelj tvrtke koja se provjerava; ovjera je potrebna samo u slučajevima predviđenim zakonom. Inspektori nemaju pravo oduzimanja originalnih dokumenata.

Na kraju inspekcije, zadnjeg dana, sastavlja se potvrda, au roku od 2 mjeseca mora se sastaviti zapisnik o inspekciji. Ukoliko se ne slažete s aktom, u roku od 15 radnih dana možete podnijeti pisane primjedbe fondu uz prilaganje potrebne dokumentacije.

Plan inspekcije FSS-a i mirovinskog fonda za 2016

Sadašnjim zakonodavstvom nije predviđeno upoznavanje osiguranika s godišnjim planom nadzora na licu mjesta, pa je malo vjerojatno da će se unaprijed moći saznati zajednički plan nadzora Fonda za socijalno osiguranje za 2016. i Fonda za mirovinsko osiguranje Ruska Federacija. No, poznati su kriteriji prema kojima se osiguranici odabiru za "rizičnu skupinu" (PFR pismo br. TM-30-24/13848, FSS br. 02-03-08/13-2872 od 21. prosinca 2010.):

nepodudarnost između izračuna u obrascima za izvješćivanje 4-FSS i RSV-1, kao i nepravodobno davanje pojedinačnih podataka Mirovinskom fondu Rusije,
Fond socijalnog osiguranja financirao je troškove osiguravatelja iz svog proračuna (plaćanje bolovanja, bonova i sl.),
zaposlenici primili isplate na koje se ne plaćaju doprinosi za osiguranje,
primjenjivane su povlaštene stope premija osiguranja,
na temelju rezultata uredskih kontrola utvrđene nedosljednosti za koje platitelj nije dao obrazloženje,
ugovaratelj osiguranja kasni s plaćanjem premija više od dva uzastopna kvartala,
u odnosu na prethodno razdoblje smanjen je iznos vremenskih razgraničenja uz isti broj zaposlenih,
izvješća podnesena Zavodu za mirovinsko osiguranje i Fondu socijalnog osiguranja više puta su ispravljana od strane isplatitelja,
Federalna porezna služba osigurala je sredstva informacijama o nezakonitom minimiziranju poreza.

Osiguranici koji nemaju financijsko-gospodarske djelatnosti nisu obuhvaćeni planom inspekcijskog nadzora.

Plan izravnih inspekcija FSS-a i Mirovinskog fonda Ruske Federacije može se mijenjati tijekom godine u smislu dodavanja ili isključivanja obveznika ili promjene vremena inspekcija.

Posebnost zakazanih nadzora na terenu je da inspektori Fonda za socijalno osiguranje rade zajedno. Ali budite sigurni da postoje dva rješenja. FSS i Mirovinski fond Ruske Federacije imaju svoj plan za takve provjere odjednom za godinu, koji se pojavljuje krajem prosinca za sljedeću godinu. A organizacija saznaje o događajima kao što su zakazane inspekcije samo dan unaprijed. No, ne prave mnogo problema, pogotovo jer se održavaju samo jednom u tri godine.

Inspektori će pregledati nekoliko vrsta vaših prijava. Prvo, to je informacija o tome kako ste obračunali i uplatili premije osiguranja (u slučaju privremene nesposobnosti ili rodiljnog). Također provjeravaju ispravnost isplate naknada; zanimaju ih bolničke naknade, naknade za trudnoću, prijave na početku trudnoće, porod, skrb za dijete mlađe od godinu i pol te za ukop. Treće područje je izračun premija osiguranja vezanih uz ozljede i njihov trošak. Na kraju dobivate posebne akte za svaku od tri vrste.

Za svaku inspekciju zahtjevi FSS-a su isti: ne biste trebali imati odstupanja u dokumentima, kršenja zakona i neplaćenih premija osiguranja.

Stolne provjere

U svrhu izvješćivanja organizira se uredska revizija. Fond treba utvrditi je li ispravno sastavljen i jesu li premije osiguranja pravilno obračunate i plaćene. Prethodno ste pravni temelj za kancelarijske revizije mogli pronaći u Zakonu „O doprinosima za osiguranje u mirovinski fond Ruske Federacije, Fond socijalnog osiguranja, Savezni fond obveznog zdravstvenog osiguranja” br. 212-FZ, ali od 1. siječnja 2017. zakonska regulativa premija osiguranja prešla je u drugi dio Poreznog zakona Ruske Federacije. Razdoblje koje se provjerava je izvještajno razdoblje, odnosno ono za koje ste izračunali 4-FSS izračune.

Od trenutka kada ste poslali izvješće, FSS ima tri mjeseca za uredsku reviziju. Procedura za provođenje ovog nadzora je sljedeća: inspektori provjeravaju prijave (na zahtjev možete odgovoriti u roku od pet dana). Ovdje nije potrebna osobna nazočnost šefa, iako ga inspektori mogu pozvati ako je potrebno pojašnjenje. Ako im se ne sviđaju rezultati kancelarijske revizije, to može biti razlog za ozbiljniju proceduru - reviziju na licu mjesta.

Inspekcija na licu mjesta

Kontrole na licu mjesta svi menadžeri s pravom ne vole jer podrazumijevaju brdo dokumenata, ozbiljnu pripremu i osobnu komunikaciju s inspektorom. Štoviše, izvanredni nadzor na licu mjesta može se provesti najmanje 6 puta godišnje. Za razliku od zakazanog pregleda, on ima određenu svrhu i razlog. Potonje se može pronaći u odgovarajućem rješenju. Postoje tri klasična razloga za neplaniranu inspekciju na licu mjesta: pritužbe zaposlenika, zahtjev tvrtke za novčanim sredstvima za naknade te reorganizacija i likvidacija.

Tri klasična razloga za izvanrednu inspekciju na licu mjesta: pritužbe zaposlenika, zahtjevi za financijskim sredstvima za beneficije, reorganizacija ili likvidacija.

Ne računajte na podsjetnik na vaš dolazak, jer Zavod za socijalno osiguranje nema obvezu obavijestiti. Pa ipak, u stvarnom životu upozoravaju, jer je inspektorima tako zgodnije: ne moraju tražiti zgradu, upravitelja u neradno vrijeme i stare dokumente za inspekciju. Glavna svrha terenskog nadzora uglavnom je ista - provjera obračuna i plaćanja socijalnih doprinosa.

Zašto mi?

Za takva su pitanja FSS i Mirovinski fond Ruske Federacije razvili „Kriterije za odabir obveznika premije osiguranja za 2011.“ (Pismo Mirovinskog fonda Ruske Federacije br. TM-30-24/13848, FSS Ruske Federacije Federacije broj 02-03-08/13-2872), kojim se fondovi i dalje rukovode. Najvjerojatnije će vas inspektori uskoro posjetiti ako:

Platite socijalno osiguranje sredstvima FSS-a.
Izvještaje nije podnosio na vrijeme.
Pružate previše pomoći, poput financijske pomoći ili naknade, zaposlenicima koji nisu obveznici osiguranja.
Koristite snižene stope.
Doprinosi koji se duguju za više od dva izvještajna razdoblja.
U ovom izvještajnom razdoblju obračunato je manje doprinosa, ali je broj zaposlenih ostao isti.
Ispravci su davani često.
Dali su povoda sumnjama da sudjelujete u shemama minimiziranja doprinosa.
Podnijeli smo izvješća Fondu socijalnog osiguranja i Mirovinskom fondu Ruske Federacije, koji se međusobno ne poklapaju.
Izazvao bijes tijekom stolne provjere.

Kako se provodi provjera?

Procedura provođenja inspekcije FSS-a je jasna, no raspored je malo promjenjiv - sve ovisi o tome što inspektori pronađu u dokumentima. Najprije ćete od čelnika Fonda socijalnog osiguranja dobiti odluku o provođenju izvanredne inspekcije u kojoj ćete pronaći popis revizora i rok za inspekciju. FSS ne može provjeriti razdoblje dulje od prethodne tri godine. Istina, ako vam je fond došao zbog kršenja koja su utvrđena uredskom revizijom, inspektori dobivaju pristup izvješćima za tekuću godinu.

Potpišite da ste upoznati s odlukom, nakon čega ćete dobiti zahtjev za dostavu dokumenata. Imajte na umu: ako vas revidiraju dva fonda odjednom, i odluke i zahtjevi doći će u paru. To znači da ako fondovi trebaju isti dokument, morat ćete dobiti dvije kopije. Inspektori dolaze u vašu tvrtku, ali ako nemate poslovni prostor, inspekciju mogu obaviti kod vas. Istina, prije nego što to učinite, trebali biste također izvršiti provjeru: imena inspektora su napisana u odluci, usporedite ih sa stvarnim onima na potvrdi.

Ovlasti FSS-a tijekom inspekcije mogu se činiti širokim, ali, u biti, oni imaju samo pravo pregledavati dokumente i biti na vašem teritoriju. Ne dopustite im da izvade originale.

Ipak, bolje je ako vi izvršite inspekciju: tako nećete morati gubiti vrijeme na putovanje do fondova, ovjeravanje kopija, moći ćete pratiti sigurnost originalnih dokumenata, pa čak i pridobiti inspektora. Vrijeme inspekcije FSS-a u pravilu je nekoliko tjedana, iako je imaju pravo provesti dva mjeseca od datuma u odluci do pripreme potvrde na temelju rezultata događaja.

Trajanje ovisi o tome ima li organizacija podružnicu ili predstavništvo. Međutim, inspektori mogu obustaviti inspekciju na 6 mjeseci ako trebaju prevesti neke dokumente, pribaviti podatke o ispitivanju ili druge osobe koje imaju potrebne informacije. Ako, na primjer, niste uspjeli prikupiti dokumente na vrijeme, FSS može čak produljiti događaj za nekoliko mjeseci

Što žele od nas?

Nakon primitka zahtjeva za dostavu dokumenata, imate deset dana da ih pripremite i dostavite. Ako ne ispunite ovaj rok, riskirate obustavu inspekcije i/ili kaznu. Ukoliko imate opravdane razloge zašto niste na vrijeme, o tome pismeno obavijestite inspektore, ne zaboravljajući navesti razlog i ažurirane rokove za podnošenje. Fondove inspektore zanimaju različite stvari pa traže različite podatke. Kažemo vam koji popis dokumenata pripremiti za provjeru FSS poduzeća:

Bolovanje i potvrde o bolovanju.
Građanski ugovori s fizičkim osobama. Inspektore posebno zanima vrsta i predmet ugovora.
Podaci o evidenciji radnog vremena.
Podaci o certifikaciji radnog prostora.
Podaci iz očevida ozljeda i bolesti na radu.
Dokumenti na kojima se temelje rješenja o izdavanju naknada.
Molbe i nalozi za porod, trudnoću, dopust i zasnivanje radnog odnosa.
Izvodi plaća.
Radne knjižice, osobne karte i ostali kadrovski dokumenti. Događaji iz radnog vijeka zaposlenika, koji se odražavaju u knjizi (uključujući bonuse i plaće), uspoređuju se s drugim podacima o osoblju.

Osim toga, inspektori će možda htjeti pregledati gotovinu i bankovne dokumente, same obračune za obračun i plaćanje premija osiguranja. Porezni i računovodstveni podaci pokazat će inspektorima koristite li sheme minimiziranja doprinosa. Svakako provjerite prisutnost i točnost potpisa i dostavite dokumente uredno. Sastavni dio pripreme dokumenata je priprema argumenata za zaštitu dokumenata koji će potencijalno izazvati nedoumice i sumnje kod inspektora.

Istovremeno uklonite sve druge dokumente dalje od inspektora. Bolje im je da ne vide ono što bi vam se moglo vratiti, kao i bilješke i nacrte. Ako inspektori žele ponijeti dokumente sa sobom na “posao”, nemojte im dopustiti: nemaju na to pravo. U tom slučaju možete dostaviti kopije s potpisom i pečatom upravitelja.

Ako inspektori žele ponijeti dokumente sa sobom na „posao“, nemojte im to dopustiti: nemaju pravo na to.

Rezultati izvanrednog nadzora Fonda socijalnog osiguranja na licu mjesta

Na kraju inspekcijskog nadzora inspektori će sastaviti potvrdu o inspekcijskom nadzoru u dva primjerka, ali predstoji glavni dokument. Sada FSS ima još dva mjeseca da pripremi izvješće o inspekcijskom nadzoru, čiji uzorak možete preuzeti. Prvo, sadrži podatke o tvrtki, podatke revizije i popis provjerenih dokumenata. Tada će biti napisano da nisu pronađene povrede (ili su pronađene, a zatim će inspektori priložiti dokumente koji to potvrđuju). Provjerite sadrži li izvješće presliku rješenja inspekcije i obračun sredstava za vaše premije osiguranja.

Pravila inspekcije FSS-a takva su da ako ih prekršite, riskirate potrošiti puno novca na kazne. Stoga je prije provjere bolje vratiti sve dugove po premijama osiguranja.

Na temelju tog akta čelnik fonda mora u roku od 10 dana odlučiti hoće li vas pozvati na odgovornost ili ne. Ako je upravitelj fonda odabrao prvo, tada će inspekcijsko rješenje sadržavati popis prekršaja i stvarnih nepodmirenih obveza te uputu za plaćanje kazne i penala. Primjerak rješenja dobit ćete 5 radnih dana unaprijed kako biste ga potpisali i time potvrdili datum primitka. Ako se ne slažete s onim što je tamo napisano, imate petnaest radnih dana da pismeno prigovorite šefu FSS-a i priložite ovome dokumente koji vas štite.

Tijekom inspekcije ne zaboravite na mogućnosti da se "uvučete" u inspektore, stvarajući im ugodne radne uvjete, čak i uskraćujući svoje zaposlenike. To će vam osigurati miran pregled. Pritom je važno znati granice vaše komunikacije s inspektorom kako ne biste izazvali iritaciju. Glavna stvar u provjeri Fonda socijalnog osiguranja je kompetentno pripremiti dokumente i moći braniti svoj slučaj.

1. Koji su kriteriji za odabir osiguranika za provođenje nadzora od strane izvanproračunskih fondova.

2. Kako se pripremiti za inspekciju na licu mjesta od strane Fonda za socijalno osiguranje i Mirovinskog fonda Rusije.

3. Kako izgraditi optimalnu interakciju s inspektorima.

3. Koje dokumente traže inspektori tijekom inspekcije i kako ih najbolje pripremiti.

Rekao sam vam kakve provjere osiguranicima organiziraju izvanproračunski fondovi i kakav je postupak njihovog provođenja s pravne strane. Međutim, u praksi se ono što je tako detaljno i složeno opisano u zakonu događa nešto drugačije. Na primjer, zakonodavstvo izdvaja čak 2 mjeseca za provođenje terenske inspekcije FSS-a i Mirovinskog fonda Rusije (ne računajući suspenzije), ali meni je, kao i u većini slučajeva, inspekcija zapravo trajala manje od tjedan dana . U ovom ću članku podijeliti svoje iskustvo prolaska inspekcije na licu mjesta od strane FSS-a i Mirovinskog fonda Ruske Federacije i dati praktične preporuke o tome kako se najbolje ponašati s inspektorima i na što obratiti pozornost prilikom pripreme dokumenata.

Malo pojašnjenje za uštedu vašeg vremena: ako ste već primili obavijest o nadolazećem pregledu i sada se pomno pripremate za njega, predlažem da odmah prijeđete na drugi dio članka - praktične savjete o prolasku na licu mjesta inspekcija FSS-a i Mirovinskog fonda Ruske Federacije. Pa, ako još nema obavijesti, a želite procijeniti vjerojatnost inspekcije kako biste se unaprijed pripremili za nju, preporučujem čitanje redom.

Kako utvrditi vjerojatnost inspekcije na licu mjesta od strane Fonda za socijalno osiguranje i Mirovinskog fonda Rusije

Kako možete utvrditi čekate li u bliskoj budućnosti inspekciju FSS-a i Mirovinskog fonda Rusije? Da bismo to učinili, koristit ćemo kriterije za odabir obveznika premije osiguranja za provođenje nadzora na licu mjesta, koji su utvrđeni u pismu Mirovinskog fonda Ruske Federacije br. TM-30-24/13848, FSS Ruske Federacije godine broj: 02-03-08/13-2872 od 21.12.2010. Unatoč činjenici da je ovo pismo iz 2010., nije bilo kasnijih pojašnjenja, stoga se, očito, FSS i Mirovinski fond Ruske Federacije trenutno rukovode njime. U skladu s pismom FSS-a i Mirovinskog fonda Ruske Federacije, kriteriji za odabir osiguranika za inspekcije su sljedeći:

Broj obračuna za 9 mjeseci prethodne godine dostavljenih Fondu za mirovinsko osiguranje i Fondu za socijalno osiguranje ne podudara se.
Osiguranik snosi troškove obveznog socijalnog osiguranja na teret Fonda socijalnog osiguranja (privremene nesposobnosti, porodiljne naknade, naknade pri rođenju djeteta i dr.).
Nepravodobno dostavljanje individualnih personaliziranih računovodstvenih podataka (obrasci SZV-6-1, SZV-6-2, ADV-6-3, ADV-6-2). Ovo se odnosi na razdoblja prije 2014., budući da počevši od 2014. obrazac izvješća RSV-1 uključuje podatke o uvjerljivom računovodstvu.
Osiguratelj ima značajne iznose isplata u korist zaposlenika koji nisu obveznici premije osiguranja (primjerice, iznosi naknada za korištenje osobne imovine zaposlenika u poslovne svrhe, iznosi novčanih pomoći u granicama utvrđenim zakonom i dr.). ).
Primjena sniženih stopa premija osiguranja. Više o primjeni sniženih tarifa možete pročitati
Prisutnost pogrešaka i nedosljednosti na temelju rezultata uredskih revizija.
Imati kašnjenja u plaćanju premija osiguranja više od dva razdoblja zaredom.
Svrstavanje ugovaratelja osiguranja među najveće uplatitelje, koje karakterizira najveći iznos porezne osnovice, najveći broj osiguranika ili prosječan broj zaposlenih.
Smanjenje iznosa obračunatih doprinosa u odnosu na prethodna razdoblja bez promjene broja zaposlenih.
Dostupnost informacija poreznih vlasti o provedbi različitih shema minimiziranja poreza i doprinosa od strane osiguranika.

Dakle, što više kriterija vaša organizacija ili pojedinačni poduzetnik ispunjava, to je veća vjerojatnost revizije.

Moje iskustvo i preporuke za prolazak inspekcije na licu mjesta od strane FSS-a i Mirovinskog fonda Rusije

A sada, kao što sam obećao, ispričat ću vam svoje iskustvo prolaska inspekcije na licu mjesta od strane FSS-a i Mirovinskog fonda Rusije (uspješno, usput) i dati praktične savjete. Prije svega, naša organizacija postala je predmetom inspekcije ne slučajno, već zato što je zadovoljila nekoliko kriterija za odabir osiguranika za inspekcije:

Primjena sniženih stopa premija osiguranja (organizacija djeluje u području informatičke tehnologije);
Visoki iznosi naknada troškova za obvezno socijalno osiguranje za privremenu nesposobnost i u vezi s majčinstvom od Fonda za socijalno osiguranje (uglavnom zbog rodiljnog dopusta, brige o djetetu do 1,5 godina);
Dostupnost isplata zaposlenicima koje ne ulaze u osnovicu za obračun premije osiguranja (naknada za korištenje osobnog vozila, novčana pomoć za rođenje djeteta).

Revizija je obavljena u prosincu 2013. godine, odnosno provjeravana su razdoblja 2010., 2011. i 2012. godine. Otprilike dva tjedna prije početka nadzora nazvao je predstavnik mirovinskog zavoda i upozorio da je naša organizacija uvrštena u plan nadzora, rekao kada će početi nadzor, koje dokumente (općenito) treba pripremiti. , dala je svoje koordinate, a također je objavila sastav komisije: po jedan predstavnik iz Fonda za socijalno osiguranje, Mirovinskog fonda Ruske Federacije i iz porezne uprave (budući da se primjenjuju snižene tarife). Kasnije, otprilike tri dana kasnije, javio se predstavnik FSS-a i također obavijestio o predstojećoj inspekciji. Nikakve daljnje obavijesti (poštom, faksom, e-poštom itd.) nisu stigle na našu adresu.

U telefonskom razgovoru inspektori PFR-a i FSS-a pojasnili su adresu na koju bi trebali ići na inspekciju (naša adresa nije se podudarala s pravnom adresom). Inače, inspektorima je, kako se pokazalo, uopće svejedno na kojoj će im adresi organizacija ustupiti prostor za obavljanje inspekcijskog nadzora: pravni ili neki drugi.

Bolje je da se terenska inspekcija FSS-a i mirovinskog fonda odvija na vašem teritoriju, a ne na području inspektora, iz sljedećih razloga:

Osiguravanje sigurnosti dokumenata. Inspektori nemaju pravo oduzimati izvornike dokumenata niti ih iznositi izvan prostorija osiguranika. Međutim, ako se inspekcija odvija na njihovom teritoriju, tijela FSS-a i Mirovinskog fonda mogu zatražiti izvorne dokumente na pregled, odnosno neke dokumente morat će se transportirati, zatim vratiti i stalno nadzirati kako se dokumenti ne bi izgubili ili oštećen tijekom transporta. Stoga, kada se inspekcija odvija na vašem području, možete biti sigurni da su svi dokumenti sigurni i zdravi, jer ih ni vi ni inspektori nećete izvaditi.

Ušteda vremena i materijalnih resursa. Ako se provjera odvija na vašem teritoriju, tada nema potrebe gubiti vrijeme na putovanje u FSS i Mirovinski fond Ruske Federacije na njihove zahtjeve (za dostavljanje dokumenata, davanje objašnjenja itd.). Osim toga, sve dokumente inspektorima možete dostaviti u izvornicima, odnosno uštedjeti svoje vrijeme i sredstva na izradi kopija dokumenata i popisu istih. Istina, inspektori i dalje mogu tražiti preslike pojedinačnih dokumenata kako bi ih priložili revizijskom materijalu, ali to je puno manje nego preslike svih dokumenata koji se provjeravaju.

Prilika da naučite više o tome što se od vas traži, i izbjeći nepotrebna pitanja inspektora. Navest ću primjer: inspektor FSS-a pitao me „osnovu za korištenje sniženih tarifa od strane naše organizacije“, dok su svi dokumenti koji potvrđuju našu usklađenost s kriterijima utvrđenim zakonom (prosječan broj zaposlenika, udio prihoda od IT djelatnosti, izvadak iz registra ovlaštenih organizacija) dani su prvog dana inspekcije. Nisam odmah shvatio što se od mene traži, a mislim da ni sam inspektor nije odmah shvatio. Kao rezultat toga, donio sam ispis članka 58. Zakona br. 212-FZ, koji navodi kategorije osiguranika koji imaju pravo primijeniti smanjene stope premije osiguranja. Nećete vjerovati, ali inspektoru je ovo prilično odgovaralo. Da se inspekcija odvijala na teritoriju inspektora, teško je zamisliti koliko bi vremena i truda bilo utrošeno na rješavanje ovog problema.

Osobni kontakt. Koliko god otrcano zvučalo, i inspektori su ljudi, a ako se inspekcija odvija na vašem području, imate priliku s njima uspostaviti osobni kontakt i pokušati ih pridobiti. No, kako bi osobni kontakt s inspektorima bio na vašu korist, a ne na štetu, morate se pridržavati određenih pravila komunikacije s inspektorima.

Komunicirajte s inspektorima, pridržavajući se određenih pravila:

Prije svega, pripremite se psihički i zapamtite samo dvije stvari: 1. Sve u vašoj organizaciji je “bijelo”, 2. Vi ste kompetentan stručnjak koji zna svoj posao. Uvijek imajte na umu ove izjave: tijekom testa ovo je istina u koju morate vjerovati svom dušom, bez obzira kako stvari stvarno stoje. U isto vrijeme, trebate se ponašati u skladu s tim, samouvjereno, smireno i dostojanstveno. To je jako važno, jer su inspektori, pogotovo oni s iskustvom, izvrsni psiholozi, odmah vide kada je osoba nervozna ili lukava. Dakle, da bi vam vjerovali, morate sami čvrsto vjerovati da ste u pravu.

Stvorite ugodno okruženje za inspektore. Bolje je da su u zasebnoj prostoriji: lakše je i za njih i za vas. U njihov ured možete nenametljivo staviti kuhalo za vodu, čaj, nešto za čaj, pokazati im gdje da natoče vodu itd. Neki misle da će, ako je inspektorima neugodno, htjeti otići i brzo završiti inspekciju. Vjerujte mi, to nije istina. Inspekcija neće biti gotova brže od planiranog, ali činjenica da inspektori neće htjeti dugo ostati na vašem teritoriju je prilično minus (pogledajte savjet br. 1): imaju pravo tražiti preslike potrebnih dokumente i pozovu vas k njima da date objašnjenja – a to znači dodatno vrijeme i resurse. I, usput, to što je inspektor na vašem teritoriju ne znači da je zauzet inspekcijom. Primjerice, posljednja dva dana od pet jedan je od inspektora gledao nogomet na laptopu. Pa, nije nam žao, ali čovjek je zadovoljan. Dakle, bolje je izbaciti svoje radnike, ali ne i inspektore.

Održavajte distancu u komunikaciji s inspektorima. Kad nudite čaj, kavu, vodu i druge potrepštine, činite to na naglašeno pristojan način, iz pristojnosti, a ne iz želje za podmićivanjem. Ni u kojem slučaju ne smijete biti previše nametljivi, stalno pitati "treba li što?" ili ponuditi neku vrstu poslastica, posebno alkoholnih pića. Sve će to samo izazvati sumnju i iritaciju kod inspektora, jer, prvo, iako je inspekcija zajednička, oni su predstavnici različitih struktura i “držat će štanglu” jedni drugima, i drugo, i najvažnije , oni su prilikom obavljanja službene zadaće, čija je svrha identificirati prekršaje s vaše strane, ako ih ima.

Zauzmite se za svoje mišljenje. Ako vam inspektori ukažu na greške, s njihovim mišljenjem nemojte se slagati i ne pokušavajte sve odmah objasniti. Bolje je reći da vam treba malo vremena da razmislite o svemu i pripremite odgovor. Za to vrijeme prikupite potrebne argumente i dokaze da ste u pravu. Čak i ako shvatite da postoji kršenje, to nije razlog za očaj; naprotiv, trebate se sabrati i, prvo, shvatiti kakva prijetnja može biti, a drugo, pokušati je ispraviti. Na primjer, ako nemate potvrdu o privremenoj nesposobnosti za rad, u tom slučaju morate se obratiti liječniku specijalistu. instituciji izdati duplikat, a inspektorima dostaviti obrazloženje o nedostatku dokumenta i presliku zahtjeva za izdavanje duplikata, kao potvrdu da ste postupili. Ili, kao što je bilo u mom slučaju. Inspektori su tvrdoglavo inzistirali na tome da se doprinosima ne plaćaju samo naknade zaposlenicima za korištenje osobnog automobila koji je u vlasništvu po pravu vlasništva, a ako se automobilom upravlja po punomoći, onda se takva plaćanja uračunavaju u osnovicu. Međutim, pronašao sam i ispisao izvatke iz Građanskog zakonika Ruske Federacije, iz kojih proizlazi da se imovina može posjedovati ne samo po pravu vlasništva, već i po pravu korištenja i raspolaganja. A budući da definicija “osobne imovine” nije određena zakonom, to znači da imovina koju koristi punomoćnik također potpada pod ovu definiciju. Zbog toga su inspektori prihvatili moj stav, tim više što su svi potrebni dokumenti za isplatu naknade bili dostupni.

Imajte na umu da kako god se inspektori ponašali, vi s njima imate suprotne interese, samo budi što diplomatskiji i drži oči otvorene. U mom slučaju sam u početku postupio prema prva tri pravila i inspektori su se držali istog stila komunikacije, ništa osobno. Kao rezultat toga, nisu pronašli nikakva kršenja, iako su pronašli neplaćeni iznos penala za doprinose Fondu socijalnog osiguranja za 2011., ukupno ne više od 10 rubalja, koje smo platili i rastali se. No, znam za slučaj da su sami inspektori odabrali poluformalni stil komunikacije, čini se da su tako ljubazni ljudi, apsolutno pozitivni. Osiguranik je s njima komunicirao u istom tonu, kao “normalni dečki koji razumiju”. Inspektori su pričali o svom teškom životu, a osiguranik o svojim gorućim problemima, kako je teško uzdržavati posao, koliki su porezi... I kao da su svi razumjeli, suosjećali, žmirili na greške, samo su u zapisniku o očevidu napisali “Potraži” i kazna je zalemljena. Pa budi oprezan.

Sada, razgovarajmo o najvažnijem - o Koje dokumente traže inspektori FSS-a i mirovinskog fonda tijekom inspekcije na licu mjesta? Kao što sam već rekao, u mom slučaju je u kontroli sudjelovao i porezni inspektor koji je također imao svoj popis potrebne dokumentacije. Čak i prilikom telefonske obavijesti, inspektori su objavili okvirni popis dokumenata, koji je uključivao osnivačke dokumente, interne pravilnike o plaćama, platne liste, gotovinske i bankovne dokumente, dokumente koji potvrđuju troškove na teret Fonda socijalnog osiguranja za 3 godine, podložno inspekcijski nadzor, kao i dokumenti koji potvrđuju primjenu snižene tarife. Inspektori su po dolasku predali zahtjev za dostavu dokumentacije u kojem su navedeni svi mogući dokumenti koji su izravno ili neizravno vezani uz obračun i uplatu premije osiguranja: osnivački dokumenti, kadrovski dokumenti, knjigovodstveni registri, izvješća fondovima i razne popratne dokumentacije. Ovaj je zahtjev sadržavao popis dokumenata koje su inspektori mogli tražiti; Naime, dokumentacija tijekom inspekcijskog nadzora dostavljena je na usmeni zahtjev inspektora i obimom je bio manji od traženog.

Dakle, koje sam dokumente dao tijekom inspekcije FSS-a i Mirovinskog fonda na licu mjesta:

Dokumenti koji potvrđuju pravo na primjenu snižene stope premija osiguranja za organizacije koje djeluju u području informacijske tehnologije: statistički obrasci PM-a za 9 mjeseci svake godine koji sadrže podatke o prosječnom broju zaposlenih; izvadak iz registra ovlaštenih organizacija koje djeluju u području informatike; Zahtjevi za potvrdu o osnovnoj vrsti gospodarske djelatnosti i potvrdu za svaku godinu iz koje je naznačen udio prihoda od osnovne vrste djelatnosti iz područja informatike. Osim toga, porezni inspektor je zatražio knjige prihoda i rashoda po pojednostavljenom poreznom sustavu, obavijest o mogućnosti primjene pojednostavljenog poreznog sustava, podatke o prosječnom broju zaposlenih, kao i knjigovodstvene registre „analizu računa“ za račune 90, 91, 51, 50.

Osnivački dokumenti i interni administrativni akti o nagrađivanju (ovjerene preslike): povelja, nalozi za imenovanje direktora i glavnog računovodstva, pravilnik o nagrađivanju, bonusi, isplata novčane pomoći, putovanja (budući da neki zaposlenici primaju naknadu za putnu prirodu rad ), popunjenost cjelokupnim uredništvom.

Dokumenti koji potvrđuju troškove nastale na teret Fonda socijalnog osiguranja: bolovanje zbog privremene nesposobnosti s izračunima naknade, potvrde zaposlenika iz drugih mjesta rada za izračun naknade; bolovanje za trudnoću i porod s izračunima i popratnim dokumentima; dokumenti za isplatu jednokratne naknade pri rođenju djeteta, za osiguranje roditeljskog dopusta do 1,5 godina i isplatu naknada.

Vremenske tablice, nalozi za bonuse zaposlenika (inspektori su brzo vratili te dokumente; najvjerojatnije ih je zanimalo da su dokumenti bili dostupni bez detaljne provjere).

Predujmovi, dokumenti o gotovini (blagajničke knjige, izvještaji blagajnika), bankovni izvodi (gledajući broj paketa sa izvodima, a bilo ih je oko 36 komada, svaki mjesec po jedan debeli paket, inspektori im nisu odnijeli u ured za provjeru, ali je tražio karticu računa 51 u elektroničkom obliku).

Isprave kojima se potvrđuju isplate zaposlenicima koje ne ulaze u osnovicu za obračun premije osiguranja: nalozi za isplatu novčane pomoći pri rođenju djeteta s izjavama zaposlenika i preslike rodnih listova djece, dokumenti za isplatu naknade za korištenje osobnih vozila u poslovne svrhe.

Građanski ugovori s potvrdama o izvršenim radovima, ugovori o kreditu za zaposlenike.

Obračune plaća (po vrstama obračuna za organizaciju u cjelini) i obračunske liste (po vrstama obračuna za svakog zaposlenika) na mjesečnoj razini - ove dokumente sam generirao u 1C ZUP-u.

Računovodstveni registri “konto kartica” za konta 91, 73, 76, 51, 50 u elektronskom obliku.

Izvješća Fondu socijalnog osiguranja, uključujući privremene 4-FSS izračune, izvješća Mirovinskom fondu Ruske Federacije RSV-1 i personalizirane računovodstvene informacije.

Možda je ovo kraj popisa dokumenata koje sam dostavio tijekom inspekcije FSS-a i Mirovinskog fonda Rusije na licu mjesta. Skrećem pozornost da su dokumenti potrebni za cijelo promatrano razdoblje 2010.-2012. Neke dokumente inspektori su čuvali dulje (primjerice obračune plaća, dokumente koji potvrđuju troškove na teret Fonda socijalnog osiguranja), neke su vratili isti dan (akontacije, dokumente o gotovini).

Budi proaktivan. Potrebno je razumjeti da inspektori dolaze u inspekciju s jasnim planom, temeljenim na prethodnoj analizi prijava koje ste podnijeli, na temelju rezultata prethodnih inspekcija i podataka o organizaciji u cjelini, prikupljenih iz različitih izvora. Ovaj plan utvrđuje aspekte u kojima je najvjerojatnije postojanje značajnih pogrešaka i nepravilnosti u obračunu i prijenosu premija osiguranja. Na temelju plana inspekcijskog nadzora izrađuje se popis tražene dokumentacije. Na taj način možete ići ispred događaja i unaprijed pripremiti dokumente koji će najvjerojatnije zanimati inspektore. Primjerice, ako je organizacija imala isplate zaposlenicima na koje se nisu plaćali doprinosi, ili isplaćene naknade po građanskim ugovorima, inspektori će najvjerojatnije tražiti dokumente koji opravdavaju te isplate. Stoga prije početka inspekcije pokušajte napraviti što potpuniji i detaljniji popis dokumenata koje je potrebno pripremiti kako biste izbjegli iznenađenja tijekom inspekcije.

Pripremite dokumente unaprijed. Na temelju sastavljenog popisa identificirajte dokumente koji zahtijevaju značajna poboljšanja ili koji u potpunosti nedostaju. I prije svega, počnite pripremati te dokumente kako se ne biste time bavili tijekom postupka verifikacije. Praktički sam ponovno ispisao platne liste i tablice radnog vremena, a kadrovski službenik dovršio je raspored osoblja i izmjene u njemu.

Obratite pažnju na potpise. Prvo, potpisi glavnog računovođe i direktora na dokumentima moraju odgovarati nalozima o imenovanju ovih dužnosnika. Odnosno, ako je 2011. bio jedan glavni računovođa, a 2012. drugi, tada bi potpisi na dokumentima za ta razdoblja trebali biti različiti. Na to posebno morate obratiti pozornost ako se dokumenti ispisuju za više razdoblja odjednom. Drugo, potpisi moraju biti prisutni u dokumentu ako je to obavezan uvjet. Na primjer, u dokumentima o gotovini, u izvješćima o troškovima, potpisima direktora i zaposlenika u nalozima upravitelja, u ugovorima itd. Usput, malo je vjerojatno da će inspektori provjeriti autentičnost potpisa, ali će vjerojatno primijetiti njegov nedostatak.

Dati dokumente na uvid u urednom i sabranom obliku. Dočekuju vas po odjeći, pa će inspektori svoj dojam, barem prvi dojam, stvoriti na temelju obrasca u kojem su dokumenti dostavljeni. Slažete se, hrpe "dokumenata" nagomilanih na kaotičan način sugeriraju razmišljanja o stanju računovodstva općenito, a posebno izračunima premija osiguranja. Stoga je bolje organizirati dokumente po vrsti i razdoblju kako biste lakše pronašli dokument koji vam treba. Na vama je hoćete li spajati dokumente ili ne. Neki smatraju da je dokumente bolje pričvrstiti klamericom kako inspektori ne bi imali priliku nešto ponijeti sa sobom, iako je to protuzakonito. Nisam spajao dokumente (osim bankovnih izvoda, gotovinskih dokumenata i izvješća o troškovima), već sam ih stavio u registratore, jer je, po mom mišljenju, puno praktičnije pregledavati dokumente i kopirati ako je potrebno. Inače, nakon provjere nije uočen nestanak dokumenata.

Pa, glavna preporuka - uklonite sve nepotrebne dokumente prije provjere. Pažljivo pregledajte sve mape s dokumentima na provjeru i ostavite samo one “bijele”: inspektori ne moraju nužno vidjeti obračune “sivih” plaća, ako ih ima, vaše nacrte, bilješke, oznake tipa “nedostaje nalog” ili "zamijeniti" itd.

To je vjerojatno sve što sam vam htio reći o svom iskustvu prolaska inspekcije FSS-a i Mirovinskog fonda Rusije, o interakciji s inspektorima i pripremi dokumenata. Nastojao sam sve prikazati što detaljnije kako ne bih propustio bitne detalje. Nadam se da vam članak nije dosadio, a informacije predstavljene u njemu bit će vam korisne.

Ako vam je članak koristan i zanimljiv, podijelite ga s kolegama na društvenim mrežama!

Ako imate bilo kakvih komentara ili pitanja, pišite nam i razgovarat ćemo o njima!

Sve o tuningu automobila