Se lleva a cabo la verificación de los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad. Comprobación de documentos primarios. Tecnología para recibir documentos entrantes.

Las actividades de cualquier empresa están estrechamente relacionadas con el mantenimiento y procesamiento de la documentación primaria. Es necesario para informar, calcular pagos de impuestos y tomar decisiones de gestión. En el artículo veremos qué es (documentación primaria en contabilidad) y cómo se procesa.

Conceptos básicos

Documentación primaria en contabilidad: ¿qué es?? Se llama prueba del hecho de un encargo reflejada en papel. Actualmente, muchos documentos se compilan en el sistema automatizado 1C. Tramitación de documentación primaria. Implica el registro y registro de información sobre transacciones comerciales completadas.

La contabilidad primaria es la etapa inicial de registro de los eventos que ocurren en una empresa. Las transacciones comerciales son acciones que implican cambios en el estado de los activos o capital de la organización.

Procesamiento de documentación primaria en contabilidad: ejemplo de diagrama.

Como regla general, en las empresas el concepto de "trabajar con documentación" significa:

• Obtención de datos primarios.
• Preprocesamiento de la información.
• Aprobación por la dirección o especialistas autorizados por orden del director.
• Repetido.
• Realizar las acciones necesarias para realizar una transacción comercial.

Clasificación

Hay una sola vez y acumulativa. documentos primarios. Tratamiento La información contenida en dichos documentos tiene varias características.

La documentación única tiene como objetivo confirmar un evento una vez. En consecuencia, el procedimiento para su tramitación se simplifica significativamente. La documentación acumulativa se utiliza durante un tiempo determinado. Como regla general, refleja una operación realizada varias veces. En este caso, cuando tramitación de documentación primaria. la información contenida en él se transfiere a registros especiales.

Requisitos para el mantenimiento de documentos.

La documentación primaria se elabora durante la transacción o inmediatamente después de su finalización.

La información se refleja en formularios unificados especiales. Si no existen formularios aprobados, la empresa puede desarrollarlos de forma independiente.

Etapas de tramitación de la documentación contable primaria.

Cada empresa cuenta con un empleado en su plantilla responsable de trabajar con la información primaria. Este especialista debe conocer las reglas, cumplir estrictamente con los requisitos legales y la secuencia de acciones.

En etapas tramitación de documentación primaria. son:

• Impuestos. Representa una evaluación de la transacción reflejada en papel, una indicación de los montos asociados a su implementación.
• Agrupamiento. En esta etapa, los documentos se distribuyen según características comunes.
• Asignación de cuenta. Implica la designación de débito y crédito.
• Extinción. Para evitar el reembolso en documentos contables primarios p marca "pagado".

Errores en los documentos.

Pueden ocurrir por varias razones. Básicamente, su aparición se debe a la actitud negligente del empleado hacia el trabajo que realiza, al analfabetismo del especialista y al mal funcionamiento del equipo.

Se desaconseja encarecidamente la corrección de documentos. Sin embargo, en algunos casos es imposible prescindir de la corrección de errores. Cometí un error contador en documentación primaria debería arreglarlo así:

• Tacha la entrada incorrecta con una línea fina para que sea claramente visible.
• Escribe la información correcta encima de la línea tachada.
• Marque la casilla "Corregido para creer".
• Especifique la fecha del ajuste.
• Pon una firma.

No se permite el uso de agentes correctivos.

Trabajar con documentos entrantes

El proceso de procesamiento de documentos entrantes incluye:

• Determinación del tipo de documento. Los documentos contables siempre contienen información sobre las transacciones comerciales completadas. Por ejemplo, estos incluyen una factura, una orden de recepción de fondos, etc.
• Comprobación de los datos del destinatario. El documento debe estar dirigido a una empresa específica o a su empleado. En la práctica, sucede que los documentos para la compra de materiales se emiten específicamente a la empresa, aunque no se haya celebrado ningún acuerdo con el proveedor.
• Comprobación de firmas e impresiones de sellos. Las personas que firmen el documento deben tener la autoridad para hacerlo. Si el visado de documentos primarios no es competencia del empleado, se consideran inválidos. En cuanto a los sellos, en la práctica los errores suelen producirse en aquellas empresas que tienen varios sellos. La información de la impresión debe corresponder al tipo de documento en el que aparece.
• Comprobación del estado de los documentos. Si se detectan daños en los papeles o falta alguna hoja, es necesario elaborar un informe, cuya copia se envía a la contraparte.
• Comprobando la validez del evento reflejado en el documento. Los empleados de la empresa deben confirmar la información sobre el hecho de la transacción. Los documentos de aceptación de objetos de valor los certifica el director del almacén y los términos del contrato los confirma el comercializador. En la práctica, hay situaciones en las que un proveedor recibe una factura por bienes que la empresa no recibió.
• Determinación del período al que se refiere el documento. Al procesar trabajos primarios, es importante no tener en cuenta la misma información dos veces.
• Definición de sección contable. Al recibir la documentación primaria, es necesario establecer para qué fines se utilizarán los valores suministrados. Pueden actuar como activos fijos, materiales, activos intangibles, bienes.
• Determinar el registro en el que estará
• Registro de papel. Se lleva a cabo después de todos los controles.

Trabajar con documentos salientes

El proceso de tramitación de este tipo de documentación es algo diferente al anterior.

En primer lugar, un empleado autorizado de la empresa crea un borrador del documento saliente. En base a esto, se desarrolla un borrador del documento. Se envía al gerente para su aprobación. Sin embargo, otro empleado que tenga la autoridad correspondiente puede aprobar el borrador del documento.

Después de la certificación, el proyecto se elabora de acuerdo con las reglas establecidas y se envía al destinatario.

Planificación del flujo de documentos

Esta etapa es necesaria para garantizar la pronta recepción, envío y tramitación de la documentación. Para una correcta organización del flujo de documentos, la empresa desarrolla cronogramas especiales. Indican:

• Lugar y plazo de tramitación de los trabajos primarios.
• Nombre completo y cargo de la persona que recopiló y presentó los documentos.
• Registros contables realizados sobre la base de papeles.
• Hora y lugar de almacenamiento de la documentación.

Registros contables

Son necesarios para el registro de la documentación primaria. Al mismo tiempo, se coloca una marca contable en los papeles. Es necesario evitar el registro repetido de documentos.

Los trabajos primarios se pueden almacenar en registros electrónicos. Sin embargo, a solicitud de agencias gubernamentales o contrapartes, la empresa deberá proporcionar copias en papel.

Características de la recuperación de documentos.

Actualmente, la normativa no contiene un procedimiento claro para la restauración de papeles. En la práctica, este proceso incluye las siguientes actividades:

• Nombramiento de una comisión para investigar los motivos de la pérdida o destrucción de documentos. Si es necesario, el director de la empresa puede involucrar en el procedimiento a las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley.
• Contactar a una organización bancaria o contrapartes para obtener copias de documentos primarios.
• Corrección de declaración del impuesto sobre la renta. La necesidad de presentar un informe actualizado se debe a que los gastos no documentados no se reconocen como gastos para efectos fiscales.

En caso de pérdida de documentación primaria, el Servicio de Impuestos Federales calculará los montos de las deducciones fiscales en base a los documentos disponibles. En este caso, existe la posibilidad de que la autoridad fiscal aplique sanciones en forma de multa.

Errores comunes en el proceso de preparación de trabajos de primaria.

Como regla general, los responsables del mantenimiento de la documentación cometen las siguientes infracciones:

• Llenar formularios que no estén unificados ni aprobados por el titular de la empresa.
• No indican detalles ni los muestran con errores.
• No respaldan documentos con su firma ni permiten que los empleados que no tienen autoridad firmen documentos.

La documentación que confirma los hechos de las transacciones comerciales es extremadamente importante para la empresa. Su diseño debe abordarse con mucho cuidado. Cualquier error puede tener consecuencias negativas.

Los documentos contables primarios son importantes no solo en materia de contabilidad, sino también en materia de legislación fiscal, en particular para determinar el alcance de las obligaciones. Por tanto, es de suma importancia que los responsables de la elaboración de la documentación primaria conozcan todos los matices de la contabilidad y, además, comprendan su clasificación para simplificar el trabajo.

¿Qué son los documentos contables primarios?

Se consideran documentos primarios aquellos que registran determinadas acciones empresariales que ya han sido realizadas. Puede dejar una entrada en contabilidad e ingresarla en el registro solo si tiene documentación contable primaria. Se considera una parte integral del sistema de gestión empresarial. En base a esto, podemos decir con seguridad que los documentos contables primarios son evidencia documental de transacciones completadas relacionadas con las actividades económicas de la entidad y que produjeron algún efecto económico.

Clasificación

Todos los puntos que afecten la cuestión del tema principal están sujetos a las disposiciones y normas de 402-FZ. La normativa indica que estos certificados son necesarios al interactuar con las autoridades fiscales como confirmación de la exactitud de los cálculos. Esto significa que las autoridades fiscales no tendrán quejas sobre el proceso de determinación de la base imponible.

De acuerdo con la normativa vigente, la documentación primaria está sujeta a almacenamiento obligatorio durante 4 años. Durante este período, las autoridades tributarias pueden solicitar documentos para estudio y verificación en cualquier momento. Además, la documentación primaria suele actuar como prueba en un litigio.

Vale la pena señalar que las formas específicas de documentación primaria no están fijadas a nivel legislativo. En este tema, una entidad comercial tiene la oportunidad de elegir una opción que satisfaga sus necesidades y le sirva de buena ayuda en el trabajo futuro.

Documentos contables primarios: lista

Como regla general, la lista completa de certificados que realizan funciones fundamentales permanece sin cambios y está aprobada al más alto nivel. Actualmente esta categoría incluye:

1. Acuerdo. Estipulan los términos específicos de la transacción, las responsabilidades de las partes y las cuestiones financieras. En general, aquí se indican todas las condiciones que de una forma u otra están relacionadas con la transacción. Tenga en cuenta que para algunas transacciones no se requiere un contrato escrito. Así, desde el momento en que el comprador recibe el recibo de compra, la transacción se considera concluida.
2. Cuentas. Con la ayuda de documentos de este tipo, el comprador confirma su disposición a pagar por los bienes (servicios) del vendedor. Además, las facturas pueden contener términos adicionales de la transacción y registrar precios específicos que el vendedor establece para sus productos y servicios. Si por alguna razón el comprador no está satisfecho con el producto (servicio) que se le presenta, tiene derecho a exigir el reembolso de sus fondos con base en la factura.
3. Lista de embalaje. Muestra una lista completa de todos los bienes o materiales que se transfieren. La factura debe redactarse en varias versiones según el número de participantes en la transacción.
4. Certificado de transferencia y aceptación. Se elabora en base a los resultados de la prestación del servicio como confirmación de que el resultado del trabajo cumple con los criterios previamente establecidos y está totalmente aprobado por el receptor.
5. Recibos de nómina. Muestran todas las cuestiones relacionadas con la liquidación de nóminas con el personal contratado. Además, aquí debe mostrarse toda la información sobre bonificaciones, pagos adicionales y otros mecanismos de incentivos económicos para los empleados.
6. Certificados de aceptación y transferencia No. OS-1. Este tipo de documentación se utiliza para registrar cualquier actividad relacionada con la entrada o salida de activos fijos.
7. Documentos en efectivo, que incluyen las órdenes de efectivo entrantes y salientes, y además, el libro de caja. Contienen información sobre transacciones financieras realizadas como parte de la venta.

Clasificación

Los tipos de documentos primarios en contabilidad son bastante diversos y dependen principalmente del propósito específico de utilizar el documento en el futuro previsible. Sin embargo, la característica de clasificación más popular es la división de la documentación primaria en interna y externa.

Un documento interno es propiedad de la empresa y lo emite esta para resolver determinadas cuestiones. Es elaborado por los especialistas de la empresa y se aplica exclusivamente dentro de la jurisdicción de esta empresa. Por tanto, esta categoría se compone de aquellos documentos que son necesarios para la realización eficaz de las actividades comerciales dentro de una empresa. Al mismo tiempo, si una empresa recibe un documento desde el exterior o es redactado por especialistas de la empresa y posteriormente transferido a otras personas jurídicas (autoridades fiscales, clientes, etc.), se reconocerá como externo.

A su vez, los documentos internos también tienen características propias de clasificación, que permiten agruparlos en tres categorías:

1. Administrativo (organizativo). Indican información que debe ser comunicada a los empleados de la empresa, divisiones estructurales y sucursales y a sus gerentes. Con su ayuda, la empresa emite determinadas órdenes que deben seguirse atentamente. Este grupo incluye una variedad de órdenes, instrucciones y mucho más.
2. Ejecutorio (exculpatorio), que inicialmente muestran hechos que confirman la realización de determinadas operaciones comerciales y su finalización.
3. Documentos contables. Esta categoría es general y es necesaria para sistematizar la información contenida en otros artículos y su recopilación posterior en un solo documento.

En determinadas circunstancias, la documentación también podrá combinarse. Este grupo incluye aquellos documentos que pueden contener simultáneamente características clave de documentación organizativa y de respaldo. Los ejemplos más llamativos aquí son varias órdenes de pago en efectivo, requisitos, informes anticipados y mucho más.

Registros contables y su clasificación.

Al realizar cualquier transacción, se prepara la documentación primaria. Una vez cumplimentado en su totalidad, toda la información especificada en el mismo deberá duplicarse en el registro contable correspondiente. Y es una especie de transportista que acumula información básica sobre la transacción. Según la esencia del registro, se pueden identificar varios criterios de clasificación. Por ejemplo, en apariencia, los registros se presentan a los usuarios en forma de libros, hojas simples y fichas.

Según los mecanismos de mantenimiento del registro, se pueden distinguir 3 grupos más:

1. Cronológico, en el que se indican todos los hechos ocurridos en estricto cumplimiento del plazo. Es decir, primero debe indicar aquellas operaciones que ocurrieron antes y así sucesivamente. Estos registros son los más complejos, ya que contienen una gran cantidad de información y, muy a menudo, algunas acciones pueden omitirse.
2. Sistemático, en el que inicialmente todas las transacciones se ingresan en forma de indicadores económicos. Así, los registros de este tipo reflejan el efecto económico de las transacciones comerciales realizadas y analizan indicadores de gastos e ingresos. El ejemplo más sorprendente de un registro sistemático es el libro de caja.
3. Conjunto, que tienen las características fundamentales de registros tanto sistemáticos como cronológicos.

Contenido de la documentación primaria.

Muchos usuarios tienen dudas sobre qué constituyen los documentos contables primarios y qué requisitos se les aplican. A nivel legislativo se consagran varias disposiciones que establecen que cierta información debe estar presente en los documentos de la pareja principal. En particular, de conformidad con el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley Federal-402, la documentación primaria debe contener la siguiente información:

• Título del documento;
• Fecha de preparación;
• información sobre la persona que redactó el documento especificado (nombre completo de la empresa);
• la esencia de la actividad económica relacionada con este documento;
• cálculos financieros relacionados con la transacción;
• firmas de los funcionarios responsables de la transacción y sus iniciales.

Muestra de documento contable primario.

Reglas para la preparación de documentos.

El legislador establece ciertas reglas para la preparación de documentos contables primarios. Por lo tanto, uno de los requisitos clave es la precisión y la ausencia de errores gramaticales, de puntuación y tipográficos. Si el servicio de impuestos descubre ciertas deficiencias, el infractor deberá rehacer el documento y, si la infracción se repite, puede estar sujeto a sanciones. En general, sobre este tema conviene prestar mucha atención a las siguientes recomendaciones:

1. Se permite el uso de bolígrafos y bolígrafos, equipos informáticos especiales y ordenadores.
2. La compilación puede comenzar cuando se planea realizar determinadas transacciones comerciales que deben mostrarse. Al mismo tiempo, en situaciones excepcionales, es perfectamente posible redactar un documento una vez finalizada la transacción.
3. Todos los datos de cálculo deben mostrarse tanto en forma numérica como escrita. Por lo tanto, debería haber un título al lado de cada número.
4. Es sumamente importante completar todos los datos indicados en el formulario. Si por algún motivo no hay información no puedes dejar una línea en blanco. Debería aparecer un guión en él.

Si no sigue estas recomendaciones, puede encontrar dificultades importantes. Así, si el servicio tributario encuentra el documento incorrecto durante una auditoría, surgirán dudas sobre la exactitud de los cálculos realizados y la determinación de la base imponible.

Si por alguna razón es necesario realizar ciertos ajustes, bajo ningún concepto se deben utilizar correctores y sombreadores, ya que son inaceptables. Las correcciones se pueden realizar de las siguientes maneras:

1. Corrección de contorno. Si se indica información incorrecta, se deberá tachar con una línea fina y al lado se deberá indicar la información correcta. Al mismo tiempo, debe haber una nota a pie de página en lugar de cada corrección. "Creencia corregida" indicando la fecha de la corrección y la firma del funcionario que realizó la corrección. Sin embargo, observamos que en el caso de documentos que demuestren el recibo y gasto de fondos, este método será inapropiado.
2. Entrada adicional. Este método se utiliza en situaciones en las que los valores totales de las transacciones se ejecutan con indicadores significativamente reducidos. Para no redactar el documento de una forma nueva, puede realizar entradas adicionales para los importes faltantes en el período actual o en el siguiente.
3. Inversión. Una entrada incorrecta se corrige utilizando valores negativos. Toda la información incorrecta se repite en tinta roja y las entradas correctas se indican al lado.

El informe primario se puede redactar tanto en formato escrito como electrónico. Recientemente, muchas empresas han duplicado información y compilado versiones tanto impresas como electrónicas. Los primeros se utilizan posteriormente para intereses internos, pero, previa solicitud, se envían copias electrónicas para su verificación al Servicio de Impuestos Federales.

Se pueden sacar varias conclusiones. El estado no aprueba ningún formulario obligatorio para la documentación primaria, lo que otorga a las entidades comerciales el derecho de determinar de forma independiente la forma del documento que se utilizará en la práctica en el futuro. Inmediatamente después del registro del documento, todos los datos del mismo deben transferirse al registro contable.

1.2. Comprobación de documentos primarios.

1.2.1 Reglas para verificar documentos primarios

Verificación de documentos primarios: control realizado para garantizar que el documento cumpla con las reglas establecidas.

Los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad están sujetos a verificación obligatoria:

Según el formulario (integridad y corrección del documento, cumplimentación de los datos);

Aritméticamente (contando sumas);

Al verificar de acuerdo con el formulario, es necesario asegurarse de que se completen los detalles requeridos del documento; la inspección fiscal puede invalidar un documento ejecutado incorrectamente. Todos los datos previstos en el formulario del documento deberán cumplimentarse teniendo en cuenta los requisitos para su cumplimentación, contener las firmas necesarias de los responsables de la redacción del documento y sus transcripciones, así como el sello de la organización, si así lo dispone. por la forma y legislación vigente. Es necesario tener en cuenta que a efectos fiscales, los documentos primarios no son solo facturas, facturas, órdenes de pago, sino también contratos, certificados de aceptación, cartas de garantía, etc.

La aceptación y verificación de los documentos fuente individuales utilizados en contabilidad se puede confiar a una instalación informática. Para ello, como parte de la instalación informática, por orden del director de la empresa o institución, se asignan empleados que aceptan y verifican los documentos primarios utilizados en contabilidad, bajo el control del jefe de contabilidad.

1.2.2. Corregir errores en documentos primarios.

Los errores identificados como resultado de la verificación se pueden dividir en varios grupos:

Por motivos de ocurrencia: negligencia, analfabetismo contable, exceso de trabajo, mal funcionamiento del equipo informático, etc.;

Por lugar de origen: en el texto o números de los documentos primarios, cuando se publican en los registros;

Por significado: errores locales (por ejemplo, en la fecha) y tránsito (que provocan errores automáticos en varios lugares).

No está permitido realizar correcciones en las cajas registradoras (recibos y órdenes de efectivo de gastos) y documentos bancarios. Se pueden realizar correcciones a otros documentos contables primarios únicamente con el acuerdo de los participantes en las transacciones comerciales, lo que debe ser confirmado por las firmas de las mismas personas que firmaron los documentos, indicando la fecha de las correcciones.

Los errores en los documentos primarios creados manualmente (con excepción de los documentos en efectivo y bancarios) se corrigen de la siguiente manera:

El texto o importe incorrecto se tacha con una línea fina para que se pueda leer el texto corregido;

El texto o importe corregido se escribe encima de la línea tachada;

En los márgenes de la línea correspondiente se hace la cláusula “Corregido”, firmada por las personas que previamente firmaron el documento, o confirmada por la firma de quien realizó la corrección, y también se indica la fecha de la corrección.

En los datos textuales y digitales de documentos primarios y registros contables no se permiten tachaduras ni correcciones no especificadas.

Si un documento se redacta en varias copias, la corrección se realiza en cada copia por separado.

Errores típicos al trabajar con documentos primarios:

Uso de formularios de documentos primarios creados en la empresa, pero no aprobados en el orden sobre políticas contables;

Ausencia de datos obligatorios en documentos que no estén unificados o especializados;

No completar los detalles requeridos de los documentos primarios;

La presencia de borrones y borrones en documentos;

Violación de la regla para corregir errores en documentos;

Correcciones en documentos de caja;

Notas a lápiz;

Sin guiones en líneas libres;

Ausencia de sello o asiento “Pagado” que indique la fecha (día, mes, año) en los documentos adjuntos a los recibos de efectivo y órdenes de débito;

Errores aritméticos al gravar documentos.

1.2.3. El procedimiento para confiscar documentos primarios de una empresa.

Los documentos contables primarios sólo pueden ser incautados por los órganos de instrucción, investigación preliminar y fiscalía, los tribunales, las inspecciones fiscales y la policía fiscal en los casos que estén examinando, sobre la base de sus decisiones de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia.

La incautación de documentos se lleva a cabo de conformidad con los requisitos establecidos en el "Código Fiscal de la Federación de Rusia (Primera Parte)" del 31 de julio de 1998 No. 146-FZ y en la Instrucción del Ministerio de Finanzas de la RSFSR de fecha 26 de julio de 1991 No. 16/176 "Sobre el procedimiento para la incautación por parte de una Inspección Fiscal del Estado oficial de documentos que indiquen ocultación (subestimación) de ganancias (ingresos) u ocultación de otros objetos de los impuestos de empresas, instituciones, organizaciones y ciudadanos".

La incautación de documentos de las empresas se lleva a cabo sobre la base de una resolución escrita motivada de un funcionario de la Inspección Fiscal del Estado, que debe ser aprobada por el jefe (su suplente) de la autoridad fiscal.

El funcionario tributario presenta la decisión sobre el embargo y explica a los presentes sus derechos y obligaciones. La incautación de documentos se lleva a cabo en presencia de testigos y personas a quienes se incautan los documentos y, si es necesario, se invita a un especialista.

El representante de la autoridad tributaria invita a la persona a quien se le incautan los documentos a entregárselos voluntariamente y, en caso de negativa, realiza el embargo por la fuerza.

Los documentos y elementos que no estén relacionados con el objeto de la auditoría fiscal no están sujetos a embargo.

Cuando se incautan documentos se elabora un protocolo cumpliendo con los requisitos previstos en el artículo 99 del Código Tributario.

El protocolo indica:

Su nombre; lugar y fecha de ejecución de una acción específica; hora de inicio y finalización de la acción;

Cargo, apellido, nombre, patronímico de la persona que redactó el protocolo; apellido, nombre, patronímico de cada persona que participó en la acción o estuvo presente durante la misma y, de ser necesario, su dirección, ciudadanía, información sobre si habla ruso;

Hechos y circunstancias identificados durante la ejecución de la acción que sean significativos para el caso.

Los documentos incautados figuran en el protocolo o en los inventarios adjuntos al mismo con indicación precisa del nombre y la cantidad.

El protocolo es leído por todas las personas que participaron en su implementación o estuvieron presentes en el mismo. Estas personas tienen derecho a formular comentarios que deberán constar en el protocolo o anexarse ​​al expediente.

El protocolo es firmado por el funcionario de la autoridad tributaria que lo redactó, así como por todas las personas que participaron en la ejecución de la acción o estuvieron presentes durante su implementación.

En los casos en que la incautación de copias de los documentos de los contribuyentes no sea suficiente para realizar actividades de control y las autoridades tributarias tengan motivos suficientes para creer que los documentos originales serán destruidos, ocultos, corregidos o reemplazados, un funcionario de la autoridad tributaria tiene derecho a confiscar los documentos originales. Cuando se confiscan dichos documentos, se hacen copias de los mismos, que son certificadas por un funcionario de la autoridad fiscal indicando el motivo y la fecha de la confiscación, y se colocan en lugar del documento original incautado. Si fuera imposible realizar o transferir las copias realizadas simultáneamente con la incautación de los documentos, la autoridad tributaria las transferirá a la persona a quien se le incautaron los documentos dentro de los cinco días siguientes a la incautación.

Se entrega a los funcionarios de la empresa copia del acta o protocolo con el inventario de los documentos incautados contra firma.

No se permite el decomiso de documentos y objetos en horario nocturno.

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En primer lugar, debe verificar la presencia de detalles obligatorios en los documentos.

Los documentos primarios ejecutados correctamente son la mitad del éxito de cualquier auditoría fiscal. Una organización que no se asegure de tener los documentos contables necesarios se enfrentará a graves sanciones fiscales.

Los controladores a menudo consideran la ausencia de una "primaria" como una violación grave por parte de una organización de las reglas para contabilizar los ingresos y (o) gastos y (o) partidas imponibles, lo que implica una multa de 5.000 rublos. (Artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Además, en esta circunstancia, los inspectores tienen derecho a responsabilizar administrativamente a los funcionarios "irresponsables" y a cobrar una multa de 20 a 30 salarios mínimos (artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).

Los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad están sujetos a verificación obligatoria:

• por formulario (integridad y corrección del documento, cumplimentación de los datos);
• por contenido (legalidad de las operaciones documentadas, vinculación lógica de indicadores individuales);
• cálculo de importes (corrección de los cálculos realizados).

Al verificar el formulario, es necesario asegurarse de que se completen los detalles requeridos del documento; la oficina de impuestos puede invalidar un documento redactado incorrectamente. Todos los datos previstos en el formulario del documento deberán cumplimentarse teniendo en cuenta los requisitos para su cumplimentación, contener las firmas necesarias de los responsables de la redacción del documento y sus transcripciones, así como el sello de la organización, si así lo dispone. por la forma y legislación vigente. Es necesario tener en cuenta que a efectos fiscales, los documentos primarios no son solo facturas, facturas, órdenes de pago, sino también contratos, certificados de aceptación, cartas de garantía, etc.

Los errores identificados como resultado de la verificación se pueden dividir en varios grupos:

• por motivos de ocurrencia: negligencia, analfabetismo contable, exceso de trabajo, mal funcionamiento del equipo informático, etc.;
• en el lugar de origen: en el texto o números de los documentos primarios, cuando se publican en los registros;
• por significado: errores locales (por ejemplo, en la fecha) y tránsito (que provocan errores automáticos en varios lugares).

Además de la disponibilidad de los documentos y la corrección de su ejecución, es necesario verificar el sistema de contabilidad de los documentos: su registro, sistematización y contabilidad. Para hacer esto, debe prestar atención a varios libros y diarios de contabilidad y registro, por ejemplo, un diario de contratos de trabajo, pedidos de personal o un diario para la emisión de certificados, certificados de viaje, etc.

Sin embargo, al comprobar documentos, pueden surgir cuestiones controvertidas.

Pongamos ejemplos.

¿Qué hacer si el documento principal no contiene transcripciones de firmas, no hay sellos o el documento fue firmado por una persona no autorizada? ¿Cómo aceptar gastos por dichos documentos?

Hay varios puntos de vista sobre este tema.

El Tribunal Federal de Arbitraje del Distrito del Lejano Oriente en su Resolución de 08.04.2006, 08.02.2006 N F03-A73/06-2/2540 en el caso N A73-15382/2005-18 indicó que los documentos que confirmen los gastos y no cumplan con los requisitos de arte. 9 de la Ley de Contabilidad no puede servir como base para reconocer los gastos del contribuyente tenidos en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta.

Al mismo tiempo, existen decisiones judiciales según las cuales decodificar una firma no es motivo para invalidar un documento. Por ejemplo, en las Resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 2 de noviembre de 2009 N KA-A40/11423-09 en el caso N A40-77437/08-87-337 de 27 de septiembre de 2010 N KA-A40 /10957-10 en el expediente N A40-169401 /09-116-1035, el tribunal indicó que la ausencia de una transcripción de la firma de la persona que aceptó la carga en el albarán de entrega no puede servir como base para negarse a reconocer gastos .

En este caso, los documentos contables primarios de la organización están firmados por las personas responsables de la transacción. La lista de dichas personas la establece el jefe de la organización de acuerdo con el jefe de contabilidad.

En la práctica, no siempre es posible controlar los poderes de las personas que firman los documentos contables primarios en nombre de la contraparte. Además, dicha obligación no está prevista por la ley.

Si se requiere o no una impresión de sello en el documento contable primario depende de si la obligación de certificar el documento con un sello se deriva del orden en que se completa el documento o de su forma. Por lo tanto, la mayoría de los formularios que figuran en los álbumes de formularios unificados de documentación contable primaria contienen la marca "MP". Por lo tanto, es necesario sellarlo.

Al mismo tiempo, como se indica en la Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 19 de junio de 2006 N KA-A40/5456-06, la impresión del sello no es uno de los detalles obligatorios del documento contable primario.

Así, si en el formulario elaborado por el contribuyente se prevé un lugar para un sello, la presencia de su impresión es obligatoria. De lo contrario, puedes prescindir de él.

¿Qué hacer si las pérdidas aún no se han cancelado por completo, pero los documentos ya han sido destruidos (o perdidos)?

Los datos contables y contables tributarios, así como otros documentos necesarios para el cálculo y pago de impuestos, incluidos los que acrediten la recepción de ingresos, gastos, así como el pago (retención) de impuestos, el contribuyente está obligado a conservar durante cuatro años en virtud de de párrafos. 8 cláusula 1 art. 23 Código Fiscal de la Federación de Rusia.

El contribuyente deberá conservar los documentos que confirmen el monto de la pérdida durante todo el período de reducción de la base imponible del período impositivo actual por los montos de las pérdidas recibidas anteriormente. Tal deber del contribuyente está previsto en el párrafo 4 del art. 283 Código Fiscal de la Federación de Rusia. En este caso, el contribuyente tiene derecho a amortizar una pérdida durante los 10 años siguientes al período impositivo en el que se recibió dicha pérdida.

Hay dos puntos de vista diferentes y diferentes justificaciones jurídicas.

El Ministerio de Finanzas de Rusia cree que la cancelación de pérdidas solo es posible si existen documentos primarios que confirmen el resultado financiero obtenido (Cartas del 23/04/2009 N 03-03-06/1/276 y del 03/04/2007 N 03 -03-06/1/206) .

Sin embargo, la práctica del arbitraje muestra que los siguientes argumentos pueden resultar beneficiosos para los contribuyentes:

- el importe de la pérdida puede confirmarse no sólo mediante documentos primarios, sino también mediante el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, los balances, el libro mayor, la nota explicativa, los estados analíticos y los registros fiscales;

— el importe de la pérdida se confirma mediante una auditoría fiscal realizada previamente;

- comprobar los datos "primarios" de aquellos años que van más allá del período de auditoría de tres años es ilegal.

Fueron estos argumentos de las organizaciones los que fueron tenidos en cuenta por los tribunales al tomar decisiones a favor de los contribuyentes (Resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Volga de 18 de noviembre de 2008 en el caso No. A65-3230/2008-CA2- 41, Distrito de Moscú de 7 de octubre de 2008 No. KA-A40/8215-08, Distrito Noroeste de 26 de junio de 2009 en el caso No. A56-14177/2007, etc.).

Sin embargo, en la mayoría de los casos, cuando se descubre un error, se realizan cambios en los documentos.

De acuerdo con el párrafo 7 del artículo 9 de la Ley "Sobre Contabilidad", se permiten correcciones en el documento contable primario, a menos que las leyes federales o los actos legales reglamentarios de los órganos reguladores de contabilidad estatales establezcan lo contrario. La corrección en el documento contable primario deberá contener la fecha de la corrección, así como las firmas de las personas que redactaron el documento en el que se realizó la corrección, indicando sus apellidos e iniciales u otros datos necesarios para identificar a estas personas.

La nueva Ley "Sobre Contabilidad" no prohíbe realizar correcciones en efectivo y documentos bancarios. Esta circunstancia no significa que dichas correcciones estén permitidas a partir del 1 de enero de 2013. El caso es que en la parte 7 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ contiene la cláusula "a menos que las leyes federales o los actos legales reglamentarios de los órganos reguladores de contabilidad estatales establezcan lo contrario". Al mismo tiempo, de conformidad con la cláusula 2.1 del Reglamento sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo con billetes y monedas del Banco de Rusia en el territorio de la Federación de Rusia (aprobado por el Banco de Rusia el 12 de octubre de 2011 N 373 -P) y la cláusula 2.4 del Reglamento sobre las reglas para la transferencia de fondos (aprobado por el Banco Rusia el 19/06/2012 N 383-P) no está permitido realizar correcciones en efectivo y documentos bancarios.

Por lo tanto, no se permite realizar correcciones en efectivo (recibos y órdenes de efectivo de gastos) y documentos bancarios.

Se pueden realizar correcciones a otros documentos contables primarios únicamente con el acuerdo de los participantes en las transacciones comerciales, lo que debe ser confirmado por las firmas de las mismas personas que firmaron los documentos, indicando la fecha de las correcciones.

Los errores en los documentos primarios creados manualmente (con excepción de los documentos en efectivo y bancarios) se corrigen de la siguiente manera:

• el texto o cantidad incorrecta se tacha con una línea fina para que se pueda leer el texto corregido;
• el texto o monto corregido se escribe encima de la línea tachada;
• en los márgenes de la línea correspondiente se hace la cláusula “Corregido”, firmada por las personas que previamente firmaron el documento, o confirmada con la firma de quien realizó la corrección, y también se indica la fecha de la corrección.

Veamos la situación con un ejemplo.

El almacenista de Negotsiant LLC aceptó en el almacén un lote de zapatos por la cantidad de 500 pares de Romashka JSC. El albarán de entrega (formulario N TORG-12) indica el precio de un par: 983 rublos. El costo total de los bienes, según la factura, fue de 491 500 rublos, más IVA - 98 300 rublos, total incluido el IVA - 589 800 rublos. La carta de porte fue trasladada al departamento de contabilidad de acuerdo con el procedimiento establecido. Al verificar el documento principal, el contador encontró que en la factura y la factura, así como en el contrato de suministro con ZAO Romashka, el costo de un par se fijó en la cantidad de 283 rublos. Al aclarar las circunstancias, se pudo establecer que la persona financieramente responsable de Romashka CJSC indicó accidentalmente el número "9" en la factura en lugar del número "2".

Para corregir este error, Negotsiant LLC debe realizar las siguientes acciones:

1. Tacha con cuidado los números “983”, “491 500”, “98 300” y “589 800”.

2. Sobre ellos escribe los números “283”, “141 500”, “28 300” y “169 800” respectivamente.

3. El albarán de entrega fue firmado por el director del almacén y el tendero de Romashka CJSC y certificado con un sello. Por lo tanto, al corregir un error, es necesario colocar la inscripción “Corregido”, las firmas del jefe de almacén y del almacenista (con transcripciones), así como el sello del proveedor.

4. Ingrese la fecha de corrección.

5. Aplicar la firma del tendero de Negotsiant LLC y una transcripción de la firma.

Si no se realizan estas correcciones, Negotsiant LLC puede enfrentar consecuencias muy negativas. En esta situación, son posibles dos opciones.

Opcion uno. Los bienes en contabilidad se capitalizarán al costo indicado en la factura y factura. En este caso, al elaborar un informe de productos básicos y un inventario adicional del almacén, habrá un déficit de 350.000 rublos. Esta escasez deberá cubrirse a expensas de la persona financieramente responsable (que, en general, no tiene la culpa de nada) o atribuirse a las pérdidas de la empresa.

Opción dos. Los bienes en contabilidad se capitalizarán al costo indicado en la factura. Como resultado, se producirá una sobreestimación de su coste y, si se siguen vendiendo, una subestimación de la base imponible del impuesto sobre la renta, los impuestos a los usuarios de las carreteras y el mantenimiento del parque de viviendas y de las instalaciones sociales y culturales.

En los datos textuales y digitales de documentos primarios y registros contables no se permiten tachaduras ni correcciones no especificadas.

Si un documento se redacta en varias copias, la corrección se realiza en cada copia por separado.

Errores típicos al trabajar con documentos primarios:

• uso de formularios de documentos primarios creados en la empresa, pero no aprobados en el orden sobre políticas contables;
• ausencia de datos obligatorios en documentos que no estén unificados ni especializados;
• ausencia de una lista de personas autorizadas para firmar documentos primarios aprobados por el jefe de la organización;
• no completar los detalles requeridos de los documentos primarios; presencia de borrones y borrones en documentos; violación de la regla para corregir errores en los documentos;
• correcciones en documentos de caja;
• notas a lápiz;
• sin guiones en líneas libres;
• ausencia de un sello o asiento “pagado” que indique la fecha (día, mes, año) en los documentos adjuntos a los recibos de efectivo y órdenes de débito;
• Errores aritméticos al gravar documentos.

Para controlar y agilizar el procesamiento de datos sobre transacciones comerciales, los documentos contables consolidados se elaboran sobre la base de documentos contables primarios.

Después de la aceptación, la información del documento principal se transfiere a los registros contables y se hace una marca especial en el documento en sí, excluyendo la posibilidad de su reutilización.

Antónov D.N. Documentos primarios: ¿qué y cómo prepararse para la verificación? // Contabilidad. 2011. N 9. P. 89 - 91.

La necesidad de controlar la documentación primaria.

El control es una de las funciones de gestión más importantes, que también se implementa en el campo de la contabilidad.

El control de la documentación primaria es necesario por razones objetivas. Su tarea principal es prevenir errores contables que pueden surgir por diversas razones, por ejemplo, como resultado de negligencia, calificaciones insuficientes del personal contable, exceso de trabajo, mal funcionamiento de la computadora, etc.

Pueden ocurrir errores en el texto de los documentos primarios o en los montos, especialmente al calcular los totales, o al publicar documentos en los registros contables.

Nota 1

Según el grado de su influencia, los errores pueden ser locales, es decir, cometidos en un documento y sin afectar a otros documentos (por ejemplo, un error en la fecha de un documento), y de tránsito, es decir, provocar automáticamente un error en otros documentos (por ejemplo, un error en el monto de un documento).

Dado que el sistema de correcciones en los documentos contables está estrictamente regulado y requiere la participación de todas las personas que firmaron el documento con un error (no se permiten correcciones en absoluto en efectivo y documentos bancarios), el papel del control de la documentación primaria es extremadamente importante.

El control de la documentación contable primaria tiene como objetivo asegurar un ciclo completo de control de calidad para la reflexión de los documentos primarios en las cuentas contables, y también cumple la función de monitorear completamente la ejecución de los procedimientos para corregir o reemplazar la documentación completada erróneamente con la personificación de responsabilidad.

Procedimiento general para la verificación de documentos primarios.

Los documentos primarios recibidos por el servicio de contabilidad están sujetos a verificación.

El procedimiento de verificación de documentos primarios se puede dividir en tres etapas:

Primera etapa. Verificación de documentos primarios sobre sus méritos. La esencia de esta etapa es evaluar la legalidad de las transacciones comerciales reflejadas en la documentación, la viabilidad de realizar la operación y la interrelación de los indicadores individuales del documento primario.

En el caso de que el contenido del documento primario contradiga los requisitos de la ley o se viole el procedimiento de aceptación, almacenamiento y gasto de inventario, efectivo y otros activos, dichos documentos no se aceptan para contabilidad. La decisión sobre dichos documentos la toma el contador, quien informa al gerente sobre la ilegalidad de las transacciones reflejadas en la documentación primaria.

La práctica contable muestra que a menudo surgen desacuerdos entre el gerente y el jefe de contabilidad sobre cuestiones de determinación de la legalidad de las transacciones. En este caso, es aconsejable que el jefe de contabilidad reciba una orden por escrito del gerente, indicando que el gerente comprende la responsabilidad que se le asigna de registrar la transacción en las cuentas contables.

Segunda fase. Comprobación de documentos primarios según formulario. En esta etapa, se verifica la disponibilidad de detalles. Además, la verificación implica evaluar la exactitud de la aplicación del formulario del documento, así como la presencia e integridad de la cumplimentación de los detalles requeridos, que, de acuerdo con los requisitos de la Ley Federal "Sobre Contabilidad", incluyen: nombre , fecha de elaboración, nombre de la organización, contenido del hecho de la actividad económica, medida natural o monetaria de un hecho determinado, cargo y firma de los responsables de la redacción del documento).

Tercera etapa. Verificación integral de documentos primarios, que incluye las siguientes técnicas:

• Agrupación de documentos primarios: la esencia de este procedimiento es evaluar el contenido de la transacción e incluir el documento en un grupo de documentos primarios de contenido similar, que forma la base para la formación de datos contables consolidados;
• Impuestos: la esencia de este procedimiento es que los indicadores naturales y laborales se traducen en un medidor universal: el costo. Los resultados tributarios, determinados multiplicando indicadores cuantitativos y el precio (tasa) por unidad, se reflejan directamente en el documento primario;
• Asignaciones de cuentas: la esencia de este procedimiento es ingresar correspondencia para cada transacción comercial generada por el documento principal.

Nota 2

Después de pasar todas las etapas de verificación, se recomienda marcar los documentos primarios para evitar su reutilización (se puede colocar en el documento la fecha de inscripción en los registros contables o el sello correspondiente).

Los documentos en efectivo están marcados con sellos de "Recibido" o "Pagado" y la fecha.

Tipos de control de documentación primaria.

Los documentos contables primarios representan un flujo de información que contiene información sobre las actividades financieras y económicas de una entidad económica, por lo que son ampliamente utilizados en el sistema de gestión para el control preliminar, actual y posterior.

La esencia de estos tipos de control es la siguiente:

• El control preliminar es el control que ejerce la dirección de la organización (gerente, jefe de contabilidad, ingeniero jefe, capataz, etc.) al momento de firmar la documentación primaria, debido a que al firmar el documento, estos funcionarios asumen la responsabilidad de la acciones tomadas;
• El control actual es el control que se lleva a cabo en el momento de una transacción comercial. Lo realizan, por regla general, los ejecutores de las órdenes contenidas en el documento, o los responsables de su tramitación. En esencia, se verifica la presencia de detalles en el documento y solo después se redacta y procesa;
• El control posterior es el control que se lleva a cabo mediante auditorías documentales, auditoría de documentos primarios después de la tramitación de los documentos, así como en forma de control de conteo en el momento de la tramitación de los documentos.