Condiciones y plazo de almacenamiento de documentos primarios en el departamento de contabilidad. Los nuevos plazos de conservación de los registros primarios del Ministerio de Hacienda no coinciden con la ley de contabilidad El Ministerio de Hacienda ha modificado los plazos de conservación de los registros primarios

Cada organización y empresario privado debe cumplir con el período de almacenamiento de los documentos primarios necesarios a efectos de contabilidad fiscal. Esta cuestión no está muy clara en la legislación, por lo que el Ministerio de Finanzas acudió al rescate. En sus explicaciones de 19 de julio de 2017 No. 03-07-11/45829, aclaró cómo se debe calcular correctamente dicho plazo.

Regla general

El período general de almacenamiento de documentos primarios en el departamento de contabilidad se establece en el subpárrafo 8 del párrafo 1 del artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Según él, los pagadores deben garantizar la seguridad de:

• Informacion de cuenta;
• información contable fiscal;
• otros documentos que sean necesarios para el cálculo y transferencia de impuestos.

• recibir ingresos;
• costos de soporte (para empresas y comerciantes);
• transferencia de pagos obligatorios;
• retención de impuestos.

También existe la reserva de que pueden estipularse directamente reglas ligeramente diferentes en las disposiciones pertinentes del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Basado en el art. 313 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, la contabilidad fiscal es un sistema de resumen de información para establecer la base imponible a partir de información de documentos primarios, que se agrupan en consecuencia. Así, los datos contables fiscales pueden confirmar:

• documentos contables primarios (incluido un certificado de contador);
• registros contables tributarios analíticos;
• cálculo de la base imponible.

Punto de partida

El problema es ese submarino. 8 cláusula 1 art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia no explica en absoluto exactamente a partir de qué momento debe comenzar la cuenta atrás del período de 4 años. Relativamente hablando, este es el período mínimo de almacenamiento de documentos primarios. Considerarlo como máximo es bastante arriesgado. No hay garantía de que los documentos destruidos después de 4 años no sean necesarios nuevamente.

En carta de 19 de julio de 2017 No. 03-07-11/45829, funcionarios del Ministerio de Hacienda intentaron llenar este vacío en relación con los datos primarios requeridos:

• para contabilidad fiscal;
• cálculo y transferencia del impuesto sobre la renta;
• cálculo y pago del impuesto al valor agregado.

Otros plazos

A pesar de que el Ministerio de Finanzas ha aclarado los plazos de conservación de los documentos primarios, algunos de ellos no entran dentro de la regla de los 4 años.

Así, en virtud del art. 29 de la Ley<Об бухучёте˃ в течение сроков, оговоренных в правилах организации государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного года, нужно хранить:

• documentos contables primarios;
• registros contables contabilidad;
• estados contables (financieros);
• informes de auditoría sobre el mismo.

Recordemos que las reglas para la organización de los asuntos de archivos estatales son la Orden No. 558 del Ministerio de Cultura de Rusia del 25 de agosto de 2010.

debe ser observado duración documentos primarios. No hacerlo puede resultar en responsabilidad tributaria.

En particular, por infracción grave de las normas contables, se prevé responsabilidad por:

Si la infracción no resultó en una subestimación de la base imponible: una multa de 10 mil rublos si la infracción se cometió durante un período impositivo, de 30 mil rublos si los mismos actos se cometieron durante más de un período impositivo ( Arte. 120 Código Fiscal de la Federación de Rusia);

Si, como resultado de la falta de documentos contables primarios, la base imponible fue subestimada, la multa será del 20% del monto del impuesto no pagado, pero no menos de 40 mil rublos. ( cláusula 3 art. 120,cláusula 1 art. 122, Arte. 123 Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Además, el hecho de que el contribuyente no presente los documentos a las autoridades fiscales dentro del plazo prescrito conlleva una multa de 200 rublos. por cada documento no presentado ( cláusula 1 art. 126 Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Además de la responsabilidad fiscal, una entidad comercial, así como sus funcionarios, pueden incurrir en responsabilidad administrativa sobre la base de:

- Arte. 15.11 Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia- por violación grave de los requisitos contables, incluidos los informes contables (financieros), - una multa a los funcionarios (DL) por un monto de 5 mil a 10 mil rublos. y de 10 mil a 20 mil rublos. en caso de reincidencia;

- parte 6 arte. 15.25 Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia- por incumplimiento de los plazos de almacenamiento de documentos contables y de presentación de informes sobre transacciones de divisas: una multa para las personas físicas por un monto de 4 mil a 5 mil rublos, para las personas jurídicas, de 40 mil a 50 mil rublos;

- Parte 4 Arte. 14.20 Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia- por violación de los plazos de almacenamiento establecidos para documentos contables sobre transacciones económicas exteriores con bienes, información, obras, servicios o resultados de actividades intelectuales con fines de control de exportaciones - multa por DL ​​por un monto de 1 mil a 2 mil rublos, para personas jurídicas: de 10 mil a 20 mil rublos;

- Parte 1 Arte. 13.5 Código de infracciones administrativas de la Federación de Rusia- por incumplimiento por parte de una JSC (LLC) de la obligación de almacenar documentos dentro de los plazos previstos por la legislación vigente - una multa para DL ​​de 2,5 mil a 5 mil rublos, para personas jurídicas - de 200 mil a 300 mil rublos .

Nueva aclaración del Ministerio de Hacienda

Mediante Carta N° 03-07-11/45829 de 19 de julio de 2017, funcionarios del Ministerio de Hacienda aclararon los plazos de conservación de los documentos contables primarios necesarios para llevar registros tributarios, calcular y pagar el impuesto sobre la renta y el IVA. Sin embargo, en nuestra opinión, estas explicaciones difícilmente pueden considerarse detalladas.

Desde entonces, citando el requisito contenido en los párrafos. 8 cláusula 1 art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (sobre la obligación de garantizar la seguridad de los datos contables y contables fiscales, así como los documentos primarios de respaldo durante cuatro años), los autores de la carta comentada solo explicaron que el período especificado comienza después del período de declaración (impuesto) en el que el documento se utilizó por última vez para la preparación de la declaración de impuestos, el cálculo y el pago de impuestos, en particular el impuesto sobre la renta de las sociedades y el impuesto al valor agregado, la confirmación de los ingresos recibidos y los gastos incurridos. En una palabra, el período de almacenamiento de documentos mencionado no debe contarse a partir de la fecha de preparación del documento, sino a partir del 1 de enero del año siguiente.

De hecho, los financistas no dijeron nada nuevo en la Carta N° 03-07-11/45829. Anteriormente, en Oficio N° 03-11-11/104 del 30 de marzo de 2012, hicieron recomendaciones similares.

Para tu información

Según el Ministerio de Hacienda, el plazo especificado en los párrafos. 8 cláusula 1 art. También se debe observar 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia cuando se utilizan sistemas de gestión de documentos electrónicos entre el banco y el cliente (ver Carta No. 03-11-11/104).

Mientras tanto, la solución al problema identificado en la carta comentada se limita no sólo a los cuatro años indicados. Algunos documentos fiscales tienen períodos de retención especiales.

Informe de pérdida primaria

En primer lugar, se trata de documentos primarios que confirman el monto de la pérdida recibida (en caso de su transferencia a períodos futuros) durante todo el período pospuesto. Después de todo, cuando un contribuyente declara pérdidas de años anteriores en el período auditado, está obligado a documentar la legalidad y validez de las pérdidas incurridas (ver. Resolución de la AS UO del 07/09/2015 No. F09-5869/15 en el caso No. A60-54425/2014 ).

Debido a que la pérdida resultante, según las normas de contabilidad fiscal, puede trasladarse durante 10 años ( cláusula 2 art. 283 Código Fiscal de la Federación de Rusia), y los documentos primarios del año del informe se almacenan durante cuatro años ( páginas. 8 cláusula 1 art. 23 Código Fiscal de la Federación de Rusia), resulta que el período máximo de almacenamiento de documentos "no rentables" es de 14 años.

Nota: el Ministerio de Finanzas cree que los documentos "no rentables" deben almacenarse incluso si la exactitud del cálculo del monto de la pérdida fue confirmada por una auditoría fiscal in situ (ver, por ejemplo, Carta de 25 de mayo de 2012 No. 03‑03‑06/1/278 ). Además, ni el Código Fiscal ni las autoridades oficiales especifican qué documentos deben conservarse. Creemos que los contribuyentes deben guardar todos los documentos primarios del año calendario siguiente al cual se produjo la pérdida (facturas, facturas, extractos, recibos de efectivo y ventas, certificados de trabajo realizado (servicios prestados), certificados de aceptación, etc.).

En esta cuestión se debe prestar atención a Resolución del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 24 de julio de 2012 No. 3546/12 en el caso no. A40-9620/11‑140‑41 . En particular, establece la siguiente situación jurídica. Al reflejar una pérdida en una declaración de impuestos sin los documentos primarios de respaldo relevantes basados ​​​​en registros contables tributarios y otros documentos analíticos, el procedimiento establecido cláusula 4 art. 283 Código Fiscal de la Federación de Rusia, se considera no cumplido. La capacidad de tener en cuenta el monto de la pérdida es de carácter declarativo. .

Contribuyente debe acreditar la legalidad y validez de dichas cantidades. Él conlleva un riesgo consecuencias fiscales adversas en ausencia de confirmación documental de la pérdida mediante los documentos pertinentes, incluidos los documentos contables primarios, durante todo el período en el que reduce la base imponible por los montos de la pérdida previamente recibida.

En ausencia de documentos contables primarios del contribuyente que confirmen el monto de la pérdida sufrida por él y el período de su ocurrencia, los registros tributarios, las declaraciones de impuestos y los actos de transferencia de esta persona jurídica no pueden considerarse prueba suficiente del surgimiento de dichos gastos que implican. la formación de una pérdida por el monto declarado por el contribuyente.

El reflejo de una pérdida en una declaración de impuestos sin los correspondientes documentos primarios de respaldo basados ​​​​en registros contables tributarios y otros documentos analíticos viola el procedimiento establecido. cláusula 4 art. 283 Código Fiscal de la Federación de Rusia(cm. ResoluciónAS MO de fecha 22 de julio de 2016 en el caso No. A41-81431/2015 ).

Información primaria sobre el costo inicial del sistema operativo.

Especial También se han definido reglas para calcular el período de almacenamiento de los documentos primarios que confirman el costo inicial de los activos fijos.

Este período debe calcularse a partir de la fecha de finalización de la depreciación en la contabilidad fiscal. Este matiz se analiza en Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 12 de febrero de 2016 No. 03‑03‑06/1/7604 .

IVA primario

En cuanto a los plazos de conservación de los documentos necesarios para el cálculo del IVA, es necesario prestar atención a Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 19 de agosto de 2017 No. 981 , que modificó, entre otras cosas, Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 26 de diciembre de 2011 No. 1137 . En particular, Reglas para completar una factura. complementado con nuevos cláusula 11, que proporciona una lista de documentos que deben conservarse durante cuatro años, a saber:

Documentos utilizados en operaciones intermediarias y operaciones realizadas por el transitario, desarrollador (cliente que desempeña las funciones de desarrollador);

Declaraciones de aduana (o copias de las mismas), pagos y otros documentos que confirmen el pago del IVA, en relación con mercancías importadas a la Federación de Rusia;

Solicitudes de importación de bienes y pago de impuestos indirectos (o copias de los mismos) - en relación con bienes importados del territorio de un estado miembro de la Unión Económica Euroasiática;

Formularios de declaración estrictos completados (copias de los mismos) con el monto del IVA resaltado en una línea separada, al comprar servicios para el alquiler de locales residenciales durante el período de un viaje de negocios para empleados y servicios para transportar empleados al lugar de un viaje de negocios y viceversa. , incluidos los servicios en trenes para el suministro de ropa de cama para su uso;

Documentos que formalicen la transferencia de propiedad, activos intangibles, derechos de propiedad y que indiquen el monto del IVA recuperado por el accionista (participante, accionista), o sus copias notariadas;

Documentos primarios para cambios en la dirección de reducir el costo de los bienes adquiridos (trabajo realizado, servicios prestados), derechos de propiedad con el fin de restaurar el IVA;

Documentos primarios, otros documentos que contengan datos resumidos (resumen) sobre transacciones realizadas durante el mes (trimestre), sujetos a registro en el libro de ventas, incluidos los elaborados por el contribuyente - certificado contable-cálculo para la recuperación del IVA.

nota

Los documentos generados en las actividades de una organización, incluidos los documentos contables primarios, se pueden almacenar no solo en papel, sino también en forma de documentos electrónicos (ver. Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 23 de marzo de 2016 No. 03‑02‑08/16273 ). Al mismo tiempo, el Código Tributario no prevé la obligación de almacenar en papel los documentos redactados en formato electrónico en los formatos establecidos por el órgano ejecutivo federal autorizado para el control y supervisión en materia de impuestos y tasas (ver. Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 22 de agosto de 2012 No. 03‑02‑07/1-202 ).

" № 9/2017

Comentario a la carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 19 de julio de 2017 No. 03-07-11/45829.

Se sabe que las entidades comerciales deben respetar los plazos de conservación de los documentos primarios. De lo contrario, su ausencia puede dar lugar a obligaciones tributarias. En particular, por infracción grave de las normas contables, se prevé responsabilidad por:

si la infracción no resultó en una subestimación de la base imponible: una multa de 10 mil rublos, si la infracción se cometió durante un período impositivo, 30 mil rublos, si los mismos actos se cometieron durante más de un período impositivo (artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia);

Si, como resultado de la falta de documentos contables primarios, la base imponible fue subestimada, la multa será del 20% del monto del impuesto no pagado, pero no menos de 40 mil rublos. (cláusula 3 del artículo 120, cláusula 1 del artículo 122, artículo 123 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Además, el hecho de que el contribuyente no presente los documentos a las autoridades fiscales dentro del plazo prescrito conlleva una multa de 200 rublos. por cada documento no presentado (cláusula 1 del artículo 126 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Además de la responsabilidad fiscal, una entidad comercial, así como sus funcionarios, pueden incurrir en responsabilidad administrativa sobre la base de:

Arte. 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia - por violación grave de los requisitos contables, incluidos los informes contables (financieros), una multa a los funcionarios (DL) por un monto de 5 mil a 10 mil rublos. y de 10 mil a 20 mil rublos. en caso de reincidencia;

parte 6 arte. 15.25 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia - por incumplimiento de los plazos de almacenamiento de documentos contables y de presentación de informes sobre transacciones monetarias - una multa para personas físicas por un monto de 4 mil a 5 mil rublos, para personas jurídicas - de 40 mil a 50 mil rublos;

Parte 4 Arte. 14.20 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia - por violación de los períodos de almacenamiento establecidos para documentos contables sobre transacciones económicas extranjeras con bienes, información, trabajo, servicios o resultados de actividad intelectual con fines de control de exportaciones - una multa para DP por un monto de 1 mil a 2 mil rublos, para personas jurídicas, de 10 mil a 20 mil rublos;

Parte 1 Arte. 13.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia - por incumplimiento por parte de una JSC (LLC) de la obligación de almacenar documentos dentro de los plazos previstos por la legislación vigente - una multa para DL ​​de 2,5 mil a 5 mil rublos, para personas jurídicas: de 200 mil a 300 mil rublos.

Mediante Carta N° 03-07-11/45829 de 19 de julio de 2017, funcionarios del Ministerio de Hacienda aclararon los plazos de conservación de los documentos contables primarios necesarios para llevar registros tributarios, calcular y pagar el impuesto sobre la renta y el IVA. Sin embargo, en nuestra opinión, estas explicaciones difícilmente pueden considerarse detalladas. Desde entonces, citando el requisito contenido en los párrafos. 8 cláusula 1 art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (sobre la obligación de garantizar la seguridad de los datos contables y contables fiscales, así como de los documentos primarios de respaldo, durante cuatro años), los autores de la carta comentada solo explicaron que el período especificado comienza después el período de declaración (impuesto) en el que el documento se utilizó por última vez para la preparación de la declaración de impuestos, el cálculo y el pago de impuestos, en particular el impuesto sobre la renta de las sociedades y el impuesto al valor agregado, la confirmación de los ingresos recibidos y los gastos incurridos. En una palabra, el período de almacenamiento de documentos mencionado no debe contarse a partir de la fecha de preparación del documento, sino a partir del 1 de enero del año siguiente.

De hecho, los financistas no dijeron nada nuevo en la Carta N° 03-07-11/45829. Anteriormente, en Oficio N° 03-11-11/104 del 30 de marzo de 2012, hicieron recomendaciones similares.

Para tu información:

Según el Ministerio de Hacienda, el plazo especificado en los párrafos. 8 cláusula 1 art. También se debe observar 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia cuando se utilizan sistemas de gestión de documentos electrónicos entre el banco y el cliente (ver Carta No. 03-11-11/104).

Mientras tanto, la solución al problema identificado en la carta comentada se limita no sólo a los cuatro años indicados. Algunos documentos fiscales tienen períodos de retención especiales.

En primer lugar, se trata de documentos primarios que confirman el monto de la pérdida recibida (en caso de su transferencia a períodos futuros) durante todo el período pospuesto. Después de todo, cuando un contribuyente declara pérdidas de años anteriores en el período auditado, está obligado a documentar la legalidad y validez de las pérdidas incurridas (ver Resolución de la AS UO del 07/09/2015 No. F09-5869/15 en expediente No. A60-54425/2014).

Debido al hecho de que la pérdida resultante, de acuerdo con las normas de contabilidad fiscal, se puede trasladar al futuro durante 10 años (cláusula 2 del artículo 283 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), y los documentos primarios del año del informe son almacenado durante cuatro años (cláusula 8 del inciso 1 del artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), resulta que el período máximo de almacenamiento para documentos "no rentables" es de 14 años.

Nota: el Ministerio de Finanzas cree que los documentos “que generan pérdidas” deben conservarse incluso si la exactitud del cálculo del monto de la pérdida fue confirmada por una auditoría fiscal in situ (ver, por ejemplo, Carta del 25 de mayo de 2012 N° 03-03-06/1/278). Además, ni el Código Fiscal ni las autoridades oficiales especifican qué documentos deben conservarse. Creemos que los contribuyentes deben guardar todos los documentos primarios del año calendario siguiente al cual se produjo la pérdida (facturas, facturas, extractos, recibos de efectivo y ventas, certificados de trabajo realizado (servicios prestados), certificados de aceptación, etc.).

Sobre esta cuestión, cabe prestar atención a la Resolución del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 24 de julio de 2012 No. 3546/12 en el caso No. A40-9620/11-140-41. En particular, establece la siguiente situación jurídica. Al reflejar una pérdida en una declaración de impuestos sin los correspondientes documentos primarios de respaldo sobre la base de registros contables tributarios y otros documentos analíticos, se aplicará el procedimiento establecido en el inciso 4 del art. 283 del Código Fiscal de la Federación de Rusia no se considera cumplido. La capacidad de tener en cuenta el monto de la pérdida es de carácter declarativo. El contribuyente está obligado a acreditar la legalidad y vigencia de estos montos. Corre el riesgo de sufrir consecuencias fiscales adversas en ausencia de prueba documental de la pérdida con los documentos adecuados, incluidos los documentos contables primarios, durante todo el período en el que reduce la base imponible por los montos de la pérdida previamente recibida. En ausencia de documentos contables primarios del contribuyente que confirmen el monto de la pérdida sufrida por él y el período de su ocurrencia, los registros tributarios, las declaraciones de impuestos y los actos de transferencia de esta persona jurídica no pueden considerarse prueba suficiente del surgimiento de dichos gastos que implican. la formación de una pérdida por el monto declarado por el contribuyente.

El reflejo de una pérdida en una declaración de impuestos sin los correspondientes documentos primarios de respaldo basados ​​​​en registros contables tributarios y otros documentos analíticos viola el procedimiento establecido en el inciso 4 del art. 283 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (ver Resolución del Tribunal de Arbitraje de la Región de Moscú de 22 de julio de 2016 en el caso No. A41-81431/2015).

También se han definido reglas especiales para calcular el período de almacenamiento de los documentos primarios que confirman el costo inicial de los activos fijos. Este período debe calcularse a partir de la fecha de finalización de la depreciación en la contabilidad fiscal. Este matiz se recoge en la Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 12 de febrero de 2016 No. 03-03-06/1/7604.

En cuanto a los plazos de conservación de los documentos necesarios para el cálculo del IVA, es necesario prestar atención al Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 19 de agosto de 2017 No. 981, que modificó, entre otras cosas, el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 26 de diciembre de 2011 No. 1137. En particular, las Reglas para completar una factura se complementaron con una nueva cláusula 11, que contiene una lista de documentos que deben almacenarse durante cuatro años, a saber:

documentos utilizados en operaciones intermediarias y operaciones realizadas por el transitario, desarrollador (cliente que desempeña las funciones de desarrollador);

declaraciones de aduana (o copias de las mismas), pagos y otros documentos que confirmen el pago del IVA, en relación con mercancías importadas a la Federación de Rusia;

declaraciones sobre la importación de bienes y sobre el pago de impuestos indirectos (o copias de las mismas) - en relación con bienes importados del territorio de un estado miembro de la Unión Económica Euroasiática;

formularios de informes estrictos completados (copias de los mismos) con el monto del IVA resaltado en una línea separada: al comprar servicios para el alquiler de locales residenciales durante el período de un viaje de negocios para empleados y servicios para transportar empleados al lugar de un viaje de negocios y viceversa , incluidos los servicios en trenes para el suministro de ropa de cama para su uso;

documentos que formalicen la transferencia de propiedad, activos intangibles, derechos de propiedad y que indiquen el monto del IVA recuperado por el accionista (participante, accionista), o sus copias notariadas;

documentos primarios para cambios en la dirección de reducir el costo de los bienes adquiridos (trabajo realizado, servicios prestados), derechos de propiedad con el propósito de restaurar el IVA;

documentos primarios, otros documentos que contengan datos resumidos (resumen) sobre transacciones realizadas durante el mes (trimestre), sujetos a registro en el libro de ventas, incluidos los compilados por el contribuyente - certificado contable-cálculo para la recuperación del IVA.

Nota:

Los documentos generados en las actividades de una organización, incluidos los documentos contables primarios, se pueden almacenar no solo en papel, sino también en forma de documentos electrónicos (ver Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 23 de marzo de 2016 No. 03-02 -08/16273). Al mismo tiempo, el Código Tributario no prevé la obligación de almacenar en papel los documentos redactados en formato electrónico en los formatos establecidos por el órgano ejecutivo federal autorizado para el control y supervisión en materia de impuestos y tasas (ver Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 22 de agosto de 2012 No. 03-02 -07/1-202).

"Sobre los formularios y reglas para completar (mantener) los documentos utilizados en los cálculos del impuesto al valor agregado".

¿Qué regulaciones se deben seguir al determinar el período de retención de los documentos contables de una organización? ¿Es necesario vincular todos los documentos contables almacenados en el departamento de contabilidad de la organización?

Sobre esta cuestión adoptamos la siguiente posición:

Al establecer los períodos de almacenamiento de los documentos de una organización, es necesario guiarse por: Ley N 402-FZ, Código Fiscal de la Federación de Rusia, Ley de 24 de julio de 2009 N 212-FZ, Lista de documentos de archivo de gestión estándar generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, gobiernos y organizaciones locales, indicando los plazos almacenamiento, aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 25 de agosto de 2010 N 558.
Los documentos que no se transfieren al archivo de la organización (con un período de almacenamiento de hasta 10 años inclusive) se pueden agrupar en orden cronológico y grapar, por ejemplo, en carpetas. En este caso, la carpeta debe contener el título del caso.

Justificación del puesto:

Periodos de almacenamiento de documentos contables.

Los documentos contables primarios, los registros contables, los estados contables (financieros) y los informes de auditoría sobre ellos están sujetos a almacenamiento por parte de una entidad económica durante los períodos establecidos de acuerdo con las reglas para organizar los asuntos de archivos estatales, pero no menos de cinco años después del año del informe ( Parte 1 del Art. 29 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 N 402-FZ “Sobre Contabilidad”, en adelante Ley N 402-FZ).

Los plazos de conservación de los documentos electrónicos (registros) se establecen de la misma forma que para la documentación generada en papel. Al mismo tiempo, las entidades económicas deben almacenar documentos de política contable, normas de una entidad económica, otros documentos relacionados con la organización y mantenimiento de la contabilidad, incluidas herramientas que aseguren la reproducción de documentos electrónicos, así como la verificación de la autenticidad de un documento electrónico. firma durante al menos cinco años después del año en que se utilizaron para preparar los estados contables (financieros) por última vez (Parte 2 del artículo 29 de la Ley N ° 402-FZ).

Al determinar los períodos de almacenamiento específicos de documentos contables individuales, uno debe guiarse por la Lista de documentos de archivo de gestión estándar generados en el proceso de actividades de los órganos estatales, gobiernos locales y organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento, aprobada por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 25 de agosto de 2010 N 558 (en adelante, la Lista). Esta Lista fue desarrollada y aprobada de conformidad con lo dispuesto en la Parte 3 del art. 6, parte 1 art. 17 de la Ley federal de 22 de octubre de 2004 N 125-FZ "Sobre asuntos de archivos en la Federación de Rusia" (en adelante, Ley N 125-FZ).

De acuerdo con la cláusula 1.4 de la Lista, los plazos de conservación de los documentos se calculan a partir del 1 de enero del año siguiente al año de finalización de su trámite.
Por ejemplo:

Documentos contables primarios y sus anexos, que registraron el hecho de una transacción comercial y sirvieron de base para los registros contables (documentos y libros de caja, documentos bancarios, talones de chequeras bancarias, pedidos, hojas de tiempo, avisos bancarios y solicitudes de transferencias, actos de aceptación, entrega, cancelación de bienes y materiales, recibos, facturas e informes anticipados, correspondencia, etc.) se almacenan durante 5 años, sujeto a inspección (auditoría) (artículo 362 de la Lista);

Los documentos (protocolos, actas, cálculos, declaraciones, conclusiones) sobre la revaluación de los activos fijos, la determinación de la depreciación de los activos fijos y la evaluación del valor de los bienes de la organización se almacenan permanentemente (artículo 429 de la Lista);

Los actos sobre la transferencia de derechos sobre bienes inmuebles y las transacciones con ellos del anterior al nuevo titular de los derechos de autor (de un balance a otro) se almacenan permanentemente (artículo 432 de la Lista);

Tratados, acuerdos no especificados en artículos individuales de la Lista: 5 años después de la expiración del contrato, acuerdo (artículo 436 de la Lista). Los contratos de donación, por ejemplo de arrendamiento, se conservan de forma permanente (artículos 439, 449 de la Lista).

También es necesario tener en cuenta esos párrafos. 8 cláusula 1 art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece un período de almacenamiento de cuatro años para los datos contables y contables fiscales y otros documentos necesarios para el cálculo y pago de impuestos, incluidos los documentos que confirman la recepción de ingresos, gastos (para organizaciones y empresarios individuales), así como el pago (retención) de impuestos.

Al mismo tiempo, el apartado 4 del art. 283 y párrafo 7 del art. 346.18 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, que son normas especiales, obligan a los contribuyentes, respectivamente, del impuesto sobre la renta de las sociedades y del impuesto pagado en relación con la aplicación de un sistema tributario simplificado con el objeto de gravar los ingresos reducidos por el monto de los gastos. , para almacenar documentos que confirmen el monto de la pérdida sufrida durante todo el período de su reembolso. Permítanos recordarle que los contribuyentes pueden transferir pérdidas a períodos futuros dentro de los 10 años posteriores a su recepción (cláusula 2 del artículo 283, cláusula 7 del artículo 346.18 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

También llamamos la atención sobre el hecho de que algunos gastos a efectos del impuesto sobre las ganancias se tienen en cuenta durante un período prolongado, por ejemplo, activos fijos (activos fijos) y activos intangibles (activos intangibles), o son de naturaleza diferida (se tienen en cuenta no en el período de su aparición, sino en el momento de la venta de activos ( artículo 268 del Código Fiscal de la Federación de Rusia)).

La depreciación es una contabilidad uniforme durante los períodos de uso de activos fijos e intangibles de los gastos que forman su costo inicial (artículos 256, 257 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). El artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia indica la posibilidad de contabilizar los gastos sólo si están documentados.

En este sentido, el Ministerio de Finanzas de Rusia explica que el período de conservación de los documentos primarios que reflejan la formación del coste inicial de los bienes depreciables se establece en párrafos. 8 cláusula 1 art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (4 años), debe calcularse a partir del momento en que se completa la depreciación en la contabilidad fiscal (para la adquisición de dicha propiedad) (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 12/02/2016 N 03-03-06/1/7604, de fecha 26/04/2011 N 03- 03-06/1/270). Es decir, a efectos de contabilidad fiscal, es necesario almacenar documentos primarios que confirmen la formación del costo inicial de los activos fijos e intangibles depreciables durante al menos 4 años después de su depreciación total.

Al mismo tiempo, los especialistas del departamento financiero señalaron que, según la Lista, los documentos para determinar la depreciación de los activos fijos se almacenan permanentemente.

El Ministerio de Finanzas de Rusia, explicando el procedimiento de aplicación de los párrafos. 8 cláusula 1 art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, en carta del 30 de marzo de 2012 N 03-11-11/104, indica que el período de cuatro años comienza después del período de declaración (impuesto) en el que el documento se utilizó por última vez para la preparación declaración de impuestos, devengo y pago de impuestos, confirmación de ingresos recibidos y gastos incurridos. Una posición similar se establece en la Resolución del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 24 de julio de 2012 N 3546/12.

Esta posición jurídica del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia también debe tenerse en cuenta a la hora de incluir en los gastos:

Pérdidas en forma de montos de deudas incobrables (cláusula 2, cláusula 2, artículo 265 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, determinaciones del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de fecha 09/10/2012 N VAS-5055/12, de fecha 09/06/2012 N VAS-7081/12). Los documentos primarios que confirmen su ocurrencia deben estar disponibles en la fecha de contabilización de la pérdida;

Pérdidas especificadas en los párrafos. 2, 3 cucharadas. 268 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, determinado a partir de la fecha de venta de la propiedad y los derechos de propiedad (para obtener más información, consulte la carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 16 de febrero de 2015 N GD-4-3/2251@ ).
En el momento de la implementación también se tienen en cuenta los gastos en forma de:

Precios para la adquisición (creación) de otros bienes, como, por ejemplo, terrenos, activos materiales (cláusula 2, cláusula 1, artículo 268 del Código Fiscal de la Federación de Rusia);

El costo de los inventarios, otros bienes en forma de excedentes identificados durante el inventario, y (o) bienes recibidos gratuitamente, y (o) bienes recibidos durante el desmantelamiento o desmontaje de sistemas operativos desmantelados, reparación, modernización, reconstrucción, técnica. reequipamiento o liquidación parcial del sistema operativo (cláusula 2, cláusula 1, artículo 268, párrafo segundo, cláusula 2, artículo 254 del Código Fiscal de la Federación de Rusia);

Precios para la adquisición de derechos de propiedad y gastos asociados con su adquisición (cláusula 2.1, cláusula 1, artículo 268 del Código Fiscal de la Federación de Rusia);

Costos de compra de bienes adquiridos.

En consecuencia, al determinar el período de almacenamiento de los documentos que confirman los costos de adquisición (creación) de activos fijos e intangibles, otros bienes, derechos de propiedad, bienes adquiridos, es necesario tener en cuenta lo dispuesto en el art. 268 Código Fiscal de la Federación de Rusia.
Los gastos de adquisición de valores también se difieren, ya que la fecha de incurrir en los gastos de adquisición de valores es la fecha de su venta u otra enajenación (cláusula 7, cláusula 7, artículo 272 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Por tanto, los documentos que acrediten los gastos de adquisición de valores deberán conservarse durante los períodos que se determinen teniendo en cuenta lo dispuesto en los párrafos. 7 apartado 7 art. 272 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (decretos del Noveno Tribunal de Apelación de Arbitraje de 19 de marzo de 2013 N 09AP-2671/13, Distrito FAS de Moscú de 19 de julio de 2013 N F05-7106/13 en el caso N A40-74496 /2012).

Al determinar los plazos de conservación de los documentos, también es necesario tener en cuenta que los pagadores de las primas del seguro están obligados a garantizar durante seis años la seguridad de los documentos que confirmen el cálculo y el pago de las primas del seguro (cláusula 6, parte 2, artículo 28 de la Ley Federal de 24 de julio de 2009 N 212-FZ) .

En la práctica, no siempre es posible aislar los registros contables que pueden conservarse durante cuatro, cinco o seis años. Por tanto, en contabilidad, es aconsejable aplicar un período mínimo de conservación de seis años a todos los documentos (a menos que la Lista establezca períodos más largos).

El procedimiento para almacenar documentos en el trabajo de oficina.

Las entidades económicas deben garantizar la seguridad de los documentos durante sus períodos de almacenamiento (Parte 1, artículo 17 de la Ley N ° 125-FZ). Al mismo tiempo, es necesario garantizar condiciones de almacenamiento seguro de los documentos contables y su protección contra cambios (Parte 3 del artículo 29 de la Ley No. 402-FZ). El almacenamiento de documentos contables lo organiza el titular de la materia (Parte 1, artículo 7 de la Ley No. 402-FZ).

Al organizar el almacenamiento de documentos contables y fiscales, es necesario guiarse por las Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, registro y uso de documentos del Fondo de Archivo de la Federación de Rusia y otros documentos de archivo en organismos gubernamentales, gobiernos locales. y organizaciones, aprobado por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 31 de marzo de 2015 N 526 ( en adelante, las Reglas) y el Reglamento sobre documentos y flujo de documentos en contabilidad, aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de la URSS de 29 de julio. 1983 N 105 (en adelante, Reglamento N 105) (en la medida en que no contradiga los actos legislativos y otros actos legales reglamentarios pertinentes emitidos posteriormente). Véase también información del Ministerio de Finanzas de Rusia del 11 de septiembre de 2015 N PZ-13/2015.

Según el apartado 2 del art. 13 de la Ley N 125-FZ, las personas jurídicas tienen derecho a crear archivos con el fin de almacenar documentos de archivo generados en el proceso de sus actividades, incluso con el fin de almacenar y utilizar documentos de archivo que no sean propiedad estatal o municipal. Esto significa que la creación de un archivo es un derecho, pero no una obligación, de las entidades económicas. Esto también está escrito en la cláusula 1.4 de las Reglas.

Así, la entidad económica establece de forma independiente el procedimiento para almacenar documentos primarios. Al mismo tiempo, las entidades económicas pueden transferir documentos para su almacenamiento a archivos estatales y municipales mediante la celebración de acuerdos de compensación apropiados con ellos (Parte 3 del artículo 15, Parte 3 del artículo 21 de la Ley No. 125-FZ).

Según el párrafo 2.3 de las Reglas, el archivo de la organización debe almacenar documentos del Fondo de Archivo de la Federación de Rusia (artículo 5 de la Ley No. 125-FZ), documentos sobre el personal y documentos con períodos de almacenamiento temporales (más de 10 años). La parte especificada del fondo documental constituye el fondo de archivo de la organización.

Los documentos con períodos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) se almacenan en las divisiones estructurales de la organización y, al vencimiento de sus períodos de almacenamiento, están sujetos a destrucción, después de un examen obligatorio de los valores de los documentos (cláusulas 4.6 -4.13 del Reglamento). Antes del examen de valor, está prohibida la destrucción de documentos (cláusula 4.5 de las Reglas).

En casos excepcionales, por decisión del jefe de la organización, los archivos con períodos de almacenamiento temporales (hasta 10 años inclusive) se transfieren al archivo de la organización de acuerdo con los inventarios de archivos, documentos o según la nomenclatura de los archivos (cláusula 4.2). de las Reglas).

Así, los documentos de archivo de la organización se forman inicialmente en todas sus divisiones estructurales (en el trabajo de oficina) y luego, después de examinar el valor de los documentos, se transfieren al archivo de la organización para su almacenamiento o destrucción.

En cada unidad estructural de la organización, los documentos similares en contenido y relacionados con el mismo tema de las actividades de la organización se agrupan en archivos (unidades de almacenamiento) (cláusulas 2.9, 3.3 de las Reglas).

Al formar un caso, es necesario cumplir con los requisitos establecidos en el inciso 4.20 del Reglamento.

De acuerdo con la cláusula 4.19 de las Reglas, los archivos permanentes y temporales (más de 10 años) de los períodos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), incluidos los del personal, completados por la gestión de registros, después del final del año calendario en el que fueron abiertos, están preparados para su transferencia al archivo de la organización y están sujetos a registro y descripción.

Dependiendo del período de almacenamiento se realiza el registro total o parcial de los casos. Los casos de períodos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) y registros de personal están sujetos a registro completo.

El registro de casos en papel prevé:

Encuadernación o encuadernación de documentos del caso (los documentos sin formato se almacenan en carpetas o cajas duras cerradas) (cláusula 4.21 de las Reglas);

Numeración de expedientes (cláusula 4.22 del Reglamento);

Elaborar un pliego de prueba del caso en la forma que establece el Apéndice No. 8 del Reglamento (cláusula 4.23 del Reglamento);

Elaboración de un inventario interno de los documentos del caso (Anexo No. 27 del Reglamento) (cláusula 4.30 del Reglamento);

Diseño de la portada del caso (Anexo No. 28 del Reglamento) (cláusulas 4.24-4.29 del Reglamento).

Los casos se transfieren al archivo de la organización según los inventarios elaborados en las divisiones estructurales.

De la cláusula 4.19 del Reglamento se desprende que solo los archivos completados por trabajos de oficina con períodos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) y los registros de personal están sujetos a registro completo (archivo o encuadernación, numeración de hojas del archivo, elaboración de un hoja de certificación del documento, etc.) antes de su transferencia a los archivos de la organización.

En relación con los casos que contienen documentos con períodos de almacenamiento temporal (menos de 10 años), dicho procedimiento no está establecido en las Reglas. Como se desprende de la cláusula 4.2 de las Reglas, dichos casos no se transfieren al archivo. Se almacenan en las divisiones estructurales de la organización y, una vez transcurrido el período de almacenamiento, están sujetos a destrucción en la forma prescrita. La única excepción es cuando, por decisión del jefe de la organización, los archivos con períodos de almacenamiento temporales (hasta 10 años inclusive) se transfieren al archivo de la organización. Luego, los casos con un período de almacenamiento de hasta 10 años se transfieren al archivo después del final del año calendario en el que se abrieron, y dichos casos están sujetos a registro completo.

Así, en general, el principal requisito para los casos que contengan documentos cuyo período de conservación sea inferior a 10 años es su agrupación y ejecución de acuerdo con el procedimiento establecido en el inciso 4.20 del Reglamento.

Según este procedimiento, se colocan en el caso documentos que, en su contenido, corresponden al título del caso, mientras que está prohibido agrupar borradores y copias duplicadas de documentos, así como documentos sujetos a devolución, en casos. . Es decir, todos los casos, independientemente del período de conservación de los documentos en ellos, deben tener un título.

Al formar un caso, se deben cumplir los siguientes requisitos:

Los documentos de almacenamiento permanente y temporal deberán agruparse en expedientes separados. Observemos de inmediato que los documentos de almacenamiento temporal deben agruparse por separado: en archivos con un período de almacenamiento de más de 10 años; ficheros con un plazo de conservación de hasta 10 años inclusive;

Incluir una copia de cada documento en el expediente;

Agrupar documentos del mismo año calendario en un archivo;

Las excepciones son: casos de mudanza; casos judiciales; expedientes personales que se forman durante todo el período de trabajo de una persona en la organización; documentos de los órganos electos y sus comisiones permanentes, grupos adjuntos, que se agrupan durante el período de convocatoria; documentos de organizaciones educativas que se forman durante el año académico; documentos teatrales que caractericen las actividades escénicas dentro de la temporada teatral; archivos de películas, manuscritos, historias clínicas.

Los pedidos de personal deberán agruparse en ficheros de acuerdo con los plazos de conservación establecidos para los mismos;

Los documentos de los expedientes personales se organizan en orden cronológico a medida que se reciben;

Las cuentas personales para los salarios de los empleados se agrupan en archivos separados y se ordenan alfabéticamente por apellido, nombre y patronímico.

Una caja de papel no debe contener más de 250 hojas con un espesor no superior a 4 cm.

En nuestra opinión, los documentos que no se transfieren al archivo de la organización (con un período de almacenamiento de hasta 10 años inclusive) se pueden agrupar en orden cronológico y grapar, por ejemplo, en carpetas. En este caso, la carpeta debe contener el título del caso. Las Reglas no contienen ningún otro requisito para tales casos. Este procedimiento no contradice la cláusula 6.4 del Reglamento No. 105.

• documentos fiscales (documentos necesarios para calcular impuestos y primas de seguros)
• documentos contables (incluidos registros de personal).

Períodos de almacenamiento de los documentos necesarios para el cálculo de impuestos y primas de seguros.

De acuerdo con los párrafos. 8 cláusula 1 art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los contribuyentes están obligados durante cuatro años a garantizar la seguridad de los datos contables y fiscales y otros documentos necesarios para el cálculo y pago de impuestos, incluidos los documentos que confirmen la recepción de ingresos, gastos (para organizaciones y empresarios individuales), así como el pago ( retenciones) impuestos.

Un requisito similar se establece en los párrafos. 5 apartado 3 del art. 24 del Código Fiscal de la Federación de Rusia para los agentes fiscales que están obligados a garantizar la seguridad de los documentos necesarios para el cálculo, la retención y la transferencia de impuestos durante cuatro años. Cabe señalar que, además de pagar el IVA y el impuesto sobre la renta de las personas jurídicas extranjeras, los agentes fiscales, en particular, son empleadores que calculan y pagan el impuesto sobre la renta personal.

Al transferir pérdidas a efectos del impuesto sobre las ganancias de conformidad con el inciso 4 del art. 283 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los contribuyentes deben conservar documentos que confirmen el monto de las pérdidas incurridas durante todo el período cuando reduce la base imponible del período impositivo actual por el monto de las pérdidas recibidas anteriormente.

De acuerdo con los párrafos. 6 apartado 2 del art. 28 de la Ley Federal de 24 de julio de 2009 No. 212-FZ "Sobre las contribuciones de seguro al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, el Fondo de Seguro Social de la Federación de Rusia, el Fondo Federal de Seguro Médico Obligatorio" (modificada el 7 de junio , 2013), los pagadores de cotizaciones de seguro están obligados a garantizar durante seis años la seguridad de los documentos que confirman el cálculo y el pago de las primas de seguro.

Periodos de almacenamiento de documentos contables.

De conformidad con el art. 29 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 N 402-FZ “Sobre Contabilidad” (modificada el 28 de junio de 2013) (en adelante, Ley N 402-FZ):

• documentos contables primarios,
• registros contables,
• los estados contables (financieros) están sujetos a almacenamiento por parte de una entidad económica durante los períodos establecidos de acuerdo con las reglas para organizar los asuntos de archivos estatales, pero al menos cinco años después del año del informe,
• documentos de política contable,
• estándares de una entidad económica,
• Otros documentos relacionados con la organización y el mantenimiento de la contabilidad, incluidos los medios que garantizan la reproducción de documentos electrónicos (es decir, bases de datos electrónicas), así como la verificación de la autenticidad de una firma electrónica, están sujetos a almacenamiento por parte de la entidad económica durante al menos cinco años. después del año en el que se utilizaron para preparar los estados contables (financieros) por última vez.

Las reglas para la organización de los asuntos de archivos estatales están reguladas por la Ley Federal No. 125-FZ del 22 de octubre de 2004 "Sobre Asuntos de Archivos en la Federación de Rusia" (modificada el 11 de febrero de 2013) (en adelante, la Ley No. 125- FZ).

Estos son los plazos de conservación de documentos individuales:

• Estados contables (financieros) (balances, informes de desempeño financiero, informes sobre el uso previsto de los fondos, anexos a los mismos, etc.):

a) resumen anual (consolidado), - se almacena de forma permanente (en adelante, permanente (en organizaciones que no son fuentes de adquisición de archivos estatales y municipales - durante al menos 10 años)).

b) anual - publicación.

c) trimestral - 5 años, en ausencia de anual - permanente.

• Informes contables (financieros) según las NIIF u otras normas - post.
• Actas de transferencia, balances de separación y liquidación; notas explicativas para ellos - publicar.
• Documentos de política contable (plan de cuentas de trabajo, formularios de documentos contables primarios, etc.) - 5 años.
• Registros contables, documentos contables primarios y sus anexos, que registraron el hecho de una transacción comercial y fueron la base para los registros contables (documentos y libros de caja, documentos bancarios, talones de cheques bancarios, pedidos, hojas de tiempo, avisos bancarios y solicitudes de transferencias, certificados de aceptación, entrega, cancelación de bienes y materiales, recibos, facturas e informes anticipados, correspondencia, etc.) - 5 años, sujeto a inspección (auditoría).
• Facturas - 4 años.
• Certificados de registro ante las autoridades fiscales - correo.
• Documentos (cálculos, resúmenes, certificados, cuadros, información, correspondencia) sobre montos de impuestos acumulados y transferidos a presupuestos de todos los niveles, fondos extrapresupuestarios, deudas sobre los mismos. Declaraciones de impuestos (cálculos) de personas jurídicas para todo tipo de impuestos - 5 años.
• Registros de información sobre los ingresos de las personas físicas, declaraciones de emisión de dividendos - 75 años.
• Libros de contabilidad de ingresos y gastos de organizaciones y empresarios individuales que utilizan el sistema tributario simplificado - post.

Procedimiento de almacenamiento de documentos contables y fiscales.

De conformidad con el apartado 3 del art. 29 de la Ley N 402-FZ, una entidad económica debe garantizar condiciones de almacenamiento seguro de los documentos contables y su protección contra cambios. Según el apartado 2 del art. 13 de la Ley N ° 125-FZ, las organizaciones y los ciudadanos tienen derecho a crear archivos con el fin de almacenar los documentos de archivo generados en el proceso de sus actividades.

Para organizar el archivo, se debe asignar una habitación separada, equipada con estantes especiales (bastidores) o armarios cerrados. Si hay ventanas en la sala de archivos, se deben colocar cortinas o persianas; de lo contrario, no será posible proteger los documentos de la luz y, por lo tanto, pueden desteñirse. Es recomendable equipar las ventanas del primer piso o del sótano con rejas metálicas, además, es mejor instalar una puerta metálica en el archivo. Estas medidas ayudarán a evitar la entrada no autorizada a las instalaciones del archivo.

De acuerdo con las reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones, aprobadas por decisión de la Junta de Rosarkhiv del 06/02/2002, en los archivos de la organización, con base en los resultados del examen del valor de los documentos, inventarios. de archivos que se compilan: almacenamiento permanente; almacenamiento temporal (más de 10 años); por personal; así como actúa sobre la asignación para destrucción de archivos que no están sujetos a almacenamiento. Los casos con plazos de almacenamiento vencidos según la Lista se incluyen en el acto de asignación para destrucción y están sujetos a destrucción.

Cabe señalar que una organización puede utilizar los servicios de una empresa de archivo especializada para almacenar documentos.

Responsabilidad por el almacenamiento inadecuado de documentos contables y fiscales.

La responsabilidad por el incumplimiento de las normas de conservación de documentos puede ser administrativa, fiscal y penal.

Según el art. 15.11 del Código de Infracciones Administrativas (en adelante, el Código de Infracciones Administrativas), la violación del procedimiento y las condiciones para el almacenamiento de documentos contables implica la imposición de una multa administrativa a los funcionarios por un monto de 2000 a 3000 rublos.

Según el art. 13.20 del Código de Infracciones Administrativas, la violación de las reglas para el almacenamiento, adquisición, contabilidad o uso de documentos de archivo (incluida la destrucción de documentos sin observar sus plazos de almacenamiento) implica una advertencia o la imposición de una multa administrativa a los ciudadanos por el monto de de 100 a 300 rublos; para funcionarios: de 300 a 500 rublos.

La ausencia de documentos primarios, facturas y registros contables constituye un delito fiscal. La responsabilidad al respecto está prevista en el artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia "Violación grave de las normas de contabilidad de ingresos, gastos y objetos tributarios". Una violación grave de las reglas de contabilización de ingresos y gastos y objetos tributarios significa la ausencia de documentos primarios, facturas, registros contables o fiscales. Si estos actos se cometen durante un período impositivo, una multa de 10.000 rublos, si se cometen durante más de un período impositivo, una multa de 30.000 rublos. Los mismos actos, si dieron lugar a una subestimación de la base imponible, conllevan una multa del 20% del importe del impuesto no pagado, pero no menos de 40.000 rublos.

En caso de robo, destrucción, daño u ocultación de documentos oficiales, sellos o sellos cometidos por interés mercenario u otro interés personal, podrá surgir responsabilidad penal de conformidad con el apartado 1 del art. 325 del Código Penal de la Federación de Rusia: multa de hasta 200.000 rublos. o en el monto del salario (otros ingresos) del condenado por un período de hasta 18 meses, o trabajo obligatorio por un período de hasta 480 horas, o trabajo correccional por un período de hasta 2 años, o trabajo forzoso por un período de hasta 1 año, o arresto por un período de hasta 4 meses, o prisión por hasta 1 año.