Plazo de conservación de facturas de proveedores. Lista de embalaje. Acuerdo de Compensación Voluntaria

¿Han cambiado los plazos de conservación de las facturas desde el 1 de octubre de 2017? ¿Cómo organizar el almacenamiento de facturas electrónicas? ¿Es necesario conservar copias? ¿Dónde se deben guardar los documentos? Vamos a resolverlo.

Almacenamiento de facturas: conceptos básicos

Toda organización y empresario debe llevar documentos contables. Así lo exige el artículo 29 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ. El director de la organización debe velar por el almacenamiento de los documentos. Y un empresario individual es responsable de esto de forma independiente (artículo 7 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ).

Facturas, incl. electrónico, debe almacenarse durante al menos cuatro años después del final del trimestre en el que el documento se utilizó por última vez para calcular los impuestos y preparar la declaración de impuestos (cláusula 8, cláusula 1, artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, cláusula 1.13 del Procedimiento de emisión y recepción de facturas en formato electrónico).

Cambios desde el 1 de octubre de 2017

Este documento pone en vigor:

• formulario de factura;
• formulario de libro de ventas;
• formulario de libro de compras;
• forma de diario para registrar las facturas recibidas y emitidas.

Sin embargo, además de esto, también se realizaron modificaciones a las reglas relacionadas con el almacenamiento de facturas. Te contamos más sobre ellos.

Almacenar facturas en orden cronológico

Plazos de conservación de facturas

A partir del 1 de octubre de 2017, seguirás necesitando almacenar las facturas durante 4 años. Durante este período, es necesario organizar el almacenamiento:

• al principal (principal): copias de las facturas que le entregó el intermediario. El intermediario los recibe de los vendedores al comprar bienes (obras, servicios) para el principal (principal);
• al cliente del trabajo de construcción (inversor): copias de las facturas que le entregó el desarrollador (cliente que desempeña las funciones de desarrollador). Él, a su vez, los recibe de los vendedores al comprar bienes (obras, servicios) para el comprador (inversor);
• al cliente de los servicios de transporte: copias de las facturas que le entregó el transportista. Recibe estas facturas de los vendedores cuando compra bienes (obras, servicios) para el cliente.

Se requiere almacenar todo tipo de facturas: primarias, ajustadas y corregidas. Las copias de las facturas en papel recibidas de los intermediarios deben estar certificadas con sus firmas (directores, mandantes, desarrolladores o transportistas).

La aclaración de los plazos afectó no sólo a las facturas

Además, el Decreto Gubernamental No. 981 del 19 de agosto de 2017 aclara que a partir del 1 de octubre de 2017, ciertos otros documentos "contables" sobre diversas transacciones deben almacenarse durante 4 años. Enumeramos la vida útil en la tabla.

Operación	que almacenar
Importación de países de la UEEA	Solicitudes de importación de mercancías y pago de impuestos indirectos, sus copias certificadas, copias de conocimientos de embarque y otros documentos que acrediten el pago del IVA.
Importar de otros países	Declaraciones aduaneras, sus copias certificadas y demás documentos sobre el pago del IVA en aduana.
Gastos de viaje para alquiler de alojamiento y viajes.	formularios de declaración estrictos (copias de los mismos) con el monto del IVA resaltado como una línea separada.
según el IVA, que es restituido por el accionista, partícipe o accionista	Documentos con los que las partes formalizan la transferencia de propiedad, activos intangibles, derechos de propiedad (cláusula 3 del artículo 170 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), en forma de copias notariadas.
según el IVA, que se restituye cuando el valor disminuye (subcláusula 4, cláusula 3, artículo 170 del Código Fiscal de la Federación de Rusia	certificado contable-cálculo (artículo 171.1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
– según el IVA, que se restituye con la compra o construcción de activos fijos	certificado contable-cálculo (artículo 171.1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Además, durante 4 años es necesario almacenar documentos primarios y otros con datos resumidos (resumen) sobre las transacciones de cada mes o trimestre, que se registran en el libro de ventas.

Responsabilidades de los contribuyentes (pagadores de tasas)

1. Los contribuyentes están obligados a:

8) durante cuatro años, garantizar la seguridad de los datos contables y otros documentos necesarios para el cálculo y pago de impuestos, así como los documentos que confirmen los ingresos recibidos (para las organizaciones, también los gastos incurridos) y los impuestos pagados (retenidos);

. Auditoría fiscal in situ

Si los funcionarios que realizan la inspección tienen motivos suficientes para creer que los documentos que prueban la comisión de las infracciones pueden ser destruidos, ocultos, alterados o reemplazados, dichos documentos serán confiscados en la forma prescrita por el artículo 94 de este Código, según acta redactada. por estos funcionarios. El acto de incautación de documentos deberá justificar la necesidad de la incautación y proporcionar una relación de los documentos incautados. Al incautar documentos, el contribuyente tiene derecho a hacer comentarios, los cuales deberán constar en el acta cuando así lo solicite. Los documentos incautados deben estar numerados, entrelazados y sellados o firmados por el contribuyente (agente fiscal, pagador de tasas). Si el contribuyente (agente fiscal, pagador de tasas) se niega a estampar un sello o una firma en los documentos incautados, se hace una nota especial a tal efecto. Se transfiere copia del acto de incautación de documentos al contribuyente (agente fiscal, pagador de la tasa).

. Retiro de documentos y objetos.

1. El embargo de documentos y objetos se realizará mediante resolución motivada de un funcionario de la autoridad tributaria que realice una auditoría fiscal in situ.

Esta resolución está sujeta a la aprobación del titular (su suplente) de la autoridad tributaria que tomó la decisión de realizar una auditoría tributaria.

2. No se permite el decomiso de documentos y objetos en horario nocturno.

3. La incautación de documentos y objetos se realizará en presencia de testigos y personas a quienes se incauten los documentos y objetos. Si es necesario, se invita a un especialista a participar en la excavación.

Antes de iniciar el embargo, el funcionario tributario presenta una resolución sobre el embargo y explica a los presentes sus derechos y obligaciones.

4. El funcionario tributario invita a la persona a quien se le incautan documentos y objetos a entregárselos voluntariamente y, en caso de negativa, realiza el embargo por la fuerza.

Si la persona a quien se le incauta se niega a abrir el local u otros lugares donde puedan encontrarse documentos y objetos objeto de incautación, el funcionario tributario tiene derecho a hacerlo de forma independiente, evitando causar daños innecesarios a cerraduras, puertas y otros objetos.

5. No están sujetos a embargo los documentos y elementos que no guarden relación con el objeto de la inspección fiscal.

6. Se elabora un protocolo sobre embargo, embargo de documentos y objetos cumpliendo con los requisitos previstos en el artículo 99 de este Código y en el presente artículo.

7. Los documentos y objetos incautados se enumeran y describen en el protocolo de incautación o en los inventarios adjuntos al mismo, con indicación precisa del nombre, cantidad y características individuales de los objetos y, si es posible, del valor de los mismos.

8. En los casos en que no existan copias suficientes de los documentos de la persona inspeccionada para realizar las actividades de control tributario y las autoridades tributarias tengan motivos suficientes para creer que los documentos originales pueden ser destruidos, ocultos, corregidos o reemplazados, la autoridad tributaria El funcionario tiene derecho a confiscar los documentos originales en la forma prescrita en este artículo.

Cuando se confiscan dichos documentos, se hacen copias de los mismos, que son certificadas por un funcionario fiscal y entregadas a la persona a quien se les confiscan. Si fuera imposible realizar o transferir las copias realizadas simultáneamente con la incautación de los documentos, la autoridad tributaria las transferirá a la persona a quien se le incautaron los documentos dentro de los cinco días siguientes a la incautación.

9. Todos los documentos y objetos incautados se presentan a los testigos y otras personas involucradas en la incautación y, si es necesario, se empaquetan en el lugar de la incautación.

Los documentos incautados deben estar numerados, entrelazados y sellados o firmados por el contribuyente (agente fiscal, pagador de tasas). Si el contribuyente (agente fiscal, pagador de tasas) se niega a sellar o firmar los documentos incautados, se hace una nota especial al respecto en el protocolo de incautación.

10. Se entrega copia del protocolo de incautación de documentos y objetos contra recibo o se envía a la persona a quien se le incautaron estos documentos y objetos.

Período de retención de facturaspuede ser diferente en diferentes situaciones. De qué depende, cómo calcularlo correctamente y a qué se enfrenta la empresa por violarlo, lo aprenderá de nuestro artículo.

Actividad comercial: no puede prescindir de los documentos

No se puede realizar ninguna actividad comercial sin documentos. En ocasiones, para almacenarlos, las empresas se ven obligadas a crear archivos y destinar considerables recursos de espacio y mano de obra. Además, los documentos no sólo acompañan a la empresa durante el período de su actividad, sino que también están obligados a continuar su existencia después de su cierre (liquidación, quiebra, etc.).

Incluso si un empresario ha trabajado solo 1 mes, se recopila un paquete completo de documentos para el cierre de la empresa: declaración de impuestos, documentos sobre la venta de bienes, recepción de bienes y materiales, nómina, etc. Esta lista también puede incluir facturas (si el empresario era pagador de IVA). Hablaremos más sobre los problemas que surgen a la hora de almacenar documentos después de que un empresario decide cesar sus actividades.

Cerró el negocio: debe conservar las facturas y otros documentos.

Veamos un ejemplo. El empresario individual K.N. Ryabinin decidió cesar sus actividades comerciales. Como los propietarios exigieron urgentemente desalojar el local, el empresario transportó todos los documentos a su casa y los colocó en el espacio libre del lavadero. Las facturas ocuparon un volumen considerable, ya que la venta de bienes se realizó en pequeños lotes a numerosas contrapartes. Pasó un tiempo y los documentos almacenados en una habitación inadecuada se decoloraron, se humedecieron y perdieron su aspecto original.

Sin embargo, la ley establece que los empresarios están obligados a garantizar la seguridad de los documentos de archivo durante su período de almacenamiento (Parte 1 del artículo 17 de la Ley "sobre asuntos de archivos en la Federación de Rusia" de 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ) - en caso contrario podrán ser castigados en virtud del art. 13.20 o 13.25 Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia. Tampoco debemos olvidar que las autoridades fiscales tienen derecho a realizar una auditoría in situ durante los últimos 3 años de la actividad de un empresario individual, por lo que incluso después del cierre, el empresario deberá conservar los documentos (incluidas las facturas) si confirman la cálculo de impuestos y su pago (cláusula 48 del Procedimiento para contabilizar ingresos y gastos y transacciones comerciales para empresarios individuales, aprobado por orden del Ministerio de Finanzas No. 86n, Ministerio de Impuestos de Rusia No. BG-3-04/ 430 del 13/08/2002).

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos?

Los períodos de conservación de diferentes documentos pueden variar significativamente. Así, los documentos tributarios deben conservarse durante al menos 4 años (inciso 8, inciso 1, artículo 23, inciso 5, inciso 3, artículo 24 del Código Tributario). El período de almacenamiento de los documentos generados durante las actividades de las organizaciones también está establecido por la Lista de documentos de archivo de gestión estándar generados durante las actividades de los organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento, aprobada por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25 de agosto de 2010 No. 558 (en adelante lista No. 558). Así, el párrafo 368 de la lista No. 558 también establece un período de almacenamiento de facturas de 4 años.

En algunos casos, este período puede aumentar a 6 años. Por ejemplo, se proporciona un período de 6 años para los participantes en proyectos de inversión regionales (cláusula 3 del artículo 89.2 del Código Tributario). Los estados financieros anuales, junto con los informes de auditoría, están a la espera de un almacenamiento permanente (Parte 1, Artículo 29 de la Ley "Sobre Contabilidad" del 6 de diciembre de 2011 No. 402, párrafos 351, 408 de la Lista No. 558).

Si una empresa ha contratado empleados, recopila una cantidad decente de documentos que deben conservarse durante mucho más tiempo que los plazos especificados. Por ejemplo, una ley sobre la investigación de un accidente laboral con materiales de investigación debe conservarse durante al menos 45 años (parte 6 del artículo 230 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), y una ley sobre el caso de una enfermedad profesional: durante 75 años (cláusula 33 del reglamento "Sobre la investigación y registro de enfermedades profesionales", aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 15 de diciembre de 2000 No. 967).

Los plazos de conservación de documentos legalmente establecidos no podrán reducirse. Por violación de las condiciones de almacenamiento de documentos contables, se prevé una multa en el art. 15.11 Código de Infracciones Administrativas.

Para obtener información sobre la responsabilidad que se le otorga a un empresario por infracciones fiscales, consulte el material. .

Organizamos el correcto almacenamiento de las facturas

Sigamos con el ejemplo. Stepanova P.A., que anteriormente trabajó como jefa de contabilidad del empresario individual K.N. Ryabinin, encontró un trabajo similar en la recién inaugurada empresa Vozrozhdenie LLC. Recordando las omisiones del empleador anterior para garantizar la seguridad de las facturas y otros documentos, decidió tomar el control de este tema en la nueva empresa.

Dado que la empresa acababa de empezar a funcionar, en primer lugar era necesario organizar el almacenamiento de los documentos, incluidas las facturas. No encontró requisitos especiales para el almacenamiento de facturas en la legislación, por lo que decidió seguir el procedimiento de almacenamiento establecido para los documentos contables, según el cual los documentos contables deben almacenarse en salas, cajas fuertes o armarios especiales (cláusula 6.2 del reglamento, aprobado mediante carta del Ministerio de Hacienda de 29 de julio de 1983 No. 105).

Mientras tanto, las facturas no pertenecen a formularios de notificación estrictos y no son documentos que contengan secretos comerciales, por lo que pueden almacenarse sin cajas fuertes ni armarios metálicos. Para ello, la dirección de LLC "Vozrozhdenie" asignó una habitación aislada en la oficina de la empresa. El Contador Jefe identificó a los responsables de la seguridad de los documentos (cláusulas 6.2 a 6.4 del reglamento, aprobado por carta del Ministerio de Finanzas No. 105).

Vozrozhdenie LLC no archivó facturas en el diario de facturas recibidas y emitidas, ya que desde el 01/01/2015 las empresas no llevan este diario a menos que sean desarrolladores o transportistas y no realicen operaciones de intermediación.

También decidieron no crear archivos de facturas separados: simplemente archivaron las facturas junto con las facturas.

Aprende a calcular correctamente la vida útil de una factura

Ahora es el momento de descubrir cómo determinar la fecha de inicio del período de retención de la factura.

El procedimiento para almacenar facturas se describe en la cláusula 10 de las Reglas para el mantenimiento de facturas (hasta el 1 de octubre de 2017 - cláusula 14 de las Reglas para mantener un registro de facturas recibidas y emitidas), aprobadas por Decreto Gubernamental No. 1137 de 26 de diciembre. 2011. Según este documento reglamentario las facturas deben almacenarse en orden cronológico según la fecha de su emisión o recepción para el período impositivo correspondiente.

El Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia en cartas de 19 de julio de 2017 No. 03-07-11/45829, de 30 de marzo de 2012 No. 03-11-11/104 explica que el período de almacenamiento comienza a contar después del final del período en el que la factura se utilizó por última vez para la preparación de la declaración de impuestos, cálculo y pago de impuestos, confirmación de ingresos y gastos. Es decir, si la empresa refleja el IVA de la factura especificada en la declaración del 3er trimestre de 2017, el período de almacenamiento comenzará a partir del 01/10/2017.

Para obtener información sobre cómo completar correctamente una declaración de IVA, lea el material. .

En la práctica suele ocurrir que a la hora de archivar los documentos no se separan las facturas de los albaranes y se establecen los mismos plazos para su conservación. Este enfoque se explica por el hecho de que un aumento voluntario en el período de almacenamiento (de acuerdo con el párrafo 1 del artículo 29 de la Ley No. 402-FZ, el período de almacenamiento de las facturas es de 5 años y excede el período de almacenamiento de las facturas) no contradice la Ley. Sin embargo, con este método se incumplirá el plazo de conservación establecido para las facturas en caso de:

• sus recibos una vez finalizado el período impositivo;
• hay errores que requieren corrección;
• presentación inoportuna por alguna razón.

¿Cuándo se debe extender la vida útil de una factura?

Podrá ampliarse el plazo de conservación obligatorio de 4 años previamente acordado para las facturas. Esto se debe a que a partir del 01/01/2015 las empresas pueden transferir las deducciones fiscales. El derecho a transferir las deducciones del IVA dentro de un período de 3 años a partir de la fecha de registro de los bienes (obras, servicios) está consagrado en el inciso 2 del art. 171 Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Para obtener más información sobre cómo determinar la fecha límite para declarar las deducciones en su declaración de impuestos, lea el material. .

Teniendo en cuenta la fecha de recepción de la mercancía del ejemplo considerado (11/08/2017), se debe declarar en la declaración del 3er trimestre de 2020 si la empresa pospone la deducción exactamente 3 años. La vida útil de 4 años deberá contarse a partir del 01/10/2020, es decir. en este caso, en realidad serán 7 años.

Al considerar la vida útil extendida de las facturas al transferir las deducciones, es necesario recordar que no se puede transferir a la deducción al devolver el anticipo al comprador durante 3 años. La deducción sólo podrá practicarse en el período impositivo en el que se cumplan las condiciones previstas en los artículos del art. 171, 172 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 21 de julio de 2015 No. 03-07-11/41908).

Plazo de conservación de facturas electrónicas

Ahora, cada vez más empresarios están cambiando a la gestión de documentos electrónicos, incluidas las facturas electrónicas. Una factura electrónica equivale a una en papel (cláusula 1 del artículo 169 del Código Tributario), el procedimiento para su ejecución está regulado por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia “Tras la aprobación del procedimiento para emitir y recibir facturas en formulario electrónico a través de canales de telecomunicaciones mediante firma electrónica cualificada mejorada” de 10 de noviembre de 2015 No. 174n.

Incluso antes de organizar el almacenamiento de una factura electrónica, es decir, ya durante su ejecución, es necesario tener en cuenta que debe estar firmada con una firma electrónica cualificada (cláusula 6 del artículo 169 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, letra del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 05/05/2015 No. 07-01-06/25701).

Para obtener más información sobre qué firma electrónica es más segura de usar para documentos, lea el material. .

Los plazos de almacenamiento de las facturas electrónicas son los mismos que los de las facturas en papel: 4 años (cláusula 1.13 del Procedimiento, aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 10 de noviembre de 2015 No. 174n, subcláusula 8 de la cláusula 1 de Artículo 23 del Código Tributario). Las empresas no están obligadas a almacenar copias impresas en papel de las facturas electrónicas (carta del Servicio de Impuestos Federales del 06/02/2014 No. GD-4-3/1984).

Resultados

El plazo habitual de conservación de las facturas es de 4 años, independientemente de su forma (electrónica o en papel). Sin embargo, el período puede aumentar si se reclaman deducciones en períodos posteriores.

En el proceso de trabajo, un empresario acumula muchos documentos diferentes: certificados, certificados, formularios. Almacenar documentos de empresarios individuales es una tarea difícil, pero necesaria. ¿Cómo guardarlos: en un escritorio o en una caja fuerte con tecnología de protección láser? Resulta que la ley prevé varias opciones. Le informaremos sobre los plazos de almacenamiento de documentos importantes de empresarios individuales.

Que documentos conservar

La Ley Federal Nº 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación de Rusia" determina qué documentos deben almacenarse y durante cuántos años.

Varios artículos de leyes y códigos regulan el período de almacenamiento de ciertos documentos relacionados con actividades comerciales:

1. Los documentos contables, los datos contables fiscales, cualquier documentación sobre los ingresos recibidos y los gastos necesarios para el cálculo de los impuestos, así como los documentos que confirmen los pagos de impuestos ya realizados, deben conservarse durante al menos 4 años. Esta obligación se detalla en el apartado 8 del art. 23 Código Fiscal de la Federación de Rusia.
2. Los estados contables y los documentos contables primarios deben conservarse durante al menos 5 años, como se establece en el apartado 1 del art. 29 de la Ley Federal “Sobre Contabilidad” No. 402-FZ.
3. Todos los documentos primarios de contabilidad y registro para empresarios individuales, el libro de contabilidad de ingresos y gastos (KUDiR), sobre la base de la Parte 12 de la Orden No. 86 del Ministerio de Finanzas de Rusia, un empresario individual debe conservar durante al menos 4 años.
4. Los documentos que confirmen el pago de las cotizaciones al seguro al Fondo de Pensiones (PFR), al Fondo de Seguro Social (FSS) y al Fondo del Seguro Médico Obligatorio (MHIF) deben conservarse durante 6 años, sobre la base del párrafo 8 del art. 28 de la Ley Federal No. 212-FZ.
5. Los archivos y tarjetas personales de los empleados, incluidos los contratados temporalmente, los contratos de trabajo con los empleados, los documentos de despido y contratación, sobre la base de la Orden No. 558 del Ministerio de Cultura de Rusia, deben almacenarse durante 75 años. En la lista expuesta en este orden se puede conocer el plazo de conservación de un documento por su tipo.

Los archivos y tarjetas personales de los empleados, los contratos de trabajo con los empleados, los documentos de despido y contratación deben conservarse durante 75 años.

Los períodos de almacenamiento de documentos especificados se aplican a todos los empresarios individuales, incluidos aquellos que han liquidado sus actividades.

Dónde guardar documentos

El lugar de almacenamiento de los documentos lo determina el propio empresario individual. Esto podría ser parte de una oficina, una habitación separada (no un sótano o un ático) o una organización de archivo de terceros (si hay mucha documentación). Los artículos 14 y 17 de la Ley Federal No. 125-FZ estipulan la obligación del empresario de cumplir con las reglas de archivo, incluidas las reglas para crear las condiciones necesarias para la publicación de documentos y su sistematización. Es necesario garantizar la seguridad de los propios soportes en papel y de su contenido frente a influencias externas.

Si los documentos del empresario individual se pierden o dañan

Su falta de documentos primarios, registros contables y fiscales, facturas, así como el reflejo incorrecto de los datos en los documentos financieros de manera sistemática (más de dos veces al año) es una infracción grave regulada por el art. 120 Código Fiscal de la Federación de Rusia. Las multas en este caso se fijan en 10.000 rublos.

Los documentos perdidos pueden y deben recuperarse. Podrás volver a solicitar contratos, actos, facturas a tus contrapartes. Si se pierde un documento contable, es necesario ordenar una investigación, posiblemente con la presentación de un certificado sobre la causa de la pérdida (inundación, robo, incendio) del servicio correspondiente. El informe basado en los resultados de la investigación se envía con una solicitud de formato libre a la oficina de impuestos (FTS); allí, a su vez, establecen los plazos para la restauración de los documentos.

Los documentos de registro de empresario individual se pueden solicitar individualmente en la oficina de impuestos presentando una solicitud de duplicado y un recibo de pago de la tasa estatal por un monto de 300 rublos.

Por la ausencia de documentos primarios y registros contables, puede recibir una multa de 10.000 rublos.

Una vez transcurrido el período de archivo, los documentos almacenados se pueden eliminar: quemarlos o cortarlos con un equipo especial. Sin embargo, tenga mucho cuidado de no destruir accidentalmente datos que aún sean válidos o que requieran almacenamiento.

La ley no limita a un empresario individual en la lista de documentos que pueden archivarse. Si te resulta tranquilo y cómodo guardar todo, guárdalo, pero no donde quieras, sino en lugares especiales destinados a ello. Los documentos colocados correctamente en el archivo, como armaduras, protegerán su negocio en caso de disputas con la oficina de impuestos o las contrapartes.

Lista de embalaje- un documento contable primario utilizado para formalizar la transferencia de propiedad (mediante venta, liberación) de bienes u otros activos materiales del vendedor al comprador.

La factura indica el nombre (tipo) del producto, su precio, cantidad y coste total, así como el importe del IVA.

Además, el albarán de entrega debe contener los datos de las partes cedente y receptora, firmas manuscritas de las personas autorizadas y el sello de la organización.

Formulario de conocimiento de embarque

En virtud de las normas de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 N 402-FZ "Sobre Contabilidad", todos los hechos de las actividades económicas de una organización están sujetos a registro en los documentos contables primarios aprobados por el jefe de la organización a propuesta del funcionario. encargado de llevar los registros contables.

En este caso, la organización puede utilizar tanto documentos desarrollados de forma independiente como aquellos contenidos en álbumes especiales y aprobados por el Comité Estatal de Estadística de Rusia.

Así, por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 25 de diciembre de 1998 N 132 se aprobó el Álbum de formularios unificados de documentación contable primaria para el registro de operaciones comerciales, entre los que se encuentra la carta de porte (Formulario N TORG-12), que se utiliza para registrar el venta de artículos de inventario a una organización de terceros.

Por lo tanto, en la práctica, las organizaciones utilizan una carta de porte en el formulario TORG-12 para registrar la venta (liberación) de artículos de inventario a una organización de terceros.

Una carta de porte se puede generar y almacenar tanto en papel como electrónicamente.

Registro de un albarán de entrega

Elaboración de un albarán de entrega

El albarán de entrega se redacta en dos copias, una de las cuales permanece en la organización proveedora y es la base para cancelar los artículos del inventario.

La segunda copia de la carta de porte se transfiere al comprador (destinatario) y es la base para registrar estos valores y deducir el IVA.

Firma del albarán de entrega

Los documentos primarios están firmados por el gerente y el jefe de contabilidad o personas autorizadas.

La lista de personas autorizadas para firmar documentos primarios es aprobada por el gerente de acuerdo con el jefe de contabilidad. Así, el gestor puede ceder el derecho a firmar el albarán de entrega y formalizar este derecho mediante poder u orden.

En este caso, se pueden colocar 5 firmas en TORG-12:

tres por parte del vendedor: (gerente, contador, responsable del envío). En algunas organizaciones grandes, una persona firma el albarán de entrega en el momento del envío. Por lo general, se trata de un determinado "operador" que, a partir de la información recibida del departamento de contabilidad y del almacén, genera un documento y lo firma con su firma. Este procedimiento debe estar consagrado en una orden, en un poder o en las descripciones de funciones del “operador”;

uno del lado del comprador (responsable de recibir la mercancía), en la línea "La carga fue recibida por el destinatario". Esta línea debe contener la firma de un representante oficialmente autorizado del comprador; puede ser una persona con un poder o un contrato. Por lo tanto, debe firmar el jefe de la organización consignataria (comprador) o una persona autorizada con un poder para tener derecho a firmar los documentos primarios.

otra firma, en la línea "Carga aceptada", la coloca cualquier persona financieramente responsable que realmente acepte la carga (los datos sobre el poder para el transporte de bienes y materiales se completan en la misma línea). Puede ser un transportista de una organización de transporte externa o un representante de la organización de compras. El jefe de la empresa puede aceptar la mercancía sin un poder; en este caso, firma en la línea "Aceptó la carga" y no completa las líneas que indican los detalles del poder.

Al mismo tiempo, en ambas líneas “La carga fue recibida por el destinatario” y “La carga fue aceptada” puede firmar la misma persona (si tiene tanto la mercancía como los materiales y el derecho a firmar los documentos primarios). En este caso, la firma se coloca únicamente en la línea “Carga recibida”.

Rellenar el albarán de entrega

En la columna “Remitente”, ​​de acuerdo con los documentos constitutivos, el nombre completo o abreviado del remitente, domicilio legal (posiblemente junto con el real), número de teléfono y datos bancarios (r./cuenta y BIC requeridos! ) debe indicarse.

En el caso de que el envío de mercancías no lo realice el proveedor, sino su unidad estructural, entonces es necesario indicar su dirección de ubicación en la columna "Unidad estructural".

Las columnas "según OKPO" y "Tipo de actividad según OKDP" se indican para la organización que redacta la factura, es decir, para el vendedor de bienes y materiales.

En la columna del formulario de carta de porte "Destinatario", se indican su nombre completo o abreviado, dirección postal, número de teléfono y datos bancarios (¡se requiere r./cuenta y BIC!) de acuerdo con los documentos constitutivos.

Se debe completar la columna "según OKPO" frente a "Destinatario".

En las columnas del formulario de albarán de entrega "Proveedor" y "Pagador", la mayoría de las veces se indica la misma información que en las columnas "Remitente" y "Destinatario", respectivamente.

Pero sucede que el proveedor y el transportista (pagador y destinatario) son organizaciones diferentes. Luego, en estas columnas se indica el nombre completo o abreviado de la organización, domicilio legal, número de teléfono y datos bancarios de acuerdo con los documentos constitutivos.

En la columna “Base” del formulario del albarán de entrega se deberá indicar el número y fecha del contrato.

Si la organización proveedora no entrega la mercancía de forma independiente, sino mediante la participación de un transportista (expedidor), se completa la columna "Conocimiento de embarque de transporte" (número y fecha del conocimiento de embarque).

Delante del cuadro resumen del formulario de factura, en las columnas “Número de documento” y “Fecha de elaboración”, se indica, respectivamente, el número de serie de la factura y la fecha de su elaboración.

La oficina de impuestos insiste en que la fecha de preparación coincida con la fecha de envío de los artículos del inventario.
Al completar la tabla dinámica, considere los siguientes puntos:

Los datos de la tabla resumen del formulario TORG-12 deben corresponder a los datos del formulario de factura.

Donde:

en la columna 5 del albarán de entrega se indica el código de la unidad de medida;


La columna 6 del formulario de carta de porte indica el tipo de contenedor (abreviado) en el que se transporta la mercancía (por ejemplo: cajas, cartones, etc.). Si se transporta carga desempacada, entonces se escribe en la línea correspondiente “n/a”;

En la columna 9 del albarán de entrega se indica el peso de cada producto, teniendo en cuenta la tara. Es necesario registrar unidades de masa (kg, etc., etc.).

En la columna del formulario de conocimiento de embarque, después de las palabras "El conocimiento de embarque tiene un anexo", se indica en palabras el número de hojas de anexos a este formulario.

En la columna después de las palabras "y contiene", se indica en palabras el número de números de serie de la columna 1 de la tabla dinámica.

en la columna "Total de lugares" del formulario de factura, el número en la intersección de la línea "Total de facturas" y la columna 8 de la tabla resumen;

en la columna “Peso de la carga (neto, kg.)” del formulario de factura, el número en la intersección de la línea “Total en la factura” y la columna 10 del cuadro resumen;


en la columna "Peso de la carga (bruto, kg)" del formulario de factura, el número en la intersección de la línea "Total en la factura" y la columna 9 del cuadro resumen;


en la columna "Monto total emitido" del formulario de factura, el número en la intersección de la línea "Factura total" y la columna 15 de la tabla resumen, los kopeks están escritos en números;

Por parte del proveedor, el albarán de entrega debe estar firmado por todas las personas que autorizaron y liberaron la carga, así como por el jefe de contabilidad, y certificado con un sello.

Las fechas por parte del vendedor y del pagador deberán coincidir con la fecha de la factura.

Formulario electrónico de factura comercial.

La forma y el procedimiento para redactar una factura electrónica no difieren de la forma y el procedimiento para redactar su contraparte en papel, con la excepción de que el documento electrónico se redacta en una sola copia, que consta de dos archivos.

Uno de ellos se forma por parte del vendedor, y el segundo, al enviar un documento, por parte del comprador.

Para firmar cartas de porte electrónicas, en lugar de una firma manuscrita, se utiliza una firma electrónica (ES), y la carta de porte electrónica se firma con una firma electrónica por parte del vendedor y otra por parte del comprador. Total de dos firmas.

Al mismo tiempo, en las líneas “Vacaciones autorizadas”, “Contador jefe (senior)”, “Carga liberada”, “Carga aceptada” y “Carga recibida por el consignatario” se indican los nombres completos y cargos de las personas relevantes, y en la línea "Por poder No." - información sobre el poder de la persona autorizada.

Combinar una factura y un albarán de entrega en un solo documento

Una factura y un albarán de entrega (TORG-12) se pueden combinar en un solo documento.

Opciones para combinar una factura y un albarán de entrega en un solo documento

Para crear un documento en lugar de una factura y un albarán de entrega, existen dos opciones:

Opción 2. Desarrolle usted mismo el formulario del documento combinado. Para hacer esto debes:

1) complementar el formulario de factura con los siguientes datos (parte 2 del artículo 9 de la Ley N 402-FZ, inciso 9 de las Reglas para la cumplimentación de una factura)):

una descripción de la transacción comercial: la liberación de mercancías (por ejemplo, "las mercancías fueron liberadas" o "la carga fue liberada");

el título del cargo del representante de su empresa que despachó la mercancía, con su firma, apellido e iniciales;

descripción de la transacción comercial: aceptación de bienes (por ejemplo, "recibió los bienes" o "recibió los bienes");

el título del cargo del representante de la empresa - comprador o consignatario, con su firma, apellido e iniciales;

2) por orden del jefe de la organización, aprobar dicho formulario de factura modificado como documento principal como anexo a las políticas contables.

Sin embargo, no puede excluir ningún detalle de la factura del documento combinado.

El procedimiento para emitir y registrar un documento combinado.

La factura complementada o UPD deberá redactarse:

al momento del envío, y no dentro de los cinco días calendario a partir de la fecha de envío;

en dos copias, una de las cuales se entrega al comprador y la segunda se registra en el libro de ventas, como uno normal.

Una factura modificada o UPD a los efectos del cálculo del IVA, el impuesto sobre la renta y la contabilidad serán los documentos que confirmen el envío.

El procedimiento del comprador para la manipulación del documento combinado.

Con base en la factura modificada o UPD, el comprador puede:

aceptar bienes para contabilidad;

deducir el IVA, como en una factura normal;

tener en cuenta el costo de los bienes en los gastos fiscales.

Contabilidad de facturas y almacenamiento.

No existen normas legales para el registro de facturas.

Por lo tanto, la organización tiene derecho a aprobar de forma independiente las reglas para la transferencia y almacenamiento de documentos.

En la práctica, un almacén suele redactar un informe de productos básicos (el documento principal a partir del cual se reflejan en la contabilidad los datos sobre la venta de bienes y su costo), al que se adjuntan las facturas en orden cronológico.

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