¿Deben archivarse las facturas en el libro mayor de compras y ventas y almacenarse de esa manera, o pueden almacenarse junto con las facturas? Cómo almacenar facturas

La legislación no contiene una respuesta a esta pregunta.

No es necesario archivar facturas en el libro de compras y en el libro de ventas.

Como regla general, una organización debe archivar los documentos contables primarios en orden cronológico y almacenarlos en salas, cajas fuertes o gabinetes especiales (cláusula 6.2 del Reglamento aprobado por).

Por lo tanto, puede almacenar facturas junto con las facturas, si le resulta conveniente.

Serguéi Razgulin, actual consejero de estado de la Federación de Rusia, tercera clase

Cómo almacenar documentos contables

Almacenamiento

Para almacenar documentos contables, es necesario equipar habitaciones, cajas fuertes o armarios especiales (cláusula 6.2 del Reglamento, aprobado por carta del Ministerio de Finanzas de la URSS del 29 de julio de 1983 No. 105). Los requisitos para la disposición de dichas instalaciones de almacenamiento se establecen en las Reglas aprobadas.*

Guarde los formularios de informes estrictos en cajas fuertes, armarios metálicos o en habitaciones especiales para garantizar su seguridad (cláusula 16 del Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359). Recopile órdenes de efectivo, informes anticipados, extractos bancarios con documentos relacionados en orden cronológico y vincúlelos.

Guarde los documentos etiquetados como "secreto comercial" en cajas fuertes.

Almacene otros documentos en salas especiales o en armarios cerrados bajo la responsabilidad de personas autorizadas por el jefe de contabilidad.

Una organización tiene derecho a almacenar documentos contables en formato electrónico. La explicación es simple.*

De acuerdo con la legislación sobre contabilidad, los documentos contables primarios y resumidos se pueden redactar en papel o en formato electrónico (Parte 5 del artículo 9 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ). Los registros contables fiscales también pueden llevarse en papel, electrónicamente y (o) en cualquier soporte informático (). Finalmente, las declaraciones de impuestos (cálculos) pueden, y en algunos casos deben presentarse, electrónicamente ().

Y dado que los documentos primarios, los documentos contables y fiscales, así como las declaraciones de impuestos (cálculos) se pueden preparar en formato electrónico, se pueden almacenar en el mismo formato. No es necesario imprimir. La única condición es que dichos documentos estén certificados de acuerdo con todas las reglas con firma electrónica.*

Conclusiones similares se encuentran en cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia del 22 de agosto de 2012 No. 03-02-07/1-202 y del 24 de julio de 2008 No. 03-02-07/1-314.

A petición de los organismos reguladores, incluida la inspección fiscal, las copias de los documentos electrónicos deberán imprimirse y certificarse personalmente antes de su presentación para la inspección (cláusula 1 del artículo 252, cláusula 1 del artículo 93 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). ). Esta conclusión se basa en lo dispuesto en la Parte 6 del artículo 9 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ, artículos y el Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Para organizar el almacenamiento de documentos en formato electrónico, utilice el Reglamento aprobado por carta del Ministerio de Finanzas de la URSS del 29 de julio de 1983 No. 105 (en la parte que no contradice la ley), y el Reglamento aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 No. 526.* Haga esto hasta la aprobación de la norma contable federal que establece los requisitos para los documentos y el flujo de documentos en contabilidad. Así se indica en la información del Ministerio de Finanzas de Rusia No. PZ-13/2015.

En particular, los documentos electrónicos de texto para su almacenamiento en el archivo de la organización deben transferirse en formato PDF/A. Además, al menos una vez cada cinco años, compruebe el estado de los soportes de documentos electrónicos y si los propios documentos pueden reproducirse. Estos son los requisitos de los párrafos y 2.32 de las Reglas, aprobadas por orden del Ministerio de Cultura de Rusia de fecha 31 de marzo de 2015 No. 526.

Olga Tsibizova,

Cómo mantener registros de facturas recibidas y emitidas

¿Quién debería liderar?

La organización también está obligada a almacenar y archivar por orden cronológico:*

• las propias facturas (incluidas las ajustadas y las corregidas). Al mismo tiempo, las facturas emitidas electrónicamente se pueden almacenar sin imprimir (carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 6 de febrero de 2014 No. GD-4-3/1984);
• confirmación de los operadores de gestión de documentos electrónicos.

Olga Tsibizova, Subdirector del Departamento de Política Fiscal y Arancelaria del Ministerio de Finanzas de Rusia

Cómo llevar un libro de compras

Hacer un libro de compras

Olga Tsibizova, Subdirector del Departamento de Política Fiscal y Arancelaria del Ministerio de Finanzas de Rusia

Cómo llevar un libro de ventas

Diseño de libro de ventas.

• Descargar formularios

. El documento contiene información sobre el vendedor y el comprador..

¿Cuántas copias hay que emitir? El albarán de entrega deberá redactarse en dos ejemplares:

• una copia debe permanecer en poder de la empresa que suministra los bienes, ya que este es el documento contable principal para cancelar los bienes;
• el segundo debe ser con la organización que compra los productos y es el derecho a utilizar artículos del inventario.

La versión en papel requiere 5 firmas.:

1. tres del lado de los proveedores;
2. uno del lado del destinatario;
3. otro lo coloca el responsable de la carga, en la línea “La carga fue recibida por el consignatario”.

Puedes conocer cómo cumplimentar correctamente un albarán de entrega, así como estudiar el formulario y un modelo del formulario TORG-12 en.

Requisitos para la versión electrónica

Generar una versión electrónica es similar a una versión en papel., la única diferencia es que el TN electrónico se crea en una sola copia. Consta de dos archivos: el primer archivo lo elabora el vendedor, el segundo, por parte del comprador, al enviar el documento.

Se utiliza una firma electrónica para firmar la versión electrónica. En la factura sólo debe haber dos firmas, una en cada lado.

Así, la versión en papel del TN no requiere firma electrónica y puede redactarse y transmitirse sin necesidad de utilizar una computadora o Internet.

Se puede redactar una versión electrónica del TN en los casos en que ambas partes tengan acceso a Internet y todos tengan firma electrónica.

Reglas generales

Lea sobre por qué necesita un conocimiento de embarque, si puede reemplazar un recibo de compra, y a partir de ahí aprenderá sobre la diferencia entre una factura y un albarán de entrega, así como los matices del uso de ambos documentos.

¿Quién debería postularse?

Este documento lo prepara el transportista. ¿Cómo recibir mercancías? La mercancía es recibida por un empleado de la organización de compras.. Debe poner un sello y una firma en el TN, o proporcionar un poder y firmar (lea sobre quién debe firmar las columnas “recibió la carga”, “recibió la carga” y otras).

Pero antes de poner su firma, el empleado deberá verificar que los artículos del inventario cumplan con los datos especificados en la factura, así como las características de cantidad y calidad.

Si al aceptar se descubre que las características de los productos no corresponden a los datos del documento, primero se documenta: se elabora un informe. Una vez elaborado el informe, se redacta un reclamo y se envía al proveedor junto con una copia del informe.

Este el trámite deberá realizarse dentro del plazo establecido en el contrato(si no hay fecha límite, lo más rápido posible).

El comprador podrá alegar en una reclamación que:

• rechaza el producto y exige un reembolso (si se ha realizado el pago);
• exigencias de transferencia de los bienes faltantes (en caso de escasez);
• acepta una cantidad menor de productos y exige la devolución de parte del dinero si se ha realizado el pago.

Contabilidad

Las reglas para registrar este documento no están establecidas por ley, por lo que la organización tiene derecho a aprobar las reglas para el transporte y almacenamiento de facturas de forma independiente.

En la mayoría de los casos, en el almacén se genera un informe de productos básicos, que es un documento a partir del cual el informe refleja datos sobre la venta de objetos y su costo.

Las facturas se adjuntan al informe.. Están ordenados en orden cronológico. Al contabilizar objetos, los registros se mantienen en un diario o en una base de datos informática, que refleja los cambios en el estado de los productos que se tienen en cuenta. Estas entradas se llaman entradas.

Contabilizaciones para recibir mercancías.:

• Dt 41 Kt 60 – recepción de productos.
• Dt 19 Kt 60 – reflejo del IVA entrante.
• Dt 68-IVA Kt 19 – IVA aceptado para acreditación.
• Dt 44-TZR Kt 60 – costo de los servicios de terceras empresas.
• Dt 60 Kt 51 – transferencia de prepago.
• Dt 41 Kt 42 es un reflejo del valor del margen comercial.
• Dt 15 Kt 60 – un reflejo del coste real de los materiales.

Publicaciones para envío de mercancías.:

1. En caso de que el pago se realice más tarde.
   • Dt 90.02 Kt 43, 41 – envío de objetos entregados terminados.
   • Dt 62,01 Kt 90,01 – reflejo de los ingresos, incluido el IVA.
   • Dt 90,03 Kt 68,2 – el importe del IVA.
   • Dt 51 Kt 62,01 - reflejo del pago de la deuda por envío.
2. Si se ha realizado el pago anticipado
   • Dt 51 Kt 62,02 – abono del prepago.
   • Dt 76.AV Kt 68.02 – Cálculo del IVA.
   • Dt 90,2 Kt 43,41 – envío de productos.
   • Dt 62,01 Kt 90,1 – ingresos con IVA incluido.
   • Dt 62,02 Kt 62,01 – acreditando el anticipo a la cuenta de envío.
   • Dt 68,02 Kt 76.AV – el importe del IVA se acredita del pago anticipado realizado anteriormente.

Publicaciones para ventas de productos (al por mayor):

• Dt 51 Kt 62,02 – se acredita el pago.
• Dt 76.AV Kt 68.02 – preparación de una factura para un pago anticipado.
• Dt 62.01 Kt 90.01.1 – contabilización de los ingresos por la venta de productos.
• Dt 90,03 Kt 68,02 – Cálculo del IVA.
• Dt 90.02.1 Kt 41.01 – cancelación de unidades vendidas.
• Dt 62,02 Kt 62,01 – acreditando el anticipo.
• Dt 68,02 Kt 76.AV – deducción del IVA anticipado.

Publicaciones para el suministro de productos.:

• Dt 90.2 Kt 41 – reflejo de la disposición de bienes.
• Dt 62,01 Kt 90,1 – reflejo de los ingresos sobre el precio de venta de los objetos, incluido el IVA.
• Dt 90,3 Kt 68,2 – reflejo del importe del IVA.

Lea sobre las reglas importantes para completar TORG-12 con y sin IVA, y a partir de ahí aprenderá cómo completar correctamente un albarán de entrega para un empresario individual.

¿Qué debo hacer si el comprador no devuelve el TN firmado?

Una vez sellado y firmado el documento, el comprador deberá devolver la especificación técnica al proveedor. Esto se hace para registrar la recepción de la mercancía por parte del cliente.

Si el comprador no devuelve la factura, el proveedor tiene todo el derecho, ante los tribunales, a exigir al destinatario la ejecución de un certificado de aceptación del producto.

Para hacer esto, es necesario abordar de manera competente la evidencia del hecho de la entrega de la mercancía al comprador. Es mejor contratar a un abogado para presentar un reclamo de regreso a los tribunales.. Para presentar un reclamo usted mismo, debe cumplir con las reglas establecidas por la ley.

El escrito de reclamación se presenta exclusivamente en forma de documento escrito. El reclamo debe indicar:

1. Nombre del tribunal donde se presenta la solicitud.
2. Nombre oficial completo del demandante.
3. Nombre oficial completo del demandado.
4. ¿Cuáles son las violaciones de derechos? Pretensiones del demandante.
5. Costo del reclamo.
6. Circunstancias sobre cuya base se formulan las reclamaciones.
7. Prueba.
8. Documentos adjuntos a la solicitud.
9. La fecha en que se compiló el documento.

Periodo de almacenamiento en la organización.

Dado que el documento técnico es un documento contable primario, debe conservarse durante 5 años después del año del informe. En consecuencia esto el documento debe almacenarse en un entorno seguro, donde estará protegido de cambios:

• el acceso sólo debería permitirse a un determinado círculo de personas;
• Se deben crear parámetros ambientales adecuados y se deben garantizar las condiciones de protección contra incendios.

Estos requisitos están impuestos por la ley federal.

Un documento como un albarán de entrega se utiliza para certificar el hecho de la transferencia de propiedad de un producto en particular del vendedor al comprador. De acuerdo con la importancia de este documento, está sujeto al estricto cumplimiento de la estructura durante la ejecución y al almacenamiento adecuado después de la transacción.

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¿Han cambiado los plazos de conservación de las facturas desde el 1 de octubre de 2017? ¿Cómo organizar el almacenamiento de facturas electrónicas? ¿Es necesario conservar copias? ¿Dónde se deben guardar los documentos? Vamos a resolverlo.

Almacenamiento de facturas: conceptos básicos

Toda organización y empresario debe llevar documentos contables. Así lo exige el artículo 29 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ. El director de la organización debe velar por el almacenamiento de los documentos. Y un empresario individual es responsable de esto de forma independiente (artículo 7 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ).

Facturas, incl. electrónico, debe almacenarse durante al menos cuatro años después del final del trimestre en el que el documento se utilizó por última vez para calcular los impuestos y preparar la declaración de impuestos (cláusula 8, cláusula 1, artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, cláusula 1.13 del Procedimiento de emisión y recepción de facturas en formato electrónico).

Cambios desde el 1 de octubre de 2017

Este documento pone en vigor:

• formulario de factura;
• formulario de libro de ventas;
• formulario de libro de compras;
• forma de diario para registrar las facturas recibidas y emitidas.

Sin embargo, además de esto, también se realizaron modificaciones a las reglas relacionadas con el almacenamiento de facturas. Te contamos más sobre ellos.

Almacenar facturas en orden cronológico

Plazos de conservación de facturas

A partir del 1 de octubre de 2017, seguirás necesitando almacenar las facturas durante 4 años. Durante este período, es necesario organizar el almacenamiento:

• al principal (principal): copias de las facturas que le entregó el intermediario. El intermediario los recibe de los vendedores al comprar bienes (obras, servicios) para el principal (principal);
• al cliente del trabajo de construcción (inversor): copias de las facturas que le entregó el desarrollador (cliente que desempeña las funciones de desarrollador). Él, a su vez, los recibe de los vendedores al comprar bienes (obras, servicios) para el comprador (inversor);
• al cliente de los servicios de transporte: copias de las facturas que le entregó el transportista. Recibe estas facturas de los vendedores cuando compra bienes (obras, servicios) para el cliente.

Se requiere almacenar todo tipo de facturas: primarias, ajustadas y corregidas. Las copias de las facturas en papel recibidas de los intermediarios deben estar certificadas con sus firmas (directores, mandantes, desarrolladores o transportistas).

La aclaración de los plazos afectó no sólo a las facturas

Además, el Decreto Gubernamental No. 981 del 19 de agosto de 2017 aclara que a partir del 1 de octubre de 2017, ciertos otros documentos "contables" sobre diversas transacciones deben almacenarse durante 4 años. Enumeramos la vida útil en la tabla.

Operación	que almacenar
Importación de países de la UEEA	Solicitudes de importación de mercancías y pago de impuestos indirectos, sus copias certificadas, copias de conocimientos de embarque y otros documentos que acrediten el pago del IVA.
Importar de otros países	Declaraciones aduaneras, sus copias certificadas y demás documentos sobre el pago del IVA en aduana.
Gastos de viaje para alquiler de alojamiento y viajes.	formularios de informes estrictos (copias de los mismos) con el monto del IVA resaltado como una línea separada.
según el IVA, que es restituido por el accionista, partícipe o accionista	Documentos con los que las partes formalizan la transferencia de propiedad, activos intangibles, derechos de propiedad (cláusula 3 del artículo 170 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), en forma de copias notariadas.
según el IVA, que se restituye cuando el valor disminuye (subcláusula 4, cláusula 3, artículo 170 del Código Fiscal de la Federación de Rusia	certificado contable-cálculo (artículo 171.1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
– según el IVA, que se restituye con la compra o construcción de activos fijos	certificado contable-cálculo (artículo 171.1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Además, durante 4 años es necesario almacenar documentos primarios y otros con datos resumidos (resumen) sobre las transacciones de cada mes o trimestre, que se registran en el libro de ventas.

"Comercio: contabilidad y fiscalidad", 2010, N 12

A menudo hay debates en los foros de contabilidad sobre cómo almacenar adecuadamente las facturas recibidas de los proveedores. Algunos contribuyentes argumentan que estos documentos tributarios deben almacenarse estrictamente en orden cronológico, separados de otros documentos "primarios". Otros no están de acuerdo con ellos, creyendo que es mucho más conveniente pegar las facturas con las facturas originales (actos de trabajo realizados). Algunas personas opinan que las facturas deben almacenarse en el orden en que se reflejan en el libro de compras, otra opción es para cada contraparte por separado. En general, las opiniones sobre este tema difieren. En este artículo, consideraremos el procedimiento para almacenar facturas previsto por los documentos reglamentarios y descubriremos si existe responsabilidad por desviación de estas reglas.

Analizando el "estándar"

El único documento que establece el procedimiento para almacenar facturas son las Reglas para mantener registros de facturas recibidas y emitidas, libros de compras y libros de ventas para los cálculos del impuesto al valor agregado, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 2 de diciembre de 2000 N 914. (en adelante, las Reglas). Estas Reglas determinan el procedimiento para compradores y vendedores de bienes (trabajo realizado, servicios prestados), derechos de propiedad - contribuyentes del IVA. diarios de facturas recibidas y emitidas, libros de compras y libros de ventas al calcular el IVA, así como registro de hojas adicionales del libro de compras y hojas adicionales del libro de ventas.

En particular, la cláusula 1, parte 1 de las Reglas establece: los compradores mantienen un registro de lo que reciben de los vendedores facturas originales en las que están almacenados y los vendedores mantienen un registro de las facturas emitidas a los compradores, en el que se almacenan sus segundas copias. Este párrafo indica que las facturas recibidas (y los originales) se almacenan en el diario contable. No hay ni puede haber ninguna indicación de que junto con ellos se esté presentando otro "documento primario", ya que los propósitos de la compilación de estos documentos son diferentes. Como se sabe, una factura es un documento que sirve de base para que el comprador acepte los bienes (obras, servicios) presentados por el vendedor, los derechos de propiedad y el monto de los impuestos para la deducción en la forma prescrita por el Capítulo. 21 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (cláusula 1 del artículo 169 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). La carta de porte es la base para la aceptación de bienes (trabajo, servicios) para el registro, así como para su cancelación en caso de venta (Instrucciones para el uso y cumplimentación de formularios de documentación contable primaria para el registro de operaciones comerciales (general )<1>). El certificado de trabajo completado confirma los costos de la organización comercial a efectos fiscales. Conclusión: las facturas deben conservarse separadas de otros documentos.

<1>Aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 25 de diciembre de 1998 N 132.

Más. Los compradores mantienen registros de las facturas a medida que las reciben de los vendedores, y los vendedores mantienen registros de las facturas emitidas a los compradores en orden cronológico (cláusula 2 de las Reglas). Y aquí todo está claro: las facturas de los proveedores deben almacenarse en el orden en que se reciben (o en el que se reflejan en el diario contable).

Registros de facturas recibidas y emitidas. deben estar entrelazados y sus páginas numeradas(Cláusula 6 del Reglamento). A partir de esta formulación no queda del todo claro qué es un diario contable: ¿es una especie de registro en el que se registran (enumeran) las facturas "entradas" (y es esto lo que debe estar atado y numerado), o son las facturas mismas? recibidos de proveedores. Tenga en cuenta que en el Procedimiento existente anteriormente para mantener diarios de facturas para el cálculo del IVA<2>esto se discutió más específicamente: las facturas en los diarios contables deben estar archivadas y numeradas. Según el autor, la esencia no ha cambiado con el cambio de redacción. Y las facturas, para garantizar su seguridad, están sujetas a una contabilidad estricta (es decir, deben estar numeradas y atadas).

<2>Aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 29 de julio de 1996 N 914. Perdió vigencia el 1 de enero de 2001.

No hay otras instrucciones sobre el procedimiento para almacenar facturas en las Reglas, así como en otros documentos reglamentarios. A menos que se proporcione su vida útil mínima. Subcláusula 8 del inciso 1 del art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece un requisito general para el período durante el cual el contribuyente está obligado a garantizar la seguridad de los datos contables fiscales y otros documentos necesarios para el cálculo y pago de impuestos, y este período es de cuatro años. Además, la cláusula 368 de la Lista de documentos de archivo de gestión estándar generados en el proceso de actividades de organismos estatales, gobiernos y organizaciones locales, indicando los períodos de almacenamiento.<3>se confirma que el plazo de conservación de la factura es de cuatro años. Tenga en cuenta que se ha establecido un período diferente para almacenar el libro de compras y el libro de ventas: cinco años (cláusulas 15, 27 de las Reglas).

<3>Aprobado por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 25 de agosto de 2010 N 558. El documento comienza a tener validez el 1 de octubre de 2010.

Muchas opciones

Como ya se señaló, en la práctica los contadores no siempre cumplen con las Reglas descritas anteriormente, argumentando lo siguiente.

1. Es más conveniente cuando los documentos (factura, albarán de entrega) se almacenan juntos. De hecho, cuando una contraparte solicita enviar, por ejemplo, por fax copias de documentos o el documento "primario" era necesario para la dirección de la organización con fines de gestión, es más fácil y rápido encontrar los documentos necesarios si se encuentran juntos. Sin embargo, esta opción de almacenamiento de documentos le parece incorrecta al autor del artículo. Hay una salida: un contador puede hacer fotocopias de las facturas, colocándolas junto con los albaranes (formulario N TORG-12) o los actos de trabajo realizados en el orden del diario correspondiente. Y el documento fiscal original, como se esperaba, se adjuntará al diario de facturas. Esta opción puede ser utilizada por una organización cuyo flujo de documentos sea insignificante. Con una gran cantidad de documentos "entrantes", por supuesto, esto no es una opción.

Se debe utilizar la duplicación de documentos si aparecen formularios de informes estrictos en los registros contables. Por ejemplo, SSB para gastos de viaje, por regla general, está respaldado por el informe anticipado (confirmando así la legitimidad de los gastos del impuesto sobre la renta). En este caso se adjunta copia del mismo a la carpeta de facturas recibidas. Tengamos en cuenta que no es de fundamental importancia dónde se almacenará el original y dónde se almacenará la copia de la BSO (párrafo 2 del párrafo 5 de las Reglas). Pero conviene hacer nota en la fotocopia del formulario (el billete de tren original se adjunta al informe anticipado N XX de fecha XX.XX.XXXX).

1. Es más conveniente cuando los documentos primarios se almacenan (colocan) en conjuntos para cada contraparte. Por ejemplo, los contadores de algunas organizaciones mantienen registros "primarios" de las contrapartes en orden alfabético. Esto también tiene sus ventajas: es más fácil encontrar documentos y, si es necesario, conciliar pagos con proveedores.
2. Es más práctico si las facturas se almacenan en el orden en que aparecen en el libro de compras.. Esta es quizás la forma más eficaz de almacenar documentos en términos de productividad. En este caso, es más fácil tanto para los contables como para las autoridades reguladoras encontrar el documento necesario para verificar la exactitud del cálculo de la base imponible del IVA (validez de la deducción fiscal). Esto es especialmente útil cuando el período de deducción del IVA no coincide con la fecha de recepción de la factura del proveedor (por ejemplo, durante operaciones de exportación).

Combinación de modos

A menudo surgen preguntas sobre el procedimiento para almacenar facturas entre los vendedores que combinan dos regímenes fiscales (por ejemplo, un régimen fiscal general y un régimen especial en forma de UTII). En este caso, según el autor, el contador de una organización comercial, en relación con las facturas relacionadas con actividades gravadas bajo TSNO, debe utilizar el procedimiento descrito anteriormente, y en relación con las facturas de “régimen especial”, puede almacenarlas fijadas en otra “primaria”. El hecho es que el procedimiento especificado en las Reglas se aplica únicamente a los contribuyentes del IVA. Dado que la organización transferida para pagar UTII no es un pagador de IVA, no necesita seguir las Reglas.

¿Necesito grapar las facturas?

La respuesta a esta pregunta debe abordarse desde un punto de vista práctico. El documento reglamentario establece: los diarios para registrar las facturas recibidas y emitidas deben estar atados y sus páginas numeradas. Y es correcto. Aún así, el período de almacenamiento de estos documentos fiscales es bastante largo y durante este período pueden cambiar tanto los empleados contables como los gerentes de la empresa comercial. Por otro lado, en el curso de su trabajo, un contador a menudo se enfrenta a la necesidad de copiar tal o cual documento (incluso a petición de la oficina de impuestos), y cuando están cosidos en una carpeta gruesa, resulta inconveniente para hacer esto.

Además, llamamos la atención de los lectores sobre lo siguiente. Al archivar documentos, la persona directamente involucrada en él debe tener mucho cuidado en sus acciones para no dañar la información contenida en la factura (por ejemplo, no perforar los datos del número y la fecha de la factura con una perforadora), ya que la ausencia de detalles obligatorios en la factura puede servir como base para que los inspectores fiscales se nieguen a aceptar importes de impuestos para deducción.

Creamos un registro contable.

Los documentos reglamentarios no indican durante qué período de tiempo se debe generar un registro de facturas. Y si es así, entonces, dependiendo de la cantidad de documentos y del deseo del contador, puede ser un trimestre, un mes, una década u otro intervalo de tiempo (es recomendable establecerlo con documentos internos).

Además, el formulario de la revista tampoco está aprobado a nivel legislativo, por lo que la organización comercial debe aprobarlo de forma independiente. Si la contabilidad se mantiene mediante un producto de software, lo más probable es que el programa le permita imprimir algún tipo de registro de todas las facturas recibidas. Por ejemplo, en el programa 1C, al crear un libro de compras, hay una casilla de verificación "Registro de registro de facturas recibidas". Cuando se forma, el contenido del libro de compras queda prácticamente duplicado. Al imprimir este registro, es posible que deba corregirlo manualmente (por ejemplo, guardándolo en Excel para este fin). Por cierto, las organizaciones que mantienen registros manualmente, al desarrollar un diario para registrar las facturas recibidas, pueden tomar como base exactamente ese registro, que incluye las siguientes columnas: número de serie, fecha y número de factura, nombre de la contraparte, costo de los valores. Recibido con IVA incluido.

Unidades separadas

Para las empresas que tienen divisiones separadas, el procedimiento de almacenamiento, así como el método de transferencia de secciones del registro de facturas recibidas y emitidas, el libro de compras y el libro de ventas no están definidos a nivel legislativo. Por tanto, pasemos a las normas de la legislación fiscal y a las explicaciones de especialistas de distintos departamentos.

De conformidad con el art. 143 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, las organizaciones y los empresarios individuales son reconocidos como contribuyentes del IVA. Además, la obligación de pagar impuestos de conformidad con el inciso 2 del art. 174 del Código Fiscal de la Federación de Rusia debe ser ejecutado por el contribuyente en el lugar de su registro ante la autoridad fiscal. Las organizaciones que tienen divisiones separadas pagan impuestos de manera centralizada, sin distribuirlos entre estas unidades estructurales (Carta del Ministerio de Impuestos de Rusia del 4 de noviembre de 2002 N VG-6-03/1693@). Los informes también se presentan únicamente en la ubicación de la organización matriz (cláusula 5 del artículo 174 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Registros de facturas recibidas y emitidas., los libros de compras y los libros de ventas son mantenidos por divisiones estructurales en forma de secciones de diarios contables unificados, libros unificados de compras y ventas de la organización (Carta del Ministerio de Impuestos e Impuestos de Rusia del 21 de mayo de 2001 N VG-6-03/404).

Durante el período impositivo de declaración, las divisiones separadas presentan los documentos especificados para la preparación de registros unificados de facturas recibidas y emitidas, libros de compras y ventas del contribuyente y para la preparación de declaraciones de IVA.

El procedimiento para emitir facturas, libros de compras y ventas, así como su transferencia de una división separada a la organización matriz debe reflejarse en las políticas contables de la organización a efectos fiscales.

Momento clave. El procedimiento para transferir facturas, libros de compras y libros de ventas de una unidad separada a la organización matriz debe reflejarse en las políticas contables de la organización a efectos fiscales.

• Se transfieren los originales de las facturas emitidas y recibidas, la sección original del libro unificado de ventas y la sección original del libro unificado de compras. Se aprueba el plazo para la transferencia de documentos y el cargo del responsable de la transferencia de datos;
• Se transfieren copias de facturas emitidas y recibidas, copias de la sección del libro unificado de ventas y de la sección del libro unificado de compras (los originales se almacenan en una unidad separada). Se aprueba el plazo para la transferencia de documentos y el cargo del responsable de la transferencia de datos;
• los datos sobre facturas emitidas y recibidas se transmiten en cualquier otra forma que permita a la organización matriz elaborar diarios unificados de facturas emitidas y recibidas, un libro de ventas unificado y un libro de compras unificado (por ejemplo, a través de comunicación electrónica). Se aprueba el plazo para la transferencia y el cargo del responsable de la transferencia de datos.

Así, el lugar de almacenamiento de las facturas originales puede ser determinado por la empresa de forma independiente de la manera prescrita en la política contable.

Tenga en cuenta que, según el art. 93 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, un funcionario fiscal que realiza una auditoría fiscal tiene derecho a solicitar a la persona inspeccionada los documentos necesarios para la auditoría entregándole una solicitud de presentación de documentos. Los documentos que fueron solicitados durante una auditoría tributaria se presentan dentro de los 10 días siguientes a la fecha de entrega de la solicitud correspondiente en forma de copias certificadas por la persona auditada.

Por lo tanto, una organización que haya elegido la opción de almacenar facturas en la ubicación de sus divisiones separadas ubicadas en otra región debe tener en cuenta que en este caso puede dedicar un tiempo considerable a cumplir con el requisito de la autoridad fiscal de presentar estos documentos.

¿Qué pasa con la responsabilidad?

Una violación grave por parte de una organización de las reglas para contabilizar ingresos y (o) gastos y (o) partidas imponibles prevé la imposición de una multa administrativa a los infractores en virtud del art. 120 Código Fiscal de la Federación de Rusia. ¿Qué entienden los legisladores por violación grave? De conformidad con el apartado 3 del art. 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, una violación grave de las normas de contabilidad de ingresos y gastos y objetos tributarios a los efectos de este artículo significa la ausencia de documentos primarios, o la ausencia de facturas, o contabilidad o contabilidad fiscal. registros, reflejo sistemático (dos o más veces durante el año calendario), inoportuno o incorrecto en las cuentas contables, en los registros tributarios y en los informes de transacciones comerciales, efectivo, activos tangibles, activos intangibles e inversiones financieras del contribuyente. Las violaciones del procedimiento de almacenamiento de documentos tributarios no se mencionan en el texto de este artículo y, por lo tanto, no se define el grado de responsabilidad. Además, tales acciones del contribuyente no pueden ser motivo para negarse a aplicar una deducción fiscal del IVA.

Hay ejemplos de decisiones judiciales que confirman esta conclusión (ver, por ejemplo, Resolución de la Novena Corte Arbitral de Apelaciones de 24 de septiembre de 2008 N 09AP-11381/2008-AK<4>).

<4>Por Resolución del Servicio Federal Antimonopolio de la Región de Moscú de 16 de diciembre de 2008 N KA-A40/11617-08, la Resolución del Tribunal de Arbitraje de Moscú en este caso se mantuvo sin cambios.

En el recurso, la autoridad tributaria indicó que, de acuerdo con el inciso 6 del Reglamento, los registros de facturas recibidas y emitidas deben estar entrelazados y sus páginas numeradas. Durante las actividades de control tributario se estableció que los registros presentados de facturas recibidas y emitidas no estaban entrelazados ni numerados, es decir, fueron compilados en violación de la orden.

El tribunal señaló que este argumento de la autoridad fiscal no se corresponde con las circunstancias reales y tampoco puede ser una base para negarle al contribuyente la aplicación de una deducción fiscal del IVA. Las normas de la legislación fiscal, en particular el párrafo 2 del art. 93 del Código Fiscal de la Federación de Rusia prevé la presentación de documentos a la autoridad fiscal en forma de copias certificadas. Teniendo en cuenta lo anterior, con base en las copias presentadas de los registros de facturas recibidas y emitidas, la autoridad fiscal no pudo sacar ninguna conclusión sobre la ejecución incorrecta de los originales de los documentos mencionados, que fueron redactados por el solicitante en pleno cumplimiento. con los requisitos de la ley. La organización presentó a la autoridad fiscal un paquete completo de documentos que cumplen con los requisitos del art. Arte. 169 y 172 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, que confirman la adquisición de bienes (obras, servicios), su pago (incluido el IVA) y su aceptación a contabilidad. En virtud del art. 172 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, incluso si una organización no ha presentado a la autoridad fiscal o no ha presentado en forma adecuada los diarios de facturas recibidas y emitidas, no se le puede privar del derecho a aplicar deducciones fiscales.

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Resumamos. Todas las opciones de almacenamiento de facturas tienen sus adeptos y seguidores. Como se desprende del artículo, la responsabilidad por la desviación de estas normas por parte de los contribuyentes no está prevista en la legislación de la Federación de Rusia. Y si es así, la organización comercial decidirá de forma independiente el método de almacenamiento de los datos de los documentos fiscales. Por experiencia práctica, observamos: por lo general, no hay quejas de las autoridades reguladoras sobre el almacenamiento de facturas. El principal requisito de los inspectores (inspectores fiscales, auditores) es la capacidad de encontrar rápidamente un documento fiscal correctamente redactado. Es decir, si una organización comercial, por razones de ahorro de tiempo de trabajo, decidió almacenar las facturas de una forma diferente a la descrita en la primera parte de este artículo, no tiene nada de malo. Pero aún así recomendamos que después del año calendario los registros de facturas recibidas y emitidas cumplan con las Reglas.

S.V.Manokhova

Editor de revista

"Comercio:

Contabilidad

y los impuestos"

En el proceso de trabajo, un empresario acumula muchos documentos diferentes: certificados, certificados, formularios. Almacenar documentos de empresarios individuales es una tarea difícil, pero necesaria. ¿Cómo guardarlos: en un escritorio o en una caja fuerte con tecnología de protección láser? Resulta que la ley prevé varias opciones. Le informaremos sobre los plazos de almacenamiento de documentos importantes de empresarios individuales.

Que documentos conservar

La Ley Federal Nº 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación de Rusia" determina qué documentos deben almacenarse y durante cuántos años.

Varios artículos de leyes y códigos regulan el período de almacenamiento de ciertos documentos relacionados con actividades comerciales:

1. Los documentos contables, los datos contables fiscales, cualquier documentación sobre los ingresos recibidos y los gastos necesarios para el cálculo de los impuestos, así como los documentos que confirmen los pagos de impuestos ya realizados, deben conservarse durante al menos 4 años. Esta obligación se detalla en el apartado 8 del art. 23 Código Fiscal de la Federación de Rusia.
2. Los estados contables y los documentos contables primarios deben conservarse durante al menos 5 años, como se establece en el apartado 1 del art. 29 de la Ley Federal “Sobre Contabilidad” No. 402-FZ.
3. Todos los documentos primarios de contabilidad y registro para empresarios individuales, el libro de contabilidad de ingresos y gastos (KUDiR), sobre la base de la Parte 12 de la Orden No. 86 del Ministerio de Finanzas de Rusia, un empresario individual debe conservar durante al menos 4 años.
4. Los documentos que confirmen el pago de las cotizaciones al seguro al Fondo de Pensiones (PFR), al Fondo de Seguro Social (FSS) y al Fondo del Seguro Médico Obligatorio (MHIF) deben conservarse durante 6 años, sobre la base del párrafo 8 del art. 28 de la Ley Federal No. 212-FZ.
5. Los archivos y tarjetas personales de los empleados, incluidos los contratados temporalmente, los contratos de trabajo con los empleados, los documentos de despido y contratación, sobre la base de la Orden No. 558 del Ministerio de Cultura de Rusia, deben almacenarse durante 75 años. En la lista expuesta en este orden se puede conocer el plazo de conservación de un documento por su tipo.

Los archivos y tarjetas personales de los empleados, los contratos de trabajo con los empleados, los documentos de despido y contratación deben conservarse durante 75 años.

Los períodos de almacenamiento de documentos especificados se aplican a todos los empresarios individuales, incluidos aquellos que han liquidado sus actividades.

Dónde guardar documentos

El lugar de almacenamiento de los documentos lo determina el propio empresario individual. Esto podría ser parte de una oficina, una habitación separada (no un sótano o un ático) o una organización de archivo de terceros (si hay mucha documentación). Los artículos 14 y 17 de la Ley Federal No. 125-FZ estipulan la obligación del empresario de cumplir con las reglas de archivo, incluidas las reglas para crear las condiciones necesarias para la publicación de documentos y su sistematización. Es necesario garantizar la seguridad de los propios soportes en papel y de su contenido frente a influencias externas.

Si los documentos del empresario individual se pierden o dañan

Su falta de documentos primarios, registros contables y fiscales, facturas, así como el reflejo incorrecto de los datos en los documentos financieros de manera sistemática (más de dos veces al año) es una infracción grave regulada por el art. 120 Código Fiscal de la Federación de Rusia. Las multas en este caso se fijan en 10.000 rublos.

Los documentos perdidos pueden y deben recuperarse. Podrás volver a solicitar contratos, actos, facturas a tus contrapartes. Si se pierde un documento contable, es necesario ordenar una investigación, posiblemente con la presentación de un certificado sobre la causa de la pérdida (inundación, robo, incendio) del servicio correspondiente. El informe basado en los resultados de la investigación se envía con una solicitud de formato libre a la oficina de impuestos (FTS); allí, a su vez, establecen los plazos para la restauración de los documentos.

Los documentos de registro de empresario individual se pueden solicitar individualmente en la oficina de impuestos presentando una solicitud de duplicado y un recibo de pago de la tasa estatal por un monto de 300 rublos.

Por la ausencia de documentos primarios y registros contables, puede recibir una multa de 10.000 rublos.

Después del período de archivo, los documentos almacenados se pueden eliminar: quemarlos o cortarlos con un equipo especial. Sin embargo, tenga mucho cuidado de no destruir accidentalmente datos que aún sean válidos o que requieran almacenamiento.

La ley no limita a un empresario individual en la lista de documentos que pueden archivarse. Si te resulta tranquilo y cómodo guardar todo, guárdalo, pero no donde quieras, sino en lugares especiales destinados a ello. Los documentos colocados correctamente en el archivo, como armaduras, protegerán su negocio en caso de disputas con la oficina de impuestos o las contrapartes.