Auditoría documental de la caja del seguro social. Estamos esperando la verificación del FSS. ¿A quién controla el FSS?

Cualquier organización puede enfrentar una inspección del FSS. Se llevan a cabo tanto dentro como fuera del sitio. ¿Qué documentos se solicitan? En el artículo veremos qué verifica el FSS durante una inspección in situ en 2019, así como qué amenaza al empleador si no se cumplen los requisitos del FSS.

¿Qué verifica el FSS?

Hay varios puntos principales que existen en las actividades de casi cualquier empresa que pueden ser de interés para la Caja del Seguro Social:

Cálculo y pago de contribuciones (corrección del cálculo, si el pago se realiza a tiempo);
El procedimiento para gastar el dinero que el asegurado ha acumulado por hechos asegurados como baja por maternidad, baja por enfermedad o baja por paternidad;
Vales;
El procedimiento para gastar dinero transferido cuando un empleado sufre una lesión.

Así, los inspectores de la Caja del Seguro Social se aseguran de que los pagos del seguro transferidos estén justificados y de que las cotizaciones se calculen correctamente y se transfieran a tiempo.

Para un control adicional de los informes enviados al FSS, las empresas pueden verificarlos mediante una verificación especial del FSS. Comprueba si el empleador ha completado correctamente el cálculo, ha determinado la base, así como el monto de los devengos y pagos. Esta verificación se realiza en base a ratios de control y se realiza de forma gratuita.

¿Qué controles realiza el FSS?

Existen varios tipos de controles FSS (Ley No. 255-FZ):

Escritorio: durante dicha auditoría, los pagos por cobertura de seguro se concilian en función de las reclamaciones de compensación o información de la oficina de impuestos;
Visita in situ no programada: se lleva a cabo si el seguro social ha recibido una queja del asegurado, sugiriendo que la cobertura del seguro le fue cobrada incorrectamente;
Auditoría in situ programada: dicha auditoría se lleva a cabo junto con la oficina de impuestos para determinar la exactitud de los pagos por la cobertura del seguro;
Un control necesario para determinar la exactitud de los cálculos, así como la puntualidad y la integridad del pago de las contribuciones adeudadas antes de 2017.

El objetivo principal de todas las actividades de inspección es controlar el cumplimiento de la legislación rusa por parte de las empresas. Se lleva a cabo una auditoría documental al recibir cada informe de la empresa. Si, como resultado de la "cámara", se identifican violaciones o se toma una decisión, el FSS enviará un informe de inspección a la persona inspeccionada. Si la reunión en cámara tiene éxito, no se envían informes a las empresas.

¡Importante! Puede obtener información sobre las próximas inspecciones programadas del FSS en el sitio web oficial de la oficina regional.

¿Qué verifica el FSS durante una inspección in situ en 2019?

Como se señaló anteriormente, una inspección in situ puede programarse o no programarse. Para comprobar si los contribuyentes cumplen los requisitos legales, la Caja de Seguro Social elabora un plan para el año. Los motivos de las inspecciones programadas incluyen solicitudes de fondos para el pago de beneficios, quejas de los empleados, así como procesos de liquidación y reorganización de la empresa.

¡Importante! Lo principal que interesa a los inspectores de la Caja del Seguro Social es cómo se gastan las cantidades transferidas, el procedimiento para calcular y pagar las cotizaciones en caso de baja por enfermedad o prestaciones por maternidad.

Inspección programada in situ de la Caja del Seguro Social

Una inspección in situ programada se lleva a cabo no más de una vez cada tres años (No. 255-FZ). Excepto en los siguientes casos:

La Caja del Seguro Social recibió una denuncia de un empleado contra su empleador;
Durante el cameral se encontraron errores en el cálculo o pago de las contribuciones, o en el gasto de los fondos del FSS.

comprobar la baja por enfermedad

Los empleados del FSS verifican los certificados de baja por enfermedad con especial cuidado, ya que son la única confirmación de que el empleado necesita recibir beneficios. Las hojas se controlan tanto durante las inspecciones en la oficina como en el sitio. ¿Qué verifica exactamente el FSS en caso de baja por enfermedad?

¿El formulario de baja por enfermedad cumple con los estándares estatales y no es falso?
Disponibilidad del sello y firma del médico en la baja por enfermedad (deben ser claros y legibles);
Llenado correcto (se debe completar claramente toda la información tanto sobre el empleado como sobre la organización). Si existen errores en la baja por enfermedad, deberán certificarse en la forma requerida.

¡Importante! El FSS verifica no solo si el empleador completó correctamente la baja por enfermedad, sino también cómo la completó la institución médica. No se permiten errores en el nombre completo del empleado ni en el nombre del empleador.

¿Qué documentos requerirá el FSS durante la inspección?

Lo primero que verifican los empleados del FSS son los informes 4-FSS y 4a-FSS. La organización debe almacenar estos informes durante al menos 5 años, ya que los beneficios futuros se calculan sobre la base de períodos anteriores.

Además, el inspector podrá solicitar otros documentos. Inicialmente, los documentos se solicitan de forma oral y, si no se aportan de inmediato, se envía una solicitud por escrito, que la persona inspeccionada está obligada a cumplir en un plazo de 10 días. Si de repente la empresa inspeccionada no cumple el plazo de 10 días, tiene derecho a solicitar una prórroga. Para ello, se envía una carta al FSS indicando la solicitud de ampliación del plazo, así como la justificación de su ampliación. En respuesta, el FSS enviará una decisión en la que se podrá ampliar el plazo o negarse a ampliarlo.

Resultados de la inspección in situ

Sobre la base de los resultados de la inspección in situ, el FSS elabora un informe. Inicialmente, antes del informe de inspección, el último día de la inspección, el inspector de la Caja del Seguro Social redacta un certificado indicando el tema de la inspección, así como el momento de la inspección.

¡Importante! El informe sobre los resultados de la inspección se elabora dentro de los 2 meses siguientes a la emisión de dicho certificado. Una vez elaborado el informe, se entrega a la empresa auditada en un plazo de 5 días.

Confianza del empleador

Las multas que puede imponer el FSS están previstas en la Ley Nº 125-FZ y el Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia. Por retraso en el cálculo de las cotizaciones, se cobrará una multa del 5% de las primas de seguro de los últimos tres meses del período de facturación. En este caso, se deben observar tanto el límite máximo como el mínimo: no más del 30% de la cantidad especificada, respectivamente, pero no menos de 1000 rublos.

Consideremos la responsabilidad administrativa del empleador en caso de violación de los requisitos de la legislación de la Federación de Rusia con respecto al suministro de ciertos documentos.

Los fondos extrapresupuestarios, en los casos previstos por la ley, realizan inspecciones in situ. Hasta 2017, la Ley Federal del 24 de julio de 2009 respondía a las preguntas de cómo se realiza una inspección in situ del Fondo de Pensiones y del Fondo de Seguro Social, qué se verifica y cómo se completa. Sin embargo, desde 2017 ha perdido vigencia y actualmente el procedimiento correspondiente está regulado por las normas del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Además, con respecto al procedimiento de inspección del FSS, continúan aplicándose las disposiciones de la Ley Federal del 24 de julio de 1998 (en adelante, Ley Federal No. 125-FZ). Veamos este orden.

verificación FSS

La Ley Federal de 24 de julio de 2009 reguló hasta 2017 las relaciones jurídicas relativas a la realización y registro de los resultados de las inspecciones in situ del FSS en la medida que no contradiga la Ley Federal de 24 de julio de 1998.

Actualmente, las cuestiones del pago de las cotizaciones al seguro de pensiones obligatorio sobre el seguro social de invalidez y maternidad, así como su administración, están reguladas por el Capítulo 34 del Código Fiscal de la Federación de Rusia y la Primera Parte del Código Fiscal de la Federación de Rusia. , respectivamente.

Las cuestiones del pago de las cotizaciones al seguro social por accidentes y enfermedades profesionales, así como su administración, se regulan por las disposiciones del Capítulo IV.2 de la Ley Federal N° 125-FZ, que se aplica a partir de enero de 2017.

De conformidad con el apartado 3 del art. 26.14 Ley Federal No. 125-FZ, el plan de inspecciones in situ del FSS (incluido para 2017) lo desarrollan anualmente los órganos territoriales del fondo.

Objeto de inspección:

control sobre la exactitud de los cálculos y el cumplimiento por parte del asegurado de los plazos para la transferencia de las cotizaciones a la seguridad social;
en caso de eventos asegurados: la exactitud de los costos del asegurado por los pagos correspondientes.

Período de revisión: el año de revisión más los tres años anteriores.

Período de verificación:

en general - dos meses;
si existen los motivos especificados en el párrafo 10 del artículo 26.16, cuatro o seis meses.

Frecuencia de inspección: no más de una vez cada tres años.

Los criterios para la inclusión en la "zona de riesgo" para el próximo año se basan en inspecciones in situ del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia y el Fondo de Seguro Social (los criterios para el plan en 2017 pueden ser similares, ya que no se actualizó la información publicado) se detallan en la Carta del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia N TM-30-24/13848, FSS RF N 02-03-08/13-2872 de fecha 21 de diciembre de 2010. Entre ellos:

el asegurador tiene gastos incurridos a expensas de la Caja del Seguro Social;
violación del plazo para el envío de información individual;
aplicación de “beneficios”;
detección de discrepancias en los cálculos basados en los resultados de las auditorías documentales (incluso en ausencia de justificación);
atrasos en las contribuciones durante más de dos períodos de informe;
estado del mayor pagador;
disminución de los ingresos sin cambios en las cifras;
muchos cálculos correctivos para las contribuciones;
información de las autoridades tributarias sobre esquemas para minimizar el pago de contribuciones.

Evidentemente, la lista anterior no es exhaustiva, pero da una idea aproximada de los criterios para los asegurados que pueden ser de interés para los órganos territoriales de la Caja del Seguro Social a los efectos de seleccionar e incluir a las personas adecuadas en la inspección. plan para el próximo año.

¿Qué puede comprobar el FSS?

En primer lugar, el organismo territorial de la Caja del Seguro Social suele estar interesado en justificar los costes de pago de la cobertura del seguro (en adelante, SB) y, en segundo lugar, en la exactitud del cálculo de las primas del seguro y el cumplimiento del plazo para su pago. transferir.

Por tanto, a la pregunta de qué documentos preparar para la inspección del FSS en 2017, la respuesta es:

documentos que confirmen los gastos de CO;
documentos relacionados con el cálculo y transferencia de contribuciones.

Esta conclusión se ve confirmada, entre otras cosas, por lo dispuesto en los artículos 26.14, 26.16 F. Ley No. 125-FZ.

La lista específica de documentos depende directamente de la situación. Estos pueden incluir, entre otros:

documentos fuente;
extractos de nómina;
contratos;
actos que confirmen los hechos del daño, etc.

Resultados de la verificación FSS

Al final de la inspección in situ, los inspectores elaboran un informe. Dependiendo de la complejidad del acto y otras circunstancias, su preparación puede durar de uno a diez días.

Si se encuentra una infracción durante la inspección, el jefe del organismo territorial del fondo revisa los materiales de inspección y decide si responsabiliza al asegurado en virtud del Capítulo IV.3 F. de la Ley N ° 125-FZ o no.

La deuda acumulada es reembolsada por el asegurado voluntariamente al recibir el reclamo (), o se cobra en la forma prescrita por el artículo 26.6 F. de la Ley N ° 125-FZ.

El tomador del seguro, si las primas de seguro se han calculado en su contra de acuerdo con el informe de inspección del FSS, debe realizar las anotaciones correspondientes en los registros contables.

La acumulación adicional de cotizaciones a la seguridad social se refleja en los asientos contables D-t 91, K-t 69.

Para controlar la acumulación y el pago de las primas de seguros, el Fondo de Pensiones y la Caja del Seguro Social realizan inspecciones documentales e in situ de los asegurados (artículo 33 de la Ley N° 212-FZ de 24 de julio de 2009). Todos los informes presentados a los fondos están sujetos a auditorías documentales. No requieren la presencia del pagador de las cotizaciones; su finalidad es comprobar si la declaración se ha elaborado correctamente y se ha realizado el pago. El plazo para la realización de “cámaras fotográficas” es de 3 meses a partir de la fecha de envío del informe. Las inspecciones in situ son un procedimiento más complejo que requiere una preparación cuidadosa.

Cómo saber de antemano si va a realizar una inspección in situ del Fondo de Pensiones y del Fondo de Seguro Social, qué verifican los inspectores, qué documentos pueden requerir: todo esto se discutirá más a fondo.

Qué se verifica durante las inspecciones in situ del FSS y del Fondo de Pensiones de Rusia

Las inspecciones in situ realizadas por el Fondo de Pensiones de Rusia y el Fondo de Seguro Social pueden programarse o no. Según la carta del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de la Federación de Rusia del 22 de febrero de 2011 No. 19-5/10/2-1748, las inspecciones in situ programadas por parte del Fondo de Pensiones de Rusia y el Fondo de Seguro Social pueden sólo podrán realizarse de forma conjunta. Individualmente, los fondos solo pueden ser verificados por los asegurados de manera no programada; el número de dichos controles no está limitado y el motivo de ellos puede ser:

reorganización o liquidación de una empresa,
la solicitud del asegurado a la Caja del Seguro Social para la asignación de fondos,
recepción de quejas de los empleados sobre el cálculo incorrecto de los beneficios.

En cuanto a las inspecciones in situ previstas del Fondo de Pensiones de Rusia y del Fondo de Seguro Social para 2016, se elabora con antelación un plan para su realización para el año y se aprueba antes del 25 de diciembre.

La inspección in situ se realiza en el territorio del asegurado, el pagador de la prima. No puede impedir que los inspectores entren en su territorio, de lo contrario el asegurado se enfrentará a una multa.

Deben haber dos decisiones para realizar una inspección conjunta: del organismo PFR en el formulario No. 8-PFR y del organismo FSS en el formulario No. 9-FSS de la Federación de Rusia.

La frecuencia de la inspección es una vez cada 3 años, con excepción de las inspecciones relacionadas con reorganización y liquidación, y el período que puede inspeccionarse no es mayor a los 3 años anteriores al año de la inspección.

El período de inspección es de 2 meses, pero si concurren los motivos enumerados en el apartado 11.1 del art. 35 de la Ley 212-FZ, puede prorrogarse por un período no mayor a 6 meses.

¿Qué comprobarán los inspectores? Sólo la exactitud del cálculo y el pago oportuno de las primas de seguros (Parte 6 del artículo 35 de la Ley No. 212-FZ), aparte de esto, los inspectores no deben considerar nada; Los datos de los documentos primarios se compararán con los datos especificados en los informes, se verificará la exactitud de los cálculos de las primas de seguros y el cumplimiento de la ley.

Si viene una inspección del Fondo de Pensiones de Rusia junto con una inspección del Fondo de Seguro Social: ¿qué documentos preparar? En 2016 está vigente la Orden PFR No. 34R de 3 de febrero de 2011, según la cual los inspectores pueden solicitar:

documentos constitutivos: estatuto, acuerdo constitutivo, etc., así como las licencias necesarias para las actividades,
órdenes sobre políticas contables y estados financieros para el período auditado,
informar sobre las contribuciones al Fondo de Pensiones y al Fondo de Seguro Social,
registros fiscales y contables (libro mayor, balances, libros de ingresos y gastos, libro de caja, etc.),
análisis de determinadas cuentas contables y documentos primarios,
órdenes y convenios colectivos,
contratos de trabajo, así como acuerdos GPC, contratos y convenios con particulares, con el fin de comprobar el objeto de dichos acuerdos: si el acuerdo se celebra para el desempeño de determinadas funciones, y no para la prestación de un servicio, los inspectores pueden reclasificarlo como mano de obra y cobrar contribuciones adicionales,
documentos de personal (libros de trabajo, registros contables y de movimiento de empleados), hojas de tiempo, nóminas, certificados de incapacidad laboral, etc.

Se conceden 10 días hábiles para la preparación de documentos a partir de la fecha de recepción de la solicitud correspondiente. Las copias pueden ser certificadas por el director de la empresa inspeccionada; la certificación notarial sólo es necesaria en los casos previstos por la ley. Los inspectores no tienen derecho a confiscar los documentos originales.

Al finalizar la inspección, en su último día, se redacta un certificado y en un plazo de 2 meses se debe redactar un informe de inspección in situ. Si no está de acuerdo con el acto, puede presentar sus objeciones por escrito al fondo, adjuntando los documentos necesarios, dentro de los 15 días hábiles.

Plan de inspección del FSS y del Fondo de Pensiones para 2016

La legislación actual no prevé la familiarización de los asegurados con el plan anual de inspecciones in situ, por lo que es poco probable que sea posible conocer de antemano el plan de inspección conjunto de la Caja del Seguro Social para 2016 y el Fondo de Pensiones de La Federación Rusa. Pero se conocen los criterios por los cuales se selecciona a los asegurados para el “grupo de riesgo” (carta PFR No. TM-30-24/13848, FSS No. 02-03-08/13-2872 de 21 de diciembre de 2010):

discrepancia entre los cálculos en los formularios de informes 4-FSS y RSV-1, así como el suministro inoportuno de información individual al Fondo de Pensiones de Rusia,
La Caja del Seguro Social financiaba los gastos del asegurador con cargo a su presupuesto (pago de bajas por enfermedad, vales, etc.),
los empleados recibieron pagos no sujetos a contribuciones de seguro,
se aplicaron tasas preferenciales de primas de seguros,
Según los resultados de las auditorías documentales, se identificaron inconsistencias para las cuales el pagador no dio explicaciones.
el asegurado está en mora en el pago de las primas durante más de dos trimestres consecutivos,
En comparación con el período anterior, el monto de lo acumulado disminuyó con el mismo número de empleados,
los informes presentados al Fondo de Pensiones y al Fondo de Seguro Social fueron corregidos repetidamente por el pagador,
El Servicio de Impuestos Federales proporcionó fondos con información sobre la minimización ilegal de impuestos.

Los asegurados que no tengan actividades económicas y financieras no están incluidos en el plan de inspección.

El plan de inspecciones in situ del FSS y del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia puede cambiar durante el año en términos de agregar o excluir pagadores, o cambiar el momento de las inspecciones.

La peculiaridad de las inspecciones in situ programadas es que los inspectores de la Caja del Seguro Social trabajan juntos. Pero asegúrese de que haya dos soluciones. El FSS y el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia tienen su propio plan para dichos controles para un año a la vez, que aparece a finales de diciembre para el próximo año. Y la organización se entera de eventos como las inspecciones programadas sólo con un día de antelación. Sin embargo, no causan muchos problemas, sobre todo porque sólo se celebran una vez cada tres años.

Los inspectores revisarán varios tipos de sus informes. En primer lugar, se trata de información sobre cómo calculó y pagó las primas del seguro (en caso de incapacidad temporal o maternidad). También verifican la veracidad del pago de las prestaciones; les interesan las prestaciones hospitalarias, las prestaciones por embarazo, la inscripción al inicio del embarazo, el parto, el cuidado de un niño menor de un año y medio y el sepelio. La tercera área es el cálculo de las primas de seguros relacionadas con las lesiones y sus gastos. Al final recibirás actos separados para cada uno de los tres tipos.

Para cualquier inspección, los requisitos del FSS son los mismos: no debe haber discrepancias en los documentos, violaciones de las leyes y primas de seguro impagas.

Controles de escritorio

Se organiza una auditoría documental a efectos de presentación de informes. El fondo necesita saber si se constituyó correctamente y si las primas de seguro se calcularon y pagaron correctamente. Anteriormente, la base legal para las auditorías documentales se podía encontrar en la Ley No. 212-FZ "Sobre las contribuciones al seguro al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, el Fondo de Seguro Social y el Fondo Federal del Seguro Médico Obligatorio", pero a partir del 1 de enero, En 2017, la regulación legal de las primas de seguros pasó a la segunda parte del Código Fiscal de la Federación de Rusia. El período que se está verificando es el período del informe, es decir, aquel para el cual calculó los cálculos 4-FSS.

Desde el momento en que envió el informe, el FSS tiene tres meses para realizar una auditoría documental. El procedimiento para realizar esta inspección es el siguiente: los inspectores verifican los informes (puede responder a la solicitud dentro de los cinco días). Aquí no se requiere la presencia personal del jefe, aunque los inspectores pueden invitarlo si se necesita alguna aclaración. Si no les gustan los resultados de la auditoría documental, esto puede ser motivo para un procedimiento más serio: una auditoría in situ.

Inspección en el lugar

A todos los gerentes no les gustan las inspecciones in situ, porque implican una montaña de documentos, una preparación seria y una comunicación personal con el inspector. Además, se puede realizar una inspección in situ no programada al menos 6 veces al año. A diferencia de una inspección programada, tiene un propósito y un motivo específicos. Este último se puede encontrar en la solución correspondiente. Hay tres razones clásicas para una inspección in situ no programada: quejas de los empleados, solicitud de una empresa de recursos en efectivo para beneficios y reorganización y liquidación.

Tres motivos clásicos para una inspección in situ no programada: quejas de los empleados, solicitudes de recursos económicos para prestaciones, reorganización o liquidación.

No debe contar con un recordatorio de su llegada, porque la Caja del Seguro Social no tiene obligación de notificarlo. Y, sin embargo, en la vida real advierten, porque es más conveniente para los inspectores: no tienen que buscar el edificio, el administrador fuera del horario laboral y los documentos antiguos para la inspección. El objetivo principal de una inspección in situ suele ser el mismo: comprobar el devengo y el pago de las cotizaciones sociales.

¿Porque nosotros?

Para tales cuestiones, el FSS y el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia han desarrollado "Criterios para seleccionar a los pagadores de primas de seguros para 2011" (Carta del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia No. TM-30-24/13848, FSS de la Federación de Rusia Federación No. 02-03-08/13-2872), por la que todavía se guían los fondos. Lo más probable es que los inspectores lo visiten pronto si usted:

Pague el seguro social con fondos del FSS.
No envié informes a tiempo.
Proporciona demasiada ayuda, como asistencia financiera o compensación, a empleados que no están sujetos a cotizaciones al seguro.
Utilice tarifas reducidas.
Contribuciones adeudadas durante más de dos períodos de informe.
En este período se acumularon menos contribuciones, pero el número de empleados siguió siendo el mismo.
Se proporcionaron correcciones con frecuencia.
Surgieron sospechas de que usted participa en sistemas de minimización de cotizaciones.
Presentamos informes al Fondo de Seguro Social y al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, que no coinciden entre sí.
Ira incurrida durante un control de escritorio.

¿Cómo se realiza la verificación?

El procedimiento para realizar una inspección del FSS es claro, pero el cronograma es un poco variable: todo depende de lo que los inspectores encuentren en los documentos. En primer lugar, recibirá del director de la Caja del Seguro Social una decisión sobre la realización de una inspección no programada, en la que encontrará una lista de los auditores y el plazo de la inspección. El FSS no puede comprobar un período superior a los tres años anteriores. Es cierto que si el fondo llegó a usted debido a violaciones encontradas durante una auditoría documental, los inspectores tendrán acceso a los informes del año en curso.

Firme que está familiarizado con la decisión y luego recibirá una solicitud para proporcionar los documentos. Tenga en cuenta: si dos fondos lo auditan a la vez, tanto las decisiones como los requisitos vendrán en pares. Esto significa que si los fondos necesitan el mismo documento, tendrás que conseguir dos copias. Los inspectores vienen a tu negocio, pero si no tienes local, pueden hacer la inspección en tu casa. Es cierto que antes de hacer esto, también debe realizar una verificación: los nombres de los inspectores están escritos en la decisión, compárelos con los reales en el certificado.

Los poderes del FSS durante la inspección pueden parecer amplios, pero, de hecho, solo tienen derecho a ver documentos y estar en su territorio. No dejes que saquen los originales.

Aún así, es mejor si realizas la inspección: de esta manera no tendrás que perder tiempo viajando a los fondos, certificando copias, podrás controlar la seguridad de los documentos originales e incluso convencer al inspector. El plazo para la inspección del FSS suele ser de varias semanas, aunque tienen derecho a realizarla dos meses desde la fecha de la decisión hasta la preparación de un certificado basado en los resultados del evento.

La duración depende de si la organización tiene una sucursal u oficina de representación. Sin embargo, los inspectores pueden suspender la inspección durante 6 meses si necesitan traducir algunos documentos, obtener datos del examen u otras personas que tengan la información necesaria. Si, por ejemplo, no logró recolectar los documentos a tiempo, el FSS puede incluso extender el evento por un par de meses.

¿Qué quieren de nosotros?

Después de recibir una solicitud para proporcionar documentos, tiene diez días para prepararlos y proporcionarlos. Si no cumple con este plazo, corre el riesgo de sufrir la suspensión de la inspección y/o una multa. Si tiene buenas razones por las que no llega a tiempo, informe a los inspectores por escrito, recordando indicar el motivo y los plazos actualizados de presentación. Los inspectores de fondos están interesados en cosas diferentes, por lo que requieren datos diferentes. Te contamos qué lista de documentos preparar para comprobar una empresa FSS:

Bajas por enfermedad y certificados de incapacidad laboral.
Contratos civiles con particulares. Los inspectores están especialmente interesados en el tipo y el objeto del contrato.
Datos de registro del tiempo de trabajo.
Datos de certificación del espacio de trabajo.
Datos de investigaciones de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo.
Documentos en los que se basan las decisiones de emisión de beneficios.
Solicitudes y órdenes de parto, embarazo, bajas y empleo.
Declaraciones de nómina.
Libros de trabajo, tarjetas personales y otros documentos personales. Los acontecimientos de la vida laboral del empleado, que se reflejan en el libro (incluidas bonificaciones y salarios), se comparan con otros datos del personal.

Además, es posible que los inspectores deseen revisar los documentos en efectivo y bancarios, y los propios cálculos para el cálculo y pago de las primas de seguros. Los datos fiscales y contables mostrarán a los inspectores si está utilizando sistemas de minimización de contribuciones. Asegúrese de verificar la presencia y exactitud de las firmas y envíe los documentos de manera ordenada. Una parte integral de la preparación de documentos es la preparación de argumentos para proteger documentos que potencialmente generarán dudas y sospechas en los inspectores.

Al mismo tiempo, retire todos los demás documentos de los inspectores. Es mejor para ellos no ver lo que podría volver a atormentarte, así como las notas y los borradores. Si los inspectores quieren llevarse documentos para “trabajar”, no se lo permitan: no tienen derecho a hacerlo. En este caso, podrá aportar copias con la firma y sello del responsable.

Si los inspectores quieren llevarse documentos para “trabajar”, no se lo permitan: no tienen derecho a hacerlo.

Resultados de una inspección in situ no programada de la Caja del Seguro Social

Al final de la inspección, los inspectores redactarán un certificado de inspección en dos copias, pero el documento principal estará por delante. Ahora el FSS tiene dos meses más para preparar un informe de inspección in situ, del que puede descargar una muestra. En primer lugar, contiene los detalles de la empresa, datos de auditoría y una lista de documentos verificados. Luego se escribirá que no se encontraron violaciones (o se encontraron, y luego los inspectores adjuntarán documentos que lo confirmen). Asegúrese de que el informe contenga una copia de la decisión de inspección y los cálculos de fondos para sus primas de seguro.

Las reglas de inspección del FSS son tales que si las viola, corre el riesgo de gastar mucho dinero en multas. Por lo tanto, antes de comprobarlo, es mejor devolver todas las deudas sobre las primas del seguro.

Sobre la base de esta ley, el responsable del fondo debe decidir en un plazo de 10 días si le hará responsable o no. Si el administrador del fondo eligió lo primero, la decisión de inspección contendrá una lista de infracciones y atrasos reales, así como una instrucción para pagar una multa y sanciones. Se le entregará una copia de la decisión con 5 días hábiles de anticipación para que pueda firmarla y así confirmar la fecha de recepción. Si no está de acuerdo con lo que allí está escrito, tiene quince días hábiles para objetar por escrito al titular del FSS y agregar a este los documentos que lo protegen.

Durante la inspección, no se olvide de las oportunidades de "hacer la pelota" a los inspectores, creando condiciones de trabajo cómodas para ellos, privando incluso a sus empleados. Esto le asegurará un control tranquilo. Al mismo tiempo, es importante conocer los límites de su comunicación con el inspector para no causar irritación. Lo principal al comprobar la Caja del Seguro Social es preparar los documentos de forma competente y poder defender su caso.

1. ¿Cuáles son los criterios para seleccionar a los asegurados para realizar inspecciones in situ con fondos extrapresupuestarios?

2. Cómo prepararse para una inspección in situ por parte del Fondo de Seguro Social y el Fondo de Pensiones de Rusia.

3. Cómo construir una interacción óptima con los inspectores.

3. ¿Qué documentos solicitan los inspectores durante una inspección y cuál es la mejor manera de prepararlos?

Ya les dije qué tipo de controles realizan los fondos extrapresupuestarios para los asegurados y cuál es el procedimiento para realizarlos desde el punto de vista legal. Sin embargo, en la práctica, lo que la ley describe con tanto detalle y complejidad sucede de manera algo diferente. Por ejemplo, la legislación asigna hasta 2 meses para realizar una inspección in situ del FSS y del Fondo de Pensiones de Rusia (sin contar las suspensiones), pero para mí, como en la mayoría de los casos, la inspección tomó menos de una semana. . En este artículo, compartiré mi experiencia al pasar una inspección in situ por parte del FSS y el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia y daré recomendaciones prácticas sobre cómo comportarse mejor con los inspectores y a qué prestar atención al preparar documentos.

Una pequeña aclaración para ahorrarle tiempo: si ya recibió una notificación sobre la próxima inspección y ahora se está preparando de cerca para ella, le sugiero que pase inmediatamente a la segunda parte del artículo: consejos prácticos para pasar una inspección in situ. inspección por parte del FSS y el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia. Bueno, si aún no hay notificación y desea evaluar la probabilidad de una inspección para prepararse con anticipación, le recomiendo leer en orden.

Cómo determinar la probabilidad de una inspección in situ por parte del Fondo de Seguro Social y el Fondo de Pensiones de Rusia

¿Cómo puede determinar si se enfrentará en un futuro próximo a una inspección in situ por parte del FSS y del Fondo de Pensiones de Rusia? Para ello, utilizaremos los criterios de selección de los pagadores de primas de seguros para realizar inspecciones in situ, que se establecen en la carta del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia No. TM-30-24/13848, FSS de la Federación de Rusia. No. 02-03-08/13-2872 de 21 de diciembre de 2010. A pesar de que esta carta es de 2010, no hubo aclaraciones posteriores, por lo que, aparentemente, el FSS y el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia se guían actualmente por ella. De acuerdo con la carta del FSS y el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, los criterios para seleccionar asegurados para las inspecciones son los siguientes:

El número de cálculos de los 9 meses del año anterior proporcionados al Fondo de Pensiones y al Fondo del Seguro Social no coincide.
El tomador del seguro cubre los costes del seguro social obligatorio a expensas de la Caja del Seguro Social (prestaciones por incapacidad temporal, prestaciones por maternidad, prestaciones por parto, etc.).
Suministro tardío de información contable individual personalizada (formularios SZV-6-1, SZV-6-2, ADV-6-3, ADV-6-2). Esto aplica para períodos anteriores a 2014, ya que a partir de 2014, el formulario de informe RSV-1 incluye información contable de persuasión.
La aseguradora tiene montos importantes de pagos a favor de los empleados que no están sujetos a primas de seguro (por ejemplo, montos de compensación por el uso de bienes muebles de los empleados con fines comerciales, montos de asistencia financiera dentro de los límites establecidos por la ley, etc. ).
Aplicación de tarifas reducidas en las primas de seguros. Puedes leer más sobre la aplicación de tarifas reducidas
La presencia de errores e inconsistencias con base en los resultados de las auditorías documentales.
Tener atrasos en las primas de seguros por más de dos períodos seguidos.
Clasificación del tomador del seguro como uno de los mayores pagadores, que se caracteriza por el mayor importe de la base imponible, el mayor número de asegurados o el número medio de empleados.
Reducir el importe de las aportaciones devengadas respecto a períodos anteriores sin modificar el número de empleados.
Disponibilidad de información de las autoridades tributarias sobre la implementación de diversos esquemas de minimización de impuestos y contribuciones por parte del asegurado.

Por lo tanto, cuantos más criterios cumpla su organización o empresario individual, mayor será la probabilidad de una auditoría.

Mi experiencia y recomendaciones para pasar una inspección in situ por parte del FSS y el Fondo de Pensiones de Rusia

Y ahora, como prometí, les contaré mi experiencia al pasar una inspección in situ por parte del FSS y el Fondo de Pensiones de Rusia (exitosa, por cierto) y les daré consejos prácticos. En primer lugar, nuestra organización se convirtió en objeto de inspección no por casualidad, sino porque cumplió con varios criterios para seleccionar a los asegurados para las inspecciones:

Aplicación de tarifas reducidas en las primas de seguros (la organización opera en el campo de la tecnología de la información);
Grandes cantidades de reembolso de los gastos del seguro social obligatorio por incapacidad temporal y en relación con la maternidad por parte de la Caja del Seguro Social (principalmente por licencia de maternidad, cuidado de niños hasta 1,5 años);
Disponibilidad de pagos a los empleados que no están incluidos en la base para el cálculo de las primas de seguros (compensación por el uso de vehículos personales, asistencia económica por el nacimiento de un hijo).

La auditoría se realizó en diciembre de 2013, respectivamente, se verificaron los períodos de 2010, 2011 y 2012. Unas dos semanas antes del inicio de la inspección, un representante del Fondo de Pensiones llamó y advirtió que nuestra organización estaba incluida en el plan de inspecciones in situ, dijo cuándo comenzaría la inspección y qué documentos (en general) debían prepararse. , proporcionó sus coordenadas y también anunció la composición de la comisión: un representante a la vez del Fondo de Seguro Social, el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia y de la oficina de impuestos (ya que se aplicaron tarifas reducidas). Más tarde, unos tres días después, un representante del FSS llamó y también informó sobre la próxima inspección. No se recibieron más notificaciones (por correo, fax, correo electrónico, etc.) en nuestra dirección.

En conversación telefónica, los inspectores de PFR y FSS aclararon la dirección a la que debían acudir para la inspección (nuestra dirección no coincidía con la dirección legal). Por cierto, resultó que a los inspectores no les importa en absoluto en qué dirección la organización les proporcionará las instalaciones para realizar la inspección: legal o alguna otra.

Es mejor si la inspección in situ del FSS y del Fondo de Pensiones se realiza en su territorio., y no en el territorio de los inspectores, por las siguientes razones:

Garantizar la seguridad de los documentos. Los inspectores no tienen derecho a confiscar los documentos originales ni a sacarlos de las instalaciones del asegurado. Sin embargo, si la inspección se realiza en su territorio, las autoridades del FSS y del Fondo de Pensiones podrán solicitar documentos originales para su revisión, es decir, algunos de los documentos deberán ser transportados, luego devueltos y monitoreados constantemente para que los documentos no se pierdan o dañado durante el transporte. Por lo tanto, cuando se realice una inspección en su territorio, puede estar seguro de que todos los documentos están sanos y salvos, ya que ni usted ni los inspectores los sacarán.

Ahorro de tiempo y recursos materiales. Si la verificación se realiza en su territorio, entonces no es necesario perder el tiempo viajando al FSS y al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia cuando lo soliciten (para proporcionar documentos, dar explicaciones, etc.). Además, podrá entregar todos los documentos a los inspectores en originales, es decir, ahorrar tiempo y recursos en la preparación de copias de documentos y elaboración de inventarios para los mismos. Es cierto que los inspectores aún pueden solicitar copias de documentos individuales para adjuntarlos a los materiales de auditoría, pero esto es mucho menos que copias de todos los documentos que se verifican.

Oportunidad de aprender más sobre lo que se requiere de usted, y evitar preguntas innecesarias de los inspectores. Daré un ejemplo: el inspector del FSS me preguntó "la base para el uso de tarifas reducidas por parte de nuestra organización", mientras que todos los documentos que confirman nuestro cumplimiento de los criterios establecidos por la ley (número promedio de empleados, participación en los ingresos de las actividades de TI, extracto del registro de organizaciones acreditadas) se proporcionaron el primer día de inspección. No entendí de inmediato lo que se pedía de mí y creo que el propio inspector tampoco lo entendió de inmediato. Como resultado, traje una copia impresa del artículo 58 de la Ley No. 212-FZ, que enumera las categorías de asegurados que tienen derecho a aplicar tarifas reducidas de primas de seguro. No lo creerá, pero esto le sentó bastante bien al inspector. Si la inspección se hubiera realizado en el territorio de los inspectores, es difícil imaginar cuánto tiempo y esfuerzo se necesitaría para resolver este problema.

Contacto personal. Por muy trillado que parezca, los inspectores también son personas, y si la inspección se realiza en su territorio, tiene la oportunidad de establecer contacto personal con ellos e intentar ganárselos. Sin embargo, para que el contacto personal con los inspectores sea beneficioso para usted y no perjudicial para usted, debe cumplir con ciertas reglas de comunicación con los inspectores.

Comunicarse con los inspectores, siguiendo ciertas reglas:

En primer lugar, prepárate psicológicamente. y recuerde sólo dos cosas: 1. Todo en su organización es “blanco”, 2. Usted es un especialista competente que conoce su trabajo. Ten presente en todo momento estas afirmaciones: durante la prueba, esta es la verdad en la que debes creer con toda tu alma, independientemente de cómo resulten realmente las cosas. Al mismo tiempo, debe comportarse en consecuencia, con confianza, calma y dignidad. Esto es muy importante, porque los inspectores, especialmente los que tienen experiencia, son excelentes psicólogos y ven inmediatamente cuando una persona está nerviosa o intenta ser astuta; Por tanto, para que te crean, tú mismo debes creer firmemente que tienes razón.

Crear un ambiente cómodo para los inspectores. Es mejor que estén en una habitación separada: es más fácil para ellos y para ti también. Puede poner discretamente una tetera, té, algo para el té en su oficina, mostrarles dónde echar agua, etc. Algunas personas piensan que si los inspectores se sienten incómodos, querrán irse y terminar la inspección rápidamente. Créame, esto no es cierto. La inspección no se completará más rápido de lo planeado, pero el hecho de que los inspectores no quieran permanecer en su territorio por mucho tiempo es más bien un inconveniente (ver consejo número 1): tienen derecho a solicitar copias de los documentos necesarios. documentos y llamarlo para darle explicaciones, y esto significa tiempo y recursos adicionales. Y, por cierto, el hecho de que un inspector esté en su territorio no significa que esté ocupado con una inspección. Por ejemplo, durante los últimos dos días de cada cinco, uno de los inspectores estuvo viendo fútbol en su computadora portátil. Bueno, no nos da lástima, pero la persona está contenta. Por lo tanto, es mejor expulsar a los trabajadores, pero no a los inspectores.

Mantenga la distancia al comunicarse con los inspectores. Cuando ofrezca té, café, agua y otros servicios, hágalo de manera enfáticamente educada, por decencia y no por deseo de sobornar. En ningún caso debe ser demasiado intrusivo y preguntar constantemente "¿se necesita algo?" u ofrecer algún tipo de golosina, especialmente bebidas alcohólicas. Todo esto sólo provocará sospechas e irritación por parte de los inspectores, porque, en primer lugar, aunque la inspección es conjunta, son representantes de diferentes estructuras y "mantendrán la barra" uno frente al otro, y en segundo lugar, y lo más importante. , lo son en el desempeño de una tarea oficial, cuyo propósito es identificar violaciones por su parte, si las hubiere.

Defiende tu opinión. Si los inspectores le señalan errores, en su opinión, no esté de acuerdo y no intente explicarlo todo de inmediato. Es mejor decir que necesitas algo de tiempo para pensar en todo y preparar una respuesta. Durante este tiempo, recopile los argumentos y las pruebas necesarios de que tiene razón. Incluso si comprende que existe una violación, esto no es motivo para desesperarse, al contrario, debe reunirse y, en primer lugar, comprender cuál puede ser la amenaza y, en segundo lugar, tratar de corregirla. Por ejemplo, si no dispone de un certificado de incapacidad laboral temporal, en este caso deberá ponerse en contacto con un médico especialista. institución que emita un duplicado y proporcione a los inspectores una nota explicativa de por qué falta el documento y una copia de la solicitud de un duplicado, como confirmación de que ha tomado medidas. O como fue en mi caso. Los inspectores insistieron obstinadamente en que solo la compensación a los empleados por el uso de un automóvil personal, que es propiedad por derecho de propiedad, no está sujeta a contribuciones; si el automóvil es conducido por un poder, entonces dichos pagos deben incluirse en la base; Sin embargo, encontré e imprimí extractos del Código Civil de la Federación de Rusia, de donde se deduce que la propiedad puede ser propiedad no solo por el derecho de propiedad, sino también por el derecho de uso y disposición. Y dado que la definición de “bienes personales” no está especificada por ley, esto significa que los bienes utilizados por poder también entran dentro de esta definición. Como resultado, los inspectores aceptaron mi puesto, sobre todo porque estaban disponibles todos los documentos necesarios para el pago de la indemnización.

Recuerde que no importa cómo se comporten los inspectores, usted tiene intereses opuestos a los de ellos, Sea lo más diplomático posible y mantenga los ojos abiertos. En mi caso, inicialmente actué según las tres primeras reglas y los inspectores siguieron el mismo estilo de comunicación, nada personal. Como resultado, no encontraron ninguna infracción, aunque sí encontraron una cantidad impaga de multas por contribuciones al Fondo de Seguro Social para 2011, un total de no más de 10 rublos, que pagamos y nos separamos. Sin embargo, conozco un caso en el que los propios inspectores eligieron un estilo de comunicación semiformal, parecen ser personas muy amables y de mentalidad absolutamente positiva. El asegurado se comunicó con ellos en el mismo tono, como "tipos normales que entienden". Los inspectores hablaban de su difícil vida, y el asegurado hablaba de sus acuciantes problemas, de lo difícil que es mantener una empresa, de lo altos que son los impuestos... Y parecía que todos entendían, se solidarizaban y hacían la vista gorda ante los errores. solo en el informe de inspección in situ escribieron “Hold to account” y se soldó la multa. Así que ten cuidado.

Ahora hablemos de lo más importante: de ¿Qué documentos solicitan los inspectores del FSS y del Fondo de Pensiones durante una inspección in situ? Como ya dije, en mi caso también participó en la auditoría un inspector de Hacienda, quien también tenía su propia lista de documentos requeridos. Incluso al notificar por teléfono, los inspectores anunciaron una lista aproximada de documentos, que incluía documentos constitutivos, reglamentos internos sobre salarios, nóminas, documentos en efectivo y bancarios, documentos que confirmaban los gastos a expensas de la Caja del Seguro Social durante 3 años, sujeto a inspección, así como los documentos que acrediten la aplicación del arancel reducido. Cuando llegaron los inspectores, entregaron una solicitud de documentos, en la que se detallaban todos los documentos posibles relacionados directa o indirectamente con el cálculo y pago de las primas de seguros: documentos constitutivos, documentos de personal, registros contables, informes a fondos y diversos documentos de respaldo. Este requisito contenía una lista de documentos que los inspectores podían solicitar y era bastante universal. De hecho, los documentos durante la inspección se entregaron a petición verbal de los inspectores y su volumen fue inferior al requerido.

Entonces, ¿qué documentos proporcioné durante la inspección in situ del FSS y del Fondo de Pensiones?

Documentos que confirmen el derecho a aplicar una tasa reducida de primas de seguros para organizaciones que operan en el campo de la tecnología de la información: formularios estadísticos de PM durante 9 meses de cada año, que contienen información sobre el número promedio de empleados; extracto del registro de organizaciones acreditadas que operan en el campo de TI; Solicitudes de confirmación del principal tipo de actividad económica y certificado de confirmación de cada año, que indica la participación en los ingresos del principal tipo de actividad en el campo de las TI. Además, el inspector de Hacienda solicitó libros de ingresos y gastos según el sistema tributario simplificado, una notificación sobre la posibilidad de aplicar el sistema tributario simplificado, información sobre el número promedio de empleados, así como registros contables “análisis de cuentas” para las cuentas. 90, 91, 51, 50.

Documentos constitutivos y documentos administrativos internos sobre remuneración (copias certificadas): estatuto, órdenes para el nombramiento de un director y jefe de contabilidad, reglamentos sobre remuneración, bonificaciones, pago de asistencia financiera, viajes (ya que algunos empleados reciben una asignación por el carácter de viaje de trabajo ), dotación de personal con todo el personal editorial.

Documentos que acrediten los gastos incurridos con cargo a la Caja del Seguro Social: licencia por enfermedad por incapacidad temporal con cálculo de beneficios, certificados de empleados de otros lugares de trabajo para el cálculo de beneficios; baja por enfermedad por embarazo y parto con cálculos y documentos justificativos; documentos para el pago de una prestación única por el nacimiento de un hijo, para la concesión de licencia parental por hasta 1,5 años y el pago de prestaciones.

Hojas de tiempo, órdenes de bonificaciones a los empleados (los inspectores devolvieron rápidamente estos documentos; lo más probable es que les interesara el hecho de que los documentos estuvieran disponibles sin una verificación detallada).

Informes anticipados, documentos de caja (libros de caja, informes de cajero-operador), extractos bancarios (mirando la cantidad de paquetes con extractos, eran como 36, un paquete grueso por cada mes, los inspectores no los llevaron a su oficina para verificación, pero solicitó tarjeta de cuenta 51 en formato electrónico).

Documentos que confirmen los pagos a los empleados que no están incluidos en la base para el cálculo de las primas de seguros: órdenes de pago de asistencia financiera por el nacimiento de un hijo con declaraciones de los empleados y copias de los certificados de nacimiento de los niños, documentos para el pago de la compensación por el uso de vehículos personales con fines comerciales.

Contratos civiles con certificados de trabajo realizado, contratos de préstamo para empleados.

Declaraciones de salario (por tipos de acumulación para la organización en su conjunto) y nóminas (por tipos de acumulación para cada empleado) mensualmente: generé estos documentos en 1C ZUP.

Registros contables “tarjeta de cuenta” para las cuentas 91, 73, 76, 51, 50 en formato electrónico.

Informes al Fondo de Seguro Social, incluidos cálculos provisionales 4-FSS, informes al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia RSV-1 e información contable personalizada.

Quizás este sea el final de la lista de documentos que proporcioné durante la inspección in situ del FSS y del Fondo de Pensiones de Rusia. Llamo su atención sobre el hecho de que se exigieron documentos para todo el período que se examina, 2010-2012. Algunos documentos los inspectores los conservaron durante más tiempo (por ejemplo, extractos de nómina, documentos que confirman los gastos con cargo a la Caja del Seguro Social), algunos fueron devueltos el mismo día (informes de anticipos, documentos de caja).

Ser proactivo. Es necesario comprender que los inspectores acuden a la inspección con un plan claro, basado en un análisis preliminar de los informes presentados, de los resultados de inspecciones anteriores e información sobre la organización en su conjunto, recopilada de diversas fuentes. Este plan identifica aspectos en los que es más probable la presencia de errores e irregularidades significativas en el cálculo y traslado de las primas de seguros. A partir del plan de inspección se genera una lista de documentos solicitados. De esta manera, podrá adelantarse a los acontecimientos y preparar con antelación los documentos que más probablemente interesen a los inspectores. Por ejemplo, si la organización tenía pagos a los empleados que no estaban sujetos a contribuciones, o pagaba remuneraciones en virtud de contratos civiles, lo más probable es que los inspectores soliciten documentos que justifiquen estos pagos. Por lo tanto, antes de comenzar la inspección, trate de hacer la lista más completa y detallada de los documentos que deben prepararse para evitar sorpresas durante la inspección.

Prepare sus documentos con anticipación. Utilizando la lista compilada, identifique los documentos que requieren mejoras significativas o que faltan por completo. Y antes que nada, empieza a preparar estos documentos para no tener que lidiar con esto durante el proceso de verificación. Prácticamente reimprimí recibos de pago y hojas de tiempo, y el oficial de personal finalizó el cronograma de personal y los cambios.

Presta atención a las firmas. En primer lugar, las firmas del jefe de contabilidad y del director en los documentos deben corresponder a las órdenes de nombramiento de estos funcionarios. Es decir, si en 2011 había un jefe de contabilidad y en 2012 había otro, entonces las firmas en los documentos para estos períodos deberían ser diferentes. Es necesario prestar especial atención a esto si los documentos se imprimen durante varios períodos a la vez. En segundo lugar, las firmas deben estar presentes en el documento si este es un requisito obligatorio. Por ejemplo, en documentos de caja, en informes de gastos, firmas del director y empleado en las órdenes del gerente, en contratos, etc. Por cierto, es poco probable que los inspectores comprueben la autenticidad de la firma, pero probablemente notarán su ausencia.

Proporcionar documentos para inspección en forma ordenada y recopilada. Te saludan por su ropa, por lo que los inspectores se formarán una impresión, al menos una primera impresión, basándose en la forma en que se entregan los documentos. De acuerdo, los montones de "documentos" amontonados de forma caótica sugieren ciertas reflexiones sobre el estado de la contabilidad en general y sobre el cálculo de las primas de seguros en particular. Por lo tanto, es mejor organizar los documentos por tipo y período para que puedas encontrar fácilmente el documento que necesitas. Depende de usted grapar los documentos o no. Algunos creen que es mejor grapar los documentos para que los inspectores no tengan la oportunidad de llevarse algo, aunque esto es ilegal. No grapé los documentos (a excepción de los extractos bancarios, los documentos de caja y los informes de gastos), sino que los guardé en carpetas de anillas porque, en mi opinión, es mucho más cómodo ver los documentos y hacer copias si es necesario. Por cierto, tras la comprobación no se observó ningún documento faltante.

Bueno, la principal recomendación. elimine todos los documentos innecesarios antes de realizar la comprobación. Mire atentamente todas las carpetas con los documentos a verificar y deje solo los "blancos": los inspectores no necesariamente necesitan ver los cálculos de los salarios "grises", si los hay, sus borradores, notas, marcadores como "pedido faltante". o “reemplazar”, etc.

Probablemente eso es todo lo que quería contarles sobre mi experiencia al pasar una inspección in situ por parte del FSS y el Fondo de Pensiones de Rusia, sobre la interacción con los inspectores y la preparación de documentos. Intenté presentar todo con el mayor detalle posible para no perder detalles importantes. Espero que el artículo no te haya aburrido y que la información que en él se presenta te resulte útil.

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